Desk Sharing Quote berechnen

Desk Sharing Quote

Du zahlst tausende Euro Miete pro Monat für Büroflächen, aber die Hälfte der Schreibtische steht jeden Tag leer, während dein Team gleichzeitig über zu wenig Meetingräume, fehlende Ruhezonen oder mangelnde Flächen für Teamarbeit klagt. Die Lösung liegt in der richtigen Berechnung der Desk Sharing Quote, einer simplen Kennzahl, die dir zeigt, wie du vorhandene Flächen intelligent umnutzen kannst. In diesem Artikel erfährst du, wie du diese Quote für deine Branche berechnest, welche Richtwerte andere Unternehmen nutzen und welche Erkenntnisse und Maßnahmen du daraus ableiten kannst.

Was ist die Desk Sharing Quote?

Die Desk Sharing Quote zeigt dir das Verhältnis zwischen verfügbaren Arbeitsplätzen und der Gesamtzahl deiner Mitarbeiter. 

‍Beispiel: Du hast 100 Mitarbeiter und 70 Arbeitsplätze. Deine Desk Sharing Quote beträgt 0,7.

Das bedeutet, auf jeden Arbeitsplatz kommen 1,43 Mitarbeiter, oder anders gesagt: Nicht alle können gleichzeitig im Büro sein.

‍So interpretierst du die Werte der Desk Sharing Quote:‍

• Desk Sharing Quote unter 1,0: Du hast weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter (echtes Desk Sharing)
• Desk Sharing Quote von 1,0: Traditionelles Modell, ein Arbeitsplatz pro Mitarbeiter
• Desk Sharing Quote über 1,0: Du hast mehr Arbeitsplätze als Mitarbeiter (Überangebot, ggf. bei zusätzlichen Co-Working-Betrieb oder Gast-Arbeitsplätzen)

Die Quote hilft dir bei drei wesentlichen Entscheidungen: Du erkennst, ob deine aktuelle Bürofläche optimal genutzt wird. Du kannst kalkulieren, wie viel Fläche du bei einer Expansion oder einem Umzug wirklich brauchst. Und du bekommst eine objektive Grundlage für Diskussionen mit der Geschäftsführung über Flächenkosten.

Unterschied: Desk Sharing Quote vs. Auslastungsquote

Verwechsle die Desk Sharing Quote nicht mit der Auslastungsquote, die misst, wie oft die vorhandenen Plätze tatsächlich genutzt werden. Die Desk Sharing Quote ist ein Planungswert, die Auslastungsquote ein Messwert.

Anwendung der Desk Sharing Quote

Die Desk Sharing Quote ist dein Kompass für:

• Flächenplanung und Kostenkontrolle: Mit der Quote berechnest du exakt, wie viel Bürofläche du bei einem Objektwechsel brauchst. Beispiel: Ein IT-Unternehmen mit 200 Mitarbeitern wechselt den Sitz und reduziert die Quote von 1,0 auf 0,7. Die neue Fläche kann demnach 30 % kleiner sein.
• Umnutzung der Flächen: Erkenne die Anzahl ungenutzter Arbeitsplätze und wandle diese Flächen in Meetingräume, Ruhezonen oder Kreativbereiche um. Statt 20 leerer Schreibtische kannst du einen zusätzlichen Besprechungsraum und eine Lounge für dein Team schaffen.
• Wachstumsplanung: Wenn dein Unternehmen wächst, musst du nicht automatisch proportional mehr Fläche anmieten. Mit einer Quote von 0,8 kannst du 25 % mehr Mitarbeiter aufnehmen, ohne umzuziehen. 
• Entscheidungsgrundlage: Die Quote ersetzt Bauchgefühl durch Fakten. Statt zu diskutieren, ob "zu wenig Platz" herrscht, schaust du auf konkrete Zahlen. Das hilft besonders bei Verhandlungen mit der Geschäftsführung, dem Betriebsrat oder bei der Budgetplanung.

Die Desk Sharing Quote berechnen

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Mit der Grundformel erhältst du eine Zahl, die zunächst die kalten Tatsachen zeigt. Für die Planung von Büroflächen oder Umstrukturierungen wird sie jedoch erweitert und zeigt dann die Anzahl der benötigten Arbeitsplätze.

