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Besuchermanagementsystem: Was es ist und wie es funktioniert
Besucherverwaltung

Besuchermanagementsystem: Was es ist und wie es funktioniert

Ein Besuchermanagementsystem ersetzt die Papierliste am Empfang durch einen digitalen Prozess für Check-in und Besuchererfassung. Es dokumentiert, wer sich vor Ort befindet, benachrichtigt den zuständigen Host und speichert Besuche in einem durchsuchbaren Protokoll für Sicherheits- und Compliance-Prozesse. Gerade in wachsenden Büros lässt sich damit eine Lücke schließen, die bei manuellen Empfangsprozessen schnell entsteht.

Besuchermanagementsystem: Das Wichtigste in Kürze

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Ein Besuchermanagementsystem digitalisiert den Gäste-Check-in. Voranmeldung, Badge-Druck, Host-Benachrichtigungen und ein durchsuchbares Besucherprotokoll ersetzen manuelle Papierlisten.

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Besuchermanagement-Software reduziert manuelle Arbeit an der Rezeption und schafft gleichzeitig nachvollziehbare Daten für Sicherheitsprüfungen und Compliance-Prozesse.

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Ein eigenständiges Besuchermanagementsystem bildet den Check-in ab. Desk Booking, Room Booking und weitere Office-Daten liegen jedoch häufig in separaten Tools. Dadurch fehlt eine gemeinsame Übersicht über die Anwesenheit im Büro.

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PULT verbindet Visitor Management mit Anwesenheitsdaten, Desk und Room Booking sowie Emergency-Response-Prozessen in einer Plattform. Sicherheitsteams können Mitarbeitende und Besucher dadurch in einer gemeinsamen Übersicht betrachten.

Was ist ein Besuchermanagementsystem?

Ein Besuchermanagementsystem ist eine Software, die den manuellen Anmeldeprozess für Gäste digital abbildet und nachvollziehbar dokumentiert. Das System erfasst Besucherdaten sowie Ankunft und Abreise und informiert die Person, die der Gast besuchen möchte. Eine Papierliste an der Rezeption ist dafür nicht erforderlich. Unternehmen setzen solche Systeme vor allem für Sicherheit, die Umsetzung von Datenschutzanforderungen wie der DSGVO und einen professionelleren Check-in-Prozess ein.

Eigenständige Check-in-Tools kümmern sich ausschließlich um den Empfang. Plattformbasiertes Visitor Management wie bei PULT verbindet Besucherdaten zusätzlich mit dem übrigen Anwesenheits- und Office Management. Sicherheitsteams können dadurch Besucher und Mitarbeitende in einer gemeinsamen Umgebung betrachten.

Was leistet ein Besuchermanagementsystem?

Ein Besuchermanagementsystem bildet den gesamten Besucherprozess digital ab, von der Voranmeldung bis zum Check-out. Es erfasst die Daten eines Gastes, informiert den zuständigen Host, kann einen Besucherausweis ausstellen und speichert Besuche in einem durchsuchbaren Protokoll. Die Besuchermanagement-Software führt diesen Vorgang auf einem Tablet, einem Kiosk oder einem Mobiltelefon durch.

Kernfunktionen eines modernen Besuchermanagementsystems

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Voranmeldung und Einladungen: Hosts schicken Besuchern vor dem Termin einen Link mit Informationen zum Besuch, zur Anfahrt, zu Parkplätzen oder zum Gebäudezugang.

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Self-Service-Check-in: Gäste bestätigen am Kiosk oder Tablet ihren Namen, den Host und den Besuchsgrund. Der Vorgang kann in weniger als einer Minute abgeschlossen werden.

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Optionale ID- und Watchlist-Prüfung: Je nach Plattform und Konfiguration kann das System Identitätsdokumente prüfen oder Namen mit Sicherheits- beziehungsweise Sperrlisten abgleichen, bevor ein Badge ausgestellt wird.

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Badge-Druck und QR-Codes: Gäste können einen sichtbaren digitalen oder gedruckten Besucherausweis erhalten, der zeitlich auf den jeweiligen Besuch begrenzt ist.

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Host-Benachrichtigungen: Die besuchte Person erhält sofort eine Nachricht per E-Mail, Slack oder Teams. Je nach Konfiguration können Name und Foto des Gastes enthalten sein.

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Unterzeichnung von Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA) und Verträgen: Rechtliche Dokumente können beim Check-in digital unterschrieben und anschließend für Compliance-Zwecke gespeichert werden.

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Besucherprotokolle und Auswertungen: Jeder Besuch erhält einen Zeitstempel und kann gesucht oder exportiert werden. Dadurch lassen sich auch wiederkehrende Abläufe am Empfang auswerten.

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Besucherliste für den Notfall: Bei einer Evakuierung kann eine aktuelle Besucherliste abgerufen werden. Sie zeigt, welche Gäste laut System noch als im Gebäude befindlich erfasst sind.

Besuchermanagement-Software vs. Papierliste

Kriterium Papierliste Besuchermanagement-Software
Datenqualität Unleserliche Einträge, fehlende Angaben Strukturierte Pflichtfelder
Sicherheitsprüfung Keine Watchlist- und ID-Prüfung möglich
Notfall-Anwesenheitskontrolle Manuelles Prüfen anhand der Liste Sofort abrufbare und exportierbare Liste
Compliance-Dokumentation Schwer durchsuchbar und manuell zu löschen Durchsuchbare Datensätze mit Aufbewahrungsregeln

Wie läuft ein Besuch von der Einladung bis zum Check-out ab?

Ein typischer Besuch umfasst sechs Schritte: Der Host verschickt eine Einladung. Der Gast registriert sich vorab und bestätigt bei der Ankunft seine Daten. Anschließend kann ein Badge ausgestellt werden. Der Host wird benachrichtigt und beim Verlassen des Gebäudes wird der Check-out dokumentiert oder automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt durchgeführt.

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Voranmeldung: Der Host plant den Besuch und verschickt einen Link mit Ankunftsinformationen, Hinweisen zum Parken und Angaben zum Gebäudezugang.

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Ankunft und Check-in: Der Gast bestätigt seine Daten an einem Kiosk, auf einem Tablet oder über das eigene Smartphone. Der Vorgang dauert üblicherweise weniger als eine Minute.

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Optionale Identitäts- und Watchlist-Überprüfung: Je nach Plattform und Konfiguration können vor dem Gebäudezugang zusätzliche ID- oder Sicherheitsprüfungen durchgeführt werden.

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Badge-Ausgabe: Ein gedruckter oder digitaler Besucherausweis identifiziert den Gast im Gebäude und kann auf den jeweiligen Besuchstag begrenzt werden.

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Host-Benachrichtigung: Die besuchte Person erhält sofort eine Nachricht mit dem Namen und bei entsprechender Konfiguration dem Foto des Gastes.

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Check-out und Protokollierung: Der Gast checkt beim Verlassen aus. Alternativ kann das System einen Besuch zu einem definierten Zeitpunkt automatisch schließen und den Datensatz damit aktuell halten.

Welche Vorteile bietet ein Besuchermanagementsystem für das Büro?

Ein zentraler Vorteil ist ein vollständiges und durchsuchbares Protokoll darüber, wer zu welchem Zeitpunkt vor Ort erfasst war. Eine Papierliste oder mündliche Anmeldung kann diese Informationen nur eingeschränkt bereitstellen.

Vorteile in Sicherheit und Compliance

Je nach Plattform und Konfiguration kann ein Besuchermanagementsystem Gäste mit einer Watchlist abgleichen, bevor sie Zugang zu den Büroflächen erhalten. Besuche können mit Zeitstempel für spätere Sicherheits- und Compliance-Prüfungen gespeichert werden. Besucherdaten gelten unter der DSGVO als personenbezogene Daten. Unternehmen benötigen daher eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung, eine angemessene Aufbewahrungsfrist beziehungsweise Kriterien für deren Festlegung sowie Schutzmaßnahmen gegen unbefugten Zugriff. Ein digitales System kann solche Vorgaben direkt im Check-in-Prozess unterstützen und manuelle Schritte reduzieren.

