Guide: Desk Sharing Regeln kennen und umsetzen

Desk Sharing: Regeln für die Einführung und die tägliche Zusammenarbeit

Das Wichtigste zu den Desk Sharing Regeln in Kürze:

• Desk Sharing erfordert klare Regeln für das Verhalten, die Organisation und die Technik.
• Die Akzeptanz der Desk Sharing Regeln und die Mitarbeit des Teams gelingen besser, je früher alle Kollegen einbezogen werden.
• Die Desk Sharing Regeln sollten schriftlich festgehalten, kommuniziert und leicht zugänglich sein (z. B. im Intranet).
• Mit PULT können Regeln für das Desk Sharing dank Buchungen der Schreibtische, automatischen Check-ins und die Analyse der Auslastung einfach umgesetzt werden.
• Am besten wirken die Regeln durch eine offene Feedbackkultur und das Weiterentwickeln der Vorgaben.

Welche Arten von Regeln braucht es beim Desk Sharing?

Beim Desk Sharing weicht der feste Schreibtisch einem System, bei dem Mitarbeiter täglich selbst entscheiden und buchen, wo sie arbeiten. Das verlangt ein gewisses Maß an Abstimmung und Regeln. 

Desk Sharing betrifft verschiedene Ebenen im Arbeitsalltag und jede davon bringt eigene Anforderungen mit. Entsprechend unterscheiden sich auch die Arten von Regeln:

• Verhaltensregeln (Etikette): Diese betreffen das unmittelbare Miteinander am Arbeitsplatz. Hier geht es um Respekt, Rücksichtnahme und ums Einhalten gemeinsamer Standards. Beispiele: keinen Müll und Essensreste hinterlassen, Lautstärke im Rahmen halten, persönliche Dinge am Tagesende wegräumen.
• Organisatorische Regeln: Wer kann wann wo arbeiten? Wie wird gebucht? Gibt es Einschränkungen? Diese Fragen brauchen Strukturen in Form von Richtlinien und internen FAQs, oder die Antworten sollten im Buchungssystem selbst hinterlegt sein. Auch Zuständigkeiten wie für technische Probleme, fallen in diesen Bereich.
• Technische Regeln: Geordnetes Desk Sharing läuft über Software: Buchungstools, Raumbelegungsanzeigen oder Kalenderintegration. Die Systeme selbst definieren Regeln dazu, wer Zugriff hat, wie weit im Voraus gebucht werden kann, ob ein Platz bei Nichterscheinen wieder freigegeben wird.
• Formelle vs. informelle Regeln: Einige Regeln werden nicht schriftlich festgehalten und entstehen über die Zeit, als gelebte Kultur oder durch Gewohnheiten im Team. Andere wiederum sollten dokumentiert werden, um Verbindlichkeit zu schaffen und dem Wohlbefinden aller zugute zu kommen.

Die 9 wichtigsten Regeln für Desk Sharing

Die folgenden Regeln sind als Aushang für dein Büro geeignet. Sie legen das grundsätzliche Verhalten für die Nutzung der Arbeitsplätze fest.

1. Reservierung nur über das Buchungssystem
‍Das Reservieren der Schreibtische, Räume und Zonen erfolgt ausschließlich über unser Buchungssystem. Die Buchung ist im Voraus möglich und das sogar Tage und Wochen vorher. Das Blockieren von Plätzen mit Taschen oder Jacken ist nicht erwünscht.

‍Tipp: Hier findest du mehr zum Schreibtisch-Buchungssystem PULT.

‍2. Arbeitsplatz so verlassen, wie du ihn vorfinden möchtest
‍Räume deinen Platz nach dem Arbeiten leer. Es verbleibt nur die feste Ausstattung auf dem Tisch. Entferne Essensreste, wische den Schreibtisch bei Bedarf ab und achte darauf, dass der nächste ohne Aufwand starten kann.

3. Persönliche Gegenstände täglich mitnehmen
‍Lass keine privaten Dinge dauerhaft zurück. Auch dann nicht, wenn du denselben Platz für den nächsten Tag bereits gebucht hast. Nutze zur Aufbewahrung unsere Spinde und Schließfächer. Mehr dazu unter Clean Desk.

