Arbeitsrecht beim Desk Sharing | Für Arbeitgeber

Desk Sharing im Arbeitsrecht

Das Wichtigste zu Desk Sharing im Arbeitsrecht in Kürze:

• Desk Sharing ist arbeitsrechtlich zulässig, jedoch nicht bedingungslos. Die Nutzung eines Arbeitsplatzes durch mehrere Personen ist erlaubt, solange Arbeitsschutz, Datenschutz und Mitbestimmungsrechte gewahrt bleiben.
• Mitbestimmung durch den Betriebsrat: Der Betriebsrat muss bei der Einführung und Nutzung von Buchungssystemen, Clean-Desk-Policies und Arbeitsplatzverteilung nach § 87 Abs. 1 BetrVG beteiligt werden.
• Arbeitsschutz gilt uneingeschränkt, auch bei wechselnden Arbeitsplätzen. Jeder geteilte Arbeitsplatz muss ergonomisch gestaltet, hygienisch gepflegt und individuell anpassbar sein. Eine Gefährdungsbeurteilung ist verpflichtend.

Durch Desk-Booking-Systeme dürfen nur notwendige Daten verarbeitet werden. Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter sind unzulässig.

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Ist Desk Sharing im Arbeitsrecht erlaubt?

Ja, Desk Sharing ist grundsätzlich zulässig. Arbeitgeber dürfen im Rahmen ihres Direktionsrechts (§ 106 Gewerbeordnung) festlegen, wie die Arbeit organisiert wird. Dazu gehört auch die Gestaltung der Arbeitsplätze.

Dieses Weisungsrecht findet jedoch dort seine Grenzen, wo das Arbeitsschutzrecht, der Datenschutz oder Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats eingreifen.

Wichtig ist, dass Desk Sharing keine unzumutbaren Nachteile für die Beschäftigten mit sich bringt:

• Die Arbeitsplätze müssen gleichwertig ausgestattet sein.
• Die Verfügbarkeit muss gewährleistet bleiben.
• Persönliche Rechte wie der Schutz der Gesundheit oder der Privatsphäre dürfen nicht beeinträchtigt werden.

Rein wirtschaftliche Gründe, etwa das Einsparen von Büroflächen, reichen nicht aus, um Maßnahmen umzusetzen, die gegen andere Schutzrechte verstoßen. Die arbeitsrechtliche Zulässigkeit hängt daher immer von der konkreten Ausgestaltung und den begleitenden Regelungen ab.

Mitbestimmungspflicht des Betriebsrats beim Desk Sharing

Die Einführung von Desk Sharing unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 BetrVG. Relevante Mitbestimmungstatbestände sind insbesondere:

Nr. 1: Ordnung des Betriebs und Verhalten der Mitarbeiter
Wenn durch Desk Sharing das Verhalten im Betrieb geregelt wird, zum Beispiel durch eine Clean-Desk-Policy, feste Buchungsregeln oder Zonenkonzepte, ist der Betriebsrat zu beteiligen.

Nr. 6: Technische Einrichtungen zur Überwachung
Wird ein digitales Buchungssystem eingesetzt, das Rückschlüsse auf Verhalten, Anwesenheit oder Leistung von Mitarbeitern zumindest zulässt, ist dies nur unter Beachtung der DSGVO zulässig und unterliegt zudem der Mitbestimmungspflicht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Je nach Ausgestaltung kann auch § 90 BetrVG (Unterrichtungsrechte) greifen, wenn die Veränderung der Arbeitsplätze eine Umgestaltung der Arbeitsumgebung darstellt. Dies gilt vor allem dann, wenn bauliche Veränderungen, Möblierung oder Raumkonzepte betroffen sind.

In der Rechtsprechung ist anerkannt, dass Desk-Sharing-Modelle mit struktureller oder disziplinierender Wirkung (z. B. Clean Desk, reduzierte Präsenzplätze, Besucherkontrolle über Buchungssysteme) mitbestimmungspflichtig sind.

Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg (2024) hat in einem aktuellen Fall entschieden, dass selbst die Ausgestaltung freier Arbeitsplatzwahl mit ergänzenden Nutzungsregeln nicht einseitig durch den Arbeitgeber erfolgen darf. (Aktenzeichen 21 TaBV 7/24)

Datenschutz beim Desk Sharing

Beim Einsatz von Buchungssystemen, Zugangskontrollen oder Anwesenheitssensoren im Zusammenhang mit Desk Sharing fallen personenbezogene Daten an. Dazu zählen Angaben zu Arbeitszeit, Anwesenheit, Arbeitsplatznutzung oder Buchungshistorie. Diese Daten unterliegen den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt.

