Moderne Bürokonzepte: So gestaltest du dein Büro

Warum sind moderne Bürokonzepte wichtig?

Innerhalb eines modernen Bürokonzeptes nutzt du Daten, um Flächen und deren Nutzung intelligenter zu planen. Die Konzepte berücksichtigen das Thema der Nachhaltigkeit bereits während der Planung und entwickeln neue Raumtypen, die sich an den Arbeitsalltag im Unternehmen anpassen.

Datennutzung in modernen Bürokonzepten

Viele Büros sind heute noch starr geplant; Schreibtische, Möbel und Schränke werden fest installiert. Dabei ändert sich die Nutzung oft schneller, als es die Grundrisse erlauben. Mit Sensoren kannst du das schwarz auf weiß sehen: Welche Räume sind wie oft belegt? Wo wird konzentriert gearbeitet, wo gemeinschaftlich gearbeitet?

Siemens hat das vorgemacht. Am Standort München misst das Unternehmen mithilfe von Belegungssensoren (=Anwesenheitssensoren), wie die Flächen tatsächlich genutzt werden. Das Ergebnis: weniger ungenutzte Plätze, dafür mehr Raum für Austausch. Die Bürofläche wurde um 30 Prozent reduziert, gleichzeitig nahm die Zusammenarbeit um 20 Prozent zu.

Die Daten solcher Anwesenheitssensoren können auch zur Steuerung der Klima- und Heizungsanlage genutzt werden. Daran lassen sich wiederum Lüftungsanlagen koppeln, die mithilfe von Raumluftsensoren für frische Luft sorgen. Die Sensordaten helfen dabei, während der Nutzung für eine sehr angenehme Atmosphäre zu sorgen und bei Abwesenheit Energie und Betriebskosten einzusparen.

Die Analysten von Roots Analysis BUSINESS RESEARCH & CONSULTING sagen ein stetiges Wachstum des Sensormarktes voraus. Dieser soll bis zum Jahr 2035 auf knapp unter 10 Milliarden US-Dollar wachsen.

Nachhaltigkeit in modernen Bürokonzepten

Die Nachhaltigkeit im Büro beginnt bei der Materialwahl, der Rückbaubarkeit und den erwarteten Lebenszyklen des Interieurs.

Die Deutsche Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen (DGNB) hat einen eigenen Circularity-Score entwickelt, der genau das bewertet: Wie viel eines Büros lässt sich wiederverwenden, recyceln oder modular anpassen? Wer das clever macht, spart nicht nur CO₂, sondern auch Geld.

Ein gutes Beispiel liefert der Möbelhersteller Ahrend. Dort wird Mobiliar zurückgenommen, überarbeitet und wieder eingesetzt. Laut eigener Angabe spart das bis zu 54 Kilogramm CO₂ pro Arbeitsplatz und Jahr.

Zwei Bürotypen, die sich in modernen Bürokonzepten durchsetzen

Aktuell sehen wir zwei Grundideen, wie moderne Büros gebaut werden:

1. Das Clubhouse-Büro:

• Weniger Arbeitsplätze, dafür mehr Aufenthaltsqualität
• Lounge-Flächen, Pausenzonen, offene Räume, viel Holz und Pflanzen
• Die Idee: Wer ins Büro kommt, soll sich willkommen fühlen und gerne bleiben.

2. Der Corporate Campus:

• Große, modulare Büros, die sich ständig weiterentwickeln.

Steelcase zeigt mit seinem LINC Campus in München, wie das aussehen kann. Hier wird regelmäßig gemessen, angepasst, umgebaut:

Beide Ansätze haben ihre Berechtigung. Welcher davon passt, hängt von deiner Unternehmenskultur und deinen Abläufen ab. Wichtig ist: Das Büro muss das Arbeiten erleichtern und der menschlichen Natur gerecht werden.

Leitfaden: So entwickelst du ein modernes Bürokonzept, Schritt für Schritt

Viele Unternehmen starten mit dem Bürokonzept erst dann, wenn ein Umzug oder Umbau bereits feststeht. Dabei lohnt es sich immer, sehr viel früher und systematisch an die Erstellung des Bürokonzepts heranzugehen. Hier findest du vier Schritte, die dir helfen, dein Büro zukunftsfähig aufzustellen.

1. Bestehende Flächen analysieren

Bevor du in die Ideenfindung gehst, schau dir an, wie dein Büro aktuell genutzt wird. Gibt es Engpässe beim Platzangebot? Leerstände? Überbuchungen? Erfasse dafür insbesondere auch die Auslastung des Büros.

Tipp: In PULT Presence kannst du die Anwesenheit der Mitarbeiter und somit die Büroauslastung exakt erfassen, ohne dass dein Team dafür etwas tun muss.

