Workplace Management | Arbeitsplatzorganisation

Workplace Management verstehen und richtig umsetzen

Arbeitsplätze verändern sich durch neue Erwartungen an die Zusammenarbeit, Leistungsfähigkeit und die Arbeitskultur. Damit Büros, Räume und Strukturen diesen Anforderungen gerecht werden, braucht es ein durchdachtes Workplace Management. In diesem Artikel erfährst du, worauf es beim Workplace Management ankommt, welche Herausforderungen typischerweise auftreten und wie du passende Lösungen entwickeln kannst.

Was ist Workplace Management?

Das Workplace Management (auf Deutsch auch „Arbeitsplatzmanagement“) beschreibt das Konzept der Organisation und Gestaltung von Arbeitsplätzen, sodass Mitarbeiter zufrieden und effizient arbeiten können.

Das Workplace Management beschäftigt sich mit der Planung, Organisation und Optimierung von Arbeitsplätzen. Es geht dabei aber ebenso um die Abläufe auf täglicher Basis als auch um die Kommunikation und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Wozu dient das Workplace Management?

Ein aktives Workplace Management dient dazu, Arbeitsplätze und Büros so zu gestalten und zu organisieren, dass die Mitarbeiter dort tatsächlich effizient, langfristig gesund und täglich motiviert arbeiten können. Es verfolgt somit das Ziel, die allgemeine Arbeitsqualität, Zusammenarbeit und Ressourcennutzung zu verbessern, und das sowohl auf individueller Ebene als auch im gesamten Unternehmen. Dabei werden Räume, Technik und Organisation systematisch aufeinander abgestimmt.

Wie verbessert Workplace Management die Produktivität?

Das Workplace Management soll Strukturen schaffen, die positiv auf den Arbeitsfluss einwirken:

• klar geregelte Zuständigkeiten
• gut abgestimmte Flächenplanung
• eine funktionierende technische Infrastruktur

Dadurch sinken im Arbeitsalltag der Leerlauf, Doppelarbeit und Konzentrationsunterbrechungen.

Wie trägt Workplace Management zur Mitarbeiterzufriedenheit bei?

Ein gut organisiertes Arbeitsumfeld berücksichtigt menschliche Bedürfnisse wie Rückzugsräume, bequeme Möbel oder familientaugliche Arbeitsmodelle. Wer sich wohlfühlt, arbeitet insgesamt motivierter und bleibt dem Unternehmen eher treu. Workplace Management ermöglicht es, unterschiedliche Anforderungen, etwa aus verschiedenen Generationen oder Arbeitsstilen, unter einem Dach zu vereinen.

Welche Rolle spielt Workplace Management bei der Flächennutzung und Kostenkontrolle?

Durch die zielbewusste Planung, etwa bei der Nutzung von Desk Sharing oder der Umnutzung von Flächen, lässt sich der Platzbedarf anpassen, ohne Einbußen im Arbeitskomfort hinnehmen zu müssen. Besonders bei hybriden Arbeitsmodellen hilft Workplace Management dabei, Leerstände an den Arbeitsplätzen zu vermeiden und somit die vorhandenen Ressourcen effizient einzusetzen.

Was sind die Grundlagen eines funktionierenden Workplace Managements?

Ein funktionierendes Workplace Management basiert immer auf einem klaren Verständnis dafür, wie Menschen tatsächlich arbeiten und was sie dafür brauchen. Es geht darum, Räume, Abläufe und Ausstattung so zu organisieren, dass der Arbeitsalltag gut funktioniert. Dazu gehört auch, regelmäßig zu schauen, ob etwas angepasst werden muss, etwa weil sich das Team verändert oder neue Arbeitsformen dazukommen.

Warum ist eine klare Planung der Flächen und Arbeitsplätze so wichtig?

Eine gute Planung sorgt dafür, dass der vorhandene Platz sinnvoll genutzt wird und niemand suchen oder improvisieren muss. Es hilft auch, Tage mit hoher Auslastung vorherzusehen und diese Spitzenauslastung entweder zu senken oder gekonnt damit umzugehen.

Tipp: Viele Unternehmen setzen für die Büroauswertung PULT Office Insights ein. Darin siehst du die Büroauslastung über die Zeit und kannst somit das Platzangebot gekonnt steuern. So finden deine Angestellten auch zu Spitzenzeiten verlässlich einen freien Arbeitsplatz.

Welche Rolle spielt die technische Ausstattung im Workplace Management?

Die passende Technik und verlässliche Software sorgen dafür, dass dein Team reibungslos arbeiten und zusammenarbeiten kann. Zur Ausstattung gehören ein funktionierendes und stabiles WLAN, passende Software, Lade- und Präsentationsmöglichkeiten, aber auch Basics wie funktionierende Monitore und Headsets.

Wie setzt man Workplace Management richtig um?

