Berechne Deine Desk-Sharing-Quote – mit Formel, kostenlosem Rechner, Branchen-Benchmarks, möglichen Kosteneinsparungen und Fallstricken, die Du vermeiden solltest.
Du zahlst tausende Euro Miete pro Monat für Büroflächen, aber die Hälfte der Schreibtische steht jeden Tag leer, während dein Team gleichzeitig über zu wenig Meetingräume, fehlende Ruhezonen oder mangelnde Flächen für Teamarbeit klagt. Die Lösung liegt in der richtigen Berechnung der Desk Sharing Quote, einer simplen Kennzahl, die dir zeigt, wie du vorhandene Flächen intelligent umnutzen kannst. In diesem Artikel erfährst du, wie du diese Quote für deine Branche berechnest, welche Richtwerte andere Unternehmen nutzen und welche Erkenntnisse und Maßnahmen du daraus ableiten kannst.
Was ist die Desk Sharing Quote?
Die Desk Sharing Quote zeigt dir das Verhältnis zwischen verfügbaren Arbeitsplätzen und der Gesamtzahl deiner Mitarbeiter.
Beispiel: Du hast 100 Mitarbeiter und 70 Arbeitsplätze. Deine Desk Sharing Quote beträgt 0,7.
Das bedeutet, auf jeden Arbeitsplatz kommen 1,43 Mitarbeiter, oder anders gesagt: Nicht alle können gleichzeitig im Büro sein.
So interpretierst du die Werte der Desk Sharing Quote:
Desk Sharing Quote unter 1,0: Du hast weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter (echtes Desk Sharing)
Desk Sharing Quote von 1,0: Traditionelles Modell, ein Arbeitsplatz pro Mitarbeiter
Desk Sharing Quote über 1,0: Du hast mehr Arbeitsplätze als Mitarbeiter (Überangebot, ggf. bei zusätzlichen Co-Working-Betrieb oder Gast-Arbeitsplätzen)
Die Quote hilft dir bei drei wesentlichen Entscheidungen: Du erkennst, ob deine aktuelle Bürofläche optimal genutzt wird. Du kannst kalkulieren, wie viel Fläche du bei einer Expansion oder einem Umzug wirklich brauchst. Und du bekommst eine objektive Grundlage für Diskussionen mit der Geschäftsführung über Flächenkosten.
Unterschied: Desk Sharing Quote vs. Auslastungsquote
Verwechsle die Desk Sharing Quote nicht mit der Auslastungsquote, die misst, wie oft die vorhandenen Plätze tatsächlich genutzt werden. Die Desk Sharing Quote ist ein Planungswert, die Auslastungsquote ein Messwert.
Anwendung der Desk Sharing Quote
Die Desk Sharing Quote ist dein Kompass für:
Flächenplanung und Kostenkontrolle: Mit der Quote berechnest du exakt, wie viel Bürofläche du bei einem Objektwechsel brauchst. Beispiel: Ein IT-Unternehmen mit 200 Mitarbeitern wechselt den Sitz und reduziert die Quote von 1,0 auf 0,7. Die neue Fläche kann demnach 30 % kleiner sein.
Umnutzung der Flächen: Erkenne die Anzahl ungenutzter Arbeitsplätze und wandle diese Flächen in Meetingräume, Ruhezonen oder Kreativbereiche um. Statt 20 leerer Schreibtische kannst du einen zusätzlichen Besprechungsraum und eine Lounge für dein Team schaffen.
Wachstumsplanung: Wenn dein Unternehmen wächst, musst du nicht automatisch proportional mehr Fläche anmieten. Mit einer Quote von 0,8 kannst du 25 % mehr Mitarbeiter aufnehmen, ohne umzuziehen.
Entscheidungsgrundlage: Die Quote ersetzt Bauchgefühl durch Fakten. Statt zu diskutieren, ob "zu wenig Platz" herrscht, schaust du auf konkrete Zahlen. Das hilft besonders bei Verhandlungen mit der Geschäftsführung, dem Betriebsrat oder bei der Budgetplanung.
Die Desk Sharing Quote berechnen
{{hint-box}}
Mit der Grundformel erhältst du eine Zahl, die zunächst die kalten Tatsachen zeigt. Für die Planung von Büroflächen oder Umstrukturierungen wird sie jedoch erweitert und zeigt dann die Anzahl der benötigten Arbeitsplätze.
{{hint-box-2}}
Schritt 1: Mitarbeiterzahl bestimmen
Zähle alle Mitarbeiter, die grundsätzlich einen Arbeitsplatz brauchen könnten. Dazu gehören Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter, aber auch Werkstudenten und externe Berater, die regelmäßig vor Ort arbeiten. Für Praktikanten kannst du einen pauschalen Wert wählen.
Schritt 2: Anwesenheitsmuster analysieren
Du musst herausfinden, wie oft deine Mitarbeiter tatsächlich im Büro sind. Tragbar ist eine solche Erhebung erst nach einem größeren Zeitraum, der zyklische Unterschiede ausgleicht. Das betrifft hauptsächlich Wochentageffekte und den Monatsrhythmus. Optimal ist, die Erfassung außerhalb der Urlaubszeit und abseits von möglichen Saisonspitzen durchzuführen. Grundsätzlich gilt: Je länger der Betrachtungszeitraum, desto belastbarer sind die Zahlen.
Typische Abwesenheitsgründe:
Homeoffice (meist 2-3 Tage pro Woche)
Urlaub (durchschnittlich 25-30 Tage pro Jahr)
Krankheit (etwa 15 Tage pro Jahr)
Geschäftsreisen und Kundentermine
Fortbildungen und Konferenzen
Beispiel: Deine Mitarbeiter sind im Schnitt 60 % der Zeit im Büro. Bei 100 Mitarbeitern brauchst du also theoretisch 60 Arbeitsplätze.
Schritt 3: Sicherheitspuffer hinzufügen
Ohne Puffer kann es im Büro mitunter schnell eng werden. Empfohlen sind 10-15 % zusätzliche Plätze für:
Teamtage oder sogenannte All-Hands-Meetings
Schwankungen im Jahresverlauf
Onboarding neuer Mitarbeiter
Aus unserem Beispiel: 100 Mitarbeiter mit 60 % Anwesenheit ergeben 60 theoretisch benötigte Arbeitsplätze. Mit 15 % Puffer kommst du auf 60 × 1,15 = 69 Arbeitsplätze. Deine Desk Sharing Quote beträgt dann 0,69.
Rechenbeispiele aus der Praxis:
IT-Startup mit 50 Mitarbeitern: Anwesenheit: 60 % (3 Tage Homeoffice pro Woche) Benötigte Plätze: 50 × 0,6 = 30 Mit 15 % Puffer: 30 × 1,15 = 35 Arbeitsplätze Desk Sharing Quote: 0,70
In jeder Branche sind Arbeitsweisen, die An- und Abwesenheiten und somit der Platzbedarf unterschiedlich. Danach richtet sich die jeweils optimale Desk Sharing Quote.
Desk Sharing Quote für IT & Tech-Unternehmen
Empfohlene Quote: 0,6 - 0,8
Tech-Unternehmen sind Vorreiter beim flexiblen Arbeiten. Entwickler arbeiten oft konzentriert von zu Hause, kommen aber für Sprints und Pair Programming ins Büro.
Ein Software-Unternehmen mit 120 Entwicklern kommt mit einer Quote von 0,65 aus, die Mitarbeiter sind durchschnittlich nur 2,5 Tage pro Woche vor Ort.
Desk Sharing Quote für Finanzdienstleistungen
Empfohlene Quote: 0,8 - 0,9
Banken und Versicherungen bewegen sich vorsichtiger. Compliance-Anforderungen, vertrauliche Kundendaten und eine traditionellere Arbeitskultur halten die Homeoffice-Quote niedriger.
Beispiel: Eine Regionalbank startet mit Quote 0,85 und konnte sie nach einem Jahr auf 0,78 senken.
