Return to Office 2025: Zahlen, Studien & erfolgreiche Maßnahmen

Return to Office: Das Wichtigste in Kürze

• Beschäftigte in Deutschland verbringen durchschnittlich 3,6 Tage pro Woche im Büro, die Büroauslastung in den großen Städten liegt bei 72 Prozent.
• 24,5 Prozent der Beschäftigten arbeiten regelmäßig im Homeoffice, im Durchschnitt 1,6 Tage pro Woche.
• Eine Return to Office Pflicht führt laut Studien zu sinkender Zufriedenheit und wirkt negativ auf die Produktivität.
• Solltest du eine Return to Office Policy als Zwang einführen, riskierst du eine erhöhte Fluktuation, besonders bei Frauen, High-Performern und Millennials.
• Die Attraktivität des Büros ist der größte Hebel dafür, dass Angestellte freiwillig ins Büro zurückkehren, um dessen Vorzüge wahrzunehmen.

Was bedeutet „Return to Office“ (RTO)?

Return to Office (RTO) beschreibt die Rückkehr ins Büro nach Phasen mit hohem Remote- oder Homeoffice-Anteil. Der Begriff hat sich vor allem in der Zeit nach der Covid-Pandemie etabliert. Return to Office kann seitens des Arbeitgebers freiwillig oder verpflichtend organisiert sein.

Abgrenzung: Return to Office vs. Office first vs. Hybrid Work

• Homeoffice und Remote Work: Arbeit außerhalb des Büros, dauerhaft oder an bestimmten Tagen.
• Hybrid Work: Kombination aus Büro- und Heimarbeit, oft mit festen Team-Regeln (z. B. zwei bis drei Tage Präsenz, Rest Homeoffice).
• Office-first vs. Remote-first: Grundhaltung bezüglich des Arbeitsortes, entweder Büro als Hauptarbeitsort oder eben das Homeoffice.
• Return to Office Policy: verbindliche Vorgabe des Arbeitgebers, zum Beispiel mindestens drei Tage pro Woche im Büro.
• Anreizbasierter Return to Office: Angebot attraktiver Büroflächen, Teamtage, Zonen im Büro für die Zusammenarbeit im Team und Desk-Sharing, sodass die Büropräsenz als Mehrwert wahrgenommen wird.

Die Bedeutung von Return to Office

Der Return to Office Gedanke verfolgt das Ziel, die Zusammenarbeit, Zugehörigkeit, Unternehmenskultur und Innovationsfähigkeit im Büro zu stärken.

Solltest du Return to Office jedoch als Zwang ausrollen, riskierst du im gleichen Atemzug, dass Teile deiner Belegschaft unzufrieden werden oder sich neu orientieren.

Wenn du stattdessen hybride Arbeitsmodelle etablierst und dein Büro durch Desk-Sharing, Ruhezonen für stilles und konzentriertes Arbeiten, Meetingbereiche und Zonen für die Zusammenarbeit attraktiver machst, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass deine Angestellten freiwillig im Büro anwesend sind und dessen Vorteile genießen.

Aktuelle Zahlen zu Homeoffice und Büroanwesenheit für Deutschland

Die Rückkehr ins Büro hat sich letztes Jahr in Deutschland weiter verstärkt. Parallel dazu bleibt Homeoffice ein fester Bestandteil der Arbeit.

• Beschäftigte in den sieben größten Städten verbringen durchschnittlich 3,6 Tage pro Woche im Büro. Damit liegt die Präsenz wieder fast auf Vor-Corona-Niveau.
• Die Büroauslastung steigt tendenziell, zuletzt von 69 auf 72 Prozent. Vor der Pandemie waren es rund 79 Prozent.
• Die Anzahl der Angestellten, die mindestens gelegentlich im Büro arbeiten, beträgt 89 Prozent, abhängig von Standort und Branche bewegt sie sich zwischen 86 und 93 Prozent.
• Dienstag bis Donnerstag gelten als die stärksten Präsenztage. An Montagen und Freitagen wird am häufigsten von zu Hause gearbeitet.
• 24,5 Prozent der Beschäftigten arbeiten im Februar 2025 zumindest teilweise im Homeoffice. Im Durchschnitt ergibt das 1,6 Tage pro Woche.

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Wirken Return to Office Policies wirklich? 

Mehrere aktuelle Untersuchungen zeigen, dass eine erzwungene Rückkehr ins Büro die Produktivität nicht steigert. Stattdessen sinkt die Zufriedenheit und die Bindung an den Arbeitgeber wird schwächer.