Ein aktives Workplace Management wird vor allem dann gebraucht und eingesetzt, wenn ein Neubau des Arbeitsplatzes geplant oder durchgeführt ist, wenn eine bessere Raumnutzung gewünscht wird oder ein Wechsel ins hybride Arbeiten ansteht. Auch ohne diese Punkte sollte regelmäßig überprüft werden, wie man Arbeitsplätze weiter verbessern kann.

Vorgehen bei Neubau, Umzug oder kompletter Neuplanung

• Bedarfsanalyse: Wer arbeitet wie und wo? Zeiten, Arbeitsorte, Tagesabläufe, Rolle im Team, genutzte Technik, Räume usw.
• Personas oder Nutzungsszenarien erstellen: Typische Arbeitsweisen und -abläufe sichtbar machen und prüfen, ob sich alle Kollegen in diesen Personas wiederfinden.
• Flächen- und Nutzungskonzepte entwerfen: Zonen (Ruhezone, Zone für Zusammenarbeit, Pausenbereiche, …), Raumtypen, Belegung und Freigabe für einzelne Mitarbeiter oder bestimmte Teams.

Tipp: In PULT kannst du Meetingräume, Arbeitsplätze oder Zonen für bestimmte Mitarbeiter und Teams freigeben oder sperren. So kannst du die Nutzung gezielt steuern und denjenigen Kollegen die Nutzung ermöglichen, die sie wirklich brauchen.

Vorgehen bei der Optimierung bestehender Bürostrukturen

• Ist-Zustand erfassen: z. B. mit Belegungsdaten, Nutzungsbeobachtungen oder kurzen Interviews
• Schmerzpunkte identifizieren: Wo bleiben Arbeitsabläufe häufig stecken? Welche Räume fehlen oder sind ungenügend ausgestattet? Fehlt bestimmte Technik?
• Ergebnisse kommunizieren: Was hat die Auswertung ergeben? Welche Schritte sind nun geplant? Welche Rückmeldung gibt es zu dieser Planung?
• Gezielt Maßnahmen umsetzen: Umnutzung von Räumen, bessere Ausstattung, klare Nutzungsregeln, Buchungsmöglichkeiten bieten.

Vorgehen bei der Einführung oder Weiterentwicklung hybrider Arbeitsmodelle (Home Office, mobiles Arbeiten)

• Arbeitsmuster analysieren: Wann sind wie viele Kollegen im Büro?
• Rückschlüsse ziehen: Wie viele Arbeitsplätze werden tatsächlich gebraucht?
• Zonen- und Buchungskonzepte entwickeln: Desk Sharing, Bereiche für stilles und konzentriertes Arbeiten, Zonen für die Zusammenarbeit, Pausenbereiche, Meetingräume, Gästebereiche.
• Technische Grundlagen schaffen: Flächendeckendes WLAN, gleich ausgestattete Arbeitsplätze mit Monitoren und Dockingstationen, Zugriff auf Systeme auch von zu Hause aus, persönliche Geräte wie Maus, Tastatur und Headset.

Welche Probleme entstehen, wenn kein gutes oder aktives Workplace Management besteht?

Wenn sich niemand wirklich um die Gestaltung und Organisation der Arbeitsplätze kümmert, läuft im Alltag vieles nicht so, wie es wünschenswert wäre: Mitunter wissen Mitarbeiter nicht, wo sie arbeiten sollen (trifft auf unorganisierte Sharing-Modelle zu), es fehlen passende Räume, und technische Ausstattung ist nicht immer da, wo sie gebraucht wird. Das sind Betriebsbremsen und auf Dauer leidet darunter die Stimmung im Team sowie die Qualität der Arbeit.

Wie wirkt sich fehlendes Arbeitsplatzmanagement auf die Zusammenarbeit aus?

Ohne ein funktionierendes Arbeitsplatzmanagement wissen Kollegen nicht immer voneinander, wer wo arbeitet und wie bestimmte Prozesse ablaufen bzw. welchen Stand sie aktuell haben. Das erschwert die Abstimmung im Team und die Meetings dauern durch viele Rückfragen und Details länger.

Was bedeutet mangelndes Workplace Management für das Wohlbefinden der Mitarbeiter?

Ungeeignete Möbel, permanent schlechte Luft oder fehlende Rückzugsräume sowie Konzentrationszonen können zu körperlichen Beschwerden, Stress und Konzentrationsproblemen führen. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Bedürfnisse ignoriert werden, sinkt nachvollziehbar die Motivation. Eine schlechte Arbeitsplatzgestaltung wirkt sich direkt auf die Stimmung und das Engagement aus.

Welche wirtschaftlichen Nachteile entstehen für Unternehmen ohne aktives Workplace Management?

