Einblicke in den Betrieb am Arbeitsplatz

PULT Presence: Das Wichtigste in Kürze

• Mechanismus: Die Anwesenheit wird automatisch erkannt, sobald sich das Gerät des Mitarbeiters (Laptop oder Smartphone) mit dem bestehenden Unternehmens-WLAN verbindet.
• Check-in-Methode: Der Check-in erfolgt als „Zero-Klick“. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter keine manuelle Aktion durchführen müssen.
• Nötige Infrastruktur: Das System nutzt die vorhandene WLAN-Infrastruktur und kommt ohne zusätzliche Sensorik aus.
• Datenverarbeitung: PULT Presence liefert echte Anwesenheitswerte und arbeitet DSGVO-konform. Es werden keine Rückschlüsse auf das Verhalten oder die Leistung einzelner Mitarbeiter gezogen.
• Anwendungsmöglichkeiten: Anwesenheitserkennung ohne Sensorik, Büroauswertung anhand echter Anwesenheitsdaten, No-Show-Management, Check-in ohne jeden Aufwand

Wie funktioniert PULT Presence?

PULT Presence ist eine Funktion von PULT, die die tatsächliche Anwesenheit von Mitarbeitern im Büro automatisch erkennt. Das funktioniert ohne zusätzliche Hardware und ohne dass sich deine Mitarbeiter manuell einchecken müssten.

Die Anwesenheit wird erfasst, sobald sich das Gerät eines Mitarbeiters, also Laptop oder Smartphone, mit dem Unternehmens-WLAN verbindet. Der Vorgang erfolgt vollständig automatisch und wird daher als Zero-Klick-Check-in bezeichnet. 

Die bereits vorhandene WLAN-Infrastruktur reicht dafür in der Regel aus. Einer der größten Vorteile von PULT Presence besteht darin, dass die allermeisten unserer Kunden keinerlei Hardware in ihren Büroräumen nachrüsten müssen.

Die erfassten Daten werden DSGVO-konform verarbeitet. Es werden ausschließlich Anwesenheitsinformationen registriert, keine Bewegungsprofile oder Leistungsdaten einzelner Personen.

Wofür wird PULT Presence eingesetzt?

In PULT Presence erhältst du Daten zur tatsächlichen Büroanwesenheit und Büroauslastung, begegnest komfortabel dem typischen Problem von No-Shows und stützt deine künftige Flächen- und Ressourcenplanung auf echte Nutzungsdaten, nicht nur auf Buchungen.

Ermittlung der tatsächlichen Büroauslastung

Mit PULT Presence siehst du genau, wie stark dein Büro wirklich genutzt wird. Die Anwesenheitserkennung basiert auf echten WLAN-Verbindungen und nicht auf Buchungen, die vielleicht gar nicht wahrgenommen wurden. So bekommst du ein realistisches Bild deiner Auslastung, tageweise, wochenweise oder pro Standort.

Automatisches No-Show-Management

Wenn Mitarbeiter gebuchte Arbeitsplätze oder Räume nicht nutzen, erkennt PULT Presence das automatisch. Nach einer von dir festgelegten Zeit wird der Platz wieder freigegeben. So verhinderst du unnötig blockierte Ressourcen und stellst sicher, dass alle Kollegen fair Zugriff auf Arbeitsplätze, Räume usw. haben.

Flächenplanung und Desk-Sharing-Quote

Dank der verlässlichen Anwesenheitsdaten kannst du präzise berechnen, wie viele Arbeitsplätze tatsächlich benötigt werden. Du erkennst, ob Bereiche dauerhaft unter- oder überbelegt sind und kannst Desk-Sharing-Quoten sowie den realen Flächenbedarf datenbasiert anpassen.

Steuerung von Desk-Sharing und Flex-Desks

Der Check-in erfolgt automatisch, sobald sich ein Gerät mit dem WLAN verbindet. Niemand muss sich manuell eintragen oder eine App öffnen. Dadurch läuft dein Desk Sharing Modell reibungslos und ohne zusätzlichen Aufwand für dein Team.

Planung hybrider Arbeitsmodelle

Mit PULT Presence siehst du, wie oft und an welchen Tagen Mitarbeiter tatsächlich im Büro sind. Diese Daten helfen dir, Hybrid-Regeln realistisch zu gestalten und Teamtage besser abzustimmen. Du erkennst schnell, ob eure aktuelle Balance zwischen Homeoffice und Büro funktioniert.

Büroauswertung und Reporting (Office Insights)

Über die Dashboards erhältst du Auswertungen zur Auslastung, zu No-Show-Raten und zu Nutzungstrends. Damit kannst du Entwicklungen über Wochen und Monate hinweg beobachten und deine Entscheidungen auf Basis tatsächlich belastbarer Zahlen treffen.

Ohne die echte Anwesenheitserkennung mit PULT Presence könntest du lediglich mit Buchungsdaten arbeiten, die jedoch durch No-Shows immer wieder verwässert werden.

Unterstützung im Besuchermanagement

Wenn Gäste eintreffen, kann der Empfang direkt sehen, ob der Gastgeber bereits im Haus ist. Das spart organisatorischen Aufwand und sorgt für einen professionellen Ablauf. Der Gastgeber erhält bei Check-in seines Gastes zudem eine automatisch erstellte Benachrichtigung.

Datenschutzkonforme Nachweise und Compliance

PULT Presence arbeitet vollständig DSGVO-konform. Es werden nur Anwesenheitsinformationen erfasst, nicht jedoch Bewegungsprofile oder personenbezogene Leistungsdaten.

So erhältst du die Daten, die du brauchst, ohne in die Privatsphäre deiner Mitarbeiter einzugreifen. In PULT sind keine Rückschlüsse auf das Verhalten von Einzelpersonen möglich.

