10 Vor- und Nachteile von Desk Sharing

Vor- und Nachteile von Desk Sharing 

Was sind Vorteile von Desk Sharing?

Desk Sharing kann dir dabei helfen, die Arbeitsplätze in deinem Büro besser zu organisieren, teils zu reduzieren und somit die vorhandenen Flächen bewusster zu nutzen als bisher. Das bringt deinem Team und dir Flächen, die besser auf eure Arbeitsweise angepasst sind und insgesamt moderner wirken.

Weniger Schreibtische, mehr Freiraum für Mitarbeiter

Arbeiten deine Mitarbeiter zeitweise im Homeoffice, stehen im Büro Schreibtische leer. Die Anzahl der Tische kannst du demnach reduzieren und dein Team teilt sich die vorhandenen Arbeitsplätze.

Durch diesen Schritt werden Flächen frei, die du deinem Team für andere Zwecke zur Verfügung stellen kannst. Du kannst ruhige Zonen für konzentriertes Arbeiten einrichten oder Bereiche mit Rolltischen und beweglichen Trennwänden, die Arbeitsgruppen für ihre Projekte umgestalten können.

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Du passt das Büro an das tatsächliche Verhalten an

Die Anwesenheit schwankt heute deutlich mehr als früher. In vielen Teams sind Mitarbeiter an zwei bis drei Tagen pro Woche im Büro und das verteilt auf unterschiedliche Wochentage. 

Wenn du Desk Sharing einführst, richtest du dein Büro an diesen echten Nutzungsmustern aus, statt an einer starren Vollbelegung. Das verhindert den Leerstand einzelner Plätze, ganzer Büros oder Sitzbereiche und sorgt dafür, dass du das Platzangebot und die Gestaltung besser planen kannst.

Der Austausch zwischen den Abteilungen verbessert sich

Wenn sich die Sitzplätze täglich neu verteilen, kommen Kollegen aus unterschiedlichen Teams miteinander ins Gespräch. Das verbessert den Austausch im Arbeitsalltag, gerade in Bereichen, wo Informationen nicht nur in Meetings weitergegeben werden, sondern auch zwischen Tür und Angel.

Über diese Gespräche erweitert sich der Blick jedes Einzelnen und das Verständnis für die Arbeit der anderen wächst.

Du kannst schneller auf Veränderungen reagieren

Wenn du neue Mitarbeiter einstellst oder die Teamstruktur sich ändert, muss nicht jedes Mal die gesamte Bürofläche angepasst werden und du bist nicht an eine starre Konfiguration gebunden. 

Bei Desk Sharing nutzt du die vorhandenen Arbeitsplätze so, dass auch bei Wachstum oder Umstrukturierung alles funktioniert. Neue Mitarbeiter fügen sich einfach in das laufende Geschehen ein. Für sie muss bei Arbeitsbeginn kein neuer Tisch samt Hardware eingerichtet werden.

Halte mit den Office Insights von PULT die Büroauslastung und Nutzung der Arbeitsplätze sowie Meetingräume im Blick. Mit den Zahlen vor Augen kannst du auf sich abzeichnende Änderungen reagieren.

Du reduzierst den Ressourcenverbrauch

Desk Sharing kann durch den reduzierten Platzbedarf maßgeblich dazu beitragen, dass du bei Wachstum deines Unternehmens nicht in ein größeres Objekt umziehen musst. Du bleibst in einer vergleichbar kleineren Fläche mit weniger Energiebedarf, weniger Reinigungsaufwand und weniger Ausstattung. 

Wenn gleichzeitig mehr Mitarbeiter remote oder hybrid arbeiten, sinkt auch der CO₂-Ausstoß durch tägliches Pendeln. Desk Sharing kann also helfen, betriebliche Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, ohne dabei die Leistung einzuschränken.

Was sind Nachteile von Desk Sharing?

Desk Sharing führt zu Problemen, wenn mehr Mitarbeiter gleichzeitig ins Büro kommen, als Plätze zur Verfügung stehen. Wenn es darüber hinaus keine verbindlichen Buchungsregeln gibt, führt das zu Missverständnissen. Zusätzlich steigen die Anforderungen an Reinigung und an die Abstimmung im Team.