Auch während eines Notfalls ist eine vollständige Besuchererfassung relevant. OSHA-Leitlinien sehen vor, dass Besucher nach einer Evakuierung berücksichtigt werden. Viele Unternehmen greifen dafür auf die Anmeldeliste zurück. Fehlt eine Person in dieser Liste, kann sich die Klärung verzögern. Gerade bei einer echten Evakuierung ist eine aktuelle Anwesenheitsübersicht deshalb besonders wichtig.

PULT Presence und Visitor Management liefern Daten zu Mitarbeitenden und Besuchern für eine gemeinsame Anwesenheitsübersicht. Facility Teams können dadurch im Notfall schneller prüfen, wer als vor Ort erfasst ist, ohne zuerst Papierlisten durchsuchen zu müssen.

Vorteile für Empfang und Besuchererlebnis

Automatisierter Check-in reduziert die Zeit, die dein Team für handschriftliche Anmeldungen, manuelle Badge-Erstellung und Telefonanrufe zur Besucherankündigung benötigt. Mitarbeitende am Empfang können sich dadurch stärker um Gäste und andere Aufgaben kümmern. Besucher kommen schneller durch den Anmeldeprozess. Ein klar organisierter Check-in verbessert außerdem den ersten Eindruck beim Betreten des Büros. Bei Kunden-, Bewerber- oder Investorenterminen wird der Empfang damit Teil eines professionellen Besuchserlebnisses.

Wie wählst du die richtige Visitor-Management-Lösung aus?

Die passende Lösung hängt weniger von der reinen Anzahl der Funktionen ab als davon, wie gut sie zu eurem Sicherheitssetup, der Bürogröße und der bestehenden Tool-Landschaft passt. Ein System für ein kleines Startup-Büro stellt andere Anforderungen als eine Lösung für einen Campus mit 500 Mitarbeitenden, mehreren Gebäuden und einem eigenen Sicherheitsteam.

Kriterium Was ist zu prüfen?
Funktionsumfang Voranmeldung, Überprüfung der Beobachtungsliste, Ausdrucken von Ausweisen, Berichterstellung
Integrationen Kalender-, Personal- und Kommunikationstools, die Ihr Team bereits nutzt
Sicherheit und Compliance Kontrollen zur Datenaufbewahrung, Prüfprotokolle, DSGVO-konformer Umgang mit Daten
Skalierbarkeit Preisgestaltung und Einrichtung an mehreren Standorten
Preis Preismodelle nach Standort vs. nach Nutzer
Benutzerfreundlichkeit Die Einrichtungszeit des Kiosks und wie schnell das Personal den Umgang mit dem System erlernen kann

Reicht eine eigenständige Visitor-Management-Plattform für ein modernes Büro aus?

Eine eigenständige Visitor-Management-Plattform löst die Abläufe am Empfang. Viele Büros verwalten Desk Booking, Room Booking und Parkplätze jedoch weiterhin über separate Systeme. Werden diese Prozesse in einer Plattform verbunden, erhalten Security- und Facility-Teams eine gemeinsame aktuelle Übersicht über Mitarbeitende und Besucher vor Ort.

Besonders wichtig wird diese Verbindung bei Sicherheitsvorfällen oder Veränderungen der Büroflächen. Facility Teams brauchen dann einen aktuellen Überblick über die Anwesenheit und keine vier verschiedenen Logins. PULT verbindet Visitor Management mit Desk Booking Software, Room Booking und Anwesenheitsdaten. Ein gemeinsames Dashboard zeigt die erfassten Mitarbeitenden und Besucher vor Ort. Für Office Manager, die eine breitere Arbeitsplatzmanagement-Software prüfen, ist diese Verbindung relevant, weil Besucherdaten im Kontext der gesamten Büroanwesenheit deutlich mehr Nutzen bieten.

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Nutze den Besucher-Check-in für mehr Sicherheit

Ein Besuchermanagementsystem macht aus einem schwer nachvollziehbaren manuellen Empfangsprozess einen kontrollierten digitalen Zugang. Du erhältst ein durchsuchbares Protokoll darüber, wer wann eingecheckt hat. Besonders wertvoll werden diese Daten, wenn das Visitor Management mit anderen Office-Prozessen wie Desk Booking und Echtzeit-Anwesenheit verbunden ist. Dadurch entsteht eine aktuelle Übersicht der erfassten Personen vor Ort.

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Visitor Check-in, Desk Booking, Room Booking und Anwesenheitsdaten laufen in einer Plattform und können über einen gemeinsamen Zugang verwaltet werden.

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Eine Echtzeitübersicht zeigt Mitarbeitende und Besucher vor Ort und unterstützt damit eine schnellere Anwesenheitskontrolle im Notfall.

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Jeder Besuch wird in einem durchsuchbaren Protokoll erfasst. Die Daten können für Sicherheits- und Compliance-Prüfungen genutzt werden.

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Microsoft Teams und Slack können für Host-Benachrichtigungen genutzt werden. Personio und HiBob verbinden Mitarbeiterdaten über integrierte Schnittstellen.

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Meeting Räume

Guide: Desk Sharing organisieren in 4 Schritten

Unter Desk Sharing werden Büroarbeitsplätze gemeinsam durch mehrere Beschäftigte genutzt: je nach Anwesenheit und Aufgabe. Damit dieses Modell für alle fair und zuverlässig funktioniert, benötigt ihr verbindliche Strukturen.

Desk Sharing organisieren: Das Wichtigste in Kürze

  • Reale Auslastung messen: Erfasse über 2 bis 4 Wochen die tatsächliche Büroanwesenheit und Nutzung der Arbeitsplätze, z. B. automatisiert mit PULT Presence.
  • Desk-Sharing-Quote bestimmen: Berechne auf Basis der Messdaten, wie viele Arbeitsplätze ihr tatsächlich benötigt, inklusive Peak-Tagen und Ausnahmen.
  • Büro strukturieren: Richte einheitliche Arbeitsplätze ein und teile das Büro in Konzentrations-, Team-, Meeting- und Telefonbereiche.
  • Regeln festlegen: Lege Vorgaben für Buchung, Clean-Desk, Verhalten pro Zone und Datenschutz fest.
  • Buchung organisieren: Nutze ein einheitliches Buchungssystem, um Arbeitsplätze, Räume und Zonen verbindlich zu reservieren und No-Shows automatisch zu erkennen.

1. Schritt: Bedarfsanalyse und Planung

Damit Desk Sharing bei dir gut funktioniert, brauchst du eine einfache, aber verlässliche Datengrundlage. Ziel ist es, schnell zu ermitteln, wie viele Personen wirklich gleichzeitig im Büro sind und wie stark eure Arbeitsplätze genutzt werden. Erst mit diesen Zahlen kannst du entscheiden, wie viele Schreibtische ihr künftig braucht.

Messung der realen Büroanwesenheit

Mit PULT Presence kannst du die Büroanwesenheit erheben und sehen, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind. Dein Team muss dabei nicht aktiv werden, da die Erkennung passiv abläuft. Es entsteht also kein Aufwand:

  • Automatischer Check-in über das Firmen-WLAN
  • Keine manuelle Aktion der Mitarbeiter notwendig
  • Datenschutzkonform (nur aggregierte Anwesenheitswerte)
  • Erkennung der realen Anwesenheit statt nur Buchungen (No-Shows werden ausgeschlossen)

Damit erhältst du präzise Büroanwesenheitsdaten über 2 bis 4 Wochen, ohne vorher ein Buchungssystem einführen zu müssen.

Erhebung der tatsächlichen Nutzung eurer Arbeitsplätze

Parallel zur Anwesenheitsmessung solltest du erfassen, wie viele Schreibtische und Bereiche wirklich genutzt werden. Mit den Office Insights von PULT bekommst du:

  • Auslastungsberichte für Schreibtische, Räume und Zonen
  • Visualisierung der Nutzung im Grundriss
  • No-Show-Quoten
  • Büroauslastung nach Tagen und Uhrzeiten

Damit erkennst du sofort, welche Bereiche über- oder unterlastet sind.

