Clean Desk Policy: Regeln, Vorteile und Download-Vorlage

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Clean Desk Policy: Das Wichtigste in Kürze

• Eine Clean Desk Policy ist eine interne Richtlinie, die vorgibt, dass Arbeitsplätze nach Arbeitsende vollständig aufgeräumt und frei von Unterlagen oder persönlichen Gegenständen sein müssen.
• Ziel der Clean Desk Policy ist es, Unternehmensdaten zu schützen und sicherzustellen, dass Arbeitsplätze im Desk Sharing sofort von anderen genutzt werden können.
• Wichtige Inhalte der Clean Desk Policy: sichere Aufbewahrung von Dokumenten, Sperren von Geräten, Cloud-Nutzung statt externer Datenträger, Entsorgung von Papier, klare Feierabend-Routinen.
• Für das Homeoffice und andere Arbeitsorte gilt: Gerade dort sollten Dokumente und Geräte so gesichert sein, dass Gäste oder Fremde keinen Einblick erhalten.

Was steht in einer Clean Desk Policy?

Eine Clean Desk Policy enthält Regeln zur sicheren Aufbewahrung von Dokumenten und Datenträgern, zur Sperrung von Bildschirmen, zur Vernichtung von Papierabfällen und zum Schutz von Zugangsdaten. Sie legt außerdem fest, dass Arbeitsplätze am Ende des Tages frei von vertraulichen Materialien zu hinterlassen sind.

• Dokumentenaufbewahrung: Schriftstücke mit vertraulichen oder personenbezogenen Daten sind in abschließbaren Schränken, Schließfächern oder Rollcontainern zu verwahren.
• Bildschirmsperre: Computer, Laptops, Tablets, Smartphones und Terminals sind zu sperren, sobald der Arbeitsplatz verlassen wird.
• Notizen und Datenträger: Aufzeichnungen, USB-Sticks oder externe Festplatten dürfen nicht offen liegen bleiben.
• Papierentsorgung: Ausdrucke sind über Aktenvernichter oder andere sichere Entsorgungssysteme zu vernichten.
• Passwortschutz: Zugangsdaten dürfen nicht schriftlich am Arbeitsplatz hinterlegt werden.
• Reinigung und Ordnung: Arbeitsplätze sind nach Dienstschluss frei von Unterlagen und Materialien zu hinterlassen.

Download: Clean Desk Policy als Vorlage

Die Vorlage der Clean Desk Policy kannst du kostenlos herunterladen. Sie enthält:

• eine kurze Einleitung mit Zweck und Geltungsbereich,
• Regeln für Dokumente, Datenträger, Geräte und Arbeitsplätze,
• Hinweise zur Überprüfung,
• eine freundliche Formulierung, die sich gut in dein Unternehmen übertragen lässt.

Du kannst die Vorlage nutzen und für dein Unternehmen anpassen.

Clean Desk Policy Vorlage (PDF)

Wie führe ich eine Clean Desk Policy ein?

Vor der Einführung der Clean Desk Policy erhebst du den Ist-Zustand, formulierst die Ziele und legst die Regeln fest. Anschließend soll die nötige Ausstattung bereitgestellt werden, die Policy mit den Mitarbeitern besprochen und im Arbeitsalltag etabliert werden.

Schritt 1: Ist-Analyse vor Einführung der Clean Desk Policy

• Beobachten, wie Arbeitsplätze aktuell genutzt werden: Welche Materialien liegen oft herum? Welche Gegenstände stören? (z. B. Kabel, private Dinge, Ausdrucke)
• Erfragen, welche Arbeitsplätze Unternehmensdaten handhaben oder welche Teams dabei spezielle Anforderungen haben (z. B. Videoproduktion, Kamerateams, Archivarbeit)
• Ermitteln, welche Ausstattung schon vorhanden ist (abschließbare Schränke, Schließfächer, Cloudzugänge, sichere Abfallbehälter)

