Wenn du ein Event organisierst, trägst du inzwischen mehr rechtliche Verantwortung als noch vor wenigen Jahren. Neue Vorgaben zur Sicherheitsdokumentation, DSGVO-Pflichten bei Teilnehmerdaten und geänderte Haftungsregeln machen aus der Veranstaltungsplanung eine Aufgabe, bei der eine veraltete Checkliste mitunter schnell teuer werden kann.
Öffentliche Veranstaltungen ab einer bestimmten Personenzahl unterliegen in Deutschland einer Genehmigungspflicht: Je nach Bundesland und Veranstaltungsart sind Anmeldungen mindestens 12 Wochen vorab bei der zuständigen Behörde nötig
Veranstalter müssen ihre Sicherheitsdokumentation seit den verschärften Vorgaben 2025/2026 aktiv vorhalten: Wer im Schadensfall keine lückenlose Dokumentation vorlegen kann, trägt die Beweislast, unabhängig davon, ob ein Verschulden vorliegt
Die DSGVO gilt beim Event organisieren für Teilnehmerdaten und ausdrücklich auch für Eventfotos und Videoaufzeichnungen: Ohne ausdrückliche Einwilligung oder dokumentierten Ausnahmetatbestand drohen empfindliche Bußgelder.
Event-Management-Funktion: Mit PULT koordinieren Unternehmen Firmenevents, Raumplanung und Teilnehmerverwaltung in einem System, direkt verbunden mit Personio, HiBob, MS Teams und Slack.
Welche Genehmigungen brauche ich, bevor ich ein Event organisiere?
Sobald du eine Veranstaltung planst, greift in Deutschland ein Geflecht aus Auflagen, das je nach Bundesland, Veranstaltungsart und Personenzahl unterschiedlich ausfällt. Maßgeblich sind die Versammlungsstättenverordnung, GEMA und Vorgaben des Ordnungsamtes.
Ordnungsamt deiner Stadt oder Gemeinde: Erste Anlaufstelle für öffentliche Veranstaltungen. Das Ordnungsamt genehmigt das Event grundsätzlich und koordiniert bei Bedarf weitere Behörden. Geschlossene Firmenevents mit fester Gästeliste in einer dafür zugelassenen Veranstaltungsstätte brauchen hier keine separate Genehmigung
Straßen- und Grünflächenamt (je nach Stadt auch Tiefbauamt oder Stadtplanungsamt): Die Sondernutzungserlaubnis für Events auf Straßen, Plätzen oder in Parks beantragst du hier. Die genaue Bezeichnung der Behörde variiert je nach Gemeinde. Den richtigen Ansprechpartner findest du am schnellsten über das Stadtportal deiner Gemeinde mit der Suche nach „Sondernutzungserlaubnis Veranstaltung". Viele Kommunen bündeln diesen Antrag inzwischen im Servicekonto Deutschland
Gewerbeamt: Wenn du Speisen oder Getränke verkaufst, brauchst du eine temporäre Gestattung nach dem Gaststättenrecht des jeweiligen Bundeslandes. Das ist ein separater Antrag, unabhängig von der Veranstaltungsgenehmigung.
Drei weitere Punkte, die bei der Planung häufig zu spät auftauchen:
GEMA: Musik mit GEMA-pflichtigen Titeln, ganz gleich ob live oder vom Tonträger, meldest du vorab unter gema.de an. Die Kosten richten sich nach Veranstaltungsgröße und Fläche
Versammlungsstättenverordnung (VStättVO): Ab 200 Personen prüft das zuständige Bauordnungsamt, ob die Location als Versammlungsstätte genehmigt ist. Kläre das vorab mit dem Vermieter der Location, denn du als Veranstalter haftest mit, wenn die Betriebserlaubnis fehlt oder abgelaufen ist
Feuerwehr und Gesundheitsamt: Bei Events mit Bühnenaufbau oder Gastronomie fordert das Ordnungsamt häufig ein Brandschutzkonzept und ein Hygienekonzept an. Lass dir schriftlich bestätigen, ob das für dein Event gilt.
Für alle Anträge, für die deine Gemeinde ein Online-Portal anbietet, gilt: Das Servicekonto Deutschland bündelt viele dieser Formulare. Starte die Beantragung mindestens 12 Wochen vor dem Event.
Was hat sich durch neue Sicherheitsauflagen und die Beweislastumkehr für Events geändert?
Die DGUV 115-002 regelt Sicherheitsvorgaben bei Veranstaltungs- und Produktionstechnik und betrifft alle Events, bei denen technische Anlagen wie Bühnen, Licht- oder Tontechnik aufgebaut werden. Seit 2025/2026 erwarten Behörden und Gerichte, dass Veranstalter ihre Sicherheitsdokumentation aktiv vorhalten und nicht erst auf Nachfrage zusammenstellen.
Das bedeutet, dass Risikobeurteilung, Evakuierungsplan, Protokolle zur Einweisung von Dienstleistern und Teilnehmerlisten lückenlos dokumentiert sein müssen. Wenn du im Schadensfall keine vollständige Dokumentation vorzeigen kannst, trägst du die Beweislast selbst. Ein strukturiertes Dokumentations-Setup vor dem Event ist daher als Pflicht zu betrachten, der du nachkommen solltest.
Wie setze ich die DSGVO beim Event organisieren um?
Sobald du Teilnehmer registrierst, verarbeitest du personenbezogene Daten und brauchst dafür eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Bei Firmenevents ergibt sich diese Grundlage in der Regel aus dem berechtigten Interesse. Dafür dürfen die Daten nicht über den Event-Zweck hinaus genutzt und müssen nach spätestens 90 Tagen gelöscht werden. Die einzige Ausnahme für die Löschungsfrist sind steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
Komplizierter wird es bei Eventfotos und Videoaufzeichnungen:
Portraits und erkennbare Einzelpersonen: Ohne ausdrückliche Einwilligung ist die Veröffentlichung unzulässig, auch bei scheinbar harmlosen Gruppenfotos
Panoramaaufnahmen großer Menschenmassen: Hier kann das berechtigte Interesse greifen, solange Einzelpersonen nicht erkennbar sind.
Online-Events und Aufzeichnungen: Wenn du Events oder Meetings aufzeichnest, musst du vorab informieren und eine Einwilligung einholen. Die Aufzeichnung unangekündigt zu starten ist ein DSGVO-Verstoß.
Stelle bei der Anmeldung ein Einwilligungsformular bereit, das Foto- und Videoaufnahmen explizit abfragt. Für hybride Veranstaltungen, also Formate, bei denen ein Teil der Teilnehmer remote zugeschaltet ist, gelten dieselben Regeln, ergänzt um Aufzeichnungspflichten nach Datenschutzrecht.
Event organisieren Schritt für Schritt: Die Checkliste
Welche Tools helfen beim Organisieren von Events?
Für die Organisation deines Events decken drei Tool-Kategorien die wichtigsten Planungsbereiche ab: Assistenten für Checklisten und Risikoanalyse, Online-Portale für behördliche Anträge und Office-Management-Plattformen für Raumplanung und Teilnehmerverwaltung.
Checklisten, KI: Nutze unsere Event-Checkliste und recherchiere mit Hilfe eines LLMs (Claude, Gemini, ChatGPT usw.) lokale und kommunale Erfordernisse bzw. Vorgaben deines Bundeslandes, da sich diese nicht in einer allgemeingültigen Liste zusammenfassen lassen.