Schnelle Standortbewertung

Schon nach zwei bis vier Wochen der Nutzung von PULT Presence hast du eine solide Datengrundlage, um zu sehen, wie dein Büro tatsächlich genutzt wird. Das reicht bereits aus, um Muster im Anwesenheits- und Buchungsverhalten zu erkennen und Entscheidungen für die weitere Planung zu treffen.

Grundlage für operative Services

Die Auslastungsdaten helfen dir auch bei der Steuerung von Dienstleistungen im Büro, etwa Reinigung, Catering oder Technikbetreuung. Diese Services kannst du genau an den tatsächlichen Bedarf anpassen, weil beispielsweise nicht oder kaum genutzte Räume nicht gereinigt werden müssen.

Arbeitsplatzmanagement: Das Wichtigste in Kürze

• Arbeitsplatzmanagement steuert, wie Arbeitsplätze, Räume und Flächen genutzt werden, mit dem Ziel, Belegung, Kosten und Zusammenarbeit wirtschaftlich zu organisieren.
• Kernaufgaben: Erfassen der Flächennutzung, Verwalten mit Buchungssystem, Festlegen von Regeln und laufende Optimierung im Betrieb.
• Kennzahlen: Wichtige KPIs sind Belegungsquote, Nutzungsgrad, No-Show-Rate, Desk-Sharing-Quote und Kosten pro Arbeitsplatz.
• Digitale Basis: PULT als Kernsystem verbindet Buchung, Anwesenheitserfassung und Analyse in einer Software. Andere Systeme lassen sich per API anbinden.

Was ist Arbeitsplatzmanagement?

Arbeitsplatzmanagement bezeichnet die koordinierte Steuerung der Nutzung von Arbeitsflächen, Arbeitsplätzen und zugehörigen Ressourcen in Unternehmen. Es sorgt dafür, dass verfügbare Flächen den tatsächlichen Bedarf des Teams abbilden und wirtschaftlich betrieben werden.

Typische Aufgaben im Arbeitsplatzmanagement sind:

• Erfassung und Analyse der Flächennutzung,
• Verwaltung von Buchungs- und Belegungssystemen,
• Anpassung der Flächenstruktur an organisatorische Veränderungen,
• Sicherstellung von Arbeitsstätten- und Datenschutzanforderungen.

Zur Umsetzung wird Software eingesetzt, zum Beispiel Desk- und Raumbuchungssoftware, teils im Zusammenspiel mit Sensoren zur Belegungserfassung. Diese Systeme verbinden Daten aus Flächenplanung, HR und IT.

Wie baue ich ein Arbeitsplatzmanagement auf?

Arbeitsplatzmanagement wird in vier Schritten eingeführt: Erfasse zunächst die tatsächliche Nutzung deiner Flächen, lege Regeln für Belegung und Buchung fest, bilde diese Prozesse technisch ab und optimiere sie anschließend im laufenden Betrieb.

1. Ausgangslage erfassen

Ermittle, wie deine Arbeitsflächen derzeit genutzt werden. Zähle verfügbare Arbeitsplätze, Raumtypen und Flächengrößen. Dokumentiere, welche Bereiche regelmäßig belegt sind und wo immer wieder Leerstände entstehen.

Nutze vorhandene Quellen wie Buchungssysteme, Zutrittsdaten oder einfache Begehungen. Erstelle auf dieser Basis ein Profil der Büroanwesenheit mit den wichtigsten Kennzahlen:

• Auslastung pro Zone
• Durchschnittliche Belegung pro Wochentag
• Flächenbedarf pro Person.

Befrage zusätzlich deine Angestellten dazu, welche Arbeitsplätze, Räume und Zonen gewünscht und täglich gebraucht werden.

Tipp: Mit der Büroauswertung in PULT kannst du genau nachvollziehen, wie dein Büro tatsächlich genutzt wird. Du erfasst in PULT die tatsächliche Anwesenheit, Buchungen, No-Shows und Spitzentage in einem System.

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2. Regeln und Flächenkonzepte

Lege fest, wie Arbeitsplätze und Räume genutzt werden sollen. Formuliere Buchungsregeln mit Vorlaufzeiten, maximaler Buchungsdauer und No-Show-Regelung. 

Ordne Tätigkeiten bestimmten Raumtypen zu: stille und konzentrierte Arbeit, Teamarbeit, Meetings, Telefonie.

Berücksichtige rechtliche Mindeststandards aus der Arbeitsstättenverordnung und interne Vorgaben zu Datenschutz und Mitbestimmung des Betriebsrats.

Ziel dieses Schritts ist ein Flächenkonzept, das die tatsächliche Arbeitsweise deiner Angestellten abbildet.

3. Wahl der Software

Wähle zur Umsetzung eine Software, die alle Aspekte deines Arbeitsplatzmanagements abdeckt:

• Buchung von Einzelarbeitsplätzen, Räumen, Zonen und ggf. Parkplätzen
• Filtermöglichkeiten nach Ausstattung (z. B. höhenverstellbarer Tisch, zwei Monitore)
• Integration in Kalendersoftware wie Microsoft Outlook, Google Kalender, MS Teams
• Festlegung von Buchungsrechten und Einschränkungen (z. B. Zonen nur für bestimmte Teams freigeben)
• Automatische Freigabe von gebuchten, aber ungenutzten Plätzen (No-Show-Regel)
• Auslastungsberichte für Räume, Arbeitsplätze, Zonen, Etagen und Gebäude

Manche Software erfordert, dass für die Belegungserfassung Sensoren verbaut werden. In PULT ist das nicht der Fall: PULT Presence erfasst die Anwesenheit deiner Mitarbeiter automatisch, sobald sich ihr Laptop oder Smartphone mit dem Unternehmens-WLAN verbindet.

Auf diese Weise erhältst du immer verlässliche Zahlen zur Auslastung, auch wenn die rohen Buchungsdaten durch No-Shows verzerrt werden.

Für dein umfassendes Arbeitsplatzmanagement stellt PULT zahlreiche Funktionen bereit: Platz- und Raumbuchung, Filter und Grundriss, Buchungsregeln, Kalenderintegration und viele weitere.

