10 Tipps, um Kosten im Unternehmen zu senken

Ausgaben und Verträge sofort unter Kontrolle bringen

Unnötige Erneuerungen stoppen:

• Identifiziere alle Verträge und Abonnements mit automatischer Verlängerung.
• Prüfe Kündigungsfristen und lege Erinnerungen für 30/60/90 Tage vor Ablauf an.
• Kündige nicht genutzte oder redundante Services sofort.

Freigaben für Ausgaben verschärfen:

• Führe für Beschaffungen über einem definierten Betrag (z. B. 500 oder 1.000 €) eine zusätzliche Freigabe ein.
• Setze vorübergehend einen Stopp für neue Software, Beratungsleistungen oder Agenturverträge, bis der Bedarf eindeutig geklärt ist.

Cashflow schnell verbessern

• Identifiziere die größten offenen Rechnungen und setze Mahn- und Klärungsprozesse auf.
• Definiere klare Zahlungsbedingungen bei neuen Kunden.
• Markiere Überbestände und langsam drehende Artikel und prüfe Abverkaufs- oder Rückführungsoptionen.

Cloud-Kosten reduzieren

• Verkleinere überdimensionierte Abonnements basierend auf tatsächlicher CPU-, Speicher- und Netzwerkauslastung.
• Schalte Entwicklungs- und Testumgebungen außerhalb der Arbeitszeiten automatisch ab.
• Verwende Reservierungen oder Savings Plans, wenn Workloads stabil sind.
• Setze Tags für Kostenstellen, Projekte und Teams.
• Richte Dashboards ein, die Kosten pro Dienst, Team oder Produkt zeigen.
• Führe ein monatliches Cloud-Review mit Einsparzielen ein.

Flächen- und Bürokosten senken

Büro- und Flächenkosten gehören zu den größten Fixkostenblöcken vieler Unternehmen. Durch hybride Arbeitsmodelle, also den Wechsel zwischen Büro und Homeoffice, sind viele Arbeitsplätze dauerhaft wenig ausgelastet.

1. Tatsächliche Flächennutzung erfassen

• Werte Buchungen, aber vor allem echte Zutrittsdaten/WLAN-Logins aus, um wirklich belastbare Nutzungsgrade zu ermitteln. Das geht am einfachsten mit PULT Presence, da deine Mitarbeiter nicht aktiv werden müssen.
• Prüfe Auslastung nach Tagen, Teams und Bereichen, um Spitzen- und Leerzeiten zu erkennen.
• Dokumentiere die Belegung über mehrere Wochen, um Saisoneffekte auszuschließen.

2. Nutzung der Bürofläche optimieren

• Anhand der Nutzungsdaten kannst du bestimmen, wie viele Einzelarbeitsplätze du tatsächlich vorhalten musst, immer im Zusammenhang mit der Desk Sharing Quote.
• Durch die räumliche Zusammenlegung der nun reduzierten Einzelarbeitsplätze sparst du bereits Kosten für Reinigung, Heizung/Kühlung und Lüftung. 
• Tipp: Über die Raumbuchung in PULT siehst du genau, wann Meetingräume gebraucht und daher betrieben werden müssen. Das spart ebenfalls Nebenkosten.
• Durch die belastbare Datenlage kannst du diese Büroflächen nun stärker auslasten, was sie pro Mitarbeiter günstiger macht.
• Prüfe, ob mittelfristig Bereiche oder Etagen reduziert oder geschlossen werden können. Wenn Mietverträge dies zulassen, biete dauerhaft ungenutzte Flächen zur Zwischen- oder Untervermietung an.
• Tipp: Auf diese Weise kannst du Teile deiner Büroflächen zur Fremdnutzung anbieten, beispielsweise als Co-Working-Space. Dadurch entstehen Zusatzeinnahmen.

Energiekosten senken

Die Energiekosten sind ein wesentlicher Kostenfaktor. Durch steigende Netzentgelte, CO₂-Bepreisung und die Anforderungen aus dem Energieeffizienzgesetz (EnEfG).

Energieverbrauch senken

• Versetze Geräte nach Möglichkeit in Standby oder schalte sie vollständig ab.
• Aktiviere Nacht- und Wochenendabschaltungen für Beleuchtung, Lüftung und IT-Peripherie.
• Prüfe Heizkurven und Raumtemperaturen und passe sie an den tatsächlichen Bedarf an.
• Aktualisiere Zeitschaltprogramme und Sensorik, damit sie realistische Nutzungszeiten abbilden.

