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Besucherverwaltung

Event organisieren: Checkliste, Genehmigungen & Rechtliches 2026

Wenn du ein Event organisierst, trägst du inzwischen mehr rechtliche Verantwortung als noch vor wenigen Jahren. Neue Vorgaben zur Sicherheitsdokumentation, DSGVO-Pflichten bei Teilnehmerdaten und geänderte Haftungsregeln machen aus der Veranstaltungsplanung eine Aufgabe, bei der eine veraltete Checkliste mitunter schnell teuer werden kann.

June 13, 2026
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Event organisieren: Das Wichtigste in Kürze

  • Öffentliche Veranstaltungen ab einer bestimmten Personenzahl unterliegen in Deutschland einer Genehmigungspflicht: Je nach Bundesland und Veranstaltungsart sind Anmeldungen mindestens 12 Wochen vorab bei der zuständigen Behörde nötig
  • Veranstalter müssen ihre Sicherheitsdokumentation seit den verschärften Vorgaben 2025/2026 aktiv vorhalten: Wer im Schadensfall keine lückenlose Dokumentation vorlegen kann, trägt die Beweislast, unabhängig davon, ob ein Verschulden vorliegt
  • Die DSGVO gilt beim Event organisieren für Teilnehmerdaten und ausdrücklich auch für Eventfotos und Videoaufzeichnungen: Ohne ausdrückliche Einwilligung oder dokumentierten Ausnahmetatbestand drohen empfindliche Bußgelder.
  • Event-Management-Funktion: Mit PULT koordinieren Unternehmen Firmenevents, Raumplanung und Teilnehmerverwaltung in einem System, direkt verbunden mit Personio, HiBob, MS Teams und Slack.

Welche Genehmigungen brauche ich, bevor ich ein Event organisiere?

Sobald du eine Veranstaltung planst, greift in Deutschland ein Geflecht aus Auflagen, das je nach Bundesland, Veranstaltungsart und Personenzahl unterschiedlich ausfällt. Maßgeblich sind die Versammlungsstättenverordnung, GEMA und Vorgaben des Ordnungsamtes.

  • Ordnungsamt deiner Stadt oder Gemeinde: Erste Anlaufstelle für öffentliche Veranstaltungen. Das Ordnungsamt genehmigt das Event grundsätzlich und koordiniert bei Bedarf weitere Behörden. Geschlossene Firmenevents mit fester Gästeliste in einer dafür zugelassenen Veranstaltungsstätte brauchen hier keine separate Genehmigung
  • Straßen- und Grünflächenamt (je nach Stadt auch Tiefbauamt oder Stadtplanungsamt): Die Sondernutzungserlaubnis für Events auf Straßen, Plätzen oder in Parks beantragst du hier. Die genaue Bezeichnung der Behörde variiert je nach Gemeinde. Den richtigen Ansprechpartner findest du am schnellsten über das Stadtportal deiner Gemeinde mit der Suche nach „Sondernutzungserlaubnis Veranstaltung". Viele Kommunen bündeln diesen Antrag inzwischen im Servicekonto Deutschland
  • Gewerbeamt: Wenn du Speisen oder Getränke verkaufst, brauchst du eine temporäre Gestattung nach dem Gaststättenrecht des jeweiligen Bundeslandes. Das ist ein separater Antrag, unabhängig von der Veranstaltungsgenehmigung.

Drei weitere Punkte, die bei der Planung häufig zu spät auftauchen:

  • GEMA: Musik mit GEMA-pflichtigen Titeln, ganz gleich ob live oder vom Tonträger, meldest du vorab unter gema.de an. Die Kosten richten sich nach Veranstaltungsgröße und Fläche
  • Versammlungsstättenverordnung (VStättVO): Ab 200 Personen prüft das zuständige Bauordnungsamt, ob die Location als Versammlungsstätte genehmigt ist. Kläre das vorab mit dem Vermieter der Location, denn du als Veranstalter haftest mit, wenn die Betriebserlaubnis fehlt oder abgelaufen ist
  • Feuerwehr und Gesundheitsamt: Bei Events mit Bühnenaufbau oder Gastronomie fordert das Ordnungsamt häufig ein Brandschutzkonzept und ein Hygienekonzept an. Lass dir schriftlich bestätigen, ob das für dein Event gilt.

Für alle Anträge, für die deine Gemeinde ein Online-Portal anbietet, gilt: Das Servicekonto Deutschland bündelt viele dieser Formulare. Starte die Beantragung mindestens 12 Wochen vor dem Event.

Was hat sich durch neue Sicherheitsauflagen und die Beweislastumkehr für Events geändert?

Die DGUV 115-002 regelt Sicherheitsvorgaben bei Veranstaltungs- und Produktionstechnik und betrifft alle Events, bei denen technische Anlagen wie Bühnen, Licht- oder Tontechnik aufgebaut werden. Seit 2025/2026 erwarten Behörden und Gerichte, dass Veranstalter ihre Sicherheitsdokumentation aktiv vorhalten und nicht erst auf Nachfrage zusammenstellen.

Das bedeutet, dass Risikobeurteilung, Evakuierungsplan, Protokolle zur Einweisung von Dienstleistern und Teilnehmerlisten lückenlos dokumentiert sein müssen. Wenn du im Schadensfall keine vollständige Dokumentation vorzeigen kannst, trägst du die Beweislast selbst. Ein strukturiertes Dokumentations-Setup vor dem Event ist daher als Pflicht zu betrachten, der du nachkommen solltest.

Wie setze ich die DSGVO beim Event organisieren um?

Sobald du Teilnehmer registrierst, verarbeitest du personenbezogene Daten und brauchst dafür eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Bei Firmenevents ergibt sich diese Grundlage in der Regel aus dem berechtigten Interesse. Dafür dürfen die Daten nicht über den Event-Zweck hinaus genutzt und müssen nach spätestens 90 Tagen gelöscht werden. Die einzige Ausnahme für die Löschungsfrist sind steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.

Komplizierter wird es bei Eventfotos und Videoaufzeichnungen:

  • Portraits und erkennbare Einzelpersonen: Ohne ausdrückliche Einwilligung ist die Veröffentlichung unzulässig, auch bei scheinbar harmlosen Gruppenfotos
  • Panoramaaufnahmen großer Menschenmassen: Hier kann das berechtigte Interesse greifen, solange Einzelpersonen nicht erkennbar sind.
  • Online-Events und Aufzeichnungen: Wenn du Events oder Meetings aufzeichnest, musst du vorab informieren und eine Einwilligung einholen. Die Aufzeichnung unangekündigt zu starten ist ein DSGVO-Verstoß.

Stelle bei der Anmeldung ein Einwilligungsformular bereit, das Foto- und Videoaufnahmen explizit abfragt. Für hybride Veranstaltungen, also Formate, bei denen ein Teil der Teilnehmer remote zugeschaltet ist, gelten dieselben Regeln, ergänzt um Aufzeichnungspflichten nach Datenschutzrecht.

Event organisieren Schritt für Schritt: Die Checkliste

Welche Tools helfen beim Organisieren von Events?

Für die Organisation deines Events decken drei Tool-Kategorien die wichtigsten Planungsbereiche ab: Assistenten für Checklisten und Risikoanalyse, Online-Portale für behördliche Anträge und Office-Management-Plattformen für Raumplanung und Teilnehmerverwaltung.