Besonderheiten: Bestimmte Arbeitsplätze brauchen spezielle IT-Sicherheit. Kundenberatung findet meist vor Ort statt. Regulatorische Prüfungen erfordern manchmal kurzfristig alle Mitarbeiter im Büro.
Desk Sharing Quote für Beratung & Professional Services
Empfohlene Quote: 0,4 - 0,7
Unternehmensberater arbeiten hauptsächlich beim Kunden.
Beispiel: Eine internationale Beratung hat 200 Consultants, aber nur 90 Arbeitsplätze und somit eine Desk Sharing Quote von 0,45. Das funktioniert, weil 70 % der Zeit beim Kunden verbracht wird.
Besonderheiten: Extreme Schwankungen je nach Projektlage. In der Urlaubszeit kann das Büro komplett leer sein, vor Proposal-Deadlines ist jeder Platz belegt. Nur ein Buchungssystem kann hier dafür sorgen, dass nach der Fahrt ins Büro auch tatsächlich ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Desk Sharing Quote für Marketing & Kreativagenturen
Empfohlene Quote: 0,6 - 0,8
Kreative brauchen Inspiration durch andere, arbeiten aber auch gern und konzentriert allein. Dieser Wechsel macht die Branche aus. Eine Digitalagentur mit 60 Mitarbeitern fährt eine Quote von 0,7. Das bietet genug Platz für spontane Brainstormings, aber auch Flexibilität für Homeoffice.
Besonderheiten: Kreativräume und Präsentationsflächen sind zusätzlich nötig. Kundentermine finden oft im eigenen Büro statt. Die Anwesenheit von Freelancern und Projektmitarbeitern schwankt stark.
Guide: Desk Sharing Quote auf die gesamte Firma anwenden
Phase 1: Analyse und Datensammlung
Starte mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme:
Zähle alle verfügbaren Arbeitsplätze, aber nur die, die wirklich nutzbar sind. Dokumentiere auch die Ausstattung: Welche Plätze haben zwei Monitore, welche nur einen Laptop-Anschluss?
Miss die Anwesenheit über mindestens einen Monat. Nutze dafür eine einfache Excel-Tabelle oder dein Zeiterfassungssystem. Falls ihr Zugangskarten habt, liefern die oft präzise Daten. Wichtig: Deine Erhebungen dürfen später keine Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter zulassen.
Befrage deine Mitarbeiter zu ihren Arbeitsgewohnheiten. Wie oft arbeiten sie von zu Hause? Wie viele Kundentermine haben sie pro Woche? Welche Präferenzen haben sie für Arbeitsplätze? Eine anonyme Online-Umfrage mit 5-6 Fragen genügt.
Phase 2: Quote berechnen und Szenarien entwickeln
Jetzt rechnest du mit deinen erhobenen Daten anhand der Formeln. Diese Richtwerte helfen dabei:
Konservativ (Quote 0,9): Minimales Risiko, wenig Einsparung. Gut für den Einstieg.
Moderat (Quote 0,7): Ausgewogenes Verhältnis zwischen Effizienz und Komfort. Für viele Unternehmen der richtige Startpunkt.
Sehr progressiv (Quote 0,5): Maximale Effizienz, aber höheres Risiko von zu hoher Nachfrage auf zu wenig Plätze. Nur für Unternehmen mit sehr flexiblen Arbeitsmodellen.
Rechne für jedes Szenario die Kosteneinsparung aus, wenn du in ein neues und entsprechend kleineres Objekt ziehen würdest. Berücksichtige nicht nur die Miete, sondern auch Nebenkosten, Reinigung und IT-Ausstattung.
Phase 3: Change Management vorbereiten
Desk Sharing funktioniert nur mit den Menschen, nicht gegen sie. Investiere Zeit in die Vorbereitung:
Informiere den Betriebsrat gleich zu Beginn. In vielen Unternehmen ist Desk Sharing mitbestimmungspflichtig. Ehrlichkeit von Anfang an vermeidet späteren Ärger.
Identifiziere Befürworter im Team. In jeder Abteilung gibt es Mitarbeiter, die offen für Neues sind. Mache sie zu Botschaftern des angestrebten Wandels.
Phase 4: Pilotprojekt durchführen
Starte klein. Wähle eine Abteilung oder Etage, die dem Konzept aufgeschlossen gegenübersteht. IT- oder Marketing-Teams eignen sich oft gut. Definiere messbare Ziele: Auslastung der Arbeitsplätze, Mitarbeiterzufriedenheit, aufgetretene Probleme. Führe wöchentliche Feedback-Runden durch.
Sorge für die technische Basis: Alle Arbeitsplätze brauchen eine identische Ausstattung. Laptop-Docking-Stations, höhenverstellbare Monitore, ergonomische Tastaturen. Ein Buchungssystem für Arbeitsplätze wird bei mehr als 20 Mitarbeitern benötigt.
Phase 5: Roll-out und Optimierung (8-12 Wochen)
Wenn das Pilotobjekt erfolgreich war, weitest du das System schrittweise aus. Nimm dir für jede neue Abteilung 2 bis 3 Wochen Zeit.
Optimiere kontinuierlich anhand der Daten. Welche Arbeitsplätze werden nie gebucht und warum? Wo entstehen hingegen regelmäßig Engpässe? Welche Teams brauchen mehr räumliche Nähe als gedacht?
Passe die Quote nach drei Monaten das erste Mal an. Die Anfangsphase zeigt oft, dass du konservativer oder mutiger planen kannst als ursprünglich gedacht.
Häufige Fehler im Umgang mit der Desk Sharing Quote
Die sechs häufigsten Fehler im Umgang mit der Desk Sharing Quote sind zu aggressive Quoten, die räumliche Trennung von Teams, unterschiedliche IT-Ausstattung, fehlende Kommunikation, statische Quoten ohne Anpassung und ignorierte rechtliche Aspekte.
Fehler 1: Zu aggressive Quote von Anfang an
Du denkst: "Wenn 0,7 gut ist, sind 0,5 noch besser." Das Ergebnis: Mitarbeiter, die zu weit im Voraus reservieren müssen, um einen Arbeitsplatz zu bekommen. Das Vertrauen in die Arbeitsplatzverfügbarkeit nimmt ab und insgesamt werden sich weniger Mitarbeiter für die Arbeit vor Ort entscheiden. Dies löst das Problem der Knappheit, treibt die Mitarbeiter aber unnötig ins Homeoffice und führt zu einem Gefühl des Nicht-willkommen-Seins.
Die Lösung: Starte konservativ bei 0,8 und reduziere schrittweise. Lieber sechs Monate lang etwas zu viel Platz als zwei Wochen Überbelegung.
Fehler 2: Teams werden räumlich auseinandergerissen
Desk Sharing bedeutet nicht, dass alle Mitarbeiter kreuz und quer sitzen müssen. Wenn das Marketing-Team über drei Etagen verteilt ist, leidet die Zusammenarbeit.
Die Lösung: Definiere Team-Bereiche. Reserviere für jede Abteilung einen festen Bereich mit 70-80 % der theoretisch benötigten Plätze. So können Teams zusammensitzen, ohne dass jeder einen festen Platz braucht. Plane zusätzlich regelmäßige Team-Tage, an denen alle vor Ort sind.
Fehler 3: Unzureichende technische Vorbereitung
Wenn Mitarbeiter am gebuchten Arbeitsplatz nicht die richtige Ausstattung vorfinden, sind sie mitunter zurecht genervt und können nicht mit der Arbeit beginnen.
Die Lösung: Standardisiere rigoros die Ausstattung. Jeder Arbeitsplatz braucht identische Technik: gleiche Monitore, gleiche Tastaturen, gleiche Docking-Stations. Investiere in eine vernünftige Cloud-Infrastruktur. Mitarbeiter müssen von jedem Platz auf alle benötigten Systeme zugreifen können.