Online-Genehmigungsportale: Das Servicekonto Deutschland und kommunale Antragsportale ermöglichen die Einreichung von Genehmigungsanträgen per Browser-Formular. Die Verfügbarkeit variiert jedoch je nach Bundesland.
Office-Management-Plattformen mit Event-Funktion: Eine direkte Verbindung von Eventplanung, Raumverwaltung und Teilnehmerverwaltung spart dir Abstimmungsrunden.
PULT bündelt für dich Raumplanung, Gästemanagement und Catering in einer Plattform. Du buchst Räume, filterst nach Kapazität und Ausstattung wie Beamer oder Whiteboard, blockierst Zonen auf dem interaktiven Büroplan für das Event und fügst Catering direkt im Buchungsvorgang hinzu.
Räume, Catering, Parkplätze und Gäste-Arbeitsplätze aus einer Buchung.
Gäste checken am Kiosk ein, Gastgeber bekommt sofort eine Benachrichtigung in Slack oder MS Teams.
Gäste unterschreiben beim Empfang NDAs, Fotoerlaubnisse und erhalten den Besucherausweis sowie Datenschutzhinweise.
Im Notfall generiert PULT per Knopfdruck einen Emergency Export aller aktuell anwesenden Personen.
Der Wochenplaner zeigt vorab, wie viele Mitarbeiter am Event-Tag ohnehin im Büro sind, damit Raumplanung und Flächennutzung aufeinander abgestimmt sind.
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Büro Einblicke
24 starke Büro Tools für Unternehmen, Home Office und Hybrid Work
24 Büro Tools für Desk Booking, Kommunikation, Projektmanagement, Dokumentation, Office-Suiten, Dateiverwaltung, Terminplanung, Zeiterfassung, E-Signaturen, Automatisierung, Sicherheit und Buchhaltung.
PULT ist eine Software zur Arbeitsplatz- und Raumbuchung. Mitarbeiter können über einen digitalen Büroplan verfügbare Arbeitsplätze, Räume und Zonen auswählen und verbindlich für sich reservieren. Zusätzlich lässt sich nachvollziehen, wer an welchem Tag im Büro arbeitet, was die Koordination im Team erleichtert.
Die Buchung kann über den Browser, Smartphone, Tablet, Laptop sowie über Integrationen wie Slack oder Microsoft Teams erfolgen.
Die Software bietet neben der Buchung auch Funktionen für Büro- und Flächenmanagement, etwa Auswertungen zur Nutzung einzelner Räume und Zonen oder zur allgemeinen Büroauslastung.
Arbeitsplatzbuchung in Großraumbüros und Desk Sharing Modellen
Übersicht über Anwesenheiten im Büro
Planung und Optimierung der Flächennutzung
Kategorie: Kommunikation & Meetings
Microsoft Teams
Microsoft Teams ist eine Plattform für interne Kommunikation und Zusammenarbeit. Sie bietet Chat, Video- und Audiokonferenzen, Dateifreigaben sowie gemeinsame Dokumentbearbeitung innerhalb von Microsoft-365.
Über Kanäle und Teamräume lassen sich Gespräche, Dateien und Workflows thematisch ordnen. Meetings können mit Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Aufzeichnungen und eingebundenen Microsoft-Whiteboards durchgeführt werden. Die enge Verzahnung mit Outlook, SharePoint und OneDrive ermöglicht es, Termine, E-Mails und Dateien direkt aus Teams heraus zu nutzen.
Slack
Slack ist ein Tool für die Kommunikation im Team und dient in vielen Unternehmen als Alternative oder Ergänzung zu E-Mails. Das Tool organisiert Kommunikation in Kanälen, die themen-, projekt- oder abteilungsbezogen angelegt werden können. Zusätzlich stehen Direktnachrichten, Gruppen-Chats und integrierte Audio- und Video-Huddles zur Verfügung.
Ein wichtiger Vorteil von Slack ist die große Anzahl an Integrationen. Dienste wie Google Workspace, Microsoft 365, Projektmanagement-Tools oder CRMs lassen sich direkt anbinden, sodass Informationen und Benachrichtigungen an einem Ort zusammenlaufen. Dateien können innerhalb von Kanälen geteilt und kommentiert werden, wodurch Diskussionen und Kontext transparent bleiben.
Zoom
Zoom ist eine Videokonferenz- und Kommunikationssoftware, die für Online-Meetings, Webinare und virtuelle Zusammenarbeit eingesetzt wird. Der Dienst ermöglicht Video- und Audiokonferenzen, Bildschirmfreigabe sowie Chat-Funktionen in einzelnen Meetings oder in dauerhaft angelegten Meeting-Räumen.
Nutzer können ihren Bildschirm oder einzelne Fenster teilen, Präsentationen zeigen und Inhalte gemeinsam bearbeiten. Die Bildschirmfreigabe steht in kostenlosen und kostenpflichtigen Tarifen zur Verfügung.
Kategorie: Aufgaben- & Projektmanagement
Asana
Asana ist eine Work- und Projektmanagement-Plattform, mit der Aufgaben, Projekte und Arbeitsabläufe geplant und nachverfolgt werden können. Teams legen Projekte an, beschreiben Aufgaben, weisen Verantwortliche zu und hinterlegen Fälligkeiten. Die Arbeit lässt sich in unterschiedlichen Ansichten darstellen, etwa als Liste, Board (Kanban), Timeline oder Kalender.
Asana positioniert sich als zentrale Stelle für Statusübersichten und Zielverfolgung. Ergänzend bietet der Dienst Funktionen für Automatisierungen, Berichte und, in neueren Versionen, KI-gestützte Unterstützung bei Workflows und Auswertungen.
Trello
Trello ist ein Browser-Tool für Aufgaben- und Projektorganisation, das auf Boards, Listen und Karten basiert. Aufgaben werden als Karten angelegt und in Listen (z. B. „To Do“, „In Arbeit“, „Erledigt“) verschoben. Dadurch eignet sich Trello besonders für Kanban-artige Workflows und übersichtliche To-do-Listen im Team.
Ein Kernelement von Trello ist die integrierte Automation Butler, mit der wiederkehrende Abläufe ohne Programmierkenntnisse automatisiert werden können, etwa das Verschieben von Karten bei bestimmten Ereignissen oder das automatische Setzen von Fälligkeiten.
Jira
Jira ist eine Software von Atlassian zur Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Vorgängen. Ursprünglich im Umfeld von Softwareentwicklung und IT-Support verbreitet, wird Jira inzwischen auch von Fachbereichen wie Marketing, HR oder Finance zur strukturierten Abbildung von Workflows genutzt.
In Jira werden Vorgänge (Issues) in Projekten organisiert und können etwa als Aufgaben, Bugs oder User Stories angelegt werden. Teams nutzen Boards (z. B. Kanban- oder Scrum-Boards), um Arbeitsschritte zu visualisieren und den Bearbeitungsstatus nachzuvollziehen. Für Business-Teams existieren spezielle Projektvorlagen für Projektmanagement, Kampagnen oder Anfragenverwaltung.
Kategorie: Wissen, Dokumentation & Zusammenarbeit
Notion
Notion ist eine Arbeitsumgebung, die Notizen, Dokumente, Wikis, Datenbanken und Aufgabenverwaltung in einem System kombiniert. Das Tool wird genutzt, um Wissen zu dokumentieren, interne Wikis aufzubauen und Projekte mit dazugehörigen Informationen an einem Ort zu verwalten.