  • Checklisten, KI: Nutze unsere Event-Checkliste und recherchiere mit Hilfe eines LLMs (Claude, Gemini, ChatGPT usw.) lokale und kommunale Erfordernisse bzw. Vorgaben deines Bundeslandes, da sich diese nicht in einer allgemeingültigen Liste zusammenfassen lassen.
  • Online-Genehmigungsportale: Das Servicekonto Deutschland und kommunale Antragsportale ermöglichen die Einreichung von Genehmigungsanträgen per Browser-Formular. Die Verfügbarkeit variiert jedoch je nach Bundesland.
  • Office-Management-Plattformen mit Event-Funktion: Eine direkte Verbindung von Eventplanung, Raumverwaltung und Teilnehmerverwaltung spart dir Abstimmungsrunden.

PULT bündelt für dich Raumplanung, Gästemanagement und Catering in einer Plattform. Du buchst Räume, filterst nach Kapazität und Ausstattung wie Beamer oder Whiteboard, blockierst Zonen auf dem interaktiven Büroplan für das Event und fügst Catering direkt im Buchungsvorgang hinzu. 

  • Räume, Catering, Parkplätze und Gäste-Arbeitsplätze aus einer Buchung.
  • Gäste checken am Kiosk ein, Gastgeber bekommt sofort eine Benachrichtigung in Slack oder MS Teams.
  • Gäste unterschreiben beim Empfang NDAs, Fotoerlaubnisse und erhalten den Besucherausweis sowie Datenschutzhinweise.
  • Im Notfall generiert PULT per Knopfdruck einen Emergency Export aller aktuell anwesenden Personen.
  • Der Wochenplaner zeigt vorab, wie viele Mitarbeiter am Event-Tag ohnehin im Büro sind, damit Raumplanung und Flächennutzung aufeinander abgestimmt sind.

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Büro Einblicke

Wie der intelligente Arbeitsplatz Energie, Fläche und Arbeit besser organisiert

Rund ein Viertel der deutschen Unternehmen meldet eine zu geringe Auslastung ihrer Büroflächen. Ein intelligenter Arbeitsplatz macht sichtbar, wann und wie Räume tatsächlich genutzt werden und ermöglicht es, Energie, Reinigung und Ausstattung gezielt danach auszurichten.

November 6, 2025
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Intelligenter Arbeitsplatz: Das Wichtigste in Kürze

  • Ein intelligenter Arbeitsplatz verbindet Buchungssysteme, Sensorik und Gebäudesteuerung zu einer gesamtheitlichen Büroorganisation.
  • Die Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen wird am intelligenten Arbeitsplatz messbar und bildet die Grundlage für Energie-, Reinigungs- und Flächenplanung.
  • Heizung, Kühlung und Beleuchtung am intelligenten Arbeitsplatz werden nach Bedarf und anhand der tatsächlichen Nutzung und Belegung gesteuert, was den Energieverbrauch und die Betriebskosten senkt.
  • Intelligente Arbeitsplätze verbessern die Arbeitsbedingungen, weil Mitarbeiter passende Räume für ihre jeweilige Tätigkeit finden.

Was ist ein intelligenter Arbeitsplatz?

Ein intelligenter Arbeitsplatz ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem das digitale System, die Gebäudetechnik und zunehmend künstliche Intelligenz so miteinander verbunden werden, dass Menschen ihre Arbeit besser organisieren, einfacher abstimmen und mit geringeren Ressourcen erledigen können.

  • Digitale Systeme: Kommunikations- und Informationsplattformen, interne Suchfunktionen, automatisierte Dokumentenablage oder KI-gestützte Assistenten und Agenten, die Routineaufgaben abnehmen.
  • Gebäudetechnik: Sensoren, die erfassen, welche Räume genutzt werden, Software für die Buchung von Arbeitsplätzen oder Besprechungsräumen sowie Steuerungen für Licht, Klima und Energie.
  • Verknüpfung: Die eigentliche „Intelligenz“ entsteht durch die Verbindung dieser beiden Bereiche: Wenn Arbeitsinformationen und Gebäudedaten zusammengeführt werden, lassen sich Arbeitsplätze vorausschauend planen, Räume effizient auslasten und Energie sparsam einsetzen.

Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen:

  • Digitaler Arbeitsplatz bezeichnet in erster Linie die Software-Ebene, also digitale Arbeitsmittel wie Intranet, Chat, Projektmanagement-Tools.
  • Smart Office fokussiert stärker auf das Gebäude: Sensorik, Raumsteuerung, Energieverbrauch.

Warum entwickeln Unternehmen einen intelligenten Arbeitsplatz?

Das Konzept des intelligenten Arbeitsplatzes gewinnt an Bedeutung, weil Firmen mit einer bisher unausgewogenen Büroflächennutzung, dem massiven Einzug von Künstlicher Intelligenz und strengeren Nachhaltigkeitsvorgaben umgehen müssen.

Büroflächen und Arbeitsmodelle

Laut ifo-Institut berichten 26,3 % der deutschen Unternehmen von einer zu geringen Auslastung ihrer Büroräume. Etwa 10,3 % der Unternehmen haben bereits Flächen reduziert, weitere 12,5 % planen diesen Schritt.

Parallel dazu liegt der Homeoffice-Anteil bei rund 2,2 Tagen pro Woche und die Beschäftigten wünschen laut Konstanzer Homeoffice-Studie mit knapp drei Tagen sogar noch mehr.

Technologieeinsatz und KI-Adoption

13,5 % der Unternehmen in der EU nutzen laut Eurostat mindestens eine Form von KI, bei großen Unternehmen sind es bereits 41,17 %.

Microsoft, Siemens und weitere Anbieter bringen seit Ende 2024 neue Ansätze wie Microsoft Places oder KI-gestützte Arbeitsplatz-Analysen in den Markt, die die Verknüpfung von Arbeitsorganisation und Gebäudesteuerung deutlich vereinfachen sollen.

Nachhaltigkeit und Regulierung

Durch den Smart Readiness Indicator der EU und Normen wie der EN ISO 52120-1 wird die Energieeffizienz von Bürogebäuden messbar und verpflichtender Bestandteil künftiger Berichte.

Gebäudesteuerungen der höchsten Effizienzklasse können den Energieverbrauch im Büro um bis zu 30 % senken.

Zusammengefasst entsteht für Firmen ein doppelter Handlungsdruck: Arbeitsplätze müssen an veränderte Arbeitsgewohnheiten angepasst, gleichzeitig kosteneffizient betrieben und nachhaltig dokumentiert werden. Der intelligente Arbeitsplatz adressiert genau diese drei Anforderungen.

Welche Systeme bilden den intelligenten Arbeitsplatz?

Ein intelligenter Arbeitsplatz umfasst digitale Arbeitsmittel, Systeme zur Steuerung von Räumen und Arbeitsplätzen sowie Technologien zur Messung und Optimierung der Nutzung. Das Zusammenspiel dieser Systeme macht den intelligenten Arbeitsplatz aus.

Digitale Arbeitsmittel und Assistenzsysteme am intelligenten Arbeitsplatz

  • Kommunikations- und Informationsplattformen wie Microsoft 365 und Intranets.
  • KI-Assistenten, die Informationen bündeln, Besprechungen protokollieren oder Routineaufgaben automatisieren.
  • Einheitlicher Zugriff auf Dokumente, Wissensdatenbanken und Arbeitsabläufe.

Arbeitsplatz- und Raumorganisation des intelligenten Arbeitsplatzes

  • Systeme zur Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen.
  • Dynamische Zuteilung von Arbeitsplätzen abhängig von Anwesenheit und Teamzusammenstellung.
  • Funktionen wie Anzeige von Auslastungen oder automatische No-Show-Erkennung.

