Die beste Raumbuchungssoftware für dein Unternehmen

Wie wähle ich die beste Software für Raumbuchung aus?

Die beste Software für Raumbuchung deckt unterschiedliche Anforderungen ab. Welche Funktionen für dich wichtig sind, hängt von deinem genauen Vorhaben ab. Folgende Kriterien können dir bei der Auswahl helfen:

• Buchung von Räumen und Arbeitsplätzen: Nützlich, wenn du flexibel zwischen Meetingräumen, Einzelarbeitsplätzen oder Zonen wechseln möchtest.
• Übersichtlichkeit: Vorteilhaft, wenn digitale Grundrisse oder Kalenderansichten den Überblick erleichtern sollen.
• Check-in & Automatisierung: Relevant, falls du No-Shows reduzieren und ungenutzte Räume automatisch freigeben lassen willst.
• Analysen & Auslastung: Hilfreich, wenn du die tatsächliche Nutzung von Flächen nachvollziehen und die Planung darauf ausrichten möchtest.
• Integrationen: Sinnvoll, falls du Microsoft 365, Outlook, Google Kalender oder MS Teams direkt einbinden willst.
• Datenschutz & Hosting: Wichtig, wenn dir DSGVO-Konformität und europäische Rechenzentren am Herzen liegen.
• Sprache & Support: Empfehlenswert, wenn deutschsprachige Oberfläche und Support den Betrieb erleichtern sollen.

Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: September 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. 

Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen.

Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern.

Die 8 besten Softwares für Raumbuchung

#1 PULT

PULT ist eine Plattform aus Deutschland, die Meetingräume, Arbeitsplätze, Zonen und Parkplätze in einer einzigen Raumbuchungssoftware verwaltet. Hinzu kommen ein Besuchermanagement, Büroauswertung mit Statistiken und besondere Features wie der automatische Check-in per WLAN-Verbindung in PULT Presence.

Die Software lässt sich in Microsoft Outlook, Microsoft 365, Google Kalender, MS Teams und Slack integrieren. Gebuchte, aber ungenutzte Räume und Plätze werden automatisch wieder freigegeben. Ergänzend bietet PULT Auswertungen zur tatsächlichen Nutzung und dem Buchungsverhalten, wodurch sich Räume, Flächen und Arbeitsplätze besser planen lassen.

• All-in-One-Software für Räume, Arbeitsplätze, Besucher, Parkplätze und Catering
• Interaktive Grundrisse zur einfachen Buchung
• Integration in Outlook, 365, Google Kalender, MS Teams und Slack
• QR- oder WLAN-Check-in, automatische Freigabe bei No-Shows
• Analysen zur Auslastung und Flächenplanung
• DSGVO-konformes Hosting in Deutschland [Ist das korrekt?]

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Preise von PULT:

Die Preise von PULT beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.

Zur Raumbuchungssoftware PULT

#2 Skedda

Skedda ist ein international eingesetztes System für Raum- und Arbeitsplatzbuchung mit Hauptsitz in Australien. Die Software ist cloudbasiert und darauf ausgelegt, Reservierungen übersichtlich darzustellen und durch Regeln zu steuern.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören interaktive Grundrisspläne, auf denen Arbeitsplätze oder Meetingräume direkt gebucht werden können. Administratoren können Regeln für Nutzung, Zeitfenster oder Quoten hinterlegen. Die Plattform bietet Kalendersynchronisation mit Outlook und Google, Single Sign-On über Microsoft oder Google sowie ein Modul für Besuchermanagement. Ein Statistikbereich liefert Einblicke in die Nutzung der Räume.

• Interaktive Grundrisse für Räume und Arbeitsplätze
• Buchungsregeln und Quoten
• Zwei-Wege-Sync mit Outlook und Google Kalender
• Single Sign-On (SAML, Microsoft, Google)
• Besuchermanagement integriert
• Analysen zur Raumauslastung
• Mobile App für iOS und Android

In Bezug auf den Datenschutz verpflichtet sich Skedda zur DSGVO-Konformität. Gehostet wird auf Microsoft Azure, wobei EU-Regionen auswählbar sind.

‍Preise von Skedda:

Skedda wird pro Raum bzw. Ressource lizenziert, also nicht anhand der Anzahl der Nutzer. Die Preise beginnen bei 99 USD pro Monat für 15 Räume. Nutzeranzahl und Buchungen sind in allen Plänen unbegrenzt. Eine 30-tägige Testphase steht zur Verfügung.

#3 Robin

Robin ist eine US-amerikanische Workplace-Management-Plattform, die neben der Raumbuchung auch Besuchermanagement und Flächenauswertungen abdeckt. Das System richtet sich stark an größere Unternehmen, die hybride Arbeitsmodelle steuern und ihre Büroflächen planen möchten.

