Einblicke in den Betrieb am Arbeitsplatz

Return to Office: Das Wichtigste in Kürze

• Beschäftigte in Deutschland verbringen durchschnittlich 3,6 Tage pro Woche im Büro, die Büroauslastung in den großen Städten liegt bei 72 Prozent.
• 24,5 Prozent der Beschäftigten arbeiten regelmäßig im Homeoffice, im Durchschnitt 1,6 Tage pro Woche.
• Eine Return to Office Pflicht führt laut Studien zu sinkender Zufriedenheit und wirkt negativ auf die Produktivität.
• Solltest du eine Return to Office Policy als Zwang einführen, riskierst du eine erhöhte Fluktuation, besonders bei Frauen, High-Performern und Millennials.
• Die Attraktivität des Büros ist der größte Hebel dafür, dass Angestellte freiwillig ins Büro zurückkehren, um dessen Vorzüge wahrzunehmen.

Was bedeutet „Return to Office“ (RTO)?

Return to Office (RTO) beschreibt die Rückkehr ins Büro nach Phasen mit hohem Remote- oder Homeoffice-Anteil. Der Begriff hat sich vor allem in der Zeit nach der Covid-Pandemie etabliert. Return to Office kann seitens des Arbeitgebers freiwillig oder verpflichtend organisiert sein.

Abgrenzung: Return to Office vs. Office first vs. Hybrid Work

• Homeoffice und Remote Work: Arbeit außerhalb des Büros, dauerhaft oder an bestimmten Tagen.
• Hybrid Work: Kombination aus Büro- und Heimarbeit, oft mit festen Team-Regeln (z. B. zwei bis drei Tage Präsenz, Rest Homeoffice).
• Office-first vs. Remote-first: Grundhaltung bezüglich des Arbeitsortes, entweder Büro als Hauptarbeitsort oder eben das Homeoffice.
• Return to Office Policy: verbindliche Vorgabe des Arbeitgebers, zum Beispiel mindestens drei Tage pro Woche im Büro.
• Anreizbasierter Return to Office: Angebot attraktiver Büroflächen, Teamtage, Zonen im Büro für die Zusammenarbeit im Team und Desk-Sharing, sodass die Büropräsenz als Mehrwert wahrgenommen wird.

Die Bedeutung von Return to Office

Der Return to Office Gedanke verfolgt das Ziel, die Zusammenarbeit, Zugehörigkeit, Unternehmenskultur und Innovationsfähigkeit im Büro zu stärken.

Solltest du Return to Office jedoch als Zwang ausrollen, riskierst du im gleichen Atemzug, dass Teile deiner Belegschaft unzufrieden werden oder sich neu orientieren.

Wenn du stattdessen hybride Arbeitsmodelle etablierst und dein Büro durch Desk-Sharing, Ruhezonen für stilles und konzentriertes Arbeiten, Meetingbereiche und Zonen für die Zusammenarbeit attraktiver machst, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass deine Angestellten freiwillig im Büro anwesend sind und dessen Vorteile genießen.

Aktuelle Zahlen zu Homeoffice und Büroanwesenheit für Deutschland

Die Rückkehr ins Büro hat sich letztes Jahr in Deutschland weiter verstärkt. Parallel dazu bleibt Homeoffice ein fester Bestandteil der Arbeit.

• Beschäftigte in den sieben größten Städten verbringen durchschnittlich 3,6 Tage pro Woche im Büro. Damit liegt die Präsenz wieder fast auf Vor-Corona-Niveau.
• Die Büroauslastung steigt tendenziell, zuletzt von 69 auf 72 Prozent. Vor der Pandemie waren es rund 79 Prozent.
• Die Anzahl der Angestellten, die mindestens gelegentlich im Büro arbeiten, beträgt 89 Prozent, abhängig von Standort und Branche bewegt sie sich zwischen 86 und 93 Prozent.
• Dienstag bis Donnerstag gelten als die stärksten Präsenztage. An Montagen und Freitagen wird am häufigsten von zu Hause gearbeitet.
• 24,5 Prozent der Beschäftigten arbeiten im Februar 2025 zumindest teilweise im Homeoffice. Im Durchschnitt ergibt das 1,6 Tage pro Woche.

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Wirken Return to Office Policies wirklich? 

Mehrere aktuelle Untersuchungen zeigen, dass eine erzwungene Rückkehr ins Büro die Produktivität nicht steigert. Stattdessen sinkt die Zufriedenheit und die Bindung an den Arbeitgeber wird schwächer.

• Eine Studie der Universität Pittsburgh hat über 100 börsennotierte Firmen analysiert, die eine verpflichtende Rückkehr ins Büro eingeführt haben. Ergebnis: Keine messbaren Leistungsgewinne, aber ein Rückgang der Mitarbeiterzufriedenheit.
• Eine weitere Untersuchung auf Basis von über drei Millionen LinkedIn-Profilen zeigt, dass nach der Einführung von Return to Office Policies die Fluktuation deutlich steigt. Besonders betroffen sind Frauen, High-Performer und jüngere Generationen.
• Parallel dazu verlängert sich die Time-to-Hire (Zeit, bis eine Stelle besetzt wird). Die Quote erfolgreicher Einstellungen sinkt.
• Studien aus den USA und Europa bestätigen: Die Motivation, freiwillig ins Büro zu kommen, hängt stark mit der Gestaltung des Arbeitsplatzes und mit klarer Kommunikation zusammen, nicht jedoch mit Zwang.

Solltest du eine verpflichtende Return to Office Policy einführen wollen, kannst du nicht erwarten, dass die Leistung steigt. Im Gegenteil: Du riskierst, dass wertvolle Teile deiner Belegschaft unzufrieden werden und/oder gehen.

Wenn du möchtest, dass Mitarbeiter öfter und gern ins Büro kommen, erreichst du das durch einen attraktiven Arbeitsplatz, der deine Mitarbeiter mit Angeboten lockt, die das Homeoffice nicht leisten kann.

Wie bekomme ich Mitarbeiter freiwillig zurück ins Office?

Der Return to Office Gedanke funktioniert am besten durch eine attraktive Gestaltung der Arbeitsbedingungen im Büro. Je höher die Aufenthaltsqualität, desto stärker der Anreiz, regelmäßig zurückzukommen. Dein Büro sollte Vorteile bieten, die deine Angestellten im Homeoffice nicht erleben.

