Einblicke in den Betrieb am Arbeitsplatz

Wie wähle ich das beste Arbeitsplatz-Buchungssystem aus?

Welches das beste Arbeitsplatz-Buchungssystem für dein Team ist, richtet sich danach, wie ihr organisiert seid. Die folgenden Kriterien helfen dir bei der Auswahl, jeweils mit Hinweis, wann sie besonders relevant sind.

• Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen: Relevant, wenn Schreibtische, Meetingräume und Zonen nach Bedarf genutzt werden sollen und ihr verbindliche Reservierungen braucht.
• Grundrisse und visuelle Büroübersicht: Wichtig, wenn Mitarbeiter sich bestimmte Plätze aussuchen wollen oder ihr mehrere Etagen/Standorte habt.
• Automatisierung und Check-in (No-Show-Handling): Relevant, wenn gebuchte, aber ungenutzte Plätze regelmäßig zum Problem werden. Automatische Freigabe nach einem Zeitfenster sorgt dafür, dass Ressourcen nicht blockiert bleiben.
• Kalendersynchronisation (Outlook / Google Calendar): Wichtig, wenn Meetings und Büroanwesenheit im gleichen Kalender geplant werden sollen. Eine Zwei-Wege-Sync stellt sicher, dass Buchungen in der Buchungssoftware und im Kalender immer übereinstimmen.
• Integrationen in Microsoft 365, MS Teams, Slack & Co.: Besonders relevant, wenn eure Zusammenarbeit ohnehin in Teams, Outlook, Slack oder Google Workspace stattfindet.
• Team- und Anwesenheitsübersicht (Hybrid Planner): Sinnvoll für hybrid arbeitende Teams, die gemeinsame Präsenztage planen möchten. Eine Übersicht, wer an welchem Tag im Büro ist, vereinfacht die Abstimmung.
• Parkplatz- und Ressourcenbuchung: Relevant, wenn neben Schreibtischen auch Parkplätze, Besucherstellplätze oder zusätzliche Ressourcen (z. B. Monitore, Technik) gebucht werden sollen.
• Besuchermanagement: Wichtig, wenn ihr regelmäßig Gäste, Bewerber oder Dienstleister im Haus habt. Digitale Voranmeldung, Check-in, Benachrichtigung des Hosts und Besuchsprotokolle vereinfachen den Empfangsprozess.
• Analysen und Auslastungsberichte: Besonders relevant, wenn ihr Büroflächen weiterentwickeln wollt. Dashboards zu Belegung, Buchungshäufigkeit, Peaks und No-Shows zeigen, welche Arbeitsplätze und Räume wirklich genutzt werden.
• Datenschutz, Hosting und DSGVO- und DSG-Konformität: für Unternehmen im DACH-Raum.

Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: November 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. 

Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen.

Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern.

Die 6 besten Arbeitsplatz-Buchungssysteme

#1 PULT

PULT ist ein cloudbasiertes Arbeitsplatz-Buchungssystem aus Deutschland, das viele wichtige Features für die Organisation moderner Büroarbeit kombiniert. Die Plattform deckt sowohl die Buchung von Arbeitsplätzen und Meetingräumen als auch Bereiche wie Besuchermanagement, Anwesenheitsübersichten, Parking, hybride Teamplanung sowie Auswertungen zur Büroauslastung ab.

Die Software lässt sich in Microsoft Outlook, Microsoft 365, Google Kalender, MS Teams und Slack integrieren. Gebuchte, aber ungenutzte Räume und Plätze werden automatisch wieder freigegeben. Ergänzend bietet PULT Auswertungen zur tatsächlichen Nutzung und zum Buchungsverhalten, wodurch sich Räume, Flächen und Arbeitsplätze besser planen lassen.

• Arbeitsplatzbuchung (Desk Booking): Buchung von Schreibtischen über interaktive Grundrisse, inklusive Tags, Ausstattungsfiltern, QR-Check-in und automatischem Check-in über WLAN.
• Raumbuchung (Room Booking): Buchung von Meetingräumen mit 2-Wege-Kalendersynchronisation (Outlook / Google), Ressourcenverwaltung, Einladungsfunktion und optionalem Catering.
• Hybride Teamplanung: Übersicht darüber, wer wann im Büro, remote oder nicht verfügbar ist. Optionen für Favoriten, wiederkehrende Tage, anonyme Buchungen und Kalenderabgleich.
• Besuchermanagement: Digitale Besucherregistrierung, individuelle Sign-in-Flows, Dokumente/NDAs, iPad-Empfangsmodus, Host-Benachrichtigungen und Badge Printing.
• Büroauswertung: Auslastungsanalysen, Belegungsstatistiken, Heatmaps und Exportfunktionen zur Bewertung der Flächennutzung.
• PULT Presence: Automatische Anwesenheitserfassung per WLAN, konfigurierbare Regeln, Protokolle und Berichte für RTO- und Compliance-Anforderungen.
• Parking & zusätzliche Ressourcen: Verwaltung und Buchung von Parkplätzen oder weiteren Büroressourcen.
• Integrationen: Anbindungen an Microsoft 365, Google Workspace, Slack, MS Teams, Okta, verschiedene HRIS-Systeme, WiFi-/Netzwerk- und MDM-Systeme.
• Sicherheit & Hosting: Entwicklung und Hosting in Deutschland, DSGVO-konforme Datenverarbeitung und ISO-27001-zertifizierte Infrastruktur. 

Preise von PULT:

Die Preise von PULT beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.
Zur Arbeitsplatzbuchung in PULT

#2 Flexopus

Flexopus ist ein Buchungssystem für Arbeitsplätze und Räume, das die Kernfunktionen des Desk Booking in einer Plattform vereint. Das System ist in Deutschland entwickelt und gehostet und erfüllt die Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit.

• Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Reservierung von Schreibtischen, Räumen und Zonen über Web oder App.
• Digitale Grundrisse: Darstellung belegter und freier Plätze auf interaktiven Büroplänen.
• Check-in & Check-out: Anmeldung per QR-Code oder über den Arbeitsplatzmonitor, mit automatischer Freigabe bei Nichtnutzung.
• Raum- und Arbeitsplatz-Displays: Flexopus bietet eigene Hardwarelösungen zur Anzeige von Buchungsstatus und Check-ins direkt vor Ort.
• Besuchermanagement: Gäste können vorab registriert werden, inklusive E-Mail-Einladung und QR-Code-Check-in am Empfang.
• Analysen & Berichte: Übersicht zur Auslastung von Arbeitsplätzen und Räumen.
• Integrationen: Verbindung mit Microsoft Teams, Outlook, Google Kalender sowie eine REST-API für individuelle Anbindungen.
• Datenschutz & Hosting: Betrieb auf deutschen Servern (Hetzner, Nürnberg/Falkenstein), ISO 27001-zertifiziert. Flexopus stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Informationen zu Subprozessoren bereit.

Preise von Flexopus:
Flexopus berechnet die Preise nach Ressourcen, also Anzahl der Arbeitsplätze, Räume usw. Die Software kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Im Starter-Plan kostet jede Ressource ab 1,59 € im Monat, im Business-Plan mit mehr Funktionen dann ab 2,99 € pro Monat.

