Besuchermanagement richtig angehen und Aufwand gering halten

Montagmorgen, vor dem Empfangstresen stehen ein Handwerker mit Werkzeugkoffer und ein Bewerber, der nervös auf die Uhr schaut. Hinter dem Tresen blättert ein eingesprungener Mitarbeiter durch eine Papierliste und versucht am Telefon zu klären, was zu tun ist. Besuchermanagement sieht auch heute noch vielerorts so aus. In diesem Artikel erfährst du, wie Besuchermanagement richtig funktioniert, worin die Herausforderungen liegen und wie die richtige Software alles erleichtert.

Was ist Besuchermanag3ement?

Besuchermanagement bzw. Besucherverwaltung bezeichnet alle Maßnahmen, die mit dem Empfang, der Steuerung und der Nachverfolgung von Gästen verbunden sind. Damit sind Kunden, Bewerber, Partner, Dienstleister sowie mitunter Aushilfen oder Zeitarbeiter gemeint.

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Die Anforderungen an das Besuchermanagement sind vielfältig:

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• Sicherheit: Wer ist im Gebäude? Wer darf wohin? Wer ist im Notfall verantwortlich? Diese Fragen lassen sich nur beantworten, wenn Besucherdaten vollständig, aktuell und standortübergreifend verfügbar sind.
• Interne Abläufe: Wie läuft die Anmeldung ab, manuell oder digital? Wer informiert den jeweiligen Gastgeber?
• Datenschutz: Wie werden personenbezogene Daten erfasst, gespeichert und gelöscht? Hier geht es nicht nur um gesetzliche Vorgaben, sondern auch um das Vertrauen der Besucher.

• Nutzererlebnis: Wie fühlt sich der Gast empfangen? Zuvorkommend und durchorganisiert oder eher improvisiert? Der Empfang ist häufig der erste reale Kontakt mit einer Organisation und prägt den Eindruck.

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Ein durchdachtes Besuchermanagement schafft Struktur und trägt positiv zur Außenwirkung bei. Vor allem in größeren Unternehmen, Hotels oder Behörden wird es zu einer Aufgabe, die sich nicht mehr nur nebenbei erledigen lässt. Stattdessen steckt sehr viel Organisation dahinter.

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Typische Probleme beim Besuchermanagement

Das Besuchermanagement wird mitunter noch mit sehr viel händischer Arbeit betrieben. Gäste tragen sich auf Papierlisten ein, erhalten einen Ausweis aus der Schublade und werden vom Empfang zum Meetingraum geleitet. Dieser und ähnliche Abläufe bringen jedoch etliche Nachteile mit sich:

• Schlechte Übersicht: Wer sich wann im Gebäude aufhält oder es bereits wieder verlassen hat, ist oft nicht abschließend nachvollziehbar. Eine inkorrekte Besucherliste ist ein Problem bei Audits, Brandschutzbegehungen oder Evakuierungen, wenn im Ernstfall niemand sagen kann, wer sich gerade im Haus befindet.

• Fehleranfällig bei Besucheranmeldung: Handschriftliche Einträge sind teils unter Zeitdruck entstanden und schwer lesbar, unvollständig oder wurden vergessen. Das führt zu Rückfragen, Suchaufwand und Informationslücken.

• Unprofessioneller Eindruck: Nicht nur, aber vor allem bei Erstbesuchen kann ein improvisierter Empfang negativ auffallen, etwa wenn kein Ansprechpartner informiert wurde oder ein Namensschild fehlt.

• Hoher Aufwand: Empfangsteams müssen sich um Anmeldung, Ausweise, Wegbeschreibung und Benachrichtigung des Gastgebers kümmern, oft gleichzeitig und unter Zeitdruck. Bei höherem Gästeaufkommen ist das hin und wieder kaum zu bewältigen. Und wenn, dann nicht fehlerfrei.

Der klassische Empfang gerät unter Druck, wenn das Besucheraufkommen steigt oder neue Standorte, neue Arbeitsmodelle oder externe Dienstleister hinzukommen. Die Grenzen manueller Prozesse zeigen sich spätestens dann deutlich und werden zur spürbaren Belastung im Arbeitsalltag.

Sicherheit und Datenschutz beim Besuchermanagement

Sicherheit, Datenschutz und Nutzerfreundlichkeit sind oft schwer in Einklang zu bringen. Das liegt insbesondere an den hohen Ansprüchen, die daran gestellt werden. Der gesamte Ablauf soll für den Besucher möglichst komfortabel sein, parallel dazu aber seine Daten vollumfänglich schützen. Für das Unternehmen soll der Aufwand der Besucherverwaltung gering, die gezeigte Professionalität aber so hoch wie möglich sein.

