Agile Workplace erklärt: Räume, Arbeitsmittel und Kultur im Zusammenspiel

Agile Workplace: Das Wichtigste in Kürze

• Ein Agile Workplace ist ein Büro mit unterschiedlichen Zonen für Konzentration, Zusammenarbeit und Austausch sowie Erholung und Ausgleich.
• Activity-based Working ist das häufigste Modell des Agile Workplace: Die Tätigkeit bestimmt dabei den gewählten Arbeitsplatz innerhalb des Agile Workplace.
• SAP, Bosch oder Interpolis setzen Agile Workplaces ein, um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu stärken und die vorhandenen Flächen zielgerichtet zu nutzen.
• Studien zeigen: Ein Agile Workplace funktioniert am besten mit Rückzugsorten, klaren Regeln zur Platzvergabe und begleitendem Change-Management.
• Mit PULT lässt sich die Platzvergabe im Agile Workplace einfach und fair steuern.

Was ist ein Agile Workplace?

Der Ausdruck Agile Workplace bedeutet zu Deutsch „agiler Arbeitsplatz“. Gemeint ist damit das gesamte Arbeitsumfeld, also das Büro samt seiner Ausstattung und der Art, wie Teams miteinander arbeiten und umgehen. Ein Agile Workplace schafft Bedingungen dafür, dass die Arbeit entlang der täglich gestellten Anforderungen organisiert und erledigt werden kann.

• Räume: Statt festgeschriebener Sitzordnung besteht der Agile Workplace aus unterschiedlichen Bereichen. Vorhanden sind Einzelarbeitsplätze für stilles und konzentriertes Arbeiten, offene Flächen für Workshops und Teamarbeit, Besprechungsräume, die sich je nach Teamgröße und Aufgabe schnell herrichten lassen.
• Arbeitsmittel: Die Arbeitsmittel im Agile Workplace sind auf die ständige Zusammenarbeit ausgerichtet. Dazu gehört Cloudsoftware, die gemeinsam benutzt wird und geräteunabhängig synchron ist. Darin können bereits erarbeitete Inhalte miteinander geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Darauf ist auch die Hardware ausgerichtet und es kommen eher Laptops und Tablets statt fest installierter Desktoprechner zum Einsatz.
• Kultur: Der Agile Workplace bezieht sich auch auf die Haltung des Teams zur eigenen Arbeit. Jeder übernimmt Verantwortung für seinen Teil der Arbeit und der Teamleistung. Die Arbeitsleistung wird anhand der Ergebnisse bewertet und nicht mehr anhand der Anwesenheitsstunden. Räume, Strukturen und Abläufe werden fortlaufend dahingehend bewertet, ob sie nach wie vor den Zielen gerecht werden. Änderungen sind leicht möglich und erwünscht.

Abgrenzung des Agile Workplace zu verwandten Begriffen:

Warum arbeiten Unternehmen in einem Agile Workplace?

Der allgemeine Leistungs- und Kostendruck auf Unternehmen ist seit der Pandemie sowie der Gaskrise gestiegen, sodass die Arbeitsweise und Räumlichkeiten fortlaufend auf dem Prüfstand stehen.

Um konkurrenzfähig oder gar Vorreiter zu bleiben, muss der Arbeitsplatz den Angestellten die bestmöglichen Bedingungen für ihre Leistungsfähigkeit bieten. Der Agile Workplace ist eine Antwort darauf und Activity-based Working ist oft das gewählte Modell.

Beispiel für Activity-based Working im Agile Workplace

Das niederländische Versicherungsunternehmen Interpolis hat seine Büros komplett nach Activity-based Working umgebaut. Seitdem gibt es keine festen Schreibtische mehr, sondern verschiedene Bereiche für unterschiedliche Tätigkeiten: Einzelarbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten in ruhigen Zonen, offene Flächen für Workshops und Rückzugszonen. Das Ergebnis: 45 % weniger Bürofläche und 24 % geringere jährliche Belegungskosten.

Studien zeigen, dass reine Großraumbüros den Austausch unter den Mitarbeitern eher bremsen. In manchen Fällen sank die direkte Kommunikation um fast 70 Prozent, weil Beschäftigte auf Mails oder Chat ausweichen.

Ein Agile Workplace dagegen setzt auf Zonenvielfalt: Orte für Rückzug, Orte für Austausch, Orte für kurze Ad-hoc-Besprechungen. Erst diese Kombination verhindert, dass der agile Gedanke im Arbeitsalltag zurückbleibt.

Unternehmen setzen auf den Agile Workplace, weil er die Büroflächen gezielt für neue und bessere Arbeitsbereiche nutzbar macht. Diese neuen Bereiche kommen der Bewältigung des mitunter hohen Leistungsdrucks zugute und ermöglichen es den Angestellten, ihre Arbeitsweise täglich der Aufgabe anzupassen.

Wie ist ein Agile Workplace gestaltet?

Ein Agile Workplace ist ein Baukasten aus verschiedenen Zonen und Räumen, die je nach Aufgabe genutzt werden. Im Kern steckt die Idee des Activity-based Working: Die tagesaktuelle Tätigkeit bestimmt den Ort. Dieser kann auch mehrfach täglich innerhalb des Büros wechseln.