In Notion werden Inhalte auf Seiten organisiert, die sich frei strukturieren lassen (Text, Tabellen, Checklisten, Relationen, Datenbankansichten). Dadurch können Teams Projektpläne, Meeting-Notizen, Wissensdatenbanken und Dashboards in einer Oberfläche abbilden.
Confluence
Confluence ist eine webbasierte Zusammenarbeits- und Dokumentationsplattform von Atlassian. Sie dient als Ort für Wissensmanagement, Projekt-Dokumentation und teamübergreifende Zusammenarbeit. Inhalte werden in Seiten und Bereichen (Spaces) organisiert, die sich thematisch strukturieren lassen.
Typische Anwendungsfälle sind interne Wikis, Projektdokumentation, technische Dokumentation oder Prozessbeschreibungen. Confluence bietet eine gemeinsame Bearbeitung von Seiten, Vorlagen, Kommentarfunktionen und Integration mit anderen Atlassian-Produkten, insbesondere Jira.
Kategorie: Produktivitäts-Suiten & Office
IONOS Nextcloud Workspace
IONOS Nextcloud Workspace ist ein cloudbasiertes Büro- und Zusammenarbeitstool, das gemeinsam von IONOS und Nextcloud entwickelt wird und sich als europäische Alternative zu Microsoft 365 positioniert. Die Plattform kombiniert E-Mail, Dateiablage, Online-Office, Kalender, Kontakte, Chat und Videokonferenzen in einer Umgebung.
Die Daten werden in Rechenzentren von IONOS in Deutschland gehostet; der Dienst wird als DSGVO-konform beworben und richtet sich besonders an Organisationen, die Wert auf digitale Souveränität und europäische Rechtsrahmen legen.
Google Workspace
Google Workspace ist eine Suite cloudbasierter Produktivitäts- und Zusammenarbeitstools. Sie umfasst u. a. Gmail, Google Kalender, Drive, Docs, Tabellen, Präsentationen, Meet und Chat. Ziel ist es, E-Mail, Dateien, Kommunikation und Zusammenarbeit vollständig im Browser abzubilden.
Dokumente werden in Google Drive gespeichert und können gleichzeitig von mehreren Nutzern bearbeitet werden. Über Google Meet sind Video- und Audiokonferenzen möglich, Google Kalender dient zur Terminplanung und Gmail als E-Mail-Tool.
Kategorie: Workshops & visuelle Kollaboration
Miro
Miro ist ein Online-Whiteboard für visuelle Zusammenarbeit. Auf einem digitalen, frei zoombaren Board können Nutzer Notizzettel, Texte, Formen, Linien und andere Elemente platzieren und strukturieren. Das Tool eignet sich für Brainstormings, Workshops, Prozessvisualisierungen und Planungen in verteilten Teams.
Miro stellt zahlreiche Vorlagen zur Verfügung, etwa für Flowcharts, Customer Journey Maps, Retrospektiven oder Roadmaps. Inhalte können in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden, inklusive Kommentaren und Präsentationsmodus.
Kategorie: Dateien, Speicher & Dateifreigabe
Dropbox
Dropbox ist ein Cloud-Speicherdienst, der Dateien online speichert, synchronisiert und freigibt. Nutzer legen Dateien in einem lokalen Dropbox-Ordner ab; dieser wird mit der Cloud synchronisiert, sodass Inhalte auf verschiedenen Geräten und per Weboberfläche verfügbar sind. Für Teams gibt es zusätzliche Verwaltungsfunktionen, etwa zur Rechtevergabe und zur Strukturierung von Teamordnern.
Ein Schwerpunkt liegt auf der Dateifreigabe: Dateien und Ordner können über Links geteilt werden. Je nach Plan lassen sich unter anderem Passwortschutz, Ablaufdaten und Beschränkung der Download-Möglichkeiten für Freigabelinks nutzen.
Nextcloud Files
Nextcloud Files ist eine Software für Cloud-Speicher, Dateisynchronisation und -freigabe, die typischerweise auf einem eigenen Server oder in einer selbst gewählten Cloud-Umgebung betrieben wird. Sie zählt zur Kategorie „Self-Hosted File Sync & Share“ und bietet damit eine Alternative zu Diensten wie Google Drive oder Dropbox, bei der die Datenhoheit beim Unternehmen bleibt.
Für die Dateifreigabe stehen verschiedene Optionen zur Verfügung: Dateien und Ordner können mit einzelnen Nutzern oder Gruppen geteilt oder über öffentliche Links zugänglich gemacht werden. Für Linkfreigaben lassen sich je nach Konfiguration u. a. Passwortschutz, Ablaufdaten und Berechtigungen (z. B. nur Lesen, Hochladen, Bearbeiten) setzen.
Kategorie: Terminfindung & Scheduling
Calendly
Calendly ist ein Online-Tool zur automatisierten Terminplanung. Statt Termine per E-Mail abzustimmen, erstellt der Nutzer einen persönlichen Buchungslink, über den andere einen freien Slot im Kalender auswählen können. Calendly gleicht die Verfügbarkeit mit den angebundenen Kalendern (z. B. Google Kalender, Outlook) ab und vermeidet so Doppelbuchungen.
Der Nutzer legt fest, wann er grundsätzlich verfügbar ist (z. B. Wochentage, Uhrzeiten, Pufferzeiten) und definiert verschiedene Event-Typen wie etwa ein 30-minütiges Erstgespräch oder ein 60-minütiges internes Meeting. Für bestätigte Termine werden automatisch Kalendereinträge erstellt; gängige Videokonferenzlösungen wie Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams lassen sich direkt integrieren, sodass für jedes Meeting ein eigener Konferenzlink erzeugt wird.
Doodle
Doodle ist ein Online-Dienst zur Terminfindung in Gruppen. Typischer Anwendungsfall ist die Frage: „Wann können alle?“ – etwa bei Team-Meetings, Workshops oder externen Terminen mit mehreren Beteiligten. Der Organisator legt verschiedene Terminvorschläge in einer Umfrage an und versendet den Link; die Teilnehmer markieren ihre Verfügbarkeit direkt in der Doodle-Umfrage.
Die Ergebnisse werden übersichtlich zusammengeführt, sodass schnell ersichtlich ist, welcher Termin für die meisten oder für alle geeignet ist. Doodle kann auf Wunsch automatisch Kalendereinladungen für bestätigte Termine versenden. Neben klassischen Datum/Uhrzeit-Umfragen lassen sich je nach Produktvariante auch Buchungsseiten und wiederkehrende Terminformate abbilden.
Kategorie: Zeit & Zeiterfassung
Toggl Track
Toggl Track ist ein Tool zur Zeiterfassung mit Schwerpunkt auf Projekten, Kunden und Tätigkeiten. Nutzer starten und stoppen Timer oder erfassen Zeiten manuell; die Einträge werden Projekten, Kunden, Tags oder Aufgaben zugeordnet. So lassen sich Arbeitszeiten detailliert auswerten, zum Beispiel für Abrechnungen, Budgetkontrolle oder interne Analysen.
Typische Funktionen sind Tages-, Wochen- und Projektübersichten, Berichte nach Kunde/Projekt/Aktivität sowie Exportmöglichkeiten (z. B. als CSV oder PDF).