Mit der Umstellung auf geteilte Arbeitsplätze, sogenannte shared desks oder flexible Arbeitsplätze, sparen Unternehmen bis zu 30 % der Bürofläche. Diese Flächen können dann zugunsten der Angestellten anderen Zwecken zugeführt werden: Projektflächen, moderne Pausenbereiche oder Ruhebereiche für stilles und konzentriertes Arbeiten.

Sensorik und Gebäudetechnik am intelligenten Arbeitsplatz

  • Belegungs- und Bewegungssensoren, WLAN-Daten oder digitale Zutrittskontrollen, die anzeigen, wie Räume tatsächlich genutzt werden.
  • Gebäudeautomation (Heizung, Licht, Klima), die den Verbrauch an die reale Belegung anpasst.
Tipp: Mit PULT Presence erfasst du die Anwesenheit deiner Mitarbeiter, ohne dass Sensoren verbaut werden müssen. Sobald sich Laptop oder Smartphone eines Kollegen mit dem Unternehmens-WLAN verbindet, wird die Anwesenheit erfasst. Das funktioniert auch mit deinem vorhandenen Unternehmens-WLAN.

Analyse und Kennzahlen der Nutzung des intelligenten Arbeitsplatzes

  • Datenplattformen, die Auslastung, Energieverbrauch und Mitarbeiterzufriedenheit auswerten.
  • Wichtige Kennzahlen: durchschnittliche Flächennutzung, m² pro Arbeitsplatz, Kosten pro Arbeitsplatz, CO₂-Emissionen pro Fläche.
Tipp: Eine Software für die Büroauswertung sollte eng mit der Buchungssoftware zusammenarbeiten oder beides in einer Plattform verbinden. Auf diese Weise erhältst du belastbare Zahlen, anhand derer du deine Büroplanung ausrichten kannst.

Sicherheit, Datenschutz und Governance des intelligenten Arbeitsplatzes

  • Systeme für Datenanonymisierung und rollenbasierten Zugriff.
  • Umsetzung rechtlicher Vorgaben (DSGVO, BDSG, EU AI Act).
  • Klare Governance-Modelle für Nutzung, Speicherung und Auswertung von Daten.

Welche Vorteile bringt ein intelligenter Arbeitsplatz?

Die Büroflächen eines intelligenten Arbeitsplatzes werden besser genutzt, also stärker den neuen Arbeitsmodellen gerecht und die Betriebskosten sinken, weil Sensorik und Buchungsdaten eine gezielte Heizung, Belüftung und Reinigung der Räume und Flächen zulassen.

Ein wichtiger Vorteil des intelligenten Arbeitsplatzes liegt in der besseren Nutzung der Büroflächen. Viele klassische Arbeitsplätze stehen regelmäßig leer, weil Teams hybrid arbeiten und nicht jeden Tag im Büro sind. Anstatt solche Plätze ungenutzt vorzuhalten, kannst du solche Plätze abbauen und den Raum für sinnvollere Angebote einsetzen:

  • Projektflächen mit rollbaren Möbeln, Medientechnik und Raumtrennern.
  • Zonen für die Zusammenarbeit im Team oder mit Kunden.
  • Ruheräume für Pausen oder stilles und konzentriertes Arbeiten.
  • Moderne Pausenbereiche mit Polstermöbeln, ausgestatteten Küchen, Kantinen-, Getränke- und Snackangeboten oder Spielbereiche zum Abschalten.

Mit Angeboten dieser Art gewährst du deinen Angestellten Zugriff auf Ressourcen, die sie tatsächlich nachfragen und die ihnen eine deutlich hochwertigere Workspace Experience ermöglichen.

Senkung der Betriebskosten am intelligenten Arbeitsplatz

Ein intelligenter Arbeitsplatz senkt die Betriebskosten vor allem, weil Sensoren und Buchungssoftware zeigen, wann Räume belegt sind und in welchem zeitlichen Umfang sie genutzt werden.

Diese Daten ermöglichen es, Heizung, Kühlung und Belüftung gezielt zu steuern, anstatt pauschal ganze Büroflächen dauerhaft zu versorgen. Auch Reinigungsdienste lassen sich bedarfsgerecht einplanen: Ein Konferenzraum, der nicht genutzt wurde, muss nicht täglich gereinigt werden.

Auf diese Weise werden Ressourcen sparsamer eingesetzt, und die laufenden Kosten sinken deutlich, ohne dass Abstriche beim Komfort der Beschäftigten entstehen.

Datenschutz am intelligenten Arbeitsplatz

Die Einführung eines intelligenten Arbeitsplatzes berührt rechtliche Vorgaben, die Firmen in Deutschland und der EU einhalten müssen. Maßgeblich sind dabei das Bundesdatenschutzgesetz (§ 26 BDSG) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

  • Zweckbindung und Datenminimierung: Daten zur Nutzung von Arbeitsplätzen oder Räumen dürfen nur für den Zweck der Arbeitsplatzorganisation oder Gebäudesteuerung verarbeitet werden. Personenbezogene Daten sind auf das notwendige Minimum zu beschränken, möglichst anonymisiert oder aggregiert.‍
  • Einwilligung und Rechtsgrundlage: Wenn personenbezogene Daten erhoben werden, ist entweder eine gesetzliche Grundlage erforderlich oder eine Einwilligung der Beschäftigten. Diese Einwilligung muss freiwillig erfolgen und darf nicht an Nachteile gekoppelt sein.‍
  • Mitbestimmungspflicht: Systeme, die Arbeitszeiten, Anwesenheiten oder Bewegungen erfassen, unterliegen in Deutschland der Mitbestimmung des Betriebsrats (§ 87 BetrVG).‍
  • Einsatz von Künstlicher Intelligenz: Seit August 2025 gelten im Rahmen des EU AI Act Pflichten für Anbieter von generativen KI-Systemen. Ab 2026 greifen Regelungen für sogenannte Hochrisiko-Anwendungen. Für Arbeitsplatzsysteme bedeutet das: Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Risikomanagement werden verpflichtend, sobald KI eine entscheidende Rolle bei Entscheidungen spielt.
Tipp: Mit PULT arbeitest du vollständig DSGVO-konform. Die Arbeitsplatzbuchung und Büroauswertung lassen keine Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter zu. Stattdessen werden die Daten statistisch zusammengeführt und zeigen dir, wie dein Büro, Räume und Zonen tatsächlich genutzt werden.

Arbeitsplatzbuchung am intelligenten Arbeitsplatz

Der intelligente Arbeitsplatz lebt davon, dass Arbeitsplätze und Räume zielgerichtet und sehr bewusst genutzt werden. Damit das gelingt, müssen Mitarbeiter wissen, welche Flächen ihnen wann zur Verfügung stehen. Eine Arbeitsplatzbuchung bildet dafür die verbindliche Grundlage.

Ein solches Buchungssystem zeigt, welche Plätze, Besprechungsräume oder Projektzonen frei sind. Beschäftigte können ihren Arbeitstag planen und sehen, wann Kolleginnen und Kollegen im Büro sind und wo diese sitzen werden.

Mit PULT erhältst du ein realistisches Bild der tatsächlichen Nutzung: Wann ist das Büro ausgelastet, welche Bereiche bleiben zeitweise leer, welche Räume und Zonen werden stark nachgefragt? Diese Daten sind die Basis dafür, um das Flächenangebot, die Reinigung und die Energie bedarfsgerecht zu steuern.