Desk-Sharing-Quote berechnen

Die Desk Sharing Quote zeigt dir das Verhältnis zwischen verfügbaren Arbeitsplätzen und der Gesamtzahl deiner Mitarbeiter. 

‍Beispiel: Du hast 100 Mitarbeiter und 70 Arbeitsplätze. Deine Desk Sharing Quote beträgt 0,7.

Beachte bei der Verwendung dieser Kennzahl diejenigen Mitarbeiter, die weiterhin einen fest zugewiesenen Arbeitsplatz benötigen. Das kann bei körperlichen Besonderheiten der Fall sein, oder auch dann, wenn spezielle Hardware benötigt wird, zum Beispiel ein leistungsstarker Videoschnittrechner.

Lege euer Zielbild fest

Auf Basis der Anwesenheitsdaten, Nutzungsdaten und der Desk Sharing Quote entscheidest du:

  • Wie viele Arbeitsplätze ihr künftig braucht,
  • Welche Bereiche ihr anpassen müsst und ob zum Beispiel mehr Platz für Teamtreffen benötigt wird,
  • Ob demnach Flächen umgebaut oder umgewidmet werden sollten

2. Büro-Set-up für Desk Sharing einrichten

Damit Desk Sharing für alle Mitarbeiter gut funktioniert, braucht das Büro eine passende Struktur und insbesondere eine Ausstattung, die dem neuen Konzept gerecht wird. Dazu gehören eine vereinheitlichte Arbeitsplatzausstattung, neuer Stauraum sowie neu gestaltete Flächen und Zonen.

Einheitliche und ergonomische Arbeitsplätze

Der tägliche Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen ist für deine Angestellten am komfortabelsten, wenn alle Tische gleich ausgestattet sind. Sorge für:

  • höhenverstellbare Schreibtische
  • identische Monitor-Setups
  • universelle Dockingstationen bzw. Monitoradapter
  • ergonomische Stühle, die sich schnell anpassen lassen
  • flächendeckendes WLAN

Ausreichend Stauraum

Gerade im Desk Sharing braucht jeder einen Ort für persönliche Arbeitsmittel und Kleidung, den Rucksack oder die Tasche, Fahrradhelme oder die Lieblingstasse. Bewährt haben sich:

  • Spinde 
  • Ausreichend große Schließfächer
  • Rollcontainer für Arbeitsmittel und Tastatur, Maus oder Headset

Bürofläche in Zonen teilen

Eine Zonierung verhindert Störungen und erhöht die Nutzbarkeit der Fläche. Typische Bereiche sind:

  • Ruhezonen mit Einzelarbeitsplätzen für konzentriertes Arbeiten
  • Telefon- und Videocall-Bereiche
  • Zonen für Teamarbeit bzw. Zusammenarbeit
  • Pausenbereiche
  • Räume oder Zonen für Sport, Ausgleich und Erholung

3. Desk Sharing Regeln einführen

Wenige, aber wohlüberlegte Desk Sharing Regeln sorgen für ein faires Miteinander und Hygiene an den Arbeitsplätzen.

  • Buchungsregeln: Lege fest, wie weit im Voraus Arbeitsplätze reserviert werden können. In PULT kannst du pro Mitarbeiter, Team und Abteilung bestimmen, welche Ressourcen gebucht werden dürfen.
  • Clean-Desk-Policy: Sie gibt vor, dass sensible Daten, Datenträger und Unterlagen nicht auf Arbeitsplätzen verbleiben dürfen; Rechner müssen selbst bei kurzer Abwesenheit gesperrt werden.
  • Verhalten in verschiedenen Zonen: Lege fest, welches Verhalten in welchen Bereichen gilt, beispielsweise Rücksicht und Stille in den Ruhezonen.
  • Sauberkeit: Arbeitsplätze sollen sauber und aufgeräumt hinterlassen werden, es dürfen keine privaten Gegenstände verbleiben. Stelle dafür auch Stationen mit Tüchern und Reinigungsmitteln bereit.

4. Buchungsprozess und -Software einführen

Eine Desk Booking Software ist für dein Team eine Arbeitserleichterung. In PULT können Einzelarbeitsplätze, Meetingräume, Zonen und Parkplätze im Voraus verbindlich reserviert werden.

Diese Ressourcen können in PULT gebucht werden

Mit PULT lassen sich die Angebote deines Büros im Voraus reservieren:

  • Arbeitsplätze, Schreibtische
  • Zonen, die du zuvor festgelegt hast: Ruhebereiche, Teamzonen, Erholungsbereiche
  • Besprechungsräume
  • Parkplätze
  • Besucherarbeitsplätze
  • Catering oder zusätzliche Services für Meetings

Ablauf der Arbeitsplatzbuchung in PULT

Deine Mitarbeiter können Reservierungen in PULT auf mehreren Wegen durchführen:

  • am Smartphone, Tablet, Laptop, PC oder Terminal
  • über interaktive Grundrisse, die freie Plätze in Echtzeit anzeigen
  • über Integrationen in Slack, Microsoft Teams, Outlook oder Google Kalender
  • mit Filtern: Bei der Buchung kann nach Ausstattung des Arbeitsplatzes und Zonenart gefiltert werden.

Nimmt ein Teammitglied seine Buchung nicht wahr, kann PULT diese Reservierung automatisch aufheben und somit die Ressource wieder freigeben. Du kannst festlegen, wie lange die Buchung nach Beginn der Zeit aufrechterhalten wird.

Automatische Anwesenheitserfassung

Der Check-in erfolgt automatisch über das Unternehmens-WLAN (Zero-Click Check-in). Sobald sich eines der Geräte des Mitarbeiters mit dem WLAN verbindet, erkennt PULT dessen Anwesenheit.

  • keine manuelle Bestätigung bzw. Check-in notwendig
  • zuverlässige Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit
  • korrekte No-Show-Erkennung

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Tipp: Hier findest du Desk Sharing Erfahrungen und Tipps dazu, wie Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung funktioniert.
Hybrides Arbeiten

Zukunft der Arbeit: Die wichtigsten Entwicklungen bis 2050

Die Zukunft der Arbeit wird Unternehmen, Beschäftigung und Zusammenarbeit in den kommenden Jahrzehnten verändern. KI-Durchbrüche, demografischer Wandel, Klimawandel und wirtschaftliche Transformation werden zwischen 2030 und 2050 ihre größte Wirkung entfalten.

Zukunft der Arbeit: Das Wichtigste in Kürze

  • Die Zukunft der Arbeit wird bis 2050 geprägt von: Digitalisierung und KI, demografischem Wandel, hybriden Arbeitsformen und einem Wertewandel hin zu mehr Entscheidungsfreiheit und Sinnorientierung.
  • KI und Automatisierung übernehmen wiederholbare Aufgaben und verändern Berufsprofile. Menschliche Arbeit verschiebt sich stärker auf Analyse, Problemlösung und zwischenmenschliche Aufgaben.
  • Arbeit findet an mehr Orten statt: Büro, Homeoffice und dritte Orte bilden ein flexibles System. Das Büro wird vor allem Ort für Zusammenarbeit, Workshops und Abstimmung.
  • Desk Sharing und Activity-Based Working ersetzen feste Arbeitsplätze zugunsten frei buchbarer Arbeitszonen.
  • Arbeitszeiten orientieren sich zunehmend an Ergebnissen statt an Präsenz. Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit und flexible Arbeitszeitkonten setzen sich weiter durch.
  • Für Beschäftigte entstehen neue Chancen durch neue Arbeitsmodelle und neue Karrierewege, aber auch Probleme wie Informationsüberlastung oder Entgrenzung.
  • Unternehmen müssen ihre Strukturen, Führung, Arbeitsräume und Kompetenzentwicklung anpassen, um produktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Welche sind die wichtigsten Entwicklungen der Zukunft der Arbeit?

