Praktische Guides für alle, die moderne Büros managen. Von Flächenoptimierung über Automatisierung bis hin zu hybridem Arbeiten.
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Büro Einblicke
Großraumbüro: Vor- und Nachteile, Gestaltung und moderne Konzepte
Ein Großraumbüro ist ein offener Arbeitsraum, in dem viele Beschäftigte ohne trennende Wände zusammenarbeiten. Lärm, fehlende Rückzugsräume und ständige Unterbrechungen gelten als die größten Schwächen von Großraumbüros. Jedoch löst du mit Zonierung, durchdachtem Schallschutz und gekonnter Flächenplanung genau diese Probleme.
Ein Großraumbüro bezeichnet einen offenen Arbeitsbereich für mehrere Teams ohne feste Trennwände und zählt in hybrid arbeitenden Unternehmen zu den verbreitetsten Bürokonzepten.
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Der größte Nachteil von Großraumbüros ist der Geräuschpegel: Lärm und akustische Ablenkung gehören zu den am häufigsten genannten Ursachen für Konzentrationsverlust und sinkende Produktivität in offenen Büros.
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Zonierung, Akustik-Trennwände und schallabsorbierende Materialien lösen die Kernprobleme im Großraumbüro, weil sie Konzentrations-, Austausch- und Erholungsbereiche räumlich voneinander trennen.
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PULT macht Großraumbüros planbar: Über Desk Booking und Office Insights zeigt die Software, welche Zonen tatsächlich genutzt werden, und liefert die Belegungsdaten für eine bedarfsgerechte Flächengestaltung.
Was ist ein Großraumbüro?
Ein Großraumbüro ist ein zusammenhängender Bürobereich, in dem mehr als zehn Beschäftigte auf einer offenen Fläche ohne raumhohe Wände arbeiten. Es unterscheidet sich vom Zellenbüro durch seine offene Struktur und von reinen Open-Space-Flächen durch klar definierte Funktionsbereiche.
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Wie unterscheidet sich ein Großraumbüro vom klassischen Büro?
Die Bürotypen lassen sich anhand ihrer Raumtrennung einordnen. Vom Zellenbüro mit Einzelräumen über das Kombibüro bis zum Großraumbüro nimmt die Offenheit der Fläche schrittweise zu.
Ein modernes Großraumbüro kombiniert offene Arbeitsplätze mit Activity Zones, also Bereichen, die jeweils für eine bestimmte Tätigkeit ausgelegt sind. Genau diese Zonierung trennt das durchdachte Konzept vom reinen Schreibtisch-Stellplatz.
Für hybrid arbeitende Teams ergibt der offene Grundriss besonderen Sinn. Wenn ein Teil deiner Belegschaft im Homeoffice arbeitet, lassen sich Flächen über geteilte Arbeitsplätze deutlich effizienter nutzen als mit fest zugeordneten Einzelbüros.
Welche Vor- und Nachteile haben Großraumbüros?
Großraumbüros bieten kurze Kommunikationswege und eine hohe Flächeneffizienz, bringen aber Lärm und fehlende Rückzugsräume als größte Schwächen mit. Das Verhältnis aus beidem entscheidet darüber, ob die Fläche produktiv oder belastend wirkt.
Welche Vorteile hat ein Großraumbüro?
Die Vorteile eines Großraumbüros liegen in der Zusammenarbeit und in den Kosten. Die Teams stimmen sich auf kurzem Weg ab, diese Abstimmungen laufen ohne Terminvereinbarung, und neue Mitarbeiter finden schneller Anschluss.
Hinzu kommt der finanzielle Hebel. Eine offene Fläche mit geteilten Arbeitsplätzen senkt die Bürokosten pro Kopf spürbar, gerade in Unternehmen mit hohem Homeoffice-Anteil.
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Kurze Kommunikationswege: Teams stimmen sich ohne organisatorische Hürden ab.
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Höhere Flächeneffizienz: Geteilte Arbeitsplätze senken die Kosten pro Mitarbeiter.
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Bessere Offenheit und Sichtbarkeit: Wer anwesend ist und woran gearbeitet wird, ist direkt sichtbar.
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Schnellere Einarbeitung: Neue Kollegen lernen Abläufe durch die Nähe zum Team.
Welche Nachteile hat ein Großraumbüro?
Die größte Schwäche von Großraumbüros ist der Geräuschpegel. Gespräche, Telefonate und Tastaturgeräusche überlagern sich, und genau diese akustische Ablenkung zählt zu den häufigsten Gründen, warum Konzentration im offenen Büro leidet.
Ein Forschungsteam der Bond University wies in einem kontrollierten Laborversuch nach, dass typischer Großraumbüro-Lärm die negative Stimmung um 25 % und die körperliche Stressreaktion um 34 % steigert, gemessen an Herzfrequenz und Hautleitfähigkeit, nach gerade einmal acht Minuten Lärmexposition. Im realen Büroalltag, in dem Beschäftigte dem Geräuschpegel stundenlang ausgesetzt sind, fallen diese Effekte entsprechend stärker aus. (Sander et al., Journal of Management & Organization, 2021)
Offene Bürostrukturen senken zudem die persönliche Kommunikation erheblich. In zwei Feldstudien mit Fortune-500-Unternehmen sank das Volumen persönlicher Interaktion nach dem Umbau zum offenen Grundriss um rund 70 %, während E-Mail- und Sofortnachrichtenverkehr stark zunahmen. Wer ständig für alle sichtbar ist, zieht sich innerlich zurück und weicht auf digitale Kanäle aus. (Bernstein & Turban, Philosophical Transactions of the Royal Society B, Harvard Business School, 2018). Das Vorhandensein von Rückzugsorten ist also ein wichtiger Wohlfühlfaktor.
Wie gestalte ich ein modernes Großraumbüro?
Ein produktives und mitarbeiterfreundlich gestaltetes Großraumbüro entsteht durch räumliche Zonierung nach Tätigkeit, wirksamen Schallschutz und eine Flächenplanung auf Basis echter Nutzungsdaten. Möbel und Regeln allein reichen jedoch nicht, wenn die Grundstruktur der Fläche nicht zu den Arbeitsweisen passt.