#3 desk.ly

desk.ly ist ein deutsches Arbeitsplatz-Buchungssystem. Die Plattform ermöglicht eine einfache Organisation von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen und bietet darüber hinaus Funktionen für Auswertung und Administration.

• Buchung von Einzelarbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen: Nutzer reservieren Plätze und Räume über digitale Grundrisse oder Kalenderansichten. Buchungen lassen sich im Browser oder per App vornehmen.
• Digitale Bürogrundrisse: Interaktive Karten zeigen verfügbare Plätze.
• Kalenderintegration: Synchronisation mit Outlook, Google Calendar und MS Teams.
• Teamübersicht: Übersicht, wer an welchem Tag im Büro arbeitet.
• Kiosk- und Anwesenheitsmodus: Über ein Terminal oder Tablets, Laptops und Smartphones können Mitarbeiter ihre Anwesenheit im Büro erfassen oder spontan verfügbare Plätze buchen.
• Parkplatzverwaltung: Buchung und Verwaltung von Stellplätzen und Ladepunkten.
• Analysen und Auslastung: Dashboards zeigen, wie häufig Arbeitsplätze und Räume gebucht werden. Die Auswertungen helfen, Büroflächen effizienter zu planen und Engpässe zu vermeiden.
• Datenschutz und Hosting: Betrieb ausschließlich in deutschen Rechenzentren (AWS Frankfurt), ISO 27001-zertifiziert, vollständig DSGVO-konform. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) kann direkt angefordert werden.

Preise von desk.ly:
Corporate-Tarif ab 1,65 € pro Nutzer und Monat, Enterprise-Tarif ab 2,20 € pro Nutzer und Monat. Eine kostenlose Version für kleine Teams bis 15 Nutzer steht ebenfalls zur Verfügung.

#4 Seatti

Seatti ist ein cloudbasiertes Arbeitsplatz-Buchungssystem, das unter anderem für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen und Schwerpunkt auf Microsoft 365 entwickelt wurde. Die Software ist eng in Microsoft Teams und Microsoft Entra ID integriert und bündelt die Buchung von Arbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen sowie Funktionen für Teamplanung und Auswertungen zur Büronutzung.

• Arbeitsplatzbuchung (Desk Booking): Buchung von Arbeitsplätzen über interaktive Büropläne mit minutengenauer Reservierung, Wiederverwendung von Buchungen der Vorwoche und Buchungsvorschlägen in Microsoft Teams. 
• Meetingraumbuchung: Konferenz- und Meetingräume können in derselben Oberfläche gebucht werden. 
• Parkplatz- und weitere Ressourcenbuchung: Möglichkeit, Parkplätze und weitere Ressourcen im gleichen System zu buchen; die Teams-App unterstützt Buchungen von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen.
• Team- und Standortübersicht: Übersicht darüber, wo Kollegen arbeiten, welche Standorte genutzt werden und wann sich gemeinsame Bürozeiten anbieten. 
• Datenanalyse und Auslastungsberichte: Auswertungen zur Büro- und Arbeitsplatznutzung mit Datenanalyse.
• Microsoft-365-Integration und Teams-App: Native Integration in Microsoft Teams, Installation über den Teams App Store, Nutzung von Microsoft SSO und Anbindung an Microsoft Entra ID.
• Datenschutz, Anonymisierung und ISO-Zertifizierung: Seatti ist nach ISO 27001 zertifiziert. Buchungen können namentlich oder anonym erfolgen; Auswertungen basieren auf anonymisierten, aggregierten Daten und sind laut Anbieter nicht zur Mitarbeiterüberwachung gedacht.

Preise von Seatti:

Seatti bietet drei Pakete ab 1,90 € pro Nutzer und Monat. Mit den Paketgrößen steigt der Funktionsumfang. Alle Funktionen sind im Paket Hybrid Enterprise enthalten, dessen Preise auf Anfrage herausgegeben werden. Die Buchung von Konferenzräumen und Catering ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.

#5 anny

anny ist ein cloudbasiertes Arbeitsplatz-Buchungssystem aus Deutschland, das die Verwaltung von Arbeitsplätzen, Meetingräumen, Parkplätzen und weiterem Büroinventar in einer Plattform bündelt. Die Software wird für Workspace Management in hybriden Büros, Raumbuchung, Besuchermanagement und Event- bzw. Ressourcenkalendern eingesetzt.

• Arbeitsplatz- und Desk-Booking: Buchung von Arbeitsplätzen über eine Oberfläche; Arbeitsplätze können als eigene „Child-Ressourcen“ verwaltet werden und lassen sich mit Regeln, Kontingenten und Zugriffsrechten steuern. 
• Meetingraum- und Flächenbuchung: Buchung von Meetingräumen und weiteren Flächen mit Kalenderansicht, Kalender-Synchronisation zu Outlook und Google Calendar sowie optionalen Add-ons wie Catering oder Technik. 
• Parkplatz- und Ressourcenverwaltung: Verwaltung und Reservierung von Parkplätzen, Equipment und weiteren Ressourcen im gleichen System wie Desks und Räume, inklusive differenzierter Buchungsregeln. 
• 3D-Karten: Visualisierung von Standorten, Etagen, Räumen und Arbeitsplätzen in einer interaktiven 3D-Karte, über die direkt gebucht werden kann. 
• Communities, Rechte und Buchungsregeln: Steuerung, welcher Nutzer welche Ressourcen buchen darf, über Communities (Gruppen), Rollen- und Rechtesysteme, Buchungskontingente und erweiterte Buchungsregeln. 
• Planer und Kalenderfunktionen: Planung von Terminen und Büroanwesenheit mit Kalender-, Planer- und Map-Ansichten; Zwei-Wege-Synchronisation mit Microsoft 365 und Google Workspace. 
• Besuchermanagement: Digitale Besucherregistrierung mit Check-in, Erfassung von Kontaktdaten, digitalen Unterschriften und optionalem Badge-Druck.
• Analysen und Auslastungsberichte: Auswertungen und Heatmaps zur Nutzung von Räumen und Arbeitsplätzen, um Auslastung und Flächenplanung zu bewerten und anzupassen. 
• Integrationen (u. a. Microsoft 365, Google Workspace, Smart Locks, HR): Anbindungen an Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Teams, Smart-Lock-Systeme sowie Schnittstellen zu Drittsystemen (z. B. Personio-Integration über den Marketplace, API- und Webhook-Zugriff in höheren Plänen). 
• Datenschutz und Datenhaltung: anny ist laut eigener Dokumentation vollständig DSGVO-konform, wurde in Deutschland entwickelt und wird auf Servern in Deutschland betrieben.

Preise von anny:

Die Preise von anny berechnen sich nach der Anzahl der verwalteten Ressourcen und der Paketgröße. Im kleinsten Paket Essential kostet eine Ressource 5 $ pro Monat. In den Paketen Professional und Business steigen die Preise pro Ressource und Monat auf 10 bzw. 15 $, wobei der Funktionsumfang ebenfalls wächst.

#6 deskbird

deskbird ist ein Anbieter aus der Schweiz, der unter anderem Desk Booking für hybride Arbeitsplätze bietet. Neben der Buchung von Einzelarbeitsplätzen umfasst die Plattform auch Raumbuchung, Parkplatzreservierungen und Teamplanung.

• Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Buchung von Schreibtischen, Meetingräumen und Parkplätzen über Web, App oder MS Teams.
• Wochenplanung: Teams planen Anwesenheiten im Büro gemeinsam, sehen, wer an welchen Tagen vor Ort ist, und koordinieren Bürotage.
• Freigabe bei No-Shows: Nicht genutzte Buchungen werden nach Ablauf einer definierten Zeit automatisch storniert, um Arbeitsplätze wieder verfügbar zu machen.
• Besuchermanagement: Gäste können vorab registriert und beim Eintreffen über digitale Check-ins verwaltet werden.
• Auswertungen & Berichte: Übersicht über Belegungsraten, Nutzungshäufigkeit und Arbeitsplatzverfügbarkeit.
• Integrationen: Verknüpfung mit Microsoft Teams, Outlook, Slack und Google Kalender. Die Plattform bietet API-, SCIM- und SAML-Schnittstellen für größere Organisationen.
• Datenschutz und Hosting: DSGVO-konform. Datenverarbeitung in der Google Cloud Region Frankfurt (Deutschland). ISO 27001-zertifiziert. Persönliche Buchungsdaten können automatisch anonymisiert werden (standardmäßig nach sechs Monaten).

Preise von deskbird:

deskbird bietet eine Lizenzierung pro Nutzer. Der Einstieg liegt bei 2,80 € pro Nutzer und Monat im Paket Starter, das Business-Paket bei 3,80 € pro Nutzer und Monat, wobei sich die Preise mit steigender Nutzerzahl senken. Für größere Unternehmen sind individuelle Enterprise-Pläne verfügbar.

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Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz: Das Wichtigste in Kürze

• Nachhaltigkeit im Büro entsteht durch den sparsamen Einsatz von Energie und Materialien, gesunde Arbeitsbedingungen und eine Flächennutzung, die dem tatsächlichen Bedarf der Mitarbeiter entspricht.
• Sofort umsetzbare Maßnahmen wie Geräte ausschalten, doppelseitig drucken, Videokonferenzen statt Kurzfahrten senken den Verbrauch sofort.
• Gebäude verbrauchen den größten Anteil an Energie. Jede vermiedene Heiz-, Kühl- oder Beleuchtungsstunde senkt den Ressourcenbedarf.
• Ergonomische Arbeitsplätze, gute Luftqualität und bedarfsgerecht gestaltete Zonen verringern gesundheitliche Belastungen und verbessern die Arbeitsfähigkeit.
• Desk Sharing senkt den Ressourcenverbrauch, weil weniger ungenutzte Fläche betrieben werden muss und frei werdende Bereiche für benötigte Arbeitszonen genutzt werden können.
• Eine nachhaltige Flächenplanung benötigt verlässliche Nutzungsdaten, damit Arbeitsplätze und Räume in Anzahl und Art zum tatsächlichen Bedarf passen.

Aus welchen Aspekten setzt sich Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz zusammen?

Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz setzt sich aus drei Bereichen zusammen: dem verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen, gesundheitsförderlichen Arbeitsbedingungen und wirtschaftlich sinnvollen Prozessen.

Es geht also darum, Energie und Materialien sparsam einzusetzen, den Arbeitsalltag für den Menschen möglichst gesund zu gestalten und gleichzeitig zielführende Strukturen im Unternehmen zu schaffen.

Ökologische Dimension

Die ökologische Dimension der Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz umfasst alles, was den Ressourcenverbrauch im Büro beeinflusst:

• Strom für Beleuchtung und IT
• Heizung und Kühlung
• Papierbedarf
• Abfälle
• Mobilität auf dem Weg zur Arbeit.

Gebäude zählen in Deutschland zu den größten Energieverbrauchern und stehen für rund 35 bis 40 % des Endenergieverbrauchs. Jede Verbesserung, etwa effizientere Beleuchtung, weniger Papier oder geregelte Mobilität, wirkt sich direkt aus.

Soziale Dimension

Hier stehen die gesundheitlichen Auswirkungen des Arbeitsplatzes sowie des -umfeldes im Mittelpunkt. Viele Fehlzeiten entstehen durch Muskel-Skelett-Beschwerden und psychische Belastungen.

Ergonomische Möbel, ausreichend Bewegung, gute Luftqualität und ruhige Arbeitsbedingungen erhalten und verbessern die Leistungsfähigkeit. Nachhaltigkeit meint deshalb auch: den Arbeitsplatz so gestalten, dass er den Angestellten dauerhaft guttut.

Ökonomische Dimension

Dieser Aspekt bezieht sich auf die Wirtschaftlichkeit im Arbeitsalltag. Stromkosten, Materialverbrauch, Gerätelebensdauer oder die Nutzung von Büroflächen haben direkten Einfluss auf das Budget.

Parallel dazu fordern neue EU-Vorgaben wie die CSRD (Corporate sustainability reporting) eine umfassendere Nachhaltigkeitsberichterstattung. Maßnahmen, die Ressourcen im Unternehmen sparen und eindeutige Prozesse schaffen, helfen damit sowohl operativ als auch regulatorisch.

Wie lässt sich der Energie- und Ressourcenverbrauch im Büro senken?

Der Energie- und Ressourcenverbrauch im Büro entsteht hauptsächlich durch Heizung, Kühlung, Beleuchtung, IT-Geräte und Materialeinsatz. Mit einigen technischen Anpassungen und Regeln für Verhaltensweisen lassen sich diese Verbräuche deutlich senken.

Gebäudetechnik anpassen

• Heiz- und Kühltemperaturen anpassen: Wenn die Raumtemperatur im Winter um 1 °C gesenkt wird, sinkt der Heizenergiebedarf um etwa 6 %. Im Sommer führt eine um 1 °C höhere Kühltemperatur zu vergleichbaren Einsparungen.
• Lüftung richtig durchführen: Stoßlüften senkt die CO₂-Konzentration und vermeidet Wärme- bzw. Kälteverluste. Gekippte Fenster hingegen halten Räume dauerhaft offen und erhöhen den Energiebedarf deutlich.
• Beleuchtung optimieren: Der Austausch älterer Leuchtmittel gegen LEDs reduziert den Stromverbrauch spürbar. Bewegungsmelder vermeiden Licht in ungenutzten Räumen, und zonenweise Beleuchtung verhindert, dass ganze Etagen eingeschaltet werden, obwohl nur einzelne Bereiche genutzt werden.

Regeln für den Betrieb festlegen

• Energieeinstellungen für Arbeitsplätze: Terminals, Laptops und Monitore sollten nach festgelegten Zeitspannen automatisch in den Energiesparmodus wechseln und sich nach Arbeitsende ausschalten.
• Geräte reduzieren: Ein einzelner großer Multifunktionsdrucker benötigt weniger Energie als mehrere kleine Geräte in verschiedenen Büros.
• Zusatzgeräte prüfen: Mobile Heizlüfter, private Kühlschränke oder Tischventilatoren erhöhen den Verbrauch unverhältnismäßig stark. Unternehmen sollten definieren, welche Zusatzgeräte zulässig sind und welche nicht.