1. Raumkonzepte und Zonierung

• Multispace-Prinzip: Plane unterschiedlich ausgestaltete Zonen für konzentriertes Arbeiten, Zusammenarbeit, Austausch und Erholung.
• Rückzugszonen: Akustisch abgeschirmte Arbeitsplätze mit Stellwänden, textilen Oberflächen und Pflanzen senken den Lärmpegel. In einem auf diese Weise beruhigten Büro können sich Menschen nachweislich besser und länger konzentrieren.
• Teamzonen: Rollbare Möbel machen die Büroflächen und dafür eingerichtete Zonen wandelbar. Tische, Sitzgelegenheiten, Whiteboards und Trennwände lassen sich je nach Bedarf zusammenschieben, sodass diese Möbel zur jeweiligen Projektarbeit passen.
• Telefonboxen und kleine Meetingräume: Diese Räume entlasten Großraumbüros akustisch und verhindern, dass Telefonate oder Videokonferenzen den Rest des Teams stören.

2. Akustik und Ruhe

Schallabsorber, Deckensegel und Stellwände reduzieren den Nachhall und Hintergrundgeräusche.

Begrünung mit Pflanzen oder begrünte Trennwände verbessern die Akustik, das Raumklima und die Atmosphäre.

Zonen für stilles Arbeiten solltest du klar getrennt halten von Bereichen für Austausch und Teamarbeit. Durch diese klare Zonierung fällt es auch deinen Angestellten leicht, für das jeweilige Vorhaben den richtigen Bereich aufzusuchen.

Tipp: In PULT kannst du das Büro in Zonen unterteilen und den jeweiligen Zweck festlegen.

3. Licht und Klima

Natürliches Tageslicht ist ein wichtiger Faktor für das persönliche Wohlbefinden der Menschen. Positioniere daher Arbeitsplätze nahe an Fenstern und nutze Glaswände, wenn Raumtrenner nötig sind, um das Licht tief in die Fläche zu ziehen.

Die künstliche Beleuchtung muss in Deutschland mindestens 500 Lux am Arbeitsplatz erreichen und dimmbar sein. Leuchten mit neutralweißem Spektrum, also von 4.000 bis 5.000 Kelvin, wirken positiv auf die Wachheit und die Konzentration.

Bedenke auch das Raumklima: Moderne Lüftungsanlagen, CO₂-Monitoring und eine Temperatur zwischen 21 und 23 Grad Celsius schaffen bessere Arbeitsbedingungen.

4. Entspannung und Pause

Lounges mit Sofas und Sesseln bieten deinen Angestellten körperliche Entspannung während des Arbeitsalltags. Sie sind eine gern gesehene und genutzte Alternative zum Bürostuhl, zumindest zeitweise, in Calls oder Pausen. Mit bereitgestellten Laptopständern können deine Mitarbeiter aber auch in den Sesseln konzentriert weiterarbeiten.

Eine gut ausgestattete Küche mit Kühlschrank, Mikrowellengerät, Wasserkocher, Kaffee, Tee und Wasserstationen wertet das Büro und die Pausenzeiten auf. 

Snacks und Getränke sowie ein Kantinenangebot erhöhen die Aufenthaltsqualität und bieten einen Vorteil gegenüber dem Homeoffice, wo sich deine Angestellten um jede Mahlzeit selbst kümmern müssen.

Tipp: Der Obstkorb als angeblicher Benefit in Stellenausschreibungen ist längst zum negativ belegten Internet-Meme geworden.

Hingegen sind hochwertig und gemütlich ausgestattete Pausenbereiche, ein ständig verfügbares Getränke- und Snackangebot oder gar eine Kantine ein echter Wert. Diese Vorteile lassen sich gegenüber Bewerbern gut kommunizieren.

5. Technik für den Wechsel zwischen Homeoffice und Büro

Wenn du möchtest, dass Mitarbeiter dein Büro gern nutzen, dann solltest du es technisch so ausstatten, dass der Wechsel zwischen Homeoffice, Büro sowie Zonen und Besprechungsräumen problemlos funktioniert. Das sorgt auch dafür, dass deine Mitarbeiter sehr einfach zwischen den verschiedenen Zonen wechseln können.

• Stauraum für persönliche Gegenstände: Spinde oder Schließfächer sind praktisch und komfortabel, wenn viele Mitarbeiter häufig zwischen Büro und Homeoffice wechseln. Darin lassen sich Jacken, Rucksäcke oder Fahrradhelme sicher verstauen.
• In abschließbaren Fächern können persönliche Arbeitsutensilien wie Maus, Tastatur, Headset oder Noise-Cancelling-Kopfhörer gelagert werden. So müssen diese Dinge nicht jedes Mal transportiert werden.
• Jeder Arbeitsplatz sollte mit Dockingstationen oder Monitoradaptern ausgestattet sein. Deine Angestellten können dann sehr leicht ihren Laptop mit den vorhandenen Monitoren verbinden und haben sofort ein großes Setup.
• Meetingräume: Statte deine Besprechungsräume mit hochwertiger Konferenztechnik (Mikrofone, Kameras, große Displays) aus. Achte darauf, dass alle Teilnehmer – ob im Raum oder remote – gleichwertig eingebunden werden.
• Sensorik und Monitoring: Mit Sensoren für Raumbelegung, Luftqualität und Temperatur gewinnst du wertvolle Daten. Du erkennst, wann Räume stark genutzt werden, ob die Luftqualität nachlässt oder ob die Temperatur angepasst werden muss. Diese Daten helfen dir bei der fortlaufenden Optimierung von Flächen, da du den tatsächlichen Bedarf ablesen und danach handeln kannst.‍
• Desk Booking Software: Mit einer Buchungs-App können Mitarbeiter im Voraus Arbeitsplätze, Zonen und Besprechungsräume reservieren. Auf diese Weise stellst du sicher, dass deine Angestellten einen fair verteilten Zugriff auf die angebotenen räumlichen Ressourcen haben.

Return to Office mit Desk Booking erleichtern

Return to Office gelingt am besten, wenn Büroflächen so genutzt werden, dass sie echte Vorteile gegenüber der Arbeit im Homeoffice bieten. Durch Desk Sharing lassen sich bis zu 30 % der Bürofläche sparen, die vorher von fest zugewiesenen Einzelarbeitsplätzen belegt wurde.

Diese Fläche kannst du in Zonen für Zusammenarbeit, Projektarbeit und Pausen umwandeln. Erhebungen zeigen, dass gerade diese Bereiche stärker nachgefragt sind als klassische Einzelarbeitsplätze. So entsteht ein Büro, das attraktiv ist, Abwechslung bietet und die Anwesenheit lohnenswert macht.

Damit das im Arbeitsalltag funktioniert, brauchst du eine Plattform, die die Platzvergabe und Buchung einfach macht. Mit der Platzbuchung in PULT stellen deine Angestellten sicher, dass der Raum, die Zone oder der Schreibtisch zum richtigen Zeitpunkt frei und verfügbar ist.

