Crossfunktionale Teams erfolgreich aufbauen und führen

Crossfunktionale Teams: Das Wichtigste in Kürze

• Crossfunktionale Teams bündeln mehrere Kompetenzen, um einen Ergebnisbereich vollständig und eigenständig bearbeiten zu können.
• Sie treffen Entscheidungen direkt im Team, was Geschwindigkeit und Qualität verbessert.
• Ein crossfunktionales Team lohnt sich, wenn ein klar abgegrenzter Ergebnisbereich, ausreichendes Arbeitsvolumen und echte Entscheidungshoheit vorhanden sind.
• Vorteile entstehen vor allem durch kürzere Entscheidungswege, höhere Verantwortlichkeit und bessere Abstimmung zwischen Fachperspektiven.
• Schwierigkeiten treten auf, wenn Rollen, Verantwortlichkeiten oder Entscheidungswege unklar sind oder wenn einzelne Spezialrollen zum Flaschenhals werden.

Was ist ein crossfunktionales Team?

Crossfunktionale Teams sind Gruppen, in denen viele Fachkompetenzen so kombiniert werden, dass sie gemeinsam ein klar definiertes Ziel verantworten können (“end-to-end”). Das Team benötigt dafür alle wesentlichen Fähigkeiten, um Planen, Umsetzen, Testen und Ausliefern ohne externe Abhängigkeiten durchzuführen.

• Kompetenzbündelung: Das Team deckt alle Fähigkeiten ab, die zur Zielerreichung notwendig sind.
• Gemeinsame Verantwortung: Erfolg und Qualität liegen beim gesamten Team, nicht in einzelnen Funktionsbereichen.
• Wenig Abhängigkeiten: Übergaben an andere Abteilungen entfallen oder werden stark minimiert.
• Fokus auf Outcomes: Das Team arbeitet an einem abgegrenzten Ergebnisbereich mit messbarem Nutzen, nicht aber an isolierten Aufgaben.

Unterschied crossfunktional vs. funktional

Klassisch funktional organisierte Teams beinhalten Personen mit derselben Fachkompetenz in einer Abteilung, beispielsweise Entwicklung, Marketing oder Design. Die Arbeit an einem Produkt oder Projekt erfordert in diesem Modell mehrere Übergaben zwischen den Einheiten. Entscheidungen dauern länger, weil jede Fachabteilung eigene Prioritäten, Prozesse und Verantwortlichkeiten hat.

Crossfunktionale Teams lösen diese Struktur auf. Sie kombinieren die relevanten Rollen so, dass ein Ergebnisbereich vollständig im Team bearbeitet werden kann. Dadurch entfallen viele Abstimmungen über Abteilungsgrenzen hinweg. Entscheidungen werden dort getroffen, wo die Expertise vorhanden ist.

Wann lohnt sich der Aufbau eines crossfunktionalen Teams?

Der Aufbau oder Einsatz eines crossfunktionalen Teams lohnt sich für dein Unternehmen, wenn ein Bereich so eindeutig abgegrenzt ist, dass das Team ihn von Anfang bis Ende selbst bearbeiten kann.

Das funktioniert immer dann sehr zuverlässig, wenn genug Arbeit in diesem Bereich anfällt und in der Regel keine Entscheidungen von externen Stellen nötig sind. Unter diesen Bedingungen arbeitet ein crossfunktionales Team schneller, verursacht weniger Abstimmungen und übernimmt die Verantwortung für Ergebnisse.

Gute Voraussetzungen für ein crossfunktionales Team:

• Das Ergebnis ist sehr genau beschreibbar. Beispiele: ein Produktmodul, ein kompletter Bestellprozess oder die Ansprache einer Zielkundengruppe.
• Die Zielsetzung bleibt stabil. Es gibt einen belastbaren Rahmen für Entscheidungen und Planung.
• Es fällt dauerhaft Arbeit in diesem Bereich an. Das Team bleibt kontinuierlich ausgelastet.
• Alle Kernkompetenzen lassen sich ins Team holen. Dazu gehören je nach Bereich z. B. Entwicklung, UX, Datenanalyse oder Marketing.
• Das Team kann eigenständig priorisieren. Entscheidungen müssen nicht ständig von Führungskräften oder Gremien eingeholt werden.
• Abhängigkeiten zu anderen Teams sind überschaubar. Das Team kann die meisten Schritte selbst ausführen.