Verhalten im Büro anpassen

• Geräte vollständig abschalten: Computer, Monitore und Peripherie sollten am Ende des Arbeitstages ausgeschaltet werden. Hoher Standby-Verbrauch entsteht hauptsächlich durch Geräte, die über Nacht oder am Wochenende laufen.
• Türen geschlossen halten: Bei Heiz- oder Klimabetrieb steigt der Energiebedarf deutlich, wenn warme oder kalte Luft unkontrolliert entweicht. Geschlossene Türen reduzieren diesen Verlust.
• Arbeitsmaterialien sorgfältig nutzen: Büromaterial sollte nur entnommen werden, wenn es benötigt wird. Eine gemeinsame Materialstelle verhindert, dass an mehreren Orten Vorräte angelegt und später entsorgt werden müssen.

Ressourcenverbrauch senken

• Papierbedarf senken: Digitale Arbeitsabläufe ersetzen Ausdrucke. Wenn gedruckt wird, sollten doppelseitiger Druck und Schwarz-Weiß-Druck voreingestellt sein.
• Recyclingpapier einsetzen: Recyclingpapier mit Umweltzeichen spart gegenüber Frischfaserpapier bis zu 78 % Wasser und rund 68 % Energie bei der Herstellung.
• Verbrauchsmaterialien bündeln: Eine zentrale Lagerung vermeidet Doppelbestellungen und gibt einen Überblick über tatsächliche Verbräuche.

Wie richte ich mein Büro nachhaltig ein?

Eine nachhaltige Büroeinrichtung setzt auf drei Grundprinzipien: Materialien, die wenig Ressourcen verbrauchen und die Raumluft nicht belasten, Möbel, die viele Jahre genutzt und repariert werden können, und Arbeitsplätze, die körperliche Belastungen verringern. Darüber hinaus sollten Flächen so eingerichtet und genutzt werden, dass sie dem tatsächlichen Bedarf der Mitarbeiter gerecht werden.

Materialien auswählen, die Umwelt und Raumluft weniger belasten

Bei Möbeln und Ausstattungen beeinflusst die Materialwahl sowohl die Herstellungsbilanz als auch die Luftqualität am Arbeitsplatz.

• Holz mit FSC- oder PEFC-Nachweis: Damit ist klar, dass das Holz aus nachweislich verantwortungsvoller Forstwirtschaft stammt.
• Möbel mit geprüften Emissionen: Produkte mit Umweltzeichen wie dem Blauen Engel geben weniger flüchtige Stoffe an die Raumluft ab.‍
• Modulare Möbel: Einzelteile wie Tischplatten, Rollen oder Beschläge lassen sich austauschen, ohne das gesamte Möbelstück entsorgen zu müssen.

Möbel wählen, die lange genutzt werden können

Langlebige Möbel senken den Ressourcenverbrauch, weil Ersatzkäufe seltener notwendig sind.

• Stabile Konstruktionen: Robuste Tischgestelle, strapazierfähige Oberflächen und belastbare Mechaniken machen Reparaturen seltener.
• Ersatzteile: Gasfedern, Armlehnen oder Rollen sollten separat bestellbar sein.
• Refurbished-Möbel: Aufgearbeitete Möbel können gleiche Funktion bieten, aber mit deutlich geringerem Materialverbrauch.

Arbeitsplätze ergonomisch einrichten

Eine ergonomische Gestaltung verringert Rücken-, Nacken- und Schulterbeschwerden und reduziert damit häufige Ursachen für Fehlzeiten.

• Höhenverstellbare Tische: Der Wechsel zwischen Sitzen und Stehen entlastet die Wirbelsäule.
• Anpassbare Stühle: Sitzhöhe, Sitztiefe, Rückenlehne und Armlehnen sollten einstellbar sein.
• Bildschirme richtig platzieren: Die obere Bildschirmkante sollte ungefähr auf Augenhöhe liegen; Blendungen durch Fenster oder Lampen sind zu vermeiden.

Flächen entsprechend dem tatsächlichen Bedarf einrichten

In vielen Unternehmen sorgt der gestiegene Anteil an Homeoffice-Zeiten dafür, dass Teile der Büroflächen zeitweise leer stehen und die Büroauslastung sinkt. Anstatt also dauerhaft persönlich zugewiesene Arbeitsplätze vorzuhalten, entsteht hier die Chance, das Nutzungskonzept der gesamten Fläche zu überdenken.

• Arbeitsplätze teilen: Wenn Mitarbeiter nicht täglich anwesend sind, reichen weniger Schreibtische für die Einzelarbeit aus.
• Zonen festlegen: Stille Bereiche für konzentriertes Arbeiten, Zonen für Austausch und Telefonate, Pausenbereiche und weitere für Sport und Ausgleich.
• Buchungssoftware nutzen: Damit wird nachvollziehbar, wann welche Büroressourcen genutzt werden. Heizung, Klima und Belüftung sowie Reinigung und Wartung können besser gesteuert werden.

Tipp: Mit einer Buchungssoftware reservieren sich deine Angestellten einen Schreibtisch, Meetingraum oder eine Zone für den Teamtag. So erhält jeder fairen Zugriff auf alle Ressourcen.

Raumklima und Licht verbessern

• Pflanzen einsetzen: Sie dämpfen Geräusche und verbessern die subjektiv wahrgenommene Luftqualität.
• CO₂-Werte überwachen: Ein einfaches Messgerät zeigt, wann gelüftet werden sollte.
• Beleuchtung gleichmäßig gestalten: Blendfreie, tageslichtnahe Beleuchtung entlastet die Augen und vermindert Ermüdung.

Wie können Mitarbeiter ihren Arbeitsweg und Geschäftsreisen nachhaltiger gestalten?

Nachhaltige Mobilität im Arbeitskontext bedeutet unnötige Wege zu vermeiden und unvermeidbare Wege mit Verkehrsmitteln zurückzulegen, die pro Kilometer weniger Emissionen verursachen. Der größte Einfluss entsteht durch die Wahl des Verkehrsmittels und die Frage, ob ein Termin überhaupt eine Fahrt erfordert.

Arbeitswege sinnvoll gestalten

Der tägliche Arbeitsweg ist in vielen Unternehmen der größte Emissionsfaktor im Bereich Mobilität. Der Unterschied zwischen Verkehrsmitteln ist erheblich.

• Fahrrad für kurze Strecken: Bei kurzen Wegen ist das Fahrrad innerstädtisch das schnellste Verkehrsmittel. Es verursacht keine direkten Emissionen und entlastet gleichzeitig den Verkehr.
• ÖPNV einsetzen, wenn möglich: Bus und Bahn verursachen deutlich weniger Emissionen pro Kilometer als das Auto. Für viele Mitarbeiter bietet sich ein Zuschuss zum Deutschlandticket an, da es den Umstieg erleichtert.
• Mitfahrgelegenheiten bilden: Wenn mehrere Kollegen aus derselben Region kommen, reduziert ein gemeinsames Auto die Zahl der täglichen Fahrten.

Dienstwege und Termine prüfen

• Digitale Abstimmungen: Wenn ein Termin keinen unmittelbar persönlichen Austausch erfordert, reicht eine Videokonferenz.
• Mehrere Terminziele bündeln: Bei Besuchen vor Ort sollte geprüft werden, ob sich weitere Kundengespräche oder Lieferantenbesuche am selben Tag durchführen lassen.
• Strecken kritisch bewerten: Kurze Dienstwege lassen sich zu Fuß oder mit dem Rad erledigen, sofern keine Materialien transportiert werden müssen.