  • PULT Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Schreibtische, Besprechungsräume, Projektzonen und Parkflächen verbindlich reservieren, direkt über Desktop oder App.
  • PULT Presence: Automatische Anwesenheitserfassung über das Unternehmens-WLAN, um reale Nutzung und Buchungsdaten abzugleichen.
  • Wochenplaner: Überblick, wer wann im Büro ist, und einfache Abstimmung gemeinsamer Teamtage.
  • Office Insights: Auslastung und Anwesenheit in Echtzeit auswerten, um Reinigungszyklen, Energieverbrauch und Raumaufteilung zu steuern.

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Alternativen

Die beste Besuchermanagement-Software für dein Unternehmen

Eine moderne Besuchermanagement-Software ersetzt klassische Papierlisten am Empfang. Sie unterstützt die digitale Anmeldung, Check-in-Prozesse, den Ausweisdruck und die automatische Benachrichtigung des Gastgebers. Viele Lösungen bieten zudem Auswertungen zum Bürogeschehen sowie die Möglichkeit, Meetingräume oder Parkplätze für Besucher zu buchen.

November 3, 2025
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Wie wähle ich die beste Software für Raumbuchung aus?

Die beste Besuchermanagement-Software kann viele Funktionen bieten. Welche davon für dich entscheidend sind, hängt von deinem Anwendungsfall ab. Wenn dir bestimmte Aspekte wichtig sind, solltest du beim Vergleich darauf achten:

  • Vorregistrierung: Praktisch, wenn Gäste schon vorab erfasst werden sollen, sodass Name, Firma oder Besuchsgrund am Empfang vorliegt.
  • Check-in und Check-out: Hilfreich, wenn du den Anmeldeprozess digital beschleunigen möchtest, z. B. per Tablet, QR-Code oder Einladungslink.
  • Besucherausweise: Relevant, wenn du Ausweise mit Fotos oder Zusatzdaten benötigst.
  • Benachrichtigung des Gastgebers: Sinnvoll, wenn Verantwortliche sofort informiert werden sollen: per E-Mail, SMS oder über Collaboration-Tools.
  • Dokumente und Unterschriften: Interessant, falls NDAs oder Sicherheitsrichtlinien direkt am Check-in unterschrieben werden sollen.
  • Integrationen: Nützlich, wenn die Lösung sich mit Kalendern, Zutrittskontrollen oder Kommunikationstools verbinden soll.

Datenschutz und DSGVO: Wichtig, falls du Wert auf Datenhaltung in europäischen Rechenzentren und verschlüsselte Übertragung legst.

Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: September 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. 

Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen.

Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern.

Die 5 besten Besuchermanagement-Softwares

#1 PULT

PULT ist eine Plattform aus Deutschland, die Besuchermanagement mit Desk Booking, Raumbuchung und Büroauswertung kombiniert. Damit lässt sich der Empfang deiner Gäste digital abbilden und mit der Benachrichtigung deiner Angestellten und Buchung von Meetingräumen verbinden.

  • Check-in und Check-out direkt über ein Tablet oder iPad am Empfang
  • Automatischer Ausweisdruck mit allen relevanten Gastinformationen
  • Benachrichtigung des Gastgebers in Echtzeit über MS Teams oder Slack
  • Digitale Unterschriften für NDAs oder Dokumente direkt am Terminal
  • Kontaktverfolgung mit Audit-Trail zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
  • White-Labeling: Anpassung des Check-in-Flows an Corporate Design, inkl. Logo und Farben
  • Native iPad-App, die vollständig anpassbar ist
  • Kombination mit Desk- und Raumbuchung: Arbeitsplätze oder Besprechungsräume können für Besucher im Voraus reserviert werden
  • Insights: Berichte zum Besucheraufkommen und Übersicht, welcher Mitarbeiter Gäste empfängt, kommen demnächst hinzu

Preise von PULT:

Der Preis von PULT und das Besuchermanagement beginnt bei 99 € im Monat pro Standort. Die Desk Sharing Funktionen sowie das Buchen von Räumen und Parkplätzen beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.

Zum Besuchermanagement PULT

#2 Envoy

Envoy ist ein US-Anbieter mit einem eigenen Modul Envoy Visitors, das international im Einsatz ist und seit 2024 auch EU-Datenstandorte anbietet.

  • Check-in über iPad-Kiosk oder QR-Code
  • Automatischer Ausweisdruck mit Foto und Gastinformationen
  • Host-Benachrichtigung per E-Mail, SMS oder Push
  • Digitale Unterschriften für NDAs oder Sicherheitsrichtlinien
  • Vorabregistrierung von Gästen mit Einladungen
  • ID-Scan und Watchlist-Abgleich für sicherheitskritische Bereiche
  • Integrationen mit Slack, Teams, Google Workspace und Zutrittssystemen

Envoy bietet ein Data Processing Addendum (DPA) und erfüllt die Vorgaben der General Data Protection Regulation (GDPR). Seit Oktober 2024 können Daten in Rechenzentren innerhalb der EU verarbeitet werden. Zusätzlich werden Standardvertragsklauseln (SCC) bei Datentransfers genutzt.

Preise von Envoy:

  • Free Plan mit Basisfunktionen
  • Standard: 109 USD pro Standort und Monat (bei jährlicher Abrechnung)
  • Premium: 329 USD pro Standort und Monat (bei jährlicher Abrechnung)
  • Die Preise für Enterprise gibt es auf Nachfrage

#3 SwipedOn

SwipedOn stammt aus Neuseeland und bietet eine cloudbasierte Besuchermanagement-Software mit Vorabregistrierung der Besucher, Check-in per Tablet, Ausweisdruck und Host-Benachrichtigungen.

  • Vorabregistrierung von Gästen über Einladungen
  • Check-in und Check-out über Tablet
  • Automatischer Ausweisdruck mit Foto und Besucherdaten
  • Host-Benachrichtigung per E-Mail oder Push
  • Digitale Unterschriften für NDAs oder Vereinbarungen
  • Reporting zu Besucherzahlen und Trends
  • Mehrsprachige Benutzeroberfläche für internationale Gäste

SwipedOn weist eine eigene GDPR-Richtlinie aus. Daten werden in Rechenzentren verarbeitet, die auf AWS betrieben werden. Sitz des Unternehmens ist Neuseeland, das von der EU einen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO hat. Zusätzlich werden Standardvertragsklauseln (SCC) verwendet, wenn Daten außerhalb des EWR verarbeitet werden.

Preise von SwipedOn:

Die Preise von SwipedOn beginnen bei 29 Euro pro Standort und Monat für das Paket Standard. Mit den höheren Tarifen kommen Remote working, Management von Paketen, Priority Support und weitere hinzu. Premium kostet 69 Euro und Enterprise 99 Euro pro Standort und Monat.

#4 Lobbytrack

Lobbytrack wird in den USA entwickelt und international eingesetzt. Die Software bildet zentrale Schritte im Besuchermanagement digital ab, inklusive Vorregistrierung, Self-Check-in und Ausweisdruck.

  • Vorregistrierung und Einladungen von Gästen
  • Self-Check-in per Tablet oder QR-Code
  • Check-out für vollständige Anwesenheitslisten
  • Automatischer Ausweisdruck mit Vorlagen
  • Fotoerfassung beim Anmeldevorgang
  • Host-Benachrichtigungen, zum Beispiel per E-Mail
  • Mehrstufige Anmeldeflows
  • Besuchsprotokolle und Berichte
  • Besuchsvereinbarungen/Unterschriften (in höheren Plänen)

Lobbytrack tritt als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO auf und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Privacy Policy beschreibt den Umgang mit personenbezogenen Daten nach europäischen Vorgaben.