Zu den Funktionen gehören die Integration mit Outlook, Exchange und Google Kalender, Buchungen direkt in MS Teams oder Slack, sowie mobile Apps für iOS und Android. Die Software unterstützt No-Show-Handling: Räume, die nicht belegt werden, werden automatisch wieder freigegeben. Sensoren können zusätzlich die tatsächliche Nutzung erfassen.

• Raumbuchung, Desk-Sharing und Besuchermanagement
• Integration mit Outlook, Exchange, Google, MS Teams und Slack
• Mobile Apps für iOS und Android
• Automatisches Freigeben von nicht genutzten Räumen
• Unterstützung für Raumdisplays und Servicebuchungen (z. B. Catering)
• Analysen zu Nutzung, Auslastung und Flächenbedarf
• API für individuelle Integrationen

Robin stellt ein Data Processing Addendum (DPA) für Kunden aus der EU zur Verfügung und verweist in seiner Privacy Policy auf die Anforderungen der General Data Protection Regulation (GDPR). Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in den USA, betrieben durch AWS.

Preise von Robin:

Die Preise werden nicht öffentlich auf der Website gezeigt.

#4 Eptura Engage

Eptura Engage ist eine international eingesetzte Software für Raumbuchung und Arbeitsplatzverwaltung mit Schwerpunkt auf Enterprise-Anforderungen. Neben der Software bietet der Hersteller auch eigene Displays für Besprechungsräume, die direkt mit dem System verbunden sind.

Die Software unterstützt Raumbuchung, Desk-Sharing, Parkplatz- und Spindverwaltung. Buchungen lassen sich über Outlook-Add-ins oder direkt im Web- und Mobile-Interface vornehmen. Grundrisspläne zeigen verfügbare Plätze, während Regeln und Workflows die Nutzung steuern. Ergänzend stehen Analysen und Reports zur Auslastung bereit, und Services wie Catering oder technische Ausstattung können bei Bedarf mitgebucht werden.

• Raumbuchung, Parkplatz- und Spindverwaltung
• Integration in Outlook / Office 365
• Digitale Türschilder (eigene Hardware)
• Interaktive Grundrissansicht
• Genehmigungs-Workflows und Buchungsregeln
• Analysen und Berichte zur Auslastung
• Service- und Cateringbuchung

Das Hosting erfolgt in der Microsoft Azure Cloud, mit Datenresidenz in der EU. Für deutsche Kunden werden Daten in europäischen Rechenzentren verarbeitet; Auftragsverarbeitungsverträge nach DSGVO sind verfügbar.

Preise von Eptura Engage:

Eptura Engage gibt die Preise auf der Website nicht bekannt. Eine kostenlose Testversion oder Produktdemo zeigt die Website ebenfalls nicht.

#5 YaRooms

YaRooms ist ein europäischer Anbieter aus Rumänien, der eine modulare Plattform für Raum- und Arbeitsplatzbuchung entwickelt. Das System ist auf hybride Arbeitsmodelle ausgerichtet und kombiniert klassische Reservierungsfunktionen mit Nachhaltigkeits-Features wie CO₂-Tracking.

Neben der Raum- und Desk-Buchung können auch Besucher verwaltet und digitale Türschilder genutzt werden. Buchungen erfolgen über Web, Mobile App oder direkt im Outlook- und Google-Kalender. Über Berichte und Dashboards lassen sich Auslastung und Nutzungsdaten nachvollziehen.

• Raum- und Arbeitsplatzbuchung
• Besucher- und Empfangsmanagement
• Digitale Türschilder (Signage)
• Hybrid Planner für Anwesenheitstage
• Interaktive Standortkarten und Grundrisse
• Reporting und CO₂-Tracking
• Outlook- und Google-Integration

YaRooms ist DSGVO-konform und nach ISO 27001 und ISO 27701 zertifiziert. Kundendaten aus Europa werden in Azure-Rechenzentren in den Niederlanden verarbeitet.

Preise von YaRooms:

Die Preise beginnen bei 99 € pro Monat im Starter-Paket und für 10 Nutzer. Größere Pakete liegen bei 399 und 899 € pro Monat. Die Abrechnung erfolgt pauschal, unabhängig von der Nutzerzahl. Das Besuchermanagement kommt mit 99 € pro Monat und Objekt hinzu.

#6 deskbird

deskbird ist ein Anbieter aus der Schweiz, der sich auf Buchungslösungen für hybride Arbeitsplätze spezialisiert hat. Neben der Raumbuchung umfasst die Plattform auch Parkplatzreservierungen und Teamplanung.