Technische Maßnahmen

• Rüste konventionelle Leuchten auf LED um, falls noch nicht erfolgt.
• Ergänze Bewegungs- und Präsenzmelder in Fluren, Sanitärbereichen und Besprechungsräumen.
• Lass einen hydraulischen Abgleich durchführen, falls das Heizungssystem ineffizient arbeitet.
• Prüfe deine Serverkosten und migriere wenn möglich zu einer Cloudlösung.

Förderungen und Energieaudits

• Führe ein BAFA-gefördertes Audit durch, um Einsparpotenziale zu ermitteln. Nutze die Ergebnisse als Grundlage für Investitionsentscheidungen und Maßnahmenplanung.
• Die KfW bietet Programme für Energieeffizienz in Gebäuden und Produktion. Achte auf Kombinationen von Zuschüssen und zinsgünstigen Krediten.

Einkauf & Lieferantenmanagement

Dein Einkauf wirkt stark auf die Kostenstruktur. Gehe in Verhandlungen zu Preisen, Vertragsbedingungen und Lieferantenstrukturen.

Verschaffe dir einen vollständigen Überblick über alle Einkäufe

• Lade Rechnungen der letzten 12 Monate aus deinem Buchhaltungssystem.
• Sortiere sie nach Kategorien: IT, Bürobedarf, Dienstleistungen, Marketing, Energie usw.
• Markiere Lieferanten, bei denen du regelmäßig bestellst.

Du findest schnell Bereiche mit hohen Kosten. Oft sind es wenige Lieferanten, die den Großteil des Budgets ausmachen. Genau dort liegen auch die größten Einsparpotenziale.

Preise vergleichen und Alternativen prüfen

• Hole für deine wichtigsten Produkte und Dienstleistungen mindestens zwei bis drei Vergleichsangebote ein.
• Prüfe, ob sich durch Mengenbündelung bessere Preise erzielen lassen.
• Achte auf versteckte Kosten wie Liefergebühren oder Zusatzleistungen.

Bei Dienstleistungen wie IT-Support, Reinigung oder Werbetechnik lohnt sich ein jährlicher Preisvergleich fast immer, die Preisunterschiede sind häufig erheblich.

Bestellungen neu aufstellen und Verträge prüfen

• Wenn du dieselben Produkte bei verschiedenen Anbietern beziehst, bündele diese Einkäufe.
• Konzentriere dich auf wenige zuverlässige Partner und erhöhe dadurch dein Einkaufsvolumen, das stärkt deine Verhandlungsposition.
• Verhandle längere Zahlungsziele, um deine Liquidität zu verbessern.
• Streiche ungenutzte Leistungen aus bestehenden Verträgen.

Liquidität verbessern

Durch Maßnahmen in den Bereichen Forderungen, Bestände und Verbindlichkeiten kannst du deine Liquidität verbessern, ohne Kosten auf andere Bereiche zu verschieben oder die Leistungsfähigkeit zu beeinträchtigen.

Offene Forderungen einziehen

• Erstelle eine Liste aller überfälligen Rechnungen und sortiere sie nach Betrag und Fälligkeit.
• Kontaktiere die wichtigsten Kunden telefonisch.
• Kläre offene Punkte persönlich und vereinbare feste Zahlungstermine.

Zahlungsbedingungen optimieren:

• Nutze kürzere Zahlungsziele bei Neukunden, z. B. 7 oder 10 Tage.
• Stelle Rechnungen unmittelbar nach Leistungserbringung aus.

Lagerbestände und Bestellmengen prüfen

• Identifiziere Artikel, die seit Längerem kaum oder gar nicht verkauft oder verwendet wurden.
• Markiere Überbestände, Verderbliches oder Produkte mit langen Umschlagszeiten.
• Aktualisiere Mindestbestände, wenn sie nicht mehr zum tatsächlichen Bedarf passen.
• Stoppe automatische Nachbestellungen für langsam umschlagende Artikel.
• Plane Abverkäufe oder Bündelaktionen, um Lagerplatz freizugeben.
• Prüfe Rücknahme- oder Tauschmöglichkeiten beim Lieferanten.

Prozesse, Aufgaben und Automatisierung

Deine internen Abläufe können Kostensenken sein, insbesondere dann, wenn sie länger nicht überprüft worden sind. 

Unnötige Arbeitsschritte entfernen

• Zeichne die wichtigsten Abläufe deines Unternehmens auf (z. B. Angebotserstellung, Rechnungsprüfung, Supportanfragen, Onboarding).
• Markiere Schritte, die häufig Rückfragen, Wartezeiten oder Nacharbeit verursachen.
• Prüfe, welche Aufgaben mehrfach ausgeführt werden oder die Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geklärt sind.