Angebote des Unternehmens angleichen

Einige der genannten Mobilitätsmaßnahmen wirken erst, wenn das Unternehmen passende Rahmenbedingungen bereitstellt.

• Abstellmöglichkeiten für Fahrräder: Überdachte Stellplätze und Lademöglichkeiten für E-Bikes erleichtern den Umstieg.
• Umkleiden und Aufbewahrungsmöglichkeiten für den Helm, nasse Kleidung sowie Rucksack, Schuhe und Wechselkleidung.
• Dienstfahrräder und Jobrad-Modelle: Eine Option für Beschäftigte, die kein eigenes Fahrrad nutzen möchten oder weitere Strecken fahren.

Wie lässt sich die Ernährung im Büro umweltfreundlicher gestalten?

Eine nachhaltige Ernährung im Büro entsteht durch die Auswahl der Lebensmittel, den Umgang mit Verpackungen und die Organisation der Gemeinschaftsverpflegung. Der größte Einfluss ergibt sich aus der Entscheidung, welche Mahlzeiten im Büro angeboten oder mitgebracht werden.

Vorteile einer gemeinschaftlichen Verpflegung

Eine Gemeinschaftsverpflegung über eine Kantine ermöglicht eine kostengünstige Ernährung, die jeder Einzelne für sich genommen nicht leisten kann.

Geringere Lebensmittelabfälle:

• Caterer und Kantinen können Portionsgrößen planen, weil sie Anzahlen und Essgewohnheiten kennen.
• Überproduktionen lassen sich reduzieren; Reste können weiter verteilt werden.
• Abfall entsteht nicht an vielen einzelnen Arbeitsplätzen, sondern an einem Ort, an dem er kontrolliert und verringert werden kann.

Mehr Einfluss auf die Zusammensetzung der Gerichte:

• Unternehmen können den Anteil pflanzlicher Gerichte erhöhen oder vegetarische Optionen zum Standard machen.
• Lieferanten lassen sich bewusst auswählen (regional, saisonal, zertifiziert).
• Die Qualität der Zutaten kann einheitlich festgelegt werden.

Weniger Verpackungen:

• Gemeinschaftsverpflegung vermeidet zahlreiche Einzelverpackungen, die bei mitgebrachten To-go-Gerichten typischerweise anfallen.
• Große Behälter und Mehrweg-Boxen ersetzen Einwegmaterial.
• Getränke können über Wasserspender oder Karaffen bereitgestellt werden.

Niedrigere Kosten pro Portion:

• Großgebinde sind günstiger als viele Einzelportionen.
• Pflanzliche Gerichte sind im Durchschnitt preiswerter als fleischbasierte Mahlzeiten.
• Geringere Abfallmengen senken die Entsorgungskosten.

Verbesserte Ernährung im Arbeitsalltag:

• Durchdachte Speisepläne wirken sich positiv auf eine ausgewogene Ernährung aus.
• Feste Essenszeiten und ein gemeinsamer Ort für die Mahlzeiten stärken das Gemeinschaftsgefühl und den Erholungswert der Pause.
• Mitarbeiter müssen weniger spontan einkaufen, was meist zu weniger nachhaltigen Entscheidungen führt.

Wie sieht eine nachhaltige Flächennutzung im Büro aus?

Ein wesentlicher Teil des Nachhaltigkeitsgedankens entsteht durch die Frage, wie viel Bürofläche tatsächlich benötigt wird. Jede Fläche muss geheizt, gekühlt, beleuchtet und gereinigt werden, unabhängig davon, ob sie genutzt wird oder leer steht.

In vielen Unternehmen führt die hybride Arbeit dazu, dass ein großer Teil der Schreibtische an mehreren Tagen pro Woche unbesetzt bleibt. Damit entstehen Leerstände, die direkt zu unnötigem Ressourcenverbrauch führen.

Desk Sharing reduziert die ungenutzte Fläche:

Wenn Mitarbeiter nicht täglich im Büro sind, braucht es weniger feste Einzelarbeitsplätze. Beim Desk Sharing wird die Zahl der Tische an der tatsächlichen Anwesenheit ausgerichtet. Dadurch sinkt die Menge an dauerhaft vorgehaltener, aber nicht genutzter Fläche.

Der Vorteil liegt in weniger Verbrauch pro Quadratmeter:

• weniger Heiz- und Kühllast
• weniger Strombedarf für Licht
• geringerer Reinigungsaufwand
• weniger Möbel und Geräte, die bereitgestellt werden müssen

Die Fläche, die durch den Wegfall ungenutzter Arbeitsplätze entsteht, wird umgewidmet. Du kannst daraus Räume und Zonen schaffen, die der Arbeitsweise deiner Angestellten tatsächlich gerecht werden.

• Zonen für konzentriertes Arbeiten mit akustischer Abschirmung
• Bereiche für Austausch und Teamarbeit, die frei angepasst werden können
• Telefonboxen und Rückzugsräume, die in offenen Büros häufig fehlen
• Sozial- und Pausenbereiche, die den Aufenthalt im Büro aufwerten
• Sportbereiche und Angebote für mentalen Ausgleich und Spiel

Diese Räume und Zonen lassen sich in der Booking Software PULT anlegen und buchen. Deine Mitarbeiter entscheiden selbst, welcher Ort, Raum oder Zone am besten zur tagesaktuellen Aufgabe passt.

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Wie wähle ich die beste Software für Arbeitsplatzmanagement aus?

Die beste Software für Arbeitsplatzmanagement deckt vielfältige Anforderungen ab. Welche Funktionen für dich wichtig sind, hängt von deinem genauen Vorhaben ab. Folgende Kriterien können dir bei der Auswahl helfen:

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• Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen: Wenn Schreibtische, Meetingräume oder Zonen nach Bedarf genutzt werden sollen.
• Grundrisse und Übersicht: Wenn digitale Karten oder Kalenderansichten den Überblick über verfügbare Flächen erleichtern.
• Automatisierung und Check-in: Um gebuchte, aber ungenutzte Plätze automatisch freizugeben und Anwesenheiten zuverlässig zu erfassen.
• Analysen und Auslastung: Um die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen zu messen, stark und kaum genutzte Ressourcen zu erkennen und Flächenplanung daran weiterzuentwickeln.
• Integrationen: Wenn Microsoft 365, Outlook, Google Kalender, Slack oder MS Teams in bestehende Arbeitsabläufe eingebunden werden sollen.
• Datenschutz und Hosting: Wenn Datenverarbeitung nach DSGVO erfolgen muss.‍
• Identitäts- und Zugriffssysteme: Empfehlenswert, wenn SSO, SCIM oder API-Anbindungen eine sichere und einheitliche Verwaltung der Nutzer ermöglichen sollen.

Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: Oktober 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. 

Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen.

Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern.

Die 5 besten Softwares für Arbeitsplatzmanagement 

#1 PULT

PULT ist eine Plattform aus Deutschland, die Meetingräume, Arbeitsplätze, Zonen und Parkplätze in einer einzigen Arbeitsplatzmanagement-Software verwaltet. Hinzu kommen ein Besuchermanagement, Büroauswertung mit Statistiken und besondere Features wie der automatische Check-in per WLAN-Verbindung in PULT Presence.

