Arbeitsplatz-Sharing einfach erklärt: Mit Tipps und Lösungen

Arbeitsplatz-Sharing – Das Wichtigste in Kürz

• Arbeitsplatz-Sharing reduziert feste Einzelplätze und nutzt Büroflächen bedarfsorientiert für Fokus-, Team- und Meetingzonen.
• Das Teilen der Schreibtische senkt Betriebs- und Ausstattungskosten, skaliert mit Wachstum und fördert abteilungsübergreifenden Austausch.
• Erfolgsfaktoren von Desk Sharing sind standardisierte Ausstattung, verbindliche Buchungen mit No-Show-Regeln, Clean-Desk und ein 5–10 % Kapazitätspuffer auf Basis gemessener Auslastung.
• Die Umstellung auf flexible Modelle ist durch das Direktionsrecht (§ 106 GewO) gedeckt, erfordert Beteiligung des Betriebsrats sowie die Einhaltung von Arbeitsschutz, Ergonomie und DSGVO.

Was ist Arbeitsplatz-Sharing?

Unter Arbeitsplatz-Sharing, übergeordnet als Desk Sharing bezeichnet, versteht man die Nutzung derselben Büroarbeitsplätze durch mehrere Personen. Ein Arbeitsplatz ist dabei nicht mehr dauerhaft einer einzelnen Person zugeordnet, sondern wird nach Bedarf von wechselnden Mitarbeitern belegt.

Das Ziel des Arbeitsplatz-Sharing ist es, die Fläche für Einzelarbeitsplätze zu reduzieren. Da durch den mitunter hohen Homeoffice-Anteil viele Arbeitsplätze täglich ungenutzt sind, liegt es für Arbeitgeber nah, diese Plätze nicht mehr ungenutzt vorzuhalten, sondern das Angebot an Schreibtischen zu reduzieren. Die somit freigewordenen Flächen lassen sich dann anderen Zwecken zuführen.

• Sharing-Arbeitsplätze sind neutral gestaltet und nicht individuell eingerichtet.
• Mitarbeiter wählen oder buchen Arbeitsplätze abhängig von Bedarf und Präsenzzeit.
• Ordnung, Sauberkeit und Datenschutz werden über gemeinsame Regeln gesichert.

Abgrenzung von Arbeitsplatz-Sharing zu anderen Begriffen:

• Desk Sharing ist das übergeordnete Konzept; wird mit Arbeitsplatz-Sharing jedoch auch synonym verwendet
• Hot Desking: Das Pendant zu Desk Sharing im Sprachraum USA und UK
• Coworking: Nutzung von Arbeitsflächen als Dienstleistung durch unterschiedliche Unternehmen oder Selbstständige

Was sind die Vorteile von Arbeitsplatz-Sharing?

Das Arbeitsplatz-Sharing ermöglicht es, die Büroflächen wieder zweckmäßiger zu nutzen und Raum für neue Arbeitsweisen zu schaffen. Die zurückgewonnenen Flächen kannst du deinem Team zugutekommen lassen, in Form von modernen Pausenbereichen, Flächen für die gemeinsame Projektarbeit, Meetingräumen oder Telefonboxen. 

• Wenig genutzte Fläche wieder sinnvoll einsetzen: Wenn deine Angestellten nicht mehr täglich ins Büro kommen, bleiben viele Schreibtische leer. Mit Arbeitsplatz-Sharing kannst du diese Flächen anderweitig nutzen, etwa für Rückzugsräume, Projektarbeit oder Treffpunkte für kurze Besprechungen.
• Ausrichtung des Büros an der tatsächlichen Nutzung: Statt Arbeitsplätze für die Maximalbelegung vorzuhalten, planst du anhand realer Daten zur Büroanwesenheit. So vermeidest du dauerhaft leere Bereiche und setzt die vorhandene Bürofläche deutlich effizienter ein.
• Neue Kontakte zwischen den Abteilungen: Wenn deine Angestellten regelmäßig an wechselnden Tischen sitzen, begegnen sie häufiger Kollegen aus anderen Teams. Das schafft Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg und dient dem besseren Verständnis untereinander.
• Einfache Skalierbarkeit bei Veränderungen: Wächst dein Unternehmen oder entstehen kurzfristig Projektteams, musst du nicht sofort zusätzliche Flächen anmieten. Neue Mitarbeiter finden problemlos einen Platz in der bestehenden Struktur, da diese unter Arbeitsplatz-Sharing ohnehin auf wechselnde Mitarbeiter ausgerichtet ist.
• Reduzierte Nebenkosten: Weniger Arbeitsplätze bedeuten weniger Möbel, geringeren Reinigungsaufwand und eine schlankere technische Infrastruktur. Diese Entlastung macht sich direkt in den Betriebskosten bemerkbar.

