Beste Software zur Büroauswertung 2026 im Vergleich

Wie wähle ich die beste Software zur Büroauswertung aus?

Die beste Software zur Büroauswertung kann viele Datenquellen zusammenführen und visualisieren. Welche Kriterien du heranziehst, hängt von deinen Zielen ab. Achte zum Beispiel auf:

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• Integrationen & Datenquellen: Wichtig, wenn du Buchungs- und Kalenderdaten (z. B. Outlook, Google) einbeziehen möchtest.
• Darstellung der Flächen: Hilfreich, falls dir digitale Grundrisse Transparenz über Belegung und freie Plätze geben sollen.
• Mechanismen gegen ungenutzte Buchungen: Relevant, wenn du Leerstände vermeiden möchtest: z. B. durch Check-in-Funktionen oder automatische Freigaben.
• Kennzahlen & Auswertungen: Interessant, falls du Trends, Auslastungsquoten oder No-Show-Raten für deine Planung nutzen willst.‍
• Datenschutz & Hosting: Wichtig, wenn die Software DSGVO-konform arbeitet und Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeitende ausgeschlossen sind.

Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: September 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. 
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Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen.
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Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern.

Die 7 besten Softwares für Büroauswertung

#1 PULT

PULT ist Büroauswertungssoftware aus Deutschland, die Büroauswertung, Raumbuchung und Desk-Sharing in einer Plattform verbindet. Neben der Verwaltung von Arbeitsplätzen, Räumen und Zonen stellt PULT eine detaillierte Auswertung dieser Ressourcen bereit, die sowohl auf Buchungs- als auch auf tatsächlichen Anwesenheitsdaten basiert.

• Auslastungsberichte für Räume, Arbeitsplätze, Zonen und ganze Etagen
• No-Show-Quoten und automatische Freigabe nicht genutzter Buchungen
• Trendanalyse nach Wochentagen, Uhrzeiten und Teams
• Visualisierung im Grundriss zur schnellen Erfassung freier oder überlasteter Bereiche
• Exporte und API für den Anschluss an BI-Systeme
• Rollenbasierter Zugriff, um Management und HR mit passenden Reports zu versorgen

PULT ist DSGVO-konform und betreibt Server in Deutschland. Daten werden verschlüsselt gespeichert und verarbeitet. Die Software lässt keine Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Angestellter zu, was die Software datenschutzrechtlich unbedenklich macht.

Preise von PULT:

Die Preise von PULT: beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.

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Zur Büroauswertung mit PULT

#2 Robin

Robin ist eine US-amerikanische Workplace-Plattform, die neben Raumbuchung und Desk-Sharing Workplace Analytics anbietet. Im Zentrum stehen Auswertungen zur Flächennutzung und zu den Belegungszahlen der Räume und Schreibtische über mehrere Standorte.

• Dashboards für Raum- und Arbeitsplatznutzung mit Trendanalysen
• No-Show-Erkennung und automatische Freigabe gebuchter, aber nicht belegter Räume
• Portfoliovergleiche zwischen Gebäuden und Standorten
• Sensorintegration für Echtzeit-Belegungsdaten
• Reports zu durchschnittlicher und maximaler Auslastung, Belegungsmustern und Raumgrößen-Relation

Robin stellt ein Data Processing Addendum (DPA) für Kunden aus der EU zur Verfügung und verweist in seiner Privacy Policy auf die Anforderungen der General Data Protection Regulation (GDPR). Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in den USA, betrieben durch AWS.

Preise von Robin:

Die Preise werden nicht öffentlich auf der Website gezeigt.

Tipp: Wenn du in deinem Unternehmen keine Sensoren verbauen möchtest, kannst du dennoch exakte Daten zur Anwesenheit erhalten: PULT Presence erkennt die Anwesenheit deiner Mitarbeiter, sobald sich ihr Smartphone oder Laptop mit dem Unternehmens-WLAN verbindet. Das klappt auch mit deinem vorhandenen WLAN-Netz.

#3 Eptura Engage

Eptura bündelt mehrere Softwareangebote für Arbeitsplatz- und Flächenmanagement, darunter Condeco unter anderem für die Buchung von Räumen und Archibus als Software für Büroauswertung. Die Plattform ist auf große Unternehmen und Behörden ausgelegt.

• Reports und Dashboards zur Nutzung von Räumen, Desks, Parkplätzen und weiteren Flächen
• Sensoranbindung für Echtzeit-Daten zu Belegung und Auslastung
• Workflows und Genehmigungen für Nutzungsrechte und Reservierungen
• Vergleiche zwischen Gebäuden und Standorten
• Integration in Office 365 für Reporting und Planungsprozesse

Eptura bietet ein Data Processing Addendum (DPA), das ausdrücklich auf die General Data Protection Regulation (GDPR) Bezug nimmt. Für Datenübermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kommen Standardvertragsklauseln (SCC) zur Anwendung. Konkrete Cloud-Regionen oder Serverstandorte nennt der Anbieter öffentlich nicht.