In der Regel stützt sich die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Arbeitgebers), etwa zur Organisation der Arbeitsplatzbelegung. 

Dabei gilt der Grundsatz der Datenminimierung: Es dürfen nur so viele Informationen erhoben werden, wie für den Zweck notwendig sind. Eine pauschale Erfassung von Bewegungs- oder Verhaltensdaten ist nicht zulässig.

Zudem ist der Arbeitgeber verpflichtet, Mitarbeiter nach Art. 13 DSGVO transparent über Zweck, Umfang und Speicherdauer der Datenverarbeitung zu informieren. Wenn ein Betriebsrat besteht, ist dieser bei der Auswahl und Einführung entsprechender Systeme nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beteiligen.

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Arbeitsschutz beim Desk Sharing

Bei geteilten Arbeitsplätzen gelten die gleichen Anforderungen des Arbeitsschutzes wie an festgelegten Einzelarbeitsplätzen. Die maßgebliche Grundlage ist die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV).

Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitsplätze so einzurichten, dass Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten gewährleistet sind, unabhängig davon, ob ein Arbeitsplatz fest oder abwechselnd genutzt wird.

Die Anforderungen ergeben sich aus:

• § 3a ArbStättV: Gestaltung der Arbeitsstätte entsprechend ergonomischer Grundsätze
• § 4 ArbStättV: regelmäßige Reinigung und hygienische Bedingungen
• Arbeitsstättenregel ASR A1.2, die u. a. Anforderungen an Flächenbedarf und Möblierung formuliert.

Jeder gebuchte Arbeitsplatz muss ergonomisch einstellbar sein (z. B. höhenverstellbarer Stuhl, korrekt positionierbarer Bildschirm), eine ausreichende Beleuchtung bieten und regelmäßig gereinigt werden, insbesondere bei häufigem Nutzerwechsel. Die Ausstattung muss in jedem Fall den Anforderungen des jeweiligen Tätigkeitsprofils entsprechen.

Zudem wird auch bei Desk Sharing eine Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG verlangt. Dabei sind die Risiken wechselnder Arbeitsplätze, etwa fehlende Anpassungsmöglichkeiten oder unklare Zuständigkeiten für Wartung und Reinigung, zu berücksichtigen und zu dokumentieren.

Typische Herausforderungen des Arbeitsrechts beim Desk Sharing

Desk Sharing bringt organisatorische Veränderungen und Konfliktpotenziale im Arbeitsalltag mit sich. Diese kannst du vermeiden, wenn du technische, rechtliche und kulturelle Rahmenbedingungen von Beginn an mitdenkst.

1. Überbuchung und Mangel an Arbeitsplätzen
Wenn die Anzahl der verfügbaren Arbeitsplätze nicht zuverlässig zur tatsächlichen Nachfrage passt, entsteht Unzufriedenheit. Das kannst du durch ein Buchungssystem verhindern, das die Auslastung sichtbar macht und dich somit die Kapazitäten anhand des echten Bedarfs planen lässt.

Tipp: Den vollen Überblick über die Auslastung und Spitzenzeiten erhältst du in den Office Insights von PULT.

‍2. Fehlende Planungssicherheit für Mitarbeiter
Deine Mitarbeiter müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Fahrt zur Arbeit nicht umsonst war, weil dort kein Platz frei ist. Eine verbindliche Regelung zur Buchung und Nutzung, zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung oder Teamrichtlinie, schafft hier Sicherheit. Lass dann dein Team in der Desk Booking Software PULT verbindlich seineAusgestaltung freier Arbeitsplatzwahl Plätze buchen.

‍3. Persönliche Gegenstände und Aufbewahrung
In einem Büro mit Clean-Desk-Prinzip stellt sich die Frage, wo persönliche Materialien wie Tastatur, Unterlagen oder private Gegenstände aufbewahrt werden können. Spinde, persönliche Rollcontainer und eigene IT-Ausstattung (z. B. Laptop mit Docking-Station, Headset) sind praxistauglich und bewährt.

‍4. Mangelnde Rückzugsorte
Die Stressbelastung steigt, wenn alle Arbeiten im gemeinschaftlich genutzten Großraumbüro stattfinden müssen. Bei Desk Sharing muss sichergestellt werden, dass Mitarbeiter Zugang zu ruhigen Bereichen für konzentriertes Arbeiten sowie vertrauliche Gespräche und Telefonate haben.

Wann ist Desk Sharing mit dem Arbeitsschutz vereinbar?