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Wie funktioniert Zonierung im Großraumbüro?
Eine Zonierung teilt die offene Fläche in Bereiche für unterschiedliche Tätigkeiten auf. Dieses Prinzip stammt aus dem Activity-Based-Working-Konzept, bei dem jeder Arbeitstyp seinen passenden Ort bekommt:
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Ruhige Zonen für Konzentration und stille Alleinarbeit.
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Offene Bereiche für Zusammenarbeit.
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Veränderbare Projektbereiche für Teamarbeit und zeitlich abgesteckte Projekte.
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Abgeschirmte Erholungszonen für Pausen und Ausgleich.
Auf diese Weise können Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz entsprechend ihrer derzeitigen Aufgabe wählen und finden dort die bestmöglichen Bedingungen vor.
Welche Art Schallschutz eignet sich für ein Großraumbüro?
Wirksamer Schallschutz im Großraumbüro entsteht durch absorbierende Materialien und physische Barrieren. Das Zusammenspiel aus Elementen an der Decke, auf dem Boden sowie Raumtrennern und großen Pflanzen senkt den Geräuschpegel.
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Akustik-Stellwände zwischen den Arbeitsplätzen brechen den Schall direkt an der Quelle.
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Große Pflanzen mit üppigem Blattwerk sind ebenfalls ein natürlicher Schallbrecher.
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Polstermöbel sowie gepolsterte Raumtrenner absorbieren Schall.
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Raumhohe Trennwände im Großraumbüro trennen Zonen akustisch und optisch voneinander.
Akustikpaneele an Decke und Wänden, schallabsorbierende Auslegware und Teppiche sowie abgeschlossene Telefonkabinen für Videocalls reduzieren die Lärmbelastung deutlich.
Wo dann die Akustik trotz dieser Maßnahmen hoch bleibt, liegt die Ursache meist in der Flächennutzung selbst.
Wie hilft Desk Booking bei der Flächenoptimierung im Großraumbüro?
Desk Booking liefert die Daten, mit denen sich ein Großraumbüro bedarfsgerecht planen lässt. Statt auf Annahmen zu setzen, zeigen Buchungs- und Belegungsdaten, welche Zonen regelmäßig ausgelastet sind und welche hingegen leer stehen.
Daraus ergeben sich konkrete Anpassungsmöglichkeiten, mit denen sich die Nutzung umverteilen und steuern lässt. Wenn beispielsweise der Bereich für stilles Arbeiten dauerhaft überbucht ist und Flächen für Zusammenarbeit leer bleiben, ist das ein messbares Signal zur Umgestaltung der Flächenaufteilung.
Die dafür nötigen Auslastungsdaten liefert PULT: Damit wertest du die Nutzung deiner Bürofläche aus, und Mitarbeiter buchen ihren Platz in der passenden Zone.
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So wird dein Großraumbüro zum produktiven Arbeitsort
Ein Großraumbüro wird produktiv durch eine Zonierung nach Tätigkeit, wirksamen Schallschutz und eine Flächenplanung auf Basis echter Nutzungsdaten. Die offene Fläche bleibt erhalten und die Schwächen verschwinden über die richtige Struktur.
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Mit den PULT Office Insights siehst du, welche Zonen deiner Fläche wirklich genutzt werden, und planst Umbauten auf Basis echter Zahlen.
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Deine Mitarbeiter buchen ihren Arbeitsplatz in der passenden Zone und sehen, wo bereits Kollegen sitzen.
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Du steuerst Auslastung und Anwesenheit an einem Ort.
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Hybrides Arbeiten
Agiles Arbeiten einfach erklärt: Methoden und Vorteile
Agiles Arbeiten ist eine Arbeitsweise, bei der Teams kleine Arbeitsschritte durchführen, regelmäßig Zwischenergebnisse prüfen und Anpassungen dann sofort einfließen lassen. Dadurch eignet sich dieser Ansatz besonders für Aufgaben, bei denen Informationen und Erkenntnisse nur abschnittsweise hinzukommen.
Agiles Arbeiten bedeutet, Aufgaben in kleinen, überprüfbaren Schritten umzusetzen und weitere Entscheidungen regelmäßig anhand aktueller Zwischenergebnisse zu korrigieren.
Kern des agilen Arbeitens: kurze Zyklen, festgelegte Prioritäten, offengelegte Arbeitsabläufe und konsequentes Feedback.
Scrum und Kanban sind die wichtigsten Methoden des agilen Arbeitens.
Agiles Arbeiten lohnt sich besonders, wenn die Anforderungen erst im Prozess konkret werden, Feedback verfügbar ist und das Team eigenständig Entscheidungen treffen kann und soll.
Wofür steht agiles Arbeiten?
Anstelle einer großen Gesamtplanung setzt agiles Arbeiten auf kurze Arbeitsetappen, die ständig überprüft werden. Durch diese Iteration entsteht ein Arbeitsrhythmus, der Rückmeldungen permanent einfließen lassen kann.
Kurze Zyklen: Arbeit wird in überschaubare Schritte geteilt.
Feedback: Ständig werden Zwischenergebnisse sichtbar und Rückmeldungen können einfließen.
Fortlaufende Verbesserung: Teams passen ihr Vorgehen und die Prioritäten regelmäßig an.
Offenheit: Aufgaben, Fortschritte und Hindernisse werden offen dargestellt.
Wie läuft agiles Arbeiten ab?
Die Arbeit wird fortlaufend priorisiert, offen dargestellt und anhand aktuell vorliegender Informationen angepasst. Dadurch entsteht ein Vorgehen, das insgesamt zielgerichtet ist, aber auf dem Weg sehr viel Spielraum für Anpassungen lässt.
1. Ziel oder Problem klären: Zu Beginn steht ein umrissenes Ziel oder ein Problem, das gelöst werden soll. Zum Beispiel die Programmierung einer App.