4. Betreiben und Optimieren

Führe nach der Einführung regelmäßige Auswertungen durch, monatlich oder quartalsweise. Vergleiche aktuelle Belegungsdaten mit den Zielwerten und identifiziere Abweichungen.

Anhand der Daten kannst du die Büroflächen fortlaufend auf den tatsächlichen Bedarf anpassen und deine Angestellten bestmöglich mit den Ressourcen versorgen, die sie tatsächlich nachfragen.
Ziel ist eine kontinuierliche Verbesserung, die Flächenbedarf und Betriebskosten mit den Ansprüchen und dem Bedarf der Mitarbeiter laufend in Einklang bringt.

Welche Kennzahlen sind beim Arbeitsplatzmanagement relevant?

Das Arbeitsplatzmanagement arbeitet mit den Daten aus der Buchungssoftware und zieht Anwesenheitszahlen und Auslastungswerte heran. Die Kennzahlen zeigen, wie intensiv Arbeitsflächen genutzt werden, wo Über- oder Unterkapazitäten entstehen und wie die Flächennutzung im Verhältnis zu Kosten und Bedarf ausfällt.

• Belegungsquote: Misst, wie viele Arbeitsplätze zu einem bestimmten Zeitpunkt genutzt werden. Formel: belegte Arbeitsplätze ÷ verfügbare Arbeitsplätze × 100
• Nutzungsgrad: Zeigt, wie stark Arbeitsplätze oder Räume über einen Zeitraum tatsächlich verwendet werden. Formel: gesamte Nutzungszeit ÷ verfügbare Zeit × 100
• No-Show-Rate: Anteil gebuchter, aber nicht genutzter Arbeitsplätze oder Räume. Formel: nicht genutzte Buchungen ÷ Gesamtzahl der Buchungen × 100
• Desk-Sharing-Quote: Verhältnis von Mitarbeitern zu verfügbaren Arbeitsplätzen. Formel: Zahl der Mitarbeiter ÷ Zahl der Arbeitsplätze
• Flächenkosten pro Arbeitsplatz: Setzt Gesamtkosten (Miete, Nebenkosten, Services) ins Verhältnis zur tatsächlichen Nutzung. Formel: Gesamtkosten ÷ Zahl genutzter Arbeitsplätze.
• Flächenproduktivität: Verknüpft Flächennutzung mit betrieblichem Output, z. B. Umsatz oder Projektleistung pro Quadratmeter.
• Reporting: Regelmäßige Auswertung und Visualisierung der Kennzahlen, z. B. als Dashboard mit Zeitreihen oder Heatmaps.

Weitreichendes Arbeitsplatzmanagement mit PULT

Dein Arbeitsplatzmanagement mit PULT deckt Buchungen, Nutzungsdaten und Auswertung sowie die Anbindung an Personalsoftware und Gebäudeverwaltungssysteme ab.

PULT übernimmt dabei den gesamten operativen Prozess: Buchungen, Anwesenheitserkennung und Analyse. Andere Systeme können nach Bedarf und ergänzend eingebunden werden, in der Regel per API.

In PULT buchen Mitarbeiter Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Zonen oder Parkplätze. Das geht direkt in PULT oder über integrierte Kalender wie Microsoft Outlook und Google Workspace. Die Anbindung an Chatsoftware wie Slack ist ebenfalls möglich.

• Die Synchronisierung ist beidseitig: Buchungen erscheinen automatisch im Kalender, und Reservierungen aus dem Kalender werden in PULT sichtbar.
• Der Check-in deiner Mitarbeiter erfolgt in PULT Presence automatisch; gebuchte, aber nicht beanspruchte Plätze werden automatisch freigegeben.

Das integrierte Reporting misst Kennzahlen wie Belegungsquote, No-Show-Rate, Desk-Sharing-Quote und Flächenkosten. Im Dashboard erhältst du alle Zahlen übersichtlich aufbereitet.

Über Schnittstellen zu Personio und HiBob übernimmt PULT Mitarbeiterdaten, Abteilungen, Vorgesetzte, Arbeitszeitmodelle und Abwesenheiten.

Homeoffice-Tage werden als eigener Abwesenheitstyp übergeben und können in Buchungsregeln und Auswertungen berücksichtigt werden. Dadurch bleibt das System synchron mit den tatsächlichen Arbeitszeiten und -orten.

Falls du bereits oder zukünftig Gebäudeverwaltungssysteme einsetzt, kannst du auch diese an PULT anbinden. Die Daten aus PULT ergänzen diese Systeme um die aktuelle Nutzungsebene:

• Es liefert Daten darüber, wie die Flächen tatsächlich belegt sind.
• Dein Facility-Team sieht, wie intensiv einzelne Räume und Flächen genutzt werden.
• Reinigungsintervalle und Wartungszeitpunkte können somit clever geplant werden.

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Flexible Arbeitsplätze: Das Wichtigste in Kürze

• Flexible Arbeitsplätze ersetzen persönlich zugewiesene Schreibtische durch gemeinsam genutzte Plätze und Flächen, die je nach Aufgabe gebucht oder spontan genutzt werden.
• Das Konzept der flexiblen Arbeitsplätze funktioniert zuverlässig, wenn Regeln, Ausstattung und Datenschutz geregelt und für alle nachvollziehbar sind.
• Mit Buchungssoftware lassen sich Nutzung, Reinigung und Energiebedarf effizienter gestalten als zuvor.
• Unternehmen müssen Gefährdungsbeurteilung, Datenschutz (DSGVO) und Mitbestimmung (§ 87 BetrVG) an die flexible Nutzung der Arbeitsplätze anpassen.
• Die Buchungs- und Auswertungssoftware PULT unterstützt bei Organisation, Anpassung und Steuerung.

Was sind flexible Arbeitsplätze?