Aus diesen Voraussetzungen lassen sich sogleich die Vorteile eines crossfunktional arbeitenden Teams ableiten:

• Das Team verliert keine Zeit für Übergaben oder beim Warten auf Entscheidungen.
• Es kann die gesamte Bearbeitung intern abbilden.
• Die Arbeit und Abgabehorizonte sind sehr genau planbar.
• Das Team ist durch die Arbeitsweise sehr nah am Kunden, kann diesen also besser verstehen und bedienen.

Welche Schwierigkeiten treten in crossfunktionalen Teams häufig auf?

Crossfunktionale Teams lösen intern viele Abstimmungsprobleme, bringen jedoch eigene Schwierigkeiten mit. Die meisten davon entstehen, wenn Rollen, Entscheidungswege oder Verantwortlichkeiten (noch) nicht gut ausdefiniert sind. Ist das der Fall, verliert das Team womöglich Geschwindigkeit und gerät in wiederkehrende Konflikte.

• Ungeklärte Verantwortlichkeiten: Wenn nicht eindeutig geregelt ist, wer teamintern Entscheidungen trifft oder welche Rolle für welchen Bereich zuständig ist, entstehen Verzögerungen und widersprüchliche Erwartungen.
• Konflikte zwischen unterschiedlichen Fachperspektiven: Fachdisziplinen verfolgen mitunter unterschiedliche Ziele und legen andere Bewertungsmaßstäbe an. Das kann zu Diskussionen über Prioritäten und Vorgehensweisen führen.
• Spezialisten werden zum Flaschenhals: Einzelne Spezialisten, zum Beispiel für Daten, Infrastruktur oder rechtliche Themen, werden schnell zur Stelle, an der sich Aufgaben stauen.
• Unterschiedliche Arbeitsweisen innerhalb des Teams führen mitunter zu Mehraufwand und Missverständnissen.

Wie baue ich ein leistungsfähiges, crossfunktionales Team auf?

Für den Aufbau eines crossfunktionalen Teams solltest du das Ziel bzw. Ergebnis der Arbeitsgruppe sehr genau beschreiben, die nötigen Mitglieder anhand der Rollen und Kompetenzen zusammenstellen und anschließend Verantwortlichkeiten, Entscheidungswege und Arbeitsprozesse festlegen.

Schritt 1: Ergebnis/Ziel festlegen

Die Zielsetzung bildet die Grundlage des Teams und bestimmt, welche Aufgaben und Entscheidungen in seiner Verantwortung liegen.

• Sehr genaue Formulierung des Verantwortungsbereichs, zum Beispiel „Erstellung und Optimierung des Checkout-Prozesses“
• Scharfe Abgrenzung zu anderen Teams, um keine Überschneidungen entstehen zu lassen
• Messbare Ziele setzen, die Orientierung für Planung und Priorisierung bieten

Schritt 2: Rollen und Kompetenzen bestimmen

Ein crossfunktionales Team muss alle Kompetenzen abdecken, die zur eigenständigen Bearbeitung der Zielsetzung erforderlich sind.

• Bestimmung der Kernrollen, wie zum Beispiel Produktmanagement, Entwicklung, UX, Datenanalyse oder Marketing
• Zuordnung von Verantwortlichkeiten je Rolle, damit Zuständigkeiten eindeutig sind
• Festlegung, wie auch Rollen mit eher geringem Projektanteil und Zeitbedarf eingebunden werden können.

Schritt 3: Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege klären

• Festlegung, welche Entscheidungen das Team selbst trifft und welche außerhalb liegen
• Offengelegter Rahmen für Priorisierung und Zielsetzung
• Verbindliche Formulierung von Qualitätsstandards und Abnahmekriterien

Schritt 4: Arbeitsweise und Prozesse vereinbaren

• Gemeinsamer Arbeitsfluss wie Kanban oder Scrum mit definierten Schritten, agiles Arbeiten
• Regelmäßige Abstimmungen wie Planning, Review und Retrospektive
• Einheitliche Dokumentationsstandards, damit Informationen dauerhaft zugänglich sind

Schritt 5: Beteiligte und Mitwirkende managen

Ein crossfunktionales Team benötigt Vereinbarungen dazu, wie es mit anderen Bereichen zusammenarbeitet.