2. Arbeitspakete priorisieren: Die nötigen Aufgaben werden gesammelt, bewertet und nach Wichtigkeit sortiert.
3. Kurze Arbeitsetappen planen: Das Team legt fest, welche Aufgaben im nächsten Zyklus (z. B. Sprint oder Woche) umgesetzt werden.
4. Umsetzung in kleinen Schritten: Die Arbeitspakete werden abgearbeitet. Abhängigkeiten und Hindernisse werden früh sichtbar.
5. Ergebnisse prüfen und Feedback einholen: Ergebnisse werden regelmäßig vorgestellt, geprüft und mit Nutzern oder dem Auftraggeber abgeglichen.
6. Vorgehen anpassen (Retrospektive): Das Team reflektiert, was gut funktioniert hat, was nicht, und passt die Arbeitsweise an.
Welche Routinen sind typisch für agiles Arbeiten?
Daily Stand-up: Kurzes Tagesmeeting (rund 15 Minuten), um Prioritäten festzulegen und aktuell vorliegende Hindernisse zu besprechen.
Planungssitzungen: Hier wird entschieden, welche Aufgaben im kommenden Zyklus umgesetzt werden.
Review, Demo: Das Team zeigt (Zwischen-) Ergebnisse und erhält sofort Feedback.
Retrospektive: Meeting zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsweisen und Zusammenarbeit.
Welche Methoden werden für agiles Arbeiten verwendet?
Die bekanntesten Methoden für agiles Arbeiten sind Scrum und Kanban. Sie unterscheiden sich im Aufbau, verfolgen aber das gleiche Ziel: Sie legen offen, wie geplant wird, wie Arbeitsergebnisse sichtbar werden und wie Feedback in die nächsten Schritte einfließt.
Scrum
Scrum organisiert Arbeit in festen Iterationen (Sprints) mit einer Rollenverteilung, Ereignissen und Ergebnissen. Ein Sprint dauert ein bis vier Wochen und endet immer mit einem überprüfbaren Resultat.
Kernelemente von Scrum:
Feste Zyklen: Arbeit wird in Sprints geplant und abgeschlossen.
Offenlegung: Backlogs, Ziele und Fortschritt werden sichtbar gehalten.
Feedback: Nach jedem Sprint wird das Ergebnis überprüft und das Vorgehen angepasst.
Scrum eignet sich vor allem, wenn die Anforderungen dynamisch, also anfangs noch nicht festlegbar sind und regelmäßig überprüft werden müssen.
Kanban
Kanban optimiert den Arbeitsfluss ohne feste Iterationen. Arbeit wird visuell auf einem Board dargestellt und durch festgelegte Prozessschritte geleitet.
Kernelemente von Kanban:
Visualisierung: Aufgaben sind jederzeit sichtbar.
WIP-Limits: Die Menge paralleler Arbeit wird aktiv begrenzt.
Flow-Messung: Durchsatz, Durchlaufzeit und Engpässe werden kontinuierlich beobachtet.
Schrittweise Anpassung: Verbesserungen erfolgen jederzeit, nicht nur am Ende eines Zyklus.
Kanban eignet sich besonders für Bereiche mit kontinuierlicher Arbeit, z. B. Support, Betrieb, Marketing oder HR.
Welche Voraussetzungen sind für agiles Arbeiten nötig?
Teams, die agil arbeiten, orientieren sich an der jeweils aktuellen Zielsetzung, benötigen Entscheidungsfreiheit, offengelegte Arbeitsabläufe und ein Teamgefühl, in dem offenes Feedback möglich ist.
Ziele und Prioritäten: Teams benötigen ein gemeinsames Verständnis davon, woran gearbeitet wird und warum. Die Prioritäten müssen eindeutig sein und regelmäßig überprüft werden.
Entscheidungsspielraum: Die Agilität setzt voraus, dass das Team innerhalb definierter Grenzen selbst entscheiden kann.
Sichtbarkeit von Arbeit und Fortschritt: Aufgaben, Status und aktuelle vorhandene Engpässe sollten jederzeit nachvollziehbar sein.
Cross-funktionale Fähigkeiten: Das Team sollte möglichst viele benötigte Kompetenzen selbst abdecken.
Psychologische Sicherheit: Teammitglieder müssen Probleme offen ansprechen können, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Nur dann werden Probleme, Fehler oder Hindernisse ehrlich offengelegt und können beseitigt werden.
Stakeholder-Einbindung: Feedback von Kunden, Nutzern oder Fachbereichen muss verfügbar sein und tatsächlich Einfluss auf Entscheidungen haben.
Beispiele für agiles Arbeiten
Beispiel 1: Scrum – Entwicklung einer neuen Filterfunktion
Ein SaaS-Anbieter betreibt ein Buchungssystem für Seminare und Schulungen. Kunden äußern regelmäßig den Wunsch, Veranstaltungen schneller nach Kriterien wie Dauer, Format oder Ort filtern zu können.
Arbeitsweise:
Das Produktteam arbeitet in zweiwöchigen Sprints.
Ziel des aktuellen Sprints ist eine erste funktionierende Filterlösung für drei Kriterien – noch ohne finales Design.
Filterauswahl und Filterlogik werden als klar abgegrenzte Arbeitspakete umgesetzt.
Ergebnis nach zwei Wochen:
Ein einfaches, funktionierendes Filterpanel für Format (Live / Online), Preisbereich und Datum.
Die Oberfläche ist noch nicht final gestaltet, aber vollständig funktionsfähig und testbar.
Nutzer können im Testsystem reale Kurse filtern und Feedback geben.
Outcome:
Das Team erkennt früh, welche Filterkombinationen für Kunden besonders relevant sind.
Die technische Machbarkeit wird geklärt, bevor aufwendige Gestaltung oder Feintuning beginnt.
Feedback basiert auf einem realen, funktionierenden Prototypen.