Die wichtigsten Entwicklungen der Zukunft der Arbeit sind Digitalisierung und KI, demografischer Wandel, Klimawandel und ökologische Transformation, neue Arbeitsformen sowie ein Wertewandel hin zu mehr Flexibilität und Sinnorientierung.

Diese fünf Trends prägen zwischen 2030 und 2050 maßgeblich, wie Unternehmen organisiert sind, welche Tätigkeiten automatisiert werden, welche Kompetenzen an Bedeutung gewinnen und wie Arbeitsorte sowie Arbeitsmodelle gestaltet werden.

Digitalisierung, Automatisierung und Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz und mit ihr neu entstehende Systeme zählen zu den stärksten Einflussfaktoren der kommenden Jahrzehnte.

Relevante Entwicklungen:

  • Generative KI automatisiert Analyse-, Recherche- und Textaufgaben.
  • Prozessautomatisierung (RPA, Machine Learning) ersetzt repetitive Tätigkeiten und beschleunigt administrative Abläufe.
  • Robotik wird günstiger und zunehmend in kleineren Produktionen einsetzbar.
  • Plattformtechnologien standardisieren viele Arbeitsprozesse und ermöglichen verteilte Zusammenarbeit.

Auswirkungen:

  • Ein hoher Anteil der Tätigkeiten in Verwaltung, Customer Service, Finanzwesen, Produktion und Logistik kann bis 2035 automatisiert oder durch KI stark unterstützt werden.
  • Wissensarbeit verändert sich in Richtung überwachender, steuernder und interpretierender Rollen.
  • Neue Jobprofile entstehen an der Schnittstelle von Technologie, Daten und Organisation.

Demografischer Wandel und Fachkräftemangel

Deutschland und Europa stehen vor einem tiefgreifenden demografischen Umbruch.

Relevante Entwicklungen:

  • Der Anteil älterer Erwerbspersonen steigt deutlich; gleichzeitig geht die Zahl jüngerer Arbeitskräfte zurück.
  • Viele qualifizierte Berufsgruppen, zum Beispiel in IT, Gesundheitswesen, Technik, Pädagogik, sind bereits heute deutlich unterbesetzt.
  • Ab 2030 erreicht der Renteneintritt geburtenstarker Jahrgänge seinen Höhepunkt.

Auswirkungen:

  • Der Fachkräftemangel bleibt strukturell bestehen und verschärft sich in einigen Bereichen weiter.
  • Unternehmen müssen stärker auf Mitarbeiterbindung, Weiterbildung, Umschulung, Automatisierung und internationale Rekrutierung setzen.
  • Ältere Beschäftigte erhalten eine wichtigere Rolle in Organisationen, etwa durch Wissenssicherung und frei gestaltbare Arbeitsmodelle.

Klimawandel, Dekarbonisierung und Green Jobs

Die ökologische Transformation ist ein langfristiger Trend, der Wirtschaft und Arbeitsmärkte neu ausrichtet.

Relevante Entwicklungen:

  • Nationale und europäische Klimaziele führen zu veränderten Anforderungen an Unternehmen, insbesondere in Industrie, Energie, Mobilität und Bau.
  • Nachhaltigkeitsberichterstattung (ESG) wird verbindlicher und komplexer.
  • Erneuerbare Energien, Kreislaufwirtschaft und Ressourceneffizienz gewinnen an Bedeutung.

Auswirkungen:

  • Der Bedarf an „Green Skills“ steigt kontinuierlich.
  • Neue Berufsfelder entstehen, u. a. in Energieerzeugung, Dekarbonisierungstechnologien, Umweltmanagement und nachhaltigem Produktdesign.
  • Unternehmen müssen Prozesse, Produkte und Lieferketten neu ausrichten.

Neue Arbeitsformen: Hybrid, Remote und Plattformarbeit

Arbeitsort und Arbeitszeit werden freier wählbar und stärker digital.

Relevante Entwicklungen:

  • Hybride Arbeitsmodelle, also der Wechsel zwischen Homeoffice und Büro, sind in vielen Unternehmen und Behörden alltäglich.
  • Remote Work bleibt stabil hoch, insbesondere in wissensintensiven Tätigkeiten.
  • Internationale Auftragnehmer werden leichter integrierbar.

Auswirkungen:

  • Organisationen müssen Zusammenarbeit, Kommunikation und Meeting-Strukturen neu denken.
  • Der Bedarf an digitaler Infrastruktur, zum Beispiel Software für Zusammenarbeit sowie Arbeitsplatzbuchung, steigt weiter.
  • Arbeitsverhältnisse werden vielfältiger: Festanstellung, Freelancing und projektbasierte Arbeit koexistieren.

Wertewandel: Sinn, Entscheidungsfreiraum und Work-Life-Integration

Veränderte Erwartungen an die Arbeit und die Arbeitszeit prägen die Art und Weise, wie Rekrutierung, Mitarbeiterbindung und Kultur organisiert werden.

Relevante Entwicklungen:

  • Jüngere Generationen erwarten mehr Autonomie, Entwicklungsmöglichkeiten und einen spürbaren gesellschaftlichen Beitrag des Arbeitgebers.
  • Der Wunsch nach Vereinbarkeit von Beruf, Familie und eigenen Projekten nimmt zu.
  • Psychische Gesundheit und Belastungssteuerung gewinnen an Bedeutung.

Auswirkungen:

  • Die Arbeitgeberattraktivität hängt stärker von Kultur, eigenem Entscheidungsfreiraum und Entwicklungsangeboten ab.
  • Führung wird stärker auf Vertrauen und Ergebnisse ausgerichtet.

Wie verändern sich Jobs und Skills in der Zukunft der Arbeit?

Jobs und die zugehörigen Fähigkeiten verändern sich in der Zukunft der Arbeit vor allem durch Automatisierung, KI-Unterstützung, neue Berufsfelder und den steigenden Bedarf an digitalen, sozialen und analytischen Kompetenzen.

Routinetätigkeiten werden reduziert und Tätigkeiten, die Kreativität, Problemlösung und menschliche Interaktion erfordern, gewinnen an Bedeutung.

Welche Tätigkeiten sind besonders stark von Automatisierung betroffen?

Geradlinige Tätigkeiten mit hohem Wiederholungsgrad sind am stärksten automatisierbar. Dazu zählen:

  • administrative Prozesse, zum Beispiel Datenerfassung, Terminverwaltung
  • standardisierte Analyse- und Reportingaufgaben
  • Teile der Kundenkommunikation, zum Beispiel Erstkontakt oder häufig auftretende Fragen
  • einfache Fertigungs-, Lager- und Prüfroutinen
  • Dokumentation und Formularbearbeitung

In vielen Bereichen werden diese Tätigkeiten nicht vollständig ersetzt, sondern durch KI-Systeme teilweise automatisiert. Mitarbeiter übernehmen dann überwachende, steuernde oder interpretierende Rollen.

Welche Kompetenzen werden besonders wichtig?

Die Zukunft der Arbeit erfordert eine Kombination aus digitalen, analytischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten. Besonders relevant sind:

  • Digitale Grundkompetenzen: Umgang mit KI, Datenkompetenz, digitale Kommunikation
  • Soziale und kommunikative Fähigkeiten: Zusammenarbeit, Konfliktlösung, Empathie
  • Analytische Fähigkeiten: Problemlösung, Interpretation komplexer Informationen
  • Anpassungsfähigkeit: Lernfähigkeit, Offenheit für Veränderung, Selbstorganisation
  • Kreativität: Entwicklung neuer Ansätze, Konzepte und Lösungen

Diese Kompetenzen gewinnen in nahezu allen Berufsfeldern an Bedeutung, unabhängig vom Qualifikationsniveau.

Wie können sich Beschäftigte auf die Zukunft der Arbeit vorbereiten?

Beschäftigte sollten ihre persönliche Kompetenzentwicklung planen. Wichtige Schritte sind:

  • Bestandsaufnahme eigener Fähigkeiten und Abgleich mit zukünftigen Anforderungen
  • Aufbau von KI- und Datenkompetenzen, unabhängig von der Branche
  • Upskilling oder Reskilling über Microlearning, Zertifikate oder berufsbegleitende Weiterbildung
  • Aktive Pflege des beruflichen Netzwerks (intern und extern)
  • Stärkung von Selbstmanagement und Resilienz, um Veränderungen zu bewältigen

Wie wirkt sich die Zukunft der Arbeit auf Unternehmen, Behörden und Führung aus?