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Schritt 1: Mitarbeiterzahl bestimmen

Zähle alle Mitarbeiter, die grundsätzlich einen Arbeitsplatz brauchen könnten. Dazu gehören Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter, aber auch Werkstudenten und externe Berater, die regelmäßig vor Ort arbeiten. Für Praktikanten kannst du einen pauschalen Wert wählen.

Schritt 2: Anwesenheitsmuster analysieren

Du musst herausfinden, wie oft deine Mitarbeiter tatsächlich im Büro sind. Tragbar ist eine solche Erhebung erst nach einem größeren Zeitraum, der zyklische Unterschiede ausgleicht. Das betrifft hauptsächlich Wochentageffekte und den Monatsrhythmus. Optimal ist, die Erfassung außerhalb der Urlaubszeit und abseits von möglichen Saisonspitzen durchzuführen. Grundsätzlich gilt: Je länger der Betrachtungszeitraum, desto belastbarer sind die Zahlen.

‍Typische Abwesenheitsgründe:‍

• Homeoffice (meist 2-3 Tage pro Woche)
• Urlaub (durchschnittlich 25-30 Tage pro Jahr)
• Krankheit (etwa 15 Tage pro Jahr)
• Geschäftsreisen und Kundentermine
• Fortbildungen und Konferenzen

‍Beispiel: Deine Mitarbeiter sind im Schnitt 60 % der Zeit im Büro. Bei 100 Mitarbeitern brauchst du also theoretisch 60 Arbeitsplätze.

Schritt 3: Sicherheitspuffer hinzufügen

Ohne Puffer kann es im Büro mitunter schnell eng werden. Empfohlen sind 10-15 % zusätzliche Plätze für:

• Teamtage oder sogenannte All-Hands-Meetings
• Schwankungen im Jahresverlauf
• Onboarding neuer Mitarbeiter

‍Aus unserem Beispiel: 100 Mitarbeiter mit 60 % Anwesenheit ergeben 60 theoretisch benötigte Arbeitsplätze. Mit 15 % Puffer kommst du auf 60 × 1,15 = 69 Arbeitsplätze. Deine Desk Sharing Quote beträgt dann 0,69.

Rechenbeispiele aus der Praxis:

IT-Startup mit 50 Mitarbeitern:
Anwesenheit: 60 % (3 Tage Homeoffice pro Woche)
Benötigte Plätze: 50 × 0,6 = 30
Mit 15 % Puffer: 30 × 1,15 = 35 Arbeitsplätze
Desk Sharing Quote: 0,70

‍Beratungsunternehmen mit 100 Mitarbeitern:
‍Anwesenheit: 40 % (viel Kundeneinsatz)
Benötigte Plätze: 100 × 0,4 = 40
Mit 10 % Puffer: 40 × 1,1 = 44 Arbeitsplätze
Desk Sharing Quote: 0,44

‍Finanzdienstleister mit 80 Mitarbeitern:
‍Anwesenheit: 85 % (wenig Homeoffice)
Benötigte Plätze: 80 × 0,85 = 68
Mit 10 % Puffer: 68 × 1,1 = 75 Arbeitsplätze
Desk Sharing Quote: 0,94

Desk Sharing Quote nach Branche

In jeder Branche sind Arbeitsweisen, die An- und Abwesenheiten und somit der Platzbedarf unterschiedlich. Danach richtet sich die jeweils optimale Desk Sharing Quote.

Desk Sharing Quote für IT & Tech-Unternehmen

Empfohlene Quote: 0,6 - 0,8

Tech-Unternehmen sind Vorreiter beim flexiblen Arbeiten. Entwickler arbeiten oft konzentriert von zu Hause, kommen aber für Sprints und Pair Programming ins Büro.

Ein Software-Unternehmen mit 120 Entwicklern kommt mit einer Quote von 0,65 aus, die Mitarbeiter sind durchschnittlich nur 2,5 Tage pro Woche vor Ort.

Desk Sharing Quote für Finanzdienstleistungen

Empfohlene Quote: 0,8 - 0,9

Banken und Versicherungen bewegen sich vorsichtiger. Compliance-Anforderungen, vertrauliche Kundendaten und eine traditionellere Arbeitskultur halten die Homeoffice-Quote niedriger.

