Um die Vorteile eines Desk Sharing Konzepts umzusetzen, braucht es Regeln: Für die Einführung des Desk Sharing im Unternehmen, für die technische Ausstattung und Leistungsfähigkeit und nicht zuletzt für die tägliche Zusammenarbeit.
Desk Sharing: Regeln für die Einführung und die tägliche Zusammenarbeit
Das Wichtigste zu den Desk Sharing Regeln in Kürze:
Desk Sharing erfordert klare Regeln für das Verhalten, die Organisation und die Technik.
Die Akzeptanz der Desk Sharing Regeln und die Mitarbeit des Teams gelingen besser, je früher alle Kollegen einbezogen werden.
Die Desk Sharing Regeln sollten schriftlich festgehalten, kommuniziert und leicht zugänglich sein (z. B. im Intranet).
Mit PULT können Regeln für das Desk Sharing dank Buchungen der Schreibtische, automatischen Check-ins und die Analyse der Auslastung einfach umgesetzt werden.
Am besten wirken die Regeln durch eine offene Feedbackkultur und das Weiterentwickeln der Vorgaben.
Welche Arten von Regeln braucht es beim Desk Sharing?
Beim Desk Sharing weicht der feste Schreibtisch einem System, bei dem Mitarbeiter täglich selbst entscheiden und buchen, wo sie arbeiten. Das verlangt ein gewisses Maß an Abstimmung und Regeln.
Desk Sharing betrifft verschiedene Ebenen im Arbeitsalltag und jede davon bringt eigene Anforderungen mit. Entsprechend unterscheiden sich auch die Arten von Regeln:
Verhaltensregeln (Etikette): Diese betreffen das unmittelbare Miteinander am Arbeitsplatz. Hier geht es um Respekt, Rücksichtnahme und ums Einhalten gemeinsamer Standards. Beispiele: keinen Müll und Essensreste hinterlassen, Lautstärke im Rahmen halten, persönliche Dinge am Tagesende wegräumen.
Organisatorische Regeln: Wer kann wann wo arbeiten? Wie wird gebucht? Gibt es Einschränkungen? Diese Fragen brauchen Strukturen in Form von Richtlinien und internen FAQs, oder die Antworten sollten im Buchungssystem selbst hinterlegt sein. Auch Zuständigkeiten wie für technische Probleme, fallen in diesen Bereich.
Technische Regeln: Geordnetes Desk Sharing läuft über Software: Buchungstools, Raumbelegungsanzeigen oder Kalenderintegration. Die Systeme selbst definieren Regeln dazu, wer Zugriff hat, wie weit im Voraus gebucht werden kann, ob ein Platz bei Nichterscheinen wieder freigegeben wird.
Formelle vs. informelle Regeln: Einige Regeln werden nicht schriftlich festgehalten und entstehen über die Zeit, als gelebte Kultur oder durch Gewohnheiten im Team. Andere wiederum sollten dokumentiert werden, um Verbindlichkeit zu schaffen und dem Wohlbefinden aller zugute zu kommen.
Die 9 wichtigsten Regeln für Desk Sharing
Die folgenden Regeln sind als Aushang für dein Büro geeignet. Sie legen das grundsätzliche Verhalten für die Nutzung der Arbeitsplätze fest.
1. Reservierung nur über das Buchungssystem Das Reservieren der Schreibtische, Räume und Zonen erfolgt ausschließlich über unser Buchungssystem. Die Buchung ist im Voraus möglich und das sogar Tage und Wochen vorher. Das Blockieren von Plätzen mit Taschen oder Jacken ist nicht erwünscht.
2. Arbeitsplatz so verlassen, wie du ihn vorfinden möchtest Räume deinen Platz nach dem Arbeiten leer. Es verbleibt nur die feste Ausstattung auf dem Tisch. Entferne Essensreste, wische den Schreibtisch bei Bedarf ab und achte darauf, dass der nächste ohne Aufwand starten kann.
3. Persönliche Gegenstände täglich mitnehmen Lass keine privaten Dinge dauerhaft zurück. Auch dann nicht, wenn du denselben Platz für den nächsten Tag bereits gebucht hast. Nutze zur Aufbewahrung unsere Spinde und Schließfächer. Mehr dazu unter Clean Desk.
4. Nur besetzen, was du wirklich brauchst Passe deine Buchung deiner Nutzung an und reserviere genau das, was du für deine Arbeit brauchst. Vermeide es jedoch, größere Tische oder Meetingräume allein zu nutzen. Andere könnten genau diese Flächen später brauchen. Nutze den Platz so effizient wie möglich.
5. Meetings nicht am Shared Desk führen Telefonate, Videocalls und Besprechungen in Gruppen gehören, wenn möglich, in dafür vorgesehene Räume. Wenn du keine Ausweichmöglichkeit hast, nutze Kopfhörer bzw. halte dich kurz. Die offene Arbeitsfläche ist für konzentriertes Arbeiten gedacht.
6. Respektiere die Ruhe der anderen Sprich nicht über mehrere Tische hinweg, vermeide laute Geräusche oder Dauertelefonate. Wenn du im Team etwas klären willst, wechsle den Ort oder sprich leise.
7. Hygiene geht alle an Nutze unsere Hygiene-Stationen. Dort findest du Desinfektionsspray und Tücher. Wisch bei Bedarf den Tisch und die Armlehnen des Stuhls ab.
8. Bleib bei Krankheit zu Hause Wenn du dich krank fühlst, arbeite im Homeoffice oder melde dich krank. Wir respektieren die Gesundheit der Kollegen und wollen Ansteckungen so weit wie möglich vermeiden
9. Regelverstöße fair ansprechen Wenn dir auffällt, dass Kollegen die Regeln wiederholt ignorieren, sprich es an. Wenn das nicht möglich ist oder auf Ablehnung stößt, bring es ins Teammeeting mit, sprich uns an oder sende eine anonyme Nachricht an uns.
Noch bevor du Desk Sharing einführst, sollte deinem Team klar sein, warum das Konzept eingeführt wird und welche Vorteile sich davon versprochen werden. Kommuniziere offen und sachlich, um die Erwartungen zu steuern und aufkommenden Unsicherheiten immer sofort zu begegnen.
Beziehe dein Team sehr früh in die Regeln für das neue Arbeitsmodell ein. Nutze dafür Fragerunden und gib Feedbackmöglichkeiten. Du solltest signalisieren, dass du Bedenken und Vorbehalte jederzeit sowohl entgegennimmst als auch ernst nimmst.
Rahmenbedingungen schaffen
Wie viele Plätze stehen zur Verfügung?
Gibt es Einschränkungen, wie zum Beispiel feste Teamzonen?
Wird mit oder ohne Buchung gearbeitet?
Gibt es Sonderregelungen für bestimmte Rollen oder an bestimmten Tagen?
Dokumentiere diese Punkte und mache sie intern zugänglich. Das geht im Intranet, Onboarding-Bereich oder als Aushang im Büro.
Zuständigkeiten benennen
Bestimme, wer das Buchungssystem betreut und wer angesprochen werden kann, wenn Regeln nicht eingehalten werden. Bestimme ebenfalls, wer für die Einhaltung der Regeln verantwortlich ist und diese Einhaltung entsprechend regelmäßig überprüfen soll.
Unausgesprochene Desk Sharing Regeln: Die Etikette
Die zwischenmenschliche Etikette ergänzt die formalen Regeln um das, was im Arbeitsalltag oft stillschweigend erwartet wird: Rücksicht, Aufmerksamkeit und ein Gespür für die Situation. Beim Desk Sharing ist das besonders wichtig, weil persönliche Routinen und Arbeitsweisen auf gemeinsam genutzten Flächen stattfinden. Kleine Spannungen können den Arbeitsfluss stören.
