Büroanwesenheit messen & steigern: Berechnung und Software

Das Wichtigste zur Büroanwesenheit in Kürze

• Beschäftigte in Deutschland sind durchschnittlich 3,6 Tage pro Woche im Büro, die Büroauslastung liegt bei rund 72 Prozent.
• Präsenzpflichten steigern die Produktivität nicht, sondern senken die Zufriedenheit und erhöhen die Fluktuation.
• Arbeitgeber dürfen Büroanwesenheit messen, wenn sie den Zweck offenlegen, Daten sparsam erheben und den Betriebsrat einbeziehen.
• Mit Anwesenheitsdaten lassen sich Einzelarbeitsplätze reduzieren und Flächen für Zusammenarbeit, Pausen und Teamzonen schaffen.

Wie hoch ist die Büroanwesenheit in Deutschland?

Beschäftigte in Deutschland sind im Schnitt 3,6 Tage pro Woche im Büro. Der Anteil an Homeoffice liegt stabil bei rund 25 Prozent. Die durchschnittliche Büroauslastung über alle Arbeitstage hinweg ist fast so hoch wie vor der Pandemie.

• Dienstag und Mittwoch sind die stärksten Präsenztage, an denen rund zwei Drittel der Arbeitsplätze belegt sind.
• Freitag und Montag werden dagegen noch immer häufiger für Homeoffice genutzt.
• Zwischen Städten gibt es Unterschiede: In einigen Regionen liegt die Auslastung bei über 65 Prozent. Bei anderen Standorten sind es knapp 50 Prozent.
• Die reine Büropräsenz steigt seit 2023 wieder leicht an, Homeoffice bleibt auf stabilem Niveau.

Der Wechsel zwischen dem Büro und Homeoffice, auch hybrides Arbeiten genannt, ist demnach sehr weit verbreitet und als neue Norm zu bezeichnen. Zumindest gilt das für Berufe, in denen Homeoffice auch tatsächlich möglich ist.

Warum sind Statistiken zur Büroanwesenheit widersprüchlich?
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Einzelne Erhebungen zur Büroanwesenheit geben teils widersprüchliche Zahlen her:
   - „Die Auslastung in Großstädten liegt bei 72 %.“
    -„An den stärksten Präsenztagen sind zwei Drittel (67 %) der Arbeitsplätze belegt.“

Rein rechnerisch kann das nicht stimmen: Ein Durchschnittswert (72%) darf nicht höher liegen als der Spitzenwert (67 %).

Solche Abweichungen entstehen, weil die Messmethode nicht klar ist:
    - Zählen die Statistiken nur die gebuchten Arbeitsplätze (Desk-Buchungen, Meetingraum-Reservierungen)
   - Oder geht es um die tatsächlich anwesenden Personen vor Ort?

Nur wenn die tatsächliche Anwesenheit gemessen wird, lassen sich realistische und verlässliche Auslastungszahlen für dein Büro und deine Standorte erheben. PULT Presence erfasst die Anwesenheit deiner Mitarbeiter, sobald sich eines ihrer Geräte mit dem Unternehmens-WLAN verbindet. So entstehen echte Zahlen, ganz ohne Aufwand.

Wie messe ich die Büroanwesenheit?

Die Büroanwesenheit misst du über drei Kennzahlen: Auslastung der Arbeitsplätze, durchschnittliche Anwesenheitstage pro Mitarbeiter und die Peak-Day-Rate. Ergänzend liefern No-Show-Quoten bei Buchungen wertvolle Hinweise, wie verlässlich dein Büro tatsächlich genutzt wird.

• Die Auslastung zeigt dir, wie viele Arbeitsplätze im Verhältnis zu den verfügbaren Plätzen tatsächlich besetzt sind.
• Anwesenheitstage pro Kopf machen sichtbar, ob deine Angestellten eher zwei, drei oder gar vier bis fünf Tage pro Woche im Büro sind.
• Die Peak-Day-Rate verrät dir, wie stark die Auslastung an Spitzentagen ausfällt.
• No-Shows sagen aus, dass Mitarbeiter Plätze oder Räume buchen, sie dann aber nicht nutzen.