• User Experience (UX): Der Empfang ist der erste Kontaktpunkt mit dem Unternehmen. Ein digitaler Check-in, klare Wegweisung und ein vorbereiteter Gastgeber sorgen für einen flüssigen Ablauf und vermeiden unnötige Wartezeiten oder Orientierungslosigkeit.
• Zutrittskontrolle: Gäste sollten nur dort Zutritt erhalten, wo sie autorisiert sind, etwa zum Besprechungsraum, nicht zum Serverraum. In vielen Unternehmen bedeutet das: temporäre Berechtigungen, digitale Türsysteme oder Freigaben über das Besuchersystem. Ohne ein solches System ist oft unklar, wer sich gerade wo aufhält.
• Allgemeiner Datenschutz: Besucher sehen die Daten der anderen; Daten werden nicht ordnungsgemäß gelöscht. Das kann immer Folgen haben, nicht nur in besonders geschützten Einrichtungen wie der Forschung oder Verwaltung.
• DSGVO-Konformität: Unternehmen müssen nachweisen können, welche Daten sie zu welchem Zweck erheben, wie lange sie gespeichert werden und wer Zugriff darauf hat. Ein digitales System kann hier helfen, Löschfristen automatisch einzuhalten und Auskunftspflichten strukturiert zu erfüllen.

Im Arbeitsalltag ist genau dieser Spagat oft die Herausforderung: Ein Prozess, der gleichzeitig sicher, rechtskonform und angenehm für den Besucher ist, ohne das Empfangsteam zu überlasten.

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Welche Arten von Besuchermanagementsystemen gibt es?

a) Besuchermanagement der alten Schule

Das traditionelle, aber sehr veraltete Besuchermanagement plädiert für Stift und Papier. Im Prinzip kann man damit Informationen einholen und sich einen Überblick verschaffen, allerdings unter einer Bedingung: Der Besucher hat seinen richtigen Namen angegeben und hat eine einigermaßen lesbare Handschrift. Abgesehen davon nimmt das Ausfüllen eines Papierformulars Zeit in Anspruch und führt somit zu Wartezeiten an der Rezeption.

b) Software vor Ort

Eine Softwarelösung, die auf den PCs am Empfang installiert ist, erleichtert die Arbeit gegenüber der Besucherverwaltung per Stift und Papier. Typische Probleme sind dabei jedoch die fehlende Synchronisation der Daten, Termine und weiteren Eintragungen und die Abgegrenztheit der Software. Der Teamkalender und interne Anwesenheitsübersichten sind nicht damit verbunden. Technisch kommen die manuellen Updates der lokalen Software als Aufgabe hinzu.

c) Cloud-basiertes Managementsystem

Cloudsoftware ist immer aktuell und die Daten unternehmensweit synchron. Somit können sich die Kollegen am Empfang darauf verlassen, mit den richtigen Informationen zu arbeiten. Ein weiterer großer Vorteil eines cloudbasierten Besuchermanagementsystems ist die Möglichkeit der Integration mit anderen Plattformen. So lassen sich Kalender und die Raumbuchung anbinden.

Beispiele für Besuchermanagement und Best Practices

Der jeweils wichtigste Anspruch an das Besuchermanagement unterscheidet sich mitunter zwischen verschiedenen Unternehmen, Einrichtungen und Organisationen.

Unternehmen mit hohem Besucheraufkommen

Mehrere Gäste gleichzeitig, Meetings in verschiedenen Gebäuden, externe Dienstleister im Haus: Hier hat sich der Einsatz von digitalen Check-in-Systemen bewährt, die eine schnelle Besucheranmeldung ermöglichen, häufig auch in mehreren Sprachen und ohne direkte Betreuung durch die Mitarbeiter. Der Gastgeber wird automatisch informiert und der Besucher erhält per Badge oder QR-Code Zugriff auf zuvor definierte Bereiche. Das reduziert Wartezeiten am Empfang.

Öffentliche Einrichtungen und Behörden

Hier stehen Datenschutz und Nachvollziehbarkeit im Vordergrund. Besuchszeiten, Ansprechpartner und Räume müssen genau dokumentiert sein. Digitale Besucherlisten helfen an dieser Stelle, diese Anforderungen verlässlich umzusetzen.