• Überblick über alle Mitwirkenden und ihre Anforderungen
• Fertig aufgestellter Prozess, wie Aufgaben ins Team gelangen, zum Beispiel über Intake-Formulare oder ein Priorisierungsmeeting
• Abgesprochenes Format für Statusberichte und Erwartungsmanagement

Wie führe ich ein crossfunktionales Team?

Sorge als Führungskraft eines crossfunktionalen Teams dafür, dass du deinem Team einen Arbeitsfluss bietest, in dem möglichst alle Entscheidungen auf sehr kurzen Wegen getroffen werden können. 

Zu Beginn sollten verbindliche Grundregeln festgelegt werden, die den Arbeitsalltag strukturieren. Dazu gehören:

• Abstimmungswege für fachliche und organisatorische Fragen
• Erwartungen an Dokumentation und Kommunikation
• Umgang mit Konflikten und Entscheidungsdifferenzen
• Regeln zu Zeiten konzentrierter Arbeit und Erreichbarkeit

Anschließend ist es deine Aufgabe, für ein positives Miteinander zu sorgen und ein Arbeitsklima zu schaffen, das die Stärken eines crossfunktionalen Teams nutzt:

• Sprecht Widersprüche sofort an, argumentiert fachlich und objektiv und schiebt Entscheidungen nicht auf.
• Stimmt euch regelmäßig, aber kurz ab. Nutzt dafür Boards, die den Bearbeitungsstand darlegen.
• Legt fest, wie ihr synchrone und asynchrone Kommunikation handhabt und wie schnell mit Rückmeldungen zu rechnen ist.
• Gib jedem Teammitglied Entscheidungsspielraum und besprecht Entscheidungen in Reviews.

Wie stelle ich mehreren crossfunktionalen Teams geeignete Räume zur Verfügung?

Als Arbeitgeber stehst du vor der Aufgabe, mehreren crossfunktional arbeitenden Teams geeignete Arbeitsbedingungen bereitzustellen, ohne für jedes Team dauerhaft eigene Flächen vorzuhalten.

Da viele Beschäftigte im Marketing, Entwicklung, Produkt oder Beratung regelmäßig remote arbeiten, sind klassische, fest zugewiesene Teamräume kaum noch wirtschaftlich. Die tatsächliche Auslastung wäre gering, die Kosten dagegen hoch.

Ein geeigneter Ansatz ist die Umstellung auf Desk Sharing und buchbare Teamzonen. Dabei werden Arbeitsplätze, Räume und Teamflächen über ein Buchungssystem genutzt, anstatt sie dauerhaft zu vergeben. Deine Teams reservieren genau dann Flächen, wenn sie in Person zusammenarbeiten wollen, etwa für Planungen, Reviews, Workshops oder die Abstimmung von Ergebnissen.

Die Vorteile von buchbaren Teamzonen, Räumen und Einzelarbeitsplätzen: 

• Geringere Leerstände: Fest zugewiesene Schreibtische bleiben in hybriden Arbeitsmodellen oft ungenutzt. Buchbare Arbeitsplätze vermeiden diese Leerlaufzeiten.
• Selbst bei Wachstum müssen keine neuen Büroräume angemietet werden, da sich deine Teams die vorhandenen Möglichkeiten leicht teilen können.
• Deine Teams können Flächen passend zur jeweiligen Aufgabe auswählen, zum Beispiel für konzentrierte Einzelarbeit, Gruppendiskussionen, Workshops oder hybride Meetings
• Über die Buchungssoftware können deine Teams sicherstellen, dass die benötigten Zonen und Räume verfügbar sind, sobald sie vor Ort arbeiten.
• Räume und Zonen können schnell an unterschiedliche Teamgrößen und Aufgaben angepasst werden, was mit zuvor festgelegten Flächen nicht möglich war.

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