Aufgaben automatisieren

• Standardtätigkeiten wie Datenerfassung, Terminbestätigungen, Mahnungen oder Statusmeldungen lassen sich oft automatisieren.
• Prüfe Tools, die bereits im Einsatz sind. Viele bieten Automatisierungsfunktionen, die selten genutzt werden.

Typische Automatisierungsbeispiele:

• Automatische Rechnungsfreigaben bei eindeutigem Betrag oder klaren Regeln
• Automatisierte Mahnungen
• Digitale Formularabläufe (z. B. Urlaubsanträge, Onboarding)
• Automatische Updates von Kunden- oder Lieferantendaten
• KI für die Beantwortung von Supportanfragen. Viele einfache Kundenfragen lassen sich damit abfangen und klären. Dein Team kann sich dann mit Fällen beschäftigen, die tatsächlich fachkundigen Rat brauchen.

Personalkosten steuern ohne Kündigungen

Ziel sollte sein, die Personalkosten stabil und planbar zu halten, ohne die Produktivität oder die Qualität zu gefährden. Ein Stellenabbau ist dabei der letzte Schritt, da eine spätere Neueinstellung von gut ausgebildetem Personal sowohl schwierig als auch teuer ist.

Das Team einbinden

• Teile mit deinem Team, welche Kostenblöcke steigen und wo Einsparbedarf besteht.
• Erkläre klar, dass das Ziel nicht Personalabbau ist, sondern die Sicherung der Arbeitsplätze.
• Bitte Mitarbeiter aktiv um Vorschläge: Viele Kostentreiber sind ihnen aus dem Arbeitsalltag bestens bekannt.

Deine Offenheit schafft Verständnis und Motivation. Und viele kleine Ideen aus dem Team führen meist zu spürbaren Einsparungen.

Zusammenarbeit mit Freelancern und Dienstleistern prüfen

• Analysiere regelmäßig, welche externen Kräfte dauerhaft im Einsatz sind.
• Prüfe, ob Aufgaben intern günstiger und zuverlässiger abgedeckt werden können.
• Reduziere externe Unterstützung, wenn sie nicht zwingend erforderlich ist.

Überstunden und Mehrarbeit reduzieren

• Prüfe, warum Überstunden entstehen und ob diese vermeidbar sind.
• Plane Schichten und Aufgaben so, dass Arbeitsspitzen weitsichtig erkannt werden.
• Kläre Zuständigkeiten, damit Aufgaben nicht mehrfach oder ineffizient erledigt werden.
• Vermeide Überschneidungen zwischen Abteilungen oder Funktionen.

An der internen Produktivität arbeiten

• Entferne unnötige Schritte aus Abläufen.
• Vereinfache eure interne Kommunikation. Laste deinem Team weniger Meetings auf.
• Nutze Automatisierung für wiederholende oder administrative Aufgaben.
• Biete Trainings, die Fehler reduzieren oder Abläufe beschleunigen.

Personalabbau als letzte Option

• Prüfe zuerst interne Optimierungen, Prozessverbesserungen, Automatisierung und den Einsatz externer Kräfte.
• Bewerte die langfristigen Folgen eines Stellenabbaus: Know-how-Verlust, geringere Stabilität und hohe Wiederbesetzungskosten.
• Wenn der Abbau unvermeidbar ist, plane ihn strukturiert und sozialverträglich.
• Grundsatz: Ein stabiles, eingespieltes Team ist wertvoller als kurzfristige Einsparungen durch Kürzungen.

Versicherungskosten senken

Versicherungen sind wichtig, aber sie gehören zu den Ausgabenblöcken, in denen Unternehmen häufig zu viel bezahlen, etwa durch Doppelabdeckungen, veraltete Tarife oder  Schadensdeckungen, die nicht mehr zur aktuellen Unternehmensstruktur passen.

• Erfasse alle Versicherungsverträge: Sichte Laufzeiten, Deckungssummen, Selbstbehalte und Versicherungsarten.
• Identifiziere und entferne Doppelversicherungen: Prüfe Überschneidungen zwischen Haftpflicht-, Vermögensschaden-, Cyber- oder Gebäudeversicherungen.
• Passe Selbstbehalte an: Höhere Selbstbehalte können Prämien stark reduzieren, aber nur dort, wo Schäden selten auftreten.
• Überprüfe Deckungssummen und Leistungen: Entferne überdimensionierte oder unnötige Zusatzbausteine und passe Versicherungssummen an das tatsächliche Risiko an.
• Vergleiche regelmäßig verschiedene Versicherer: Hole jährlich neue Angebote ein und prüfe Rabatte durch Bündelung oder längere Vertragslaufzeiten.

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