Ob Desk Sharing arbeitsrechtlich zulässig ist, hängt wesentlich davon ab, ob die Anforderungen des Arbeitsschutzes eingehalten werden können. Die Arbeitsstättenverordnung (§ 3a, § 4 ArbStättV) verlangt unter anderem ergonomische Arbeitsplätze, regelmäßige Reinigung, ausreichende Beleuchtung sowie eine individuelle Anpassbarkeit der Ausstattung. Diese Standards müssen auch bei wechselnder Nutzung erfüllt bleiben.

‍Für dich bedeutet das:

Desk Sharing ist nur dort sinnvoll und rechtlich belastbar, wo Arbeitsplätze standardisiert, vollständig ausgestattet und risikofrei nutzbar sind, unabhängig davon, wer sie nutzt.

Wann sind Desk Sharing und Arbeitsschutz gut vereinbar?

• Wenn die Tätigkeit überwiegend digital, ortsunabhängig und körperlich wenig belastend ist, lassen sich ergonomische Standards durch gleichwertige, normgerechte Ausstattung an allen Arbeitsplätzen sicherstellen.
• Wenn alle Arbeitsplätze über identische Bildschirme, Eingabegeräte und ergonomische Stühle verfügen, können wechselnde Nutzer ohne Gesundheitsrisiko arbeiten. Vorausgesetzt, individuelle Anpassungen (z. B. Tischhöhe, Bildschirmabstand) sind möglich.
• Wenn ruhige Einzelarbeitsplätze, Meetingräume und Rückzugsorte geplant und bereitgestellt werden, lassen sich auch psychische Belastungen durch Reizüberflutung oder ständige Umorientierung mindern.

Wann sind Desk Sharing und Arbeitsschutz schlecht vereinbar?

• Für Beschäftigte mit orthopädischen Stühlen, besonderen Bildschirmlesegeräten oder sonstiger angepasster Technik ist Desk Sharing nicht gut geeignet. Sie benötigen fest eingerichtete Arbeitsplätze. Diese Anforderungen lassen sich mit wechselnden Arbeitsplätzen kaum vereinbaren, ohne gegen § 3a ArbStättV oder § 5 ArbSchG zu verstoßen.
• Wer ausschließlich in offenen Desk-Sharing-Zonen arbeitet, ohne Zugang zu stillen Räumen oder Rückzugsbereichen, ist erhöhten psychischen Belastungen ausgesetzt. Das kann die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers verletzen.
• Arbeitsplätze, die täglich von wechselnden Personen genutzt werden, müssen regelmäßig gereinigt und technisch geprüft werden. Wenn hier keine klaren Prozesse hinterlegt sind, besteht ein erhöhtes Risiko für Hygiene- und Sicherheitsmängel.

Desk Sharing kann also nur dort sicher betrieben werden, wo alle Anforderungen des Arbeitsschutzes kontrollierbar und nachhaltig erfüllt werden. Die Entscheidung für oder gegen ein Desk-Sharing-Modell sollte deshalb immer Teil der Gefährdungsbeurteilung sein und nicht allein auf Flächeneffizienz oder Kostengründen beruhen.

Abschluss: Desk Sharing und Arbeitsrecht in deinem Unternehmen vereinbaren

Desk Sharing verändert die Anforderungen an Planung, Führung und die rechtliche Sorgfalt in Bezug auf die Arbeitsplätze. Wenn du die Arbeitsplätze in deinem Unternehmen wechselnd vergibst, greifst du unmittelbar in die Arbeitsorganisation ein und musst dich an den Vorgaben des Arbeitsrechts orientieren.

Rechtliche Risiken entstehen nicht durch Desk Sharing selbst, sondern durch eine Umsetzung ohne klare Struktur. Ergonomisch unzureichende Ausstattung, fehlende Rückzugsräume und unklare Buchungsregeln führen dazu, dass Arbeitsschutz, Mitbestimmung und Datenschutz verletzt werden, oft unbeabsichtigt.

‍Mit PULT schaffst du die Grundlage dafür, dass du Desk Sharing rechtsgültig und teamgerecht organisierst.

• Arbeitsplatzbuchung nach ergonomischen Kriterien mithilfe der Filterfunktion (höhenverstellbare Tische, mehrere Monitore und weitere)
• Zonenplanung mit Rückzugsmöglichkeiten
• Automatisierte Dokumentation der Auslastung, etwa für Gefährdungsbeurteilungen oder Betriebsvereinbarungen.
• Keine Rückschlüsse auf das Arbeits- und Buchungsverhalten einzelner Mitarbeiter

Die Office Insights zeigen dir, wie das Büro tatsächlich genutzt wird und helfen dir somit bei der Planung.

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Desk Sharing im Arbeitsrecht – Häufige Fragen und Antworten