4. Nur besetzen, was du wirklich brauchst
‍Passe deine Buchung deiner Nutzung an und reserviere genau das, was du für deine Arbeit brauchst. Vermeide es jedoch, größere Tische oder Meetingräume allein zu nutzen. Andere könnten genau diese Flächen später brauchen. Nutze den Platz so effizient wie möglich.

5. Meetings nicht am Shared Desk führen
‍Telefonate, Videocalls und Besprechungen in Gruppen gehören, wenn möglich, in dafür vorgesehene Räume. Wenn du keine Ausweichmöglichkeit hast, nutze Kopfhörer bzw. halte dich kurz. Die offene Arbeitsfläche ist für konzentriertes Arbeiten gedacht.

6. Respektiere die Ruhe der anderen
‍Sprich nicht über mehrere Tische hinweg, vermeide laute Geräusche oder Dauertelefonate. Wenn du im Team etwas klären willst, wechsle den Ort oder sprich leise.

7. Hygiene geht alle an
‍Nutze unsere Hygiene-Stationen. Dort findest du Desinfektionsspray und Tücher. Wisch bei Bedarf den Tisch und die Armlehnen des Stuhls ab.

8. Bleib bei Krankheit zu Hause
‍Wenn du dich krank fühlst, arbeite im Homeoffice oder melde dich krank. Wir respektieren die Gesundheit der Kollegen und wollen Ansteckungen so weit wie möglich vermeiden

9. Regelverstöße fair ansprechen
‍Wenn dir auffällt, dass Kollegen die Regeln wiederholt ignorieren, sprich es an. Wenn das nicht möglich ist oder auf Ablehnung stößt, bring es ins Teammeeting mit, sprich uns an oder sende eine anonyme Nachricht an uns. 

Kommunikation der Einführung von Desk Sharing

Noch bevor du Desk Sharing einführst, sollte deinem Team klar sein, warum das Konzept eingeführt wird und welche Vorteile sich davon versprochen werden. Kommuniziere offen und sachlich, um die Erwartungen zu steuern und aufkommenden Unsicherheiten immer sofort zu begegnen.

Beziehe dein Team sehr früh in die Regeln für das neue Arbeitsmodell ein. Nutze dafür Fragerunden und gib Feedbackmöglichkeiten. Du solltest signalisieren, dass du Bedenken und Vorbehalte jederzeit sowohl entgegennimmst als auch ernst nimmst.

Rahmenbedingungen schaffen

• Wie viele Plätze stehen zur Verfügung?
• Gibt es Einschränkungen, wie zum Beispiel feste Teamzonen?
• Wird mit oder ohne Buchung gearbeitet?
• Gibt es Sonderregelungen für bestimmte Rollen oder an bestimmten Tagen?

Dokumentiere diese Punkte und mache sie intern zugänglich. Das geht im Intranet, Onboarding-Bereich oder als Aushang im Büro.

Zuständigkeiten benennen

Bestimme, wer das Buchungssystem betreut und wer angesprochen werden kann, wenn Regeln nicht eingehalten werden. Bestimme ebenfalls, wer für die Einhaltung der Regeln verantwortlich ist und diese Einhaltung entsprechend regelmäßig überprüfen soll.

Unausgesprochene Desk Sharing Regeln: Die Etikette 

Die zwischenmenschliche Etikette ergänzt die formalen Regeln um das, was im Arbeitsalltag oft stillschweigend erwartet wird: Rücksicht, Aufmerksamkeit und ein Gespür für die Situation. Beim Desk Sharing ist das besonders wichtig, weil persönliche Routinen und Arbeitsweisen auf gemeinsam genutzten Flächen stattfinden. Kleine Spannungen können den Arbeitsfluss stören.

Etikette meint dabei höfliches, funktionales Verhalten im geteilten Raum. Also Verhalten, das dem Desk Sharing Konzept und der Arbeitsweise der Kollegen gerecht wird.

Fragen statt Interpretieren
‍Wenn du einen Platz nutzen willst, der möglicherweise schon belegt aussieht, etwa durch eine Jacke oder ein Notebook, sprich die Person an, statt einfach Dinge beiseite zu schieben. Gerade in offenen Arbeitsbereichen ist Kommunikation oft die bessere Lösung als Interpretation.