• Arbeitsplatzbuchung: Schreibtische per Klick reservieren, integriert in Slack und MS Teams.
• Raumbuchung: Besprechungsräume ohne Konflikte nutzen, inklusive Ausstattung wie Whiteboards, Displays und Catering.
• Wochenplaner: Überblick, wer wann im Büro ist. So legst du Teamtage sinnvoll fest.
• Büroauswertung: Daten zur Auslastung, um die Büroauslastung auszulesen.
• Parkplätze & Besuchermanagement: Stellplätze einfach reservieren und Gäste empfangen.

Tipp: Hier findest du mehr zur Büroauswertung in PULT und hier zur Raumbuchung.

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Workplace Experience: Das Wichtigste in Kürze

• Workplace Experience beschreibt das Gesamterlebnis, das Mitarbeiter in ihrer Arbeitsumgebung haben: bestehend aus Räumen, Technik, Services und Kultur.
• Eine gute Workplace Experience entsteht, wenn Angestellte eine positive Kultur erleben und Büroflächen, digitale Systeme und organisatorische Abläufe gut ineinandergreifen.
• Hybrides Arbeiten verändert die Anforderungen an den Arbeitsplatz: Weniger feste Schreibtische, mehr Zonen für Teamarbeit, Ruhe und Pausen.
• Die Qualität der Workplace Experience lässt sich durch Mitarbeiterfeedback, Auslastungsdaten, Anwesenheitsmessungen und externe Bewertungen erfassen.
• Mit PULT kannst du Workplace Experience sichtbar machen, Trends bei der Nutzung erkennen und dein Büro gezielt verbessern.

Was bedeutet „Workplace Experience“?

Workplace Experience beschreibt das Gesamterlebnis von Mitarbeitern an ihrem Arbeitsplatz und der zugehörigen Umgebung. Dazu gehören drei eng miteinander verbundene Bereiche: die Räume, in denen sie arbeiten, die Technik, die sie nutzen, und die Kultur, die sie vorfinden und mitprägen.

Warum ist die Workplace Experience wichtig?

Eine positive und gesteuerte Workplace Experience ist wichtig, weil der Wechsel zwischen Homeoffice und Büro (hybrides Arbeiten), der Wettbewerb um Fachkräfte und steigende Erwartungen an den Arbeitsplatz neue Anforderungen schaffen.

Du musst deine Räume, die eingesetzte Technik und die Organisation so gestalten, dass sie mit den neuen Arbeitsformen Schritt halten. Nur so bleibt dein Büro ein Ort, den Menschen gerne nutzen und an dem sie produktiv arbeiten können.

Hybrides Arbeiten verändert die Büroflächen

Weil viele Mitarbeiter regelmäßig im Homeoffice arbeiten, stehen fest zugewiesene Schreibtische häufiger leer. Parallel dazu wünschen sich Mitarbeiter Räume für Austausch, Projektarbeit oder ruhige Zonen zum konzentrierten Arbeiten.

Um diese Vielfalt im Büro anbieten zu können, musst du Flächen umwidmen. Eine reduzierte Anzahl von Einzelarbeitsplätzen schafft Raum für Zonen, die tatsächlich gebraucht und gewünscht werden.

Damit die verbleibenden Schreibtische fair verteilt und genutzt werden können, brauchst du ein Buchungssystem, mit dem Mitarbeiter Arbeitsplätze und Räume im Voraus reservieren können.

Tipp: Die Arbeitsplatzbuchung in PULT ermöglicht deinen Angestellten, fair auf alle Arbeitsplätze, Räume, Zonen und Parkflächen zuzugreifen und diese verbindlich buchen zu können.

Der Arbeitsplatz entscheidet über die Arbeitgeberattraktivität

Im Wettbewerb um Fachkräfte spielt die Gestaltung des Arbeitsplatzes eine wichtige Rolle. Bewerber achten darauf, ob ein Büro moderne Zonen für Teamarbeit, Rückzugsmöglichkeiten, eine gute technische Ausstattung und Services bietet, die den Arbeitsalltag angenehm gestalten und sich sowohl von ihrer ehemaligen Firma als auch vom Homeoffice unterscheiden.

Wenn deine Büroflächen ein Angebot schaffen, das denen von Wettbewerbern und der Arbeit zu Hause überlegen ist, erhöhst du deine Chancen, neue Mitarbeiter zu gewinnen und bestehende zu halten.

Abläufe für die Arbeitsfähigkeit

Jede Unterbrechung im Büroalltag wirkt sich spürbar auf deine Angestellten aus. Solche Unterbrechungen können sein:

• Ein technisch gestörter Videocall mit einem Kunden
• Doppelt belegte Meetingräume
• Zu laute Großraumbüros ohne akustische Dämpfer 
• Fehlende Möglichkeiten zur körperlichen Entspannung 

Störungen dieser Art summieren sich und wirken sich negativ auf die Konzentrationsfähigkeit deiner Angestellten aus. Mit einer durchdachten Workplace Experience hingegen stellst du sicher, dass Räume und Technik zuverlässig funktionieren und der persönliche Workflow nicht unnötig ins Stocken gerät.

Die Workplace Experience stärkt die Bindung

Ein Büro, das abwechslungsreiche Arbeitsmöglichkeiten bietet, wirkt unmittelbar auf die Zufriedenheit. Wenn Mitarbeiter spüren, dass ihre Bedürfnisse nach Ruhe, Austausch und Komfort berücksichtigt werden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie im Unternehmen bleiben. Eine positive Workplace Experience trägt so direkt zur Senkung der Fluktuation bei.

Was beeinflusst die Workplace Experience?

Workplace Experience umfasst drei Bereiche: Räume, Technik und Kultur. Erst wenn du alle drei zusammen betrachtest, entsteht ein Arbeitsumfeld, das den Alltag wirklich verbessert.

Räume und Flächenaufteilung für eine positive Workplace Experience

Weil viele Mitarbeiter regelmäßig von zu Hause arbeiten, können Einzelarbeitsplätze reduziert werden. Wandle einen Teil dieser Flächen in Bereiche um, die stärker nachgefragt sind: Zonen für Projektarbeit, Besprechungen, ruhiges Arbeiten oder auch Pausen.

Studien zeigen, dass gerade diese Raumvielfalt bedeutend dafür ist, ob Menschen gerne ins Büro kommen. Der Kerngedanke ist, deinen Mitarbeitern mit der Raumaufteilung und -ausstattung Vorteile anzubieten, die sie zu Hause nicht haben. 

Mit einem Buchungssystem stellst du sicher, dass die verbliebenen Arbeitsplätze, Räume und Zonen planbar verfügbar sind.

Technik für eine gute Workplace Experience

Die digitale Ausstattung ist ein fester Bestandteil der Workplace Experience. Hardware und Software sollten deinem Team ein möglichst freies Arbeiten ermöglichen und niemals zum Flaschenhals der Produktivität werden.

