Workplace Experience: Die Arbeit im Büro neu gestalten

Workplace Experience: Das Wichtigste in Kürze

• Workplace Experience beschreibt das Gesamterlebnis, das Mitarbeiter in ihrer Arbeitsumgebung haben: bestehend aus Räumen, Technik, Services und Kultur.
• Eine gute Workplace Experience entsteht, wenn Angestellte eine positive Kultur erleben und Büroflächen, digitale Systeme und organisatorische Abläufe gut ineinandergreifen.
• Hybrides Arbeiten verändert die Anforderungen an den Arbeitsplatz: Weniger feste Schreibtische, mehr Zonen für Teamarbeit, Ruhe und Pausen.
• Die Qualität der Workplace Experience lässt sich durch Mitarbeiterfeedback, Auslastungsdaten, Anwesenheitsmessungen und externe Bewertungen erfassen.
• Mit PULT kannst du Workplace Experience sichtbar machen, Trends bei der Nutzung erkennen und dein Büro gezielt verbessern.

Was bedeutet „Workplace Experience“?

Workplace Experience beschreibt das Gesamterlebnis von Mitarbeitern an ihrem Arbeitsplatz und der zugehörigen Umgebung. Dazu gehören drei eng miteinander verbundene Bereiche: die Räume, in denen sie arbeiten, die Technik, die sie nutzen, und die Kultur, die sie vorfinden und mitprägen.

Warum ist die Workplace Experience wichtig?

Eine positive und gesteuerte Workplace Experience ist wichtig, weil der Wechsel zwischen Homeoffice und Büro (hybrides Arbeiten), der Wettbewerb um Fachkräfte und steigende Erwartungen an den Arbeitsplatz neue Anforderungen schaffen.

Du musst deine Räume, die eingesetzte Technik und die Organisation so gestalten, dass sie mit den neuen Arbeitsformen Schritt halten. Nur so bleibt dein Büro ein Ort, den Menschen gerne nutzen und an dem sie produktiv arbeiten können.

Hybrides Arbeiten verändert die Büroflächen

Weil viele Mitarbeiter regelmäßig im Homeoffice arbeiten, stehen fest zugewiesene Schreibtische häufiger leer. Parallel dazu wünschen sich Mitarbeiter Räume für Austausch, Projektarbeit oder ruhige Zonen zum konzentrierten Arbeiten.

Um diese Vielfalt im Büro anbieten zu können, musst du Flächen umwidmen. Eine reduzierte Anzahl von Einzelarbeitsplätzen schafft Raum für Zonen, die tatsächlich gebraucht und gewünscht werden.

Damit die verbleibenden Schreibtische fair verteilt und genutzt werden können, brauchst du ein Buchungssystem, mit dem Mitarbeiter Arbeitsplätze und Räume im Voraus reservieren können.

Tipp: Die Arbeitsplatzbuchung in PULT ermöglicht deinen Angestellten, fair auf alle Arbeitsplätze, Räume, Zonen und Parkflächen zuzugreifen und diese verbindlich buchen zu können.

Der Arbeitsplatz entscheidet über die Arbeitgeberattraktivität

Im Wettbewerb um Fachkräfte spielt die Gestaltung des Arbeitsplatzes eine wichtige Rolle. Bewerber achten darauf, ob ein Büro moderne Zonen für Teamarbeit, Rückzugsmöglichkeiten, eine gute technische Ausstattung und Services bietet, die den Arbeitsalltag angenehm gestalten und sich sowohl von ihrer ehemaligen Firma als auch vom Homeoffice unterscheiden.

Wenn deine Büroflächen ein Angebot schaffen, das denen von Wettbewerbern und der Arbeit zu Hause überlegen ist, erhöhst du deine Chancen, neue Mitarbeiter zu gewinnen und bestehende zu halten.

Abläufe für die Arbeitsfähigkeit

Jede Unterbrechung im Büroalltag wirkt sich spürbar auf deine Angestellten aus. Solche Unterbrechungen können sein:

• Ein technisch gestörter Videocall mit einem Kunden
• Doppelt belegte Meetingräume
• Zu laute Großraumbüros ohne akustische Dämpfer 
• Fehlende Möglichkeiten zur körperlichen Entspannung 

Störungen dieser Art summieren sich und wirken sich negativ auf die Konzentrationsfähigkeit deiner Angestellten aus. Mit einer durchdachten Workplace Experience hingegen stellst du sicher, dass Räume und Technik zuverlässig funktionieren und der persönliche Workflow nicht unnötig ins Stocken gerät.

Die Workplace Experience stärkt die Bindung

Ein Büro, das abwechslungsreiche Arbeitsmöglichkeiten bietet, wirkt unmittelbar auf die Zufriedenheit. Wenn Mitarbeiter spüren, dass ihre Bedürfnisse nach Ruhe, Austausch und Komfort berücksichtigt werden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie im Unternehmen bleiben. Eine positive Workplace Experience trägt so direkt zur Senkung der Fluktuation bei.

Was beeinflusst die Workplace Experience?

