Die starke Tendenz zu Remote Work und Homeoffice-Tagen führt dazu, dass viele Schreibtische in Büros leer bleiben. In Unternehmen entstehen dann Fragen: Wie lässt sich die Anzahl der ungenutzten Schreibtische reduzieren? Welche Anzahl müssen wir mindestens vorhalten, sodass trotzdem jeder einen Platz findet, sobald er doch ins Büro kommt? Und wie machen wir das planbar? In diesem Artikel erfährst du, was Desk Sharing bedeutet, welche Fragestellungen noch daran gekoppelt sind und welche Vorteile sich aus dem Konzept ziehen lassen.

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing, auch bekannt als Shared Desk oder Flex Desk, bedeutet, dass Mitarbeiter keine festen Schreibtische mehr haben. Stattdessen stehen ihnen flexibel nutzbare Arbeitsplätze zur Verfügung. Entweder setzt man sich irgendwo hin, oder es gibt ein Buchungssystem.

Durch die Möglichkeiten des Homeoffice und weiteren Remote-Work Arbeitsweisen bleiben in den Unternehmen mehr und mehr Schreibtische leer. Das Konzept des klassischen Büros mit seinen teils über Jahre fest zugewiesenen Schreibtischen wird hinterfragt. Studien und Erfahrungsberichte zeigen ebenfalls: Längst nicht alle Angestellten sind täglich im Büro. Durch Urlaube, Krankheitstage, Außendienst oder Homeoffice ergibt sich ein durchschnittlicher Präsenzwert, der häufig deutlich unter 70 % liegt, was bedeutet: Die Anzahl der Schreibtische im Unternehmen könnte deutlich reduziert werden.

Eine wichtige und sinnvolle Steuerungsgröße bei der Planung ist die sogenannte Desk-Sharing-Quote. Sie beschreibt das Verhältnis von verfügbaren Schreibtischen zur Anzahl der Mitarbeiter. Eine Quote von z. B. 0,7 bedeutet: 10 Mitarbeiter teilen sich eine Anzahl von 7 Schreibtischen. Je niedriger die Quote, desto mehr Mitarbeiter teilen sich rechnerisch einen Arbeitsplatz.

Damit es dabei nicht zu Engpässen bei den Arbeitsplätzen kommt, sollte beim Desk Sharing nicht nur die schiere Effizienz im Vordergrund stehen. Begleitet wird das Konzept von Änderungen der Unternehmenskultur, einem fairen Miteinander, neu gedachter Büroausstattung und ebenso neuen Hilfsmitteln, wie einer Software zur Platzbuchung.

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Wie geht Desk Sharing?

Im Wesentlichen unterscheidet man beim Desk-Sharing-Konzept zwei grundlegende Ansätze:

• First Come, First Serve: Mitarbeiter, die früh ins Büro kommen, haben die freie Wahl unter den noch verfügbaren Arbeitsplätzen. Dieses Modell funktioniert besonders gut in kleinen Teams, in denen die Abstimmung persönlich und informell erfolgen kann.
• Platzzuweisung mittels Software: Besonders in größeren Unternehmen wird die Platzvergabe durch Apps oder Plattformen organisiert. In den Tools lassen sich verfügbare Arbeitsplätze einsehen, reservieren und dabei der Sitzplatz von Teammitgliedern berücksichtigen. Einige Systeme bieten zudem Raumpläne, Benachrichtigungen und Integrationen mit Kalender-Tools an.

Beide Ansätze bieten je nach Unternehmensgröße und Arbeitskultur unterschiedliche Vorzüge. Die Wahl des passenden Systems hängt davon ab, wie das Desk Sharing in der jeweiligen Organisation umgesetzt werden soll.

Erfolgreiches Desk Sharing hängt stark davon ab, wie gut die organisatorischen Abläufe, die Technik und die Unternehmenskultur zusammenspielen. Ohne klare Regeln, eine geeignete Kommunikation und unterstützende Tools wird die neu gewonnene Flexibilität schnell zum Chaosfaktor.

Die 4 Varianten des Desk Sharing

Neben den beiden genannten Ansätzen gibt es verschiedene Umsetzungsformen von Desk Sharing, die Unternehmen einsetzen können:

Hot Desking

Einfach umzusetzen, aber eher problematisch im Alltag: Mitarbeiter wählen täglich spontan einen freien Platz. Ohne Buchungssystem kann das zu einem permanenten Kampf um die besten Plätze führen. Dieses Modell basiert auf dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ und ist somit nicht wirklich fair. Geeignet ist das Hot Desking beispielsweise für Co-Working-Spaces.