Etikette meint dabei höfliches, funktionales Verhalten im geteilten Raum. Also Verhalten, das dem Desk Sharing Konzept und der Arbeitsweise der Kollegen gerecht wird.
Fragen statt Interpretieren Wenn du einen Platz nutzen willst, der möglicherweise schon belegt aussieht, etwa durch eine Jacke oder ein Notebook, sprich die Person an, statt einfach Dinge beiseite zu schieben. Gerade in offenen Arbeitsbereichen ist Kommunikation oft die bessere Lösung als Interpretation.
Tipp: In PULT sind der Reservierungsstatus und die Nutzung aller Arbeitsplätze sofort ersichtlich. Mit einem Blick auf den Büroplan ist sofort klar, welcher Platz tatsächlich belegt oder frei ist.
Revierverhalten vermeiden Schreibtischunterlagen, Lampen oder persönliche Kaffeetassen wirken fast wie ein Revieranspruch. Wenn Desk Sharing bei euch wirklich konsequent gedacht ist, dann gilt: Alle halten sich an die ausgehängten Regeln und verstauen persönliche Gegenstände zum Arbeitsende im Schließfach.
Rücksicht mit der Lautstärke Du kannst und sollst nicht alle Geräusche vermeiden, aber du kannst Rücksicht nehmen. Höre Musik und Sprachnachrichten nur über Kopfhörer. Beschränke die Länge von Telefonaten oder weiche für längere Unterhaltungen in andere Zonen aus.
Geräte und Technik nicht umkonfigurieren Nach deiner Arbeit sollte der Platz wieder in einem neutralen Zustand sein. Das betrifft zum Beispiel die Position des Monitors und des Stuhls.
Duft- und Geräuschquellen reduzieren Intensives Parfüm, lautes Kaugummikauen oder das Öffnen von sehr geruchsintensivem Essen kann andere stören. Viele sind aber zu höflich, um das anzusprechen. Geh daher selbst sensibel damit um.
Respektiere stille Signale Wenn jemand mit Noise-Cancelling-Kopfhörern sitzt, den Bildschirm deutlich zur Seite neigt, eine Kapuze trägt oder sich anderweitig sichtlich abschottet, ist das ein stilles, aber klares Signal. Diese Kollegen solltest du nur mit Themen ansprechen, die nicht warten können.
Desk Sharing Regeln für die Buchungssoftware
Buchungssysteme für Desk Sharing geben Regeln vor, die zwar nicht immer separat dokumentiert werden, aber den Büroalltag direkt beeinflussen. Sie bestimmen, wann ein Arbeitsplatz reserviert werden kann, wie lange eine Buchung gültig ist, was bei Nichterscheinen passiert und wer welche Rechte im System hat.
Wenn diese Regeln für die Desk Sharing Software Konsequenzen für die Mitarbeiter oder die Zusammenarbeit haben, solltest du diese deinem Team offenlegen.
Buchungspflicht und Fristen In manchen Buchungssystemen musst du deinen Platz im Voraus buchen, in anderen kannst du spontan einchecken. Wichtig ist, dass alle wissen, ab wann gebucht werden darf, wie weit im Voraus Reservierungen möglich sind und ob bestimmte Tage oder Zeiten gesperrt sind. Auch Stornierungsfristen spielen eine Rolle: Wer zu spät absagt, blockiert vielleicht einen Platz, den andere hätten nutzen können.
Tipp: In PULT kannst du deinen Arbeitsplatz im Voraus buchen oder erst beim Betreten des Büros einchecken. Mit PULT Presence geht das sogar vollkommen automatisch.
No-Show-Regeln Die automatische Freigabe ist eine nützliche Funktion in der Software: Wenn jemand seinen gebuchten Platz nicht innerhalb eines festgelegten Zeitfensters einnimmt, wird der Platz wieder für alle Kollegen freigegeben.
Rechte und Rollen In einer guten Buchungssoftware können die Buchungsrechte unterschiedlich verteilt werden. Manche Nutzer dürfen dann ausschließlich für sich selbst reservieren, andere, wie etwa Teamleitungen oder Assistenzrollen, können auch für Kollegen Plätze buchen. Arbeitsbereiche oder Zonen können auch bestimmten Gruppen vorbehalten werden. Diese Rollen- und Zugriffsstrukturen solltest du deinem Team offen mitteilen.
Integration in Kalender und Kommunikation PULT ist mit Outlook, Google Calendar oder MS Teams verknüpfbar. Damit werden Desk-Buchungen direkt im Kalender angezeigt oder können über einen Klick angepasst werden.
Datenschutz und Tracking Die Buchungssoftware PULT erlaubt Auswertungen der Büronutzung und Auslastung und zeigt dauerhaft ausgebuchte und sehr selten genutzte Arbeitsplätze. Aus diesen Daten darf sich jedoch kein Rückschluss auf das Buchungsverhalten und die Anwesenheit einzelner Mitarbeiter ziehen lassen, um DSGVO-konform zu bleiben.
Desk Sharing Regeln schriftlich festhalten: Vorlage für dein Unternehmen
Wenn du Desk Sharing in deinem Unternehmen einführst, solltest du die wichtigsten Regeln schriftlich festhalten. Das gibt deinem Team die nötige Orientierung und hilft dabei, das System im Alltag verlässlich zu nutzen.
Festgehalten werden sollten vor allem Regeln zur Buchung, Nutzung, Rücksichtnahme im Alltag, Technik, Check-ins und Ausnahmen, also alle Punkte, bei denen es im Arbeitsalltag zu Missverständnissen kommen kann. Je nach Organisation kannst du die Regeln als kurze Übersicht im Intranet, als Aushang oder als Teil einer internen Desk Sharing Policy gestalten.
Regelbereich: Inhalt
Buchung: Arbeitsplätze müssen vorab über PULT gebucht werden. Kurzfristige Änderungen sind möglich, solange Plätze verfügbar sind.
Nutzung: Arbeitsplätze sind nach der Nutzung vollständig zu räumen. Persönliche Gegenstände dürfen nicht dauerhaft zurückgelassen werden.
Verhalten: Gespräche in normaler Lautstärke, keine Telefonate ohne Headset. Rücksicht auf konzentriert arbeitende Kollegen.
Technik: Monitore, Dockingstationen und Zubehör dürfen mitgenutzt, aber nicht dauerhaft umgestellt werden.
Check-in: Der Arbeitsplatz gilt als belegt, wenn der Check-in erfolgt ist. Nicht genutzte Reservierungen werden nach 20 Minuten freigegeben.
Abwesenheit: Bei Krankheit, Urlaub oder Remote-Tagen sollte die Buchung rechtzeitig storniert werden.
Support: Für technische Fragen oder Buchungsprobleme ist [Name oder Funktion] Ansprechpartner. Rückmeldungen zur Nutzung sind willkommen.
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Welche typischen Probleme lassen sich durch Desk Sharing Regeln beheben?
Klare Desk Sharing Regeln verhindern die typischen Probleme, die beim Desk Sharing immer wieder auftreten: blockierte Plätze, störende Unruhe an den Arbeitsplätzen oder Missverständnisse bei der Buchung.
Wenn du häufige Probleme früh erkennst und gezielt adressierst, schaffst du die Voraussetzungen dafür, dass Desk Sharing im Arbeitsalltag funktioniert. Die folgenden Beispiele zeigen, welche Situationen besonders oft für Unzufriedenheit sorgen und wie du mit einfachen Regelungen gegensteuern kannst.
Problem 1: Plätze werden besetzt gehalten, ohne dass jemand da ist Lösung 1: Führe verbindliche Buchungen mit klaren Check-in-Zeiten ein. Nutzt ihr ein System mit automatischer Freigabe bei Nichterscheinen (z. B. nach 20 Minuten), dann weise explizit darauf hin. So werden blockierte, aber unbelegte Plätze vermieden.