• Eine Studie der Universität Pittsburgh hat über 100 börsennotierte Firmen analysiert, die eine verpflichtende Rückkehr ins Büro eingeführt haben. Ergebnis: Keine messbaren Leistungsgewinne, aber ein Rückgang der Mitarbeiterzufriedenheit.
• Eine weitere Untersuchung auf Basis von über drei Millionen LinkedIn-Profilen zeigt, dass nach der Einführung von Return to Office Policies die Fluktuation deutlich steigt. Besonders betroffen sind Frauen, High-Performer und jüngere Generationen.
• Parallel dazu verlängert sich die Time-to-Hire (Zeit, bis eine Stelle besetzt wird). Die Quote erfolgreicher Einstellungen sinkt.
• Studien aus den USA und Europa bestätigen: Die Motivation, freiwillig ins Büro zu kommen, hängt stark mit der Gestaltung des Arbeitsplatzes und mit klarer Kommunikation zusammen, nicht jedoch mit Zwang.

Solltest du eine verpflichtende Return to Office Policy einführen wollen, kannst du nicht erwarten, dass die Leistung steigt. Im Gegenteil: Du riskierst, dass wertvolle Teile deiner Belegschaft unzufrieden werden und/oder gehen.

Wenn du möchtest, dass Mitarbeiter öfter und gern ins Büro kommen, erreichst du das durch einen attraktiven Arbeitsplatz, der deine Mitarbeiter mit Angeboten lockt, die das Homeoffice nicht leisten kann.

Wie bekomme ich Mitarbeiter freiwillig zurück ins Office?

Der Return to Office Gedanke funktioniert am besten durch eine attraktive Gestaltung der Arbeitsbedingungen im Büro. Je höher die Aufenthaltsqualität, desto stärker der Anreiz, regelmäßig zurückzukommen. Dein Büro sollte Vorteile bieten, die deine Angestellten im Homeoffice nicht erleben.

1. Raumkonzepte und Zonierung

• Multispace-Prinzip: Plane unterschiedlich ausgestaltete Zonen für konzentriertes Arbeiten, Zusammenarbeit, Austausch und Erholung.
• Rückzugszonen: Akustisch abgeschirmte Arbeitsplätze mit Stellwänden, textilen Oberflächen und Pflanzen senken den Lärmpegel. In einem auf diese Weise beruhigten Büro können sich Menschen nachweislich besser und länger konzentrieren.
• Teamzonen: Rollbare Möbel machen die Büroflächen und dafür eingerichtete Zonen wandelbar. Tische, Sitzgelegenheiten, Whiteboards und Trennwände lassen sich je nach Bedarf zusammenschieben, sodass diese Möbel zur jeweiligen Projektarbeit passen.
• Telefonboxen und kleine Meetingräume: Diese Räume entlasten Großraumbüros akustisch und verhindern, dass Telefonate oder Videokonferenzen den Rest des Teams stören.

2. Akustik und Ruhe

Schallabsorber, Deckensegel und Stellwände reduzieren den Nachhall und Hintergrundgeräusche.

Begrünung mit Pflanzen oder begrünte Trennwände verbessern die Akustik, das Raumklima und die Atmosphäre.

Zonen für stilles Arbeiten solltest du klar getrennt halten von Bereichen für Austausch und Teamarbeit. Durch diese klare Zonierung fällt es auch deinen Angestellten leicht, für das jeweilige Vorhaben den richtigen Bereich aufzusuchen.

Tipp: In PULT kannst du das Büro in Zonen unterteilen und den jeweiligen Zweck festlegen.

3. Licht und Klima

Natürliches Tageslicht ist ein wichtiger Faktor für das persönliche Wohlbefinden der Menschen. Positioniere daher Arbeitsplätze nahe an Fenstern und nutze Glaswände, wenn Raumtrenner nötig sind, um das Licht tief in die Fläche zu ziehen.

Die künstliche Beleuchtung muss in Deutschland mindestens 500 Lux am Arbeitsplatz erreichen und dimmbar sein. Leuchten mit neutralweißem Spektrum, also von 4.000 bis 5.000 Kelvin, wirken positiv auf die Wachheit und die Konzentration.

Bedenke auch das Raumklima: Moderne Lüftungsanlagen, CO₂-Monitoring und eine Temperatur zwischen 21 und 23 Grad Celsius schaffen bessere Arbeitsbedingungen.

4. Entspannung und Pause

Lounges mit Sofas und Sesseln bieten deinen Angestellten körperliche Entspannung während des Arbeitsalltags. Sie sind eine gern gesehene und genutzte Alternative zum Bürostuhl, zumindest zeitweise, in Calls oder Pausen. Mit bereitgestellten Laptopständern können deine Mitarbeiter aber auch in den Sesseln konzentriert weiterarbeiten.

Eine gut ausgestattete Küche mit Kühlschrank, Mikrowellengerät, Wasserkocher, Kaffee, Tee und Wasserstationen wertet das Büro und die Pausenzeiten auf. 