Kategorie: Dokumentenprozesse & E-Signaturen
Skribble
Skribble ist ein E-Signatur-Dienst mit der Möglichkeit, Dokumente rechtsgültig elektronisch zu unterschreiben. Die Plattform deckt alle drei gängigen E-Signatur-Standards ab: einfache (EES/SES), fortgeschrittene (FES/AES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Die Lösung wird laut Anbieter in Rechenzentren in der Schweiz gehostet und als konform mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) sowie der europäischen DSGVO beschrieben. Der Signaturablauf erfolgt typischerweise in drei Schritten: Dokument hochladen oder über eine Integration an Skribble übergeben, Unterzeichner einladen und elektronisch signieren (per Desktop, Tablet oder Smartphone).
DocuSign
DocuSign ist ein Dienst für elektronische Signaturen und digitale Vertragsabwicklung. Dokumente werden hochgeladen, mit Signaturfeldern und weiteren Feldern (z. B. Datum, Initialen, Textfelder) versehen und anschließend an Unterzeichner gesendet. Diese können das Dokument online prüfen und rechtsverbindlich unterschreiben.
DocuSign protokolliert den Signaturprozess über einen Audit Trail, der unter anderem Zeitstempel und verwendete E-Mail-Adressen enthält. Der Dienst wird von Unternehmen für Verträge, Angebote, Vereinbarungen und HR-Dokumente genutzt. Ergänzend gibt es Funktionen wie Erinnerungen, Vorlagen, Formularfelder sowie Integrationen in CRM- und Office-Systeme.
Zapier ist eine Plattform zur Verknüpfung von Webanwendungen und zur Automatisierung wiederkehrender Abläufe. Nutzer erstellen sogenannte „Zaps“, bestehend aus einem Auslöser (Trigger) in einer Anwendung und einer oder mehreren Aktionen in anderen Anwendungen, etwa: „Wenn ein Formular ausgefüllt wird, lege einen Datensatz im CRM an und sende eine Benachrichtigung im Chat-Tool“.
Zapier unterstützt tausende Apps (z. B. E-Mail-Dienste, CRMs, Projektmanagement-Systeme, Online-Formulare, Chat-Tools) und ermöglicht damit, Daten automatisch zwischen Systemen zu übertragen, Benachrichtigungen auszulösen oder Einträge zu erstellen, ohne manuell eingreifen zu müssen.
Kategorie: Sicherheit & Passwörter
Bitwarden
Bitwarden ist ein Passwortmanager, der Anmeldedaten, sichere Notizen und andere vertrauliche Informationen verschlüsselt speichert. Nutzer legen Einträge (Login, Passwort, URL, Notiz) an und können diese in Sammlungen organisieren. Über Browser-Erweiterungen und Apps wird das automatische Ausfüllen von Login-Daten auf Websites und in Anwendungen unterstützt.
Bitwarden setzt auf ein Zero-Knowledge-Modell: Die Daten werden clientseitig verschlüsselt; der Anbieter hat aufgrund der Architektur keinen Zugriff auf die entschlüsselten Inhalte. Der Dienst ist als Cloud-Lösung verfügbar, kann aber in bestimmten Plänen auch selbst gehostet werden. Für Teams und Unternehmen existieren Organisationsfunktionen zur gemeinsamen Nutzung von Tresoren, Verwaltung von Zugriffsrechten und Richtlinien.
Kategorie: Buchhaltung & Finanzen
sevDesk
sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, die sich vor allem an kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler richtet. Mit dem Tool lassen sich Angebote und Rechnungen erstellen, Belege erfassen, Zahlungen zuordnen und einfache Auswertungen zur Finanzlage durchführen.
Belege können digital erfasst, hochgeladen und per Texterkennung (OCR) und KI-Erkennung ausgelesen werden, um Buchungsvorschläge zu erzeugen. Für den deutschen Markt relevante Anforderungen wie GoBD-konforme Archivierung, Umsatzsteuer-Logik oder Schnittstellen zu Steuerberatern (z. B. Export im DATEV-Format) werden unterstützt.
Lexware Office
Lexware Office ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungssoftware für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Der Dienst bündelt u. a. Belegerfassung, Rechnungsstellung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Umsatzsteuervoranmeldung und Bankanbindung in einem System.
Belege können digital erfasst, hochgeladen und verbucht werden; auf Basis dieser Daten erstellt Lexware Office die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und Auswertungen. Die Software bietet u. a. Funktionen zur Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Mahnungen, zur elektronischen Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER sowie zur GoBD-konformen Archivierung.
Kategorie: Asynchrone Kommunikation (Video)
Loom
Loom ist ein Tool zur asynchronen Videokommunikation. Nutzer können Bildschirm, Kamera und Mikrofon aufnehmen und das resultierende Video per Link teilen. Dadurch lassen sich Status-Updates, Erklärvideos oder Feedback geben, ohne ein Live-Meeting ansetzen zu müssen.
Aufnahmen können mit Kommentaren und Reaktionen versehen werden; Zuschauer sehen das Video im Browser, ohne Dateien herunterladen zu müssen. Loom eignet sich insbesondere für Produktdemos, Walkthroughs von Dokumenten oder Prozessen und zur Erläuterung komplexer Themen, bei denen ein reiner Text schwer verständlich wäre.
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Meeting Räume
Guide: Desk Sharing organisieren in 4 Schritten
Unter Desk Sharing werden Büroarbeitsplätze gemeinsam durch mehrere Beschäftigte genutzt: je nach Anwesenheit und Aufgabe. Damit dieses Modell für alle fair und zuverlässig funktioniert, benötigt ihr verbindliche Strukturen.
Desk Sharing organisieren: Das Wichtigste in Kürze
Reale Auslastung messen: Erfasse über 2 bis 4 Wochen die tatsächliche Büroanwesenheit und Nutzung der Arbeitsplätze, z. B. automatisiert mit PULT Presence.
Desk-Sharing-Quote bestimmen: Berechne auf Basis der Messdaten, wie viele Arbeitsplätze ihr tatsächlich benötigt, inklusive Peak-Tagen und Ausnahmen.
Büro strukturieren: Richte einheitliche Arbeitsplätze ein und teile das Büro in Konzentrations-, Team-, Meeting- und Telefonbereiche.
Regeln festlegen: Lege Vorgaben für Buchung, Clean-Desk, Verhalten pro Zone und Datenschutz fest.
Buchung organisieren: Nutze ein einheitliches Buchungssystem, um Arbeitsplätze, Räume und Zonen verbindlich zu reservieren und No-Shows automatisch zu erkennen.
1. Schritt: Bedarfsanalyse und Planung
Damit Desk Sharing bei dir gut funktioniert, brauchst du eine einfache, aber verlässliche Datengrundlage. Ziel ist es, schnell zu ermitteln, wie viele Personen wirklich gleichzeitig im Büro sind und wie stark eure Arbeitsplätze genutzt werden. Erst mit diesen Zahlen kannst du entscheiden, wie viele Schreibtische ihr künftig braucht.
Messung der realen Büroanwesenheit
Mit PULT Presence kannst du die Büroanwesenheit erheben und sehen, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind. Dein Team muss dabei nicht aktiv werden, da die Erkennung passiv abläuft. Es entsteht also kein Aufwand:
Erkennung der realen Anwesenheit statt nur Buchungen (No-Shows werden ausgeschlossen)
Damit erhältst du präzise Büroanwesenheitsdaten über 2 bis 4 Wochen, ohne vorher ein Buchungssystem einführen zu müssen.