Desk Sharing kombiniert mit Homeoffice

Gerade in hybriden Arbeitsmodellen bietet Desk Sharing viele Vorteile. Wenn Mitarbeiter regelmäßig im Homeoffice sind, reduziert sich der Bedarf an festen Arbeitsplätzen wie beschrieben deutlich. Im Unternehmen sinken Bedarf und Kosten der Hardware, frei gewordene Flächen können anderweitig genutzt werden – auch zugunsten der Mitarbeiter. Der gewonnene Platz kann für Ruhezonen, Orte der Zusammenarbeit usw. genutzt werden. Die Verbindlichkeit der Platzreservierung sorgt für ein faires Miteinander.

Zonenbasiertes Desk Sharing

Ein moderner Ansatz: Das Büro wird in Funktionszonen unterteilt, etwa für konzentriertes Arbeiten, kreative Zusammenarbeit, Telefonate oder Erholung. Mitarbeiter wählen den Platz, der zu ihrer Tagesaufgabe passt. Dieses Modell fördert die Eigenverantwortung und passt sich verschiedenen Arbeitsstilen an.

Hoteling samt Desk Booking

Insbesondere für mobile oder selten im Büro anwesende Mitarbeiter geeignet: Per Tool wird ein Arbeitsplatz im Voraus gebucht, vergleichbar mit einer Hotelreservierung. Besonders nützlich für Außendienstmitarbeiter oder Kollegen, die üblicherweise an anderen Standorten arbeiten.

Diese Varianten lassen sich mitunter nicht scharf voneinander abgrenzen und sind auch nicht absolut definiert. Jedes Unternehmen sollte alle Möglichkeiten kombinieren, die der Arbeitsweise des Teams zugutekommt.

Die Vorteile und Nachteile des Desk-Sharing-Konzepts

Desk Sharing bringt viele Chancen, den Arbeitsplatz auf ein modernes Niveau zu heben. Parallel dazu entstehen aber auch Schwierigkeiten.

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Vorteile des Desk Sharing

• Förderung von Kreativität und Zusammenarbeit: Der tägliche Platzwechsel fördert den Austausch zwischen Teams, ermöglicht spontane Gespräche und neue Perspektiven.
• Effizienter Raumeinsatz: Büroflächen lassen sich dynamisch an die tatsächliche Nutzung anpassen und eine neu gedachte Flächennutzung wird möglich.
• Mehr Autonomie: Mitarbeiter können Ort, Zeit und Umfeld ihrer Arbeit besser steuern, ohne dabei permanent einen Platz zu beanspruchen.
• Chancengleichheit: Jeder Mitarbeiter hat die gleichen Möglichkeiten bei der Platzwahl, unabhängig von Arbeitsweise, Position oder Funktion.
• Höhere Anpassungsfähigkeit: Das Unternehmen bleibt in der Raumgestaltung frei und kann sich leichter auf Wachstum, Umstrukturierung oder neu ermittelte Homeoffice-Quoten einstellen.
• Offeneres Betriebsklima: Führungskräfte und Mitarbeiter sitzen beieinander, was Vertrauen fördert und ein Miteinander auf Augenhöhe stärkt.
• Produktivität: Die Möglichkeit, je nach Aufgabe zwischen ruhigen oder kommunikativen Zonen zu wechseln, kommt der Arbeitsweise zugute.

Nachteile des Desk Sharing

Wird Desk Sharing weniger gut etabliert, bleibt ohne klare Regeln oder wird nicht genügend durch die Führungskräfte und Software unterstützt, entstehen mitunter Nachteile:

• Unterschiedliche Bedürfnisse werden nicht immer erfüllt: Angestellte, die einen ruhigen und abgeschiedenen Arbeitsplatz benötigen, könnten durch das häufige Wechseln der Sitzplätze Schwierigkeiten haben, eine für sie passende Umgebung zu finden.
• Verlust von Vertrautheit: Der Wegfall eines persönlich eingerichteten Arbeitsplatzes kann das Zugehörigkeitsgefühl beeinträchtigen.
• Konkurrenz um Plätze: Beliebte Schreibtische oder Ruhezonen sind begrenzt, Konflikte sind möglich.
• Technischer Aufwand: Jeder Arbeitsplatz sollte vollständig und gleichwertig ausgestattet sein.
• Organisatorische Hürden: Die tägliche Suche nach einem freien Schreibtisch kann bei schlechten Strukturen zu Stress führen.
• Weniger Teamzusammenhalt: Wenn Kollegen nicht regelmäßig nebeneinandersitzen, kann das persönliche Miteinander leiden.
• Datenschutzrisiken: Ohne Clean Desk Policy droht ungewollter Einblick in sensible Informationen.
• Fehlender Raum für persönliche Gegenstände: Persönliche Arbeitsmaterialien und Gegenstände können nicht dauerhaft am Platz bleiben.

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Kein genannter Nachteil ist ein untrennbarer Teil des Desk Sharing. Stattdessen lassen sich alle Punkte durch gute Strukturen lösen. Mehr dazu findest du im Kapitel der Tipps für erfolgreiches Desk Sharing.

