Die beste Besuchermanagement-Software für dein Unternehmen

Wie wähle ich die beste Software für Raumbuchung aus?

Die beste Besuchermanagement-Software kann viele Funktionen bieten. Welche davon für dich entscheidend sind, hängt von deinem Anwendungsfall ab. Wenn dir bestimmte Aspekte wichtig sind, solltest du beim Vergleich darauf achten:

• Vorregistrierung: Praktisch, wenn Gäste schon vorab erfasst werden sollen, sodass Name, Firma oder Besuchsgrund am Empfang vorliegt.
• Check-in und Check-out: Hilfreich, wenn du den Anmeldeprozess digital beschleunigen möchtest, z. B. per Tablet, QR-Code oder Einladungslink.
• Besucherausweise: Relevant, wenn du Ausweise mit Fotos oder Zusatzdaten benötigst.
• Benachrichtigung des Gastgebers: Sinnvoll, wenn Verantwortliche sofort informiert werden sollen: per E-Mail, SMS oder über Collaboration-Tools.
• Dokumente und Unterschriften: Interessant, falls NDAs oder Sicherheitsrichtlinien direkt am Check-in unterschrieben werden sollen.
• Integrationen: Nützlich, wenn die Lösung sich mit Kalendern, Zutrittskontrollen oder Kommunikationstools verbinden soll.

Datenschutz und DSGVO: Wichtig, falls du Wert auf Datenhaltung in europäischen Rechenzentren und verschlüsselte Übertragung legst.

Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: September 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. 

Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen.

Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern.

Die 5 besten Besuchermanagement-Softwares

#1 PULT

PULT ist eine Plattform aus Deutschland, die Besuchermanagement mit Desk Booking, Raumbuchung und Büroauswertung kombiniert. Damit lässt sich der Empfang deiner Gäste digital abbilden und mit der Benachrichtigung deiner Angestellten und Buchung von Meetingräumen verbinden.

• Check-in und Check-out direkt über ein Tablet oder iPad am Empfang
• Automatischer Ausweisdruck mit allen relevanten Gastinformationen
• Benachrichtigung des Gastgebers in Echtzeit über MS Teams oder Slack
• Digitale Unterschriften für NDAs oder Dokumente direkt am Terminal
• Kontaktverfolgung mit Audit-Trail zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• White-Labeling: Anpassung des Check-in-Flows an Corporate Design, inkl. Logo und Farben
• Native iPad-App, die vollständig anpassbar ist
• Kombination mit Desk- und Raumbuchung: Arbeitsplätze oder Besprechungsräume können für Besucher im Voraus reserviert werden
• Insights: Berichte zum Besucheraufkommen und Übersicht, welcher Mitarbeiter Gäste empfängt, kommen demnächst hinzu

Preise von PULT:

Der Preis von PULT und das Besuchermanagement beginnt bei 99 € im Monat pro Standort. Die Desk Sharing Funktionen sowie das Buchen von Räumen und Parkplätzen beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.

Zum Besuchermanagement PULT

#2 Envoy

Envoy ist ein US-Anbieter mit einem eigenen Modul Envoy Visitors, das international im Einsatz ist und seit 2024 auch EU-Datenstandorte anbietet.

• Check-in über iPad-Kiosk oder QR-Code
• Automatischer Ausweisdruck mit Foto und Gastinformationen
• Host-Benachrichtigung per E-Mail, SMS oder Push
• Digitale Unterschriften für NDAs oder Sicherheitsrichtlinien
• Vorabregistrierung von Gästen mit Einladungen
• ID-Scan und Watchlist-Abgleich für sicherheitskritische Bereiche
• Integrationen mit Slack, Teams, Google Workspace und Zutrittssystemen

Envoy bietet ein Data Processing Addendum (DPA) und erfüllt die Vorgaben der General Data Protection Regulation (GDPR). Seit Oktober 2024 können Daten in Rechenzentren innerhalb der EU verarbeitet werden. Zusätzlich werden Standardvertragsklauseln (SCC) bei Datentransfers genutzt.