Erhebung der tatsächlichen Nutzung eurer Arbeitsplätze
Parallel zur Anwesenheitsmessung solltest du erfassen, wie viele Schreibtische und Bereiche wirklich genutzt werden. Mit den Office Insights von PULT bekommst du:
Auslastungsberichte für Schreibtische, Räume und Zonen
Damit erkennst du sofort, welche Bereiche über- oder unterlastet sind.
Desk-Sharing-Quote berechnen
Die Desk Sharing Quote zeigt dir das Verhältnis zwischen verfügbaren Arbeitsplätzen und der Gesamtzahl deiner Mitarbeiter.
Beispiel: Du hast 100 Mitarbeiter und 70 Arbeitsplätze. Deine Desk Sharing Quote beträgt 0,7.
Beachte bei der Verwendung dieser Kennzahl diejenigen Mitarbeiter, die weiterhin einen fest zugewiesenen Arbeitsplatz benötigen. Das kann bei körperlichen Besonderheiten der Fall sein, oder auch dann, wenn spezielle Hardware benötigt wird, zum Beispiel ein leistungsstarker Videoschnittrechner.
Lege euer Zielbild fest
Auf Basis der Anwesenheitsdaten, Nutzungsdaten und der Desk Sharing Quote entscheidest du:
Wie viele Arbeitsplätze ihr künftig braucht,
Welche Bereiche ihr anpassen müsst und ob zum Beispiel mehr Platz für Teamtreffen benötigt wird,
Ob demnach Flächen umgebaut oder umgewidmet werden sollten
2. Büro-Set-up für Desk Sharing einrichten
Damit Desk Sharing für alle Mitarbeiter gut funktioniert, braucht das Büro eine passende Struktur und insbesondere eine Ausstattung, die dem neuen Konzept gerecht wird. Dazu gehören eine vereinheitlichte Arbeitsplatzausstattung, neuer Stauraum sowie neu gestaltete Flächen und Zonen.
Einheitliche und ergonomische Arbeitsplätze
Der tägliche Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen ist für deine Angestellten am komfortabelsten, wenn alle Tische gleich ausgestattet sind. Sorge für:
höhenverstellbare Schreibtische
identische Monitor-Setups
universelle Dockingstationen bzw. Monitoradapter
ergonomische Stühle, die sich schnell anpassen lassen
flächendeckendes WLAN
Ausreichend Stauraum
Gerade im Desk Sharing braucht jeder einen Ort für persönliche Arbeitsmittel und Kleidung, den Rucksack oder die Tasche, Fahrradhelme oder die Lieblingstasse. Bewährt haben sich:
Spinde
Ausreichend große Schließfächer
Rollcontainer für Arbeitsmittel und Tastatur, Maus oder Headset
Bürofläche in Zonen teilen
Eine Zonierung verhindert Störungen und erhöht die Nutzbarkeit der Fläche. Typische Bereiche sind:
Ruhezonen mit Einzelarbeitsplätzen für konzentriertes Arbeiten
Telefon- und Videocall-Bereiche
Zonen für Teamarbeit bzw. Zusammenarbeit
Pausenbereiche
Räume oder Zonen für Sport, Ausgleich und Erholung
3. Desk Sharing Regeln einführen
Wenige, aber wohlüberlegte Desk Sharing Regeln sorgen für ein faires Miteinander und Hygiene an den Arbeitsplätzen.
Buchungsregeln: Lege fest, wie weit im Voraus Arbeitsplätze reserviert werden können. In PULT kannst du pro Mitarbeiter, Team und Abteilung bestimmen, welche Ressourcen gebucht werden dürfen.
Clean-Desk-Policy: Sie gibt vor, dass sensible Daten, Datenträger und Unterlagen nicht auf Arbeitsplätzen verbleiben dürfen; Rechner müssen selbst bei kurzer Abwesenheit gesperrt werden.
Verhalten in verschiedenen Zonen: Lege fest, welches Verhalten in welchen Bereichen gilt, beispielsweise Rücksicht und Stille in den Ruhezonen.
Sauberkeit: Arbeitsplätze sollen sauber und aufgeräumt hinterlassen werden, es dürfen keine privaten Gegenstände verbleiben. Stelle dafür auch Stationen mit Tüchern und Reinigungsmitteln bereit.
4. Buchungsprozess und -Software einführen
Eine Desk Booking Software ist für dein Team eine Arbeitserleichterung. In PULT können Einzelarbeitsplätze, Meetingräume, Zonen und Parkplätze im Voraus verbindlich reserviert werden.
Diese Ressourcen können in PULT gebucht werden
Mit PULT lassen sich die Angebote deines Büros im Voraus reservieren:
Arbeitsplätze, Schreibtische
Zonen, die du zuvor festgelegt hast: Ruhebereiche, Teamzonen, Erholungsbereiche
Besprechungsräume
Parkplätze
Besucherarbeitsplätze
Catering oder zusätzliche Services für Meetings
Ablauf der Arbeitsplatzbuchung in PULT
Deine Mitarbeiter können Reservierungen in PULT auf mehreren Wegen durchführen:
am Smartphone, Tablet, Laptop, PC oder Terminal
über interaktive Grundrisse, die freie Plätze in Echtzeit anzeigen
über Integrationen in Slack, Microsoft Teams, Outlook oder Google Kalender
mit Filtern: Bei der Buchung kann nach Ausstattung des Arbeitsplatzes und Zonenart gefiltert werden.
Nimmt ein Teammitglied seine Buchung nicht wahr, kann PULT diese Reservierung automatisch aufheben und somit die Ressource wieder freigeben. Du kannst festlegen, wie lange die Buchung nach Beginn der Zeit aufrechterhalten wird.
Automatische Anwesenheitserfassung
Der Check-in erfolgt automatisch über das Unternehmens-WLAN (Zero-Click Check-in). Sobald sich eines der Geräte des Mitarbeiters mit dem WLAN verbindet, erkennt PULT dessen Anwesenheit.
keine manuelle Bestätigung bzw. Check-in notwendig
zuverlässige Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit
Zukunft der Arbeit: Die wichtigsten Entwicklungen bis 2050
Die Zukunft der Arbeit wird Unternehmen, Beschäftigung und Zusammenarbeit in den kommenden Jahrzehnten verändern. KI-Durchbrüche, demografischer Wandel, Klimawandel und wirtschaftliche Transformation werden zwischen 2030 und 2050 ihre größte Wirkung entfalten.
Die Zukunft der Arbeit wird bis 2050 geprägt von: Digitalisierung und KI, demografischem Wandel, hybriden Arbeitsformen und einem Wertewandel hin zu mehr Entscheidungsfreiheit und Sinnorientierung.
KI und Automatisierung übernehmen wiederholbare Aufgaben und verändern Berufsprofile. Menschliche Arbeit verschiebt sich stärker auf Analyse, Problemlösung und zwischenmenschliche Aufgaben.
Arbeit findet an mehr Orten statt: Büro, Homeoffice und dritte Orte bilden ein flexibles System. Das Büro wird vor allem Ort für Zusammenarbeit, Workshops und Abstimmung.
Desk Sharing und Activity-Based Working ersetzen feste Arbeitsplätze zugunsten frei buchbarer Arbeitszonen.
Arbeitszeiten orientieren sich zunehmend an Ergebnissen statt an Präsenz. Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit und flexible Arbeitszeitkonten setzen sich weiter durch.
Für Beschäftigte entstehen neue Chancen durch neue Arbeitsmodelle und neue Karrierewege, aber auch Probleme wie Informationsüberlastung oder Entgrenzung.