Preise von Lobbytrack:

Die Preise von Lobbytrack beginnen mit einer kostenlosen Version für bis zu 100 Besucher pro Monat. Das Paket Basic kostet 50 US-Dollar pro Standort und Monat, Professional 100 US-Dollar pro Standort und Monat. Die Preise für Enterprise werden auf Anfrage kalkuliert.

#5 Interflex

Interflex ist ein deutscher Anbieter für Zutritts- und Sicherheitssysteme, der auch ein eigenes Modul für Besuchermanagement bereitstellt. Die Software wird mitunter in Kombination mit Zutrittskontrollsystemen eingesetzt und eignet sich für Unternehmen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen.

  • Vorregistrierung und Einladung von Besuchern
  • Selbstregistrierung am Empfangsterminal
  • Check-in und Check-out mit automatischer Protokollierung
  • Ausgabe von Besucherausweisen mit zeitlich begrenzten Zutrittsrechten
  • Fotoerfassung und Identitätsprüfung
  • Digitale Bestätigung von Sicherheitsrichtlinien oder Unterweisungen
  • Blacklists und Begleitpflicht-Regeln für sicherheitskritische Bereiche
  • Integration in Zutrittskontrolle und Zeiterfassungssysteme

Interflex hebt die DSGVO-konforme Verwaltung personenbezogener Daten hervor. Die Software IF-6040 wird regelmäßig nach OWASP- und BSI-Standards geprüft und ist sowohl On-Premises als auch als Cloud-Service (Interflex Managed Services) verfügbar.

Preise von Interflex:

Die Preise von Interflex sind nicht öffentlich einsehbar und werden projektbasiert kalkuliert. Der Funktionsumfang richtet sich nach den eingesetzten Modulen und der gewählten Betriebsart (On-Premises oder Cloud).

Welche Features machen PULT zu einer beliebten Besuchermanagement-Software?

PULT verbindet das Besuchermanagement mit der Buchung von Meetingräumen und Arbeitsplätzen sowie der Büroauswertung. Die Funktion Insights wird demnächst veröffentlicht. Darin erhältst du Auswertungen zum Besucheraufkommen und Einblicke, welcher Mitarbeiter wo Besucher empfängt.

  • Arbeitsplätze für Gäste reservieren: Besuchern kann im Voraus ein Schreibtisch zugewiesen werden. So ist sichergestellt, dass Partner, Bewerber und andere Tagesgäste einen Platz im Büro nutzen können.
  • Meetingräume direkt mitbuchen: Gastgeber weisen Besuchern einen Termin sowie einen passenden Raum zu.
  • Catering-Optionen: Für längere Meetings, Workshops oder Veranstaltungen lassen sich Snacks, Getränke sowie ein vollständiges Catering im gleichen System buchen.
  • Echtzeit-Benachrichtigung für Gastgeber: Sobald ein Besucher eincheckt, erhält der Gastgeber automatisch eine Nachricht über Slack, Microsoft Teams oder E-Mail und kann seinen Gast sofort empfangen.

Mit PULT verwaltest du auch Einzelarbeitsplätze, Zonen und Parkplätze. Der Check-in deiner Mitarbeiter erfolgt mit PULT Presence automatisch: Sobald sich Laptop oder Smartphone deiner Angestellten mit dem Unternehmens-WLAN verbindet, wird die Anwesenheit erkannt. Somit weiß auch der Empfang, ob der Gastgeber bei Eintreffen des Gastes bereits im Haus ist.

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Büro Einblicke

Beste Software zur Büroauswertung 2026 im Vergleich

Mit dem gestiegenen Anteil an Homeoffice bleiben viele Büroflächen ungenutzt. Unternehmen achten deshalb verstärkt auf das Verhältnis von genutztem Raum zu den laufenden Kosten. Büroauswertungs-Software liefert hierzu detaillierte Daten, die eine bessere Planung und Anpassung der Flächennutzung ermöglichen.

October 31, 2025
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Wie wähle ich die beste Software zur Büroauswertung aus?

Die beste Software zur Büroauswertung kann viele Datenquellen zusammenführen und visualisieren. Welche Kriterien du heranziehst, hängt von deinen Zielen ab. Achte zum Beispiel auf:

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  • Integrationen & Datenquellen: Wichtig, wenn du Buchungs- und Kalenderdaten (z. B. Outlook, Google) einbeziehen möchtest.
  • Darstellung der Flächen: Hilfreich, falls dir digitale Grundrisse Transparenz über Belegung und freie Plätze geben sollen.
  • Mechanismen gegen ungenutzte Buchungen: Relevant, wenn du Leerstände vermeiden möchtest: z. B. durch Check-in-Funktionen oder automatische Freigaben.
  • Kennzahlen & Auswertungen: Interessant, falls du Trends, Auslastungsquoten oder No-Show-Raten für deine Planung nutzen willst.‍
  • Datenschutz & Hosting: Wichtig, wenn die Software DSGVO-konform arbeitet und Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeitende ausgeschlossen sind.
Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: September 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. 
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Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen.
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Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern.

Die 7 besten Softwares für Büroauswertung

#1 PULT

PULT ist Büroauswertungssoftware aus Deutschland, die Büroauswertung, Raumbuchung und Desk-Sharing in einer Plattform verbindet. Neben der Verwaltung von Arbeitsplätzen, Räumen und Zonen stellt PULT eine detaillierte Auswertung dieser Ressourcen bereit, die sowohl auf Buchungs- als auch auf tatsächlichen Anwesenheitsdaten basiert.

  • Auslastungsberichte für Räume, Arbeitsplätze, Zonen und ganze Etagen
  • No-Show-Quoten und automatische Freigabe nicht genutzter Buchungen
  • Trendanalyse nach Wochentagen, Uhrzeiten und Teams
  • Visualisierung im Grundriss zur schnellen Erfassung freier oder überlasteter Bereiche
  • Exporte und API für den Anschluss an BI-Systeme
  • Rollenbasierter Zugriff, um Management und HR mit passenden Reports zu versorgen

PULT ist DSGVO-konform und betreibt Server in Deutschland. Daten werden verschlüsselt gespeichert und verarbeitet. Die Software lässt keine Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Angestellter zu, was die Software datenschutzrechtlich unbedenklich macht.

Preise von PULT:

Die Preise von PULT: beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.

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Zur Büroauswertung mit PULT

#2 Robin

Robin ist eine US-amerikanische Workplace-Plattform, die neben Raumbuchung und Desk-Sharing Workplace Analytics anbietet. Im Zentrum stehen Auswertungen zur Flächennutzung und zu den Belegungszahlen der Räume und Schreibtische über mehrere Standorte.

  • Dashboards für Raum- und Arbeitsplatznutzung mit Trendanalysen
  • No-Show-Erkennung und automatische Freigabe gebuchter, aber nicht belegter Räume
  • Portfoliovergleiche zwischen Gebäuden und Standorten
  • Sensorintegration für Echtzeit-Belegungsdaten
  • Reports zu durchschnittlicher und maximaler Auslastung, Belegungsmustern und Raumgrößen-Relation

Robin stellt ein Data Processing Addendum (DPA) für Kunden aus der EU zur Verfügung und verweist in seiner Privacy Policy auf die Anforderungen der General Data Protection Regulation (GDPR). Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in den USA, betrieben durch AWS.

Preise von Robin:

Die Preise werden nicht öffentlich auf der Website gezeigt.

Tipp: Wenn du in deinem Unternehmen keine Sensoren verbauen möchtest, kannst du dennoch exakte Daten zur Anwesenheit erhalten: PULT Presence erkennt die Anwesenheit deiner Mitarbeiter, sobald sich ihr Smartphone oder Laptop mit dem Unternehmens-WLAN verbindet. Das klappt auch mit deinem vorhandenen WLAN-Netz.