Mangel an verfügbaren Arbeitsplätzen

Wenn mehr Mitarbeiter gleichzeitig ins Büro kommen, als Plätze verfügbar sind, müssen Arbeitsplätze improvisiert werden oder einige Mitarbeiter müssen das Büro wieder verlassen und ins Homeoffice oder Coworking-Spaces ausweichen.

Diese Situation kannst du vollständig vermeiden, wenn du die Auslastung regelmäßig überprüfst und ein verlässliches Buchungssystem einführst. Zur Überprüfung kannst du die Desk Sharing Quote als Maßzahl dafür nutzen, in welchem Verhältnis die Anzahl deiner Mitarbeiter zur Zahl der aktuell bereitgestellten Arbeitsplätze steht.

Keine persönliche Gestaltung des Arbeitsplatzes

Beim Desk Sharing entfällt der festgelegte Arbeitsplatz mit den dauerhaft platzierten persönlichen Gegenständen und eigenen Ablagen. Auch der Monitor, die Tischhöhe und der Bürostuhl sind bei Arbeitsbeginn noch auf den vorherigen Nutzer eingestellt.

Biete deinen Angestellten die Möglichkeit, private Gegenstände, Arbeitsmittel und Unterlagen sicher zu verstauen. Dafür bieten sich Spinde oder abschließbare Rollcontainer an. So entsteht die Möglichkeit, weiterhin die eigene Lieblingstasse zu nutzen und Familienbilder täglich auf dem Schreibtisch zu platzieren.

Achte bei der Neuanschaffung der Büroausstattung darauf, dass sich Monitore, Stühle und Tische sehr leicht verstellen lassen. Höhenverstellbare Schreibtische gibt es mit Schnellwahltasten, über die verschiedene Höhen abgerufen werden können.

Höherer organisatorischer Aufwand

Desk Sharing funktioniert nur, wenn der Ablauf klar geregelt ist. Dazu gehören Buchungssysteme, definierbare Zonen und Informationen darüber, welche Arbeitsplätze wann zur Verfügung stehen. Auch der Umgang mit kurzfristigen Änderungen oder nicht erschienenen Kollegen muss definiert sein.

Je größer dein Team ist, desto wichtiger sind verbindliche Desk Sharing Regeln, zum Beispiel in Form einer internen Richtlinie oder Betriebsvereinbarung.

Anforderungen an Hygiene und Ausstattung steigen

Wenn täglich eine andere Person denselben Arbeitsplatz nutzt, muss das Reinigungsintervall angepasst werden. Oberflächen, Tastaturen, Mäuse und Stühle sind häufiger zu säubern als bei festen Plätzen.

Auch die technische Ausstattung muss für wechselnde Nutzer geeignet sein. Höhenverstellbare Stühle, gut positionierbare Monitore und einheitliche Anschlüsse (Dockingstationen) sind nötig, damit jeder Arbeitsplatz sofort einsatzbereit ist, unabhängig davon, wer ihn nutzt.

Unregelmäßiger persönlicher Kontakt

Bei wechselnden Arbeitsplätzen kann es schwerer sein, bestimmte Kollegen anzutreffen oder auf persönlichem Wege Absprachen zu treffen. Wer im Büro niemanden findet, mit dem er zusammenarbeiten wollte oder müsste, verliert Zeit oder verschiebt anstehende Aufgaben. Besonders neue Mitarbeiter oder standortübergreifende Teams benötigen klare Informationen darüber, wer wann im Büro ist.

In PULT sehen deine Mitarbeiter, wo andere Kollegen arbeiten. Das macht es ihnen leichter, sich nebeneinander zu setzen. Einzelne Bereiche kannst du auch für bestimmte Gruppen oder Abteilungen reservieren.

Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile des Desk Sharing

Vorteile von Desk Sharing

• Unbelegte Schreibtische werden eingespart, wenn Mitarbeiter auch im Homeoffice arbeiten.
• Freigewordene Flächen lassen sich für Rückzugszonen oder Teambereiche umgestalten.
• Die Bürobelegung passt sich im Laufe der Zeit dem tatsächlichen Verhalten der Teams an.
• Teams durchmischen sich stärker; es entsteht mehr Austausch zwischen den Abteilungen.
• Die Arbeitsplatzanzahl lässt sich bei Veränderungen skalieren, ohne zusätzliche Fläche.
• Ressourcenverbrauch sinkt: Energie, Reinigung, Möblierung und Pendelverkehr.