Unternehmen müssen ihre Strukturen, Führung, Arbeitsräume und Kompetenzentwicklung anpassen, um produktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Welche sind die wichtigsten Entwicklungen der Zukunft der Arbeit?
Die wichtigsten Entwicklungen der Zukunft der Arbeit sind Digitalisierung und KI, demografischer Wandel, Klimawandel und ökologische Transformation, neue Arbeitsformen sowie ein Wertewandel hin zu mehr Flexibilität und Sinnorientierung.
Diese fünf Trends prägen zwischen 2030 und 2050 maßgeblich, wie Unternehmen organisiert sind, welche Tätigkeiten automatisiert werden, welche Kompetenzen an Bedeutung gewinnen und wie Arbeitsorte sowie Arbeitsmodelle gestaltet werden.
Digitalisierung, Automatisierung und Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz und mit ihr neu entstehende Systeme zählen zu den stärksten Einflussfaktoren der kommenden Jahrzehnte.
Relevante Entwicklungen:
Generative KI automatisiert Analyse-, Recherche- und Textaufgaben.
Robotik wird günstiger und zunehmend in kleineren Produktionen einsetzbar.
Plattformtechnologien standardisieren viele Arbeitsprozesse und ermöglichen verteilte Zusammenarbeit.
Auswirkungen:
Ein hoher Anteil der Tätigkeiten in Verwaltung, Customer Service, Finanzwesen, Produktion und Logistik kann bis 2035 automatisiert oder durch KI stark unterstützt werden.
Wissensarbeit verändert sich in Richtung überwachender, steuernder und interpretierender Rollen.
Neue Jobprofile entstehen an der Schnittstelle von Technologie, Daten und Organisation.
Demografischer Wandel und Fachkräftemangel
Deutschland und Europa stehen vor einem tiefgreifenden demografischen Umbruch.
Relevante Entwicklungen:
Der Anteil älterer Erwerbspersonen steigt deutlich; gleichzeitig geht die Zahl jüngerer Arbeitskräfte zurück.
Viele qualifizierte Berufsgruppen, zum Beispiel in IT, Gesundheitswesen, Technik, Pädagogik, sind bereits heute deutlich unterbesetzt.
Ab 2030 erreicht der Renteneintritt geburtenstarker Jahrgänge seinen Höhepunkt.
Auswirkungen:
Der Fachkräftemangel bleibt strukturell bestehen und verschärft sich in einigen Bereichen weiter.
Unternehmen müssen stärker auf Mitarbeiterbindung, Weiterbildung, Umschulung, Automatisierung und internationale Rekrutierung setzen.
Ältere Beschäftigte erhalten eine wichtigere Rolle in Organisationen, etwa durch Wissenssicherung und frei gestaltbare Arbeitsmodelle.
Klimawandel, Dekarbonisierung und Green Jobs
Die ökologische Transformation ist ein langfristiger Trend, der Wirtschaft und Arbeitsmärkte neu ausrichtet.
Relevante Entwicklungen:
Nationale und europäische Klimaziele führen zu veränderten Anforderungen an Unternehmen, insbesondere in Industrie, Energie, Mobilität und Bau.
Nachhaltigkeitsberichterstattung (ESG) wird verbindlicher und komplexer.
Erneuerbare Energien, Kreislaufwirtschaft und Ressourceneffizienz gewinnen an Bedeutung.
Auswirkungen:
Der Bedarf an „Green Skills“ steigt kontinuierlich.
Neue Berufsfelder entstehen, u. a. in Energieerzeugung, Dekarbonisierungstechnologien, Umweltmanagement und nachhaltigem Produktdesign.
Unternehmen müssen Prozesse, Produkte und Lieferketten neu ausrichten.
Neue Arbeitsformen: Hybrid, Remote und Plattformarbeit
Arbeitsort und Arbeitszeit werden freier wählbar und stärker digital.
Relevante Entwicklungen:
Hybride Arbeitsmodelle, also der Wechsel zwischen Homeoffice und Büro, sind in vielen Unternehmen und Behörden alltäglich.
Remote Work bleibt stabil hoch, insbesondere in wissensintensiven Tätigkeiten.
Internationale Auftragnehmer werden leichter integrierbar.
Auswirkungen:
Organisationen müssen Zusammenarbeit, Kommunikation und Meeting-Strukturen neu denken.
Der Bedarf an digitaler Infrastruktur, zum Beispiel Software für Zusammenarbeit sowie Arbeitsplatzbuchung, steigt weiter.
Arbeitsverhältnisse werden vielfältiger: Festanstellung, Freelancing und projektbasierte Arbeit koexistieren.
Wertewandel: Sinn, Entscheidungsfreiraum und Work-Life-Integration
Veränderte Erwartungen an die Arbeit und die Arbeitszeit prägen die Art und Weise, wie Rekrutierung, Mitarbeiterbindung und Kultur organisiert werden.
Relevante Entwicklungen:
Jüngere Generationen erwarten mehr Autonomie, Entwicklungsmöglichkeiten und einen spürbaren gesellschaftlichen Beitrag des Arbeitgebers.
Der Wunsch nach Vereinbarkeit von Beruf, Familie und eigenen Projekten nimmt zu.
Psychische Gesundheit und Belastungssteuerung gewinnen an Bedeutung.
Auswirkungen:
Die Arbeitgeberattraktivität hängt stärker von Kultur, eigenem Entscheidungsfreiraum und Entwicklungsangeboten ab.
Führung wird stärker auf Vertrauen und Ergebnisse ausgerichtet.
Wie verändern sich Jobs und Skills in der Zukunft der Arbeit?
Jobs und die zugehörigen Fähigkeiten verändern sich in der Zukunft der Arbeit vor allem durch Automatisierung, KI-Unterstützung, neue Berufsfelder und den steigenden Bedarf an digitalen, sozialen und analytischen Kompetenzen.
Routinetätigkeiten werden reduziert und Tätigkeiten, die Kreativität, Problemlösung und menschliche Interaktion erfordern, gewinnen an Bedeutung.
Welche Tätigkeiten sind besonders stark von Automatisierung betroffen?
Geradlinige Tätigkeiten mit hohem Wiederholungsgrad sind am stärksten automatisierbar. Dazu zählen:
administrative Prozesse, zum Beispiel Datenerfassung, Terminverwaltung
standardisierte Analyse- und Reportingaufgaben
Teile der Kundenkommunikation, zum Beispiel Erstkontakt oder häufig auftretende Fragen
einfache Fertigungs-, Lager- und Prüfroutinen
Dokumentation und Formularbearbeitung
In vielen Bereichen werden diese Tätigkeiten nicht vollständig ersetzt, sondern durch KI-Systeme teilweise automatisiert. Mitarbeiter übernehmen dann überwachende, steuernde oder interpretierende Rollen.
Welche Kompetenzen werden besonders wichtig?
Die Zukunft der Arbeit erfordert eine Kombination aus digitalen, analytischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten. Besonders relevant sind:
Digitale Grundkompetenzen: Umgang mit KI, Datenkompetenz, digitale Kommunikation
Soziale und kommunikative Fähigkeiten: Zusammenarbeit, Konfliktlösung, Empathie
Anpassungsfähigkeit: Lernfähigkeit, Offenheit für Veränderung, Selbstorganisation
Kreativität: Entwicklung neuer Ansätze, Konzepte und Lösungen
Diese Kompetenzen gewinnen in nahezu allen Berufsfeldern an Bedeutung, unabhängig vom Qualifikationsniveau.