Problem 2: Persönliche Gegenstände bleiben dauerhaft am Arbeitsplatz Lösung 2: Definiere, dass alle Arbeitsplätze am Ende des Tages geräumt werden müssen und stelle parallel dazu persönliche Aufbewahrungsmöglichkeiten zur Verfügung (Spinde, Boxen).
Problem 3: Unruhe durch Telefonate oder Gespräche Lösung 3: Halte fest, dass Shared Desks vorrangig für ruhiges Arbeiten gedacht sind. Für längere Telefonate oder Abstimmungen sollten Rückzugsräume oder andere Zonen angeboten und genutzt werden.
Problem 4: Frust über nicht auffindbare Arbeitsplätze Lösung 4: Kläre, wie viele Plätze verfügbar sind und wie gebucht werden kann. Nutze die Echtzeit-Anzeige in PULT und definiere Zuständigkeiten bei Fragen oder Problemen.
Problem 5: Ungleichbehandlung oder informelle Sonderregeln Lösung 5: Sorge dafür, dass wirklich alle Regeln auch für alle gleich gelten, unabhängig von Position oder Teamzugehörigkeit. Wenn es Ausnahmen gibt, zum Beispiel für Grafiker oder Videocutter mit bestimmten Hardwareansprüchen, dann dokumentiere sie nachvollziehbar.
Wie setze ich die Desk Sharing Regeln durch?
Desk-Sharing-Regeln lassen sich am besten durch Vorleben, eine offene Kommunikation in beide Richtungen und nachvollziehbare Abläufe für das gesamte Team verankern. Wenn dein Team versteht, warum bestimmte Regeln gelten und diese im Alltag praktisch anwendbar sind, entsteht Verbindlichkeit ganz ohne ständige Überwachung.
Orientierung: Gib deinem Team die klare Orientierung dazu, was erwartet wird, welche Regeln gelten und welches Verhalten erwünscht ist.
Verstöße ansprechen: Sprich sofort an, wenn sich jemand nicht an die Regeln hält. Bleibe direkt und sachlich. Erkläre das Verhalten und weise auf die geltenden Regeln hin.
Feedback und Weiterentwicklung: Die Regeln müssen zum gelebten Alltag passen. Hole daher regelmäßig Rückmeldungen aus dem Team ein und passe die Regeln dort an, wo sich etwas als unpraktisch oder missverständlich herausstellt.
Verantwortung verteilen: Wenn Desk Sharing in größeren Teams oder mehreren Standorten organisiert wird, benenne feste Ansprechpersonen. Diese können Fragen klären, auf Regelverstöße hinweisen oder Rückmeldungen sammeln.
Einhalten der Desk Sharing Regeln mit PULT
PULT ist eine Desk Booking Software, die dir direkt dabei hilft, deine Desk Sharing Regeln umzusetzen. Dein Team und du bucht über die Software eure Schreibtische, Meetingräume und Zonen. Parallel dazu verfügst du über diese Funktionen:
Buchungsrechte & Einschränkungen definieren Mit PULT kannst du genau festlegen, wer was buchen darf: Du kannst bestimmte Schreibtische oder Bereiche wie zum Beispiel Teamzonen nur für bestimmte Nutzer oder Teams freigeben. Dies kann tageweise erfolgen und für durch dich festgelegte Abteilungen oder Rollen gelten.
Buchungsdauer & Vorausbuchung PULT erlaubt, Buchungszeiträume im Vorfeld zu definieren, zum Beispiel wie weit im Voraus reserviert werden darf. Ebenso lassen sich Ressourcen (Plätze, Räume, Zonen) für einen Zeitraum sperren, zum Beispiel wenn eine Renovierung oder Reinigungsarbeiten anstehen.
Klare Regeln für das Team Das Dashboard zeigt deinen Kollegen an, welche Regeln gelten: Wer buchen darf, welche Plätze gesperrt sind und nach welcher Zeit Freigaben erfolgen.
Automatischer Check-in & No‑Show‑Regel Die automatische Check‑in-Funktion über dein bestehendes WLAN mittels PULT Presence sorgt dafür, dass gebuchte Plätze automatisch belegt oder nach definiertem Zeitraum wieder freigegeben werden, falls Nutzer nicht erscheinen.
Feedback & Nutzungsauswertung Mit den PULT Office Insights kannst du die Nutzung deines Büros analysieren, sortiert nach Team, Bereich und Zeitfenster. Dort besteht auch die Möglichkeit, Feedback aus dem Team zu sammeln, um die Regelwirkung oder Zufriedenheit mit dem Desk-Sharing abzufragen.
Was sollten Sie tun, wenn jemand ständig einen Schreibtisch im Shared Space blockiert, ohne zu erscheinen?
Sprechen Sie die Person direkt und objektiv an oder leiten Sie den Fall an die zuständige Kontaktperson weiter. In solchen Fällen gibt PULT den Raum automatisch frei. Sie können die Wartezeit, nach der dies geschieht, selbst festlegen.
Wie streng sollten die Regeln für Desk Sharing durchgesetzt werden?
Die Regeln für das Desk Sharing sollten an einem sichtbaren Ort im Alltag angezeigt werden. Es ist wichtig, dass sie verstanden, akzeptiert und von Vorbildern im Team unterstützt werden.
Was soll ich tun, wenn alle Plätze dauerhaft ausgebucht sind?
Überprüfen Sie, ob Plätze ungenutzt bleiben, weil gebuchte Tische nicht genutzt werden. Automatische Freigaben für No-Shows und klare Buchungszeiträume in PULT helfen Ihnen, die Kapazitätsauslastung fair zu verwalten. Um sicherzustellen, dass Ihr Büro überhaupt nicht an seine Kapazitätsgrenzen stößt, können Sie die Kapazitätsauslastung in Office Insights analysieren.
Wie formuliere ich Regeln für Desk Sharing, ohne sie wie Vorschriften erscheinen zu lassen?
Reflektiere über das gemeinsame Ziel: funktionierendes Arbeiten für alle und Freiräume, wenn sie benötigt werden. Formuliere die Regeln positiv, verständlich und immer im Hinblick auf die Vorteile, die sie für alle bringen.
Bei PULT gestalten wir die Zukunft des hybriden Arbeitsplatzes für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Ich konzentriere mich auf KMU und mittelständische Kunden in Europa und arbeite an allem, von Customer Discovery bis Onboarding. Ich bin sehr begeistert von New Work und bin 2024 nach Hamburg gezogen, obwohl ich ursprünglich aus Frankreich komme.
Ressourcen
Erfahren Sie, wie Sie bessere Abläufe am Arbeitsplatz durchführen können
Besucherverwaltung
Besuchermanagementsystem: Was es ist und wie es funktioniert
Ein Besuchermanagementsystem ersetzt die Papierliste am Empfang durch einen digitalen Prozess für Check-in und Besuchererfassung. Es dokumentiert, wer sich vor Ort befindet, benachrichtigt den zuständigen Host und speichert Besuche in einem durchsuchbaren Protokoll für Sicherheits- und Compliance-Prozesse. Gerade in wachsenden Büros lässt sich damit eine Lücke schließen, die bei manuellen Empfangsprozessen schnell entsteht.
Ein Besuchermanagementsystem digitalisiert den Gäste-Check-in. Voranmeldung, Badge-Druck, Host-Benachrichtigungen und ein durchsuchbares Besucherprotokoll ersetzen manuelle Papierlisten.
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Besuchermanagement-Software reduziert manuelle Arbeit an der Rezeption und schafft gleichzeitig nachvollziehbare Daten für Sicherheitsprüfungen und Compliance-Prozesse.
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Ein eigenständiges Besuchermanagementsystem bildet den Check-in ab. Desk Booking, Room Booking und weitere Office-Daten liegen jedoch häufig in separaten Tools. Dadurch fehlt eine gemeinsame Übersicht über die Anwesenheit im Büro.