Die Zukunft der Arbeit wirkt sich auf Unternehmen vor allem durch Veränderungen der Technologie, Fachkräftemangel, ökologische Anforderungen und neue Arbeitsformen aus. 

Wie verändern sich Organisationsstrukturen?

Organisationsstrukturen von Unternehmen und Behörden werden beweglicher und insgesamt funktionsübergreifender. Typische Entwicklungen:

  • Weniger bzw. flache Hierarchie, mehr Verantwortung in Teams
  • Projektorientierte Arbeitsweisen gewinnen an Bedeutung
  • Vernetzte Zusammenarbeit ersetzt siloartige Strukturen
  • Rollenmodelle, die sich an Aufgaben statt an starren Stellenbeschreibungen orientieren

Wie verändert sich die Zusammenarbeit?

Arbeitsprozesse werden digitaler, leichter zu verstehen und einheitlicher gestaltet. Relevante Veränderungen:

  • Digitalisierte Abläufe (Workflows) ersetzen händisch durchgeführte Abläufe
  • Gemeinsame Arbeitsplattformen dienen verteilten Teams als Basis der Zusammenarbeit
  • Standardisierung wiederholbarer Prozesse durch Automatisierung
  • Verknüpfung von Büro und Remote-Arbeit durch einheitliche Software

Welche Anforderungen ergeben sich an die Infrastruktur?

Unternehmen brauchen moderne Bürokonzepte und eine belastbare Infrastruktur:

  • Stabile digitale Systeme für Kommunikation, Abstimmung und Dokumentation
  • Buchungs- und Arbeitsplatzsysteme für hybride Büromodelle
  • Technisch gut ausgestattete Besprechungsräume, die ortsunabhängige Teilnahme ermöglichen
  • Datensicherheit und Zugriffsregeln, insbesondere bei KI-Anwendungen
  • Eine Arbeitsplatzgestaltung, die sowohl ruhige und konzentrierte Arbeit als auch Zusammenarbeit und Teamtage ermöglicht

Wie verändern sich Arbeitsort und Arbeitsplatz in der Zukunft der Arbeit?

Arbeitsort und -platz verändern sich grundlegend, weil Arbeit weniger an einen festen Platz oder ein starres Zeitraster gebunden ist. Tätigkeiten werden dort ausgeführt, wo sie am besten erledigt werden können, und zu Zeiten, die sowohl zu betrieblichen Abläufen als auch zur persönlichen Planung passen.

Unternehmen kombinieren Büro, Homeoffice und weitere Arbeitsorte zu einem Gesamtsystem, in dem Anwesenheit, Ausstattung und Zusammenarbeit nach der Arbeitsweise der Mitarbeiter ausgerichtet werden.

Übergang vom festen Arbeitsplatz zu freien Konzepten

Der klassische, personenbezogene Arbeitsplatz verliert an Bedeutung. Stattdessen nutzen Unternehmen Modelle, die die tatsächliche Anwesenheit und den Bedarf der Mitarbeiter besser abbilden:

  • Mehrere Arbeitsorte ergänzen das Büro: Homeoffice, Coworking-Spaces und mobile Arbeitsplätze.
  • Nicht mehr alle Mitarbeiter sind täglich vor Ort; Anwesenheit richtet sich nach Aufgaben, Meetings und Abstimmungsbedarf.

Die Bürofläche wird so geplant, dass weniger Einzelarbeitsplätze vorhanden und stattdessen Zonen für stilles Arbeiten, Zusammenarbeit oder Ausgleich und Sport verfügbar sind.

  • Stille Zonen für konzentrierte Einzelarbeit
  • Projekt- und Teamflächen für gemeinsame Aufgaben
  • Rückzugsräume für Telefonate oder vertrauliche Gespräche
  • Besprechungsräume für Abstimmungen
  • Erholungs- und Pausenbereiche zur Regeneration

Der Treiber dieser Veränderung ist die Etablierung hybrider Arbeit. Laut ifo-Institut arbeiteten bereits Anfang 2025 rund 25 Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland zumindest zeitweise von zu Hause. Unternehmen passen deshalb ihre Flächen an, weil durchschnittlich etwa ein Viertel der Arbeitsplätze regelmäßig ungenutzt bleibt.

Unter diesen Vorzeichen macht Desk Sharing das Büro tauglich für das sogenannte Activity-Based Working. Deine Mitarbeiter entscheiden selbst, welcher Ort, Raum oder Zone am besten zur tagesaktuellen Aufgabe passt.

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Hybrides Arbeiten

Hybrid Working Trends 2026 in Deutschland und der EU

Hybrid Work hat sich als stabiles Arbeitsmodell etabliert. Daten aus Deutschland, Europa, den USA sowie internationalen Vergleichsstudien zeigen ein konsistentes Bild: Die meisten wissensintensiven Branchen arbeiten in Hybridmodellen mit zwei bis drei Präsenztagen pro Woche.

Hybrid Working Trends: Das Wichtigste in Kürze

  • Hybrid Work ist ein häufiges Arbeitsmodell in Deutschland und der EU. Beschäftigte arbeiten im Schnitt zwei Tage pro Woche zu Hause und nutzen Büro-Tage für Abstimmung und Zusammenarbeit.
  • Zwei bis drei feste Präsenztage pro Woche haben sich etabliert. Teams legen gemeinsame Büro-Tage fest, damit sich Kollegen treffen und Projekte vorankommen.
  • Vollständig remote arbeiten wird seltener. Hybrid Work bleibt die bevorzugte Form, weil Homeoffice und Büro unterschiedliche Aufgaben gut abdecken.
  • Unternehmen arbeiten mit Meetingfenstern und störungsfreien Zeiten.
  • Büroflächen werden neu aufgeteilt: Einzelarbeitsplätze werden reduziert, hinzu kommen Zonen für konzentriertes Arbeiten, Austausch, Videogespräche oder Pausen. 
  • Desk Sharing setzt sich durch: Es schafft Platz für die neuen Zonen und passt zur unregelmäßigen Anwesenheit im Büro.

Ausgangslage: Hybrid Working Trends 2025/2026

Die Nutzung des Arbeitsmodells Hybrid Work liegt deutlich über dem Vor-Pandemie-Niveau und hat sich, nach einem kurzfristigen Höhepunkt während der Krisenjahre, auf einem nachhaltigen Niveau eingependelt.

Der Schwerpunkt liegt klar auf hybriden Modellen, also dem Wechsel zwischen Homeoffice und dem Büro, mit regelmäßigen Präsenztagen. Vollständige Remote-Arbeit bleibt eine Minderheitslösung.

Hybrid Work in Deutschland

  • Laut Statistischem Bundesamt arbeiteten 24 % der Erwerbstätigen in Deutschland im Jahr 2024 zumindest gelegentlich im Homeoffice, nahezu identisch zu 2023.
  • Unter den Homeoffice-Nutzern arbeiteten 24 % ausschließlich von zu Hause, gegenüber 26 % im Vorjahr. Der deutliche Rückgang im Vergleich zu 2021 (40 %) zeigt: Hybrid statt Full-Remote dominiert.
  • Das ifo Institut bestätigt diese Stabilität: Im Februar 2025 nutzten 24,5 % der Beschäftigten in Deutschland zumindest zeitweise Homeoffice. Diese Quote hält sich seit über zwei Jahren konstant bei etwa 25 %.

Einordnung:

  • Deutschland liegt leicht über dem EU-Durchschnitt, aber unter den Spitzenreitern wie den Niederlanden oder den skandinavischen Ländern.
  • Hybrid Work ist in mittelgroßen und großen Unternehmen inzwischen zum Standard geworden; bei kleineren und mittelgroßen Unternehmen (KMU) und in nicht telearbeitfähigen Branchen ist der Anteil weiterhin deutlich geringer.