Du kannst die Büroanwesenheit analog erfassen, indem du Zählungen durchführst und eigene Excel-Listen führst. Das liefert dir erste Anhaltspunkte, ist aber sehr zeitaufwendig.

Eine Stufe weiter gehen klassische Buchungssysteme. Sie zeigen dir, welche Arbeitsplätze oder Räume reserviert wurden. Der Haken: Eine Buchung bedeutet nicht automatisch, dass der Platz auch wirklich genutzt wurde und No-Shows verfälschen das Bild. 

Die zuverlässigste Variante dafür, die wahre Büroanwesenheit zu messen, ist PULT Presence. Hiermit werden sowohl die Buchungen als auch die tatsächliche Anwesenheit im Büro erfasst. Die Erfassung erfolgt, sobald sich Laptops, Tablets oder Smartphones der Mitarbeiter mit dem Unternehmens-WLAN verbinden. Das funktioniert auch über deine bereits vorhandene WLAN-Infrastruktur.

Tipp: Mit der Büroauswertung in PULT kannst du genau nachvollziehen, wie dein Büro tatsächlich genutzt wird. Du erfasst in PULT die tatsächliche Anwesenheit, Buchungen, No-Shows und Spitzentage in einem System.

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Darf der Arbeitgeber die Büroanwesenheit messen?

Ja, Arbeitgeber dürfen die Büroanwesenheit messen, wenn es für die Organisation der Arbeit erforderlich ist, etwa zur Flächenplanung, Sicherheit oder Teamkoordination. Dabei gilt, dass Beschäftigte über die Messung informiert werden müssen, der Betriebsrat einzubeziehen ist und die Erhebung nicht über das notwendige Maß hinausgehen darf.

Rechtlich stützt sich die Messung auf das Direktionsrecht des Arbeitgebers und auf § 26 BDSG in Verbindung mit der DSGVO. Es gibt keinen Anspruch auf Heimarbeit (Homeoffice), deshalb darf grundsätzlich festgehalten werden, wer anwesend ist.

• Zulässig sind einfache Verfahren: Anwesenheit „ja/nein“, belegte vs. freie Plätze, gebuchte vs. genutzte Räume. Auch aggregierte Auswertungen auf Team- oder Standortebene sind unproblematisch, solange die Daten anonymisiert werden.
• Unzulässig ist, einzelne Mitarbeiter im Detail zu tracken, zum Beispiel über Standortdaten, Bewegungsprofile oder Videoüberwachung. Solche Verfahren greifen tief in die Privatsphäre ein und sind unverhältnismäßig.
• Ein Zweckwechsel ist unzulässig: Aus reinen Anwesenheitsdaten darfst du nicht heimlich Leistungsbewertungen ableiten oder Disziplinarmaßnahmen begründen.

Zustimmung des Betriebsrats zur Messung der Büroanwesenheit

Sobald Systeme eingeführt werden, die das Verhalten oder die Leistung der Belegschaft überwachen könnten, ist der Betriebsrat mitbestimmungspflichtig. Lege daher in einer Betriebsvereinbarung fest, welche Daten erhoben werden, wie lange sie gespeichert bleiben, wer Zugriff hat und wofür sie genutzt werden dürfen.

Damit Anwesenheitserfassung akzeptiert wird, musst du deine Mitarbeiter offen informieren:

• Welchen Zweck hat die Messung?
• Welche Daten werden erfasst?
• Wer kann sie sehen?
• Wie lange werden sie gespeichert?

Tipp: Die Büroauswertung in PULT ist DSGVO-konform. Die Software arbeitet nach dem Prinzip der Datensparsamkeit und lässt keine Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter zu.

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Wozu lassen sich Daten zur Büroanwesenheit nutzen?

Die Daten zur Büroanwesenheit dienen dir dazu, die vorhandenen Büroflächen in einer Weise zu nutzen, die vorher nicht möglich war. Die Auslastungszahlen ermöglichen, deinen Angestellten die Räumlichkeiten und Zonen anzubieten, die sie tatsächlich nachfragen.