Dazu gehören ein leistungsfähiges WLAN, Videokonferenzsysteme, große und teils mehrere Monitore pro Arbeitsplatz, Dockingstationen bzw. Monitoradapter für Laptops und Software für Kommunikation und Planung.

Ebenso wichtig sind Sensoren und Software, die Auslastung, Luftqualität oder Temperatur messbar und sichtbar machen. Wenn du diese Technik konsequent einsetzt, stellst du sicher, dass Mitarbeiter Arbeitsplätze und Räume ohne Störungen und in hoher Qualität nutzen können.

Kultur und Services entlang der Workplace Experience

Workplace Experience bedeutet auch, wie sich die Arbeit im Büro anfühlt. Dazu zählt die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, die Gestaltung von Regeln und Abläufen, aber auch Angebote wie Teamevents.

Diese Elemente wirken darauf, ob dein Büro ein Ort ist, an dem Menschen gerne Zeit verbringen. Sie ergänzen Räume und Technik um die soziale und organisatorische Dimension.

Tipp: Ein aktives Desk Sharing Konzept kann in dieser Hinsicht positiv auf die Workplace Experience wirken. Unter Desk Sharing werden Abteilungsgrenzen aufgeweicht. Kollegen sitzen nebeneinander, die sonst nichts miteinander zu tun hätten. So entstehen Gespräche und ein unternehmensweiter Austausch. 

Wie kann ich eine gute Workplace Experience bieten?

Eine gute Workplace Experience entsteht durch eine bewusste Planung und die schrittweise Umsetzung in deinem Unternehmen.

1. Ausgangslage erheben: Starte mit einer Bestandsaufnahme zu den vorhandenen Flächen und deren Nutzung, zur vorhandenen Technik und dem Mobiliar sowie zu den Erwartungen der Mitarbeiter an das Unternehmen. Nutze dafür Belegungsdaten, Feedback-Umfragen und Gespräche.
2. Verantwortlichkeiten klären: Die Workplace Experience betrifft mehrere Bereiche: IT, HR und Facility Management. Lege fest, wer welche Aufgaben übernimmt und wie ihr Entscheidungen gemeinsam trefft.
3. Büroflächen anpassen: Reduziere ungenutzte Einzelarbeitsplätze und nutze die Fläche für Zonen, die tatsächlich nachgefragt sind: Teamräume, Ruhezonen, Pausenbereiche. Ergänze ein Buchungssystem, damit Arbeitsplätze und Räume jederzeit fair verteilt werden.
4. Technik prüfen: Sorge für stabile Konferenzsysteme, Dockingstationen an Arbeitsplätzen und Software, die die Abläufe erleichtert.
5. Services und Kultur einbinden: Snacks & Getränke, Kantinenangebot, Aufenthaltsbereiche, Sportangebote, Mitarbeiter-Events, gemeinsame Workations, Workshops, Weiterbildungen zur privaten finanziellen Absicherung oder gesunden Lebensweise, Aufstiegsmöglichkeiten, psychologische Gespräche, Jobräder usw.
6. Rückmeldungen einholen: Frage regelmäßig nach, wie die Workplace Experience wahrgenommen wird. Nutze kurze Umfragen bzw. digitale Feedback-Tools.
7. Kontinuierlich verbessern: Die Arbeit an der Workplace Experience ist nie abgeschlossen. Die Bedürfnisse ändern sich, Technik entwickelt sich weiter. Plane deshalb regelmäßige Anpassungen und überprüfe, ob und welche Maßnahmen greifen.

Tipp: In PULT kannst du die Büroauslastung messen, die Büroflächen schrittweise umplanen und optimieren sowie unkompliziert Umfragen unter den Mitarbeitern durchführen.

Wie messe ich die Qualität der Workplace Experience?

Die Qualität der Workplace Experience misst du, indem du mehrere Informationsquellen kombinierst. Dazu gehören Rückmeldungen deiner Mitarbeiter, objektive Daten zur Nutzung, die Funktionsfähigkeit deiner Systeme und externe Bewertungen.

Wahrnehmung der Mitarbeiter zur Workplace Experience

• Umfragen: Kurze Befragungen im Monats- oder Quartalsrhythmus geben dir ein aktuelles Stimmungsbild.
• In-Office-NPS: Eine einfache Skala („Wie wahrscheinlich würdest du das Büro als Arbeitsplatz weiterempfehlen?“) liefert dir einen vergleichbaren Wert, den du regelmäßig verfolgen kannst.
• Feedback- und Jahresgespräche: In persönlichen Gesprächen erhältst du tiefergehende Einblicke, die in standardisierten Umfragen eher nicht sichtbar werden.

Objektive Nutzungsdaten

• Auslastung von Flächen: Mit Buchungssystemen oder Sensorik erkennst du, ob Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder Ruhezonen in dem Maß genutzt werden, wie du es geplant hast.
• Präsenzquoten: Sie zeigen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten dein Büro besonders stark genutzt wird.
• Verweildauer: Gibt Hinweise, ob Mitarbeiter das Büro nur für einzelne Termine nutzen oder längere Arbeitsphasen dort verbringen.

Tipp: Mit PULT Presence wird die Büroanwesenheit der Mitarbeiter automatisch erfasst, sobald sich ihr Laptop oder Smartphone mit deinem Unternehmens-WLAN verbindet. Im Gegensatz zu schlichten Buchungsdaten erhältst du somit echte Werte zur Anwesenheit.

Technische Funktionsfähigkeit

• Stabilität von Systemen: Ausfallraten bei Videokonferenzen, WLAN oder Software.
• Bearbeitungszeiten von Tickets: Wie schnell Probleme behoben werden.

Externe Bewertungen und Signale

• Bewertungsplattformen wie Kununu oder Glassdoor: Kommentare und Bewertungen zeigen dir, wie das Arbeitsumfeld von (ehemaligen) Angestellten wahrgenommen wird, mit Blick auf Faktoren wie Arbeitsplatzgestaltung, Ausstattung oder Atmosphäre.
• Fluktuations- und Bewerbungsraten: Eine steigende Kündigungsquote oder sinkende Bewerberzahlen sind ebenfalls Signale dafür, dass die Workplace Experience nicht im Gleichgewicht ist.

Daten im Zusammenhang auswerten

Die größte Aussagekraft zur Qualität der Workplace Experience entsteht, wenn du die verschiedenen Quellen zusammenführst. Wenn interne Umfragen eine Unzufriedenheit mit der Raumverfügbarkeit zeigen, die Belegungsdaten gleichzeitig hohe Auslastung belegen und auf Bewertungsplattformen Kritik an der Bürogestaltung auftaucht, weißt du, dass Handlungsbedarf besteht.