‍Beispiel: Eine Regionalbank startet mit Quote 0,85 und konnte sie nach einem Jahr auf 0,78 senken.

‍Besonderheiten: Bestimmte Arbeitsplätze brauchen spezielle IT-Sicherheit. Kundenberatung findet meist vor Ort statt. Regulatorische Prüfungen erfordern manchmal kurzfristig alle Mitarbeiter im Büro.

Desk Sharing Quote für Beratung & Professional Services

Empfohlene Quote: 0,4 - 0,7

Unternehmensberater arbeiten hauptsächlich beim Kunden.

Beispiel: Eine internationale Beratung hat 200 Consultants, aber nur 90 Arbeitsplätze und somit eine Desk Sharing Quote von 0,45. Das funktioniert, weil 70 % der Zeit beim Kunden verbracht wird.

‍Besonderheiten: Extreme Schwankungen je nach Projektlage. In der Urlaubszeit kann das Büro komplett leer sein, vor Proposal-Deadlines ist jeder Platz belegt. Nur ein Buchungssystem kann hier dafür sorgen, dass nach der Fahrt ins Büro auch tatsächlich ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Desk Sharing Quote für Marketing & Kreativagenturen

Empfohlene Quote: 0,6 - 0,8

Kreative brauchen Inspiration durch andere, arbeiten aber auch gern und konzentriert allein. Dieser Wechsel macht die Branche aus. Eine Digitalagentur mit 60 Mitarbeitern fährt eine Quote von 0,7. Das bietet genug Platz für spontane Brainstormings, aber auch Flexibilität für Homeoffice.

‍Besonderheiten: Kreativräume und Präsentationsflächen sind zusätzlich nötig. Kundentermine finden oft im eigenen Büro statt. Die Anwesenheit von Freelancern und Projektmitarbeitern schwankt stark.

Guide: Desk Sharing Quote auf die gesamte Firma anwenden

Phase 1: Analyse und Datensammlung

Starte mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme:

Zähle alle verfügbaren Arbeitsplätze, aber nur die, die wirklich nutzbar sind. Dokumentiere auch die Ausstattung: Welche Plätze haben zwei Monitore, welche nur einen Laptop-Anschluss?

Miss die Anwesenheit über mindestens einen Monat. Nutze dafür eine einfache Excel-Tabelle oder dein Zeiterfassungssystem. Falls ihr Zugangskarten habt, liefern die oft präzise Daten. Wichtig: Deine Erhebungen dürfen später keine Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter zulassen.

Befrage deine Mitarbeiter zu ihren Arbeitsgewohnheiten. Wie oft arbeiten sie von zu Hause? Wie viele Kundentermine haben sie pro Woche? Welche Präferenzen haben sie für Arbeitsplätze? Eine anonyme Online-Umfrage mit 5-6 Fragen genügt.

Phase 2: Quote berechnen und Szenarien entwickeln

Jetzt rechnest du mit deinen erhobenen Daten anhand der Formeln. Diese Richtwerte helfen dabei:

• Konservativ (Quote 0,9): Minimales Risiko, wenig Einsparung. Gut für den Einstieg.
• Moderat (Quote 0,7): Ausgewogenes Verhältnis zwischen Effizienz und Komfort. Für viele Unternehmen der richtige Startpunkt.
• Sehr progressiv (Quote 0,5): Maximale Effizienz, aber höheres Risiko von zu hoher Nachfrage auf zu wenig Plätze. Nur für Unternehmen mit sehr flexiblen Arbeitsmodellen.

Rechne für jedes Szenario die Kosteneinsparung aus, wenn du in ein neues und entsprechend kleineres Objekt ziehen würdest. Berücksichtige nicht nur die Miete, sondern auch Nebenkosten, Reinigung und IT-Ausstattung.

Phase 3: Change Management vorbereiten

Desk Sharing funktioniert nur mit den Menschen, nicht gegen sie. Investiere Zeit in die Vorbereitung:

Informiere den Betriebsrat gleich zu Beginn. In vielen Unternehmen ist Desk Sharing mitbestimmungspflichtig. Ehrlichkeit von Anfang an vermeidet späteren Ärger.