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PULT verbindet Visitor Management mit Anwesenheitsdaten, Desk und Room Booking sowie Emergency-Response-Prozessen in einer Plattform. Sicherheitsteams können Mitarbeitende und Besucher dadurch in einer gemeinsamen Übersicht betrachten.
Was ist ein Besuchermanagementsystem?
Ein Besuchermanagementsystem ist eine Software, die den manuellen Anmeldeprozess für Gäste digital abbildet und nachvollziehbar dokumentiert. Das System erfasst Besucherdaten sowie Ankunft und Abreise und informiert die Person, die der Gast besuchen möchte. Eine Papierliste an der Rezeption ist dafür nicht erforderlich. Unternehmen setzen solche Systeme vor allem für Sicherheit, die Umsetzung von Datenschutzanforderungen wie der DSGVO und einen professionelleren Check-in-Prozess ein.
Eigenständige Check-in-Tools kümmern sich ausschließlich um den Empfang. Plattformbasiertes Visitor Management wie bei PULT verbindet Besucherdaten zusätzlich mit dem übrigen Anwesenheits- und Office Management. Sicherheitsteams können dadurch Besucher und Mitarbeitende in einer gemeinsamen Umgebung betrachten.
Was leistet ein Besuchermanagementsystem?
Ein Besuchermanagementsystem bildet den gesamten Besucherprozess digital ab, von der Voranmeldung bis zum Check-out. Es erfasst die Daten eines Gastes, informiert den zuständigen Host, kann einen Besucherausweis ausstellen und speichert Besuche in einem durchsuchbaren Protokoll. Die Besuchermanagement-Software führt diesen Vorgang auf einem Tablet, einem Kiosk oder einem Mobiltelefon durch.
Kernfunktionen eines modernen Besuchermanagementsystems
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Voranmeldung und Einladungen: Hosts schicken Besuchern vor dem Termin einen Link mit Informationen zum Besuch, zur Anfahrt, zu Parkplätzen oder zum Gebäudezugang.
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Self-Service-Check-in: Gäste bestätigen am Kiosk oder Tablet ihren Namen, den Host und den Besuchsgrund. Der Vorgang kann in weniger als einer Minute abgeschlossen werden.
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Optionale ID- und Watchlist-Prüfung: Je nach Plattform und Konfiguration kann das System Identitätsdokumente prüfen oder Namen mit Sicherheits- beziehungsweise Sperrlisten abgleichen, bevor ein Badge ausgestellt wird.
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Badge-Druck und QR-Codes: Gäste können einen sichtbaren digitalen oder gedruckten Besucherausweis erhalten, der zeitlich auf den jeweiligen Besuch begrenzt ist.
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Host-Benachrichtigungen: Die besuchte Person erhält sofort eine Nachricht per E-Mail, Slack oder Teams. Je nach Konfiguration können Name und Foto des Gastes enthalten sein.
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Unterzeichnung von Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA) und Verträgen: Rechtliche Dokumente können beim Check-in digital unterschrieben und anschließend für Compliance-Zwecke gespeichert werden.
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Besucherprotokolle und Auswertungen: Jeder Besuch erhält einen Zeitstempel und kann gesucht oder exportiert werden. Dadurch lassen sich auch wiederkehrende Abläufe am Empfang auswerten.
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Besucherliste für den Notfall: Bei einer Evakuierung kann eine aktuelle Besucherliste abgerufen werden. Sie zeigt, welche Gäste laut System noch als im Gebäude befindlich erfasst sind.
Besuchermanagement-Software vs. Papierliste
Kriterium
Papierliste
Besuchermanagement-Software
Datenqualität
Unleserliche Einträge, fehlende Angaben
Strukturierte Pflichtfelder
Sicherheitsprüfung
Keine
Watchlist- und ID-Prüfung möglich
Notfall-Anwesenheitskontrolle
Manuelles Prüfen anhand der Liste
Sofort abrufbare und exportierbare Liste
Compliance-Dokumentation
Schwer durchsuchbar und manuell zu löschen
Durchsuchbare Datensätze mit Aufbewahrungsregeln
Wie läuft ein Besuch von der Einladung bis zum Check-out ab?
Ein typischer Besuch umfasst sechs Schritte: Der Host verschickt eine Einladung. Der Gast registriert sich vorab und bestätigt bei der Ankunft seine Daten. Anschließend kann ein Badge ausgestellt werden. Der Host wird benachrichtigt und beim Verlassen des Gebäudes wird der Check-out dokumentiert oder automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt durchgeführt.
1
Voranmeldung: Der Host plant den Besuch und verschickt einen Link mit Ankunftsinformationen, Hinweisen zum Parken und Angaben zum Gebäudezugang.
2
Ankunft und Check-in: Der Gast bestätigt seine Daten an einem Kiosk, auf einem Tablet oder über das eigene Smartphone. Der Vorgang dauert üblicherweise weniger als eine Minute.
3
Optionale Identitäts- und Watchlist-Überprüfung: Je nach Plattform und Konfiguration können vor dem Gebäudezugang zusätzliche ID- oder Sicherheitsprüfungen durchgeführt werden.
4
Badge-Ausgabe: Ein gedruckter oder digitaler Besucherausweis identifiziert den Gast im Gebäude und kann auf den jeweiligen Besuchstag begrenzt werden.
5
Host-Benachrichtigung: Die besuchte Person erhält sofort eine Nachricht mit dem Namen und bei entsprechender Konfiguration dem Foto des Gastes.
6
Check-out und Protokollierung: Der Gast checkt beim Verlassen aus. Alternativ kann das System einen Besuch zu einem definierten Zeitpunkt automatisch schließen und den Datensatz damit aktuell halten.
Welche Vorteile bietet ein Besuchermanagementsystem für das Büro?
Ein zentraler Vorteil ist ein vollständiges und durchsuchbares Protokoll darüber, wer zu welchem Zeitpunkt vor Ort erfasst war. Eine Papierliste oder mündliche Anmeldung kann diese Informationen nur eingeschränkt bereitstellen.
Vorteile in Sicherheit und Compliance
Je nach Plattform und Konfiguration kann ein Besuchermanagementsystem Gäste mit einer Watchlist abgleichen, bevor sie Zugang zu den Büroflächen erhalten. Besuche können mit Zeitstempel für spätere Sicherheits- und Compliance-Prüfungen gespeichert werden. Besucherdaten gelten unter der DSGVO als personenbezogene Daten. Unternehmen benötigen daher eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung, eine angemessene Aufbewahrungsfrist beziehungsweise Kriterien für deren Festlegung sowie Schutzmaßnahmen gegen unbefugten Zugriff. Ein digitales System kann solche Vorgaben direkt im Check-in-Prozess unterstützen und manuelle Schritte reduzieren.
Auch während eines Notfalls ist eine vollständige Besuchererfassung relevant. OSHA-Leitlinien sehen vor, dass Besucher nach einer Evakuierung berücksichtigt werden. Viele Unternehmen greifen dafür auf die Anmeldeliste zurück. Fehlt eine Person in dieser Liste, kann sich die Klärung verzögern. Gerade bei einer echten Evakuierung ist eine aktuelle Anwesenheitsübersicht deshalb besonders wichtig.
PULT Presence und Visitor Management liefern Daten zu Mitarbeitenden und Besuchern für eine gemeinsame Anwesenheitsübersicht. Facility Teams können dadurch im Notfall schneller prüfen, wer als vor Ort erfasst ist, ohne zuerst Papierlisten durchsuchen zu müssen.
Vorteile für Empfang und Besuchererlebnis
Automatisierter Check-in reduziert die Zeit, die dein Team für handschriftliche Anmeldungen, manuelle Badge-Erstellung und Telefonanrufe zur Besucherankündigung benötigt. Mitarbeitende am Empfang können sich dadurch stärker um Gäste und andere Aufgaben kümmern. Besucher kommen schneller durch den Anmeldeprozess. Ein klar organisierter Check-in verbessert außerdem den ersten Eindruck beim Betreten des Büros. Bei Kunden-, Bewerber- oder Investorenterminen wird der Empfang damit Teil eines professionellen Besuchserlebnisses.