Genauso kannst du prüfen, ob neue Maßnahmen wie zusätzliche Teamzonen oder verbesserte Technik sich in Feedback, Daten und Bewertungen positiv widerspiegeln.

Workplace Experience mit PULT messen und verbessern

Eine positive Workplace Experience entsteht für deine Angestellten durch das Zusammenspiel vieler Faktoren: Räume und Zonen, die verschiedene Arbeitsweisen ermöglichen. Technik, die zuverlässig funktioniert. Angebote und Services wie Gastronomie oder Aufenthaltsbereiche, die den Arbeitsalltag bereichern und die Annehmlichkeiten des Homeoffice überbieten. Und eine Kultur, die dafür sorgt, dass sich Menschen im Büro wohlfühlen. All diese Elemente greifen ineinander und bestimmen, wie der Arbeitsplatz erlebt wird.

Damit du diese Erfahrung nicht nur nach Bauchgefühl bewertest, sondern gezielt steuern kannst, brauchst du belastbare Daten, wie du sie in PULT erhältst:

• Office Insights: In PULT siehst du in Echtzeit, wie stark deine Büroflächen genutzt werden. Auf dieser Basis kannst du die Raumaufteilung schrittweise anpassen, Flächen neu zuordnen und über Umfragen direktes Feedback der Mitarbeiter einholen.
• PULT Presence: Neben den Buchungsdaten erhältst du mit Presence echte Anwesenheitswerte. Sobald sich Laptops oder Smartphones mit dem Unternehmens-WLAN verbinden, wird die Büroanwesenheit automatisch erfasst. So gewinnst du ein realistisches Bild, wie viele Mitarbeiter tatsächlich im Büro sind, unabhängig davon, ob sie zuvor eine Buchung vorgenommen haben.
• Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Deine Mitarbeiter können Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Zonen und Parkflächen zuverlässig reservieren. Auf diese Weise stellst du sicher, dass alle fair auf die vorhandenen Ressourcen zugreifen können und niemand vor belegten Plätzen steht.
• Desk Sharing aktiv gestalten: Abteilungsgrenzen werden durchlässiger, Kollegen aus verschiedenen Bereichen sitzen nebeneinander, und es entsteht Austausch, der im Alltag sonst nicht zustande käme.

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Arbeitsplatz-Sharing – Das Wichtigste in Kürz

• Arbeitsplatz-Sharing reduziert feste Einzelplätze und nutzt Büroflächen bedarfsorientiert für Fokus-, Team- und Meetingzonen.
• Das Teilen der Schreibtische senkt Betriebs- und Ausstattungskosten, skaliert mit Wachstum und fördert abteilungsübergreifenden Austausch.
• Erfolgsfaktoren von Desk Sharing sind standardisierte Ausstattung, verbindliche Buchungen mit No-Show-Regeln, Clean-Desk und ein 5–10 % Kapazitätspuffer auf Basis gemessener Auslastung.
• Die Umstellung auf flexible Modelle ist durch das Direktionsrecht (§ 106 GewO) gedeckt, erfordert Beteiligung des Betriebsrats sowie die Einhaltung von Arbeitsschutz, Ergonomie und DSGVO.

Was ist Arbeitsplatz-Sharing?

Unter Arbeitsplatz-Sharing, übergeordnet als Desk Sharing bezeichnet, versteht man die Nutzung derselben Büroarbeitsplätze durch mehrere Personen. Ein Arbeitsplatz ist dabei nicht mehr dauerhaft einer einzelnen Person zugeordnet, sondern wird nach Bedarf von wechselnden Mitarbeitern belegt.

Das Ziel des Arbeitsplatz-Sharing ist es, die Fläche für Einzelarbeitsplätze zu reduzieren. Da durch den mitunter hohen Homeoffice-Anteil viele Arbeitsplätze täglich ungenutzt sind, liegt es für Arbeitgeber nah, diese Plätze nicht mehr ungenutzt vorzuhalten, sondern das Angebot an Schreibtischen zu reduzieren. Die somit freigewordenen Flächen lassen sich dann anderen Zwecken zuführen.

• Sharing-Arbeitsplätze sind neutral gestaltet und nicht individuell eingerichtet.
• Mitarbeiter wählen oder buchen Arbeitsplätze abhängig von Bedarf und Präsenzzeit.
• Ordnung, Sauberkeit und Datenschutz werden über gemeinsame Regeln gesichert.

Abgrenzung von Arbeitsplatz-Sharing zu anderen Begriffen:

• Desk Sharing ist das übergeordnete Konzept; wird mit Arbeitsplatz-Sharing jedoch auch synonym verwendet
• Hot Desking: Das Pendant zu Desk Sharing im Sprachraum USA und UK
• Coworking: Nutzung von Arbeitsflächen als Dienstleistung durch unterschiedliche Unternehmen oder Selbstständige

Was sind die Vorteile von Arbeitsplatz-Sharing?

Das Arbeitsplatz-Sharing ermöglicht es, die Büroflächen wieder zweckmäßiger zu nutzen und Raum für neue Arbeitsweisen zu schaffen. Die zurückgewonnenen Flächen kannst du deinem Team zugutekommen lassen, in Form von modernen Pausenbereichen, Flächen für die gemeinsame Projektarbeit, Meetingräumen oder Telefonboxen. 

• Wenig genutzte Fläche wieder sinnvoll einsetzen: Wenn deine Angestellten nicht mehr täglich ins Büro kommen, bleiben viele Schreibtische leer. Mit Arbeitsplatz-Sharing kannst du diese Flächen anderweitig nutzen, etwa für Rückzugsräume, Projektarbeit oder Treffpunkte für kurze Besprechungen.
• Ausrichtung des Büros an der tatsächlichen Nutzung: Statt Arbeitsplätze für die Maximalbelegung vorzuhalten, planst du anhand realer Daten zur Büroanwesenheit. So vermeidest du dauerhaft leere Bereiche und setzt die vorhandene Bürofläche deutlich effizienter ein.
• Neue Kontakte zwischen den Abteilungen: Wenn deine Angestellten regelmäßig an wechselnden Tischen sitzen, begegnen sie häufiger Kollegen aus anderen Teams. Das schafft Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg und dient dem besseren Verständnis untereinander.
• Einfache Skalierbarkeit bei Veränderungen: Wächst dein Unternehmen oder entstehen kurzfristig Projektteams, musst du nicht sofort zusätzliche Flächen anmieten. Neue Mitarbeiter finden problemlos einen Platz in der bestehenden Struktur, da diese unter Arbeitsplatz-Sharing ohnehin auf wechselnde Mitarbeiter ausgerichtet ist.
• Reduzierte Nebenkosten: Weniger Arbeitsplätze bedeuten weniger Möbel, geringeren Reinigungsaufwand und eine schlankere technische Infrastruktur. Diese Entlastung macht sich direkt in den Betriebskosten bemerkbar.

