Die beste Desk Sharing Software für dein Unternehmen

Wie wähle ich die beste Desk Sharing Software aus?

Die beste Desk Sharing Software bietet dir eine große Funktionsauswahl und deckt auch Anforderungen ab, die in deinem Unternehmen womöglich erst noch entstehen werden. Welche Funktionen für dich wichtig sind, hängt von deinem genauen Vorhaben ab. Folgende Kriterien können dir bei der Auswahl helfen:

• Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen: Ermöglicht die verbindliche Reservierung von Schreibtischen, Besprechungsräumen oder Zonen direkt über App oder Browser.
• Grundrisse und Übersicht: Zeigen verfügbare Arbeitsplätze visuell an und erleichtern die Orientierung im Büro.
• Automatisierung und Check-in: Nützlich, um zuvor gebuchte, aber dann ungenutzte Plätze automatisch wieder freizugeben und Anwesenheiten der Belegschaft zu erfassen.
• Kalendersynchronisation: Verknüpft Buchungen mit Outlook oder Google Calendar, sodass auch Teammitglieder im Kalender sehen, welcher Kollege zu welcher Zeit und wo vor Ort ist.
• Integrationen: Bindet Microsoft 365 inkl. MS Teams, Slack oder HR-Systeme wie Personio ein.
• Team-Übersicht: Zeigt an, welche Kollegen im Büro sind, und erleichtert die gemeinsame Planung von Präsenztagen.‍
• Analysen und Auslastung: Hilfreich, um die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen zu messen, stark und kaum genutzte Ressourcen zu erkennen und Flächenplanung daran weiterzuentwickeln.

Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: Oktober 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. 

Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen.

Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern.

Die 6 besten Desk Sharing Softwares 

#1 PULT

PULT ist eine Plattform aus Deutschland, die Arbeitsplatzbuchung sowie die Buchung von Meetingräumen, Zonen und Parkplätzen in einer einzigen Desk Sharing Software ermöglicht. Hinzu kommen ein Besuchermanagement, Büroauswertung mit Statistiken und besondere Features wie der automatische Check-in per WLAN-Verbindung in PULT Presence.

Die Software lässt sich in Microsoft Outlook, Microsoft 365, Google Kalender, MS Teams und Slack integrieren. Gebuchte, aber ungenutzte Räume und Plätze werden automatisch wieder freigegeben. Ergänzend bietet PULT Auswertungen zur tatsächlichen Nutzung und des Buchungsverhaltens, wodurch sich Räume, Flächen und Arbeitsplätze besser planen lassen.

• Desk Booking und Raumbuchung: Buchung von Schreibtischen, Meetingräumen und Zonen mit Kalender- oder Grundrissansicht.
• Digitale Bürogrundrisse: Interaktive Ansichten zeigen belegte und freie Plätze in Echtzeit.
• Integrationen: Verbindung mit Microsoft Teams, Outlook, Google Workspace, Slack, Personio und gängigen SSO-Systemen (Microsoft, Google, Okta).
• PULT Presence: Automatischer Check-in über WLAN, um die tatsächliche Anwesenheit im Büro zu erfassen.
• Teamübersicht: Zeigt an, wer an welchen Tagen im Büro ist und erleichtert die Planung gemeinsamer Präsenztage.
• Besucher-Management: Verwaltung von Gästen und externen Terminen, inklusive digitalem Check-in und automatischer Benachrichtigung des Gastgebers.
• Office Insights: Auswertungen zur Flächennutzung, Auslastung und Buchungshäufigkeit als Grundlage für die weitere Büroplanung.‍
• Sicherheit & Hosting: Entwicklung und Hosting in Deutschland, DSGVO-konforme Datenverarbeitung und ISO-27001-zertifizierte Infrastruktur.

Preise von PULT:

Die Preise von PULT beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.

Zur Desk Sharing Software PULT

#2 deskbird

deskbird ist ein Anbieter aus der Schweiz, der unter anderem Desk Booking für hybride Arbeitsplätze bietet. Neben der Buchung von Einzelarbeitsplätzen umfasst die Plattform auch Raumbuchung, Parkplatzreservierungen und Teamplanung.

• Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Buchung von Schreibtischen, Meetingräumen und Parkplätzen über Web, App oder MS Teams.
• Wochenplanung: Teams planen Anwesenheiten im Büro gemeinsam, sehen, wer an welchen Tagen vor Ort ist, und koordinieren Bürotage.
• Freigabe bei No-Shows: Nicht genutzte Buchungen werden nach Ablauf einer definierten Zeit automatisch storniert, um Arbeitsplätze wieder verfügbar zu machen.
• Besuchermanagement: Gäste können vorab registriert und beim Eintreffen über digitale Check-ins verwaltet werden.
• Auswertungen & Berichte: Übersicht über Belegungsraten, Nutzungshäufigkeit und Arbeitsplatzverfügbarkeit.
• Integrationen: Verknüpfung mit Microsoft Teams, Outlook, Slack und Google Kalender. Die Plattform bietet API-, SCIM- und SAML-Schnittstellen für größere Organisationen.
• Datenschutz und Hosting: DSGVO-konform. Datenverarbeitung in der Google Cloud Region Frankfurt (Deutschland). ISO 27001-zertifiziert. Persönliche Buchungsdaten können automatisch anonymisiert werden (standardmäßig nach sechs Monaten).

Das Hosting erfolgt in europäischen Rechenzentren, unter anderem in Frankfurt am Main. deskbird ist DSGVO-konform und erfüllt auch die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG).

Preise von deskbird:

deskbird bietet eine Lizenzierung pro Nutzer. Der Einstieg liegt bei 2,80 € pro Nutzer und Monat im Paket Starter, das Business-Paket bei 3,80 € pro Nutzer und Monat, wobei sich die Preise mit steigender Nutzerzahl senken. Für größere Unternehmen sind individuelle Enterprise-Pläne verfügbar.

#3 desk.ly

desk.ly ist eine deutsche Desk Sharing Software. Die Plattform ermöglicht eine einfache Organisation von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen und bietet darüber hinaus Funktionen für Auswertung und Administration.

• Buchung von Einzelarbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen: Nutzer reservieren Plätze und Räume über digitale Grundrisse oder Kalenderansichten. Buchungen lassen sich im Browser oder per App vornehmen.
• Digitale Bürogrundrisse: Interaktive Karten zeigen verfügbare Plätze.
• Kalenderintegration: Synchronisation mit Outlook, Google Calendar und MS Teams.
• Teamübersicht: Übersicht, wer an welchem Tag im Büro arbeitet.
• Kiosk- und Anwesenheitsmodus: Über ein Terminal oder Tablets, Laptops und Smartphones können Mitarbeiter ihre Anwesenheit im Büro erfassen oder spontan verfügbare Plätze buchen.
• Parkplatzverwaltung: Buchung und Verwaltung von Stellplätzen und Ladepunkten.
• Analysen und Auslastung: Dashboards zeigen, wie häufig Arbeitsplätze und Räume gebucht werden. Die Auswertungen helfen, Büroflächen effizienter zu planen und Engpässe zu vermeiden.
• Datenschutz und Hosting: Betrieb ausschließlich in deutschen Rechenzentren (AWS Frankfurt), ISO 27001-zertifiziert, vollständig DSGVO-konform. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) kann direkt angefordert werden.

Preise von desk.ly:
Corporate-Tarif ab 1,65 € pro Nutzer und Monat, Enterprise-Tarif ab 2,20 € pro Nutzer und Monat. Eine kostenlose Version für kleine Teams bis 15 Nutzer steht ebenfalls zur Verfügung.

#4 Flexopus

Flexopus ist eine Desk Sharing Software für Arbeitsplatz- und Raumbuchung, die die Kernfunktionen des Desk Booking in einer Plattform vereint. Das System ist in Deutschland entwickelt und gehostet und erfüllt die Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit.

• Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Reservierung von Schreibtischen, Räumen und Zonen über Web oder App.
• Digitale Grundrisse: Darstellung belegter und freier Plätze auf interaktiven Büroplänen.
• Check-in & Check-out: Anmeldung per QR-Code oder über den Arbeitsplatzmonitor, mit automatischer Freigabe bei Nichtnutzung.
• Raum- und Arbeitsplatz-Displays: Flexopus bietet eigene Hardwarelösungen zur Anzeige von Buchungsstatus und Check-ins direkt vor Ort.
• Besuchermanagement: Gäste können vorab registriert werden, inklusive E-Mail-Einladung und QR-Code-Check-in am Empfang.
• Analysen & Berichte: Übersicht zur Auslastung von Arbeitsplätzen und Räumen.
• Integrationen: Verbindung mit Microsoft Teams, Outlook, Google Kalender sowie eine REST-API für individuelle Anbindungen.‍
• Datenschutz & Hosting: Betrieb auf deutschen Servern (Hetzner, Nürnberg/Falkenstein), ISO 27001-zertifiziert. Flexopus stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Informationen zu Subprozessoren bereit.

Preise von Flexopus:
Flexopus berechnet die Preise nach Ressourcen, also Anzahl der Arbeitsplätze, Räume usw. Die Software kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Im Starter-Plan kostet jede Ressource ab 1,59 € im Monat, im Business-Plan mit mehr Funktionen dann ab 2,99 € pro Monat.

#5 Flexwhere

Flexwhere ist eine Desk Sharing Software des niederländischen Unternehmens Dutchview. Die Anwendung wird in mehreren europäischen Ländern eingesetzt und bietet Funktionen zur Buchung und Verwaltung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen.

• Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Reservierung von Schreibtischen, Besprechungsräumen und Parkflächen über Browser oder App.
• Digitale Grundrisse: Visualisierung der Büroflächen mit Darstellung belegter und freier Arbeitsplätze.
• Kollegensuche: Anzeige, welche Mitarbeiter anwesend sind und wo sie sitzen.
• Analysen & Auslastung: Auswertungen zur Nutzung von Flächen, Belegungsquoten und zeitlichen Trends.
• Integrationen: Anbindung an Microsoft 365, Outlook und Google Workspace.
• Mobile App: Zugriff auf Buchungsfunktionen über Smartphone oder Tablet.
• Mehrere Standorte: Verwaltung von Gebäuden, Etagen und Abteilungen in einer Oberfläche.
• Check-in: Anmeldung über QR-Code oder Arbeitsplatzsensoren.
• Datenschutz & Hosting: Flexwhere setzt auf Hosting in europäischen Rechenzentren. Die Datenverarbeitung erfolgt über AWS-Server innerhalb der EU. Der Anbieter ist ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert.

Preise von Flexwhere:
Flexwhere ist für Teams bis 25 Nutzer an einem Standort kostenlos. Erweiterte Funktionen sind in Standard erhältlich für 1,99 € pro Nutzer und Monat. Der volle Funktionsumfang sowie die Verwaltung von Fahrzeugen und Parkplätzen stehen für 3,68 € pro Nutzer und Monat zur Verfügung.

#6 Yoffix

Yoffix ist eine Software für Desk Sharing mit Unternehmenssitz in Berlin. Die Software bietet unter anderem die Buchung von Einzelarbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen sowie Integrationsmöglichkeiten in gängige Kalendersoftware.

• Buchung von Einzelarbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen: Reservierung von Schreibtischen und Besprechungsräumen über Browser oder App.
• Check-in & QR-Code: Anmeldung am Arbeitsplatz per Code oder NFC-Technologie.
• Kalendersynchronisation: Verbindung mit Microsoft Outlook, Google Calendar und MS Teams.
• Teamübersicht: Anzeige der anwesenden Mitarbeiter und Planung gemeinsamer Präsenztage.
• Parkplatzverwaltung: Buchung von Stellplätzen und Ladepunkten.
• Besuchermanagement: Verwaltung von Gästen mit digitalem Check-in.
• Analysen und Auslastung: Dashboards liefern Kennzahlen zu Buchungshäufigkeit, Belegung und Raumnutzung. Unternehmen können daraus Optimierungen für die Flächenplanung ableiten.
• Datenschutz und Hosting: Betrieb in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform und ISO 27001-zertifiziert.

Preise von Yoffix:

Ab 1,50 € pro Nutzer und Monat für die Arbeitsplatzbuchung, 10 € pro Raum und Monat für Raummanagement, 80 € pro Monat für das Besuchermanagement. Weitere Funktionen je mit Aufpreis pro Monat und/oder Ressource verfügbar.

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