Trends für Hybrid Work

Hybrid Work wird in Deutschland und der EU vor allem durch feste Präsenztage, abgesprochene Teamrhythmen und erprobte Abläufe geprägt sein. Bürotage werden bewusst für Aufgaben genutzt, die persönliche Abstimmung erfordern.

Unternehmen passen ihre Büroflächen auf Hybrid Work an, arbeiten mit Regelwerken und investieren in Technik, die das Arbeiten an wechselnden Orten begleitet.

Feste Präsenzvorgaben

Viele Unternehmen führen zwei bis drei verpflichtende Präsenztage pro Woche ein. Diese Vorgaben sollen Verlässlichkeit schaffen und verhindern, dass sich Teams nur noch zufällig im Büro begegnen. Jedoch entscheiden die Teams selbst, welche Tage am sinnvollsten sind, etwa für Projektabstimmungen oder Planungssitzungen.

Ein Team legt beispielsweise fest: Montag und Mittwoch sind gemeinsame Bürotage. Am Montag werden Aufgaben abgestimmt, am Mittwoch arbeitet man gemeinsam an aktuellen Projekten. Die restlichen Tage sind frei wählbar.

Büro-Tage als Tage der Zusammenarbeit

Der Besuch im Büro dient zunehmend bestimmten Zwecken:

  • Projektarbeit
  • Einarbeitung
  • persönliche Besprechungen
  • gemeinsame Planung
  • soziale Einbindung

Mitarbeiter kommen ins Büro, weil das Team an diesem Tag Workshops plant oder weil ein neuer Kollege eingearbeitet wird.

Regeln für die Zusammenarbeit

Hybrid Work erschwert es, sich spontan zusammenzusetzen und gemeinsame Abstimmungen, Konzepte oder Ideen zu besprechen. Für viele ist ein Video Call kein geeigneter Ersatz.

  • Festgelegte Zeiträume, in denen keine Meetings stattfinden
  • Pflicht zur Dokumentation von Entscheidungen
  • Strukturierter Ablauf von Meetings, um diese kurz zu halten
  • Vorgaben für Reaktionszeiten in Chats und E-Mails

Ein Unternehmen führt beispielsweise tägliche störungsfreie Zeiten von 9 bis 12 Uhr ein. In dieser Zeit dürfen keine Meetings stattfinden und keine schnellen Chat-Antworten erwartet werden.

Veränderung von Büroflächen

Unternehmen gestalten ihre Büroflächen unter Hybrid Work grundlegend um. Da viele Mitarbeiter nur noch zwei bis drei Tage pro Woche im Büro arbeiten, bleiben feste Schreibtische häufig ungenutzt.

Dadurch entstehen Flächen, die der jeweiligen Tätigkeit und Arbeitsweise gerecht werden und dem Büro im Gegensatz zum Home Office einen erkennbaren Mehrwert verleihen. Die Ausrichtung folgt dem Activity-Based-Working-Prinzip:

Der Arbeitsort wird nach Tätigkeit gewählt und kann sich im Tagesverlauf mehrfach ändern. Die wichtigsten Veränderungen lassen sich in vier Bereichen zusammenfassen. 

Bereiche für konzentriertes Arbeiten

Offene Großraumbüros bieten oft zu wenig Ruhe. Deshalb schaffen Unternehmen Zonen, die bewusst für konzentrierte Aufgaben vorgesehen sind:

  • Einzelarbeitsplätze, die akustisch und optisch abgeschirmt sind
  • Einsatz von schallabsorbierenden Materialien wie textilen Oberflächen, Akustikdecken, Stellwänden oder großen Pflanzen
  • Telefonboxen und kleine, schallgedämmte Räume für Videokonferenzen oder vertrauliche Gespräche

Diese Bereiche sorgen dafür, dass Mitarbeiter im Büro ungestört arbeiten können und der Bürotag wirklich produktiv wird. 

Bereiche für Zusammenarbeit und Austausch

Viele Mitarbeiter kommen ins Büro, um sich miteinander persönlich abzustimmen oder an Projekten zu arbeiten. Deshalb gewinnen Flächen für Zusammenarbeit deutlich an Bedeutung.

  • Offene Workshop-Bereiche mit beweglichen bzw. rollbaren Tischen, Whiteboards und Stellwänden
  • Besprechungsräume in verschiedenen Größen, ausgestattet mit Videotechnik für hybride Meetings
  • Gestaltbare Teamzonen, die sich schnell an unterschiedliche Gruppengrößen anpassen lassen

Sozial- und Erholungszonen

Damit das Büro als Arbeitsort attraktiv bleibt, investieren Unternehmen stärker in die Aufenthaltsqualität.

  • Lounges, Küchen und Cafébereiche für Gespräche und Pausen
  • Entspannungs- oder Bewegungszonen, etwa Fitnessbereiche, Ruheräume oder Spielelemente
  • Bessere Verpflegungsangebote wie Kantinen, Snacks oder Getränke

Anpassung der technischen Ausstattung

Hybrid Work funktioniert am besten, wenn auch die genutzte Technik darauf abgestimmt wird. Das betrifft die Hardware, Software und die Raumausstattung. Viele Unternehmen haben daher Systeme eingeführt, die den Wechsel zwischen Homeoffice und Büro vereinfachen.

  • Buchungssystem PULT für Arbeitsplätze, Räume und Zonen sowie Parkplätze
  • Stauraum in Form von Schließfächern und Spinden, da feste Schreibtische entfallen
  • Standardisierte ergonomische Ausstattung an jedem Arbeitsplatz (z. B. höhenverstellbare Tische, Dockingstations, Monitore)
  • Verlässliche Videokonferenztechnik
  • Gemeinsame Dokumentenplattformen
  • Daten zur Büroauslastung
  • Sicherheitslösungen für das Arbeiten von unterwegs

Beispiel: Ein Mitarbeiter kann am Vorabend über eine App seinen Arbeitsplatz für den nächsten Tag buchen und hat vor Ort Zugriff auf dieselben Dokumente und Anwendungen wie im Homeoffice.

Den Hybrid Working Trend als Chance nutzen

Hybrid Work führt fast automatisch zu ungenutzten Einzelarbeitsplätzen und eröffnet dadurch die Chance, Büroflächen so umzubauen, dass sie den Mitarbeitern mehr bieten als zuvor.

Wenn Beschäftigte nur an zwei oder drei Tagen pro Woche im Büro sind, stehen viele Schreibtische leer. Die Anzahl dieser Einzelarbeitsplätze lässt sich daher reduzieren. Das Team teilt sich dann eine verringerte Zahl an Arbeitsplätzen.

Dadurch werden Büroflächen frei, die sich umnutzen lassen und dann im Arbeitsalltag einen echten Mehrwert bieten: Orte für Ruhe, für Austausch und Zusammenarbeit, für Video Calls und für Erholung.

Für Besprechungen und Teamarbeit gibt es offene Flächen mit rollbaren Tischen, Whiteboards und Videotechnik. Für Pausen und soziale Kontakte entstehen Lounges, Küchen und Cafézonen. All das ist möglich, weil nicht mehr für jeden Mitarbeiter ein eigener, dauerhaft reservierter Schreibtisch bereitstehen muss.

Die Basis dafür ist Desk Sharing. Unter diesem Konzept stehen alle Arbeitsplätze, Zonen und Räume frei allen Mitarbeitern zur Verfügung. Dabei dient eine Buchungssoftware dazu, eine faire Verteilung zu gewährleisten.

In der Buchungssoftware PULT buchen deine Mitarbeiter den gewünschten Ort vorab und dieser ist dann verbindlich für sie reserviert:

  • Arbeitsplätze, Räume und Zonen können zuverlässig reserviert werden.
  • Die Anwesenheit im Büro wird automatisch sichtbar.
  • Auslastungsdaten zeigen, wie die Büroflächen tatsächlich genutzt werden.
  • Der Check-in erfolgt ganz automatisch über PULT Presence.