2. Mitarbeiter einbeziehen

Ein modernes Büro entsteht nicht (nur) in der Planungssoftware. Hol dir in einer sehr frühen Phase Feedback der Belegschaft, zum Beispiel über kurze Umfragen oder Workshops. Anbieter wie Leesman bieten gute Benchmarks, um das Nutzererlebnis im Büro greifbar zu machen.

Je besser du die Arbeitsweise und Wünsche deiner Teams verstehst, desto besser kannst du die Eckpfeiler für das neue und moderne Bürokonzept setzen.

3. Nachhaltigkeit mitdenken

Nutze den Umbau oder die Neugestaltung, um zirkuläre Prinzipien einzuführen: modulare Möbel, wiederverwertbare Materialien, ein planbarer Lebenszyklus. Die DGNB-Kriterien können als Rahmen helfen.

4. Räume als System denken

Moderne Büros entwickeln sich immer weiter. Denk dein Konzept daher nicht als „fertigen Plan“, sondern als Startpunkt. Starte mit einem Piloten, miss die Nutzung und passe in Intervallen an. 

Kennzahlen für moderne Bürokonzepte

Sobald du ein modernes Bürokonzept planst, hilft dir neben der Inspiration für die Neugestaltung vor allem auch eine belastbare Datengrundlage. Denn die Wünsche und das Empfinden deiner Angestellten sind das Eine, ihr tatsächliches Verhalten mitunter jedoch etwas anderes.

Diese Werte helfen dir, den aktuellen Zustand zu bewerten und später immer wieder die Entwicklung und die Änderungen zahlenbasiert zu bewerten:

• Flächenauslastung (%): Wie oft werden Arbeitsplätze oder Besprechungsräume tatsächlich genutzt?
• Verhältnis Konzentrationsbereiche zu Flächen für Zusammenarbeit: Stimmen Angebot und Bedarf überein?
• eNPS (Employee Net Promoter Score): Würden Mitarbeiter das Büro weiterempfehlen?
• Buchungsquote pro Raumtyp: Welche Zonen sind beliebt, welche nicht?
• Anteil freiwilliger Office-Nutzung: Wie oft kommen Mitarbeiter ohne Pflicht ins Büro?

‍Tipp: Im laufenden Betrieb deines neuen Büros kannst du die Nutzungsdaten in einer passenden Software auswerten und über die Dauer erkennen, welche Bereiche und Arbeitsplätze tatsächlich häufig genutzt werden.

Daraus kannst du ableiten, was gut funktioniert und woran mehr Bedarf besteht. Die gesammelten Daten kannst du immer wieder mit der Meinung der Belegschaft abgleichen, um daraus deine Schlüsse für die Weiterentwicklung zu ziehen.

Neuroarchitektur & Wohlbefinden in das moderne Bürokonzept einbinden

Unser Gehirn reagiert ständig auf seine Umgebung, auch im Büro. Licht, Raumgefühl, Geräusche und Materialien wirken direkt auf Aufmerksamkeit, Stimmung und soziale Offenheit. Wenn du diese Mechanismen gezielt nutzt, kannst du mit kleinen Gestaltungsentscheidungen eine große Wirkung entfalten

Neuroarchitektur im Büro

Emotionen & Stresslevel
Räume mit natürlichem Licht, geeigneter Akustik und optischer Klarheit wirken direkt auf das limbische System, also das menschliche Emotionszentrum. Studien zeigen: Wenn Licht, Pflanzen und beruhigende Materialien harmonieren, sinkt das Cortisol (Stresshormon), und die Stimmung bleibt stabil.

Kognitive Leistung steigern
Büros mit natürlichen Elementen, also Pflanzen, Tageslicht und Bioformen, verbessern Arbeitsgedächtnis und Konzentration. In Experimenten zu Neuroarchitektur stieg die Leistung um rund 15 % bei Testpersonen, die in Umgebungen mit Grünflächen arbeiteten.

Mehr psychische Sicherheit & Kreativität
Die Forschung zeigt: Die Gehirnwellen von Mitarbeitern synchronisieren sich stärker, wenn sie persönlich anwesend zusammenarbeiten, im Gegensatz zur virtuellen Zusammenarbeit. Ein offenes, angenehmes Umfeld stärkt die psychische Sicherheit.