Wie wählst du die richtige Visitor-Management-Lösung aus?
Die passende Lösung hängt weniger von der reinen Anzahl der Funktionen ab als davon, wie gut sie zu eurem Sicherheitssetup, der Bürogröße und der bestehenden Tool-Landschaft passt. Ein System für ein kleines Startup-Büro stellt andere Anforderungen als eine Lösung für einen Campus mit 500 Mitarbeitenden, mehreren Gebäuden und einem eigenen Sicherheitsteam.
Kriterium
Was ist zu prüfen?
Funktionsumfang
Voranmeldung, Überprüfung der Beobachtungsliste, Ausdrucken von Ausweisen, Berichterstellung
Integrationen
Kalender-, Personal- und Kommunikationstools, die Ihr Team bereits nutzt
Sicherheit und Compliance
Kontrollen zur Datenaufbewahrung, Prüfprotokolle, DSGVO-konformer Umgang mit Daten
Skalierbarkeit
Preisgestaltung und Einrichtung an mehreren Standorten
Preis
Preismodelle nach Standort vs. nach Nutzer
Benutzerfreundlichkeit
Die Einrichtungszeit des Kiosks und wie schnell das Personal den Umgang mit dem System erlernen kann
Reicht eine eigenständige Visitor-Management-Plattform für ein modernes Büro aus?
Eine eigenständige Visitor-Management-Plattform löst die Abläufe am Empfang. Viele Büros verwalten Desk Booking, Room Booking und Parkplätze jedoch weiterhin über separate Systeme. Werden diese Prozesse in einer Plattform verbunden, erhalten Security- und Facility-Teams eine gemeinsame aktuelle Übersicht über Mitarbeitende und Besucher vor Ort.
Besonders wichtig wird diese Verbindung bei Sicherheitsvorfällen oder Veränderungen der Büroflächen. Facility Teams brauchen dann einen aktuellen Überblick über die Anwesenheit und keine vier verschiedenen Logins. PULT verbindet Visitor Management mit Desk Booking Software, Room Booking und Anwesenheitsdaten. Ein gemeinsames Dashboard zeigt die erfassten Mitarbeitenden und Besucher vor Ort. Für Office Manager, die eine breitere Arbeitsplatzmanagement-Software prüfen, ist diese Verbindung relevant, weil Besucherdaten im Kontext der gesamten Büroanwesenheit deutlich mehr Nutzen bieten.
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Nutze den Besucher-Check-in für mehr Sicherheit
Ein Besuchermanagementsystem macht aus einem schwer nachvollziehbaren manuellen Empfangsprozess einen kontrollierten digitalen Zugang. Du erhältst ein durchsuchbares Protokoll darüber, wer wann eingecheckt hat. Besonders wertvoll werden diese Daten, wenn das Visitor Management mit anderen Office-Prozessen wie Desk Booking und Echtzeit-Anwesenheit verbunden ist. Dadurch entsteht eine aktuelle Übersicht der erfassten Personen vor Ort.
✓
Visitor Check-in, Desk Booking, Room Booking und Anwesenheitsdaten laufen in einer Plattform und können über einen gemeinsamen Zugang verwaltet werden.
✓
Eine Echtzeitübersicht zeigt Mitarbeitende und Besucher vor Ort und unterstützt damit eine schnellere Anwesenheitskontrolle im Notfall.
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Jeder Besuch wird in einem durchsuchbaren Protokoll erfasst. Die Daten können für Sicherheits- und Compliance-Prüfungen genutzt werden.
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Microsoft Teams und Slack können für Host-Benachrichtigungen genutzt werden. Personio und HiBob verbinden Mitarbeiterdaten über integrierte Schnittstellen.
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Alternativen
Envoy Alternativen: 7 Tools im Vergleich
Gute Envoy-Alternativen decken mehr vom täglichen Office Management ab als einen reinen Besucherkiosk. Wenn du wegen der standortbasierten Preise oder des iPad-basierten Besucher-Kiosks nach einer anderen Lösung suchst, findest du hier sieben Plattformen im Vergleich. Dazu gehört PULT. Verglichen werden unter anderem Visitor Management, Desk und Room Booking, Parkplatzverwaltung und Office Insights.
Envoy ist eine Workplace-Plattform, deren ursprünglicher Schwerpunkt auf Visitor Management und Empfang lag. Später wurde das Angebot unter der Produktlinie Envoy Workplace um Desk Booking, Room Booking und Parkplatzbuchung erweitert. Die ursprünglichen Lösungen für Besucher- und Liefermanagement gehören weiterhin zum Portfolio.
Die wichtigsten Funktionen von Envoy
Der Besucher-Check-in von Envoy läuft über iPad-Kiosks in Verbindung mit unterstützten Brother-Druckern für Besucherausweise. Die Plattform unterstützt das Scannen von Ausweisen, digitale NDAs, Gesundheitsabfragen und Liefermanagement. Außerdem gibt es Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Okta und verschiedenen Zutrittssystemen.
Preise für Envoy
Bei neuen Verträgen rechnet Envoy nicht mehr pro aktivem Nutzer ab. Die Preisgestaltung erfolgt stattdessen nach Standort und Workplace-Modul. Die Produkte Visitors, Response, Reservations, Screens und Deliveries werden separat lizenziert und abgerechnet. Für Envoy Visitors gelten folgende Preise:
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Basic: kostenlos, mit eingeschränkten Funktionen (100 Einträge pro Monat).
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Premium: Preis auf Anfrage bzw. laut Anbieterangaben, pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung.
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Enterprise: individuelle Preise für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen an Sicherheit und Compliance.
Was macht eine gute Alternative zu Envoy aus?
Wesentliche Auswahlkriterien
Eine echte Envoy-Alternative sollte mehrere Aufgaben im Office Management abdecken. Achte darauf, ob Desk Booking, Room Booking und Visitor Management über einen gemeinsamen Zugang verwaltet werden können. Auch transparente Preise und Integrationen mit den Kalender- und Kommunikationstools deines Teams sind relevant. Sobald ihr mehrere Büros betreibt, wird außerdem die Preislogik für zusätzliche Standorte wichtig.
Kurze Checkliste: Darauf solltest du achten
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Visitor Management ist verfügbar und die Preisgestaltung wird klar kommuniziert.
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Preise pro Nutzer, Fläche oder Ressource sind öffentlich einsehbar.
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Microsoft Teams, Slack oder Google Workspace lassen sich direkt integrieren.
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Office Insights und Belegungsanalysen sind bereits in regulären Tarifen verfügbar.
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Parkplätze und mehrere Standorte werden unterstützt.
7 Envoy-Alternativen für Desk Booking, Visitor Management und mehr im Jahr 2026
Hinweis: Die im folgenden Vergleich genannten Funktionen, Preise und Leistungsmerkmale basieren auf öffentlich verfügbaren Angaben der jeweiligen Anbieter (Stand August 2026). Sie dienen ausschließlich der allgemeinen Orientierung. Anbieter können ihre Angebote jederzeit ändern. Daher übernehmen wir keine Gewähr für Richtigkeit oder Vollständigkeit. Alle Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber und werden ausschließlich zu Vergleichszwecken verwendet. PULT unterhält keine Geschäftsbeziehung zu den anderen genannten Marken. Die Reihenfolge stellt keine Rangliste dar.
#1 PULT
Entstehung und Konzept: PULT ist eine All-in-One-Plattform für Office Management und Workplace Operations in hybriden Unternehmen. Desk Booking, Room Booking, Visitor Management und Parkplätze werden in einem System verwaltet.