Als flexible Arbeitsplätze werden Büro- oder Arbeitskonzepte bezeichnet, bei denen den Beschäftigten keine persönlichen Schreibtische zugewiesen sind. Stattdessen buchen und nutzen sie je nach Aufgabe oder Anwesenheit einen verfügbaren Platz. 

Dieses Modell ist Bestandteil zeitgemäßer Hybrid- und New-Work-Strukturen, die Präsenzarbeit, Homeoffice und die Arbeit an dritten Arbeitsorten kombinieren.

Der Fokus bei diesem Modell liegt darauf, die vorhandenen Büroflächen bestmöglich dem wahren Bedarf der Angestellten anzupassen. Durch den mitunter hohen Homeoffice-Anteil werden die Arbeitsplätze im Büro weniger beansprucht und daher reduziert. Dadurch wird Raum gewonnen für Flächen für die Zusammenarbeit im Team, Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten und moderne Pausenbereiche sowie Angebote für Ausgleich und Erholung.

Insgesamt werden Büros mit flexiblen Arbeitsplätzen den aktuellen und zukünftig vorhergesagten Ansprüchen an moderne Bürokonzepte gerecht.

Wie sind flexible Arbeitsplätze aufgebaut und ausgestattet?

• Nicht-personalisierte Arbeitsplätze: keine dauerhafte Zuordnung zu einer Person.
• Vorab-Buchung: Verwaltung über Buchungssoftware (PULT)
• Standardisierte Ausstattung: identische technische und ergonomische Konfiguration.
• Zonen- oder aktivitätsbasierte Struktur: Räume und Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten (Konzentration, Zusammenarbeit, Austausch, Rückzug).
• Begleitende Regeln und Policies: Clean-Desk-Policy, Buchungsrichtlinien, Datenschutzvorgaben.
• Software & Technologie: Desk-Booking-Systeme, Sensorik, Raumbelegungserfassung, SSO-Integration.

Welche Vorteile und Nachteile haben flexible Arbeitsplätze?

Flexible Arbeitsplätze machen das Büro anpassungsfähiger: Flächen werden zielgerichteter genutzt und Räume vielseitiger einsetzbar. Gleichzeitig erfordert das Konzept Regeln und eine gute Ausstattung, damit die vielen Vorteile des Konzepts ausgespielt werden können.

Vorteile der flexiblen Arbeitsplätze

• Flächennutzung und Betriebskosten: Durch Buchungssysteme lässt sich genau nachvollziehen, welche Arbeitsplätze und Räume tatsächlich belegt sind und wie häufig sie genutzt werden. So können Reinigung, Beleuchtung, Heizung und Klimatisierung gezielt auf die Nutzung abgestimmt werden. 
• Raumgewinn für neue Nutzungsformen: Wenn nicht mehr für jede Person ein fester Platz vorgesehen ist, entsteht Freiraum für Bereiche, die den Beschäftigten unmittelbar zugutekommen, etwa Ruhezonen, Rückzugsräume, Flächen für Teamarbeit, Kreativräume oder Sport- und Pausenbereiche.
• Zonen für unterschiedliche Aufgaben: Mitarbeiter können je nach Tagesaufgabe den Ort wählen, der am besten zur Aufgabe passt, etwa eine ruhige Zone für konzentriertes Arbeiten oder offen gestaltete Bereiche für eine gemeinsame Projektarbeit.
• Datengrundlage für Planung & Optimierung: Die mit dem Buchungssystem PULT gewonnenen Nutzungsdaten geben Aufschluss darüber, wann und wie Flächen verwendet werden. Diese Informationen helfen dir, den wahren Bedarf der Mitarbeiter zu erkennen und entsprechende Flächen anzubieten.

Welche Nachteile haben flexible Arbeitsplätze?

Flexible Arbeitsplätze bringen einige Herausforderungen mit sich: fehlende persönliche Bindung, eine erhöhte Geräuschkulisse, besonderer organisatorischer Aufwand und Fragen des Datenschutzes.

Diese Punkte sind jedoch einfach lösbar, indem du deine Mitarbeiter in den Ideenprozess auf dem Weg zu den flexiblen Arbeitsplätzen einbindest, ihre Wünsche ernst nimmst und schließlich mit einer ausgewählten Büroausstattung, hochwertigen Angeboten und der richtigen Software für belastbare Strukturen sorgst.

1. Verlust persönlicher Bindung an den Arbeitsplatz

Wenn der eigene Schreibtisch wegfällt, kann ein Gefühl der Entfremdung entstehen. Das lässt sich auffangen, indem du dafür Ersatz schaffst: persönliche Spinde, abschließbare Rollcontainer oder Ablagefächer, in denen private Gegenstände sicher aufbewahrt werden können.

Auch eine Teilpersonalisierung, etwa das Aufstellen eigener Gegenstände für den Tag, trägt dazu bei, dass der Arbeitsplatz wieder persönlicher wirkt.

Zusätzlich kann die frei gewordene Fläche sinnvoll genutzt werden, um attraktive Gemeinschaftsbereiche zu gestalten: Lounges, Teambereiche oder Ruhezonen schaffen neue Orte der Identifikation.

2. Störungen und Konzentrationsprobleme

Offene oder häufig wechselnde Arbeitsplätze erhöhen die Geräuschkulisse. Abhilfe schaffen eine klare räumliche Gliederung und eine gute akustische Planung.

Ruhige Zonen oder schallgedämpfte Einzelplätze sollten von Team- und Kommunikationsflächen getrennt sein. Telefonboxen und kleine Besprechungsräume bieten Rückzugsorte für längere Gespräche oder Videokonferenzen.

Die Akustik lässt sich durch schallabsorbierende Materialien, Teppiche, Raumteiler oder große Pflanzen verbessern. Eine einfache, aber wirkungsvolle Ergänzung sind Verhaltensregeln, die laute Gespräche oder Meetings am Arbeitsplatz ausschließen.