Identifiziere Befürworter im Team. In jeder Abteilung gibt es Mitarbeiter, die offen für Neues sind. Mache sie zu Botschaftern des angestrebten Wandels.

Phase 4: Pilotprojekt durchführen

Starte klein. Wähle eine Abteilung oder Etage, die dem Konzept aufgeschlossen gegenübersteht. IT- oder Marketing-Teams eignen sich oft gut. Definiere messbare Ziele: Auslastung der Arbeitsplätze, Mitarbeiterzufriedenheit, aufgetretene Probleme. Führe wöchentliche Feedback-Runden durch.

Sorge für die technische Basis: Alle Arbeitsplätze brauchen eine identische Ausstattung. Laptop-Docking-Stations, höhenverstellbare Monitore, ergonomische Tastaturen. Ein Buchungssystem für Arbeitsplätze wird bei mehr als 20 Mitarbeitern benötigt.

Phase 5: Roll-out und Optimierung (8-12 Wochen)

Wenn das Pilotobjekt erfolgreich war, weitest du das System schrittweise aus. Nimm dir für jede neue Abteilung 2 bis 3 Wochen Zeit.

Optimiere kontinuierlich anhand der Daten. Welche Arbeitsplätze werden nie gebucht und warum? Wo entstehen hingegen regelmäßig Engpässe? Welche Teams brauchen mehr räumliche Nähe als gedacht?

Passe die Quote nach drei Monaten das erste Mal an. Die Anfangsphase zeigt oft, dass du konservativer oder mutiger planen kannst als ursprünglich gedacht.

Häufige Fehler im Umgang mit der Desk Sharing Quote

Die sechs häufigsten Fehler im Umgang mit der Desk Sharing Quote sind zu aggressive Quoten, die räumliche Trennung von Teams, unterschiedliche IT-Ausstattung, fehlende Kommunikation, statische Quoten ohne Anpassung und ignorierte rechtliche Aspekte.

Fehler 1: Zu aggressive Quote von Anfang an

Du denkst: "Wenn 0,7 gut ist, sind 0,5 noch besser." Das Ergebnis: Mitarbeiter, die zu weit im Voraus reservieren müssen, um einen Arbeitsplatz zu bekommen. Das Vertrauen in die Arbeitsplatzverfügbarkeit nimmt ab und insgesamt werden sich weniger Mitarbeiter für die Arbeit vor Ort entscheiden. Dies löst das Problem der Knappheit, treibt die Mitarbeiter aber unnötig ins Homeoffice und führt zu einem Gefühl des Nicht-willkommen-Seins.

‍Die Lösung: Starte konservativ bei 0,8 und reduziere schrittweise. Lieber sechs Monate lang etwas zu viel Platz als zwei Wochen Überbelegung.

Fehler 2: Teams werden räumlich auseinandergerissen

Desk Sharing bedeutet nicht, dass alle Mitarbeiter kreuz und quer sitzen müssen. Wenn das Marketing-Team über drei Etagen verteilt ist, leidet die Zusammenarbeit.

‍Die Lösung: Definiere Team-Bereiche. Reserviere für jede Abteilung einen festen Bereich mit 70-80 % der theoretisch benötigten Plätze. So können Teams zusammensitzen, ohne dass jeder einen festen Platz braucht. Plane zusätzlich regelmäßige Team-Tage, an denen alle vor Ort sind.

Fehler 3: Unzureichende technische Vorbereitung

Wenn Mitarbeiter am gebuchten Arbeitsplatz nicht die richtige Ausstattung vorfinden, sind sie mitunter zurecht genervt und können nicht mit der Arbeit beginnen.

‍Die Lösung: Standardisiere rigoros die Ausstattung. Jeder Arbeitsplatz braucht identische Technik: gleiche Monitore, gleiche Tastaturen, gleiche Docking-Stations. Investiere in eine vernünftige Cloud-Infrastruktur. Mitarbeiter müssen von jedem Platz auf alle benötigten Systeme zugreifen können.

Fehler 4: Fehlende Kommunikation und Change Management

Du verkündest das neue System per E-Mail und wunderst dich über Widerstand. Mitarbeiter haben Angst, ihren gewohnten Platz zu verlieren, verstehen die Vorteile nicht oder fühlen sich übergangen.