Was sind die Nachteile von Arbeitsplatz-Sharing?

Nachteile beim Arbeitsplatz-Sharing entstehen durch fehlende Planung und mangelnde Akzeptanz in deinem Team: Fehlende Arbeitsplätze bei hoher Auslastung, Verlust des festen Arbeitsplatzes, zusätzlicher Aufwand beim Einrichten und hygienische Fragen. Mit einer guten Organisation lassen sich diese Punkte jedoch gut beherrschen.

Fehlende Arbeitsplätze bei hoher Auslastung

Wenn mehr Angestellte im Büro erscheinen als Arbeitsplätze vorhanden sind, sorgt das unweigerlich für Frust und Verzögerungen.

Lösung: Im Arbeitsplatz-Buchungssystem PULT reservieren sich deine Angestellten ihren Wunschplatz im Voraus. So ist bereits vor dem Arbeitsweg sichergestellt, dass beim Eintreffen dieser Platz zur Verfügung steht. Bei Nichterscheinen, sogenannten No-Shows, werden die Plätze nach einem von dir festgelegten Zeitraum wieder freigegeben.

Wegfall des festen Arbeitsplatzes

Viele Menschen identifizieren sich mit ihrem Schreibtisch. Ein eigener Platz vermittelt Beständigkeit und Kontrolle. Wenn dieser Anker fehlt, kann ein Gefühl von Entfremdung entstehen.

‍Lösung: Biete als Ergänzung zu den Shared Desks Spinde und Schließfächer an. Darin können persönliche Arbeitsmittel und private Gegenstände sicher verwahrt werden. Das anfängliche Verlustgefühl rückt zudem schnell in den Hintergrund, wenn die neuen Flächen tatsächlich den Mitarbeitern zugutekommen und deren Arbeitsalltag aufwertet.

Mehraufwand beim Start in den Arbeitstag

Ohne festen Arbeitsplatz beginnt der Tag mit dem Einrichten des Arbeitsplatzes: Tisch- und Sitzhöhe anpassen, Laptop mit Monitoren verbinden und Maus sowie Tastatur bereitlegen.

Lösung: Standardisiere die Ausstattung aller Arbeitsplätze. Gleiche Monitore, identische Dockingstations bzw. Monitoradapter und leicht verstellbare Möbel sorgen dafür, dass ein Arbeitsplatz in wenigen Handgriffen einsatzbereit ist. Verankere in deiner Clean Desk Policy, dass Arbeitsplätze nach der Nutzung wieder in den Grundzustand versetzt werden und so bereit für den nächsten sind.

Hygiene und Ordnung am Shared-Arbeitsplatz

Durch den häufigen Nutzerwechsel steigen die Anforderungen an Sauberkeit. Tastaturen, Tischoberflächen und Stühle sind stärker beansprucht.

Lösung: Verankere in deiner Clean-Desk-Policy Maßnahmen zur Reinigung. Müll, Speisereste oder Getränkeflecken können mit bereitgestellten Reinigungstüchern schnell entfernt werden. Ergänze dies durch eine regelmäßige professionelle Reinigung, die in den Turnus des Gebäudeservices aufgenommen wird.

Wie berechne ich die Anzahl der nötigen Shared-Arbeitsplätze?

Die wichtigste Kennzahl im Desksharing ist die sogenannte Desk-Sharing-Quote. Sie zeigt, wie viele Mitarbeiter sich rechnerisch einen Arbeitsplatz teilen.

Für die Desk-Sharing-Quote wird die Anzahl der Arbeitsplätze durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt.

Ein Wert von 1,0 bedeutet: Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Platz. Liegt die Quote beispielsweise bei 0,6, teilen sich durchschnittlich rund 1,7 Mitarbeiter einen Schreibtisch.

Zunächst solltest du ermitteln, wie viele Mitarbeiter tatsächlich gleichzeitig im Büro sind. Am zuverlässigsten gelingt das durch eine Beobachtung über zwei bis vier Wochen. Wichtig ist nicht der Durchschnitt, sondern die maximale gleichzeitige Anwesenheit.

Tipp: In PULT Presence erfasst du die Anwesenheit deiner Mitarbeiter, sobald sich ihr Laptop oder Smartphone mit dem Unternehmens-WLAN verbindet. Das geschieht automatisch, ohne Aufwand für deine Angestellten und klappt mit deinem bestehenden WLAN-Netzwerk.

‍PULT Presence entdecken

Aus der maximalen Anwesenheit ergibt sich die Anzahl der nötigen Arbeitsplätze. Beachte dabei Schwankungen in Urlaubszeiten oder durch Außendienstler, die sehr unplanmäßig im Büro arbeiten. Plane zunächst einen Puffer von 10 % ein und verfolge die Auslastung fortlaufend. Die Daten werden für dich automatisch in der Büroauswertung in PULT aufbereitet.