7 Tipps und Richtlinien für ein erfolgreiches Desk Sharing

• Mitarbeiter einbinden: Partizipation erhöht Akzeptanz und verringert stille Widerstände.
• Transparente Kommunikation: Ziele und Regeln offenlegen, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Klare Regeln: Clean Desk, Buchung, Verhalten in Zonen klar definieren.
• Zugängliche Buchungssysteme: Tools müssen intuitiv bedienbar sein und über alle Endgeräte funktionieren.
• Sauberkeit sicherstellen: Regelmäßige Reinigung, klare Zuständigkeiten, keine persönlichen Gegenstände am Platz zurücklassen.
• Stauraum bereitstellen: Schließfächer oder Rollcontainer ermöglichen sicheres Verstauen persönlicher Arbeitsmittel.
• Feedback integrieren: Desk Sharing ist kein starres System. Regelmäßige Evaluation und Anpassung erhalten und erhöhen die Wirksamkeit.

Neben der Einhaltung technischer Standards sollte auch die soziale Komponente nicht zu kurz kommen: Unternehmen sollten auf eine wertschätzende Arbeitsplatzkultur achten, in der gegenseitige Rücksichtnahme und Teamverantwortung selbstverständlich sind.

Die richtige Desk-Sharing-Ausstattung

Ein funktionierendes Desk-Sharing-Modell steht und fällt mit der richtigen Ausstattung. Wenn Arbeitsplätze nicht nur geteilt, sondern auch täglich neu genutzt werden, müssen sie so gestaltet sein, dass jeder Mitarbeiter sofort produktiv loslegen kann, und das ohne langes Suchen, Umstecken oder Improvisieren.

Damit das gelingt, braucht es:

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• Einheitliche Arbeitsplätze: Höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle, Monitore, Dockingstationen, leicht zugängliche Strom- und Netzwerkanschlüsse.
• Persönliche Peripherie: Jede Person nutzt eine eigene Maus, Tastatur und Headset, idealerweise verstaut in einer abschließbaren Box oder Schließfach.
• Sauberkeit & Hygiene: Stationen mit Desinfektionsmitteln und Reinigungstüchern, klare Regeln für das saubere Hinterlassen des Schreibtischs.
• Persönlicher Stauraum: Schließfächer oder mobile Rollcontainer für Taschen, Jacken, Helme, Wechselschuhe, Unterlagen, private Gegenstände.
• Ergonomiestandards: Monitor auf Augenhöhe, blendfreies Licht, Schulung zur ergonomischen Einrichtung des Arbeitsplatzes
• Rückzugs- und Pausenbereiche: Zonen für Ruhe, konzentriertes Arbeiten abseits der Shared Desks
• Kaffeeküchen: Gut ausgestattete Küchen für die Zubereitung von Getränken, dem Erwärmen des mitgebrachten Essens usw.

Wichtig ist, dass die Ausstattung das abdeckt, was zuvor an Schreibtischen oder in kleineren Büros stattfand. Sinnbildlich gesprochen werden Mitarbeiter nicht über den Verlust eines Wasserkochers klagen, wenn stattdessen eine voll ausgestattete Teeküche vorhanden sein wird.

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Perspektive: Desk Sharing auf lange Sicht

Desk Sharing funktioniert dann am besten und für alle gleich gut, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Organisatorische Voraussetzungen:

• Kulturwandel bewusst gestalten und durch Führungskräfte vorleben
• Pilotprojekte starten, bevor der flächendeckende Rollout erfolgt
• Einführende Schulung bzw. Informationsveranstaltungen durchführen
• Feedbackschleifen zur kontinuierlichen Verbesserung

Technische & räumliche Voraussetzungen:

• Zonen gestalten (Fokus, Team, Kommunikation, Pause)
• Einheitliche technische Ausstattung der Arbeitsplätze
• Stabiles WLAN und ortsunabhängiger Zugriff auf alle Arbeitsmittel
• Software zur Arbeitsplatz- und Raumbuchung

Der Einsatz einer geeigneten Desk Sharing Software löst Reservierungslisten an den Türen der Meetingräume ab und sorgt dafür, dass Arbeitsplätze fair und zuverlässig gebucht werden können. Mit PULT stellt jeder Mitarbeiter sicher, nach der Fahrt zur Arbeit auch tatsächlich den gewünschten Platz frei vorzufinden. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Schreibtischbuchung mit Lageplan, vom Smartphone, Laptop, PC
• Filtern nach Ausstattung und Buchung neben dem Lieblingskollegen
• Raumreservierung für Meetings, Workshops oder Fokusarbeit
• Besuchermanagement inkl. Check-in und Anwesenheitsübersicht
• Team-Find-Funktion, um zu sehen, wer wann im Büro ist
• Datengestützte Auswertungen zur Nutzung von Flächen und Arbeitsplätzen
• Integration in bestehende Tools wie Microsoft Teams oder Slack

Desk Sharing – Häufige Fragen und Antworten