Beispiel 2: Kanban – Optimierung der Kampagnenarbeit im Marketing
Ein Marketing-Team betreut laufende Kampagnen für mehrere Produktbereiche. Ohne klare Struktur stauen sich Aufgaben regelmäßig in der Review-Phase, was Releases verzögert.
Arbeitsweise:
Das Team führt ein Kanban-Board mit den Spalten „Briefing“, „Konzept“, „Erstellung“, „Review“ und „Finalisierung“ ein.
Für die Phasen „Erstellung“ und „Review“ gelten WIP-Limits von jeweils drei Aufgaben, um Engpässe früh sichtbar zu machen.
Kampagnen werden als einzelne Aufgaben geplant, z. B. „LinkedIn-Visual erstellen“ oder „Ad Copy optimieren“.
Ergebnis nach vier Wochen:
Die durchschnittliche Durchlaufzeit für ein Standard-Kampagnenelement (z. B. eine Social Ad) sinkt von zwölf auf sieben Tage.
Im Review stauen sich deutlich weniger Aufgaben, da die WIP-Limits Überlastung verhindern.
Ein Engpass im Grafikdesign wird sichtbar und kann gezielt adressiert werden, etwa durch bessere Priorisierung oder kurzfristige Unterstützung.
Nutzen:
Kampagnen starten zuverlässiger und termingetreu.
Das Team erkennt frühzeitig Kapazitätsengpässe und kann entsprechend gegensteuern.
Der Arbeitsfluss wird stabiler und planbarer – ohne zusätzliche Meetings.
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Büro Einblicke
24 starke Büro Tools für Unternehmen, Home Office und Hybrid Work
24 Büro Tools für Desk Booking, Kommunikation, Projektmanagement, Dokumentation, Office-Suiten, Dateiverwaltung, Terminplanung, Zeiterfassung, E-Signaturen, Automatisierung, Sicherheit und Buchhaltung.
PULT ist eine Software zur Arbeitsplatz- und Raumbuchung. Mitarbeiter können über einen digitalen Büroplan verfügbare Arbeitsplätze, Räume und Zonen auswählen und verbindlich für sich reservieren. Zusätzlich lässt sich nachvollziehen, wer an welchem Tag im Büro arbeitet, was die Koordination im Team erleichtert.
Die Buchung kann über den Browser, Smartphone, Tablet, Laptop sowie über Integrationen wie Slack oder Microsoft Teams erfolgen.
Die Software bietet neben der Buchung auch Funktionen für Büro- und Flächenmanagement, etwa Auswertungen zur Nutzung einzelner Räume und Zonen oder zur allgemeinen Büroauslastung.
Arbeitsplatzbuchung in Großraumbüros und Desk Sharing Modellen
Übersicht über Anwesenheiten im Büro
Planung und Optimierung der Flächennutzung
Kategorie: Kommunikation & Meetings
Microsoft Teams
Microsoft Teams ist eine Plattform für interne Kommunikation und Zusammenarbeit. Sie bietet Chat, Video- und Audiokonferenzen, Dateifreigaben sowie gemeinsame Dokumentbearbeitung innerhalb von Microsoft-365.
Über Kanäle und Teamräume lassen sich Gespräche, Dateien und Workflows thematisch ordnen. Meetings können mit Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Aufzeichnungen und eingebundenen Microsoft-Whiteboards durchgeführt werden. Die enge Verzahnung mit Outlook, SharePoint und OneDrive ermöglicht es, Termine, E-Mails und Dateien direkt aus Teams heraus zu nutzen.
Slack
Slack ist ein Tool für die Kommunikation im Team und dient in vielen Unternehmen als Alternative oder Ergänzung zu E-Mails. Das Tool organisiert Kommunikation in Kanälen, die themen-, projekt- oder abteilungsbezogen angelegt werden können. Zusätzlich stehen Direktnachrichten, Gruppen-Chats und integrierte Audio- und Video-Huddles zur Verfügung.
Ein wichtiger Vorteil von Slack ist die große Anzahl an Integrationen. Dienste wie Google Workspace, Microsoft 365, Projektmanagement-Tools oder CRMs lassen sich direkt anbinden, sodass Informationen und Benachrichtigungen an einem Ort zusammenlaufen. Dateien können innerhalb von Kanälen geteilt und kommentiert werden, wodurch Diskussionen und Kontext transparent bleiben.
Zoom
Zoom ist eine Videokonferenz- und Kommunikationssoftware, die für Online-Meetings, Webinare und virtuelle Zusammenarbeit eingesetzt wird. Der Dienst ermöglicht Video- und Audiokonferenzen, Bildschirmfreigabe sowie Chat-Funktionen in einzelnen Meetings oder in dauerhaft angelegten Meeting-Räumen.
Nutzer können ihren Bildschirm oder einzelne Fenster teilen, Präsentationen zeigen und Inhalte gemeinsam bearbeiten. Die Bildschirmfreigabe steht in kostenlosen und kostenpflichtigen Tarifen zur Verfügung.
Kategorie: Aufgaben- & Projektmanagement
Asana
Asana ist eine Work- und Projektmanagement-Plattform, mit der Aufgaben, Projekte und Arbeitsabläufe geplant und nachverfolgt werden können. Teams legen Projekte an, beschreiben Aufgaben, weisen Verantwortliche zu und hinterlegen Fälligkeiten. Die Arbeit lässt sich in unterschiedlichen Ansichten darstellen, etwa als Liste, Board (Kanban), Timeline oder Kalender.
Asana positioniert sich als zentrale Stelle für Statusübersichten und Zielverfolgung. Ergänzend bietet der Dienst Funktionen für Automatisierungen, Berichte und, in neueren Versionen, KI-gestützte Unterstützung bei Workflows und Auswertungen.
Trello
Trello ist ein Browser-Tool für Aufgaben- und Projektorganisation, das auf Boards, Listen und Karten basiert. Aufgaben werden als Karten angelegt und in Listen (z. B. „To Do“, „In Arbeit“, „Erledigt“) verschoben. Dadurch eignet sich Trello besonders für Kanban-artige Workflows und übersichtliche To-do-Listen im Team.