3. Organisatorischer Mehraufwand

Bei der Einführung von flexiblen Arbeitsplätzen befürchten Angestellte mitunter, nicht sicher auf einen freien Arbeitsplatz zugreifen zu können. Sie scheuen sich vor Konflikten um Plätze und Räume.

Ein Buchungssystem schafft hierbei Abhilfe: Mit PULT bietest du deinen Teams eine Software, in der sie Schreibtische, Räume und Zonen vorab buchen und somit verbindlich reservieren können. Damit stellst du sicher, dass jeder fair auf die Angebote im Büro zugreifen kann.

Die Automatisierungen in PULT, wie der Zero-Klick-Check-in über das Unternehmens-WLAN oder eine von dir festgelegte No-Show-Regel, die ungenutzte Plätze nach kurzer Zeit wieder freigibt, reduzieren den Aufwand für dein Team weiter.

4. Datenschutz und Mitbestimmung

Systeme zur Platzbuchung oder Nutzungsauswertung erfassen personenbezogene Daten. Achte darauf, diese Daten nur auf das Notwendige zu begrenzen.

Mitarbeiter wollen und müssen wissen, welche Daten gespeichert werden, wofür sie genutzt werden und wie lange sie erhalten bleiben. Sonst entsteht ein Gefühl der Überwachung.

In PULT sind, trotz umfangreicher Auswertungsmöglichkeiten der Büronutzung, keine Rückschlüsse auf das Verhalten von Einzelpersonen möglich. Somit arbeitest du in PULT DSGVO-konform und kannst mit dem Betriebsrat sehr einfach eine Betriebsvereinbarung zu den flexiblen Arbeitsplätzen und der Buchungssoftware erstellen.

5. Gewohnheiten und Akzeptanz

Veränderungen erzeugen zunächst Unsicherheit. Wichtig ist daher, deine Beschäftigten am Prozess zu beteiligen, durch Workshops und Umfragen. Erarbeite mit ihnen gemeinsam, welche Angebote sie für ihre Arbeit brauchen und wünschen, wie sie Ausgleich finden und was das Büro zu einem attraktiven Ort werden lässt.

Auf diese Weise führst du eine faire Einwandbehebung durch. Hinzu kommt, dass du das Büro zu einem Ort werden lässt, der Angebote bereithält, die das Homeoffice nicht leisten kann.

Guide: Wie führe ich flexible Arbeitsplätze ein?

Für die Einführung von flexiblen Arbeitsplätzen ist der wichtigste Aspekt, die Meinungen und den Bedarf deiner Angestellten einzuholen. Dein Ziel sollte sein, ihnen insgesamt die Arbeitsplätze und weiteren Ressourcen wie Meetingräume, Ruhezonen und Angebote für Ausgleich zur Verfügung zu stellen, die ihnen für die Erledigung ihrer Arbeit zugutekommen.

1. Ziel festlegen: Überlege dir, was du mit flexiblen Arbeitsplätzen erreichen willst (mehr Bewegungsfreiheit, neue Flächen, besser ausgelastete Räume usw.). Halte das Ziel und das angepeilte Startdatum fest.
2. Rechtliche Grundlagen: Kläre gleich zu Beginn die rechtlichen Grundlagen nach ArbStättV, ASR, DSGVO und BetrVG.
3. st-Stand erheben: Zähle an vier Arbeitswochen, wie viele Plätze tatsächlich belegt sind. Beobachte, wann Büros überfüllt oder leer sind. Am einfachsten geht das mit PULT Presence.
4. Mitarbeiter und Betriebsrat einbinden: Sprich von Beginn an offen über Ziele, Regeln und Datenschutz. Nimm Vorbehalte ernst, nimm Wünsche zu benötigten Strukturen auf. Informiere darüber, welche Daten erfasst werden sollen und warum.
5. Bestimme die Arbeitsplatzquote: Berechne aus den Nutzungsdaten, wie viele Schreibtische ihr wirklich braucht. Plane einen Puffer für Stoßzeiten ein. Richtwert: etwa 70 bis 80 Arbeitsplätze je 100 Mitarbeiter.
6. Raumkonzept erstellen: Teile das Büro in verschiedene Zonen auf: ruhige Bereiche zum Konzentrieren, offene Flächen für Zusammenarbeit, Projekträume und Rückzugsorte, Pausenzonen, Lounges oder kleine Sportbereiche.
7. Einheitliche Ausstattung: Richte alle Arbeitsplätze gleichwertig ein, mit identischen Monitoren, Dockingstations, Tastaturen und verstellbaren Tischen.
8. Regeln festlegen: Definiere, wie gebucht wird, wie lange ein Platz reserviert bleibt und wann er wieder freigegeben wird (No-Show-Regel). Erstelle eine Clean-Desk-Policy mit einfachen Routinen für den Feierabend: kurz aufräumen, Unterlagen sichern, Platz frei machen.
9. Buchungssystem aufsetzen: Wähle eine Software für die Arbeitsplatzbuchung, die auf allen Geräten inklusive Smartphones funktioniert, den automatischen WLAN-Check-in bietet und dir Auswertungen zur Verfügung stellt.
10. Einführung und Schulung: Zeige in kurzen Schulungen, wie die Buchungs-App funktioniert, welche Zonen es gibt und welche Regeln für die flexiblen Arbeitsplätze gelten.
11. Fortlaufend feintunen: Nutze die Büroauswertung in PULT, um die Auslastung zu kontrollieren. Du siehst darin, welche Ressourcen wie stark nachgefragt werden und kannst anhand dieser Werte das Angebot im Büro weiter zugunsten deiner Angestellten anpassen.

Welche Technik brauche ich für flexible Arbeitsplätze?

Damit flexible Arbeitsplätze im Arbeitsalltag funktionieren, braucht es eine verlässliche technische Grundlage. Diese wird gebildet aus der Buchungssoftware und der technischen Ausstattung der Arbeitsplätze und des Büros insgesamt.