Wie können sich Beschäftigte auf die Zukunft der Arbeit vorbereiten?
Beschäftigte sollten ihre persönliche Kompetenzentwicklung planen. Wichtige Schritte sind:
Bestandsaufnahme eigener Fähigkeiten und Abgleich mit zukünftigen Anforderungen
Aufbau von KI- und Datenkompetenzen, unabhängig von der Branche
Upskilling oder Reskilling über Microlearning, Zertifikate oder berufsbegleitende Weiterbildung
Aktive Pflege des beruflichen Netzwerks (intern und extern)
Stärkung von Selbstmanagement und Resilienz, um Veränderungen zu bewältigen
Wie wirkt sich die Zukunft der Arbeit auf Unternehmen, Behörden und Führung aus?
Die Zukunft der Arbeit wirkt sich auf Unternehmen vor allem durch Veränderungen der Technologie, Fachkräftemangel, ökologische Anforderungen und neue Arbeitsformen aus.
Wie verändern sich Organisationsstrukturen?
Organisationsstrukturen von Unternehmen und Behörden werden beweglicher und insgesamt funktionsübergreifender. Typische Entwicklungen:
Weniger bzw. flache Hierarchie, mehr Verantwortung in Teams
Projektorientierte Arbeitsweisen gewinnen an Bedeutung
Stabile digitale Systeme für Kommunikation, Abstimmung und Dokumentation
Buchungs- und Arbeitsplatzsysteme für hybride Büromodelle
Technisch gut ausgestattete Besprechungsräume, die ortsunabhängige Teilnahme ermöglichen
Datensicherheit und Zugriffsregeln, insbesondere bei KI-Anwendungen
Eine Arbeitsplatzgestaltung, die sowohl ruhige und konzentrierte Arbeit als auch Zusammenarbeit und Teamtage ermöglicht
Wie verändern sich Arbeitsort und Arbeitsplatz in der Zukunft der Arbeit?
Arbeitsort und -platz verändern sich grundlegend, weil Arbeit weniger an einen festen Platz oder ein starres Zeitraster gebunden ist. Tätigkeiten werden dort ausgeführt, wo sie am besten erledigt werden können, und zu Zeiten, die sowohl zu betrieblichen Abläufen als auch zur persönlichen Planung passen.
Unternehmen kombinieren Büro, Homeoffice und weitere Arbeitsorte zu einem Gesamtsystem, in dem Anwesenheit, Ausstattung und Zusammenarbeit nach der Arbeitsweise der Mitarbeiter ausgerichtet werden.
Übergang vom festen Arbeitsplatz zu freien Konzepten
Der klassische, personenbezogene Arbeitsplatz verliert an Bedeutung. Stattdessen nutzen Unternehmen Modelle, die die tatsächliche Anwesenheit und den Bedarf der Mitarbeiter besser abbilden:
Mehrere Arbeitsorte ergänzen das Büro: Homeoffice, Coworking-Spaces und mobile Arbeitsplätze.
Nicht mehr alle Mitarbeiter sind täglich vor Ort; Anwesenheit richtet sich nach Aufgaben, Meetings und Abstimmungsbedarf.
Die Bürofläche wird so geplant, dass weniger Einzelarbeitsplätze vorhanden und stattdessen Zonen für stilles Arbeiten, Zusammenarbeit oder Ausgleich und Sport verfügbar sind.
Stille Zonen für konzentrierte Einzelarbeit
Projekt- und Teamflächen für gemeinsame Aufgaben
Rückzugsräume für Telefonate oder vertrauliche Gespräche
Besprechungsräume für Abstimmungen
Erholungs- und Pausenbereiche zur Regeneration
Der Treiber dieser Veränderung ist die Etablierung hybrider Arbeit. Laut ifo-Institut arbeiteten bereits Anfang 2025 rund 25 Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland zumindest zeitweise von zu Hause. Unternehmen passen deshalb ihre Flächen an, weil durchschnittlich etwa ein Viertel der Arbeitsplätze regelmäßig ungenutzt bleibt.
Unter diesen Vorzeichen macht Desk Sharing das Büro tauglich für das sogenannte Activity-Based Working. Deine Mitarbeiter entscheiden selbst, welcher Ort, Raum oder Zone am besten zur tagesaktuellen Aufgabe passt.
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Hybrides Arbeiten
Hybrid Working Trends 2026 in Deutschland und der EU
Hybrid Work hat sich als stabiles Arbeitsmodell etabliert. Daten aus Deutschland, Europa, den USA sowie internationalen Vergleichsstudien zeigen ein konsistentes Bild: Die meisten wissensintensiven Branchen arbeiten in Hybridmodellen mit zwei bis drei Präsenztagen pro Woche.
Hybrid Work ist ein häufiges Arbeitsmodell in Deutschland und der EU. Beschäftigte arbeiten im Schnitt zwei Tage pro Woche zu Hause und nutzen Büro-Tage für Abstimmung und Zusammenarbeit.
Zwei bis drei feste Präsenztage pro Woche haben sich etabliert. Teams legen gemeinsame Büro-Tage fest, damit sich Kollegen treffen und Projekte vorankommen.
Vollständig remote arbeiten wird seltener. Hybrid Work bleibt die bevorzugte Form, weil Homeoffice und Büro unterschiedliche Aufgaben gut abdecken.
Unternehmen arbeiten mit Meetingfenstern und störungsfreien Zeiten.
Büroflächen werden neu aufgeteilt: Einzelarbeitsplätze werden reduziert, hinzu kommen Zonen für konzentriertes Arbeiten, Austausch, Videogespräche oder Pausen.
Desk Sharing setzt sich durch: Es schafft Platz für die neuen Zonen und passt zur unregelmäßigen Anwesenheit im Büro.
Ausgangslage: Hybrid Working Trends 2025/2026
Die Nutzung des Arbeitsmodells Hybrid Work liegt deutlich über dem Vor-Pandemie-Niveau und hat sich, nach einem kurzfristigen Höhepunkt während der Krisenjahre, auf einem nachhaltigen Niveau eingependelt.
Der Schwerpunkt liegt klar auf hybriden Modellen, also dem Wechsel zwischen Homeoffice und dem Büro, mit regelmäßigen Präsenztagen. Vollständige Remote-Arbeit bleibt eine Minderheitslösung.
Hybrid Work in Deutschland
Laut Statistischem Bundesamt arbeiteten 24 % der Erwerbstätigen in Deutschland im Jahr 2024 zumindest gelegentlich im Homeoffice, nahezu identisch zu 2023.
Unter den Homeoffice-Nutzern arbeiteten 24 % ausschließlich von zu Hause, gegenüber 26 % im Vorjahr. Der deutliche Rückgang im Vergleich zu 2021 (40 %) zeigt: Hybrid statt Full-Remote dominiert.
Das ifo Institut bestätigt diese Stabilität: Im Februar 2025 nutzten 24,5 % der Beschäftigten in Deutschland zumindest zeitweise Homeoffice. Diese Quote hält sich seit über zwei Jahren konstant bei etwa 25 %.
Einordnung:
Deutschland liegt leicht über dem EU-Durchschnitt, aber unter den Spitzenreitern wie den Niederlanden oder den skandinavischen Ländern.
Hybrid Work ist in mittelgroßen und großen Unternehmen inzwischen zum Standard geworden; bei kleineren und mittelgroßen Unternehmen (KMU) und in nicht telearbeitfähigen Branchen ist der Anteil weiterhin deutlich geringer.