Was sind die Nachteile von Arbeitsplatz-Sharing?

Nachteile beim Arbeitsplatz-Sharing entstehen durch fehlende Planung und mangelnde Akzeptanz in deinem Team: Fehlende Arbeitsplätze bei hoher Auslastung, Verlust des festen Arbeitsplatzes, zusätzlicher Aufwand beim Einrichten und hygienische Fragen. Mit einer guten Organisation lassen sich diese Punkte jedoch gut beherrschen.

Fehlende Arbeitsplätze bei hoher Auslastung

Wenn mehr Angestellte im Büro erscheinen als Arbeitsplätze vorhanden sind, sorgt das unweigerlich für Frust und Verzögerungen.

Lösung: Im Arbeitsplatz-Buchungssystem PULT reservieren sich deine Angestellten ihren Wunschplatz im Voraus. So ist bereits vor dem Arbeitsweg sichergestellt, dass beim Eintreffen dieser Platz zur Verfügung steht. Bei Nichterscheinen, sogenannten No-Shows, werden die Plätze nach einem von dir festgelegten Zeitraum wieder freigegeben.

Wegfall des festen Arbeitsplatzes

Viele Menschen identifizieren sich mit ihrem Schreibtisch. Ein eigener Platz vermittelt Beständigkeit und Kontrolle. Wenn dieser Anker fehlt, kann ein Gefühl von Entfremdung entstehen.

‍Lösung: Biete als Ergänzung zu den Shared Desks Spinde und Schließfächer an. Darin können persönliche Arbeitsmittel und private Gegenstände sicher verwahrt werden. Das anfängliche Verlustgefühl rückt zudem schnell in den Hintergrund, wenn die neuen Flächen tatsächlich den Mitarbeitern zugutekommen und deren Arbeitsalltag aufwertet.

Mehraufwand beim Start in den Arbeitstag

Ohne festen Arbeitsplatz beginnt der Tag mit dem Einrichten des Arbeitsplatzes: Tisch- und Sitzhöhe anpassen, Laptop mit Monitoren verbinden und Maus sowie Tastatur bereitlegen.

Lösung: Standardisiere die Ausstattung aller Arbeitsplätze. Gleiche Monitore, identische Dockingstations bzw. Monitoradapter und leicht verstellbare Möbel sorgen dafür, dass ein Arbeitsplatz in wenigen Handgriffen einsatzbereit ist. Verankere in deiner Clean Desk Policy, dass Arbeitsplätze nach der Nutzung wieder in den Grundzustand versetzt werden und so bereit für den nächsten sind.

Hygiene und Ordnung am Shared-Arbeitsplatz

Durch den häufigen Nutzerwechsel steigen die Anforderungen an Sauberkeit. Tastaturen, Tischoberflächen und Stühle sind stärker beansprucht.

Lösung: Verankere in deiner Clean-Desk-Policy Maßnahmen zur Reinigung. Müll, Speisereste oder Getränkeflecken können mit bereitgestellten Reinigungstüchern schnell entfernt werden. Ergänze dies durch eine regelmäßige professionelle Reinigung, die in den Turnus des Gebäudeservices aufgenommen wird.

Wie berechne ich die Anzahl der nötigen Shared-Arbeitsplätze?

Die wichtigste Kennzahl im Desksharing ist die sogenannte Desk-Sharing-Quote. Sie zeigt, wie viele Mitarbeiter sich rechnerisch einen Arbeitsplatz teilen.

Für die Desk-Sharing-Quote wird die Anzahl der Arbeitsplätze durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt.

Ein Wert von 1,0 bedeutet: Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Platz. Liegt die Quote beispielsweise bei 0,6, teilen sich durchschnittlich rund 1,7 Mitarbeiter einen Schreibtisch.

Zunächst solltest du ermitteln, wie viele Mitarbeiter tatsächlich gleichzeitig im Büro sind. Am zuverlässigsten gelingt das durch eine Beobachtung über zwei bis vier Wochen. Wichtig ist nicht der Durchschnitt, sondern die maximale gleichzeitige Anwesenheit.

Tipp: In PULT Presence erfasst du die Anwesenheit deiner Mitarbeiter, sobald sich ihr Laptop oder Smartphone mit dem Unternehmens-WLAN verbindet. Das geschieht automatisch, ohne Aufwand für deine Angestellten und klappt mit deinem bestehenden WLAN-Netzwerk.

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Aus der maximalen Anwesenheit ergibt sich die Anzahl der nötigen Arbeitsplätze. Beachte dabei Schwankungen in Urlaubszeiten oder durch Außendienstler, die sehr unplanmäßig im Büro arbeiten. Plane zunächst einen Puffer von 10 % ein und verfolge die Auslastung fortlaufend. Die Daten werden für dich automatisch in der Büroauswertung in PULT aufbereitet.

Auf diesem Weg erhältst du verlässliche Werte, anhand derer du deine Flächenplanung weiterentwickeln kannst. Ein Ziel kann sein, die Einzelarbeitsplätze so weit es geht zu reduzieren und zu beobachten, welche anderen Flächen stärker nachgefragt werden.

Wie ist Arbeitsplatz-Sharing in Deutschland rechtlich geregelt?

Für die rechtlichen Rahmenbedingungen des Arbeitsplatz-Sharing sind besonders wichtig: dein Direktionsrecht als Arbeitgeber, die Rolle des Betriebsrats, der Arbeitsschutz und die Einhaltung des Datenschutzes.

Direktionsrecht des Arbeitgebers beim Arbeitsplatz-Sharing

Nach § 106 Gewerbeordnung (GewO) darfst du als Arbeitgeber den Arbeitsort und die Ausgestaltung der Arbeitsplätze nach billigem Ermessen festlegen, solange im Arbeitsvertrag nichts anderes vereinbart ist. Ein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice besteht ebenfalls nicht.

Das bedeutet: Du kannst von festen Arbeitsplätzen auf Arbeitsplatz-Sharing umstellen, wenn betriebliche Gründe dafür sprechen, etwa veränderte Büroauslastung oder neue Arbeitsmodelle.

Einschränkungen ergeben sich aus deiner Fürsorgepflicht und dem Arbeitsschutz. Bei gesundheitlichen Besonderheiten, zum Beispiel spezielle ergonomische Anforderungen bei körperlichen Besonderheiten sind Ausnahmen für einzelne Mitarbeiter erforderlich.

Betriebsrat beim Arbeitsplatz-Sharing einbeziehen

Wenn es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, musst du ihn über die Maßnahmen hinsichtlich des Arbeitsplatz-Sharing informieren und einbeziehen. Bei der Clean-Desk-Policy und der Datenverwendung innerhalb der Desk Booking Software hat er Mitbestimmungsrechte.