Tipp: In PULT sind der Reservierungsstatus und die Nutzung aller Arbeitsplätze sofort ersichtlich. Mit einem Blick auf den Büroplan ist sofort klar, welcher Platz tatsächlich belegt oder frei ist.

Revierverhalten vermeiden
‍Schreibtischunterlagen, Lampen oder persönliche Kaffeetassen wirken fast wie ein Revieranspruch. Wenn Desk Sharing bei euch wirklich konsequent gedacht ist, dann gilt: Alle halten sich an die ausgehängten Regeln und verstauen persönliche Gegenstände zum Arbeitsende im Schließfach.

Rücksicht mit der Lautstärke
‍Du kannst und sollst nicht alle Geräusche vermeiden, aber du kannst Rücksicht nehmen. Höre Musik und Sprachnachrichten nur über Kopfhörer. Beschränke die Länge von Telefonaten oder weiche für längere Unterhaltungen in andere Zonen aus.

Geräte und Technik nicht umkonfigurieren
‍Nach deiner Arbeit sollte der Platz wieder in einem neutralen Zustand sein. Das betrifft zum Beispiel die Position des Monitors und des Stuhls.

‍Duft- und Geräuschquellen reduzieren
Intensives Parfüm, lautes Kaugummikauen oder das Öffnen von sehr geruchsintensivem Essen kann andere stören. Viele sind aber zu höflich, um das anzusprechen. Geh daher selbst sensibel damit um.

‍Respektiere stille Signale
Wenn jemand mit Noise-Cancelling-Kopfhörern sitzt, den Bildschirm deutlich zur Seite neigt, eine Kapuze trägt oder sich anderweitig sichtlich abschottet, ist das ein stilles, aber klares Signal. Diese Kollegen solltest du nur mit Themen ansprechen, die nicht warten können.

Desk Sharing Regeln für die Buchungssoftware

Buchungssysteme für Desk Sharing geben Regeln vor, die zwar nicht immer separat dokumentiert werden, aber den Büroalltag direkt beeinflussen. Sie bestimmen, wann ein Arbeitsplatz reserviert werden kann, wie lange eine Buchung gültig ist, was bei Nichterscheinen passiert und wer welche Rechte im System hat.

Wenn diese Regeln für die Desk Sharing Software Konsequenzen für die Mitarbeiter oder die Zusammenarbeit haben, solltest du diese deinem Team offenlegen.

‍Buchungspflicht und Fristen
In manchen Buchungssystemen musst du deinen Platz im Voraus buchen, in anderen kannst du spontan einchecken. Wichtig ist, dass alle wissen, ab wann gebucht werden darf, wie weit im Voraus Reservierungen möglich sind und ob bestimmte Tage oder Zeiten gesperrt sind. Auch Stornierungsfristen spielen eine Rolle: Wer zu spät absagt, blockiert vielleicht einen Platz, den andere hätten nutzen können.

‍Tipp: In PULT kannst du deinen Arbeitsplatz im Voraus buchen oder erst beim Betreten des Büros einchecken. Mit PULT Presence geht das sogar vollkommen automatisch.

‍No-Show-Regeln
Die automatische Freigabe ist eine nützliche Funktion in der Software: Wenn jemand seinen gebuchten Platz nicht innerhalb eines festgelegten Zeitfensters einnimmt, wird der Platz wieder für alle Kollegen freigegeben.

‍Rechte und Rollen
In einer guten Buchungssoftware können die Buchungsrechte unterschiedlich verteilt werden. Manche Nutzer dürfen dann ausschließlich für sich selbst reservieren, andere, wie etwa Teamleitungen oder Assistenzrollen, können auch für Kollegen Plätze buchen. Arbeitsbereiche oder Zonen können auch bestimmten Gruppen vorbehalten werden. Diese Rollen- und Zugriffsstrukturen solltest du deinem Team offen mitteilen.

‍Integration in Kalender und Kommunikation
PULT ist mit Outlook, Google Calendar oder MS Teams verknüpfbar. Damit werden Desk-Buchungen direkt im Kalender angezeigt oder können über einen Klick angepasst werden.