Schritt 2: Ziele der Clean Desk Policy formulieren

• Festlegen, dass alle Arbeitsplätze am Ende des gebuchten Arbeitszeitraums so verlassen werden, wie sie vorgefunden wurden, damit andere sie sofort nutzen können
• Datenschutzvorgaben konkret benennen, zum Beispiel kein offenes Liegenlassen von Unternehmensdaten oder Kundenunterlagen

Schritt 3: Regeln der Clean Desk Policy erstellen & schriftlich festhalten

• Auf Basis der Download-Vorlage eigene Regeln erarbeiten und ergänzen: Dokumente, Geräte, persönliche Gegenstände, Sauberkeit etc.
• Definition von Ausnahmen, zum Beispiel zu externen Festplatten fürs Videoteam

Schritt 4: Ausstattung bereitstellen

• Abschließbare Spinde für Privates (Jacke, Rucksack, Fahrradhelm usw.) und Fächer für die persönliche Arbeitsausstattung (Headset, Noise-Cancelling-Kopfhörer, Maus, Tastatur usw.)
• Cloudsoftware und Cloudspeicher, damit Dokumente nicht lokal auf Geräten bleiben
• Hilfsmittel wie Aktenvernichter oder sichere Behälter für die Entsorgung
• Reinigungsstationen mit Desinfektionsmittel und Tüchern, sodass der Arbeitsplatz auch hygienisch hinterlassen werden kann.

Schritt 5: Kommunikation & Einbindung der Mitarbeiter

• Die Clean Desk Policy in Teammeetings vorstellen, erläutern, Rückfragen sammeln
• Mitarbeitern ermöglichen, Ideen und Wünsche einzubringen, zum Beispiel bezüglich der Aufbewahrungsmöglichkeiten, Ausstattung der Arbeitsplätze, persönlicher Ausstattung

Schritt 6: Clean Desk Policy im Alltag etablieren

• Feierabend-Routine: Aufgaben beschreiben, die vor Arbeitsende und Verlassen des Arbeitsplatzes erledigt werden sollen
• Erinnerungshilfen: Poster der Clean Desk Policy, digitale Hinweise, Checklisten an den Arbeitsplätzen
• Verantwortlichkeiten: Wer achtet auf die Einhaltung der Clean Desk Policy? Wer gibt Impulse, wenn Regeln nicht eingehalten werden?

Schritt 7: Überprüfung und Kontrolle der Clean Desk Policy

• Nach einigen Wochen gemeinsam bewerten, ob die Regeln der Clean Desk Policy funktionieren, realistisch einhaltbar sind und wo Nachbesserungsbedarf besteht.
• Gespräche mit den Mitarbeitern suchen, um Schwachstellen an der Clean Desk Policy aufzudecken
• Regeln modifizieren, Ausstattung verbessern und/oder Prozesse ändern

Ist eine Clean Desk Policy auch im Homeoffice nötig?

Auch im Homeoffice schützt eine Clean Desk Policy vertrauliche Informationen vor unbefugtem Einblick. Neben den Familienmitgliedern halten sich dort gelegentlich Gäste oder Handwerker auf oder es besteht eine Wohngemeinschaft. 

• Vertraulichkeit: Dokumente mit Unternehmensdaten nach Feierabend wegräumen, besonders wenn in Wohn- oder Gemeinschaftsräumen gearbeitet wird.
• Aufbewahrung: Schriftstücke in abschließbaren Mappen oder Schränken lagern, nicht offen auf dem Tisch oder im Regal.
• Geräte: Laptop, Bildschirm oder Tablet nach Arbeitsende sperren.
• Cloud-Nutzung: Dateien konsequent in der Unternehmens-Cloud speichern, statt lokal auf privaten Geräten.
• Trennung von Arbeit und Privatleben: Arbeitsunterlagen klar von privatem Schriftverkehr, Unterlagen usw. abgrenzen.