Die Software lässt sich in Microsoft Outlook, Microsoft 365, Google Kalender, MS Teams und Slack integrieren. Gebuchte, aber ungenutzte Räume und Plätze werden automatisch wieder freigegeben. Ergänzend bietet PULT Auswertungen zur tatsächlichen Nutzung und dem Buchungsverhalten, wodurch sich Räume, Flächen und Arbeitsplätze besser planen lassen.

• Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Digitale Buchung von Schreibtischen, Meetingräumen und Zonen mit Kalender- oder Grundrissansicht.
• Hybrid Planner: Übersichtliche Wochenplanung, in der Teams Anwesenheiten koordinieren und Bürotage gemeinsam festlegen können.
• Besucher-Management: Verwaltung von Gästen und externen Terminen, inklusive digitalem Check-in und automatischer Benachrichtigung des Gastgebers.
• PULT Presence: Automatischer Check-in über WLAN, um die tatsächliche Anwesenheit im Büro zu erfassen.
• Office Insights: Auswertungen zur Flächennutzung, Auslastung und Buchungshäufigkeit als Grundlage für die weitere Büroplanung.
• Integrationen: Verbindung mit Microsoft Teams, Outlook, Google Workspace, Slack, Personio und gängigen SSO-Systemen (Microsoft, Google, Okta).
• Sicherheit & Hosting: Entwicklung und Hosting in Deutschland, DSGVO-konforme Datenverarbeitung und ISO-27001-zertifizierte Infrastruktur. [Ist das alles korrekt?]

Preise von PULT:

Die Preise von PULT beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.

Zur Arbeitsplatzmanagement-Software PULT

#2 Flexopus

Flexopus ist eine Software für Arbeitsplatz- und Raumbuchung, die alle Kernfunktionen des Arbeitsplatzmanagements in einer Plattform vereint. Das System ist in Deutschland entwickelt und gehostet und erfüllt damit die Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit.

• Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen: Mitarbeiter reservieren über digitale Grundrisse freie Plätze, Besprechungsräume oder Stellflächen. Die Buchung erfolgt per Web-App, MS Teams oder App.
• Besuchermanagement: Gäste können vorab registriert werden, inklusive E-Mail-Einladung und QR-Code-Check-in am Empfang.
• Catering- und Ressourcenplanung: Räume lassen sich mit zusätzlichen Services wie Catering oder Ausstattung (z. B. Beamer, Technik) verknüpfen.
• Raum- und Arbeitsplatz-Displays: Flexopus bietet eigene Hardwarelösungen zur Anzeige von Buchungsstatus und Check-ins direkt vor Ort.
• Analysen & Auslastung: Dashboards zeigen Auslastung, Buchungshäufigkeit und No-Shows. Unternehmen erkennen, welche Flächen tatsächlich genutzt werden und wo Optimierungspotenzial besteht.
• Integrationen: Verbindung mit Microsoft Teams, Outlook, Google Kalender sowie eine REST-API für individuelle Anbindungen.
• Datenschutz & Hosting: Betrieb auf deutschen Servern (Hetzner, Nürnberg/Falkenstein), ISO 27001-zertifiziert. Flexopus stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Informationen zu Subprozessoren bereit.

Preise von Flexopus:
Flexopus berechnet die Preise nach Ressourcen, also der Anzahl der Arbeitsplätze, Räume usw. Die Software kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Im Starter-Plan kostet jede Ressource ab 1,59 € im Monat, im Business-Plan mit mehr Funktionen dann ab 2,99 € pro Monat.

#3 deskbird

deskbird ist ein Anbieter aus der Schweiz, der sich auf Buchungssoftware für hybride Arbeitsplätze spezialisiert hat. Neben der Raumbuchung umfasst die Plattform auch Parkplatzreservierungen und Teamplanung.

• Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen: Schreibtische, Zonen und Meetingräume können direkt über eine Kalender- oder Grundrissansicht reserviert werden. Buchungen lassen sich in Echtzeit einsehen und anpassen.
• Hybride Wochenplanung: Teams planen Anwesenheiten im Büro gemeinsam, sehen, wer an welchen Tagen vor Ort ist, und koordinieren Bürotage effizient.
• Automatische Freigabe bei No-Shows: Nicht genutzte Buchungen werden nach Ablauf einer definierten Zeit automatisch storniert, um Arbeitsplätze wieder verfügbar zu machen.
• Besuchermanagement: Gäste können vorab registriert und beim Eintreffen über digitale Check-ins verwaltet werden.
• Analysen und Auslastung: Dashboards zeigen Belegungsraten, Auslastungstrends und Buchungsverhalten. Die Daten helfen, Flächennutzung zu optimieren und den Bürobedarf zu planen.
• Integrationen: Verknüpfung mit Microsoft Teams, Outlook, Slack und Google Kalender. Die Plattform bietet zusätzlich API-, SCIM- und SAML-Schnittstellen für größere Organisationen.
• Datenschutz und Hosting: DSGVO-konform. Datenverarbeitung in der Google Cloud Region Frankfurt (Deutschland). ISO 27001-zertifiziert. Persönliche Buchungsdaten können automatisch anonymisiert werden (standardmäßig nach sechs Monaten).

Das Hosting erfolgt in europäischen Rechenzentren, unter anderem in Frankfurt am Main. deskbird ist DSGVO-konform und erfüllt auch die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG).

Preise von deskbird:

deskbird bietet eine Lizenzierung pro Nutzer. Der Einstieg liegt bei 2,80 € pro Nutzer und Monat im Paket Starter, das Business-Paket bei 3,80 € pro Nutzer und Monat, wobei sich die Preise mit steigender Nutzerzahl senken. Für größere Unternehmen sind individuelle Enterprise-Pläne verfügbar.

#4 desk.ly

desk.ly ist eine deutsche Software für Arbeitsplatzmanagement, die Unternehmen bei der Organisation ihrer Büroflächen unterstützt. Die Anwendung ist auf einfache Bedienung, Übersichtlichkeit und eine sichere Datenverarbeitung in Deutschland ausgelegt.

• Buchung von Arbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen: Nutzer reservieren Plätze und Räume über digitale Grundrisse oder Kalenderansichten. Buchungen lassen sich direkt im Browser oder per App vornehmen.
• Kiosk- und Anwesenheitsmodus: Über ein Terminal oder Tablets, Laptops und Smartphones können Mitarbeiter ihre Anwesenheit im Büro erfassen oder spontan verfügbare Plätze buchen.
• Team-Übersichten: Kollegen sehen, wer an welchen Tagen im Büro arbeitet, und können sich gezielt nebeneinander einplanen.
• Analysen und Auslastung: Dashboards zeigen, wie häufig Arbeitsplätze und Räume gebucht werden. Die Auswertungen helfen, Büroflächen effizienter zu planen und Engpässe zu vermeiden.
• Integrationen: Anbindung an Microsoft Teams, Outlook und Google Workspace. Unterstützung für Single Sign-on (SSO) und SCIM in höheren Lizenzstufen.‍
• Datenschutz und Hosting: Betrieb ausschließlich in deutschen Rechenzentren (AWS Frankfurt), ISO 27001-zertifiziert, vollständig DSGVO-konform. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) kann direkt angefordert werden.