Workplace Experience umfasst drei Bereiche: Räume, Technik und Kultur. Erst wenn du alle drei zusammen betrachtest, entsteht ein Arbeitsumfeld, das den Alltag wirklich verbessert.

Räume und Flächenaufteilung für eine positive Workplace Experience

Weil viele Mitarbeiter regelmäßig von zu Hause arbeiten, können Einzelarbeitsplätze reduziert werden. Wandle einen Teil dieser Flächen in Bereiche um, die stärker nachgefragt sind: Zonen für Projektarbeit, Besprechungen, ruhiges Arbeiten oder auch Pausen.

Studien zeigen, dass gerade diese Raumvielfalt bedeutend dafür ist, ob Menschen gerne ins Büro kommen. Der Kerngedanke ist, deinen Mitarbeitern mit der Raumaufteilung und -ausstattung Vorteile anzubieten, die sie zu Hause nicht haben. 

Mit einem Buchungssystem stellst du sicher, dass die verbliebenen Arbeitsplätze, Räume und Zonen planbar verfügbar sind.

Technik für eine gute Workplace Experience

Die digitale Ausstattung ist ein fester Bestandteil der Workplace Experience. Hardware und Software sollten deinem Team ein möglichst freies Arbeiten ermöglichen und niemals zum Flaschenhals der Produktivität werden.

Dazu gehören ein leistungsfähiges WLAN, Videokonferenzsysteme, große und teils mehrere Monitore pro Arbeitsplatz, Dockingstationen bzw. Monitoradapter für Laptops und Software für Kommunikation und Planung.

Ebenso wichtig sind Sensoren und Software, die Auslastung, Luftqualität oder Temperatur messbar und sichtbar machen. Wenn du diese Technik konsequent einsetzt, stellst du sicher, dass Mitarbeiter Arbeitsplätze und Räume ohne Störungen und in hoher Qualität nutzen können.

Kultur und Services entlang der Workplace Experience

Workplace Experience bedeutet auch, wie sich die Arbeit im Büro anfühlt. Dazu zählt die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, die Gestaltung von Regeln und Abläufen, aber auch Angebote wie Teamevents.

Diese Elemente wirken darauf, ob dein Büro ein Ort ist, an dem Menschen gerne Zeit verbringen. Sie ergänzen Räume und Technik um die soziale und organisatorische Dimension.

Tipp: Ein aktives Desk Sharing Konzept kann in dieser Hinsicht positiv auf die Workplace Experience wirken. Unter Desk Sharing werden Abteilungsgrenzen aufgeweicht. Kollegen sitzen nebeneinander, die sonst nichts miteinander zu tun hätten. So entstehen Gespräche und ein unternehmensweiter Austausch. 

Wie kann ich eine gute Workplace Experience bieten?

Eine gute Workplace Experience entsteht durch eine bewusste Planung und die schrittweise Umsetzung in deinem Unternehmen.

1. Ausgangslage erheben: Starte mit einer Bestandsaufnahme zu den vorhandenen Flächen und deren Nutzung, zur vorhandenen Technik und dem Mobiliar sowie zu den Erwartungen der Mitarbeiter an das Unternehmen. Nutze dafür Belegungsdaten, Feedback-Umfragen und Gespräche.
2. Verantwortlichkeiten klären: Die Workplace Experience betrifft mehrere Bereiche: IT, HR und Facility Management. Lege fest, wer welche Aufgaben übernimmt und wie ihr Entscheidungen gemeinsam trefft.
3. Büroflächen anpassen: Reduziere ungenutzte Einzelarbeitsplätze und nutze die Fläche für Zonen, die tatsächlich nachgefragt sind: Teamräume, Ruhezonen, Pausenbereiche. Ergänze ein Buchungssystem, damit Arbeitsplätze und Räume jederzeit fair verteilt werden.
4. Technik prüfen: Sorge für stabile Konferenzsysteme, Dockingstationen an Arbeitsplätzen und Software, die die Abläufe erleichtert.
5. Services und Kultur einbinden: Snacks & Getränke, Kantinenangebot, Aufenthaltsbereiche, Sportangebote, Mitarbeiter-Events, gemeinsame Workations, Workshops, Weiterbildungen zur privaten finanziellen Absicherung oder gesunden Lebensweise, Aufstiegsmöglichkeiten, psychologische Gespräche, Jobräder usw.
6. Rückmeldungen einholen: Frage regelmäßig nach, wie die Workplace Experience wahrgenommen wird. Nutze kurze Umfragen bzw. digitale Feedback-Tools.
7. Kontinuierlich verbessern: Die Arbeit an der Workplace Experience ist nie abgeschlossen. Die Bedürfnisse ändern sich, Technik entwickelt sich weiter. Plane deshalb regelmäßige Anpassungen und überprüfe, ob und welche Maßnahmen greifen.

Tipp: In PULT kannst du die Büroauslastung messen, die Büroflächen schrittweise umplanen und optimieren sowie unkompliziert Umfragen unter den Mitarbeitern durchführen.

Wie messe ich die Qualität der Workplace Experience?