Auf diesem Weg erhältst du verlässliche Werte, anhand derer du deine Flächenplanung weiterentwickeln kannst. Ein Ziel kann sein, die Einzelarbeitsplätze so weit es geht zu reduzieren und zu beobachten, welche anderen Flächen stärker nachgefragt werden.

Wie ist Arbeitsplatz-Sharing in Deutschland rechtlich geregelt?

Für die rechtlichen Rahmenbedingungen des Arbeitsplatz-Sharing sind besonders wichtig: dein Direktionsrecht als Arbeitgeber, die Rolle des Betriebsrats, der Arbeitsschutz und die Einhaltung des Datenschutzes.

Direktionsrecht des Arbeitgebers beim Arbeitsplatz-Sharing

Nach § 106 Gewerbeordnung (GewO) darfst du als Arbeitgeber den Arbeitsort und die Ausgestaltung der Arbeitsplätze nach billigem Ermessen festlegen, solange im Arbeitsvertrag nichts anderes vereinbart ist. Ein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice besteht ebenfalls nicht.

Das bedeutet: Du kannst von festen Arbeitsplätzen auf Arbeitsplatz-Sharing umstellen, wenn betriebliche Gründe dafür sprechen, etwa veränderte Büroauslastung oder neue Arbeitsmodelle.

Einschränkungen ergeben sich aus deiner Fürsorgepflicht und dem Arbeitsschutz. Bei gesundheitlichen Besonderheiten, zum Beispiel spezielle ergonomische Anforderungen bei körperlichen Besonderheiten sind Ausnahmen für einzelne Mitarbeiter erforderlich.

Betriebsrat beim Arbeitsplatz-Sharing einbeziehen

Wenn es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, musst du ihn über die Maßnahmen hinsichtlich des Arbeitsplatz-Sharing informieren und einbeziehen. Bei der Clean-Desk-Policy und der Datenverwendung innerhalb der Desk Booking Software hat er Mitbestimmungsrechte.

Tipp: Mit PULT arbeitest du DSGVO-konform, da trotz der Auswertungsmöglichkeiten keine Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter möglich sind.

Arbeitsschutz und Ergonomie beim Arbeitsplatz-Sharing 

Geteilte Arbeitsplätze müssen alle Anforderungen an Sicherheit und Gesundheit erfüllen. Maßgeblich sind die Arbeitsstättenverordnung und die Technischen Regeln (ASR). Diese musst du ebenso einhalten, wie du es von den bisherigen Einzelarbeitsplätzen gewohnt bist.

Hilfreich ist es, wenn du die neuen Shared-Arbeitsplätze zueinander identisch ausstattest. Das erleichtert dir einerseits den Nachweis der Einhaltung der Verordnungen und macht es deinen Angestellten andererseits leicht, täglich einen anderen Platz zu nutzen.

Datenschutz beim Arbeitsplatz-Sharing 

In einem Shared-Desk-Modell dürfen keine vertraulichen Unterlagen offen liegen bleiben. Lege deshalb eine Clean-Desk-Policy und Clear-Screen-Regel fest: Dokumente wegräumen, Bildschirm sperren, Unterlagen in abschließbaren Schränken oder Schließfächern verwahren. Mit der Nutzung von PULT stellst du bereits sicher, dass die DSGVO bei der Arbeitsplatzbuchung eingehalten wird.

Arbeitsplatz-Sharing mit PULT tragfähig machen

Arbeitsplatz-Sharing ist eine Antwort auf veränderte Arbeitsmuster deiner Mitarbeiter, steigende Betriebskosten und den Wunsch nach einer modernen Büroorganisation. 

• Büroflächen werden besser genutzt, statt leerzustehen.
• Mitarbeiter erhalten Räume und Zonen, die zu ihren aktuellen Aufgaben passen.
• Unternehmen gewinnen mehr Planungsspielraum, ohne dass zusätzliche Flächenkosten entstehen.

Damit das Arbeitsplatz-Sharing funktioniert, braucht es einige Regeln, eine gut durchdachte Ausstattung und vor allem ein System, das die Vergabe der Arbeitsplätze für deine Mitarbeiter fair organisiert.

• Arbeitsplatzbuchung in PULT: Schreibtische, Räume und Zonen verbindlich reservieren, direkt integriert in Slack und MS Teams.
• Wochenplaner: Überblick, wer wann im Büro ist, um Teamtage festzulegen.
• Büroauswertung: Verlässliche Daten zur Auslastung, mit denen du Planung und Desk-Sharing-Quote absichern kannst.
• Parkplätze & Besuchermanagement: Stellplätze und Gästebuchungen einfach organisieren.

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