Preise von desk.ly:
Corporate-Tarif ab 1,65 € pro Nutzer und Monat, Enterprise-Tarif ab 2,20 € pro Nutzer und Monat. Eine kostenlose Version für kleine Teams bis 15 Nutzer steht ebenfalls zur Verfügung.

#5 Yoffix

Yoffix ist eine Software für Arbeitsplatzmanagement mit Fokus auf Unternehmen, die Microsoft 365 oder Outlook als Arbeitsumgebung nutzen. Die Software unterstützt die Buchung von Ressourcen und das Management hybrider Arbeitsmodelle.

• Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen: Mitarbeiter reservieren Schreibtische, Besprechungsräume oder Stellplätze direkt über digitale Grundrisse oder Kalenderansichten.
• Ressourcen- und Besuchermanagement: Verwaltung gemeinsamer Büroressourcen wie Monitore, Technik oder Parkflächen. Besucher können registriert und über QR-Codes eingecheckt werden.
• Hybrid-Planung: Wochen- und Teamübersichten zeigen, wer im Büro arbeitet. So lassen sich Anwesenheiten koordinieren und die Bürobelegung planen.
• Analysen und Auslastung: Dashboards liefern Kennzahlen zu Buchungshäufigkeit, Belegung und Raumnutzung. Unternehmen können daraus Optimierungen für die Flächenplanung ableiten.
• Integrationen: Tiefe Einbindung in Microsoft Teams und Outlook, zusätzlich Anbindung an Slack sowie HR-Systeme wie Personio oder SAP SuccessFactors.
• Datenschutz und Hosting: Betrieb in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform und ISO 27001-zertifiziert.

Preise von Yoffix:
Ab 1,50 € pro Nutzer und Monat für die Arbeitsplatzbuchung, 10 € pro Raum und Monat für Raummanagement, 80 € pro Monat für das Besuchermanagement. Weitere Funktionen je mit Aufpreis pro Monat und/oder Ressource verfügbar.

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Wie wähle ich die beste Desk Sharing Software aus?

Die beste Desk Sharing Software bietet dir eine große Funktionsauswahl und deckt auch Anforderungen ab, die in deinem Unternehmen womöglich erst noch entstehen werden. Welche Funktionen für dich wichtig sind, hängt von deinem genauen Vorhaben ab. Folgende Kriterien können dir bei der Auswahl helfen:

• Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen: Ermöglicht die verbindliche Reservierung von Schreibtischen, Besprechungsräumen oder Zonen direkt über App oder Browser.
• Grundrisse und Übersicht: Zeigen verfügbare Arbeitsplätze visuell an und erleichtern die Orientierung im Büro.
• Automatisierung und Check-in: Nützlich, um zuvor gebuchte, aber dann ungenutzte Plätze automatisch wieder freizugeben und Anwesenheiten der Belegschaft zu erfassen.
• Kalendersynchronisation: Verknüpft Buchungen mit Outlook oder Google Calendar, sodass auch Teammitglieder im Kalender sehen, welcher Kollege zu welcher Zeit und wo vor Ort ist.
• Integrationen: Bindet Microsoft 365 inkl. MS Teams, Slack oder HR-Systeme wie Personio ein.
• Team-Übersicht: Zeigt an, welche Kollegen im Büro sind, und erleichtert die gemeinsame Planung von Präsenztagen.‍
• Analysen und Auslastung: Hilfreich, um die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen zu messen, stark und kaum genutzte Ressourcen zu erkennen und Flächenplanung daran weiterzuentwickeln.

Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: Oktober 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. 

Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen.

Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern.

Die 6 besten Desk Sharing Softwares 

#1 PULT

PULT ist eine Plattform aus Deutschland, die Arbeitsplatzbuchung sowie die Buchung von Meetingräumen, Zonen und Parkplätzen in einer einzigen Desk Sharing Software ermöglicht. Hinzu kommen ein Besuchermanagement, Büroauswertung mit Statistiken und besondere Features wie der automatische Check-in per WLAN-Verbindung in PULT Presence.

Die Software lässt sich in Microsoft Outlook, Microsoft 365, Google Kalender, MS Teams und Slack integrieren. Gebuchte, aber ungenutzte Räume und Plätze werden automatisch wieder freigegeben. Ergänzend bietet PULT Auswertungen zur tatsächlichen Nutzung und des Buchungsverhaltens, wodurch sich Räume, Flächen und Arbeitsplätze besser planen lassen.

• Desk Booking und Raumbuchung: Buchung von Schreibtischen, Meetingräumen und Zonen mit Kalender- oder Grundrissansicht.
• Digitale Bürogrundrisse: Interaktive Ansichten zeigen belegte und freie Plätze in Echtzeit.
• Integrationen: Verbindung mit Microsoft Teams, Outlook, Google Workspace, Slack, Personio und gängigen SSO-Systemen (Microsoft, Google, Okta).
• PULT Presence: Automatischer Check-in über WLAN, um die tatsächliche Anwesenheit im Büro zu erfassen.
• Teamübersicht: Zeigt an, wer an welchen Tagen im Büro ist und erleichtert die Planung gemeinsamer Präsenztage.
• Besucher-Management: Verwaltung von Gästen und externen Terminen, inklusive digitalem Check-in und automatischer Benachrichtigung des Gastgebers.
• Office Insights: Auswertungen zur Flächennutzung, Auslastung und Buchungshäufigkeit als Grundlage für die weitere Büroplanung.‍
• Sicherheit & Hosting: Entwicklung und Hosting in Deutschland, DSGVO-konforme Datenverarbeitung und ISO-27001-zertifizierte Infrastruktur.

Preise von PULT:

Die Preise von PULT beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.

Zur Desk Sharing Software PULT

#2 deskbird

deskbird ist ein Anbieter aus der Schweiz, der unter anderem Desk Booking für hybride Arbeitsplätze bietet. Neben der Buchung von Einzelarbeitsplätzen umfasst die Plattform auch Raumbuchung, Parkplatzreservierungen und Teamplanung.

• Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Buchung von Schreibtischen, Meetingräumen und Parkplätzen über Web, App oder MS Teams.
• Wochenplanung: Teams planen Anwesenheiten im Büro gemeinsam, sehen, wer an welchen Tagen vor Ort ist, und koordinieren Bürotage.
• Freigabe bei No-Shows: Nicht genutzte Buchungen werden nach Ablauf einer definierten Zeit automatisch storniert, um Arbeitsplätze wieder verfügbar zu machen.
• Besuchermanagement: Gäste können vorab registriert und beim Eintreffen über digitale Check-ins verwaltet werden.
• Auswertungen & Berichte: Übersicht über Belegungsraten, Nutzungshäufigkeit und Arbeitsplatzverfügbarkeit.
• Integrationen: Verknüpfung mit Microsoft Teams, Outlook, Slack und Google Kalender. Die Plattform bietet API-, SCIM- und SAML-Schnittstellen für größere Organisationen.
• Datenschutz und Hosting: DSGVO-konform. Datenverarbeitung in der Google Cloud Region Frankfurt (Deutschland). ISO 27001-zertifiziert. Persönliche Buchungsdaten können automatisch anonymisiert werden (standardmäßig nach sechs Monaten).