Nachteile von Desk Sharing

• Engpässe können entstehen, wenn keine Buchungssoftware verwendet wird und mehr Mitarbeiter gleichzeitig ins Büro kommen, als Plätze verfügbar sind.
• Der Arbeitsplatz muss täglich auf die eigene Körpergröße eingestellt werden; für persönliche Gegenstände müssen Schließfächer angeschafft werden.
• Der organisatorische Aufwand steigt: Buchung, Kommunikation und Auslastung müssen gesteuert werden.
• Die Reinigung muss häufiger erfolgen, da Arbeitsplätze von unterschiedlichen Personen genutzt werden.
• Spontane Abstimmungen beschränken sich auf digitale Wege, wenn nicht klar ist, wer wann im Büro ist.

Wann lohnt sich Desk Sharing?

Desk Sharing lohnt sich, wenn Mitarbeiter ohnehin hybrid arbeiten und keine spezialisierten Anforderungen an ihren Arbeitsplatz haben. Die tägliche Nutzung lässt sich dann mit weniger Schreibtischen organisieren, ohne dass die Produktivität darunter leidet.

Weniger oder nicht geeignet ist das Modell für Tätigkeiten, die eine feste und besondere Ausstattung erfordern oder vertrauliche Gespräche am Platz beinhalten. Auch in Teams mit hoher Büropräsenz stößt Desk Sharing an Grenzen.

Geeignet ist Desk Sharing, wenn …

• Mitarbeiter regelmäßig hybrid arbeiten: Wer nur zwei oder drei Tage pro Woche im Büro ist, benötigt keinen festen Arbeitsplatz. In solchen Teams bleibt die Belegung im Durchschnitt planbar.
• Arbeitsplätze standardisiert ausgestattet sind: Einheitliche Möbel, Monitore, Anschlüsse und technische Voraussetzungen sorgen dafür, dass jeder Arbeitsplatz für jeden direkt nutzbar ist, ohne Umrüsten oder technische Hürden.
• Aufgaben ortsunabhängig erledigt werden können: Wer mit Laptop und Headset arbeitet und keine speziellen Geräte oder Unterlagen braucht, kann problemlos an wechselnden Plätzen arbeiten.
• Kommunikation gut organisiert ist: Wenn im Team klar ist, wer wann im Büro ist, funktionieren Abstimmungen auch ohne festen Sitznachbarn.

Nicht geeignet ist Desk Sharing, wenn …

• Mitarbeiter besondere ergonomische oder medizinische Anforderungen haben. Wer auf spezielle Ausstattung angewiesen ist, etwa orthopädische Stühle oder individuelle Monitore für die Bildbearbeitung, sollte einen festen Platz behalten.
• Arbeiten hauptsächlich vertraulich stattfinden: Personalgespräche oder andere sehr persönliche Gespräche; Umgang mit Daten, die unter Verschluss bleiben müssen.

Wie lässt sich Desk Sharing erfolgreich umsetzen?

Desk Sharing ist ein Werkzeug, um dein Büro an die tatsächliche Nutzung und das Arbeitsverhalten deines Teams anzupassen. Wenn Mitarbeiter regelmäßig hybrid arbeiten, kannst du durch geteilte Arbeitsplätze Flächen sparen und diese auf anderem Wege deinem Team zugutekommen lassen.

Wichtig ist, dass du die Einführung strukturiert angehst:

Du brauchst klar geregelte Buchungsvorgänge, eine standardisierte Ausstattung für jeden Arbeitsplatz und eine Software, die dir zeigt, wie stark dein Büro im Laufe der Zeit genutzt wird.

Mit der Desk Booking Software PULT bucht dein Team Arbeitsplätze, Räume und Zonen mit einem Klick. Deine Mitarbeiter sehen direkt, welche Plätze verfügbar sind, können nach Ausstattung filtern und sehen, wo die Teamkollegen bereits sitzen.

Parallel dazu kannst du in den Office Insights Nutzungsdaten des Büros auswerten und sehen, welche Räume und Zonen besonders beliebt sind und welche du streichen oder umrüsten kannst.

Tipp: Hier findest du Inspirationen zu modernen Bürokonzepten und Hilfen zum Workplace Management.

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