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Hybrides Arbeiten

Die 6 besten Tools für hybrides Arbeiten

Der häufige Wechsel zwischen Homeoffice und Büro verlangt dir mehr Organisation ab, um Arbeitsplätze und Räume gerecht zu verteilen. Dabei helfen Tools für hybrides Arbeiten. Die Systeme bieten Funktionen zur Buchung von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen, zeigen Belegungen in Echtzeit und halten Datenschutzrichtlinien ein.

Wie wähle ich das beste Tool für hybrides Arbeiten aus?

Welche Funktionen in einem Tool für hybrides Arbeiten für dein Unternehmen wichtig sind, hängt stark davon ab, wie ihr arbeitet und welche Prozesse ihr abbilden möchtet. Die folgenden Kriterien helfen dir bei der Auswahl und zeigen jeweils, in welchen Situationen sie besonders relevant sind:

  • Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und weiteren Flächen: Relevant, wenn Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Zonen oder Parkplätze genutzt werden sollen und Reservierungen verbindlich vorliegen sollen.
  • Digitale Grundrisse und visuelle Übersicht: Hilfreich, wenn Mitarbeiter sich gut orientieren und bestimmte Bereiche (z. B. Teambereiche, Ruhezonen, Projektflächen) auswählen sollen.
  • Automatisierung, Check-in und No-Show-Handling: Wichtig, wenn häufig Plätze oder Räume zwar gebucht, aber nicht genutzt werden. Tools mit Check-in können ungenutzte Buchungen automatisch freigeben.
  • Integrationen in Kalender- und Kollaborationstools: Sinnvoll, wenn Kalender und Zusammenarbeit bereits über Microsoft 365, Outlook, Google Kalender, MS Teams oder Slack laufen.
  • Besuchermanagement: Relevant, wenn regelmäßig Kunden, Kandidaten oder andere Gäste vor Ort sind.
  • Parkplatz- und Ressourcenverwaltung: Wichtig, wenn Stellplätze, E-Ladestationen oder spezielle Ressourcen (z. B. Technik, besondere Arbeitsplätze) ebenfalls gebucht werden sollen
  • Analysen, Auslastungs-Reports und Flächenplanung: Sehr wichtig, wenn du deine Büroflächen weiterentwickeln und anpassen möchtest. Dashboards mit Auslastungsraten, Buchungsverhalten und No-Show-Quoten helfen dir dabei, zu erkennen, welche Bereiche gut genutzt werden, wo Flächen frei bleiben und wie sich der Bedarf entwickelt.‍
  • Datenschutz, Hosting und DSGVO-Konformität: Besonders relevant für Unternehmen in der DACH-Region.
Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: November 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. 

Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen.

Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern

Die besten Tools für hybrides Arbeiten

#1 PULT

PULT ist ein Tool für hybrides Arbeiten und Workplace-Management. Die Software ermöglicht die Buchung und Organisation von Arbeitsplätzen, Meetingräumen und weiteren Ressourcen und bietet ergänzend Funktionen für Besuchermanagement, Büroanalysen sowie Anwesenheits- und Auslastungsübersichten.

Die Software lässt sich in Microsoft Outlook, Microsoft 365, Google Kalender, MS Teams und Slack integrieren. Gebuchte, aber ungenutzte Räume und Plätze werden automatisch wieder freigegeben. Ergänzend bietet PULT Auswertungen zur tatsächlichen Nutzung und zum Buchungsverhalten, wodurch sich Räume, Flächen und Arbeitsplätze besser planen lassen.

  • Arbeitsplatzbuchung (Desk Booking): Buchung von Schreibtischen über interaktive Grundrisse, inklusive Tags, Ausstattungsfiltern, QR-Check-in und automatischem Check-in über WLAN.
  • Raumbuchung (Room Booking): Buchung von Meetingräumen mit 2-Wege-Kalendersynchronisation (Outlook / Google), Ressourcenverwaltung, Einladungsfunktion und optionalem Catering.
  • Hybride Teamplanung: Übersicht darüber, wer wann im Büro, remote oder nicht verfügbar ist. Optionen für Favoriten, wiederkehrende Tage, anonyme Buchungen und Kalenderabgleich.
  • Besuchermanagement: Digitale Besucherregistrierung, individuelle Sign-in-Flows, Dokumente/NDAs, iPad-Empfangsmodus, Host-Benachrichtigungen und Badge Printing.
  • Büroauswertung: Auslastungsanalysen, Belegungsstatistiken, Heatmaps und Exportfunktionen zur Bewertung der Flächennutzung.
  • PULT Presence: Automatische Anwesenheitserfassung per WLAN, konfigurierbare Regeln, Protokolle und Berichte für RTO- und Compliance-Anforderungen.
  • Parking & zusätzliche Ressourcen: Verwaltung und Buchung von Parkplätzen oder weiteren Büroressourcen.
  • Integrationen: Anbindungen an Microsoft 365, Google Workspace, Slack, MS Teams, Okta, verschiedene HRIS-Systeme, WiFi-/Netzwerk- und MDM-Systeme.‍
  • Sicherheit & Hosting: Entwicklung und Hosting in Deutschland, DSGVO-konforme Datenverarbeitung und ISO-27001-zertifizierte Infrastruktur.

Preise von PULT:

Die Preise von PULT beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.

Zur Arbeitsplatzbuchung in PULT

#2 Seatti

Seatti ist eine Software für hybrides Arbeiten mit Schwerpunkt auf Arbeitsplatz- und Flächenbuchung. Die Software ist eng in Microsoft Teams und Microsoft Entra ID integriert und bündelt die Buchung von Arbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen sowie Funktionen für Teamplanung und Auswertungen zur Büronutzung.

  • Arbeitsplatzbuchung (Desk Booking): Buchung von Arbeitsplätzen über interaktive Büropläne mit minutengenauer Reservierung, Wiederverwendung von Buchungen der Vorwoche und Buchungsvorschlägen in Microsoft Teams. 
  • Meetingraumbuchung: Konferenz- und Meetingräume können in derselben Oberfläche gebucht werden. 
  • Parkplatz- und weitere Ressourcenbuchung: Möglichkeit, Parkplätze und weitere Ressourcen im gleichen System zu buchen; die Teams-App unterstützt Buchungen von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen.
  • Team- und Standortübersicht: Übersicht darüber, wo Kollegen arbeiten, welche Standorte genutzt werden und wann sich gemeinsame Bürozeiten anbieten. 
  • Datenanalyse und Auslastungsberichte: Auswertungen zur Büro- und Arbeitsplatznutzung mit Datenanalyse.
  • Microsoft-365-Integration und Teams-App: Native Integration in Microsoft Teams, Installation über den Teams App Store, Nutzung von Microsoft SSO und Anbindung an Microsoft Entra ID.
  • Datenschutz, Anonymisierung und ISO-Zertifizierung: Seatti ist nach ISO 27001 zertifiziert. Buchungen können namentlich oder anonym erfolgen; Auswertungen basieren auf anonymisierten, aggregierten Daten und sind laut Anbieter nicht zur Mitarbeiterüberwachung gedacht.

Preise von Seatti:

Seatti bietet drei Pakete ab 1,90 € pro Nutzer und Monat. Mit den Paketgrößen steigt der Funktionsumfang. Alle Funktionen sind im Paket Hybrid Enterprise enthalten, dessen Preise auf Anfrage herausgegeben werden. Die Buchung von Konferenzräumen und Catering ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.

#3 desk.ly

desk.ly ist eine Workplace-Management-Plattform für hybride Arbeit. Die Plattform ermöglicht eine einfache Organisation von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen und bietet darüber hinaus Funktionen für Auswertung und Administration.