Tipp: Weitere Arbeitsorte in der Clean Desk Policy bedenken
‍Für deine Mitarbeiter, die sehr viel unterwegs sind, solltest du die Clean Desk Policy ausdrücklich auch auf deren Arbeitsorte ausweiten:
- Bei Kunden
- Auf Messen und Tagungen
- In Coworking-Spaces
- In Hotels

Welche Vor- und Nachteile hat eine Clean Desk Policy?

Eine Clean Desk Policy verbessert den Datenschutz, erleichtert das Arbeiten in geteilten Büros und sorgt für einen einheitlichen Standard im Umgang mit Arbeitsplätzen. In der Umsetzung können jedoch praktische Fragen oder Widerstände auftreten.

Vorteile einer Clean Desk Policy

• Schutz vertraulicher Informationen: Offene Unterlagen oder ungesperrte Bildschirme sind eine häufige Ursache für Datenschutzverletzungen. Eine Clean Desk Policy wirkt dem entgegen.
• Reibungsloser Arbeitsplatzwechsel: In Büros mit Desk Sharing kann jede Person sofort starten, ohne erst aufzuräumen oder Dokumente anderer beiseitezuschieben.
• Professioneller Eindruck: Besucher, Bewerber, Kunden oder neue Mitarbeiter erleben ein geordnetes und einladendes Büro.
• Routinen: Die Feierabend-Routine sorgt dafür, den Arbeitstag bewusst abzuschließen.

Nachteile einer Clean Desk Policy und Lösungen

• Zusätzlicher Aufwand: Das Aufräumen am Ende des Arbeitstages kostet einige Minuten. Lösung: Mit einer klaren Routine über eine Checkliste dauert es selten länger als fünf Minuten. Dieser kurze Aufwand spart jedoch allen Kollegen Zeit zu Beginn des nächsten Arbeitstages, weil alle Arbeitsplätze sofort einsatzbereit sind.
• Gefühl von Kontrolle: Manche empfinden die Policy als Einschränkung oder Bevormundung. Lösung: Statt die Regeln von oben vorzugeben, hilft es, die Hintergründe offen zu erklären: Schutz von Daten sowie die faire und kollegiale Nutzung geteilter Plätze.
• Praktische Hürden: Fehlende Schränke, Ablagen oder Cloud-Zugänge. Lösung: Bevor die Policy verbindlich eingeführt wird, sollten die notwendigen Mittel bereitstehen: Schließfächer, sichere Entsorgungssysteme und verlässliche Cloud-Software.

Tipp: Desk Sharing Regeln
‍
Die Clean Desk Policy bezieht sich gezielt auf die Arbeitsplätze deines Teams. Um die geteilten Arbeitsplätze, das Büro, Meetingräume und Zonen fair und konfliktfrei zu benutzen, können dir die Desk Sharing Regeln helfen.

Clean Desk Policy und Fairness mit PULT

Eine Clean Desk Policy sorgt dafür, dass jeder im Team den gebuchten Arbeitsplatz so vorfindet, wie er ihn nutzen möchte. Den gleichen Gedanken verfolgt die Arbeitsplatzbuchung in PULT: Dein Team bucht Schreibtische, Zonen, Räume oder Parkplätze über die Software. Alle greifen auf die gleichen Ressourcen zu, was Fairness bei der Nutzung schafft.

Zur Fairness gehört auch, dass reservierte Plätze nicht blockiert bleiben, wenn sie ungenutzt sind. Mit PULT Presence erfolgt der automatische Check-in über euer bestehendes WLAN. Bleibt ein Check-in aus, wird der Platz nach einem definierten Zeitraum wieder freigegeben und steht so anderen Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung.

Ob die Clean Desk Policy und die Desk Sharing Regeln wirken, zeigt dir die Auswertung in PULT Office Insights. Dort siehst du, wie Arbeitsplätze, Räume und Zonen tatsächlich genutzt werden, und kannst direkt Feedback aus dem Team einholen.

Tipp: Hier findest du mehr zur Büroauswertung in PULT und hier zur Schreibtischbuchung.

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