• Ruhige Plätze für konzentriertes Arbeiten: Einzelarbeitsplätze sind so angeordnet, dass sie Ruhe bieten. Akustisch wirksame Raumtrenner, textile Oberflächen und große Pflanzen schirmen optisch und akustisch ab. So entsteht ein Bereich, in dem ungestörtes Arbeiten möglich wird.
• Zonen für Austausch und Workshops: Für agile Methoden wie Stand-ups, Sprints oder Retrospektiven braucht es Flächen, die unkompliziert und schnell genutzt werden können. Rollbare Tische, Whiteboards und Stellwände machen es möglich, den Raum je nach Gruppengröße und Aufgabe in wenigen Minuten neu einzurichten.
• Besprechungsräume in verschiedenen Größen: Für Absprachen sowie größere Projekt- oder Kundenmeetings stehen Meetingräume bereit. Diese sind mit Videokonferenztechnik ausgestattet, sodass Teams auch mit den Kollegen im Homeoffice, Coworking-Spaces oder in der Workation zusammenarbeiten können.
• Sozial- und Pausenzonen: Küche, Lounge oder Cafébereich sind Bausteine der Kultur im Agile Workplace. Sie dienen der Erholung und sorgen dafür, dass das Team das Büro nicht verlassen muss, da es mit allem versorgt ist. Untersuchungen zeigen, dass gerade diese Orte den Wissensfluss stärken und die Aufenthaltsqualität im Büro erhöhen.
• Zonen für Bewegung und Erholung: Im Agile Workplace entstehen Bereiche für Bewegung, Spiel und Entspannung. Das kann ein Raum mit Tischtennisplatte oder Kicker sein, eine kleine Fitnesszone mit Laufband-Schreibtischen oder ein Ruheraum mit bequemen Sesseln. Solche Orte folgen der einfachen Logik: Wer sich zwischendurch bewegt oder bewusst entspannt, bleibt länger konzentriert und belastbar. Auf diesem Weg soll ein Ausgleich zur sonst hohen Leistungsanforderung geschaffen werden.

Wie setze ich einen Agile Workplace um?

Ein Agile Workplace entsteht Schritt für Schritt. Es ist wichtig, dass Raum, Technik und Kultur mit dem Team entwickelt werden. So gelingt die Umsetzung in der Praxis:

1. Bedürfnisse verstehen

Am Anfang steht die Analyse der aktuellen Arbeitsweise. Welche Tätigkeiten sind im Alltag am wichtigsten und welche Arbeitsumgebungen fehlen? Mitarbeiterbefragungen und Beobachtungen helfen, den Bedarf präzise zu erfassen.

2. Ziele festlegen

Ein Agile Workplace ist erfolgreicher, wenn er ein klares Ziel verfolgt. Das kann mehr Zusammenarbeit sein, eine bessere Flächennutzung oder die Steigerung der Zufriedenheit im Team. Solche Vorgaben geben dem Projekt eine klare Richtung.

3. Räume gestalten

Auf Grundlage der Analyse entsteht ein Konzept mit unterschiedlichen Zonen: konzentriertes Arbeiten, Zusammenarbeit, Austausch, Erholung. Die Vielfalt macht den Unterschied. Wichtig ist, dass jeder Bereich klar erkennbar ist und seinem Zweck dient.

4. Digitale Werkzeuge einführen

Die Steuerung der Raumnutzung funktioniert am besten mit Software. PULT sorgt dafür, dass deine Angestellten ihren Arbeitsplatz buchen können. So wird die Nutzung der Flächen fair und transparent organisiert.

5. Regeln und Kultur entwickeln

Ein Agile Workplace lebt von gemeinsamer Verantwortung. Es braucht klare Regeln für die Nutzung der Flächen und eine Kultur, die Vertrauen, Eigenverantwortung und Ergebnisorientierung fördert. Erst wenn das Team diese Haltung teilt, entfaltet der Arbeitsplatz sein volles Potenzial.

6. Kontinuierliche Anpassung

Arbeitsweisen ändern sich, Teams entwickeln sich weiter und Technologien kommen hinzu. Deshalb ist ein Agile Workplace niemals abgeschlossen. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung sichern, dass das Konzept lebendig bleibt und langfristig wirkt.

Wie steuere ich die Platzvergabe im Agile Workplace?

Der Agile Workplace lebt von räumlicher Vielfalt: Rückzugsorte, offene Flächen für Teamarbeit, Räume für Austausch und Meetings. Damit diese Umgebung funktioniert, brauchst du eine faire Vergabe der vorhandenen Plätze und räumlichen Ressourcen.

Die Arbeitsplatzbuchung in PULT ist eine Software, mit der deine Angestellten Arbeitsplätze, Räume und Zonen verbindlich buchen können. Auf diesem Weg gelangen alle an den Arbeitsplatz, der für ihre kommende Aufgabe benötigt wird.

• Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Mitarbeiter reservieren Schreibtische, Zonen oder Besprechungsräume einfach vorab. Damit verhinderst du Doppelbelegungen und stellst sicher, dass alle fair auf die Flächen zugreifen können.
• Office Insights: Du siehst in Echtzeit und historisch, wie stark einzelne Bereiche genutzt werden. So kannst du die Aufteilung laufend anpassen und dort Kapazitäten schaffen, wo sie tatsächlich gebraucht werden.
• PULT Presence: Zusätzlich zu den Buchungsdaten liefert dir PULT echte Anwesenheitswerte. Der Check-in der Mitarbeiter erfolgt automatisch, sobald sich eines ihrer Geräte mit dem Unternehmens-WLAN verbindet.

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