Fehler 4: Fehlende Kommunikation und Change Management
Du verkündest das neue System per E-Mail und wunderst dich über Widerstand. Mitarbeiter haben Angst, ihren gewohnten Platz zu verlieren, verstehen die Vorteile nicht oder fühlen sich übergangen.
Die Lösung: Kommuniziere früh, offen und kontinuierlich. Erkläre nicht nur das "Was", sondern vor allem das "Warum". Führe Workshops durch, beantworte Fragen, sammle Feedback.
Fehler 5: Statische Quote ohne Monitoring
Du berechnest einmal eine Quote und lässt sie drei Jahre unverändert. Inzwischen arbeiten alle mehr im Homeoffice, aber du hast immer noch zu viele Arbeitsplätze.
Die Lösung: Überprüfe die Quote quartalsweise. Schaue auf die Auslastungsdaten, befrage Mitarbeiter, analysiere Buchungsmuster.
Fehler 6: Vernachlässigung rechtlicher Aspekte
Du ignorierst Betriebsvereinbarungen, vergisst den Betriebsrat oder übersieht die Arbeitsstättenverordnung. Das kann das ganze Projekt zum Stillstand bringen.
Die Lösung: Informiere den Betriebsrat von Anfang an und beziehe ihn in die Planung ein. Prüfe bestehende Betriebsvereinbarungen auf Regelungen zu festen Arbeitsplätzen. Stelle sicher, dass alle ergonomischen und sicherheitstechnischen Standards eingehalten werden. Das gilt insbesondere für die Arbeitsstättenverordnung.
Software für die Umsetzung der Desk Sharing Quote
Für Desk Sharing brauchst du drei Funktionen: Die Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit deiner Mitarbeiter im Büro. Nach der Einführung des Desk Sharing die Buchung der Arbeitsplätze und ab dann ein kontinuierliches Monitoring des Buchungsverhaltens. In der Desk Booking Software PULT deckst du alle drei Bereiche mit einem Tool ab.
Automatische Anwesenheitserkennung für die Planungsphase
PULT Presence erkennt und erfasst die Anwesenheit deiner Mitarbeiter selbstständig: Sobald sich das Smartphone oder Laptop eines Mitarbeiters mit dem Unternehmens-WLAN verbindet, wird er als anwesend erfasst. Anstatt also auf Eintragungen in Anwesenheitslisten zu vertrauen oder eine Liste händisch zu führen, übernimmt die Software die Messung.
Da dies ohne das Zutun der Mitarbeiter erfolgt und nicht vergessen werden kann, sind die Daten vollkommen aussagekräftig. Zero-Klick in PULT funktioniert mit deiner bestehenden WLAN-Infrastruktur, ganz gleich ob HPE Aruba, Cisco, Ubiquiti oder ein anderes System.
Nach zwei bis vier Wochen automatischer Erfassung kennst du die exakte Auslastung und kannst deine Quote verlässlich berechnen.
Arbeitsplatzbuchung ohne Umgewöhnung
PULT integriert sich direkt in Slack, Teams und Outlook. Mitarbeiter buchen ihren Arbeitsplatz mit einem Klick aus den Tools, die sie ohnehin täglich nutzen. Keine zusätzliche App, keine neuen Passwörter.
Der Buchungsplan ist ein Abbild deines Büros und zeigt alle verfügbaren Plätze mit ihrer Ausstattung, zum Beispiel Arbeitsplätze mit Stehpult, zwei Monitoren und direkt neben dem Lieblingskollegen. Filter helfen dabei, schnell den richtigen Platz zu finden.
Kontinuierliche Optimierung der Desk Sharing Quote
PULT Analytics zeigt dir die durchschnittliche Auslastung der Arbeitsplätze, Zonen und Räume pro Tag und Woche, beliebte und unbeliebte Arbeitsplätze und Buchungsverhalten verschiedener Teams.
Anhand der Buchungsdaten und Anwesenheitsdaten hast du jederzeit deine Desk Sharing Quote vor Augen. Bei permanenter Überkapazität kannst du entweder:
schrittweise einzelne Arbeitsplätze zurückbauen und die freigewordenen Flächen deinem Team anderweitig zur Verfügung stellen (Ruhezonen, Sportbereich usw.), oder
verstärkt an deiner Back to Office Strategie arbeiten, um die Mitarbeiter wieder vermehrt aus dem Homeoffice ins Büro zu bringen.
{{cta}}
Grundformel für das Desk Sharing Verhältnis
Desk Sharing Ratio = Anzahl der Schreibtische ÷ Anzahl der Mitarbeiter
Überprüfen Sie es vierteljährlich basierend auf den tatsächlichen Nutzungsdaten. Passen Sie es häufiger an nach neuen Home-Office-Regeln oder schnellem Wachstum.
Was passiert, wenn zu viele Mitarbeiter gleichzeitig ins Büro kommen?
Planen Sie einen Sicherheitsbuffer von 10–15 %. Sie können auch Zonen festlegen, die bei Bedarf schnell in Schreibtische umgewandelt werden können.
Wird das Verhältnis für Teilzeitbeschäftigte anders berechnet?
Ja—zählen Sie Teilzeitkräfte anteilig (ein 50 %-Mitarbeiter zählt als 0,5). Für das Desk Sharing Ratio ist die tatsächliche Anwesenheit wichtiger als das Vertragsmodell.
Kann ich unterschiedliche Verhältnisse für verschiedene Abteilungen verwenden?
Ja - z.B. IT-Support oder Helpdesk-Mitarbeiter sind möglicherweise häufiger im Büro als der Vertrieb. Berechnen Sie die Verhältnisse pro Abteilung und planen Sie entsprechende Bereiche im Büro.
Ist ein Desk Sharing Verhältnis von 0,5 realistisch?
Ein Verhältnis von 0,5 ist nur für Unternehmen mit extrem hohen Home-Office-Raten oder umfangreichem Außendienst realistisch, wie zum Beispiel Beratungsunternehmen. Für die meisten Organisationen ist es zu aggressiv.
Bei PULT gestalten wir die Zukunft des hybriden Arbeitsplatzes für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Ich konzentriere mich auf KMU und mittelständische Kunden in Europa und arbeite an allem, von Customer Discovery bis Onboarding. Ich bin sehr begeistert von New Work und bin 2024 nach Hamburg gezogen, obwohl ich ursprünglich aus Frankreich komme.
Ressourcen
Erfahren Sie, wie Sie bessere Abläufe am Arbeitsplatz durchführen können
Besucherverwaltung
Besuchermanagementsystem: Was es ist und wie es funktioniert
Ein Besuchermanagementsystem ersetzt die Papierliste am Empfang durch einen digitalen Prozess für Check-in und Besuchererfassung. Es dokumentiert, wer sich vor Ort befindet, benachrichtigt den zuständigen Host und speichert Besuche in einem durchsuchbaren Protokoll für Sicherheits- und Compliance-Prozesse. Gerade in wachsenden Büros lässt sich damit eine Lücke schließen, die bei manuellen Empfangsprozessen schnell entsteht.
Ein Besuchermanagementsystem digitalisiert den Gäste-Check-in. Voranmeldung, Badge-Druck, Host-Benachrichtigungen und ein durchsuchbares Besucherprotokoll ersetzen manuelle Papierlisten.
✓
Besuchermanagement-Software reduziert manuelle Arbeit an der Rezeption und schafft gleichzeitig nachvollziehbare Daten für Sicherheitsprüfungen und Compliance-Prozesse.
✓
Ein eigenständiges Besuchermanagementsystem bildet den Check-in ab. Desk Booking, Room Booking und weitere Office-Daten liegen jedoch häufig in separaten Tools. Dadurch fehlt eine gemeinsame Übersicht über die Anwesenheit im Büro.
✓
PULT verbindet Visitor Management mit Anwesenheitsdaten, Desk und Room Booking sowie Emergency-Response-Prozessen in einer Plattform. Sicherheitsteams können Mitarbeitende und Besucher dadurch in einer gemeinsamen Übersicht betrachten.