Technologie: PULT ist eine cloudbasierte Plattform mit nativen Integrationen zu Kalender-, Kommunikations- und HR-Tools. WLAN-basiertes Desk Booking kann die tatsächliche Arbeitsplatznutzung automatisch über das bestehende Büronetzwerk erfassen.
Zielgruppe: Die Plattform richtet sich an KMU und Großunternehmen mit etwa 50 bis 2.000 Mitarbeitern, die hybride Arbeitsmodelle häufig über mehrere Standorte hinweg steuern.
Stärken
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Breite Plattform: Desk Booking, Room Booking, Visitor Management und Parkplatzverwaltung laufen in einem System.
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WiFi Desk Booking: Die Nutzung von Arbeitsplätzen kann automatisch über das bestehende Büro-WLAN erfasst werden. Mitarbeitende müssen dafür nicht jedes Mal manuell einchecken.
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Tiefe Integrationen: Native Anbindungen an Microsoft Teams, Slack, Personio und HiBob.
Tarife & Preise
(Stand: August 2026, Quelle: PULT):
PULT Workplace für Desk Booking, Besprechungsräume, Parkplätze und Analytics:
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Starter: kostenlos, für bis zu 20 Benutzer und 1 Standort.
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Growth: ab 3,40 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
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Business: ab 4,60 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
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Enterprise: individuelle Preisgestaltung, mit White-Labeling und API-Zugriff.
Das Besuchermanagement wird als eigenständiges Produkt angeboten:
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Business: ab 114 US-Dollar pro Standort und Monat.
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Enterprise: individuelle Preise.
Es können zusätzliche Kosten anfallen, zum Beispiel:
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Presence AI: WLAN-basierte automatische Erfassung von Anwesenheit und Arbeitsplatzbelegung als separates Produkt. Im Business-Tarif ab 119 US-Dollar pro Monat.
Herkunft und Konzept: deskbird ist eine Workplace App für hybride Arbeitsplanung. Mitarbeitende können Bürotage planen sowie Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze über eine Oberfläche buchen.
Technologie: SaaS-Plattform mit Web-, Mobile-, Slack- und Microsoft-Teams-Apps. Die Tarife Business, Professional und Enterprise umfassen eine unbegrenzte Anzahl an Arbeitsplätzen, Nutzern, Admins, Standorten und Parkplätzen. Abgerechnet wird nach aktiven Nutzern.
Zielgruppe: Nach Angaben des Anbieters wird deskbird von Hybrid-Unternehmen unterschiedlicher Größe genutzt, von kleinen Teams bis hin zu globalen Konzernen.
Stärken
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Veröffentlichte Einstiegspreise: Der Preis für den Business-Tarif ist öffentlich einsehbar. Mehrere andere Anbieter in diesem Vergleich erstellen Preise ausschließlich auf Anfrage.
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Unbegrenzter Umfang in allen Tarifen: Nutzer, Admins, Standorte, Arbeitsplätze und Parkplätze sind bereits im Einstiegstarif unbegrenzt.
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Integration in Kommunikationstools: Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze lassen sich direkt aus Microsoft Teams oder Slack buchen.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: deskbird):
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Business: 2,75 Euro pro aktivem Nutzer und Monat. Enthalten sind Desk, Room und Parking Booking, native Mobile Apps und die MS-Teams-Integration.
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Professional: individuelle Preise. Zusätzlich enthalten sind erweiterte Buchungsregeln, AI-gestützte Grundrisserstellung, automatisierter Check-in, Workplace Ticketing und Zugriff auf die öffentliche API.
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Enterprise: individuelle Preise. Hinzu kommen Workplace Surveys, individuelle Analytics und Reports, erweiterte SLAs und ein dedizierter Senior CSM.
Zusätzliche Kosten können beispielsweise entstehen für:
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Add-ons: Visitors Plus für Empfangskiosk und Voranmeldung, Rooms Plus für Raumbeschilderung und Catering-Anfragen sowie User & Data Management Plus für SAML, SCIM und HRIS-Synchronisierung werden separat vom Basistarif berechnet.
#3 Robin (Robin Powered)
Herkunft und Konzept: Robin ist eine Workplace-Management-Plattform für die Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen, Parkplätzen und Schließfachern. Hinzu kommen Space Management, Meeting Management und Visitor Management. Die Plattform richtet sich vor allem an größere Organisationen.
Technologie: Robin synchronisiert sich nativ mit Microsoft Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, Slack, Microsoft Entra und Okta. Nach Angaben des Anbieters können für kleinere Unternehmen mit einem einzelnen Anwendungsfall spezialisierte Einzellösungen besser geeignet sein.
Zielgruppe: Laut Anbieter eignet sich Robin für Organisationen mit mehr als 150 hybriden Mitarbeitenden, die ein Büro nutzen. Der Schwerpunkt liegt auf Unternehmen mit mehreren Etagen, Büros oder Gebäuden.
Stärken
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Breite Plattform: Resource Booking, Space Management, Meeting Management, Workplace Analytics, Visitor Management und Employee-Experience-Funktionen werden in einer Plattform gebündelt.
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Kalenderintegrationen: Native Synchronisierung mit Microsoft Outlook, Google Calendar, Teams und Slack.
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Für mehrere Standorte entwickelt: Robin unterstützt Organisationen, die mehrere Büros oder Gebäude gleichzeitig koordinieren.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Robin): Robin veröffentlicht keine Preise pro Nutzer oder Ressource. Laut Anbieter werden die Preise individuell pro Organisation kalkuliert und können über den Vertrieb angefragt werden. Alle Abonnements werden jährlich abgerechnet. Displays für Besprechungsräume und weitere Hardware können zusätzliche Kosten verursachen.
#4 Skedda
Herkunft und Konzept: Skedda ist eine Buchungsplattform für Arbeitsplätze, Räume und andere reservierbare Flächen. Im Mittelpunkt stehen eine konfigurierbare Rule Engine und ein Organization Hub, über den mehrere Büros in einem Dashboard verwaltet werden können.
Technologie: Die Preisgestaltung richtet sich nach buchbaren Flächen und nicht nach Nutzern. Skedda bietet native Apps für Microsoft Teams und Slack, Mobile Apps für iOS und Android sowie SSO über SAML 2.0.
Zielgruppe: Laut Anbieter eignet sich Skedda für Organisationen unterschiedlicher Größe. Dazu gehören Unternehmen, Hochschulen und Coworking Spaces sowie Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen.
Stärken
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Unbegrenzte Nutzer und Buchungen: In allen Tarifen sind Nutzer und Buchungen unbegrenzt, da die Preise nach buchbaren Flächen statt nach Headcount berechnet werden.
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Besuchermanagement verfügbar: Visitor Management kann als separates Add-on zu den vorhandenen Space-Booking-Funktionen ergänzt werden.
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Dashboard für mehrere Standorte: Über den Organization Hub lassen sich mehrere Standorte zentral verwalten.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Skedda):
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Starter-Paket: ab 99 US-Dollar pro Monat, Preis nach Flächen. Enthalten sind 15 Spaces, eine grundlegende Rules-and-Roles-Engine und ein eingeschränktes Insights Dashboard.
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Plus: ab 149 US-Dollar pro Monat, Preis nach Flächen. Enthalten sind 20 Spaces, eine eingeschränkte Rules-and-Roles-Engine und ein vollständiges Insights Dashboard.
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Premier: ab 199 US-Dollar pro Monat, Preis nach Flächen. Enthalten sind 25 Spaces, eine vollständige Rules-and-Roles-Engine und ein vollständiges Insights Dashboard.
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AllBooked: für Sport, Studios, Coworking und Community Booking. Preise auf Anfrage.
Für alle Tarife ist ein Administrators Add-on für 99 US-Dollar pro Monat erhältlich.
#5 Archie
Herkunft und Konzept: Archie ist eine modulare Workspace-Plattform. Desk Booking, Room Booking, Visitor Management und Coworking Software werden als separat bepreiste Produkte angeboten.