Spürbar unorganisierte Unternehmen kämpfen mit einer unwirtschaftlichen Raumnutzung, hoher Fluktuation oder steigenden Krankheitsquoten. Parallel dazu kann ein auf diese Weise unattraktiver Arbeitsplatz die Arbeitgebermarke schwächen, denn gut qualifizierte Fachkräfte entscheiden sich im Zweifel für moderne und besser organisierte Unternehmen. Fehlende Planung macht Unternehmen auch weniger anpassungsfähig, etwa bei Wachstum oder Krisen.

Wie beziehe ich meine Mitarbeiter in das Workplace Management ein?

Am besten, indem du sie regelmäßig einlädst, ihre Erfahrungen und Ideen einzubringen. Menschen wissen selbst am besten, was im Arbeitsalltag gut läuft und wo es hakt. Wenn sie merken, dass ihre Rückmeldungen ernst genommen werden, steigt die Identifikation mit dem Unternehmen und schrittweise die Qualität des Arbeitsplatzes.

Welche Formate eignen sich für den Austausch mit den Mitarbeitern?

Das können einfache Dinge sein wie kurze Umfragen, Feedback-Runden nach Teamsitzungen oder gezielte Workshops zu bestimmten Themen, etwa zur Gestaltung neuer Räume. Viele gut aufgestellte Unternehmen nutzen auch Software, mittels der Mitarbeiter Vorschläge einreichen oder Änderungen bewerten können.

Tipp: Nutze das Tool Personal Insights in PULT, um mittels schneller Umfragen aussagekräftiges Feedback zum Wohlbefinden und den Wünschen deiner Mitarbeiter zu erhalten.

Wie gehe ich mit sehr unterschiedlichen Bedürfnissen im Team um?

Die Arbeitsstile und Erwartungen der einzelnen Mitarbeiter können stark auseinandergehen, etwa zwischen introvertierten Einzelarbeitern und stark kommunikativen Extrovertierten, oder zwischen Kollegen, die das Home Office bevorzugen und denen, die lieber vor Ort sind. Deshalb lohnt es sich, bewusst verschiedene Perspektiven einzuholen und zu schauen, wo Kompromisse möglich sind.

Was braucht es, damit Mitarbeiter sich wirklich einbringen wollen?

Feedback darf nicht nur gesammelt, sondern auch sichtbar umgesetzt werden. Wer Ideen teilt, möchte später auch sehen, dass daraus etwas entstanden ist oder die Idee zumindest wahrgenommen und erwogen wurde. Kommuniziere daher: Welche Wünsche und Ideen sind eingegangen? Was wird geändert? Was ist (noch) nicht machbar und warum? Wenn dieser Rückkanal funktioniert, steigt die Bereitschaft, sich beim nächsten Mal ebenfalls wieder zu beteiligen.

Was sind die Vorteile, die Mitarbeiter ins Workplace Management einzubeziehen?

Wenn Mitarbeiter mitreden können, entsteht ein besserer Arbeitsplatz und es erwächst ein Gefühl von Mitgestaltung und Verantwortung. Menschen fühlen sich ernst genommen und bringen sich aktiver ein. Das wirkt sich positiv auf die Qualität von Lösungen und Miteinander im Team aus.

Wenn deine Mitarbeiter merken, dass ihre eigene Meinung zählt, identifizieren sie sich stärker mit dem Arbeitsplatz. Das hilft dir dabei, gute Leute im Unternehmen zu halten.

Welche Vorteile bringt das für die Qualität der Arbeitsplatzgestaltung?

Mitarbeiter erleben den Arbeitsplatz täglich und sehr nah. Sie sehen Details, die Führungskräfte oder externe Planer übersehen. Ihre Rückmeldungen führen zu praxisnahen und realistischen Lösungen. Auf diese Weise entstehen Arbeitsplätze und Büros, die wirklich zum Team und eurer Arbeitsweise passen.

Software für das Workplace Management

Wenn du Arbeitsplätze gut organisieren willst, musst du mit verschiedenen Standorten, Etagen, Kollegen im Home Office oder mobiler Arbeit und sich ständig entwickelnden Anforderungen umgehen können. Ohne Software stößt dieses Vorhaben schnell an Grenzen.

PULT hilft dir, das Arbeitsverhalten deiner Teams zu verstehen, ihre Stimmungslage und Wünsche zu erfassen und ihnen ein leicht verständliches Tool an die Hand zu geben, mit dem sie ihren Arbeitsplatz verbindlich buchen können.

• Erfassung der Anwesenheit und somit Büroauslastung. Mit PULT Presence sogar automatisch und ohne Zutun der Mitarbeiter.
• Auswertung der Büroauslastung nach Büros, Etagen, Standorten
• Schreibtischbuchung mit Lageplan, vom Smartphone, Laptop, PC
• Raumreservierung für Meetings, Workshops oder Fokusarbeit
• Team-Find-Funktion, um zu sehen, wer wann im Büro ist
• Einholen von Feedback und Mitarbeiterstimmung.
• Integration in bestehende Tools wie Microsoft Teams oder Slack

{{cta}}

Workplace management - frequently asked questions and answers