Shared Offices und Coworking-Spaces

Wechselnde Nutzer, unterschiedliche Unternehmen, hoher Grad an Flexibilität: Ein zentrales Besuchermanagement schafft hier Transparenz, wer wann welche Gäste empfängt – und ermöglicht die einfache Integration mit Raum- und Zutrittsmanagement. Gerade bei täglich wechselnden Teams ist das entscheidend für Sicherheit und Übersicht.

Besuchermanagement bei Desk Sharing und flexibler Arbeitsweise

Hybride Arbeitsmodelle, wechselnde Belegung, Shared Desks: Die Art, wie wir arbeiten, verändert sich und mit ihr die Anforderungen an Besuchermanagement. Sobald das Bürokonzept nicht mehr nur klassisch funktioniert, braucht es Strukturen, die:

• auch ohne feste Empfangsbesetzung funktionieren,
• spontane Besuche abbilden können,
• mit Raum- und Arbeitsplatzbuchung gekoppelt sind,
• Besucherdaten zentral verwalten – standortübergreifend und in Echtzeit.

Selbst geschaffene Strukturen können diesen Ansprüchen selten gerecht werden. Zuverlässiger und dabei deutlich einfacher arbeitet eine zugeschnittene Software.

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Software für das Besuchermanagement

Im Softwarebereich gibt es sehr viele Einzellösungen, die nur jeweils einen Teilbereich der Gesamtproblematik adressieren. Beim Versuch, Software dieser Art in Eigenregie zu einem funktionierenden System zu verbinden, wirst du in der Regel schnell an Grenzen stoßen. Achte bei der Auswahl daher darauf, dass die Software möglichst alle deine Ansprüche abdeckt. Beispiele für wichtige Softwarefunktionen im Besuchermanagement:

• Voranmeldung und Einladungsversand: Besucher können bereits vorab registriert werden und erhalten automatisch eine Einladung mit allen relevanten Informationen, inklusive QR-Code oder Link für den Check-in. Das entlastet den Empfang und sorgt für gut vorbereitete Gäste.
• Self Check-in vor Ort: Über ein Tablet oder Terminal können sich Besucher selbstständig anmelden. Dabei lassen sich je nach Bedarf Informationen wie Name, Unternehmen, Besuchsgrund oder Unterweisungserklärungen erfassen.
• Automatischer Ausweisdruck: Nach dem Check-in lässt sich direkt ein Besucherausweis mit Namen, Firma oder Foto erzeugen. Das sorgt für klare Identifikation im Gebäude und unterstützt Sicherheitskonzepte visuell.
• Benachrichtigung an den Gastgeber: Sobald ein Gast eintrifft, wird der zuständige Ansprechpartner automatisch informiert: per E-Mail, Messaging-System oder im Kalender.
• Übersicht über alle Gäste: Empfang, Sicherheitsdienst oder Facility Management können jederzeit einsehen, wer sich im Haus befindet, wo er sich aufhält und zu welchem Zweck. Das ist nicht nur bei Evakuierungen relevant, sondern auch für Datenschutz und Compliance.
• DSGVO-konformes Datenhandling: Besucherdaten lassen sich zeitgesteuert löschen oder archivieren, Zugriffe protokollieren und Anfragen beantworten.
• Integration mit bestehenden Systemen: Sinnvoll ist, wenn sich das Besuchermanagement mit anderen Elementen des Arbeitsalltags verknüpfen lässt, etwa mit Raum- oder Arbeitsplatzbuchung, Zutrittssystemen oder Kalenderdiensten.

In PULT findest du alle Funktionen für das Besuchermanagement in einem System: von der Voranmeldung mit QR-Code über den Self-Check-in am Empfang bis hin zum automatischen Ausweisdruck. Der richtige Mitarbeiter wird sofort informiert, die Besuchsdaten sind DSGVO-konform dokumentiert und Sicherheitsverantwortliche sehen jederzeit, wer sich im Gebäude aufhält.

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Was PULT dabei besonders macht: Das Besuchermanagement ist direkt mit den Funktionen der Arbeits- und Parkplatzbuchung verbunden. Somit hat dein Team alles an einem Ort und muss nicht zwischen verschiedener Software wechseln. Das gilt auch für die genutzten Kalender: Buchungen können direkt aus Outlook oder dem Google Kalender vorgenommen werden. Neu ist der 0-Klick Check-In per Wifi, mit dem sich deine Angestellten nicht mehr aktiv einloggen müssen und du trotzdem sehen kannst, wer angemeldet ist.

Besuchermanagement - Häufig gestellte Fragen

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