Technologie: Für die Plattform ist keine proprietäre Hardware erforderlich. Bestehende Tablets und Displays können genutzt werden. Archie bietet native Integrationen mit Microsoft 365 und Slack sowie mit Zutrittssystemen wie Kisi und Brivo.
Zielgruppe: Laut Anbieter wird Archie von mehr als 1.000 Organisationen genutzt. Das Spektrum reicht von kleinen und mittleren Unternehmen im Starter-Tarif bis zu großen Unternehmen mit mehreren Standorten in Pro und Enterprise.
Stärken
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Keine proprietäre Hardware: Anstelle eines fest installierten Geräts können vorhandene Tablets und Bildschirme verwendet werden.
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Transparente, veröffentlichte Preise: Preise für Desk Booking, Room Booking und Visitor Management werden veröffentlicht und müssen nicht erst über den Vertrieb angefragt werden.
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Kostenlose Testversion nach der Demo: Laut Anbieter steht nach einer Produktdemo eine 14-tägige Testumgebung zur Verfügung.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Archie):
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Desk Booking Starter: 2,80 US-Dollar pro Arbeitsplatz und Monat, mindestens 159 US-Dollar pro Monat. Enthalten sind ein Standort, Grundrisse, QR-Check-ins und Belegungsanalysen.
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Desk Booking Pro: 3,50 US-Dollar pro Arbeitsplatz und Monat, mindestens 249 US-Dollar pro Monat. Hinzu kommen mehrere Standorte, Buchungen aus Teams und Outlook, Slack-Integration, SSO und SCIM.
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Desk Booking Enterprise: individuelle Preise. Enthält zusätzliche Unterstützung für Security und Compliance, individuelle Data Residency und umfassendes Onboarding.
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Room Booking: etwa 8 bis 12 US-Dollar pro Raum und Monat.
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Besuchermanagement: ab etwa 109 US-Dollar pro Standort und Monat als separates Modul.
Displays für Besprechungsräume und weitere Hardware können zusätzliche Kosten verursachen.
#6 YAROOMS
Herkunft und Konzept: YAROOMS ist eine Workplace-Management-Plattform, die hybride Arbeitsplanung, Desk und Room Booking sowie Visitor Management in einem System kombiniert. Für große Organisationen gibt es einen eigenen Enterprise-Tarif.
Technologie: Die Plattform bietet interaktive Büropläne, den AI Assistant Yarvis, eine Microsoft-Teams-Integration und Single Sign-On im Business-Tarif. Enterprise ergänzt API-Zugriff und individuelle Cloud-Deployments über Azure, AWS oder On-Premises.
Zielgruppe: Laut Anbieter richtet sich der Starter-Tarif an kleinere Büros, Business an wachsende Unternehmen und Enterprise an große Teams mit mehreren Standorten und mehr als 1.000 Nutzern.
Stärken
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Öffentlich einsehbare Tarifpreise: Tarife und Jahrespreise werden veröffentlicht.
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AI Assistant enthalten: Yarvis ist ab dem Business-Tarif enthalten und wird nicht als separates Add-on verkauft.
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Skalierung über mehrere Standorte: Höhere Tarife enthalten zusätzliche Standorte und unbegrenzte Workplace Analytics.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: YAROOMS):
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Starter: ab 99 US-Dollar pro Monat für zehn Nutzer. Enthalten sind ein Standort, zwei Etagen mit interaktivem Büroplan, Hybrid-Work-Planung sowie Desk und Room Booking.
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Business: ab 399 US-Dollar pro Monat für 50 Nutzer. Enthalten sind zwei Standorte, 90 Tage Workplace Analytics, die Microsoft-Teams-App, Yarvis AI und Single Sign-On.
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Enterprise: ab 899 US-Dollar pro Monat für 300 Nutzer. Enthalten sind fünf Standorte plus Add-ons, unbegrenzte Analytics, API-Zugriff und individuelle Integrationen.
#7 Joan
Herkunft und Konzept: Joan ist eine Workplace-Plattform für Room Booking, Visitor Management, Desk und Parking Booking, Digital Signage und Analytics. Die Preise richten sich nach der tatsächlichen Nutzung und nicht danach, welche Funktionen grundsätzlich freigeschaltet sind.
Technologie: Die Plattform kombiniert ein Basisabonnement mit zusätzlichen Preisen pro Nutzer und Gerät. Darin werden sowohl die Joan App als auch registrierte Displays und Tablets berücksichtigt.
Zielgruppe: Laut Anbieter wird Joan von Organisationen aus Technologie, Bildung und Hospitality eingesetzt. Die Kunden reichen von kleinen Büros bis zu globalen Unternehmen.
Stärken
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Nutzungsabhängiges Abrechnungsmodell: Lösungen, die nicht aktiviert werden, erhöhen die Kosten nicht.
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Kostenloser Einstieg: Vor dem Wechsel in einen kostenpflichtigen Tarif steht ein Free Plan zur Verfügung.
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Zugriff auf alle Lösungen: Laut Anbieter stehen die Lösungen von Beginn an zur Verfügung und werden nicht ausschließlich höheren Tarifen vorbehalten.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Joan): Die Tarife starten bei €49 pro Monat als Basisabonnement mit einer enthaltenen Anzahl an Nutzern und Geräten.
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Zusätzliche Nutzer: 0,99 Euro pro Nutzer und Monat.
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Zusätzliche Gerätelizenzen: 9,99 Euro pro Gerät und Monat.
Für größere Setups sind individuelle Angebote verfügbar.
So findest du die passende Envoy-Alternative
Wenn du die Auswahl bereits anhand von Funktionen und Preisen eingegrenzt hast, helfen drei weitere Faktoren dabei zu beurteilen, wie gut eine Plattform mit eurem Office Management mitwachsen kann.
Skalierbarkeit und Unterstützung mehrerer Standorte
Wenn ihr mehr als ein Büro betreibt, solltest du prüfen, ob für jeden Standort eine feste zusätzliche Gebühr anfällt oder ob sich der Preis nach der Gesamtzahl der Nutzer oder buchbaren Ressourcen richtet. Diese Preislogik entscheidet darüber, wie stark ein zweiter oder dritter Standort die Gesamtkosten verändert.
Flexibilität und Integrationen
Dein Team arbeitet wahrscheinlich bereits in Microsoft Teams, Slack oder Google Workspace. Wenn Desk und Room Booking direkt in diesen Tools funktionieren, müssen Mitarbeitende keine zusätzliche Anwendung für jeden Bürotag öffnen. Das erleichtert die Nutzung im Arbeitsalltag.
Sicherheit und Datenschutz
Besucher- und Badge-Daten können personenbezogene Daten sein, wenn sie sich auf identifizierte oder identifizierbare Personen beziehen. Prüfe deshalb, wie lange Besucherprotokolle gespeichert werden, in welcher Region die Daten liegen und ob der Anbieter SSO für Admin-Zugänge unterstützt.
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Büro Einblicke
Sammelpunkt: Definition, Standort & Ablauf
Ein Sammelpunkt ist ein festgelegter Ort, an dem sich Mitarbeitende, Besucher und Auftragnehmer nach einer Gebäudeevakuierung treffen. Dort lässt sich überprüfen, ob alle Personen das Gebäude sicher verlassen haben. Nach OSHA 29 CFR 1910.38 müssen Notfallpläne, die unter diese Vorschrift fallen, ein Verfahren zur Erfassung von Mitarbeitenden nach einer Evakuierung enthalten. Ein fest definierter Sammelbereich ist eine verbreitete Möglichkeit, diesen Prozess umzusetzen.
Ein Sammelpunkt ist ein festgelegter sicherer Ort außerhalb eines Gebäudes, an dem sich Mitarbeitende, Besucher und Auftragnehmer nach einer Evakuierung versammeln und erfasst werden.