• Weniger feste Arbeitsplätze: Wenn du erkennst, dass viele Einzelarbeitsplätze regelmäßig leer bleiben, kannst du die Anzahl reduzieren. Ein Desk-Sharing-Konzept macht es möglich, dass weniger Tische reichen, ohne dass jemand leer ausgeht. Die frei werdende Fläche kannst du anderen Zwecken zuführen.
• Räume schaffen, die nachgefragt sind: Besprechungsräume und Teamzonen sind stärker nachgefragt als klassische Einzelplätze. Mit den gewonnenen Quadratmetern richtest du Meetingräume, Projektflächen oder Kreativzonen ein, die deinen Mitarbeitern einen echten Mehrwert bieten.
• Attraktive Pausen- und Entspannungsmöglichkeiten: Lounges, Teeküchen oder sogar Sportbereiche machen das Büro zu einem Ort, an dem man gern Zeit verbringt. Diese Flächen sind im Homeoffice kaum zu ersetzen und genau das motiviert zur freiwilligen Anwesenheit im Büro.
• Arbeitgeberattraktivität steigern: Ein modernes, gut ausgestattetes Büro ist auch ein Argument im Recruiting. Bewerber achten zunehmend darauf, ob sie einen Arbeitsplatz vorfinden, der Austausch, Wohlbefinden und Entspannung bietet.

Tipp: Die Rückkehr der Angestellten aus dem Homeoffice ins Büro ist das Ziel vieler Arbeitgeber. Mit positiven Maßnahmen gelingt auch dir der Return to Office.

Wie wirkt sich ein Zwang zur Büroanwesenheit aus?

Ein Zwang zur Büroanwesenheit führt laut aktuellen Studien nicht zu mehr Leistung, sondern senkt die Zufriedenheit und kann mitunter die Fluktuation erhöhen. Besonders betroffen sind jüngere Generationen.

• Keine Produktivitätssteigerung: Analysen von Unternehmen mit verpflichtenden Return-to-Office-Policies belegen: Leistung steigt nicht, teilweise sinkt sie sogar.
• Sinkende Zufriedenheit: Beschäftigte fühlen sich bevormundet, was sich negativ auf Motivation und Bindung ans Unternehmen auswirkt.
• Höhere Fluktuation: Viele kündigen oder orientieren sich neu, wenn sie durch starre Präsenzpflichten an Flexibilität verlieren.
• Ungleich betroffen: Studien zeigen, dass besonders Frauen, leistungsstarke Mitarbeiter und Millennials häufiger kündigen, wenn Bürozwang eingeführt wird.

Messungen als erster Schritt zu mehr Büroanwesenheit

Die Möglichkeit, einzelne Arbeitstage im Homeoffice zu verbringen, ist für Angestellte inzwischen zum Standard geworden. Zumindest gilt das für Berufe, in denen das auch tatsächlich möglich ist. Die Anwesenheit im Büro ist jedoch ebenfalls ein wertvolles Gut, das sich Arbeitgeber berechtigterweise zurückwünschen.

Die Rückkehr ins Büro und somit eine erhöhte Büroanwesenheit gelingt am besten durch positive Motivation. Zwang führt eher zu Abwanderung. Als geeigneter Motivator gelten alle Maßnahmen, die dein Büro attraktiver werden lassen. Biete deinen Angestellten etwas, was ihr Zuhause nicht leisten kann.

Um Flächen für Lounges, Teambereiche, Ruhebereiche oder gar Sporträume freizumachen, wirst du die vorhandenen Flächen umplanen und Einzelarbeitsplätze reduzieren müssen. Das erste Glied in dieser Kette ist daher die Messung der aktuellen Büroauslastung. Und diese gelingt am besten mit den Office Insights von PULT.

Wichtig: Sobald wieder mehr Kollegen ins Büro zurückkehren, verschieben sich selbstverständlich auch die Buchungs- und Anwesenheitszahlen. Halte daher in PULT den Trend im Auge, was über die Office Insights sehr leicht möglich ist.

Durch die Beobachtung des Buchungsverhaltens kannst du das Angebot von Einzelarbeitsplätzen nachjustieren. Auf diesem Weg sorgst du dafür, dass alle Angestellten jederzeit verlässlich einen freien Platz buchen können.

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