Was ist ein Besuchermanagementsystem?
Ein Besuchermanagementsystem ist eine Software, die den manuellen Anmeldeprozess für Gäste digital abbildet und nachvollziehbar dokumentiert. Das System erfasst Besucherdaten sowie Ankunft und Abreise und informiert die Person, die der Gast besuchen möchte. Eine Papierliste an der Rezeption ist dafür nicht erforderlich. Unternehmen setzen solche Systeme vor allem für Sicherheit, die Umsetzung von Datenschutzanforderungen wie der DSGVO und einen professionelleren Check-in-Prozess ein.
Eigenständige Check-in-Tools kümmern sich ausschließlich um den Empfang. Plattformbasiertes Visitor Management wie bei PULT verbindet Besucherdaten zusätzlich mit dem übrigen Anwesenheits- und Office Management. Sicherheitsteams können dadurch Besucher und Mitarbeitende in einer gemeinsamen Umgebung betrachten.
Was leistet ein Besuchermanagementsystem?
Ein Besuchermanagementsystem bildet den gesamten Besucherprozess digital ab, von der Voranmeldung bis zum Check-out. Es erfasst die Daten eines Gastes, informiert den zuständigen Host, kann einen Besucherausweis ausstellen und speichert Besuche in einem durchsuchbaren Protokoll. Die Besuchermanagement-Software führt diesen Vorgang auf einem Tablet, einem Kiosk oder einem Mobiltelefon durch.
Kernfunktionen eines modernen Besuchermanagementsystems
✓
Voranmeldung und Einladungen: Hosts schicken Besuchern vor dem Termin einen Link mit Informationen zum Besuch, zur Anfahrt, zu Parkplätzen oder zum Gebäudezugang.
✓
Self-Service-Check-in: Gäste bestätigen am Kiosk oder Tablet ihren Namen, den Host und den Besuchsgrund. Der Vorgang kann in weniger als einer Minute abgeschlossen werden.
✓
Optionale ID- und Watchlist-Prüfung: Je nach Plattform und Konfiguration kann das System Identitätsdokumente prüfen oder Namen mit Sicherheits- beziehungsweise Sperrlisten abgleichen, bevor ein Badge ausgestellt wird.
✓
Badge-Druck und QR-Codes: Gäste können einen sichtbaren digitalen oder gedruckten Besucherausweis erhalten, der zeitlich auf den jeweiligen Besuch begrenzt ist.
✓
Host-Benachrichtigungen: Die besuchte Person erhält sofort eine Nachricht per E-Mail, Slack oder Teams. Je nach Konfiguration können Name und Foto des Gastes enthalten sein.
✓
Unterzeichnung von Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA) und Verträgen: Rechtliche Dokumente können beim Check-in digital unterschrieben und anschließend für Compliance-Zwecke gespeichert werden.
✓
Besucherprotokolle und Auswertungen: Jeder Besuch erhält einen Zeitstempel und kann gesucht oder exportiert werden. Dadurch lassen sich auch wiederkehrende Abläufe am Empfang auswerten.
✓
Besucherliste für den Notfall: Bei einer Evakuierung kann eine aktuelle Besucherliste abgerufen werden. Sie zeigt, welche Gäste laut System noch als im Gebäude befindlich erfasst sind.
Besuchermanagement-Software vs. Papierliste
Kriterium
Papierliste
Besuchermanagement-Software
Datenqualität
Unleserliche Einträge, fehlende Angaben
Strukturierte Pflichtfelder
Sicherheitsprüfung
Keine
Watchlist- und ID-Prüfung möglich
Notfall-Anwesenheitskontrolle
Manuelles Prüfen anhand der Liste
Sofort abrufbare und exportierbare Liste
Compliance-Dokumentation
Schwer durchsuchbar und manuell zu löschen
Durchsuchbare Datensätze mit Aufbewahrungsregeln
Wie läuft ein Besuch von der Einladung bis zum Check-out ab?
Ein typischer Besuch umfasst sechs Schritte: Der Host verschickt eine Einladung. Der Gast registriert sich vorab und bestätigt bei der Ankunft seine Daten. Anschließend kann ein Badge ausgestellt werden. Der Host wird benachrichtigt und beim Verlassen des Gebäudes wird der Check-out dokumentiert oder automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt durchgeführt.
1
Voranmeldung: Der Host plant den Besuch und verschickt einen Link mit Ankunftsinformationen, Hinweisen zum Parken und Angaben zum Gebäudezugang.
2
Ankunft und Check-in: Der Gast bestätigt seine Daten an einem Kiosk, auf einem Tablet oder über das eigene Smartphone. Der Vorgang dauert üblicherweise weniger als eine Minute.
3
Optionale Identitäts- und Watchlist-Überprüfung: Je nach Plattform und Konfiguration können vor dem Gebäudezugang zusätzliche ID- oder Sicherheitsprüfungen durchgeführt werden.
4
Badge-Ausgabe: Ein gedruckter oder digitaler Besucherausweis identifiziert den Gast im Gebäude und kann auf den jeweiligen Besuchstag begrenzt werden.
5
Host-Benachrichtigung: Die besuchte Person erhält sofort eine Nachricht mit dem Namen und bei entsprechender Konfiguration dem Foto des Gastes.
6
Check-out und Protokollierung: Der Gast checkt beim Verlassen aus. Alternativ kann das System einen Besuch zu einem definierten Zeitpunkt automatisch schließen und den Datensatz damit aktuell halten.
Welche Vorteile bietet ein Besuchermanagementsystem für das Büro?
Ein zentraler Vorteil ist ein vollständiges und durchsuchbares Protokoll darüber, wer zu welchem Zeitpunkt vor Ort erfasst war. Eine Papierliste oder mündliche Anmeldung kann diese Informationen nur eingeschränkt bereitstellen.
Vorteile in Sicherheit und Compliance
Je nach Plattform und Konfiguration kann ein Besuchermanagementsystem Gäste mit einer Watchlist abgleichen, bevor sie Zugang zu den Büroflächen erhalten. Besuche können mit Zeitstempel für spätere Sicherheits- und Compliance-Prüfungen gespeichert werden. Besucherdaten gelten unter der DSGVO als personenbezogene Daten. Unternehmen benötigen daher eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung, eine angemessene Aufbewahrungsfrist beziehungsweise Kriterien für deren Festlegung sowie Schutzmaßnahmen gegen unbefugten Zugriff. Ein digitales System kann solche Vorgaben direkt im Check-in-Prozess unterstützen und manuelle Schritte reduzieren.
Auch während eines Notfalls ist eine vollständige Besuchererfassung relevant. OSHA-Leitlinien sehen vor, dass Besucher nach einer Evakuierung berücksichtigt werden. Viele Unternehmen greifen dafür auf die Anmeldeliste zurück. Fehlt eine Person in dieser Liste, kann sich die Klärung verzögern. Gerade bei einer echten Evakuierung ist eine aktuelle Anwesenheitsübersicht deshalb besonders wichtig.
PULT Presence und Visitor Management liefern Daten zu Mitarbeitenden und Besuchern für eine gemeinsame Anwesenheitsübersicht. Facility Teams können dadurch im Notfall schneller prüfen, wer als vor Ort erfasst ist, ohne zuerst Papierlisten durchsuchen zu müssen.
Vorteile für Empfang und Besuchererlebnis
Automatisierter Check-in reduziert die Zeit, die dein Team für handschriftliche Anmeldungen, manuelle Badge-Erstellung und Telefonanrufe zur Besucherankündigung benötigt. Mitarbeitende am Empfang können sich dadurch stärker um Gäste und andere Aufgaben kümmern. Besucher kommen schneller durch den Anmeldeprozess. Ein klar organisierter Check-in verbessert außerdem den ersten Eindruck beim Betreten des Büros. Bei Kunden-, Bewerber- oder Investorenterminen wird der Empfang damit Teil eines professionellen Besuchserlebnisses.