Tipp: Mit PULT arbeitest du DSGVO-konform, da trotz der Auswertungsmöglichkeiten keine Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter möglich sind.

Arbeitsschutz und Ergonomie beim Arbeitsplatz-Sharing 

Geteilte Arbeitsplätze müssen alle Anforderungen an Sicherheit und Gesundheit erfüllen. Maßgeblich sind die Arbeitsstättenverordnung und die Technischen Regeln (ASR). Diese musst du ebenso einhalten, wie du es von den bisherigen Einzelarbeitsplätzen gewohnt bist.

Hilfreich ist es, wenn du die neuen Shared-Arbeitsplätze zueinander identisch ausstattest. Das erleichtert dir einerseits den Nachweis der Einhaltung der Verordnungen und macht es deinen Angestellten andererseits leicht, täglich einen anderen Platz zu nutzen.

Datenschutz beim Arbeitsplatz-Sharing 

In einem Shared-Desk-Modell dürfen keine vertraulichen Unterlagen offen liegen bleiben. Lege deshalb eine Clean-Desk-Policy und Clear-Screen-Regel fest: Dokumente wegräumen, Bildschirm sperren, Unterlagen in abschließbaren Schränken oder Schließfächern verwahren. Mit der Nutzung von PULT stellst du bereits sicher, dass die DSGVO bei der Arbeitsplatzbuchung eingehalten wird.

Arbeitsplatz-Sharing mit PULT tragfähig machen

Arbeitsplatz-Sharing ist eine Antwort auf veränderte Arbeitsmuster deiner Mitarbeiter, steigende Betriebskosten und den Wunsch nach einer modernen Büroorganisation. 

• Büroflächen werden besser genutzt, statt leerzustehen.
• Mitarbeiter erhalten Räume und Zonen, die zu ihren aktuellen Aufgaben passen.
• Unternehmen gewinnen mehr Planungsspielraum, ohne dass zusätzliche Flächenkosten entstehen.

Damit das Arbeitsplatz-Sharing funktioniert, braucht es einige Regeln, eine gut durchdachte Ausstattung und vor allem ein System, das die Vergabe der Arbeitsplätze für deine Mitarbeiter fair organisiert.

• Arbeitsplatzbuchung in PULT: Schreibtische, Räume und Zonen verbindlich reservieren, direkt integriert in Slack und MS Teams.
• Wochenplaner: Überblick, wer wann im Büro ist, um Teamtage festzulegen.
• Büroauswertung: Verlässliche Daten zur Auslastung, mit denen du Planung und Desk-Sharing-Quote absichern kannst.
• Parkplätze & Besuchermanagement: Stellplätze und Gästebuchungen einfach organisieren.

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Das Wichtigste zum Smart Office in Kürze

• Ein Smart Office nutzt Sensoren, Steuerungen und Buchungssysteme, um Büroflächen bedarfsgerecht zu organisieren und den Mitarbeitern anzubieten.
• Zu den wichtigsten Raumkonzepten des Smart Office gehören Ruhezonen, Bereiche für Teamarbeit, Besprechungsräume, Telefonboxen sowie Pausen- und Sozialbereiche.
• Desk Sharing ermöglicht im Smart Office eine faire Verteilung von Arbeitsplätzen und senkt gleichzeitig die Zahl ungenutzter Schreibtische.
• Unternehmen gewinnen durch das Smart Office eine höhere Produktivität, geringere Flächenkosten und eine stärkere Attraktivität im Wettbewerb um Fachkräfte.
• Mitarbeiter gewinnen im Smart Office bessere Arbeitsbedingungen, mehr Wahlmöglichkeiten und gerechte Zugangsregeln für Arbeitsplätze und Räume.

Was ist ein Smart Office?

Ein Smart Office ist ein Büro, das mit seiner technischen Ausstattung und durchdachter Raumaufteilung so gestaltet ist, dass es den tatsächlichen Arbeitsweisen der Menschen gerecht wird. Ziel ist es, gezielt Technik und Software einzusetzen und einen Ort zu schaffen, der gleichermaßen positiv auf die Produktivität, die Gesundheit und die Zusammenarbeit einwirkt.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen:

• New Work legt den Schwerpunkt auf Werte, Sinn und neue Führungsformen.
• Modern Workplace meint oft den digitalen Arbeitsplatz mit Software und Cloud-Diensten.

Was sind wichtige Technologien im Smart Office?

Zu den wichtigsten Technologien im Smart Office gehören Sensoren zur Belegung und Raumqualität, automatische Steuerungen für Licht und Klima, Buchungssysteme für Arbeitsplätze, Räume und die Anwesenheit der Mitarbeiter.

Sensorik für Räume und Arbeitsplätze

Belegungssensoren erfassen, ob Schreibtische oder Besprechungsräume genutzt werden.

• Nutzen: Unternehmen erkennen, welche Flächen ausgelastet sind und welche ungenutzt bleiben.
• Umsetzung: Ständig unterbeanspruchte Arbeitsplätze können zu Ruhezonen oder Bereichen für Teamarbeit umgestaltet werden.

Umweltsensoren messen Temperatur, Luftfeuchtigkeit, CO₂-Gehalt und Geräuschpegel.

• Nutzen: Sie geben Hinweise, wenn die Luftqualität abnimmt oder die Lautstärke zu hoch wird.
• Umsetzung: Schlechte Akustik lässt sich durch schallabsorbierende Möbel, akustisch wirksame Trennwände oder große Pflanzen verbessern.

Steuerung von Licht, Klima und Luft

Automatische Systeme im Smart Office regeln Beleuchtung, Heizung und Lüftung abhängig von der Nutzung.

• Beispiel: Licht dimmt sich bei ausreichendem Tageslicht, die Lüftung startet bei erhöhtem CO₂-Gehalt, Heizung und Kühlung werden in ungenutzten Räumen reduziert.
• Ergebnis: gleichmäßige Bedingungen für konzentriertes Arbeiten in tatsächlich genutzten Räumlichkeiten und insgesamt geringerer Energieverbrauch.

Buchungssysteme für Arbeitsplätze, Räume und Zonen

Mitarbeiter können Einzelarbeitsplätze, Besprechungsräume, Projektflächen, Ruhezonen oder Parkplätze im Voraus reservieren.

• Vorteil: Jeder hat die Möglichkeit, fair auf die vorhandenen Angebote zuzugreifen.‍
• Umsetzung: Reservierung per App oder Desktop, schneller Check-in mit QR-Code oder Chip, automatische Freigabe ungenutzter Plätze.