Ein Kernelement von Trello ist die integrierte Automation Butler, mit der wiederkehrende Abläufe ohne Programmierkenntnisse automatisiert werden können, etwa das Verschieben von Karten bei bestimmten Ereignissen oder das automatische Setzen von Fälligkeiten.
Jira
Jira ist eine Software von Atlassian zur Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Vorgängen. Ursprünglich im Umfeld von Softwareentwicklung und IT-Support verbreitet, wird Jira inzwischen auch von Fachbereichen wie Marketing, HR oder Finance zur strukturierten Abbildung von Workflows genutzt.
In Jira werden Vorgänge (Issues) in Projekten organisiert und können etwa als Aufgaben, Bugs oder User Stories angelegt werden. Teams nutzen Boards (z. B. Kanban- oder Scrum-Boards), um Arbeitsschritte zu visualisieren und den Bearbeitungsstatus nachzuvollziehen. Für Business-Teams existieren spezielle Projektvorlagen für Projektmanagement, Kampagnen oder Anfragenverwaltung.
Kategorie: Wissen, Dokumentation & Zusammenarbeit
Notion
Notion ist eine Arbeitsumgebung, die Notizen, Dokumente, Wikis, Datenbanken und Aufgabenverwaltung in einem System kombiniert. Das Tool wird genutzt, um Wissen zu dokumentieren, interne Wikis aufzubauen und Projekte mit dazugehörigen Informationen an einem Ort zu verwalten.
In Notion werden Inhalte auf Seiten organisiert, die sich frei strukturieren lassen (Text, Tabellen, Checklisten, Relationen, Datenbankansichten). Dadurch können Teams Projektpläne, Meeting-Notizen, Wissensdatenbanken und Dashboards in einer Oberfläche abbilden.
Confluence
Confluence ist eine webbasierte Zusammenarbeits- und Dokumentationsplattform von Atlassian. Sie dient als Ort für Wissensmanagement, Projekt-Dokumentation und teamübergreifende Zusammenarbeit. Inhalte werden in Seiten und Bereichen (Spaces) organisiert, die sich thematisch strukturieren lassen.
Typische Anwendungsfälle sind interne Wikis, Projektdokumentation, technische Dokumentation oder Prozessbeschreibungen. Confluence bietet eine gemeinsame Bearbeitung von Seiten, Vorlagen, Kommentarfunktionen und Integration mit anderen Atlassian-Produkten, insbesondere Jira.
Kategorie: Produktivitäts-Suiten & Office
IONOS Nextcloud Workspace
IONOS Nextcloud Workspace ist ein cloudbasiertes Büro- und Zusammenarbeitstool, das gemeinsam von IONOS und Nextcloud entwickelt wird und sich als europäische Alternative zu Microsoft 365 positioniert. Die Plattform kombiniert E-Mail, Dateiablage, Online-Office, Kalender, Kontakte, Chat und Videokonferenzen in einer Umgebung.
Die Daten werden in Rechenzentren von IONOS in Deutschland gehostet; der Dienst wird als DSGVO-konform beworben und richtet sich besonders an Organisationen, die Wert auf digitale Souveränität und europäische Rechtsrahmen legen.
Google Workspace
Google Workspace ist eine Suite cloudbasierter Produktivitäts- und Zusammenarbeitstools. Sie umfasst u. a. Gmail, Google Kalender, Drive, Docs, Tabellen, Präsentationen, Meet und Chat. Ziel ist es, E-Mail, Dateien, Kommunikation und Zusammenarbeit vollständig im Browser abzubilden.
Dokumente werden in Google Drive gespeichert und können gleichzeitig von mehreren Nutzern bearbeitet werden. Über Google Meet sind Video- und Audiokonferenzen möglich, Google Kalender dient zur Terminplanung und Gmail als E-Mail-Tool.
Kategorie: Workshops & visuelle Kollaboration
Miro
Miro ist ein Online-Whiteboard für visuelle Zusammenarbeit. Auf einem digitalen, frei zoombaren Board können Nutzer Notizzettel, Texte, Formen, Linien und andere Elemente platzieren und strukturieren. Das Tool eignet sich für Brainstormings, Workshops, Prozessvisualisierungen und Planungen in verteilten Teams.
Miro stellt zahlreiche Vorlagen zur Verfügung, etwa für Flowcharts, Customer Journey Maps, Retrospektiven oder Roadmaps. Inhalte können in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden, inklusive Kommentaren und Präsentationsmodus.
Kategorie: Dateien, Speicher & Dateifreigabe
Dropbox
Dropbox ist ein Cloud-Speicherdienst, der Dateien online speichert, synchronisiert und freigibt. Nutzer legen Dateien in einem lokalen Dropbox-Ordner ab; dieser wird mit der Cloud synchronisiert, sodass Inhalte auf verschiedenen Geräten und per Weboberfläche verfügbar sind. Für Teams gibt es zusätzliche Verwaltungsfunktionen, etwa zur Rechtevergabe und zur Strukturierung von Teamordnern.
Ein Schwerpunkt liegt auf der Dateifreigabe: Dateien und Ordner können über Links geteilt werden. Je nach Plan lassen sich unter anderem Passwortschutz, Ablaufdaten und Beschränkung der Download-Möglichkeiten für Freigabelinks nutzen.
Nextcloud Files
Nextcloud Files ist eine Software für Cloud-Speicher, Dateisynchronisation und -freigabe, die typischerweise auf einem eigenen Server oder in einer selbst gewählten Cloud-Umgebung betrieben wird. Sie zählt zur Kategorie „Self-Hosted File Sync & Share“ und bietet damit eine Alternative zu Diensten wie Google Drive oder Dropbox, bei der die Datenhoheit beim Unternehmen bleibt.
Für die Dateifreigabe stehen verschiedene Optionen zur Verfügung: Dateien und Ordner können mit einzelnen Nutzern oder Gruppen geteilt oder über öffentliche Links zugänglich gemacht werden. Für Linkfreigaben lassen sich je nach Konfiguration u. a. Passwortschutz, Ablaufdaten und Berechtigungen (z. B. nur Lesen, Hochladen, Bearbeiten) setzen.
