Smart Office: Räume, Technik und Arbeitsplätze für das Büro der Zukunft

Das Wichtigste zum Smart Office in Kürze

• Ein Smart Office nutzt Sensoren, Steuerungen und Buchungssysteme, um Büroflächen bedarfsgerecht zu organisieren und den Mitarbeitern anzubieten.
• Zu den wichtigsten Raumkonzepten des Smart Office gehören Ruhezonen, Bereiche für Teamarbeit, Besprechungsräume, Telefonboxen sowie Pausen- und Sozialbereiche.
• Desk Sharing ermöglicht im Smart Office eine faire Verteilung von Arbeitsplätzen und senkt gleichzeitig die Zahl ungenutzter Schreibtische.
• Unternehmen gewinnen durch das Smart Office eine höhere Produktivität, geringere Flächenkosten und eine stärkere Attraktivität im Wettbewerb um Fachkräfte.
• Mitarbeiter gewinnen im Smart Office bessere Arbeitsbedingungen, mehr Wahlmöglichkeiten und gerechte Zugangsregeln für Arbeitsplätze und Räume.

Was ist ein Smart Office?

Ein Smart Office ist ein Büro, das mit seiner technischen Ausstattung und durchdachter Raumaufteilung so gestaltet ist, dass es den tatsächlichen Arbeitsweisen der Menschen gerecht wird. Ziel ist es, gezielt Technik und Software einzusetzen und einen Ort zu schaffen, der gleichermaßen positiv auf die Produktivität, die Gesundheit und die Zusammenarbeit einwirkt.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen:

• New Work legt den Schwerpunkt auf Werte, Sinn und neue Führungsformen.
• Modern Workplace meint oft den digitalen Arbeitsplatz mit Software und Cloud-Diensten.

Was sind wichtige Technologien im Smart Office?

Zu den wichtigsten Technologien im Smart Office gehören Sensoren zur Belegung und Raumqualität, automatische Steuerungen für Licht und Klima, Buchungssysteme für Arbeitsplätze, Räume und die Anwesenheit der Mitarbeiter.

Sensorik für Räume und Arbeitsplätze

Belegungssensoren erfassen, ob Schreibtische oder Besprechungsräume genutzt werden.

• Nutzen: Unternehmen erkennen, welche Flächen ausgelastet sind und welche ungenutzt bleiben.
• Umsetzung: Ständig unterbeanspruchte Arbeitsplätze können zu Ruhezonen oder Bereichen für Teamarbeit umgestaltet werden.

Umweltsensoren messen Temperatur, Luftfeuchtigkeit, CO₂-Gehalt und Geräuschpegel.

• Nutzen: Sie geben Hinweise, wenn die Luftqualität abnimmt oder die Lautstärke zu hoch wird.
• Umsetzung: Schlechte Akustik lässt sich durch schallabsorbierende Möbel, akustisch wirksame Trennwände oder große Pflanzen verbessern.

Steuerung von Licht, Klima und Luft

Automatische Systeme im Smart Office regeln Beleuchtung, Heizung und Lüftung abhängig von der Nutzung.

• Beispiel: Licht dimmt sich bei ausreichendem Tageslicht, die Lüftung startet bei erhöhtem CO₂-Gehalt, Heizung und Kühlung werden in ungenutzten Räumen reduziert.
• Ergebnis: gleichmäßige Bedingungen für konzentriertes Arbeiten in tatsächlich genutzten Räumlichkeiten und insgesamt geringerer Energieverbrauch.

Buchungssysteme für Arbeitsplätze, Räume und Zonen

Mitarbeiter können Einzelarbeitsplätze, Besprechungsräume, Projektflächen, Ruhezonen oder Parkplätze im Voraus reservieren.

• Vorteil: Jeder hat die Möglichkeit, fair auf die vorhandenen Angebote zuzugreifen.‍
• Umsetzung: Reservierung per App oder Desktop, schneller Check-in mit QR-Code oder Chip, automatische Freigabe ungenutzter Plätze.

Tipp: In der PULT Arbeitsplatzbuchung und Raumbuchung reservieren deine Mitarbeiter ihre gewünschten Plätze im Voraus. Sobald sie anwesend sind und sich ihr Laptop oder Smartphone mit dem Unternehmens-WLAN verbindet, wird ihre Anwesenheit automatisch erfasst und das DSGVO-konform.

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Welche Raumkonzepte gehören in ein Smart Office?

Zu den wichtigen Raumkonzepten im Smart Office zählen Ruhezonen für stilles und konzentriertes Arbeiten, offene Bereiche für Teamarbeit, Besprechungsräume und Telefonboxen sowie Pausen- und Sozialbereiche. Sie ergänzen sich und ermöglichen es, dass jede Tätigkeit den passenden Ort findet.

Ruhezonen und Einzelarbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten

• Zweck: störungsfreies Arbeiten an Aufgaben, die die volle Aufmerksamkeit verlangen.
• Umsetzung: schallabsorbierende Materialien wie Teppiche, Akustikdecken, Raumtrenner, Polstermöbel; Regeln für Ruhe (keine Telefonate oder ausgedehnte Gespräche).
• Ergänzung: Pflanzen als natürliche Schallabsorber und visuelle Abgrenzung.

Bereiche für Teamarbeit

• Zweck: Austausch der Mitarbeiter, Projektarbeit, Workshops, Meetings mit Kunden.
• Umsetzung: offene Flächen mit rollbaren Tischen, Stühlen, Whiteboards, Raumtrennern, Präsentationstechnik.
• Position: räumlich entfernt von den Ruhezonen.