‍Die Lösung: Kommuniziere früh, offen und kontinuierlich. Erkläre nicht nur das "Was", sondern vor allem das "Warum". Führe Workshops durch, beantworte Fragen, sammle Feedback.

Fehler 5: Statische Quote ohne Monitoring

Du berechnest einmal eine Quote und lässt sie drei Jahre unverändert. Inzwischen arbeiten alle mehr im Homeoffice, aber du hast immer noch zu viele Arbeitsplätze.

‍Die Lösung: Überprüfe die Quote quartalsweise. Schaue auf die Auslastungsdaten, befrage Mitarbeiter, analysiere Buchungsmuster.

Fehler 6: Vernachlässigung rechtlicher Aspekte

Du ignorierst Betriebsvereinbarungen, vergisst den Betriebsrat oder übersieht die Arbeitsstättenverordnung. Das kann das ganze Projekt zum Stillstand bringen.

‍Die Lösung: Informiere den Betriebsrat von Anfang an und beziehe ihn in die Planung ein. Prüfe bestehende Betriebsvereinbarungen auf Regelungen zu festen Arbeitsplätzen. Stelle sicher, dass alle ergonomischen und sicherheitstechnischen Standards eingehalten werden. Das gilt insbesondere für die Arbeitsstättenverordnung.

Software für die Umsetzung der Desk Sharing Quote

Für Desk Sharing brauchst du drei Funktionen: Die Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit deiner Mitarbeiter im Büro. Nach der Einführung des Desk Sharing die Buchung der Arbeitsplätze und ab dann ein kontinuierliches Monitoring des Buchungsverhaltens. In der Desk Booking Software PULT deckst du alle drei Bereiche mit einem Tool ab.

Automatische Anwesenheitserkennung für die Planungsphase

PULT Presence erkennt und erfasst die Anwesenheit deiner Mitarbeiter selbstständig: Sobald sich das Smartphone oder Laptop eines Mitarbeiters mit dem Unternehmens-WLAN verbindet, wird er als anwesend erfasst. Anstatt also auf Eintragungen in Anwesenheitslisten zu vertrauen oder eine Liste händisch zu führen, übernimmt die Software die Messung.

Da dies ohne das Zutun der Mitarbeiter erfolgt und nicht vergessen werden kann, sind die Daten vollkommen aussagekräftig. Zero-Klick in PULT funktioniert mit deiner bestehenden WLAN-Infrastruktur, ganz gleich ob HPE Aruba, Cisco, Ubiquiti oder ein anderes System.

Nach zwei bis vier Wochen automatischer Erfassung kennst du die exakte Auslastung und kannst deine Quote verlässlich berechnen.

Arbeitsplatzbuchung ohne Umgewöhnung

PULT integriert sich direkt in Slack, Teams und Outlook. Mitarbeiter buchen ihren Arbeitsplatz mit einem Klick aus den Tools, die sie ohnehin täglich nutzen. Keine zusätzliche App, keine neuen Passwörter.

Der Buchungsplan ist ein Abbild deines Büros und zeigt alle verfügbaren Plätze mit ihrer Ausstattung, zum Beispiel Arbeitsplätze mit Stehpult, zwei Monitoren und direkt neben dem Lieblingskollegen. Filter helfen dabei, schnell den richtigen Platz zu finden.

Kontinuierliche Optimierung der Desk Sharing Quote

PULT Analytics zeigt dir die durchschnittliche Auslastung der Arbeitsplätze, Zonen und Räume pro Tag und Woche, beliebte und unbeliebte Arbeitsplätze und Buchungsverhalten verschiedener Teams.

Anhand der Buchungsdaten und Anwesenheitsdaten hast du jederzeit deine Desk Sharing Quote vor Augen. Bei permanenter Überkapazität kannst du entweder:

• schrittweise einzelne Arbeitsplätze zurückbauen und die freigewordenen Flächen deinem Team anderweitig zur Verfügung stellen (Ruhezonen, Sportbereich usw.), oder
• verstärkt an deiner Back to Office Strategie arbeiten, um die Mitarbeiter wieder vermehrt aus dem Homeoffice ins Büro zu bringen.

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Desk Sharing Quote – Häufige Fragen und Antworten