Die Qualität der Workplace Experience misst du, indem du mehrere Informationsquellen kombinierst. Dazu gehören Rückmeldungen deiner Mitarbeiter, objektive Daten zur Nutzung, die Funktionsfähigkeit deiner Systeme und externe Bewertungen.

Wahrnehmung der Mitarbeiter zur Workplace Experience

• Umfragen: Kurze Befragungen im Monats- oder Quartalsrhythmus geben dir ein aktuelles Stimmungsbild.
• In-Office-NPS: Eine einfache Skala („Wie wahrscheinlich würdest du das Büro als Arbeitsplatz weiterempfehlen?“) liefert dir einen vergleichbaren Wert, den du regelmäßig verfolgen kannst.
• Feedback- und Jahresgespräche: In persönlichen Gesprächen erhältst du tiefergehende Einblicke, die in standardisierten Umfragen eher nicht sichtbar werden.

Objektive Nutzungsdaten

• Auslastung von Flächen: Mit Buchungssystemen oder Sensorik erkennst du, ob Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder Ruhezonen in dem Maß genutzt werden, wie du es geplant hast.
• Präsenzquoten: Sie zeigen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten dein Büro besonders stark genutzt wird.
• Verweildauer: Gibt Hinweise, ob Mitarbeiter das Büro nur für einzelne Termine nutzen oder längere Arbeitsphasen dort verbringen.

Tipp: Mit PULT Presence wird die Büroanwesenheit der Mitarbeiter automatisch erfasst, sobald sich ihr Laptop oder Smartphone mit deinem Unternehmens-WLAN verbindet. Im Gegensatz zu schlichten Buchungsdaten erhältst du somit echte Werte zur Anwesenheit.

Technische Funktionsfähigkeit

• Stabilität von Systemen: Ausfallraten bei Videokonferenzen, WLAN oder Software.
• Bearbeitungszeiten von Tickets: Wie schnell Probleme behoben werden.

Externe Bewertungen und Signale

• Bewertungsplattformen wie Kununu oder Glassdoor: Kommentare und Bewertungen zeigen dir, wie das Arbeitsumfeld von (ehemaligen) Angestellten wahrgenommen wird, mit Blick auf Faktoren wie Arbeitsplatzgestaltung, Ausstattung oder Atmosphäre.
• Fluktuations- und Bewerbungsraten: Eine steigende Kündigungsquote oder sinkende Bewerberzahlen sind ebenfalls Signale dafür, dass die Workplace Experience nicht im Gleichgewicht ist.

Daten im Zusammenhang auswerten

Die größte Aussagekraft zur Qualität der Workplace Experience entsteht, wenn du die verschiedenen Quellen zusammenführst. Wenn interne Umfragen eine Unzufriedenheit mit der Raumverfügbarkeit zeigen, die Belegungsdaten gleichzeitig hohe Auslastung belegen und auf Bewertungsplattformen Kritik an der Bürogestaltung auftaucht, weißt du, dass Handlungsbedarf besteht.

Genauso kannst du prüfen, ob neue Maßnahmen wie zusätzliche Teamzonen oder verbesserte Technik sich in Feedback, Daten und Bewertungen positiv widerspiegeln.

Workplace Experience mit PULT messen und verbessern

Eine positive Workplace Experience entsteht für deine Angestellten durch das Zusammenspiel vieler Faktoren: Räume und Zonen, die verschiedene Arbeitsweisen ermöglichen. Technik, die zuverlässig funktioniert. Angebote und Services wie Gastronomie oder Aufenthaltsbereiche, die den Arbeitsalltag bereichern und die Annehmlichkeiten des Homeoffice überbieten. Und eine Kultur, die dafür sorgt, dass sich Menschen im Büro wohlfühlen. All diese Elemente greifen ineinander und bestimmen, wie der Arbeitsplatz erlebt wird.

Damit du diese Erfahrung nicht nur nach Bauchgefühl bewertest, sondern gezielt steuern kannst, brauchst du belastbare Daten, wie du sie in PULT erhältst:

• Office Insights: In PULT siehst du in Echtzeit, wie stark deine Büroflächen genutzt werden. Auf dieser Basis kannst du die Raumaufteilung schrittweise anpassen, Flächen neu zuordnen und über Umfragen direktes Feedback der Mitarbeiter einholen.
• PULT Presence: Neben den Buchungsdaten erhältst du mit Presence echte Anwesenheitswerte. Sobald sich Laptops oder Smartphones mit dem Unternehmens-WLAN verbinden, wird die Büroanwesenheit automatisch erfasst. So gewinnst du ein realistisches Bild, wie viele Mitarbeiter tatsächlich im Büro sind, unabhängig davon, ob sie zuvor eine Buchung vorgenommen haben.
• Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Deine Mitarbeiter können Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Zonen und Parkflächen zuverlässig reservieren. Auf diese Weise stellst du sicher, dass alle fair auf die vorhandenen Ressourcen zugreifen können und niemand vor belegten Plätzen steht.
• Desk Sharing aktiv gestalten: Abteilungsgrenzen werden durchlässiger, Kollegen aus verschiedenen Bereichen sitzen nebeneinander, und es entsteht Austausch, der im Alltag sonst nicht zustande käme.

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