Snacks und Getränke sowie ein Kantinenangebot erhöhen die Aufenthaltsqualität und bieten einen Vorteil gegenüber dem Homeoffice, wo sich deine Angestellten um jede Mahlzeit selbst kümmern müssen.

Tipp: Der Obstkorb als angeblicher Benefit in Stellenausschreibungen ist längst zum negativ belegten Internet-Meme geworden.

Hingegen sind hochwertig und gemütlich ausgestattete Pausenbereiche, ein ständig verfügbares Getränke- und Snackangebot oder gar eine Kantine ein echter Wert. Diese Vorteile lassen sich gegenüber Bewerbern gut kommunizieren.

5. Technik für den Wechsel zwischen Homeoffice und Büro

Wenn du möchtest, dass Mitarbeiter dein Büro gern nutzen, dann solltest du es technisch so ausstatten, dass der Wechsel zwischen Homeoffice, Büro sowie Zonen und Besprechungsräumen problemlos funktioniert. Das sorgt auch dafür, dass deine Mitarbeiter sehr einfach zwischen den verschiedenen Zonen wechseln können.

• Stauraum für persönliche Gegenstände: Spinde oder Schließfächer sind praktisch und komfortabel, wenn viele Mitarbeiter häufig zwischen Büro und Homeoffice wechseln. Darin lassen sich Jacken, Rucksäcke oder Fahrradhelme sicher verstauen.
• In abschließbaren Fächern können persönliche Arbeitsutensilien wie Maus, Tastatur, Headset oder Noise-Cancelling-Kopfhörer gelagert werden. So müssen diese Dinge nicht jedes Mal transportiert werden.
• Jeder Arbeitsplatz sollte mit Dockingstationen oder Monitoradaptern ausgestattet sein. Deine Angestellten können dann sehr leicht ihren Laptop mit den vorhandenen Monitoren verbinden und haben sofort ein großes Setup.
• Meetingräume: Statte deine Besprechungsräume mit hochwertiger Konferenztechnik (Mikrofone, Kameras, große Displays) aus. Achte darauf, dass alle Teilnehmer – ob im Raum oder remote – gleichwertig eingebunden werden.
• Sensorik und Monitoring: Mit Sensoren für Raumbelegung, Luftqualität und Temperatur gewinnst du wertvolle Daten. Du erkennst, wann Räume stark genutzt werden, ob die Luftqualität nachlässt oder ob die Temperatur angepasst werden muss. Diese Daten helfen dir bei der fortlaufenden Optimierung von Flächen, da du den tatsächlichen Bedarf ablesen und danach handeln kannst.‍
• Desk Booking Software: Mit einer Buchungs-App können Mitarbeiter im Voraus Arbeitsplätze, Zonen und Besprechungsräume reservieren. Auf diese Weise stellst du sicher, dass deine Angestellten einen fair verteilten Zugriff auf die angebotenen räumlichen Ressourcen haben.

Return to Office mit Desk Booking erleichtern

Return to Office gelingt am besten, wenn Büroflächen so genutzt werden, dass sie echte Vorteile gegenüber der Arbeit im Homeoffice bieten. Durch Desk Sharing lassen sich bis zu 30 % der Bürofläche sparen, die vorher von fest zugewiesenen Einzelarbeitsplätzen belegt wurde.

Diese Fläche kannst du in Zonen für Zusammenarbeit, Projektarbeit und Pausen umwandeln. Erhebungen zeigen, dass gerade diese Bereiche stärker nachgefragt sind als klassische Einzelarbeitsplätze. So entsteht ein Büro, das attraktiv ist, Abwechslung bietet und die Anwesenheit lohnenswert macht.

Damit das im Arbeitsalltag funktioniert, brauchst du eine Plattform, die die Platzvergabe und Buchung einfach macht. Mit der Platzbuchung in PULT stellen deine Angestellten sicher, dass der Raum, die Zone oder der Schreibtisch zum richtigen Zeitpunkt frei und verfügbar ist.

• Arbeitsplatzbuchung: Schreibtische per Klick reservieren, integriert in Slack und MS Teams.
• Raumbuchung: Besprechungsräume ohne Konflikte nutzen, inklusive Ausstattung wie Whiteboards, Displays und Catering.
• Wochenplaner: Überblick, wer wann im Büro ist. So legst du Teamtage sinnvoll fest.
• Büroauswertung: Daten zur Auslastung, um die Büroauslastung auszulesen.
• Parkplätze & Besuchermanagement: Stellplätze einfach reservieren und Gäste empfangen.

Tipp: Hier findest du mehr zur Büroauswertung in PULT und hier zur Raumbuchung.

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