Arbeitsplatzmanagement: Grundlagen, Tools und Umsetzung

Arbeitsplatzmanagement: Das Wichtigste in Kürze

• Arbeitsplatzmanagement steuert, wie Arbeitsplätze, Räume und Flächen genutzt werden, mit dem Ziel, Belegung, Kosten und Zusammenarbeit wirtschaftlich zu organisieren.
• Kernaufgaben: Erfassen der Flächennutzung, Verwalten mit Buchungssystem, Festlegen von Regeln und laufende Optimierung im Betrieb.
• Kennzahlen: Wichtige KPIs sind Belegungsquote, Nutzungsgrad, No-Show-Rate, Desk-Sharing-Quote und Kosten pro Arbeitsplatz.
• Digitale Basis: PULT als Kernsystem verbindet Buchung, Anwesenheitserfassung und Analyse in einer Software. Andere Systeme lassen sich per API anbinden.

Was ist Arbeitsplatzmanagement?

Arbeitsplatzmanagement bezeichnet die koordinierte Steuerung der Nutzung von Arbeitsflächen, Arbeitsplätzen und zugehörigen Ressourcen in Unternehmen. Es sorgt dafür, dass verfügbare Flächen den tatsächlichen Bedarf des Teams abbilden und wirtschaftlich betrieben werden.

Typische Aufgaben im Arbeitsplatzmanagement sind:

• Erfassung und Analyse der Flächennutzung,
• Verwaltung von Buchungs- und Belegungssystemen,
• Anpassung der Flächenstruktur an organisatorische Veränderungen,
• Sicherstellung von Arbeitsstätten- und Datenschutzanforderungen.

Zur Umsetzung wird Software eingesetzt, zum Beispiel Desk- und Raumbuchungssoftware, teils im Zusammenspiel mit Sensoren zur Belegungserfassung. Diese Systeme verbinden Daten aus Flächenplanung, HR und IT.

Wie baue ich ein Arbeitsplatzmanagement auf?

Arbeitsplatzmanagement wird in vier Schritten eingeführt: Erfasse zunächst die tatsächliche Nutzung deiner Flächen, lege Regeln für Belegung und Buchung fest, bilde diese Prozesse technisch ab und optimiere sie anschließend im laufenden Betrieb.

1. Ausgangslage erfassen

Ermittle, wie deine Arbeitsflächen derzeit genutzt werden. Zähle verfügbare Arbeitsplätze, Raumtypen und Flächengrößen. Dokumentiere, welche Bereiche regelmäßig belegt sind und wo immer wieder Leerstände entstehen.

Nutze vorhandene Quellen wie Buchungssysteme, Zutrittsdaten oder einfache Begehungen. Erstelle auf dieser Basis ein Profil der Büroanwesenheit mit den wichtigsten Kennzahlen:

• Auslastung pro Zone
• Durchschnittliche Belegung pro Wochentag
• Flächenbedarf pro Person.

Befrage zusätzlich deine Angestellten dazu, welche Arbeitsplätze, Räume und Zonen gewünscht und täglich gebraucht werden.

Tipp: Mit der Büroauswertung in PULT kannst du genau nachvollziehen, wie dein Büro tatsächlich genutzt wird. Du erfasst in PULT die tatsächliche Anwesenheit, Buchungen, No-Shows und Spitzentage in einem System.

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2. Regeln und Flächenkonzepte

Lege fest, wie Arbeitsplätze und Räume genutzt werden sollen. Formuliere Buchungsregeln mit Vorlaufzeiten, maximaler Buchungsdauer und No-Show-Regelung. 

Ordne Tätigkeiten bestimmten Raumtypen zu: stille und konzentrierte Arbeit, Teamarbeit, Meetings, Telefonie.

Berücksichtige rechtliche Mindeststandards aus der Arbeitsstättenverordnung und interne Vorgaben zu Datenschutz und Mitbestimmung des Betriebsrats.

Ziel dieses Schritts ist ein Flächenkonzept, das die tatsächliche Arbeitsweise deiner Angestellten abbildet.

3. Wahl der Software

Wähle zur Umsetzung eine Software, die alle Aspekte deines Arbeitsplatzmanagements abdeckt:

• Buchung von Einzelarbeitsplätzen, Räumen, Zonen und ggf. Parkplätzen
• Filtermöglichkeiten nach Ausstattung (z. B. höhenverstellbarer Tisch, zwei Monitore)
• Integration in Kalendersoftware wie Microsoft Outlook, Google Kalender, MS Teams
• Festlegung von Buchungsrechten und Einschränkungen (z. B. Zonen nur für bestimmte Teams freigeben)
• Automatische Freigabe von gebuchten, aber ungenutzten Plätzen (No-Show-Regel)
• Auslastungsberichte für Räume, Arbeitsplätze, Zonen, Etagen und Gebäude

Manche Software erfordert, dass für die Belegungserfassung Sensoren verbaut werden. In PULT ist das nicht der Fall: PULT Presence erfasst die Anwesenheit deiner Mitarbeiter automatisch, sobald sich ihr Laptop oder Smartphone mit dem Unternehmens-WLAN verbindet.