Preise von Envoy:

• Free Plan mit Basisfunktionen
• Standard: 109 USD pro Standort und Monat (bei jährlicher Abrechnung)
• Premium: 329 USD pro Standort und Monat (bei jährlicher Abrechnung)
• Die Preise für Enterprise gibt es auf Nachfrage

#3 SwipedOn

SwipedOn stammt aus Neuseeland und bietet eine cloudbasierte Besuchermanagement-Software mit Vorabregistrierung der Besucher, Check-in per Tablet, Ausweisdruck und Host-Benachrichtigungen.

• Vorabregistrierung von Gästen über Einladungen
• Check-in und Check-out über Tablet
• Automatischer Ausweisdruck mit Foto und Besucherdaten
• Host-Benachrichtigung per E-Mail oder Push
• Digitale Unterschriften für NDAs oder Vereinbarungen
• Reporting zu Besucherzahlen und Trends
• Mehrsprachige Benutzeroberfläche für internationale Gäste

SwipedOn weist eine eigene GDPR-Richtlinie aus. Daten werden in Rechenzentren verarbeitet, die auf AWS betrieben werden. Sitz des Unternehmens ist Neuseeland, das von der EU einen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO hat. Zusätzlich werden Standardvertragsklauseln (SCC) verwendet, wenn Daten außerhalb des EWR verarbeitet werden.

Preise von SwipedOn:

Die Preise von SwipedOn beginnen bei 29 Euro pro Standort und Monat für das Paket Standard. Mit den höheren Tarifen kommen Remote working, Management von Paketen, Priority Support und weitere hinzu. Premium kostet 69 Euro und Enterprise 99 Euro pro Standort und Monat.

#4 Lobbytrack

Lobbytrack wird in den USA entwickelt und international eingesetzt. Die Software bildet zentrale Schritte im Besuchermanagement digital ab, inklusive Vorregistrierung, Self-Check-in und Ausweisdruck.

• Vorregistrierung und Einladungen von Gästen
• Self-Check-in per Tablet oder QR-Code
• Check-out für vollständige Anwesenheitslisten
• Automatischer Ausweisdruck mit Vorlagen
• Fotoerfassung beim Anmeldevorgang
• Host-Benachrichtigungen, zum Beispiel per E-Mail
• Mehrstufige Anmeldeflows
• Besuchsprotokolle und Berichte
• Besuchsvereinbarungen/Unterschriften (in höheren Plänen)

Lobbytrack tritt als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO auf und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Privacy Policy beschreibt den Umgang mit personenbezogenen Daten nach europäischen Vorgaben.

Preise von Lobbytrack:

Die Preise von Lobbytrack beginnen mit einer kostenlosen Version für bis zu 100 Besucher pro Monat. Das Paket Basic kostet 50 US-Dollar pro Standort und Monat, Professional 100 US-Dollar pro Standort und Monat. Die Preise für Enterprise werden auf Anfrage kalkuliert.

#5 Interflex

Interflex ist ein deutscher Anbieter für Zutritts- und Sicherheitssysteme, der auch ein eigenes Modul für Besuchermanagement bereitstellt. Die Software wird mitunter in Kombination mit Zutrittskontrollsystemen eingesetzt und eignet sich für Unternehmen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen.

• Vorregistrierung und Einladung von Besuchern
• Selbstregistrierung am Empfangsterminal
• Check-in und Check-out mit automatischer Protokollierung
• Ausgabe von Besucherausweisen mit zeitlich begrenzten Zutrittsrechten
• Fotoerfassung und Identitätsprüfung
• Digitale Bestätigung von Sicherheitsrichtlinien oder Unterweisungen
• Blacklists und Begleitpflicht-Regeln für sicherheitskritische Bereiche
• Integration in Zutrittskontrolle und Zeiterfassungssysteme

Interflex hebt die DSGVO-konforme Verwaltung personenbezogener Daten hervor. Die Software IF-6040 wird regelmäßig nach OWASP- und BSI-Standards geprüft und ist sowohl On-Premises als auch als Cloud-Service (Interflex Managed Services) verfügbar.

Preise von Interflex:

Die Preise von Interflex sind nicht öffentlich einsehbar und werden projektbasiert kalkuliert. Der Funktionsumfang richtet sich nach den eingesetzten Modulen und der gewählten Betriebsart (On-Premises oder Cloud).

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