Wie wählst du die richtige Visitor-Management-Lösung aus?
Die passende Lösung hängt weniger von der reinen Anzahl der Funktionen ab als davon, wie gut sie zu eurem Sicherheitssetup, der Bürogröße und der bestehenden Tool-Landschaft passt. Ein System für ein kleines Startup-Büro stellt andere Anforderungen als eine Lösung für einen Campus mit 500 Mitarbeitenden, mehreren Gebäuden und einem eigenen Sicherheitsteam.
Kriterium
Was ist zu prüfen?
Funktionsumfang
Voranmeldung, Überprüfung der Beobachtungsliste, Ausdrucken von Ausweisen, Berichterstellung
Integrationen
Kalender-, Personal- und Kommunikationstools, die Ihr Team bereits nutzt
Sicherheit und Compliance
Kontrollen zur Datenaufbewahrung, Prüfprotokolle, DSGVO-konformer Umgang mit Daten
Skalierbarkeit
Preisgestaltung und Einrichtung an mehreren Standorten
Preis
Preismodelle nach Standort vs. nach Nutzer
Benutzerfreundlichkeit
Die Einrichtungszeit des Kiosks und wie schnell das Personal den Umgang mit dem System erlernen kann
Reicht eine eigenständige Visitor-Management-Plattform für ein modernes Büro aus?
Eine eigenständige Visitor-Management-Plattform löst die Abläufe am Empfang. Viele Büros verwalten Desk Booking, Room Booking und Parkplätze jedoch weiterhin über separate Systeme. Werden diese Prozesse in einer Plattform verbunden, erhalten Security- und Facility-Teams eine gemeinsame aktuelle Übersicht über Mitarbeitende und Besucher vor Ort.
Besonders wichtig wird diese Verbindung bei Sicherheitsvorfällen oder Veränderungen der Büroflächen. Facility Teams brauchen dann einen aktuellen Überblick über die Anwesenheit und keine vier verschiedenen Logins. PULT verbindet Visitor Management mit Desk Booking Software, Room Booking und Anwesenheitsdaten. Ein gemeinsames Dashboard zeigt die erfassten Mitarbeitenden und Besucher vor Ort. Für Office Manager, die eine breitere Arbeitsplatzmanagement-Software prüfen, ist diese Verbindung relevant, weil Besucherdaten im Kontext der gesamten Büroanwesenheit deutlich mehr Nutzen bieten.
{{onpage-cta}}
Nutze den Besucher-Check-in für mehr Sicherheit
Ein Besuchermanagementsystem macht aus einem schwer nachvollziehbaren manuellen Empfangsprozess einen kontrollierten digitalen Zugang. Du erhältst ein durchsuchbares Protokoll darüber, wer wann eingecheckt hat. Besonders wertvoll werden diese Daten, wenn das Visitor Management mit anderen Office-Prozessen wie Desk Booking und Echtzeit-Anwesenheit verbunden ist. Dadurch entsteht eine aktuelle Übersicht der erfassten Personen vor Ort.
✓
Visitor Check-in, Desk Booking, Room Booking und Anwesenheitsdaten laufen in einer Plattform und können über einen gemeinsamen Zugang verwaltet werden.
✓
Eine Echtzeitübersicht zeigt Mitarbeitende und Besucher vor Ort und unterstützt damit eine schnellere Anwesenheitskontrolle im Notfall.
✓
Jeder Besuch wird in einem durchsuchbaren Protokoll erfasst. Die Daten können für Sicherheits- und Compliance-Prüfungen genutzt werden.
✓
Microsoft Teams und Slack können für Host-Benachrichtigungen genutzt werden. Personio und HiBob verbinden Mitarbeiterdaten über integrierte Schnittstellen.
{{onpage-cta-2}}
Alternativen
Envoy Alternativen: 7 Tools im Vergleich
Gute Envoy-Alternativen decken mehr vom täglichen Office Management ab als einen reinen Besucherkiosk. Wenn du wegen der standortbasierten Preise oder des iPad-basierten Besucher-Kiosks nach einer anderen Lösung suchst, findest du hier sieben Plattformen im Vergleich. Dazu gehört PULT. Verglichen werden unter anderem Visitor Management, Desk und Room Booking, Parkplatzverwaltung und Office Insights.
Envoy ist eine Workplace-Plattform, deren ursprünglicher Schwerpunkt auf Visitor Management und Empfang lag. Später wurde das Angebot unter der Produktlinie Envoy Workplace um Desk Booking, Room Booking und Parkplatzbuchung erweitert. Die ursprünglichen Lösungen für Besucher- und Liefermanagement gehören weiterhin zum Portfolio.
Die wichtigsten Funktionen von Envoy
Der Besucher-Check-in von Envoy läuft über iPad-Kiosks in Verbindung mit unterstützten Brother-Druckern für Besucherausweise. Die Plattform unterstützt das Scannen von Ausweisen, digitale NDAs, Gesundheitsabfragen und Liefermanagement. Außerdem gibt es Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Okta und verschiedenen Zutrittssystemen.
Preise für Envoy
Bei neuen Verträgen rechnet Envoy nicht mehr pro aktivem Nutzer ab. Die Preisgestaltung erfolgt stattdessen nach Standort und Workplace-Modul. Die Produkte Visitors, Response, Reservations, Screens und Deliveries werden separat lizenziert und abgerechnet. Für Envoy Visitors gelten folgende Preise:
✓
Basic: kostenlos, mit eingeschränkten Funktionen (100 Einträge pro Monat).
✓
Premium: Preis auf Anfrage bzw. laut Anbieterangaben, pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung.
✓
Enterprise: individuelle Preise für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen an Sicherheit und Compliance.
Was macht eine gute Alternative zu Envoy aus?
Wesentliche Auswahlkriterien
Eine echte Envoy-Alternative sollte mehrere Aufgaben im Office Management abdecken. Achte darauf, ob Desk Booking, Room Booking und Visitor Management über einen gemeinsamen Zugang verwaltet werden können. Auch transparente Preise und Integrationen mit den Kalender- und Kommunikationstools deines Teams sind relevant. Sobald ihr mehrere Büros betreibt, wird außerdem die Preislogik für zusätzliche Standorte wichtig.
Kurze Checkliste: Darauf solltest du achten
✓
Visitor Management ist verfügbar und die Preisgestaltung wird klar kommuniziert.
✓
Preise pro Nutzer, Fläche oder Ressource sind öffentlich einsehbar.
✓
Microsoft Teams, Slack oder Google Workspace lassen sich direkt integrieren.
✓
Office Insights und Belegungsanalysen sind bereits in regulären Tarifen verfügbar.
✓
Parkplätze und mehrere Standorte werden unterstützt.
7 Envoy-Alternativen für Desk Booking, Visitor Management und mehr im Jahr 2026
Hinweis: Die im folgenden Vergleich genannten Funktionen, Preise und Leistungsmerkmale basieren auf öffentlich verfügbaren Angaben der jeweiligen Anbieter (Stand August 2026). Sie dienen ausschließlich der allgemeinen Orientierung. Anbieter können ihre Angebote jederzeit ändern. Daher übernehmen wir keine Gewähr für Richtigkeit oder Vollständigkeit. Alle Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber und werden ausschließlich zu Vergleichszwecken verwendet. PULT unterhält keine Geschäftsbeziehung zu den anderen genannten Marken. Die Reihenfolge stellt keine Rangliste dar.
#1 PULT
Entstehung und Konzept: PULT ist eine All-in-One-Plattform für Office Management und Workplace Operations in hybriden Unternehmen. Desk Booking, Room Booking, Visitor Management und Parkplätze werden in einem System verwaltet.
Technologie: PULT ist eine cloudbasierte Plattform mit nativen Integrationen zu Kalender-, Kommunikations- und HR-Tools. WLAN-basiertes Desk Booking kann die tatsächliche Arbeitsplatznutzung automatisch über das bestehende Büronetzwerk erfassen.