Buchungssoftware und Arbeitsplatzverwaltung

Die Buchungssoftware zeigt an, welche Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder Zonen verfügbar sind, und ermöglicht Reservierungen im Voraus oder direkt vor Ort. Wichtige Eigenschaften und Funktionen sind:

• Geräteübergreifend einsetzbar: am Rechner, auf dem Smartphone oder an Terminals im Büro.
• Integration in Kalendersoftware wie Google Kalender oder Microsoft Outlook, damit Reservierungen mit Terminen synchron sind.
• Buchungsrechte: Einstellbar nach Personen, Abteilungen, Teams für Arbeitsplätze, Zonen und Räume.
• Datenschutz: Einhaltung der DSGVO ohne Erfassung von Bewegungs- oder Leistungsdaten.

Ein automatischer Check-in über das Unternehmens-WLAN vereinfacht die Nutzung. Nicht genutzte Plätze werden nach einer festgelegten Zeitspanne wieder freigegeben, damit sie anderen zur Verfügung stehen.

Ausstattung der Räume und Arbeitszonen

• durchgängiges WLAN in allen Räumen und Zonen
• Dockingstationen mit einheitlichen Anschlüssen
• Monitore und Stromanschlüsse an jedem Platz
• Videotechnik (Kamera, Lautsprecher, Bildschirm) in Besprechungs- und Projekträumen
• Optional Terminals, die den Büroplan und freie sowie belegte Plätze zeigen

Statte deine Mitarbeiter vorzugsweise mit Laptops aus. Damit wird der Wechsel zwischen den Arbeitsorten sehr einfach. Mit Dockingstationen, Monitoradaptern bzw. USB-C-Monitoren lässt sich zudem jeder Arbeitsplatz gleichwertig nutzen.

Welche rechtlichen Vorgaben gelten speziell bei flexiblen Arbeitsplätzen?

Bei flexiblen Arbeitsplätzen musst du die Gefährdungsbeurteilung auf wechselnde Nutzer anpassen, Regeln für Datenschutz und Buchungssysteme nach DSGVO festlegen und den Betriebsrat nach § 87 BetrVG beteiligen. Auch Ordnung, Aufbewahrung vertraulicher Unterlagen und faire Vergaberegeln gehören zur rechtskonformen Umsetzung.

Gefährdungsbeurteilung für wechselnde Nutzung

• Ergänze die Gefährdungsbeurteilung um wechselnde Nutzer, tageweise belegte Plätze und Zonen (Ruhe/Team/Telefon).
• Dokumentiere, wie jeder Platz schnell anpassbar ist, zum Beispiel zur Höhenverstellung, Bildschirm, Beleuchtung.
• Lege fest, wer nach Nutzungswechsel prüft und meldet, wenn etwas nicht funktioniert (Stuhl defekt, lockere Steckdosen etc.).

Buchungssoftware: Datenschutz inklusive DSGVO

• Erhebe nur notwendige Daten (Name, Zeitraum, Platz-ID); keine Leistungs-/Verhaltensdaten.
• Aufbewahrungszeiten zweckgebunden einhalten und begründen (z. B. Betrieb/Abrechnung/Reinigung).
• Transparenzpflichten erfüllen (Art. 13 DSGVO): Zweck, Datenarten, Empfänger, Fristen, Rechte.
• Bei Sensorik/Präsenzdaten prüfen: Ist eine DSFA (Datenschutz-Folgenabschätzung) nötig?
• Trennung von Buchung und Arbeitszeiterfassung sicherstellen (kein „Zeiterfassungs-Ersatz“ durch Buchungen).

Mitbestimmung nach BetrVG

• Einbindung des Betriebsrats, wenn Buchungssoftware, Sensorik, Check-in o. Ä. eingeführt wird (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
• Betriebsvereinbarung: Datenarten, Zwecke, Zugriffsrechte, Speicherfristen, Auswertungen, Sanktionen bei Verstößen, Rechte der Beschäftigten.

Gleichbehandlung, Ausnahmen und Zugänglichkeit

• Definiere faire Vergaberegeln, zum Beispiel Buchungsvorlauf, Stornofristen, Teamkontingente
• Ausnahmen dokumentieren: Beschäftigte mit medizinischen/ergonomischen Bedarfen können feste oder bevorzugt ausstattbare Plätze erhalten.
• Barrierefreiheit: für Arbeitsplätze und Wege, filterbare Merkmale in der Buchungssoftware, zum Beispiel höhenverstellbarer Tisch, rollstuhlgeeignet.

Brandschutz und Fluchtwege bei wechselnder Belegung

• Aktualisiere Belegungs- und Fluchtwegkonzepte für Zonen und temporär umgestellte Flächen (Projektbereiche, rollbare Möbel).
• Maximale Personenzahlen pro Zone festlegen und in der Buchungslogik einbeziehen.

Unterweisung & Nachweis

• Führe kurze Unterweisungen zur Nutzung der Buchungssoftware, Zonenregeln, Ergonomie-Einstellung und Clean-Desk durch.
• Dokumentiere Teilnahme und Inhalte; jährliche Auffrischung empfohlen.

Third-Party-Nutzung (Gäste, Dienstleister)

• Regeln für Gäste/Externe: Welche Daten werden erfasst, welche Zonen dürfen genutzt werden, Vertraulichkeit (NDA), IT-Zugänge und Begleitung.

Flexible Arbeitsplätze steuern mit PULT

Das Konzept der flexiblen Arbeitsplätze lebt davon, dass Arbeitsplätze und Räume zielgerichtet und sehr bewusst genutzt werden. Damit das gelingt, müssen Mitarbeiter wissen, welche Plätze und Flächen ihnen wann zur Verfügung stehen. Eine Arbeitsplatzbuchung bildet dafür die verbindliche Grundlage

Ein solches Buchungssystem zeigt, welche Plätze, Besprechungsräume oder Projektzonen frei sind. Deine Angestellten können ihren Arbeitstag planen und sehen, wann Kolleginnen und Kollegen im Büro sind und wo diese sitzen werden.