Kategorie: Terminfindung & Scheduling
Calendly
Calendly ist ein Online-Tool zur automatisierten Terminplanung. Statt Termine per E-Mail abzustimmen, erstellt der Nutzer einen persönlichen Buchungslink, über den andere einen freien Slot im Kalender auswählen können. Calendly gleicht die Verfügbarkeit mit den angebundenen Kalendern (z. B. Google Kalender, Outlook) ab und vermeidet so Doppelbuchungen.
Der Nutzer legt fest, wann er grundsätzlich verfügbar ist (z. B. Wochentage, Uhrzeiten, Pufferzeiten) und definiert verschiedene Event-Typen wie etwa ein 30-minütiges Erstgespräch oder ein 60-minütiges internes Meeting. Für bestätigte Termine werden automatisch Kalendereinträge erstellt; gängige Videokonferenzlösungen wie Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams lassen sich direkt integrieren, sodass für jedes Meeting ein eigener Konferenzlink erzeugt wird.
Doodle
Doodle ist ein Online-Dienst zur Terminfindung in Gruppen. Typischer Anwendungsfall ist die Frage: „Wann können alle?“ – etwa bei Team-Meetings, Workshops oder externen Terminen mit mehreren Beteiligten. Der Organisator legt verschiedene Terminvorschläge in einer Umfrage an und versendet den Link; die Teilnehmer markieren ihre Verfügbarkeit direkt in der Doodle-Umfrage.
Die Ergebnisse werden übersichtlich zusammengeführt, sodass schnell ersichtlich ist, welcher Termin für die meisten oder für alle geeignet ist. Doodle kann auf Wunsch automatisch Kalendereinladungen für bestätigte Termine versenden. Neben klassischen Datum/Uhrzeit-Umfragen lassen sich je nach Produktvariante auch Buchungsseiten und wiederkehrende Terminformate abbilden.
Kategorie: Zeit & Zeiterfassung
Toggl Track
Toggl Track ist ein Tool zur Zeiterfassung mit Schwerpunkt auf Projekten, Kunden und Tätigkeiten. Nutzer starten und stoppen Timer oder erfassen Zeiten manuell; die Einträge werden Projekten, Kunden, Tags oder Aufgaben zugeordnet. So lassen sich Arbeitszeiten detailliert auswerten, zum Beispiel für Abrechnungen, Budgetkontrolle oder interne Analysen.
Typische Funktionen sind Tages-, Wochen- und Projektübersichten, Berichte nach Kunde/Projekt/Aktivität sowie Exportmöglichkeiten (z. B. als CSV oder PDF).
Kategorie: Dokumentenprozesse & E-Signaturen
Skribble
Skribble ist ein E-Signatur-Dienst mit der Möglichkeit, Dokumente rechtsgültig elektronisch zu unterschreiben. Die Plattform deckt alle drei gängigen E-Signatur-Standards ab: einfache (EES/SES), fortgeschrittene (FES/AES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Die Lösung wird laut Anbieter in Rechenzentren in der Schweiz gehostet und als konform mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) sowie der europäischen DSGVO beschrieben. Der Signaturablauf erfolgt typischerweise in drei Schritten: Dokument hochladen oder über eine Integration an Skribble übergeben, Unterzeichner einladen und elektronisch signieren (per Desktop, Tablet oder Smartphone).
DocuSign
DocuSign ist ein Dienst für elektronische Signaturen und digitale Vertragsabwicklung. Dokumente werden hochgeladen, mit Signaturfeldern und weiteren Feldern (z. B. Datum, Initialen, Textfelder) versehen und anschließend an Unterzeichner gesendet. Diese können das Dokument online prüfen und rechtsverbindlich unterschreiben.
DocuSign protokolliert den Signaturprozess über einen Audit Trail, der unter anderem Zeitstempel und verwendete E-Mail-Adressen enthält. Der Dienst wird von Unternehmen für Verträge, Angebote, Vereinbarungen und HR-Dokumente genutzt. Ergänzend gibt es Funktionen wie Erinnerungen, Vorlagen, Formularfelder sowie Integrationen in CRM- und Office-Systeme.
Zapier ist eine Plattform zur Verknüpfung von Webanwendungen und zur Automatisierung wiederkehrender Abläufe. Nutzer erstellen sogenannte „Zaps“, bestehend aus einem Auslöser (Trigger) in einer Anwendung und einer oder mehreren Aktionen in anderen Anwendungen, etwa: „Wenn ein Formular ausgefüllt wird, lege einen Datensatz im CRM an und sende eine Benachrichtigung im Chat-Tool“.
Zapier unterstützt tausende Apps (z. B. E-Mail-Dienste, CRMs, Projektmanagement-Systeme, Online-Formulare, Chat-Tools) und ermöglicht damit, Daten automatisch zwischen Systemen zu übertragen, Benachrichtigungen auszulösen oder Einträge zu erstellen, ohne manuell eingreifen zu müssen.
Kategorie: Sicherheit & Passwörter
Bitwarden
Bitwarden ist ein Passwortmanager, der Anmeldedaten, sichere Notizen und andere vertrauliche Informationen verschlüsselt speichert. Nutzer legen Einträge (Login, Passwort, URL, Notiz) an und können diese in Sammlungen organisieren. Über Browser-Erweiterungen und Apps wird das automatische Ausfüllen von Login-Daten auf Websites und in Anwendungen unterstützt.
Bitwarden setzt auf ein Zero-Knowledge-Modell: Die Daten werden clientseitig verschlüsselt; der Anbieter hat aufgrund der Architektur keinen Zugriff auf die entschlüsselten Inhalte. Der Dienst ist als Cloud-Lösung verfügbar, kann aber in bestimmten Plänen auch selbst gehostet werden. Für Teams und Unternehmen existieren Organisationsfunktionen zur gemeinsamen Nutzung von Tresoren, Verwaltung von Zugriffsrechten und Richtlinien.