‍Datenschutz und Tracking
Die Buchungssoftware PULT erlaubt Auswertungen der Büronutzung und Auslastung und zeigt dauerhaft ausgebuchte und sehr selten genutzte Arbeitsplätze. Aus diesen Daten darf sich jedoch kein Rückschluss auf das Buchungsverhalten und die Anwesenheit einzelner Mitarbeiter ziehen lassen, um DSGVO-konform zu bleiben.

Desk Sharing Regeln schriftlich festhalten: Vorlage für dein Unternehmen

Wenn du Desk Sharing in deinem Unternehmen einführst, solltest du die wichtigsten Regeln schriftlich festhalten. Das gibt deinem Team die nötige Orientierung und hilft dabei, das System im Alltag verlässlich zu nutzen.

Festgehalten werden sollten vor allem Regeln zur Buchung, Nutzung, Rücksichtnahme im Alltag, Technik, Check-ins und Ausnahmen, also alle Punkte, bei denen es im Arbeitsalltag zu Missverständnissen kommen kann. Je nach Organisation kannst du die Regeln als kurze Übersicht im Intranet, als Aushang oder als Teil einer internen Desk Sharing Policy gestalten.

Regelbereich: Inhalt

Buchung:
Arbeitsplätze müssen vorab über PULT gebucht werden. Kurzfristige Änderungen sind möglich, solange Plätze verfügbar sind.

Nutzung:
Arbeitsplätze sind nach der Nutzung vollständig zu räumen. Persönliche Gegenstände dürfen nicht dauerhaft zurückgelassen werden.

Verhalten:
Gespräche in normaler Lautstärke, keine Telefonate ohne Headset. Rücksicht auf konzentriert arbeitende Kollegen.

Technik:
Monitore, Dockingstationen und Zubehör dürfen mitgenutzt, aber nicht dauerhaft umgestellt werden.

Check-in:
Der Arbeitsplatz gilt als belegt, wenn der Check-in erfolgt ist. Nicht genutzte Reservierungen werden nach 20 Minuten freigegeben.

Abwesenheit:
Bei Krankheit, Urlaub oder Remote-Tagen sollte die Buchung rechtzeitig storniert werden.

Support:
Für technische Fragen oder Buchungsprobleme ist [Name oder Funktion] Ansprechpartner. Rückmeldungen zur Nutzung sind willkommen.

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Welche typischen Probleme lassen sich durch Desk Sharing Regeln beheben?

Klare Desk Sharing Regeln verhindern die typischen Probleme, die beim Desk Sharing immer wieder auftreten: blockierte Plätze, störende Unruhe an den Arbeitsplätzen oder Missverständnisse bei der Buchung.

Wenn du häufige Probleme früh erkennst und gezielt adressierst, schaffst du die Voraussetzungen dafür, dass Desk Sharing im Arbeitsalltag funktioniert. Die folgenden Beispiele zeigen, welche Situationen besonders oft für Unzufriedenheit sorgen und wie du mit einfachen Regelungen gegensteuern kannst.

Problem 1: Plätze werden besetzt gehalten, ohne dass jemand da ist
‍Lösung 1: Führe verbindliche Buchungen mit klaren Check-in-Zeiten ein. Nutzt ihr ein System mit automatischer Freigabe bei Nichterscheinen (z. B. nach 20 Minuten), dann weise explizit darauf hin. So werden blockierte, aber unbelegte Plätze vermieden.

Problem 2: Persönliche Gegenstände bleiben dauerhaft am Arbeitsplatz
‍Lösung 2: Definiere, dass alle Arbeitsplätze am Ende des Tages geräumt werden müssen und stelle parallel dazu persönliche Aufbewahrungsmöglichkeiten zur Verfügung (Spinde, Boxen).

‍Problem 3: Unruhe durch Telefonate oder Gespräche
‍Lösung 3: Halte fest, dass Shared Desks vorrangig für ruhiges Arbeiten gedacht sind. Für längere Telefonate oder Abstimmungen sollten Rückzugsräume oder andere Zonen angeboten und genutzt werden.