Zielgruppe: Die Plattform richtet sich an KMU und Großunternehmen mit etwa 50 bis 2.000 Mitarbeitern, die hybride Arbeitsmodelle häufig über mehrere Standorte hinweg steuern.
Stärken
✓
Breite Plattform: Desk Booking, Room Booking, Visitor Management und Parkplatzverwaltung laufen in einem System.
✓
WiFi Desk Booking: Die Nutzung von Arbeitsplätzen kann automatisch über das bestehende Büro-WLAN erfasst werden. Mitarbeitende müssen dafür nicht jedes Mal manuell einchecken.
✓
Tiefe Integrationen: Native Anbindungen an Microsoft Teams, Slack, Personio und HiBob.
Tarife & Preise
(Stand: August 2026, Quelle: PULT):
PULT Workplace für Desk Booking, Besprechungsräume, Parkplätze und Analytics:
✓
Starter: kostenlos, für bis zu 20 Benutzer und 1 Standort.
✓
Growth: ab 3,40 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
✓
Business: ab 4,60 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
✓
Enterprise: individuelle Preisgestaltung, mit White-Labeling und API-Zugriff.
Das Besuchermanagement wird als eigenständiges Produkt angeboten:
✓
Business: ab 114 US-Dollar pro Standort und Monat.
✓
Enterprise: individuelle Preise.
Es können zusätzliche Kosten anfallen, zum Beispiel:
✓
Presence AI: WLAN-basierte automatische Erfassung von Anwesenheit und Arbeitsplatzbelegung als separates Produkt. Im Business-Tarif ab 119 US-Dollar pro Monat.
Herkunft und Konzept: deskbird ist eine Workplace App für hybride Arbeitsplanung. Mitarbeitende können Bürotage planen sowie Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze über eine Oberfläche buchen.
Technologie: SaaS-Plattform mit Web-, Mobile-, Slack- und Microsoft-Teams-Apps. Die Tarife Business, Professional und Enterprise umfassen eine unbegrenzte Anzahl an Arbeitsplätzen, Nutzern, Admins, Standorten und Parkplätzen. Abgerechnet wird nach aktiven Nutzern.
Zielgruppe: Nach Angaben des Anbieters wird deskbird von Hybrid-Unternehmen unterschiedlicher Größe genutzt, von kleinen Teams bis hin zu globalen Konzernen.
Stärken
✓
Veröffentlichte Einstiegspreise: Der Preis für den Business-Tarif ist öffentlich einsehbar. Mehrere andere Anbieter in diesem Vergleich erstellen Preise ausschließlich auf Anfrage.
✓
Unbegrenzter Umfang in allen Tarifen: Nutzer, Admins, Standorte, Arbeitsplätze und Parkplätze sind bereits im Einstiegstarif unbegrenzt.
✓
Integration in Kommunikationstools: Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze lassen sich direkt aus Microsoft Teams oder Slack buchen.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: deskbird):
✓
Business: 2,75 Euro pro aktivem Nutzer und Monat. Enthalten sind Desk, Room und Parking Booking, native Mobile Apps und die MS-Teams-Integration.
✓
Professional: individuelle Preise. Zusätzlich enthalten sind erweiterte Buchungsregeln, AI-gestützte Grundrisserstellung, automatisierter Check-in, Workplace Ticketing und Zugriff auf die öffentliche API.
✓
Enterprise: individuelle Preise. Hinzu kommen Workplace Surveys, individuelle Analytics und Reports, erweiterte SLAs und ein dedizierter Senior CSM.
Zusätzliche Kosten können beispielsweise entstehen für:
✓
Add-ons: Visitors Plus für Empfangskiosk und Voranmeldung, Rooms Plus für Raumbeschilderung und Catering-Anfragen sowie User & Data Management Plus für SAML, SCIM und HRIS-Synchronisierung werden separat vom Basistarif berechnet.
#3 Robin (Robin Powered)
Herkunft und Konzept: Robin ist eine Workplace-Management-Plattform für die Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen, Parkplätzen und Schließfachern. Hinzu kommen Space Management, Meeting Management und Visitor Management. Die Plattform richtet sich vor allem an größere Organisationen.
Technologie: Robin synchronisiert sich nativ mit Microsoft Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, Slack, Microsoft Entra und Okta. Nach Angaben des Anbieters können für kleinere Unternehmen mit einem einzelnen Anwendungsfall spezialisierte Einzellösungen besser geeignet sein.
Zielgruppe: Laut Anbieter eignet sich Robin für Organisationen mit mehr als 150 hybriden Mitarbeitenden, die ein Büro nutzen. Der Schwerpunkt liegt auf Unternehmen mit mehreren Etagen, Büros oder Gebäuden.
Stärken
✓
Breite Plattform: Resource Booking, Space Management, Meeting Management, Workplace Analytics, Visitor Management und Employee-Experience-Funktionen werden in einer Plattform gebündelt.
✓
Kalenderintegrationen: Native Synchronisierung mit Microsoft Outlook, Google Calendar, Teams und Slack.
✓
Für mehrere Standorte entwickelt: Robin unterstützt Organisationen, die mehrere Büros oder Gebäude gleichzeitig koordinieren.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Robin): Robin veröffentlicht keine Preise pro Nutzer oder Ressource. Laut Anbieter werden die Preise individuell pro Organisation kalkuliert und können über den Vertrieb angefragt werden. Alle Abonnements werden jährlich abgerechnet. Displays für Besprechungsräume und weitere Hardware können zusätzliche Kosten verursachen.
#4 Skedda
Herkunft und Konzept: Skedda ist eine Buchungsplattform für Arbeitsplätze, Räume und andere reservierbare Flächen. Im Mittelpunkt stehen eine konfigurierbare Rule Engine und ein Organization Hub, über den mehrere Büros in einem Dashboard verwaltet werden können.
Technologie: Die Preisgestaltung richtet sich nach buchbaren Flächen und nicht nach Nutzern. Skedda bietet native Apps für Microsoft Teams und Slack, Mobile Apps für iOS und Android sowie SSO über SAML 2.0.
Zielgruppe: Laut Anbieter eignet sich Skedda für Organisationen unterschiedlicher Größe. Dazu gehören Unternehmen, Hochschulen und Coworking Spaces sowie Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen.
Stärken
✓
Unbegrenzte Nutzer und Buchungen: In allen Tarifen sind Nutzer und Buchungen unbegrenzt, da die Preise nach buchbaren Flächen statt nach Headcount berechnet werden.
✓
Besuchermanagement verfügbar: Visitor Management kann als separates Add-on zu den vorhandenen Space-Booking-Funktionen ergänzt werden.
✓
Dashboard für mehrere Standorte: Über den Organization Hub lassen sich mehrere Standorte zentral verwalten.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Skedda):
✓
Starter-Paket: ab 99 US-Dollar pro Monat, Preis nach Flächen. Enthalten sind 15 Spaces, eine grundlegende Rules-and-Roles-Engine und ein eingeschränktes Insights Dashboard.
✓
Plus: ab 149 US-Dollar pro Monat, Preis nach Flächen. Enthalten sind 20 Spaces, eine eingeschränkte Rules-and-Roles-Engine und ein vollständiges Insights Dashboard.
✓
Premier: ab 199 US-Dollar pro Monat, Preis nach Flächen. Enthalten sind 25 Spaces, eine vollständige Rules-and-Roles-Engine und ein vollständiges Insights Dashboard.
✓
AllBooked: für Sport, Studios, Coworking und Community Booking. Preise auf Anfrage.
Für alle Tarife ist ein Administrators Add-on für 99 US-Dollar pro Monat erhältlich.
#5 Archie
Herkunft und Konzept: Archie ist eine modulare Workspace-Plattform. Desk Booking, Room Booking, Visitor Management und Coworking Software werden als separat bepreiste Produkte angeboten.