#3 Eptura Engage

Eptura bündelt mehrere Softwareangebote für Arbeitsplatz- und Flächenmanagement, darunter Condeco unter anderem für die Buchung von Räumen und Archibus als Software für Büroauswertung. Die Plattform ist auf große Unternehmen und Behörden ausgelegt.

  • Reports und Dashboards zur Nutzung von Räumen, Desks, Parkplätzen und weiteren Flächen
  • Sensoranbindung für Echtzeit-Daten zu Belegung und Auslastung
  • Workflows und Genehmigungen für Nutzungsrechte und Reservierungen
  • Vergleiche zwischen Gebäuden und Standorten
  • Integration in Office 365 für Reporting und Planungsprozesse

Eptura bietet ein Data Processing Addendum (DPA), das ausdrücklich auf die General Data Protection Regulation (GDPR) Bezug nimmt. Für Datenübermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kommen Standardvertragsklauseln (SCC) zur Anwendung. Konkrete Cloud-Regionen oder Serverstandorte nennt der Anbieter öffentlich nicht.

Preise von Eptura Engage:

Eptura Engage gibt die Preise auf der Website nicht bekannt. Eine kostenlose Testversion oder Produktdemo zeigt die Website ebenfalls nicht.

#4 Spacewell

Spacewell ist ein belgischer Anbieter für Smart-Building- und Workplace-Software. Die Plattform verbindet Raumbuchung, IoT-Sensorik und Büroauswertung und richtet sich an Unternehmen, die Flächennutzung, Arbeitsumgebungen und Gebäudebetrieb einheitlich steuern wollen.

  • Auslastungsberichte für Arbeitsplätze, Räume, Zonen und ganze Standorte
  • Echtzeitdaten durch Anbindung von Sensoren (Belegung, Luftqualität, Klima)
  • Dashboards für Flächenplanung, Kosten pro Arbeitsplatz und Belegungstrends
  • Automatisierte Workflows zur Anpassung von Kapazitäten oder Services
  • Portfoliovergleiche mehrerer Gebäude oder Niederlassungen

Spacewell verarbeitet Daten ausschließlich in der Europäischen Union. Laut Anbieter bleiben sämtliche Kundendaten in EU-Rechenzentren. Die Systeme sind GDPR-konform und nach ISO 27001 zertifiziert.

Preise von Spacewell: Spacewell gibt keine öffentlich einsehbaren Preisinformationen für seine Software an.

#5 Metrikus

Metrikus ist ein britischer Anbieter, der sich auf die Verbindung von IoT-Sensorik, Nachhaltigkeitsdaten und Büroauswertung spezialisiert hat. Die Plattform sammelt Daten aus verschiedenen Quellen und stellt sie in Dashboards und Reports dar.

  • Auslastungsanalysen für Räume, Arbeitsplätze und Zonen
  • Sensorintegration für Belegung, Temperatur, CO₂ und Luftqualität
  • Dashboards mit KPIs zu Flächennutzung, Produktivität und ESG-Indikatoren
  • Berichte für Kosten pro Arbeitsplatz, Peak-Lasten und Trends
  • Integration von Nachhaltigkeitskennzahlen (z. B. Energieverbrauch, CO₂-Footprint)

Metrikus veröffentlicht eine GDPR-Policy und verpflichtet sich zu deren Einhaltung. Laut Privacy Policy können Daten auch außerhalb des EWR verarbeitet werden, dabei kommen Garantien wie Standardvertragsklauseln zum Einsatz. Konkrete Rechenzentrums-Regionen nennt der Anbieter öffentlich nicht.

Preise von Metrikus:

Die Preise werden individuell über den Vertrieb angeboten und sind auf der Website nicht einsehbar.

#6 XY Sense

XY Sense ist ein australischer Anbieter, der sich auf Echtzeit-Belegungsanalysen per Sensorik spezialisiert hat. Das System wird vor allem in großen Büros eingesetzt, um die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen zu erfassen.

  • Echtzeit-Auslastung von Arbeitsplätzen, Räumen und Zonen
  • Sensoren mit Privacy-by-Design, die nur Bewegungsmuster als X/Y-Koordinaten erfassen
  • Dashboards mit Heatmaps, Auslastungstrends und Kapazitätsanalysen
  • Benachrichtigungen bei Über- oder Unterbelegung
  • Exporte und API für Business-Intelligence-Systeme

Die Sensoren verarbeiten Daten direkt auf dem Gerät; Rohbilder oder personenbezogene Informationen verlassen den Sensor nie. In die Cloud werden ausschließlich anonymisierte Belegungsdaten übertragen. XY Sense ist GDPR- und CCPA-konform und nach ISO 27001 zertifiziert.

Preise von XY Sense:

Auch bei XY Sense muss zur Preisermittlung ein Angebot angefordert werden, da die Kosten stark vom Einsatzszenario (Größe der Fläche, Anzahl der Sensoren, gewünschte Funktionen) abhängen.

#7 Locatee

Locatee ist ein Schweizer Anbieter, der sich auf Workplace Analytics spezialisiert hat. Die Plattform nutzt vorhandene IT-Infrastrukturdaten, ergänzt durch Sensoren, und erstellt daraus Auswertungen zur Nutzung von Büroflächen.

  • Dashboards mit Kennzahlen zu Auslastung, Peak-Lasten und Flächeneffizienz
  • Portfolio-Vergleiche über Standorte, Gebäude und Etagen hinweg
  • Analyse von Teams und Abteilungen mit rollenbasierten Zugriffen
  • Trendanalyse für Arbeitsmuster und hybride Nutzung
  • Integration bestehender Systeme (z. B. WLAN, Zutrittskontrolle, Desk-Buchung)
  • API und Exporte für BI- und FM-Systeme

Locatee ist GDPR-konform. Personenbezogene Daten werden bereits auf Kundenseite anonymisiert, sodass in die Cloud ausschließlich anonymisierte Nutzungsdaten übertragen werden. Rechenzentren sind nach ISO 27001 zertifiziert.

Preise von Locatee:

Locatee wird als jährliches Abonnement angeboten, dessen Kosten sich nach Fläche (Quadratmeter bzw. Quadratfuß) richten. Konkretes ist nicht angegeben. 

Was macht PULT zu einer beliebten Software für Büroauswertung?

In der PULT Büroauswertung erhältst du Buchungsdaten und Werte für die tatsächliche Belegung von Arbeitsplätzen, Räumen, Zonen und Parkplätzen. 

Mit PULT Presence wird die tatsächliche Anwesenheit deiner Mitarbeiter erfasst, sobald sich ihr Laptop oder Smartphone mit dem Unternehmens-WLAN verbindet. Der Check-in erfolgt auf diese Weise automatisch und völlig unabhängig von Sensorik. Dein WLAN reicht dafür.

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Meeting Räume

Die beste Raumbuchungssoftware für dein Unternehmen

Software für Raumbuchungen stellt in der Regel vielfältige Funktionen bereit: Neben der Reservierung von Besprechungsräumen können je nach Anbieter auch Catering, Einzelarbeitsplätze oder Parkplätze verwaltet werden. Relevante Kriterien sind unter anderem der Umgang mit No-Shows sowie die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben (z. B. DSGVO).

October 29, 2025
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Wie wähle ich die beste Software für Raumbuchung aus?