‍Problem 4: Frust über nicht auffindbare Arbeitsplätze
‍Lösung 4: Kläre, wie viele Plätze verfügbar sind und wie gebucht werden kann. Nutze die Echtzeit-Anzeige in PULT und definiere Zuständigkeiten bei Fragen oder Problemen.

Problem 5: Ungleichbehandlung oder informelle Sonderregeln
‍Lösung 5: Sorge dafür, dass wirklich alle Regeln auch für alle gleich gelten, unabhängig von Position oder Teamzugehörigkeit. Wenn es Ausnahmen gibt, zum Beispiel für Grafiker oder Videocutter mit bestimmten Hardwareansprüchen, dann dokumentiere sie nachvollziehbar.

Wie setze ich die Desk Sharing Regeln durch?

Desk-Sharing-Regeln lassen sich am besten durch Vorleben, eine offene Kommunikation in beide Richtungen und nachvollziehbare Abläufe für das gesamte Team verankern. Wenn dein Team versteht, warum bestimmte Regeln gelten und diese im Alltag praktisch anwendbar sind, entsteht Verbindlichkeit ganz ohne ständige Überwachung.

• Orientierung: Gib deinem Team die klare Orientierung dazu, was erwartet wird, welche Regeln gelten und welches Verhalten erwünscht ist.
• Verstöße ansprechen: Sprich sofort an, wenn sich jemand nicht an die Regeln hält. Bleibe direkt und sachlich. Erkläre das Verhalten und weise auf die geltenden Regeln hin.
• Feedback und Weiterentwicklung: Die Regeln müssen zum gelebten Alltag passen. Hole daher regelmäßig Rückmeldungen aus dem Team ein und passe die Regeln dort an, wo sich etwas als unpraktisch oder missverständlich herausstellt.
• Verantwortung verteilen: Wenn Desk Sharing in größeren Teams oder mehreren Standorten organisiert wird, benenne feste Ansprechpersonen. Diese können Fragen klären, auf Regelverstöße hinweisen oder Rückmeldungen sammeln.

Einhalten der Desk Sharing Regeln mit PULT

PULT ist eine Desk Booking Software, die dir direkt dabei hilft, deine Desk Sharing Regeln umzusetzen. Dein Team und du bucht über die Software eure Schreibtische, Meetingräume und Zonen. Parallel dazu verfügst du über diese Funktionen:

Buchungsrechte & Einschränkungen definieren
‍Mit PULT kannst du genau festlegen, wer was buchen darf: Du kannst bestimmte Schreibtische oder Bereiche wie zum Beispiel Teamzonen nur für bestimmte Nutzer oder Teams freigeben. Dies kann tageweise erfolgen und für durch dich festgelegte Abteilungen oder Rollen gelten.

Buchungsdauer & Vorausbuchung
‍PULT erlaubt, Buchungszeiträume im Vorfeld zu definieren, zum Beispiel wie weit im Voraus reserviert werden darf. Ebenso lassen sich Ressourcen (Plätze, Räume, Zonen) für einen Zeitraum sperren, zum Beispiel wenn eine Renovierung oder Reinigungsarbeiten anstehen.

Klare Regeln für das Team
Das Dashboard zeigt deinen Kollegen an, welche Regeln gelten: Wer buchen darf, welche Plätze gesperrt sind und nach welcher Zeit Freigaben erfolgen.

Automatischer Check-in & No‑Show‑Regel
Die automatische Check‑in-Funktion über dein bestehendes WLAN mittels PULT Presence sorgt dafür, dass gebuchte Plätze automatisch belegt oder nach definiertem Zeitraum wieder freigegeben werden, falls Nutzer nicht erscheinen.

Feedback & Nutzungsauswertung
Mit den PULT Office Insights kannst du die Nutzung deines Büros analysieren, sortiert nach Team, Bereich und Zeitfenster. Dort besteht auch die Möglichkeit, Feedback aus dem Team zu sammeln, um die Regelwirkung oder Zufriedenheit mit dem Desk-Sharing abzufragen.

Tipp: Hier findest du mehr zur Büroauswertung in PULT und hier zur Schreibtischbuchung.

Desk Sharing Regeln – Häufige Fragen und Antworten

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