Das Hosting erfolgt in europäischen Rechenzentren, unter anderem in Frankfurt am Main. deskbird ist DSGVO-konform und erfüllt auch die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG).

Preise von deskbird:

deskbird bietet eine Lizenzierung pro Nutzer. Der Einstieg liegt bei 2,80 € pro Nutzer und Monat im Paket Starter, das Business-Paket bei 3,80 € pro Nutzer und Monat, wobei sich die Preise mit steigender Nutzerzahl senken. Für größere Unternehmen sind individuelle Enterprise-Pläne verfügbar.

#3 desk.ly

desk.ly ist eine deutsche Desk Sharing Software. Die Plattform ermöglicht eine einfache Organisation von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen und bietet darüber hinaus Funktionen für Auswertung und Administration.

• Buchung von Einzelarbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen: Nutzer reservieren Plätze und Räume über digitale Grundrisse oder Kalenderansichten. Buchungen lassen sich im Browser oder per App vornehmen.
• Digitale Bürogrundrisse: Interaktive Karten zeigen verfügbare Plätze.
• Kalenderintegration: Synchronisation mit Outlook, Google Calendar und MS Teams.
• Teamübersicht: Übersicht, wer an welchem Tag im Büro arbeitet.
• Kiosk- und Anwesenheitsmodus: Über ein Terminal oder Tablets, Laptops und Smartphones können Mitarbeiter ihre Anwesenheit im Büro erfassen oder spontan verfügbare Plätze buchen.
• Parkplatzverwaltung: Buchung und Verwaltung von Stellplätzen und Ladepunkten.
• Analysen und Auslastung: Dashboards zeigen, wie häufig Arbeitsplätze und Räume gebucht werden. Die Auswertungen helfen, Büroflächen effizienter zu planen und Engpässe zu vermeiden.
• Datenschutz und Hosting: Betrieb ausschließlich in deutschen Rechenzentren (AWS Frankfurt), ISO 27001-zertifiziert, vollständig DSGVO-konform. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) kann direkt angefordert werden.

Preise von desk.ly:
Corporate-Tarif ab 1,65 € pro Nutzer und Monat, Enterprise-Tarif ab 2,20 € pro Nutzer und Monat. Eine kostenlose Version für kleine Teams bis 15 Nutzer steht ebenfalls zur Verfügung.

#4 Flexopus

Flexopus ist eine Desk Sharing Software für Arbeitsplatz- und Raumbuchung, die die Kernfunktionen des Desk Booking in einer Plattform vereint. Das System ist in Deutschland entwickelt und gehostet und erfüllt die Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit.

• Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Reservierung von Schreibtischen, Räumen und Zonen über Web oder App.
• Digitale Grundrisse: Darstellung belegter und freier Plätze auf interaktiven Büroplänen.
• Check-in & Check-out: Anmeldung per QR-Code oder über den Arbeitsplatzmonitor, mit automatischer Freigabe bei Nichtnutzung.
• Raum- und Arbeitsplatz-Displays: Flexopus bietet eigene Hardwarelösungen zur Anzeige von Buchungsstatus und Check-ins direkt vor Ort.
• Besuchermanagement: Gäste können vorab registriert werden, inklusive E-Mail-Einladung und QR-Code-Check-in am Empfang.
• Analysen & Berichte: Übersicht zur Auslastung von Arbeitsplätzen und Räumen.
• Integrationen: Verbindung mit Microsoft Teams, Outlook, Google Kalender sowie eine REST-API für individuelle Anbindungen.‍
• Datenschutz & Hosting: Betrieb auf deutschen Servern (Hetzner, Nürnberg/Falkenstein), ISO 27001-zertifiziert. Flexopus stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Informationen zu Subprozessoren bereit.

Preise von Flexopus:
Flexopus berechnet die Preise nach Ressourcen, also Anzahl der Arbeitsplätze, Räume usw. Die Software kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Im Starter-Plan kostet jede Ressource ab 1,59 € im Monat, im Business-Plan mit mehr Funktionen dann ab 2,99 € pro Monat.

#5 Flexwhere

Flexwhere ist eine Desk Sharing Software des niederländischen Unternehmens Dutchview. Die Anwendung wird in mehreren europäischen Ländern eingesetzt und bietet Funktionen zur Buchung und Verwaltung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen.

• Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Reservierung von Schreibtischen, Besprechungsräumen und Parkflächen über Browser oder App.
• Digitale Grundrisse: Visualisierung der Büroflächen mit Darstellung belegter und freier Arbeitsplätze.
• Kollegensuche: Anzeige, welche Mitarbeiter anwesend sind und wo sie sitzen.
• Analysen & Auslastung: Auswertungen zur Nutzung von Flächen, Belegungsquoten und zeitlichen Trends.
• Integrationen: Anbindung an Microsoft 365, Outlook und Google Workspace.
• Mobile App: Zugriff auf Buchungsfunktionen über Smartphone oder Tablet.
• Mehrere Standorte: Verwaltung von Gebäuden, Etagen und Abteilungen in einer Oberfläche.
• Check-in: Anmeldung über QR-Code oder Arbeitsplatzsensoren.
• Datenschutz & Hosting: Flexwhere setzt auf Hosting in europäischen Rechenzentren. Die Datenverarbeitung erfolgt über AWS-Server innerhalb der EU. Der Anbieter ist ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert.

Preise von Flexwhere:
Flexwhere ist für Teams bis 25 Nutzer an einem Standort kostenlos. Erweiterte Funktionen sind in Standard erhältlich für 1,99 € pro Nutzer und Monat. Der volle Funktionsumfang sowie die Verwaltung von Fahrzeugen und Parkplätzen stehen für 3,68 € pro Nutzer und Monat zur Verfügung.

#6 Yoffix

Yoffix ist eine Software für Desk Sharing mit Unternehmenssitz in Berlin. Die Software bietet unter anderem die Buchung von Einzelarbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen sowie Integrationsmöglichkeiten in gängige Kalendersoftware.

• Buchung von Einzelarbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen: Reservierung von Schreibtischen und Besprechungsräumen über Browser oder App.
• Check-in & QR-Code: Anmeldung am Arbeitsplatz per Code oder NFC-Technologie.
• Kalendersynchronisation: Verbindung mit Microsoft Outlook, Google Calendar und MS Teams.
• Teamübersicht: Anzeige der anwesenden Mitarbeiter und Planung gemeinsamer Präsenztage.
• Parkplatzverwaltung: Buchung von Stellplätzen und Ladepunkten.
• Besuchermanagement: Verwaltung von Gästen mit digitalem Check-in.
• Analysen und Auslastung: Dashboards liefern Kennzahlen zu Buchungshäufigkeit, Belegung und Raumnutzung. Unternehmen können daraus Optimierungen für die Flächenplanung ableiten.
• Datenschutz und Hosting: Betrieb in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform und ISO 27001-zertifiziert.

Preise von Yoffix:

Ab 1,50 € pro Nutzer und Monat für die Arbeitsplatzbuchung, 10 € pro Raum und Monat für Raummanagement, 80 € pro Monat für das Besuchermanagement. Weitere Funktionen je mit Aufpreis pro Monat und/oder Ressource verfügbar.

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