Technologie: Für die Plattform ist keine proprietäre Hardware erforderlich. Bestehende Tablets und Displays können genutzt werden. Archie bietet native Integrationen mit Microsoft 365 und Slack sowie mit Zutrittssystemen wie Kisi und Brivo.
Zielgruppe: Laut Anbieter wird Archie von mehr als 1.000 Organisationen genutzt. Das Spektrum reicht von kleinen und mittleren Unternehmen im Starter-Tarif bis zu großen Unternehmen mit mehreren Standorten in Pro und Enterprise.
Stärken
✓
Keine proprietäre Hardware: Anstelle eines fest installierten Geräts können vorhandene Tablets und Bildschirme verwendet werden.
✓
Transparente, veröffentlichte Preise: Preise für Desk Booking, Room Booking und Visitor Management werden veröffentlicht und müssen nicht erst über den Vertrieb angefragt werden.
✓
Kostenlose Testversion nach der Demo: Laut Anbieter steht nach einer Produktdemo eine 14-tägige Testumgebung zur Verfügung.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Archie):
✓
Desk Booking Starter: 2,80 US-Dollar pro Arbeitsplatz und Monat, mindestens 159 US-Dollar pro Monat. Enthalten sind ein Standort, Grundrisse, QR-Check-ins und Belegungsanalysen.
✓
Desk Booking Pro: 3,50 US-Dollar pro Arbeitsplatz und Monat, mindestens 249 US-Dollar pro Monat. Hinzu kommen mehrere Standorte, Buchungen aus Teams und Outlook, Slack-Integration, SSO und SCIM.
✓
Desk Booking Enterprise: individuelle Preise. Enthält zusätzliche Unterstützung für Security und Compliance, individuelle Data Residency und umfassendes Onboarding.
✓
Room Booking: etwa 8 bis 12 US-Dollar pro Raum und Monat.
✓
Besuchermanagement: ab etwa 109 US-Dollar pro Standort und Monat als separates Modul.
Displays für Besprechungsräume und weitere Hardware können zusätzliche Kosten verursachen.
#6 YAROOMS
Herkunft und Konzept: YAROOMS ist eine Workplace-Management-Plattform, die hybride Arbeitsplanung, Desk und Room Booking sowie Visitor Management in einem System kombiniert. Für große Organisationen gibt es einen eigenen Enterprise-Tarif.
Technologie: Die Plattform bietet interaktive Büropläne, den AI Assistant Yarvis, eine Microsoft-Teams-Integration und Single Sign-On im Business-Tarif. Enterprise ergänzt API-Zugriff und individuelle Cloud-Deployments über Azure, AWS oder On-Premises.
Zielgruppe: Laut Anbieter richtet sich der Starter-Tarif an kleinere Büros, Business an wachsende Unternehmen und Enterprise an große Teams mit mehreren Standorten und mehr als 1.000 Nutzern.
Stärken
✓
Öffentlich einsehbare Tarifpreise: Tarife und Jahrespreise werden veröffentlicht.
✓
AI Assistant enthalten: Yarvis ist ab dem Business-Tarif enthalten und wird nicht als separates Add-on verkauft.
✓
Skalierung über mehrere Standorte: Höhere Tarife enthalten zusätzliche Standorte und unbegrenzte Workplace Analytics.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: YAROOMS):
✓
Starter: ab 99 US-Dollar pro Monat für zehn Nutzer. Enthalten sind ein Standort, zwei Etagen mit interaktivem Büroplan, Hybrid-Work-Planung sowie Desk und Room Booking.
✓
Business: ab 399 US-Dollar pro Monat für 50 Nutzer. Enthalten sind zwei Standorte, 90 Tage Workplace Analytics, die Microsoft-Teams-App, Yarvis AI und Single Sign-On.
✓
Enterprise: ab 899 US-Dollar pro Monat für 300 Nutzer. Enthalten sind fünf Standorte plus Add-ons, unbegrenzte Analytics, API-Zugriff und individuelle Integrationen.
#7 Joan
Herkunft und Konzept: Joan ist eine Workplace-Plattform für Room Booking, Visitor Management, Desk und Parking Booking, Digital Signage und Analytics. Die Preise richten sich nach der tatsächlichen Nutzung und nicht danach, welche Funktionen grundsätzlich freigeschaltet sind.
Technologie: Die Plattform kombiniert ein Basisabonnement mit zusätzlichen Preisen pro Nutzer und Gerät. Darin werden sowohl die Joan App als auch registrierte Displays und Tablets berücksichtigt.
Zielgruppe: Laut Anbieter wird Joan von Organisationen aus Technologie, Bildung und Hospitality eingesetzt. Die Kunden reichen von kleinen Büros bis zu globalen Unternehmen.
Stärken
✓
Nutzungsabhängiges Abrechnungsmodell: Lösungen, die nicht aktiviert werden, erhöhen die Kosten nicht.
✓
Kostenloser Einstieg: Vor dem Wechsel in einen kostenpflichtigen Tarif steht ein Free Plan zur Verfügung.
✓
Zugriff auf alle Lösungen: Laut Anbieter stehen die Lösungen von Beginn an zur Verfügung und werden nicht ausschließlich höheren Tarifen vorbehalten.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Joan): Die Tarife starten bei €49 pro Monat als Basisabonnement mit einer enthaltenen Anzahl an Nutzern und Geräten.
✓
Zusätzliche Nutzer: 0,99 Euro pro Nutzer und Monat.
✓
Zusätzliche Gerätelizenzen: 9,99 Euro pro Gerät und Monat.
Für größere Setups sind individuelle Angebote verfügbar.
So findest du die passende Envoy-Alternative
Wenn du die Auswahl bereits anhand von Funktionen und Preisen eingegrenzt hast, helfen drei weitere Faktoren dabei zu beurteilen, wie gut eine Plattform mit eurem Office Management mitwachsen kann.
Skalierbarkeit und Unterstützung mehrerer Standorte
Wenn ihr mehr als ein Büro betreibt, solltest du prüfen, ob für jeden Standort eine feste zusätzliche Gebühr anfällt oder ob sich der Preis nach der Gesamtzahl der Nutzer oder buchbaren Ressourcen richtet. Diese Preislogik entscheidet darüber, wie stark ein zweiter oder dritter Standort die Gesamtkosten verändert.
Flexibilität und Integrationen
Dein Team arbeitet wahrscheinlich bereits in Microsoft Teams, Slack oder Google Workspace. Wenn Desk und Room Booking direkt in diesen Tools funktionieren, müssen Mitarbeitende keine zusätzliche Anwendung für jeden Bürotag öffnen. Das erleichtert die Nutzung im Arbeitsalltag.
Sicherheit und Datenschutz
Besucher- und Badge-Daten können personenbezogene Daten sein, wenn sie sich auf identifizierte oder identifizierbare Personen beziehen. Prüfe deshalb, wie lange Besucherprotokolle gespeichert werden, in welcher Region die Daten liegen und ob der Anbieter SSO für Admin-Zugänge unterstützt.
{{onpage-cta}}
Büro Einblicke
Sammelpunkt: Definition, Standort & Ablauf
Ein Sammelpunkt ist ein festgelegter Ort, an dem sich Mitarbeitende, Besucher und Auftragnehmer nach einer Gebäudeevakuierung treffen. Dort lässt sich überprüfen, ob alle Personen das Gebäude sicher verlassen haben. Nach OSHA 29 CFR 1910.38 müssen Notfallpläne, die unter diese Vorschrift fallen, ein Verfahren zur Erfassung von Mitarbeitenden nach einer Evakuierung enthalten. Ein fest definierter Sammelbereich ist eine verbreitete Möglichkeit, diesen Prozess umzusetzen.
Ein Sammelpunkt ist ein festgelegter sicherer Ort außerhalb eines Gebäudes, an dem sich Mitarbeitende, Besucher und Auftragnehmer nach einer Evakuierung versammeln und erfasst werden.