  • Buchung von Einzelarbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen: Nutzer reservieren Plätze und Räume über digitale Grundrisse oder Kalenderansichten. Buchungen lassen sich im Browser oder per App vornehmen.
  • Digitale Bürogrundrisse: Interaktive Karten zeigen verfügbare Plätze.
  • Kalenderintegration: Synchronisation mit Outlook, Google Calendar und MS Teams.
  • Teamübersicht: Übersicht, wer an welchem Tag im Büro arbeitet.
  • Kiosk- und Anwesenheitsmodus: Über ein Terminal oder Tablets, Laptops und Smartphones können Mitarbeiter ihre Anwesenheit im Büro erfassen oder spontan verfügbare Plätze buchen.
  • Parkplatzverwaltung: Buchung und Verwaltung von Stellplätzen und Ladepunkten.
  • Analysen und Auslastung: Dashboards zeigen, wie häufig Arbeitsplätze und Räume gebucht werden. Die Auswertungen helfen, Büroflächen effizienter zu planen und Engpässe zu vermeiden.
  • Datenschutz und Hosting: Betrieb ausschließlich in deutschen Rechenzentren (AWS Frankfurt), ISO 27001-zertifiziert, vollständig DSGVO-konform. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) kann direkt angefordert werden.

Preise von desk.ly:
Corporate-Tarif ab 1,65 € pro Nutzer und Monat, Enterprise-Tarif ab 2,20 € pro Nutzer und Monat. Eine kostenlose Version für kleine Teams bis 15 Nutzer steht ebenfalls zur Verfügung.

#4 DEIN RAUM

DEIN RAUM ist eine cloudbasierte Software für Desk Sharing und Arbeitsplatzbuchung aus Deutschland. Das Tool ermöglicht die Reservierung und Verwaltung von Arbeitsplätzen, Parkplätzen und Besprechungsräumen in einem System und richtet sich an Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen. Der Zugriff erfolgt über Browser und mobile Endgeräte, ergänzt um Integrationen in gängige Office-Umgebungen.

  • Arbeitsplatzbuchung mit Kalenderansicht, Favoritenfunktion und Angaben zur Ausstattung, um Arbeitsplätze flexibel und tagesgenau zu reservieren. 
  • Parkplatzbuchung inklusive Darstellung einzelner Stellplätze und Kennzeichnung von Ladepunkten für Elektrofahrzeuge. 
  • Meetingraumbuchung für Besprechungsräume im gleichen System wie Arbeitsplätze und Parkflächen. 
  • Digitale Grundrisse zur Visualisierung von Arbeitsplätzen, Parkplätzen und Räumen direkt im Lageplan. 
  • Check-in-Funktion zur Bestätigung der tatsächlichen Nutzung und automatischen Freigabe von nicht genutzten Buchungen. 
  • Auslastungsanalyse für Auswertungen zur Nutzung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen. 
  • Wochenregeln und Serienbuchung zur Abbildung wiederkehrender Präsenztage und Buchungsmuster. 
  • Raumbelegungsdisplays und Meetingraum-Upgrade zur Anzeige von Belegung und Verfügbarkeit direkt vor dem Raum. 
  • Zubehörverwaltung und Parkplatzvermietung zur Buchung zusätzlicher Ausstattung sowie zur Verwaltung vermieteter Stellplätze. 
  • Integrationen wie Single Sign-on (SSO), Microsoft-Teams-Integration und Outlook-Add-in sowie Nutzung über Smartphone, Laptop oder Tablet.
  • Datenschutz: Das Tool ist laut Anbieter DSGVO-konform mit Serverstandort in Deutschland.

Preise von DEIN RAUM:

Das Angebot von DEIN RAUM gliedert sich in Pakete, deren Funktionsumfang mit den Preisen steigt. Das Paket Basic kostet 1,30 € pro Nutzer und Monat, Advanced 1,80 € pro Nutzer und Monat. Alle Funktionen sind in Enterprise enthalten, dessen Preis angefragt werden kann.

#5 Flexopus

Flexopus ist eine Workplace-Management-Software für hybride Teams. Das Tool ermöglicht die Buchung und Verwaltung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen in einem System und bildet Büroflächen als digitale Grundrisse ab. Das System ist in Deutschland entwickelt und gehostet und erfüllt die Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit.

  • Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Reservierung von Schreibtischen, Räumen und Zonen über Web oder App.
  • Digitale Grundrisse: Darstellung belegter und freier Plätze auf interaktiven Büroplänen.
  • Check-in & Check-out: Anmeldung per QR-Code oder über den Arbeitsplatzmonitor, mit automatischer Freigabe bei Nichtnutzung.
  • Raum- und Arbeitsplatz-Displays: Flexopus bietet eigene Hardwarelösungen zur Anzeige von Buchungsstatus und Check-ins direkt vor Ort.
  • Besuchermanagement: Gäste können vorab registriert werden, inklusive E-Mail-Einladung und QR-Code-Check-in am Empfang.
  • Analysen & Berichte: Übersicht zur Auslastung von Arbeitsplätzen und Räumen.
  • Integrationen: Verbindung mit Microsoft Teams, Outlook, Google Kalender sowie eine REST-API für individuelle Anbindungen.
  • Datenschutz & Hosting: Betrieb auf deutschen Servern (Hetzner, Nürnberg/Falkenstein), ISO 27001-zertifiziert. Flexopus stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Informationen zu Subprozessoren bereit.

Preise von Flexopus:
Flexopus berechnet die Preise nach Ressourcen, also Anzahl der Arbeitsplätze, Räume usw. Die Software kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Im Starter-Plan kostet jede Ressource ab 1,59 € im Monat, im Business-Plan mit mehr Funktionen dann ab 2,99 € pro Monat.

#6 raum]für[raum

raum]für[raum ist eine Software zur Buchung und Verwaltung von Arbeitsplätzen, Räumen und weiteren Ressourcen. Die Lösung deckt Desk Sharing, Raumbuchung, Videokonferenzplanung und Ressourcenmanagement ab und lässt sich in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Neben der Cloud-Variante wird auch ein Betrieb in deutschen Rechenzentren angeboten.

  • Arbeitsplatzbuchung und Desk Sharing für gemeinsam genutzte und fest zugewiesene Arbeitsplätze, inklusive Filter nach Ausstattung (z. B. Monitore, barrierefreie Plätze) und der Möglichkeit, Arbeitsplätze für Kollegen mitzubuchen.
  • Raumbuchung für Besprechungsräume, Schulungsräume und andere Flächen mit Verwaltung aller Raumbuchungen. 
  • Buchung weiterer Ressourcen wie Parkplätze, Fahrzeuge und Zusatzleistungen (z. B. Catering oder Technik), die einer Buchung zugeordnet werden können. 
  • Etagen- und Gebäudepläne mit grafischer Darstellung der Arbeitsplätze und Räume, die sich per Drag-and-drop konfigurieren lassen. 
  • Check-in-Funktionen und intelligenter Buchungsprozess zur Absicherung der tatsächlichen Nutzung und Reduzierung von No-Shows. 
  • Videokonferenz- und Outlook-Integration zur Planung von Meetings inklusive Raum- und Technikreservierung aus bekannten Tools heraus. 
  • Besucher- und Ressourcenmanagement mit Verwaltung von Besucherbuchungen und angebundenen Systemen wie Digital-Signage-Lösungen. 
  • App zur Buchung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen per Smartphone. 
  • Integrationen u. a. in Outlook, Videokonferenzsysteme und Digital-Signage-Lösungen; nutzbar als Webanwendung, Desktopanwendung und App. 
  • Datenschutz- und Hostingangaben: Der Anbieter gibt an, dass raum]für[raum DSGVO-konform ist und in Deutschland gehostet wird.

Preise von raum]für[raum:

Das Angebot ist modular gestaltet, sodass sich die Funktionen je nach Bedarf zusammenstellen lassen. Die Preise sind auf Anfrage erhältlich.

Was macht PULT zu einem beliebten Tool für hybrides Arbeiten?

Mit PULT Presence wird die tatsächliche Anwesenheit deiner Mitarbeiter erfasst, sobald sich ihr Laptop oder Smartphone mit dem Unternehmens-WLAN verbindet. Der Check-in erfolgt auf diese Weise automatisch und völlig unabhängig von Sensorik. Dein WLAN reicht dafür.

In PULT erhältst du Buchungsdaten und Werte für die tatsächliche Belegung von Arbeitsplätzen, Räumen, Zonen und Parkplätzen. 

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