Besprechungsräume und Telefonboxen

• Zweck: vertrauliche Gespräche, Videocalls, konzentrierte Kleingruppenarbeit.
• Umsetzung: schallgeschützte Telefonboxen mit Stromversorgung für Laptops und regelbarer Beleuchtung; kleine Meetingräume, ausgestattet mit Displays, Kamera und guter Akustik.
• Vorteil: ermöglicht eine ungestörte Kommunikation trotz großer und offener Büroflächen.

Pausen- und Sozialbereiche

• Zweck: Erholung, informeller Austausch, Gemeinschaft.
• Umsetzung: Kaffeeküchen, Lounges mit Sofas, Spiel- oder Sportangebote.
• Ergänzung: Gestaltung mit warmen Materialien, stoffbezogenen Oberflächen und Polstermöbeln sowie Tageslicht, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.

Biophiles Design

• Zweck: Verbindung von Arbeit und Natur, Steigerung von Wohlbefinden und Konzentration.
• Umsetzung: Pflanzenwände, bepflanzte Raumteiler, Holzmaterialien, viel Tageslicht.
• Vorteil: natürliche Schalldämpfung und Verbesserung der Luftqualität.

Welche Vorteile hat ein Smart Office für Unternehmen?

Ein Smart Office bringt Unternehmen vor allem drei Vorteile: Die Produktivität steigt, da die Mitarbeiter insgesamt zufriedener sind, die Flächen werden besser genutzt und das Unternehmen wirkt attraktiver auf Bewerber und Mitarbeiter.

Produktivität steigern im Smart Office 

• Geringere Störungen durch passende Raumaufteilung und bessere Akustik.
• Weniger gesundheitliche Ausfälle, weil Licht, Luft und Ausstattung besser abgestimmt sind.
• Mehr Zusammenarbeit durch Zonen für Austausch und Projektarbeit.

Flächen und Kosten optimieren

• Arbeitsplätze werden nur dann bereitgestellt, wenn sie wirklich gebraucht werden.
• Leerstände sinken, die Betriebskosten verringern sich spürbar.
• Der Energieverbrauch reduziert sich durch bedarfsgerechte Steuerung von Licht, Heizung und Lüftung.

Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen

• Ein modernes und mitarbeiterzentriertes Smart Office signalisiert Wertschätzung und die Wahrnehmung der Wünsche der Mitarbeiter.
• Talente entscheiden sich eher für Arbeitgeber, die zeitgemäße Räume und Arbeitsmöglichkeiten anbieten.
• Nachhaltigkeitsaspekte (Energieeinsparung, bewusste Flächennutzung) verbessern das Unternehmensimage.

Welche Vorteile hat ein Smart Office für Mitarbeiter?

Für Mitarbeiter bedeutet das Smart Office besseres Arbeiten im Alltag, mehr Wahlmöglichkeiten und gerechtere Nutzung der Büroressourcen.

• Angenehme Arbeitsbedingungen mit frischer Luft, passendem Licht und ruhigen Zonen.
• Abwechslung zwischen Sitzen, Stehen und Bewegung.
• Weniger akustischer Stress.
• Mitarbeiter entscheiden selbst, ob sie konzentriert allein oder gemeinsam im Team arbeiten wollen.
• Ruhezonen, Projektflächen oder Sozialbereiche stehen je nach Aufgabe zur Verfügung.
• Desk Sharing ermöglicht, den Arbeitsplatz passend zur Tätigkeit zu wählen.
• Buchungssysteme stellen sicher, dass alle Mitarbeiter denselben Zugang zu Arbeitsplätzen, Räumen und Pausenbereichen haben.

Welche Rolle spielt Desk Sharing im Smart Office?

Ein Smart Office verbindet Sensorik, Steuerungen für Licht, Heizung und Lüftung und eine Raumaufteilung, die dem wirklichen Anspruch der Mitarbeiter gerecht wird. Damit diese neuen Bürostrukturen des Smart Office jedoch greifen können und fair verteilt werden, braucht es ein übergeordnetes Konzept: Desk Sharing.

Desk Sharing verteilt Arbeitsplätze nach Bedarf, macht wenig genutzte Flächen sichtbar und nutzbar und sorgt dafür, dass Mitarbeiter den passenden Platz für die jeweilige Aufgabe bekommen. Damit das Konzept aufgeht, kannst du eine Buchungssoftware einsetzen:

• Buchungssystem PULT aufsetzen: Reservierung von Einzelarbeitsplätzen, Besprechungsräumen, Projektflächen, Ruhezonen und Parkplätzen per App oder Desktop; automatischer Check-in per WLAN-Verbindung mit PULT Presence; automatische Freigabe bei Nichterscheinen (No-Show-Regel).
• Faire Regeln hinterlegen: maximaler Vorausbuchungszeitraum, keine Dauerreservierung desselben Tisches, Kontingente für stark gefragte Bereiche und Teamtage, an denen zusammenhängende Plätze gebucht werden können.
• Ausstattung standardisieren: An jedem Tisch Monitor, Dockingstation, Tastatur, Maus; persönliche Dinge in Schließfächern; Clean-Desk-Policy.

Reinigung und Pflege organisieren: Tagesreinigung der Einzelarbeitsplätze durch Mitarbeiter, Desinfektionstücher bereitstellen, regelmäßige Unterhaltsreinigung.

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