Mit PULT erhältst du ein realistisches Bild der tatsächlichen Nutzung: Wann ist das Büro ausgelastet, welche Bereiche bleiben zeitweise leer, welche Räume und Zonen werden stark nachgefragt? Diese Daten sind deine Basis dafür, die Zahl der flexiblen Arbeitsplätze nachzujustieren und deine Flächenplanung zu verfeinern.

• PULT Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Schreibtische, Besprechungsräume, Projektzonen und Parkflächen verbindlich reservieren, direkt über Desktop oder App.
• PULT Presence: Automatische Anwesenheitserfassung über das Unternehmens-WLAN, um reale Nutzung und Buchungsdaten abzugleichen.
• Wochenplaner: Überblick, wer wann im Büro ist, und einfache Abstimmung gemeinsamer Teamtage.‍
• Office Insights: Auslastung und Anwesenheit in Echtzeit auswerten, um Reinigungszyklen, Energieverbrauch und Raumaufteilung zu steuern.

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Flex Office: Das Wichtigste in Kürze

• Im Flex Office wird auf persönlich zugewiesene Schreibtische verzichtet. Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Zonen werden gemeinsam genutzt und je nach Tätigkeit gebucht oder spontan belegt.
• Ziel des Flex Office Konzepts ist es, für verschiedene Aufgaben den jeweils bestmöglich dafür geeigneten Arbeitsplatz zu bieten. 
• Ein Flex Office funktioniert am besten mit einer Buchungssoftware, über die alle Mitarbeiter die Büroressourcen fair buchen können.

Was ist Flex Office?

Der Begriff Flex Office bezeichnet ein Büro- oder Arbeitsplatzkonzept, das verschiedenartig genutzt werden kann. Prägend dafür ist, dass sich das Angebot an Einzelarbeitsplätzen, Räumen, Raumtrennern und Medientechnik an der Arbeitsweise der Nutzer orientiert. Ziel ist, mit dem Angebot des Flex Office der Arbeitsweise der Menschen gerecht zu werden.

Die Hauptbedeutung ist das interne Flex Office: Mitarbeiter haben keinen persönlich zugewiesenen Schreibtisch mehr, wählen stattdessen ihren Arbeitsplatz je nach Tätigkeit. Dieses Prinzip wird auch als Desk Sharing oder Activity-Based Working bezeichnet.

Was sind die Vorteile eines Flex Office?

Die Vorteile lassen sich in vier Bereiche gliedern: Flächeneffizienz und Kosten, Workplace Experience und Produktivität, Nachhaltigkeit sowie Handlungsspielraum für fortlaufende Änderungen und Anpassungen.

Das interne Flex-Office-Konzept passt die Nutzung der Einzelarbeitsplätze, Besprechungsräume und Teamzonen im Büro an die tatsächliche Nachfrage der Belegschaft an.

Anstatt jedem Mitarbeiter dauerhaft einen festen Schreibtisch bereitzuhalten, werden Arbeitsplätze, Räume und Zonen so geplant, dass sie der jeweiligen Arbeitsweise, also Konzentration, Zusammenarbeit oder Kommunikation, entsprechen.

Flächeneffizienz und Kostensenkung

Der größte Hebel des Flex-Office-Konzepts liegt in der gezielten Umverteilung der Büroressourcen.

Anstatt jedem Mitarbeiter dauerhaft einen eigenen Schreibtisch bereitzuhalten, kannst du die Zahl der Einzelarbeitsplätze reduzieren und stattdessen Flächen schaffen, die der tatsächlichen Nutzung besser entsprechen:

• Zonen für Teamarbeit
• Zusätzliche Besprechungsräume
• Bereiche für den körperlichen und mentalen Ausgleich, etwa Ruheräume oder Sporträume.

Die Grundlage dafür ist die tatsächliche Nachfrage: Viele Firmen stellen fest, dass ihre Einzelarbeitsplätze im klassischen Büro mitunter zur Hälfte leer bleiben. Laut dem JLL Global Occupancy Planning Benchmark 2025 liegt die durchschnittliche Auslastung weltweit bei nur rund 54 Prozent.

Die Nutzung und faire Verteilung der geschaffenen Büroressourcen steuerst du über eine Buchungssoftware. Mitarbeiter können damit benötigte Arbeitsplätze, Räume oder Zonen verbindlich im Voraus reservieren.

Mit der in PULT integrierten Büroauswertung erhältst du zudem präzise Belegungsdaten. Du siehst, welche Raumtypen stark nachgefragt und welche kaum genutzt werden. Wenig genutzte Bereiche können reduziert und die frei werdenden Flächen für stark gefragte Zonen eingesetzt werden.

Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität

Ein Flex-Office steigert die Zufriedenheit, weil deine Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz selbstbestimmt und anhand ihrer tagesaktuellen Aufgabe wählen können. Anstatt also den ganzen Tag an demselben Tisch zu sitzen, entscheiden sie situativ:

• für stille und konzentrierte Arbeit in Ruhezonen,
• für Teamarbeit in offen gestalteten Zonen für die Zusammenarbeit,
• oder für Kunden- und Projektbesprechungen in akustisch abgeschirmten Zonen oder Meetingräumen.

Laut dem Gensler Workplace Survey 2025 und dem Leesman Index 2025 bewerten Beschäftigte, die in Büros dieser Art arbeiten, ihre Produktivität 8 bis 12 Prozent höher als in statischen Büroformen.

Die Studien zeigen auch: Wichtig ist die Passung zwischen Tätigkeit und Arbeitsplatztyp. Wer für konzentrierte Arbeiten Rückzugsräume findet und für Teamarbeit geeignet ausgestattete Räume und Zonen hat, empfindet das Büro als leistungsfördernd und motivierend.

Nachhaltigkeit und ESG-Konformität

Eine Untersuchung der Instant Group 2024 zeigt, dass ein Arbeitsplatz in einem Flex-Office-System bis zu 40 Prozent weniger CO₂-Emissionen verursacht als ein dauerhaft belegter Platz in einem traditionellen Büro.