Tipp: In der PULT Arbeitsplatzbuchung und Raumbuchung reservieren deine Mitarbeiter ihre gewünschten Plätze im Voraus. Sobald sie anwesend sind und sich ihr Laptop oder Smartphone mit dem Unternehmens-WLAN verbindet, wird ihre Anwesenheit automatisch erfasst und das DSGVO-konform.

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Welche Raumkonzepte gehören in ein Smart Office?

Zu den wichtigen Raumkonzepten im Smart Office zählen Ruhezonen für stilles und konzentriertes Arbeiten, offene Bereiche für Teamarbeit, Besprechungsräume und Telefonboxen sowie Pausen- und Sozialbereiche. Sie ergänzen sich und ermöglichen es, dass jede Tätigkeit den passenden Ort findet.

Ruhezonen und Einzelarbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten

• Zweck: störungsfreies Arbeiten an Aufgaben, die die volle Aufmerksamkeit verlangen.
• Umsetzung: schallabsorbierende Materialien wie Teppiche, Akustikdecken, Raumtrenner, Polstermöbel; Regeln für Ruhe (keine Telefonate oder ausgedehnte Gespräche).
• Ergänzung: Pflanzen als natürliche Schallabsorber und visuelle Abgrenzung.

Bereiche für Teamarbeit

• Zweck: Austausch der Mitarbeiter, Projektarbeit, Workshops, Meetings mit Kunden.
• Umsetzung: offene Flächen mit rollbaren Tischen, Stühlen, Whiteboards, Raumtrennern, Präsentationstechnik.
• Position: räumlich entfernt von den Ruhezonen.

Besprechungsräume und Telefonboxen

• Zweck: vertrauliche Gespräche, Videocalls, konzentrierte Kleingruppenarbeit.
• Umsetzung: schallgeschützte Telefonboxen mit Stromversorgung für Laptops und regelbarer Beleuchtung; kleine Meetingräume, ausgestattet mit Displays, Kamera und guter Akustik.
• Vorteil: ermöglicht eine ungestörte Kommunikation trotz großer und offener Büroflächen.

Pausen- und Sozialbereiche

• Zweck: Erholung, informeller Austausch, Gemeinschaft.
• Umsetzung: Kaffeeküchen, Lounges mit Sofas, Spiel- oder Sportangebote.
• Ergänzung: Gestaltung mit warmen Materialien, stoffbezogenen Oberflächen und Polstermöbeln sowie Tageslicht, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.

Biophiles Design

• Zweck: Verbindung von Arbeit und Natur, Steigerung von Wohlbefinden und Konzentration.
• Umsetzung: Pflanzenwände, bepflanzte Raumteiler, Holzmaterialien, viel Tageslicht.
• Vorteil: natürliche Schalldämpfung und Verbesserung der Luftqualität.

Welche Vorteile hat ein Smart Office für Unternehmen?

Ein Smart Office bringt Unternehmen vor allem drei Vorteile: Die Produktivität steigt, da die Mitarbeiter insgesamt zufriedener sind, die Flächen werden besser genutzt und das Unternehmen wirkt attraktiver auf Bewerber und Mitarbeiter.

Produktivität steigern im Smart Office 

• Geringere Störungen durch passende Raumaufteilung und bessere Akustik.
• Weniger gesundheitliche Ausfälle, weil Licht, Luft und Ausstattung besser abgestimmt sind.
• Mehr Zusammenarbeit durch Zonen für Austausch und Projektarbeit.

Flächen und Kosten optimieren

• Arbeitsplätze werden nur dann bereitgestellt, wenn sie wirklich gebraucht werden.
• Leerstände sinken, die Betriebskosten verringern sich spürbar.
• Der Energieverbrauch reduziert sich durch bedarfsgerechte Steuerung von Licht, Heizung und Lüftung.

Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen

• Ein modernes und mitarbeiterzentriertes Smart Office signalisiert Wertschätzung und die Wahrnehmung der Wünsche der Mitarbeiter.
• Talente entscheiden sich eher für Arbeitgeber, die zeitgemäße Räume und Arbeitsmöglichkeiten anbieten.
• Nachhaltigkeitsaspekte (Energieeinsparung, bewusste Flächennutzung) verbessern das Unternehmensimage.

Welche Vorteile hat ein Smart Office für Mitarbeiter?

Für Mitarbeiter bedeutet das Smart Office besseres Arbeiten im Alltag, mehr Wahlmöglichkeiten und gerechtere Nutzung der Büroressourcen.

• Angenehme Arbeitsbedingungen mit frischer Luft, passendem Licht und ruhigen Zonen.
• Abwechslung zwischen Sitzen, Stehen und Bewegung.
• Weniger akustischer Stress.
• Mitarbeiter entscheiden selbst, ob sie konzentriert allein oder gemeinsam im Team arbeiten wollen.
• Ruhezonen, Projektflächen oder Sozialbereiche stehen je nach Aufgabe zur Verfügung.
• Desk Sharing ermöglicht, den Arbeitsplatz passend zur Tätigkeit zu wählen.
• Buchungssysteme stellen sicher, dass alle Mitarbeiter denselben Zugang zu Arbeitsplätzen, Räumen und Pausenbereichen haben.

Welche Rolle spielt Desk Sharing im Smart Office?

Ein Smart Office verbindet Sensorik, Steuerungen für Licht, Heizung und Lüftung und eine Raumaufteilung, die dem wirklichen Anspruch der Mitarbeiter gerecht wird. Damit diese neuen Bürostrukturen des Smart Office jedoch greifen können und fair verteilt werden, braucht es ein übergeordnetes Konzept: Desk Sharing.

Desk Sharing verteilt Arbeitsplätze nach Bedarf, macht wenig genutzte Flächen sichtbar und nutzbar und sorgt dafür, dass Mitarbeiter den passenden Platz für die jeweilige Aufgabe bekommen. Damit das Konzept aufgeht, kannst du eine Buchungssoftware einsetzen:

• Buchungssystem PULT aufsetzen: Reservierung von Einzelarbeitsplätzen, Besprechungsräumen, Projektflächen, Ruhezonen und Parkplätzen per App oder Desktop; automatischer Check-in per WLAN-Verbindung mit PULT Presence; automatische Freigabe bei Nichterscheinen (No-Show-Regel).
• Faire Regeln hinterlegen: maximaler Vorausbuchungszeitraum, keine Dauerreservierung desselben Tisches, Kontingente für stark gefragte Bereiche und Teamtage, an denen zusammenhängende Plätze gebucht werden können.
• Ausstattung standardisieren: An jedem Tisch Monitor, Dockingstation, Tastatur, Maus; persönliche Dinge in Schließfächern; Clean-Desk-Policy.

Reinigung und Pflege organisieren: Tagesreinigung der Einzelarbeitsplätze durch Mitarbeiter, Desinfektionstücher bereitstellen, regelmäßige Unterhaltsreinigung.

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