Auf diese Weise erhältst du immer verlässliche Zahlen zur Auslastung, auch wenn die rohen Buchungsdaten durch No-Shows verzerrt werden.

Für dein umfassendes Arbeitsplatzmanagement stellt PULT zahlreiche Funktionen bereit: Platz- und Raumbuchung, Filter und Grundriss, Buchungsregeln, Kalenderintegration und viele weitere.

4. Betreiben und Optimieren

Führe nach der Einführung regelmäßige Auswertungen durch, monatlich oder quartalsweise. Vergleiche aktuelle Belegungsdaten mit den Zielwerten und identifiziere Abweichungen.

Anhand der Daten kannst du die Büroflächen fortlaufend auf den tatsächlichen Bedarf anpassen und deine Angestellten bestmöglich mit den Ressourcen versorgen, die sie tatsächlich nachfragen.
Ziel ist eine kontinuierliche Verbesserung, die Flächenbedarf und Betriebskosten mit den Ansprüchen und dem Bedarf der Mitarbeiter laufend in Einklang bringt.

Welche Kennzahlen sind beim Arbeitsplatzmanagement relevant?

Das Arbeitsplatzmanagement arbeitet mit den Daten aus der Buchungssoftware und zieht Anwesenheitszahlen und Auslastungswerte heran. Die Kennzahlen zeigen, wie intensiv Arbeitsflächen genutzt werden, wo Über- oder Unterkapazitäten entstehen und wie die Flächennutzung im Verhältnis zu Kosten und Bedarf ausfällt.

• Belegungsquote: Misst, wie viele Arbeitsplätze zu einem bestimmten Zeitpunkt genutzt werden. Formel: belegte Arbeitsplätze ÷ verfügbare Arbeitsplätze × 100
• Nutzungsgrad: Zeigt, wie stark Arbeitsplätze oder Räume über einen Zeitraum tatsächlich verwendet werden. Formel: gesamte Nutzungszeit ÷ verfügbare Zeit × 100
• No-Show-Rate: Anteil gebuchter, aber nicht genutzter Arbeitsplätze oder Räume. Formel: nicht genutzte Buchungen ÷ Gesamtzahl der Buchungen × 100
• Desk-Sharing-Quote: Verhältnis von Mitarbeitern zu verfügbaren Arbeitsplätzen. Formel: Zahl der Mitarbeiter ÷ Zahl der Arbeitsplätze
• Flächenkosten pro Arbeitsplatz: Setzt Gesamtkosten (Miete, Nebenkosten, Services) ins Verhältnis zur tatsächlichen Nutzung. Formel: Gesamtkosten ÷ Zahl genutzter Arbeitsplätze.
• Flächenproduktivität: Verknüpft Flächennutzung mit betrieblichem Output, z. B. Umsatz oder Projektleistung pro Quadratmeter.
• Reporting: Regelmäßige Auswertung und Visualisierung der Kennzahlen, z. B. als Dashboard mit Zeitreihen oder Heatmaps.

Weitreichendes Arbeitsplatzmanagement mit PULT

Dein Arbeitsplatzmanagement mit PULT deckt Buchungen, Nutzungsdaten und Auswertung sowie die Anbindung an Personalsoftware und Gebäudeverwaltungssysteme ab.

PULT übernimmt dabei den gesamten operativen Prozess: Buchungen, Anwesenheitserkennung und Analyse. Andere Systeme können nach Bedarf und ergänzend eingebunden werden, in der Regel per API.

In PULT buchen Mitarbeiter Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Zonen oder Parkplätze. Das geht direkt in PULT oder über integrierte Kalender wie Microsoft Outlook und Google Workspace. Die Anbindung an Chatsoftware wie Slack ist ebenfalls möglich.

• Die Synchronisierung ist beidseitig: Buchungen erscheinen automatisch im Kalender, und Reservierungen aus dem Kalender werden in PULT sichtbar.
• Der Check-in deiner Mitarbeiter erfolgt in PULT Presence automatisch; gebuchte, aber nicht beanspruchte Plätze werden automatisch freigegeben.

Das integrierte Reporting misst Kennzahlen wie Belegungsquote, No-Show-Rate, Desk-Sharing-Quote und Flächenkosten. Im Dashboard erhältst du alle Zahlen übersichtlich aufbereitet.

Über Schnittstellen zu Personio und HiBob übernimmt PULT Mitarbeiterdaten, Abteilungen, Vorgesetzte, Arbeitszeitmodelle und Abwesenheiten.

Homeoffice-Tage werden als eigener Abwesenheitstyp übergeben und können in Buchungsregeln und Auswertungen berücksichtigt werden. Dadurch bleibt das System synchron mit den tatsächlichen Arbeitszeiten und -orten.

Falls du bereits oder zukünftig Gebäudeverwaltungssysteme einsetzt, kannst du auch diese an PULT anbinden. Die Daten aus PULT ergänzen diese Systeme um die aktuelle Nutzungsebene:

• Es liefert Daten darüber, wie die Flächen tatsächlich belegt sind.
• Dein Facility-Team sieht, wie intensiv einzelne Räume und Flächen genutzt werden.
• Reinigungsintervalle und Wartungszeitpunkte können somit clever geplant werden.

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