Die beste Software für Raumbuchung deckt unterschiedliche Anforderungen ab. Welche Funktionen für dich wichtig sind, hängt von deinem genauen Vorhaben ab. Folgende Kriterien können dir bei der Auswahl helfen:

  • Buchung von Räumen und Arbeitsplätzen: Nützlich, wenn du flexibel zwischen Meetingräumen, Einzelarbeitsplätzen oder Zonen wechseln möchtest.
  • Übersichtlichkeit: Vorteilhaft, wenn digitale Grundrisse oder Kalenderansichten den Überblick erleichtern sollen.
  • Check-in & Automatisierung: Relevant, falls du No-Shows reduzieren und ungenutzte Räume automatisch freigeben lassen willst.
  • Analysen & Auslastung: Hilfreich, wenn du die tatsächliche Nutzung von Flächen nachvollziehen und die Planung darauf ausrichten möchtest.
  • Integrationen: Sinnvoll, falls du Microsoft 365, Outlook, Google Kalender oder MS Teams direkt einbinden willst.
  • Datenschutz & Hosting: Wichtig, wenn dir DSGVO-Konformität und europäische Rechenzentren am Herzen liegen.
  • Sprache & Support: Empfehlenswert, wenn deutschsprachige Oberfläche und Support den Betrieb erleichtern sollen.
Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: September 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. 

Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen.

Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern.

Die 8 besten Softwares für Raumbuchung

#1 PULT

PULT ist eine Plattform aus Deutschland, die Meetingräume, Arbeitsplätze, Zonen und Parkplätze in einer einzigen Raumbuchungssoftware verwaltet. Hinzu kommen ein Besuchermanagement, Büroauswertung mit Statistiken und besondere Features wie der automatische Check-in per WLAN-Verbindung in PULT Presence.

Die Software lässt sich in Microsoft Outlook, Microsoft 365, Google Kalender, MS Teams und Slack integrieren. Gebuchte, aber ungenutzte Räume und Plätze werden automatisch wieder freigegeben. Ergänzend bietet PULT Auswertungen zur tatsächlichen Nutzung und dem Buchungsverhalten, wodurch sich Räume, Flächen und Arbeitsplätze besser planen lassen.

  • All-in-One-Software für Räume, Arbeitsplätze, Besucher, Parkplätze und Catering
  • Interaktive Grundrisse zur einfachen Buchung
  • Integration in Outlook, 365, Google Kalender, MS Teams und Slack
  • QR- oder WLAN-Check-in, automatische Freigabe bei No-Shows
  • Analysen zur Auslastung und Flächenplanung
  • DSGVO-konformes Hosting in Deutschland [Ist das korrekt?]

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Preise von PULT:

Die Preise von PULT beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.

Zur Raumbuchungssoftware PULT

#2 Skedda

Skedda ist ein international eingesetztes System für Raum- und Arbeitsplatzbuchung mit Hauptsitz in Australien. Die Software ist cloudbasiert und darauf ausgelegt, Reservierungen übersichtlich darzustellen und durch Regeln zu steuern.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören interaktive Grundrisspläne, auf denen Arbeitsplätze oder Meetingräume direkt gebucht werden können. Administratoren können Regeln für Nutzung, Zeitfenster oder Quoten hinterlegen. Die Plattform bietet Kalendersynchronisation mit Outlook und Google, Single Sign-On über Microsoft oder Google sowie ein Modul für Besuchermanagement. Ein Statistikbereich liefert Einblicke in die Nutzung der Räume.

  • Interaktive Grundrisse für Räume und Arbeitsplätze
  • Buchungsregeln und Quoten
  • Zwei-Wege-Sync mit Outlook und Google Kalender
  • Single Sign-On (SAML, Microsoft, Google)
  • Besuchermanagement integriert
  • Analysen zur Raumauslastung
  • Mobile App für iOS und Android

In Bezug auf den Datenschutz verpflichtet sich Skedda zur DSGVO-Konformität. Gehostet wird auf Microsoft Azure, wobei EU-Regionen auswählbar sind.

‍Preise von Skedda:

Skedda wird pro Raum bzw. Ressource lizenziert, also nicht anhand der Anzahl der Nutzer. Die Preise beginnen bei 99 USD pro Monat für 15 Räume. Nutzeranzahl und Buchungen sind in allen Plänen unbegrenzt. Eine 30-tägige Testphase steht zur Verfügung.

#3 Robin

Robin ist eine US-amerikanische Workplace-Management-Plattform, die neben der Raumbuchung auch Besuchermanagement und Flächenauswertungen abdeckt. Das System richtet sich stark an größere Unternehmen, die hybride Arbeitsmodelle steuern und ihre Büroflächen planen möchten.

Zu den Funktionen gehören die Integration mit Outlook, Exchange und Google Kalender, Buchungen direkt in MS Teams oder Slack, sowie mobile Apps für iOS und Android. Die Software unterstützt No-Show-Handling: Räume, die nicht belegt werden, werden automatisch wieder freigegeben. Sensoren können zusätzlich die tatsächliche Nutzung erfassen.

  • Raumbuchung, Desk-Sharing und Besuchermanagement
  • Integration mit Outlook, Exchange, Google, MS Teams und Slack
  • Mobile Apps für iOS und Android
  • Automatisches Freigeben von nicht genutzten Räumen
  • Unterstützung für Raumdisplays und Servicebuchungen (z. B. Catering)
  • Analysen zu Nutzung, Auslastung und Flächenbedarf
  • API für individuelle Integrationen

Robin stellt ein Data Processing Addendum (DPA) für Kunden aus der EU zur Verfügung und verweist in seiner Privacy Policy auf die Anforderungen der General Data Protection Regulation (GDPR). Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in den USA, betrieben durch AWS.

Preise von Robin:

Die Preise werden nicht öffentlich auf der Website gezeigt.

#4 Eptura Engage

Eptura Engage ist eine international eingesetzte Software für Raumbuchung und Arbeitsplatzverwaltung mit Schwerpunkt auf Enterprise-Anforderungen. Neben der Software bietet der Hersteller auch eigene Displays für Besprechungsräume, die direkt mit dem System verbunden sind.

Die Software unterstützt Raumbuchung, Desk-Sharing, Parkplatz- und Spindverwaltung. Buchungen lassen sich über Outlook-Add-ins oder direkt im Web- und Mobile-Interface vornehmen. Grundrisspläne zeigen verfügbare Plätze, während Regeln und Workflows die Nutzung steuern. Ergänzend stehen Analysen und Reports zur Auslastung bereit, und Services wie Catering oder technische Ausstattung können bei Bedarf mitgebucht werden.

  • Raumbuchung, Parkplatz- und Spindverwaltung
  • Integration in Outlook / Office 365
  • Digitale Türschilder (eigene Hardware)
  • Interaktive Grundrissansicht
  • Genehmigungs-Workflows und Buchungsregeln
  • Analysen und Berichte zur Auslastung
  • Service- und Cateringbuchung

Das Hosting erfolgt in der Microsoft Azure Cloud, mit Datenresidenz in der EU. Für deutsche Kunden werden Daten in europäischen Rechenzentren verarbeitet; Auftragsverarbeitungsverträge nach DSGVO sind verfügbar.

Preise von Eptura Engage:

Eptura Engage gibt die Preise auf der Website nicht bekannt. Eine kostenlose Testversion oder Produktdemo zeigt die Website ebenfalls nicht.

#5 YaRooms

YaRooms ist ein europäischer Anbieter aus Rumänien, der eine modulare Plattform für Raum- und Arbeitsplatzbuchung entwickelt. Das System ist auf hybride Arbeitsmodelle ausgerichtet und kombiniert klassische Reservierungsfunktionen mit Nachhaltigkeits-Features wie CO₂-Tracking.