Trends für Hybrid Work
Hybrid Work wird in Deutschland und der EU vor allem durch feste Präsenztage, abgesprochene Teamrhythmen und erprobte Abläufe geprägt sein. Bürotage werden bewusst für Aufgaben genutzt, die persönliche Abstimmung erfordern.
Unternehmen passen ihre Büroflächen auf Hybrid Work an, arbeiten mit Regelwerken und investieren in Technik, die das Arbeiten an wechselnden Orten begleitet.
Feste Präsenzvorgaben
Viele Unternehmen führen zwei bis drei verpflichtende Präsenztage pro Woche ein. Diese Vorgaben sollen Verlässlichkeit schaffen und verhindern, dass sich Teams nur noch zufällig im Büro begegnen. Jedoch entscheiden die Teams selbst, welche Tage am sinnvollsten sind, etwa für Projektabstimmungen oder Planungssitzungen.
Ein Team legt beispielsweise fest: Montag und Mittwoch sind gemeinsame Bürotage. Am Montag werden Aufgaben abgestimmt, am Mittwoch arbeitet man gemeinsam an aktuellen Projekten. Die restlichen Tage sind frei wählbar.
Büro-Tage als Tage der Zusammenarbeit
Der Besuch im Büro dient zunehmend bestimmten Zwecken:
Projektarbeit
Einarbeitung
persönliche Besprechungen
gemeinsame Planung
soziale Einbindung
Mitarbeiter kommen ins Büro, weil das Team an diesem Tag Workshops plant oder weil ein neuer Kollege eingearbeitet wird.
Regeln für die Zusammenarbeit
Hybrid Work erschwert es, sich spontan zusammenzusetzen und gemeinsame Abstimmungen, Konzepte oder Ideen zu besprechen. Für viele ist ein Video Call kein geeigneter Ersatz.
Festgelegte Zeiträume, in denen keine Meetings stattfinden
Pflicht zur Dokumentation von Entscheidungen
Strukturierter Ablauf von Meetings, um diese kurz zu halten
Vorgaben für Reaktionszeiten in Chats und E-Mails
Ein Unternehmen führt beispielsweise tägliche störungsfreie Zeiten von 9 bis 12 Uhr ein. In dieser Zeit dürfen keine Meetings stattfinden und keine schnellen Chat-Antworten erwartet werden.
Veränderung von Büroflächen
Unternehmen gestalten ihre Büroflächen unter Hybrid Work grundlegend um. Da viele Mitarbeiter nur noch zwei bis drei Tage pro Woche im Büro arbeiten, bleiben feste Schreibtische häufig ungenutzt.
Dadurch entstehen Flächen, die der jeweiligen Tätigkeit und Arbeitsweise gerecht werden und dem Büro im Gegensatz zum Home Office einen erkennbaren Mehrwert verleihen. Die Ausrichtung folgt dem Activity-Based-Working-Prinzip:
Der Arbeitsort wird nach Tätigkeit gewählt und kann sich im Tagesverlauf mehrfach ändern. Die wichtigsten Veränderungen lassen sich in vier Bereichen zusammenfassen.
Bereiche für konzentriertes Arbeiten
Offene Großraumbüros bieten oft zu wenig Ruhe. Deshalb schaffen Unternehmen Zonen, die bewusst für konzentrierte Aufgaben vorgesehen sind:
Einzelarbeitsplätze, die akustisch und optisch abgeschirmt sind
Einsatz von schallabsorbierenden Materialien wie textilen Oberflächen, Akustikdecken, Stellwänden oder großen Pflanzen
Telefonboxen und kleine, schallgedämmte Räume für Videokonferenzen oder vertrauliche Gespräche
Diese Bereiche sorgen dafür, dass Mitarbeiter im Büro ungestört arbeiten können und der Bürotag wirklich produktiv wird.
Bereiche für Zusammenarbeit und Austausch
Viele Mitarbeiter kommen ins Büro, um sich miteinander persönlich abzustimmen oder an Projekten zu arbeiten. Deshalb gewinnen Flächen für Zusammenarbeit deutlich an Bedeutung.
Offene Workshop-Bereiche mit beweglichen bzw. rollbaren Tischen, Whiteboards und Stellwänden
Besprechungsräume in verschiedenen Größen, ausgestattet mit Videotechnik für hybride Meetings
Gestaltbare Teamzonen, die sich schnell an unterschiedliche Gruppengrößen anpassen lassen
Sozial- und Erholungszonen
Damit das Büro als Arbeitsort attraktiv bleibt, investieren Unternehmen stärker in die Aufenthaltsqualität.
Lounges, Küchen und Cafébereiche für Gespräche und Pausen
Entspannungs- oder Bewegungszonen, etwa Fitnessbereiche, Ruheräume oder Spielelemente
Bessere Verpflegungsangebote wie Kantinen, Snacks oder Getränke
Anpassung der technischen Ausstattung
Hybrid Work funktioniert am besten, wenn auch die genutzte Technik darauf abgestimmt wird. Das betrifft die Hardware, Software und die Raumausstattung. Viele Unternehmen haben daher Systeme eingeführt, die den Wechsel zwischen Homeoffice und Büro vereinfachen.
Buchungssystem PULT für Arbeitsplätze, Räume und Zonen sowie Parkplätze
Stauraum in Form von Schließfächern und Spinden, da feste Schreibtische entfallen
Standardisierte ergonomische Ausstattung an jedem Arbeitsplatz (z. B. höhenverstellbare Tische, Dockingstations, Monitore)
Hybrid Work führt fast automatisch zu ungenutzten Einzelarbeitsplätzen und eröffnet dadurch die Chance, Büroflächen so umzubauen, dass sie den Mitarbeitern mehr bieten als zuvor.
Wenn Beschäftigte nur an zwei oder drei Tagen pro Woche im Büro sind, stehen viele Schreibtische leer. Die Anzahl dieser Einzelarbeitsplätze lässt sich daher reduzieren. Das Team teilt sich dann eine verringerte Zahl an Arbeitsplätzen.
Dadurch werden Büroflächen frei, die sich umnutzen lassen und dann im Arbeitsalltag einen echten Mehrwert bieten: Orte für Ruhe, für Austausch und Zusammenarbeit, für Video Calls und für Erholung.
Für Besprechungen und Teamarbeit gibt es offene Flächen mit rollbaren Tischen, Whiteboards und Videotechnik. Für Pausen und soziale Kontakte entstehen Lounges, Küchen und Cafézonen. All das ist möglich, weil nicht mehr für jeden Mitarbeiter ein eigener, dauerhaft reservierter Schreibtisch bereitstehen muss.
Die Basis dafür ist Desk Sharing. Unter diesem Konzept stehen alle Arbeitsplätze, Zonen und Räume frei allen Mitarbeitern zur Verfügung. Dabei dient eine Buchungssoftware dazu, eine faire Verteilung zu gewährleisten.
In der Buchungssoftware PULT buchen deine Mitarbeiter den gewünschten Ort vorab und dieser ist dann verbindlich für sie reserviert:
Arbeitsplätze, Räume und Zonen können zuverlässig reserviert werden.
Die Anwesenheit im Büro wird automatisch sichtbar.
Auslastungsdaten zeigen, wie die Büroflächen tatsächlich genutzt werden.
Der Check-in erfolgt ganz automatisch über PULT Presence.