Preise von Eptura Engage:

Eptura Engage gibt die Preise auf der Website nicht bekannt. Eine kostenlose Testversion oder Produktdemo zeigt die Website ebenfalls nicht.

#4 Spacewell

Spacewell ist ein belgischer Anbieter für Smart-Building- und Workplace-Software. Die Plattform verbindet Raumbuchung, IoT-Sensorik und Büroauswertung und richtet sich an Unternehmen, die Flächennutzung, Arbeitsumgebungen und Gebäudebetrieb einheitlich steuern wollen.

• Auslastungsberichte für Arbeitsplätze, Räume, Zonen und ganze Standorte
• Echtzeitdaten durch Anbindung von Sensoren (Belegung, Luftqualität, Klima)
• Dashboards für Flächenplanung, Kosten pro Arbeitsplatz und Belegungstrends
• Automatisierte Workflows zur Anpassung von Kapazitäten oder Services
• Portfoliovergleiche mehrerer Gebäude oder Niederlassungen

Spacewell verarbeitet Daten ausschließlich in der Europäischen Union. Laut Anbieter bleiben sämtliche Kundendaten in EU-Rechenzentren. Die Systeme sind GDPR-konform und nach ISO 27001 zertifiziert.

Preise von Spacewell: Spacewell gibt keine öffentlich einsehbaren Preisinformationen für seine Software an.

#5 Metrikus

Metrikus ist ein britischer Anbieter, der sich auf die Verbindung von IoT-Sensorik, Nachhaltigkeitsdaten und Büroauswertung spezialisiert hat. Die Plattform sammelt Daten aus verschiedenen Quellen und stellt sie in Dashboards und Reports dar.

• Auslastungsanalysen für Räume, Arbeitsplätze und Zonen
• Sensorintegration für Belegung, Temperatur, CO₂ und Luftqualität
• Dashboards mit KPIs zu Flächennutzung, Produktivität und ESG-Indikatoren
• Berichte für Kosten pro Arbeitsplatz, Peak-Lasten und Trends
• Integration von Nachhaltigkeitskennzahlen (z. B. Energieverbrauch, CO₂-Footprint)

Metrikus veröffentlicht eine GDPR-Policy und verpflichtet sich zu deren Einhaltung. Laut Privacy Policy können Daten auch außerhalb des EWR verarbeitet werden, dabei kommen Garantien wie Standardvertragsklauseln zum Einsatz. Konkrete Rechenzentrums-Regionen nennt der Anbieter öffentlich nicht.

Preise von Metrikus:

Die Preise werden individuell über den Vertrieb angeboten und sind auf der Website nicht einsehbar.

#6 XY Sense

XY Sense ist ein australischer Anbieter, der sich auf Echtzeit-Belegungsanalysen per Sensorik spezialisiert hat. Das System wird vor allem in großen Büros eingesetzt, um die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen zu erfassen.

• Echtzeit-Auslastung von Arbeitsplätzen, Räumen und Zonen
• Sensoren mit Privacy-by-Design, die nur Bewegungsmuster als X/Y-Koordinaten erfassen
• Dashboards mit Heatmaps, Auslastungstrends und Kapazitätsanalysen
• Benachrichtigungen bei Über- oder Unterbelegung
• Exporte und API für Business-Intelligence-Systeme

Die Sensoren verarbeiten Daten direkt auf dem Gerät; Rohbilder oder personenbezogene Informationen verlassen den Sensor nie. In die Cloud werden ausschließlich anonymisierte Belegungsdaten übertragen. XY Sense ist GDPR- und CCPA-konform und nach ISO 27001 zertifiziert.

Preise von XY Sense:

Auch bei XY Sense muss zur Preisermittlung ein Angebot angefordert werden, da die Kosten stark vom Einsatzszenario (Größe der Fläche, Anzahl der Sensoren, gewünschte Funktionen) abhängen.

#7 Locatee

Locatee ist ein Schweizer Anbieter, der sich auf Workplace Analytics spezialisiert hat. Die Plattform nutzt vorhandene IT-Infrastrukturdaten, ergänzt durch Sensoren, und erstellt daraus Auswertungen zur Nutzung von Büroflächen.

• Dashboards mit Kennzahlen zu Auslastung, Peak-Lasten und Flächeneffizienz
• Portfolio-Vergleiche über Standorte, Gebäude und Etagen hinweg
• Analyse von Teams und Abteilungen mit rollenbasierten Zugriffen
• Trendanalyse für Arbeitsmuster und hybride Nutzung
• Integration bestehender Systeme (z. B. WLAN, Zutrittskontrolle, Desk-Buchung)
• API und Exporte für BI- und FM-Systeme

Locatee ist GDPR-konform. Personenbezogene Daten werden bereits auf Kundenseite anonymisiert, sodass in die Cloud ausschließlich anonymisierte Nutzungsdaten übertragen werden. Rechenzentren sind nach ISO 27001 zertifiziert.

Preise von Locatee:

Locatee wird als jährliches Abonnement angeboten, dessen Kosten sich nach Fläche (Quadratmeter bzw. Quadratfuß) richten. Konkretes ist nicht angegeben. 

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