Neben der Raum- und Desk-Buchung können auch Besucher verwaltet und digitale Türschilder genutzt werden. Buchungen erfolgen über Web, Mobile App oder direkt im Outlook- und Google-Kalender. Über Berichte und Dashboards lassen sich Auslastung und Nutzungsdaten nachvollziehen.

  • Raum- und Arbeitsplatzbuchung
  • Besucher- und Empfangsmanagement
  • Digitale Türschilder (Signage)
  • Hybrid Planner für Anwesenheitstage
  • Interaktive Standortkarten und Grundrisse
  • Reporting und CO₂-Tracking
  • Outlook- und Google-Integration

YaRooms ist DSGVO-konform und nach ISO 27001 und ISO 27701 zertifiziert. Kundendaten aus Europa werden in Azure-Rechenzentren in den Niederlanden verarbeitet.

Preise von YaRooms:

Die Preise beginnen bei 99 € pro Monat im Starter-Paket und für 10 Nutzer. Größere Pakete liegen bei 399 und 899 € pro Monat. Die Abrechnung erfolgt pauschal, unabhängig von der Nutzerzahl. Das Besuchermanagement kommt mit 99 € pro Monat und Objekt hinzu.

#6 deskbird

deskbird ist ein Anbieter aus der Schweiz, der sich auf Buchungslösungen für hybride Arbeitsplätze spezialisiert hat. Neben der Raumbuchung umfasst die Plattform auch Parkplatzreservierungen und Teamplanung.

Arbeitsplätze und Räume lassen sich über die Mobile App oder den Desktop buchen. Zusätzlich stehen Funktionen wie QR-Code-Check-in und ein Teamkalender zur Verfügung, der zeigt, wann Kolleginnen und Kollegen im Büro sind. Ein Analytics-Dashboard gibt Einblick in Anwesenheit und Auslastung.

  • Raumbuchung, Desk-Sharing und Parkplatzverwaltung
  • Mobile App für iOS und Android
  • QR-Code-Check-in
  • Teamkalender mit Anwesenheitsübersicht
  • Integrationen in Outlook, MS Teams, Slack und HR-Systeme (z. B. Personio, Workday)
  • Analysen zur Büroauslastung

Das Hosting erfolgt in europäischen Rechenzentren, unter anderem in Frankfurt am Main. deskbird ist DSGVO-konform und erfüllt auch die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (nDSG).

Preise von deskbird:

deskbird bietet eine Lizenzierung pro Nutzer. Der Einstieg liegt bei 2,80 € pro Nutzer und Monat im Paket Starter, das Business-Paket bei 3,80 € pro Nutzer und Monat, wobei sich die Preise mit steigender Nutzerzahl senken. Für größere Unternehmen sind individuelle Enterprise-Pläne verfügbar.

#7 Roomzilla

Roomzilla ist eine cloudbasierte Software für Raum- und Arbeitsplatzbuchung mit Fokus auf einfache Einführung und Bedienung. Das System wird international eingesetzt und wird unter anderem in Start-ups, Coworking Spaces und Bildungseinrichtungen genutzt.

Die Plattform erlaubt die Reservierung von Räumen, Desks und Ausstattung wie Beamer oder Whiteboards. Ein besonderes Merkmal ist die Tablet-App für Türdisplays, die den aktuellen Status eines Raums anzeigt. Nutzer können über QR-Codes einchecken; bleibt ein Check-in aus, wird die Buchung automatisch storniert. Grundrisse helfen bei der Orientierung, und eine Kalender-Synchronisation mit Google und Outlook 365 ist integriert.

  • Raum- und Arbeitsplatzbuchung
  • Verwaltung von Ausstattung, zum Beispiel von Beamern
  • Tablet-App für Türdisplays
  • QR-Code-Check-in und automatische Stornierung bei No-Shows
  • Interaktive Grundrisse
  • Reporting und Exportfunktionen
  • Integration mit Google Kalender und Outlook 365

In Bezug auf Datenschutz wirbt Roomzilla mit DSGVO-Konformität, allerdings ohne öffentliche Zertifizierungen. Gehostet wird in der Cloud, konkrete Rechenzentrumsstandorte nennt der Anbieter nicht.

Preise von Roomzilla:

Roomzilla bietet ein kostenloses Paket für bis zu drei Räume oder Desks. Darüber hinaus liegt der Standardtarif bei 10 USD pro Ressource und Monat (jährliche Abrechnung). Im Business-Tarif mit erweiterten Funktionen kostet ein Raum 17 USD pro Monat, ein Desk weitere 10 USD pro Monat.

#8 Microsoft Bookings

Microsoft Bookings ist Teil der Microsoft-365-Suite und wurde ursprünglich als Terminbuchungs-Tool entwickelt. Neben klassischen Services wie Beratung oder Schulungen kann es auch für die Reservation von Räumen und Ressourcen genutzt werden.

Das System erstellt eine öffentliche Buchungsseite, über die interne und externe Nutzer Termine oder Räume reservieren können. Bestätigungen und Erinnerungen erfolgen automatisch per E-Mail. Über die direkte Integration in Outlook und Microsoft Teams erscheinen Buchungen im Kalender der Beteiligten, und Teams-Meetings lassen sich automatisch hinzufügen.

  • Termin- und Ressourcenbuchung über eine Weboberfläche
  • Automatische Bestätigungen und Erinnerungen
  • Kalender-Integration mit Outlook und Teams
  • Verwaltung von Mitarbeitenden und Ressourcen in einem zentralen Kalender
  • Mobile und Desktop-Nutzung

Die Software läuft auf der Microsoft-365-Infrastruktur und erfüllt die DSGVO-Anforderungen. Für Kunden in Deutschland werden Daten in Rechenzentren in Frankfurt am Main und Berlin gespeichert. Microsoft verfügt über zahlreiche Sicherheitszertifizierungen (ISO 27001, SOC, C5).

Preise von Microsoft Bookings:

Microsoft Bookings ist in den meisten Microsoft-365-Business- und Enterprise-Lizenzen enthalten. Schon ab dem Paket Microsoft 365 Business Basic (5,60 € pro Nutzer/Monat) ist es verfügbar. Ein eigenständiger Preis wird nicht erhoben.

Welche Features machen PULT zu einer beliebten Raumbuchungssoftware?

PULT zeigt dir alle verfügbaren Besprechungsräume für deinen gewählten Zeitraum an. Wähle anhand von Bildern, Detailbeschreibungen, Anzahl der Sitzplätze sowie weiterer Ausstattung wie vorhandener Technik oder Komfortausstattung. 

  • Mit intelligenten Filtern kannst du Besprechungsräume nach zeitlicher Verfügbarkeit, Kapazität und Ausstattung (wie Bildschirm oder Whiteboard) filtern.
  • Raumbuchungen werden direkt und automatisch mit deinem Kalender synchronisiert. Gleichzeitig werden die eingeladenen Kollegen benachrichtigt.
  • Füge der Raumbuchung Catering- und Serviceoptionen hinzu. So ist deine Veranstaltung direkt vollständig durchgeplant und du musst dich nicht gesondert darum kümmern.

Mit PULT verwaltest du auch Einzelarbeitsplätze, Zonen und Parkplätze. Der Check-in erfolgt mit PULT Presence automatisch: Sobald sich Laptop oder Smartphone deiner Angestellten mit dem Unternehmens-WLAN verbinden, wird die Anwesenheit erkannt. Andernfalls wird die Buchung automatisch wieder freigegeben und steht anderen zur Verfügung.

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