Für Unternehmen mit ESG-Zielen, zum Beispiel Scope-3-Reduktion, liefert das Flex Office damit einen direkten Beitrag zur ökologischen Berichterstattung und Zertifizierungsfähigkeit.

Marktanalysen von JLL und CBRE belegen, dass ESG-konforme und flächeneffiziente Konzepte inzwischen zu den wichtigsten Auswahlkriterien in der Büroplanung zählen.

Was sind die Nachteile eines Flex Office?

Ein ​​Flex Office bringt einige Herausforderungen mit sich: fehlende persönliche Bindung, eine erhöhte Geräuschkulisse, besonderer organisatorischer Aufwand und Fragen des Datenschutzes.

Diese Punkte sind jedoch einfach lösbar, indem du deine Mitarbeiter in den Ideenprozess auf dem Weg zum Flex Office einbindest, ihre Arbeitsweise einbeziehst und schließlich mit einer ausgewählten Büroausstattung, hochwertigen Angeboten und der richtigen Software für belastbare Strukturen sorgst.

Verlust der persönlichen Bindung an den Arbeitsplatz

Wenn feste Schreibtische wegfallen, kann das Gefühl entstehen, keinen eigenen Platz mehr zu haben. Dieses Empfinden ist nachvollziehbar, lässt sich aber abfedern, indem du Ersatz für persönliche Bindung schaffst:

• Spinde oder abschließbare Rollcontainer bieten Platz für persönliche Gegenstände. 
• Tägliche Personalisierung: Mitarbeiter können für die Dauer ihres Arbeitstages eigene Habseligkeiten am Arbeitsplatz aufstellen. 
• Attraktive Gemeinschaftsbereiche wie Lounges, Teambereiche oder Ruhezonen schaffen neue Orte der Identifikation.

Geräuschkulisse und Konzentration

Offen gestaltete Bereiche oder häufig wechselnde Arbeitsplätze können zu mehr Geräuschbelastung und Bewegung im Raum führen. Das beeinträchtigt vor allem Tätigkeiten, die hohe Konzentration erfordern.

Abhilfe schaffst du durch eine klare räumliche Gliederung und akustisch wirksame Ausstattung:

• Ruhige Zonen für konzentrierte Arbeit, getrennt von Team- und Kommunikationsflächen.
• Telefonboxen oder kleine Meetingräume als Rückzugsorte für Gespräche und Videokonferenzen.
• Schallabsorbierende Materialien, Pflanzen und textile Raumtrenner senken die Geräuschbelastung spürbar.

Ergänze diese baulichen Maßnahmen um einfache Verhaltensregeln: Gespräche oder Telefonate sollten in dafür vorgesehenen Bereichen stattfinden. So bleibt das Büro trotz wechselnder Nutzung ein Ort, an dem konzentriertes Arbeiten gut möglich ist.

Organisation und Verfügbarkeit

Bei der täglichen Arbeit in einem Flex Office befürchten Angestellte mitunter, nicht sicher auf einen freien Arbeitsplatz zugreifen zu können. Sie scheuen sich vor Konflikten um Plätze und Räume.

Mit der Buchungssoftware PULT können deine Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder Teamzonen verbindlich im Voraus reservieren. Das sorgt für Fairness und Planbarkeit, besonders in größeren Teams oder an Tagen mit hoher Anwesenheit.

Zusätzlich helfen automatische Check-ins und No-Show-Regeln, ungenutzte Plätze wieder freizugeben.

Datenschutz und Mitbestimmung

Systeme zur Buchung oder Nutzungsauswertung erfassen zwangsläufig Daten. Wichtig ist, dass diese auf das Notwendige beschränkt und rechtskonform verarbeitet werden.

In Deutschland gilt:

• Nach § 26 BDSG dürfen Beschäftigtendaten nur verarbeitet werden, wenn sie für die Organisation des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind.
• Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, sobald technische Systeme Verhalten erfassen können.

In PULT werden Nutzungsdaten ausschließlich aggregiert und anonymisiert ausgewertet.

Rückschlüsse auf einzelne Personen sind ausgeschlossen. Somit arbeitest du DSGVO-konform und kannst die Einführung problemlos mit dem Betriebsrat abstimmen.

Dein Flex Office steuern mit PULT

Das Konzept des Flex Office lebt davon, dass Arbeitsplätze und Räume bewusst und zielgerichtet genutzt werden. Damit das gelingt, müssen Mitarbeiter wissen, welche Plätze und Flächen ihnen wann zur Verfügung stehen. Eine Arbeitsplatzbuchung bildet dafür die verbindliche Grundlage.

Ein solches Buchungssystem zeigt, welche Plätze, Besprechungsräume oder Projektzonen frei sind. Deine Angestellten können ihren Arbeitstag planen und sehen, wann Kolleginnen und Kollegen im Büro sind und wo diese sitzen werden.

Mit PULT erhältst du ein realistisches Bild der tatsächlichen Nutzung: Wann ist das Büro ausgelastet, welche Bereiche bleiben zeitweise leer, welche Räume und Zonen werden stark nachgefragt? Diese Daten sind deine Basis dafür, die Angebote deines Flex Office nachzujustieren und deine Flächenplanung zu verfeinern.

• PULT Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Schreibtische, Besprechungsräume, Projektzonen und Parkflächen verbindlich reservieren, direkt über Desktop oder App.
• PULT Presence: Automatische Anwesenheitserfassung über das Unternehmens-WLAN, um reale Nutzung und Buchungsdaten abzugleichen.
• Wochenplaner: Überblick, wer wann im Büro ist, und einfache Abstimmung gemeinsamer Teamtage.
• Office Insights: Auslastung und Anwesenheit in Echtzeit auswerten, um Reinigungszyklen, Energieverbrauch und Raumaufteilung zu steuern.

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