✓
Nach OSHA 29 CFR 1910.38 müssen Arbeitgeber, für die diese Vorschrift gilt, Verfahren vorsehen, mit denen Mitarbeitende nach einer Evakuierung erfasst werden.
✓
Ein sicherer Sammelpunkt liegt außerhalb möglicher Gefahrenbereiche und hält Zufahrten für Rettungsfahrzeuge frei. Er sollte auch bei Rauch, Regen oder Dunkelheit gut erkennbar sein.
✓
PULT Presence nutzt die bestehende WLAN-Infrastruktur, um Anwesenheit sichtbar zu machen. Das kann Office- und Sicherheitsteams bei der Anwesenheitskontrolle im Notfall unterstützen.
Was ist ein Sammelpunkt?
Ein Sammelpunkt ist ein vorab festgelegter Ort außerhalb eines Gebäudes, an dem sich Personen nach einem Evakuierungsalarm versammeln. Sein Zweck endet nicht damit, Menschen aus dem Gebäude zu führen. Ein zentraler Sammelort gibt Sicherheitsverantwortlichen die Möglichkeit, die anwesenden Personen zu erfassen, den Status der Evakuierung zu prüfen und zu erkennen, wer möglicherweise noch fehlt.
Muster Point, Assembly Point und Muster Station: Was bedeuten die Begriffe?
Die englischen Begriffe „Muster Point" und „Assembly Point" beschreiben im Allgemeinen denselben Zweck. „Muster Station" ist ein verwandter Begriff, der vor allem im maritimen und Offshore-Bereich verwendet wird. Bei Büros und Lagergebäuden an Land werden in den USA typischerweise „Muster Point" oder „Assembly Point" verwendet.
Im maritimen Bereich ist „Muster Station" gebräuchlich, unter anderem im Zusammenhang mit den SOLAS-Vorgaben für Sammelstationen und Übungen. Bei Büros und anderen Arbeitsstätten an Land funktioniert der grundlegende Ablauf ähnlich. Es braucht einen definierten Ort und einen Prozess, mit dem sich feststellen lässt, ob alle Personen das Gebäude verlassen haben.
Wo sollte ein Sammelpunkt liegen?
Ein guter Sammelpunkt liegt weit genug vom Gebäude entfernt, damit Personen vor Rauch, Trümmern und möglichen Gebäudeschäden geschützt sind. Gleichzeitig sollte er innerhalb weniger Minuten erreichbar bleiben. Neben der Entfernung entscheiden mehrere praktische Kriterien darüber, ob ein Standort im Ernstfall funktioniert.
✓
Abstand zu Gefahrenquellen: Wähle einen Standort mit ausreichend Abstand zum Gebäude, zu Parkhäusern und zu Bereichen, in denen brennbare Materialien gelagert werden.
✓
Zufahrt für Rettungskräfte freihalten: Der Sammelpunkt darf keine Wege blockieren, die Feuerwehr oder Rettungsdienst für den Zugang zum Gebäude benötigen.
✓
Von allen Ausgängen erreichbar: Jeder Fluchtweg im Gebäudeplan sollte zu einem Sammelpunkt führen, ohne dass Personen dafür erneut durch das Gebäude gehen müssen.
✓
Auch bei schlechter Sicht erkennbar: Der Ort sollte bei Rauch, Regen und Dunkelheit identifizierbar bleiben. Eine gut sichtbare Beschilderung hilft bei der Orientierung.
Wenn euer Evakuierungsplan über die Wahl des Sammelpunkts hinaus überarbeitet werden soll, findest du in unserem Leitfaden zum Brandschutz im Büro weitere Informationen zu Alarmsystemen und Übungsplänen.
Wie richtet und kennzeichnet man einen Sammelpunkt im Büro?
Für einen funktionierenden Sammelpunkt braucht es drei Dinge: eine eindeutige Beschilderung, klar zugewiesene Verantwortung für die Anwesenheitskontrolle und ausreichend Platz für alle Personen, die sich im Gebäude aufhalten können. In großen Gebäuden, Büros mit mehreren Etagen oder Standorten mit mehreren Mietparteien können mehrere Sammelpunkte sinnvoll sein, wenn sonst Engpässe entstehen.
✓
Deutlich kennzeichnen: Nutzt gut sichtbare Schilder, damit der Sammelpunkt tagsüber und bei eingeschränkter Sicht eindeutig zu erkennen ist.
✓
Verantwortung festlegen: Benennt geschulte Personen, die die Anwesenheitskontrolle übernehmen und das Ergebnis an die Einsatzleitung melden.
✓
Ausreichend Kapazität planen: Bei großen Etagen, mehreren Gebäuden oder gemeinsam genutzten Büroflächen können zusätzliche Sammelpunkte erforderlich sein. Die Anwesenheitslisten sollten entsprechend zugeordnet werden.
✓
Im Plan eintragen: Tragt jeden Sammelpunkt in den Flucht- und Lageplan ein und erklärt neuen Mitarbeitenden im Onboarding, wo er sich befindet.
Wie führt man am Sammelpunkt eine Anwesenheitskontrolle durch?
Sobald die Personen den Sammelpunkt erreicht haben, beginnt die verantwortliche Person mit der Anwesenheitskontrolle. Dabei werden die Namen mit einer vorhandenen Liste abgeglichen und das Ergebnis anschließend an die Einsatzleitung gemeldet. Die größere Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass diese Liste tatsächlich alle Personen enthält, die sich vorher im Gebäude befanden. Dazu gehören auch Menschen, die nicht auf einer regulären Mitarbeiterliste stehen.
Besucher und Auftragnehmer berücksichtigen
Mitarbeitende lassen sich häufig über reguläre Listen erfassen. Bei Besuchern und externen Auftragnehmern ist das schwieriger. Auch ein Gast, der sich eine Stunde zuvor angemeldet hat, oder ein externer Dienstleister im dritten Stock muss nach einer Evakuierung berücksichtigt werden. Wenn das Besucherprotokoll nicht mit dem Notfallprozess verbunden ist, wissen Sicherheitsverantwortliche möglicherweise nicht, wie viele Personen tatsächlich fehlen.
Manuelle Anwesenheitskontrolle vs. Echtzeit-Präsenzdaten
Eine Anwesenheitskontrolle auf Papier kann in einem mittelgroßen Büro wertvolle Zeit kosten. Zudem enthält sie nur Personen, die zuvor auf der Liste erfasst wurden. PULT Presence nutzt Daten aus dem Büronetzwerk, um anzuzeigen, welche Mitarbeitenden vor Ort erfasst sind. Besucher- und Auftragnehmerdaten können die Anwesenheitsübersicht im Notfall ergänzen.
{{onpage-cta}}
Sorge an jedem Sammelpunkt für eine schnelle und verlässliche Anwesenheitskontrolle
Ein Sammelpunkt funktioniert nur, wenn alle wissen, wo er liegt und jemand feststellen kann, wer dort angekommen ist. Abstand, Beschilderung und eine klar verantwortliche Person lösen den organisatorischen Teil. Für die eigentliche Anwesenheitskontrolle braucht es eine Liste, die möglichst vollständig abbildet, wer an diesem Tag vor Ort war. Dazu gehören Mitarbeitende, Besucher und Auftragnehmer. Genau hier entstehen bei manuellen Prozessen häufig Lücken.
✓
Aktuelle Anwesenheitsdaten können die Personenzählung am Sammelpunkt unterstützen, anstatt ausschließlich auf einer manuellen Liste zu basieren.
✓
Digital eingecheckte Besucher und Auftragnehmer können berücksichtigt werden, ohne dafür ein separates Papierprotokoll zu führen.
✓
Die Anwesenheitserfassung läuft über das bestehende WLAN-Netzwerk und benötigt keine zusätzliche Sensorik.
✓
Notfallmaßnahmen können zusätzlich mit Zeitstempeln dokumentiert werden, sofern die entsprechende Funktion im Setup genutzt wird.
.jpeg)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)