Arbeitsplätze und Räume lassen sich über die Mobile App oder den Desktop buchen. Zusätzlich stehen Funktionen wie QR-Code-Check-in und ein Teamkalender zur Verfügung, der zeigt, wann Kolleginnen und Kollegen im Büro sind. Ein Analytics-Dashboard gibt Einblick in Anwesenheit und Auslastung.

• Raumbuchung, Desk-Sharing und Parkplatzverwaltung
• Mobile App für iOS und Android
• QR-Code-Check-in
• Teamkalender mit Anwesenheitsübersicht
• Integrationen in Outlook, MS Teams, Slack und HR-Systeme (z. B. Personio, Workday)
• Analysen zur Büroauslastung

Das Hosting erfolgt in europäischen Rechenzentren, unter anderem in Frankfurt am Main. deskbird ist DSGVO-konform und erfüllt auch die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (nDSG).

Preise von deskbird:

deskbird bietet eine Lizenzierung pro Nutzer. Der Einstieg liegt bei 2,80 € pro Nutzer und Monat im Paket Starter, das Business-Paket bei 3,80 € pro Nutzer und Monat, wobei sich die Preise mit steigender Nutzerzahl senken. Für größere Unternehmen sind individuelle Enterprise-Pläne verfügbar.

#7 Roomzilla

Roomzilla ist eine cloudbasierte Software für Raum- und Arbeitsplatzbuchung mit Fokus auf einfache Einführung und Bedienung. Das System wird international eingesetzt und wird unter anderem in Start-ups, Coworking Spaces und Bildungseinrichtungen genutzt.

Die Plattform erlaubt die Reservierung von Räumen, Desks und Ausstattung wie Beamer oder Whiteboards. Ein besonderes Merkmal ist die Tablet-App für Türdisplays, die den aktuellen Status eines Raums anzeigt. Nutzer können über QR-Codes einchecken; bleibt ein Check-in aus, wird die Buchung automatisch storniert. Grundrisse helfen bei der Orientierung, und eine Kalender-Synchronisation mit Google und Outlook 365 ist integriert.

• Raum- und Arbeitsplatzbuchung
• Verwaltung von Ausstattung, zum Beispiel von Beamern
• Tablet-App für Türdisplays
• QR-Code-Check-in und automatische Stornierung bei No-Shows
• Interaktive Grundrisse
• Reporting und Exportfunktionen
• Integration mit Google Kalender und Outlook 365

In Bezug auf Datenschutz wirbt Roomzilla mit DSGVO-Konformität, allerdings ohne öffentliche Zertifizierungen. Gehostet wird in der Cloud, konkrete Rechenzentrumsstandorte nennt der Anbieter nicht.

Preise von Roomzilla:

Roomzilla bietet ein kostenloses Paket für bis zu drei Räume oder Desks. Darüber hinaus liegt der Standardtarif bei 10 USD pro Ressource und Monat (jährliche Abrechnung). Im Business-Tarif mit erweiterten Funktionen kostet ein Raum 17 USD pro Monat, ein Desk weitere 10 USD pro Monat.

#8 Microsoft Bookings

Microsoft Bookings ist Teil der Microsoft-365-Suite und wurde ursprünglich als Terminbuchungs-Tool entwickelt. Neben klassischen Services wie Beratung oder Schulungen kann es auch für die Reservation von Räumen und Ressourcen genutzt werden.

Das System erstellt eine öffentliche Buchungsseite, über die interne und externe Nutzer Termine oder Räume reservieren können. Bestätigungen und Erinnerungen erfolgen automatisch per E-Mail. Über die direkte Integration in Outlook und Microsoft Teams erscheinen Buchungen im Kalender der Beteiligten, und Teams-Meetings lassen sich automatisch hinzufügen.

• Termin- und Ressourcenbuchung über eine Weboberfläche
• Automatische Bestätigungen und Erinnerungen
• Kalender-Integration mit Outlook und Teams
• Verwaltung von Mitarbeitenden und Ressourcen in einem zentralen Kalender
• Mobile und Desktop-Nutzung

Die Software läuft auf der Microsoft-365-Infrastruktur und erfüllt die DSGVO-Anforderungen. Für Kunden in Deutschland werden Daten in Rechenzentren in Frankfurt am Main und Berlin gespeichert. Microsoft verfügt über zahlreiche Sicherheitszertifizierungen (ISO 27001, SOC, C5).

Preise von Microsoft Bookings:

Microsoft Bookings ist in den meisten Microsoft-365-Business- und Enterprise-Lizenzen enthalten. Schon ab dem Paket Microsoft 365 Business Basic (5,60 € pro Nutzer/Monat) ist es verfügbar. Ein eigenständiger Preis wird nicht erhoben.

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