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Papierloses Büro: Schritt für Schritt vom Papierstapel zum digitalen Workflow
Das papierlose Büro beschreibt den Idealzustand, bei dem Dokumente, Genehmigungen und interne Abläufe ohne analoge Parallelstruktur ablaufen. Viele Digitalisierungsversuche enden jedoch in doppelt gepflegten Ablagen, was sich aber vermeiden lässt.
Papierloses Büro: Das Wichtigste in Kürze
Was unterscheidet ein wirklich papierloses Büro von einer digitalen Ablage?
Papierloses Arbeiten beginnt damit, dass ein Ablauf, wie zum Beispiel die Genehmigung eines Urlaubsantrags oder die Verarbeitung einer Eingangsrechnung, ohne physisches Dokument von Anfang bis Ende läuft. Wenn du hingegen nur scannst und das PDF per E-Mail weitergeleitet hast, hast du das Papier schließlich eliminiert, den Prozess aber nicht.
Dokument vs. Prozess: Was ist der Unterschied?
Die Dokument-Digitalisierung überführt ein Papierdokument in eine Datei. Eine Prozess-Digitalisierung gestaltet den Ablauf dahinter um: Wer stellt den Antrag wo? Wer genehmigt wie? Wo ist das Ergebnis revisionssicher hinterlegt und sofort auffindbar? Erst beides zusammen ergibt ein papierloses Büro ohne Parallelstrukturen.
Was lässt sich im Büro papierlos gestalten?
Grundlegend gilt, dass fast alle Abläufe, die bisher auf Papier stattfinden, digitalisierbar sind:
Was muss ich beim papierlosen Büro rechtlich beachten?
Die wichtigsten rechtlichen Eckpfeiler des papierlosen Büros in Deutschland sind die GoBD, Aufbewahrungsfristen für Dokumente und die E-Rechnungspflicht.
GoBD und revisionssichere Archivierung
Ein digital archiviertes Dokument gilt als GoBD-konform, wenn es drei Grundsätze erfüllt:
Aufbewahrungsfristen gelten unabhängig vom Format: 10 Jahre für Buchungsbelege, Bilanzen und steuerrelevante Geschäftsbriefe, 6 Jahre für sonstige Handelsbriefe. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit GoBD-Zertifizierung bildet diese Vorgaben dann technisch ab.
E-Rechnung und weitere Digitalisierungspflichten
Seit Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Sendepflicht kommt ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle.
Im Vorfeld sollte die allgemeine Handhabung von Rechnungen bereits vollständig digitalisiert werden, um dann vergleichbar einfach den Schritt zur E-Rechnunge gehen zu können.
Welche Software brauche ich für ein papierloses Büro?
Die richtige Software-Ausstattung für ein papierloses Büro aufzubauen heißt, pro Kategorie eine Entscheidung zu treffen und auch die für das Unternehmen besten Tools für hybrides Arbeiten zu finden. Vier Kategorien decken den Großteil der papierbezogenen Abläufe ab:
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Wie führe ich ein papierloses Büro schrittweise ein?
Für den Weg ins papierlose Büro erfasst du erst die in deinem Büro ablaufenden Prozesse, prüfst und verschlankst zuerst die wichtigsten, wählst geeignete Software aus und setzt den nun digitalen Prozess mit deinem Team in die Tat um.
So hältst du dein Büro dauerhaft papierlos
Deine Mitarbeiter werden sich an die digitalen Prozesse halten, solange es keinen Grund zum Abweichen gibt. Die Prozesse und speziell die Software im papierlosen Büro müssen ihnen also alles bieten, was vorher auf Papier möglich war und sogar darüber hinausgehen.
Mit PULT bildest du dein gesamtes Office-Management ab: Raumbuchung und automatische Meetingraumverwaltung, Anwesenheitserkennung, Auswertung der Büronutzung, Besucherempfang und mehr:
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