Gestaltungsprinzipien der ​​Neuroarchitektur im modernen Bürokonzept

Element: Tageslicht
Wirkung auf Gehirn: Reguliert Biorhythmus, reduziert Stress
Lösungsidee für dein Büro: Große Fenster, Lichtführung, schaltbare Jalousien

Element: Pflanzen / Biophilie
Wirkung auf Gehirn: Stärkung emotionaler Stabilität, bessere Schlafqualität
Lösungsidee für dein Büro: Grüne Wände, Pflanzen in Zonen, Naturbilder

Element: Akustik
Wirkung auf Gehirn: Ruhe steigert Fokus; Lärm führt zu Fehlern
Lösungsidee für dein Büro: Akustikdecken, Reflexionsflächen, Ruhebereiche

Element: Raumproportion & Klarheit
Wirkung auf Gehirn: Vermeidet Überforderung oder Enge im Gehirn
Lösungsidee für dein Büro: Klare Raumstruktur, Übersichtlichkeit, Zonierung

Ausgewählte Studien & Erkenntnisse zur Neuroarchitektur im Büro

• VR & EEG-Studie (2023/2024): Unterschiedliche Beleuchtung beeinflusst messbar die Aktivierung bestimmter EEG-Bänder für Konzentration/Entspannung. Fazit: Nicht nur die Lichtmenge, sondern auch das Lichtspektrum ist von Bedeutung.
• ComFeel-Studie (2021): Verbesserungen am Raumkomfort (Licht/Luft/Gasqualität) senken Fehler um 25 % und steigern das Produktivitätsempfinden um 35 %.
• Akustik-Analyse: Da viele, gleichzeitig stattfindende Gespräche irritierend wirken, wirkt sich die bewusste Lärmreduzierung direkt auf den Komfort aus und bildet somit ein klares Design-Argument. thenbs.com, hsmsearch.com

Umsetzung der Neuroarchitektur in deinem Bürokonzept

1. Zonen mit Fokus & Klarheit schaffen
   Biete ruhige und gemütliche Nischen mit Tageslicht und Pflanzen und davon getrennte Bereiche für Zusammenarbeit und Gespräche.
2. Natürliche Materialien nutzen
   Holz, Stein, sichtbare Struktur: mit den Augen „spürbar“ und mental entlastend.
3. Akustik bewusst gestalten
   Achte auf geräuschdämpfende Materialien und Einrichtungselemente, halte Lärmquellen vom Arbeitsbereich fern, tilge elektrische Geräte mit dauerhaften Summgeräuschen oder hochfrequenter Geräuschemission.
4. Beleuchtung vielfältig gestalten
   Büro auf Tageslicht optimieren, wenn möglich mit Fensterflächen, ansonsten mit Tageslichtlampen, unterstützt von künstlichem Licht mit wechselndem Spektrum (Angaben der Lichttemperatur in Kelvin).
5. Feedback auswerten
   Messung via EEG/Befragung/Feedbackrunden, was funktioniert gut, was fehlt jedoch? Kontinuierlich prüfen.

Moderne Bürokonzepte sind eine Antwort auf eine Art zu arbeiten, die sich grundlegend verändert hat.

Abschluss: Moderne Bürokonzepte in 2025

Für moderne Bürokonzepte stellen sich diese Fragen: Wie gestalten wir Räume, die gern und natürlich genutzt werden? Wie unterstützt das Büro und dessen Einrichtung die Arbeit der Angestellten? Und wie lassen sich Gesundheit, Wohlbefinden und Unternehmenskultur dabei zusammen denken?

Die Antworten liegen in der Kombination aus:

• Daten: Sie zeigen, welche Räume und Arbeitsplätze wirklich gebraucht werden.
• Verschiedene Raumtypen: Die richtige Mischung aus Fokus und Austausch.
• Zirkuläres Denken: Nachhaltigkeit von Anfang an mitplanen.
• Neuroarchitektur: Räume gestalten, die den Menschen guttun.

Wer moderne Bürokonzepte plant, denkt in Funktionen, Verhalten und Wirkung statt Möbeln oder Farben. Dann kann ein gutes Büro spürbar dazu beitragen, wie gut wir zusammenarbeiten.

Dein erster Schritt auf dem Weg zum modernen Bürokonzept: Die aktuelle Auslastung deines Büros messen und herausfinden, wie das Verhältnis zwischen Anwesenheit und Homeoffice tatsächlich lautet.

In PULT Presence wird die Anwesenheit von Mitarbeitern erfasst, sobald sich eines ihrer Geräte (Laptop, Smartphone) mit deinem Unternehmens-WLAN verbindet. Dafür kannst du deine bisherige Netzwerkstruktur nutzen, ohne Umbau. Deine Mitarbeiter müssen ebenfalls nicht aktiv werden und die Erfassung erfolgt DSGVO-konform, da kein Rückschluss auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter möglich ist.

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Moderne Bürokonzepte – Häufige Fragen und Antworten