Kategorie: Buchhaltung & Finanzen
sevDesk
sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, die sich vor allem an kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler richtet. Mit dem Tool lassen sich Angebote und Rechnungen erstellen, Belege erfassen, Zahlungen zuordnen und einfache Auswertungen zur Finanzlage durchführen.
Belege können digital erfasst, hochgeladen und per Texterkennung (OCR) und KI-Erkennung ausgelesen werden, um Buchungsvorschläge zu erzeugen. Für den deutschen Markt relevante Anforderungen wie GoBD-konforme Archivierung, Umsatzsteuer-Logik oder Schnittstellen zu Steuerberatern (z. B. Export im DATEV-Format) werden unterstützt.
Lexware Office
Lexware Office ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungssoftware für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Der Dienst bündelt u. a. Belegerfassung, Rechnungsstellung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Umsatzsteuervoranmeldung und Bankanbindung in einem System.
Belege können digital erfasst, hochgeladen und verbucht werden; auf Basis dieser Daten erstellt Lexware Office die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und Auswertungen. Die Software bietet u. a. Funktionen zur Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Mahnungen, zur elektronischen Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER sowie zur GoBD-konformen Archivierung.
Kategorie: Asynchrone Kommunikation (Video)
Loom
Loom ist ein Tool zur asynchronen Videokommunikation. Nutzer können Bildschirm, Kamera und Mikrofon aufnehmen und das resultierende Video per Link teilen. Dadurch lassen sich Status-Updates, Erklärvideos oder Feedback geben, ohne ein Live-Meeting ansetzen zu müssen.
Aufnahmen können mit Kommentaren und Reaktionen versehen werden; Zuschauer sehen das Video im Browser, ohne Dateien herunterladen zu müssen. Loom eignet sich insbesondere für Produktdemos, Walkthroughs von Dokumenten oder Prozessen und zur Erläuterung komplexer Themen, bei denen ein reiner Text schwer verständlich wäre.
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Meeting Räume
Guide: Desk Sharing organisieren in 4 Schritten
Unter Desk Sharing werden Büroarbeitsplätze gemeinsam durch mehrere Beschäftigte genutzt: je nach Anwesenheit und Aufgabe. Damit dieses Modell für alle fair und zuverlässig funktioniert, benötigt ihr verbindliche Strukturen.
Desk Sharing organisieren: Das Wichtigste in Kürze
Reale Auslastung messen: Erfasse über 2 bis 4 Wochen die tatsächliche Büroanwesenheit und Nutzung der Arbeitsplätze, z. B. automatisiert mit PULT Presence.
Desk-Sharing-Quote bestimmen: Berechne auf Basis der Messdaten, wie viele Arbeitsplätze ihr tatsächlich benötigt, inklusive Peak-Tagen und Ausnahmen.
Büro strukturieren: Richte einheitliche Arbeitsplätze ein und teile das Büro in Konzentrations-, Team-, Meeting- und Telefonbereiche.
Regeln festlegen: Lege Vorgaben für Buchung, Clean-Desk, Verhalten pro Zone und Datenschutz fest.
Buchung organisieren: Nutze ein einheitliches Buchungssystem, um Arbeitsplätze, Räume und Zonen verbindlich zu reservieren und No-Shows automatisch zu erkennen.
1. Schritt: Bedarfsanalyse und Planung
Damit Desk Sharing bei dir gut funktioniert, brauchst du eine einfache, aber verlässliche Datengrundlage. Ziel ist es, schnell zu ermitteln, wie viele Personen wirklich gleichzeitig im Büro sind und wie stark eure Arbeitsplätze genutzt werden. Erst mit diesen Zahlen kannst du entscheiden, wie viele Schreibtische ihr künftig braucht.
Messung der realen Büroanwesenheit
Mit PULT Presence kannst du die Büroanwesenheit erheben und sehen, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind. Dein Team muss dabei nicht aktiv werden, da die Erkennung passiv abläuft. Es entsteht also kein Aufwand:
Erkennung der realen Anwesenheit statt nur Buchungen (No-Shows werden ausgeschlossen)
Damit erhältst du präzise Büroanwesenheitsdaten über 2 bis 4 Wochen, ohne vorher ein Buchungssystem einführen zu müssen.
Erhebung der tatsächlichen Nutzung eurer Arbeitsplätze
Parallel zur Anwesenheitsmessung solltest du erfassen, wie viele Schreibtische und Bereiche wirklich genutzt werden. Mit den Office Insights von PULT bekommst du:
Auslastungsberichte für Schreibtische, Räume und Zonen
Damit erkennst du sofort, welche Bereiche über- oder unterlastet sind.
Desk-Sharing-Quote berechnen
Die Desk Sharing Quote zeigt dir das Verhältnis zwischen verfügbaren Arbeitsplätzen und der Gesamtzahl deiner Mitarbeiter.
Beispiel: Du hast 100 Mitarbeiter und 70 Arbeitsplätze. Deine Desk Sharing Quote beträgt 0,7.
Beachte bei der Verwendung dieser Kennzahl diejenigen Mitarbeiter, die weiterhin einen fest zugewiesenen Arbeitsplatz benötigen. Das kann bei körperlichen Besonderheiten der Fall sein, oder auch dann, wenn spezielle Hardware benötigt wird, zum Beispiel ein leistungsstarker Videoschnittrechner.
Lege euer Zielbild fest
Auf Basis der Anwesenheitsdaten, Nutzungsdaten und der Desk Sharing Quote entscheidest du:
Wie viele Arbeitsplätze ihr künftig braucht,
Welche Bereiche ihr anpassen müsst und ob zum Beispiel mehr Platz für Teamtreffen benötigt wird,
Ob demnach Flächen umgebaut oder umgewidmet werden sollten
2. Büro-Set-up für Desk Sharing einrichten
Damit Desk Sharing für alle Mitarbeiter gut funktioniert, braucht das Büro eine passende Struktur und insbesondere eine Ausstattung, die dem neuen Konzept gerecht wird. Dazu gehören eine vereinheitlichte Arbeitsplatzausstattung, neuer Stauraum sowie neu gestaltete Flächen und Zonen.