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Nach OSHA 29 CFR 1910.38 müssen Arbeitgeber, für die diese Vorschrift gilt, Verfahren vorsehen, mit denen Mitarbeitende nach einer Evakuierung erfasst werden.
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Ein sicherer Sammelpunkt liegt außerhalb möglicher Gefahrenbereiche und hält Zufahrten für Rettungsfahrzeuge frei. Er sollte auch bei Rauch, Regen oder Dunkelheit gut erkennbar sein.
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PULT Presence nutzt die bestehende WLAN-Infrastruktur, um Anwesenheit sichtbar zu machen. Das kann Office- und Sicherheitsteams bei der Anwesenheitskontrolle im Notfall unterstützen.
Was ist ein Sammelpunkt?
Ein Sammelpunkt ist ein vorab festgelegter Ort außerhalb eines Gebäudes, an dem sich Personen nach einem Evakuierungsalarm versammeln. Sein Zweck endet nicht damit, Menschen aus dem Gebäude zu führen. Ein zentraler Sammelort gibt Sicherheitsverantwortlichen die Möglichkeit, die anwesenden Personen zu erfassen, den Status der Evakuierung zu prüfen und zu erkennen, wer möglicherweise noch fehlt.
Muster Point, Assembly Point und Muster Station: Was bedeuten die Begriffe?
Die englischen Begriffe „Muster Point" und „Assembly Point" beschreiben im Allgemeinen denselben Zweck. „Muster Station" ist ein verwandter Begriff, der vor allem im maritimen und Offshore-Bereich verwendet wird. Bei Büros und Lagergebäuden an Land werden in den USA typischerweise „Muster Point" oder „Assembly Point" verwendet.
Im maritimen Bereich ist „Muster Station" gebräuchlich, unter anderem im Zusammenhang mit den SOLAS-Vorgaben für Sammelstationen und Übungen. Bei Büros und anderen Arbeitsstätten an Land funktioniert der grundlegende Ablauf ähnlich. Es braucht einen definierten Ort und einen Prozess, mit dem sich feststellen lässt, ob alle Personen das Gebäude verlassen haben.
Wo sollte ein Sammelpunkt liegen?
Ein guter Sammelpunkt liegt weit genug vom Gebäude entfernt, damit Personen vor Rauch, Trümmern und möglichen Gebäudeschäden geschützt sind. Gleichzeitig sollte er innerhalb weniger Minuten erreichbar bleiben. Neben der Entfernung entscheiden mehrere praktische Kriterien darüber, ob ein Standort im Ernstfall funktioniert.
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Abstand zu Gefahrenquellen: Wähle einen Standort mit ausreichend Abstand zum Gebäude, zu Parkhäusern und zu Bereichen, in denen brennbare Materialien gelagert werden.
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Zufahrt für Rettungskräfte freihalten: Der Sammelpunkt darf keine Wege blockieren, die Feuerwehr oder Rettungsdienst für den Zugang zum Gebäude benötigen.
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Von allen Ausgängen erreichbar: Jeder Fluchtweg im Gebäudeplan sollte zu einem Sammelpunkt führen, ohne dass Personen dafür erneut durch das Gebäude gehen müssen.
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Auch bei schlechter Sicht erkennbar: Der Ort sollte bei Rauch, Regen und Dunkelheit identifizierbar bleiben. Eine gut sichtbare Beschilderung hilft bei der Orientierung.
Wenn euer Evakuierungsplan über die Wahl des Sammelpunkts hinaus überarbeitet werden soll, findest du in unserem Leitfaden zum Brandschutz im Büro weitere Informationen zu Alarmsystemen und Übungsplänen.
Wie richtet und kennzeichnet man einen Sammelpunkt im Büro?
Für einen funktionierenden Sammelpunkt braucht es drei Dinge: eine eindeutige Beschilderung, klar zugewiesene Verantwortung für die Anwesenheitskontrolle und ausreichend Platz für alle Personen, die sich im Gebäude aufhalten können. In großen Gebäuden, Büros mit mehreren Etagen oder Standorten mit mehreren Mietparteien können mehrere Sammelpunkte sinnvoll sein, wenn sonst Engpässe entstehen.
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Deutlich kennzeichnen: Nutzt gut sichtbare Schilder, damit der Sammelpunkt tagsüber und bei eingeschränkter Sicht eindeutig zu erkennen ist.
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Verantwortung festlegen: Benennt geschulte Personen, die die Anwesenheitskontrolle übernehmen und das Ergebnis an die Einsatzleitung melden.
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Ausreichend Kapazität planen: Bei großen Etagen, mehreren Gebäuden oder gemeinsam genutzten Büroflächen können zusätzliche Sammelpunkte erforderlich sein. Die Anwesenheitslisten sollten entsprechend zugeordnet werden.
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Im Plan eintragen: Tragt jeden Sammelpunkt in den Flucht- und Lageplan ein und erklärt neuen Mitarbeitenden im Onboarding, wo er sich befindet.
Wie führt man am Sammelpunkt eine Anwesenheitskontrolle durch?
Sobald die Personen den Sammelpunkt erreicht haben, beginnt die verantwortliche Person mit der Anwesenheitskontrolle. Dabei werden die Namen mit einer vorhandenen Liste abgeglichen und das Ergebnis anschließend an die Einsatzleitung gemeldet. Die größere Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass diese Liste tatsächlich alle Personen enthält, die sich vorher im Gebäude befanden. Dazu gehören auch Menschen, die nicht auf einer regulären Mitarbeiterliste stehen.
Besucher und Auftragnehmer berücksichtigen
Mitarbeitende lassen sich häufig über reguläre Listen erfassen. Bei Besuchern und externen Auftragnehmern ist das schwieriger. Auch ein Gast, der sich eine Stunde zuvor angemeldet hat, oder ein externer Dienstleister im dritten Stock muss nach einer Evakuierung berücksichtigt werden. Wenn das Besucherprotokoll nicht mit dem Notfallprozess verbunden ist, wissen Sicherheitsverantwortliche möglicherweise nicht, wie viele Personen tatsächlich fehlen.
Manuelle Anwesenheitskontrolle vs. Echtzeit-Präsenzdaten
Eine Anwesenheitskontrolle auf Papier kann in einem mittelgroßen Büro wertvolle Zeit kosten. Zudem enthält sie nur Personen, die zuvor auf der Liste erfasst wurden. PULT Presence nutzt Daten aus dem Büronetzwerk, um anzuzeigen, welche Mitarbeitenden vor Ort erfasst sind. Besucher- und Auftragnehmerdaten können die Anwesenheitsübersicht im Notfall ergänzen.
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Sorge an jedem Sammelpunkt für eine schnelle und verlässliche Anwesenheitskontrolle
Ein Sammelpunkt funktioniert nur, wenn alle wissen, wo er liegt und jemand feststellen kann, wer dort angekommen ist. Abstand, Beschilderung und eine klar verantwortliche Person lösen den organisatorischen Teil. Für die eigentliche Anwesenheitskontrolle braucht es eine Liste, die möglichst vollständig abbildet, wer an diesem Tag vor Ort war. Dazu gehören Mitarbeitende, Besucher und Auftragnehmer. Genau hier entstehen bei manuellen Prozessen häufig Lücken.
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Aktuelle Anwesenheitsdaten können die Personenzählung am Sammelpunkt unterstützen, anstatt ausschließlich auf einer manuellen Liste zu basieren.
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Digital eingecheckte Besucher und Auftragnehmer können berücksichtigt werden, ohne dafür ein separates Papierprotokoll zu führen.
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Die Anwesenheitserfassung läuft über das bestehende WLAN-Netzwerk und benötigt keine zusätzliche Sensorik.
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Notfallmaßnahmen können zusätzlich mit Zeitstempeln dokumentiert werden, sofern die entsprechende Funktion im Setup genutzt wird.
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