Einheitliche und ergonomische Arbeitsplätze
Der tägliche Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen ist für deine Angestellten am komfortabelsten, wenn alle Tische gleich ausgestattet sind. Sorge für:
höhenverstellbare Schreibtische
identische Monitor-Setups
universelle Dockingstationen bzw. Monitoradapter
ergonomische Stühle, die sich schnell anpassen lassen
flächendeckendes WLAN
Ausreichend Stauraum
Gerade im Desk Sharing braucht jeder einen Ort für persönliche Arbeitsmittel und Kleidung, den Rucksack oder die Tasche, Fahrradhelme oder die Lieblingstasse. Bewährt haben sich:
Spinde
Ausreichend große Schließfächer
Rollcontainer für Arbeitsmittel und Tastatur, Maus oder Headset
Bürofläche in Zonen teilen
Eine Zonierung verhindert Störungen und erhöht die Nutzbarkeit der Fläche. Typische Bereiche sind:
Ruhezonen mit Einzelarbeitsplätzen für konzentriertes Arbeiten
Telefon- und Videocall-Bereiche
Zonen für Teamarbeit bzw. Zusammenarbeit
Pausenbereiche
Räume oder Zonen für Sport, Ausgleich und Erholung
3. Desk Sharing Regeln einführen
Wenige, aber wohlüberlegte Desk Sharing Regeln sorgen für ein faires Miteinander und Hygiene an den Arbeitsplätzen.
Buchungsregeln: Lege fest, wie weit im Voraus Arbeitsplätze reserviert werden können. In PULT kannst du pro Mitarbeiter, Team und Abteilung bestimmen, welche Ressourcen gebucht werden dürfen.
Clean-Desk-Policy: Sie gibt vor, dass sensible Daten, Datenträger und Unterlagen nicht auf Arbeitsplätzen verbleiben dürfen; Rechner müssen selbst bei kurzer Abwesenheit gesperrt werden.
Verhalten in verschiedenen Zonen: Lege fest, welches Verhalten in welchen Bereichen gilt, beispielsweise Rücksicht und Stille in den Ruhezonen.
Sauberkeit: Arbeitsplätze sollen sauber und aufgeräumt hinterlassen werden, es dürfen keine privaten Gegenstände verbleiben. Stelle dafür auch Stationen mit Tüchern und Reinigungsmitteln bereit.
4. Buchungsprozess und -Software einführen
Eine Desk Booking Software ist für dein Team eine Arbeitserleichterung. In PULT können Einzelarbeitsplätze, Meetingräume, Zonen und Parkplätze im Voraus verbindlich reserviert werden.
Diese Ressourcen können in PULT gebucht werden
Mit PULT lassen sich die Angebote deines Büros im Voraus reservieren:
Arbeitsplätze, Schreibtische
Zonen, die du zuvor festgelegt hast: Ruhebereiche, Teamzonen, Erholungsbereiche
Besprechungsräume
Parkplätze
Besucherarbeitsplätze
Catering oder zusätzliche Services für Meetings
Ablauf der Arbeitsplatzbuchung in PULT
Deine Mitarbeiter können Reservierungen in PULT auf mehreren Wegen durchführen:
am Smartphone, Tablet, Laptop, PC oder Terminal
über interaktive Grundrisse, die freie Plätze in Echtzeit anzeigen
über Integrationen in Slack, Microsoft Teams, Outlook oder Google Kalender
mit Filtern: Bei der Buchung kann nach Ausstattung des Arbeitsplatzes und Zonenart gefiltert werden.
Nimmt ein Teammitglied seine Buchung nicht wahr, kann PULT diese Reservierung automatisch aufheben und somit die Ressource wieder freigeben. Du kannst festlegen, wie lange die Buchung nach Beginn der Zeit aufrechterhalten wird.
Automatische Anwesenheitserfassung
Der Check-in erfolgt automatisch über das Unternehmens-WLAN (Zero-Click Check-in). Sobald sich eines der Geräte des Mitarbeiters mit dem WLAN verbindet, erkennt PULT dessen Anwesenheit.
keine manuelle Bestätigung bzw. Check-in notwendig
zuverlässige Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit
Zukunft der Arbeit: Die wichtigsten Entwicklungen bis 2050
Die Zukunft der Arbeit wird Unternehmen, Beschäftigung und Zusammenarbeit in den kommenden Jahrzehnten verändern. KI-Durchbrüche, demografischer Wandel, Klimawandel und wirtschaftliche Transformation werden zwischen 2030 und 2050 ihre größte Wirkung entfalten.
Die Zukunft der Arbeit wird bis 2050 geprägt von: Digitalisierung und KI, demografischem Wandel, hybriden Arbeitsformen und einem Wertewandel hin zu mehr Entscheidungsfreiheit und Sinnorientierung.
KI und Automatisierung übernehmen wiederholbare Aufgaben und verändern Berufsprofile. Menschliche Arbeit verschiebt sich stärker auf Analyse, Problemlösung und zwischenmenschliche Aufgaben.
Arbeit findet an mehr Orten statt: Büro, Homeoffice und dritte Orte bilden ein flexibles System. Das Büro wird vor allem Ort für Zusammenarbeit, Workshops und Abstimmung.
Desk Sharing und Activity-Based Working ersetzen feste Arbeitsplätze zugunsten frei buchbarer Arbeitszonen.
Arbeitszeiten orientieren sich zunehmend an Ergebnissen statt an Präsenz. Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit und flexible Arbeitszeitkonten setzen sich weiter durch.
Für Beschäftigte entstehen neue Chancen durch neue Arbeitsmodelle und neue Karrierewege, aber auch Probleme wie Informationsüberlastung oder Entgrenzung.
Unternehmen müssen ihre Strukturen, Führung, Arbeitsräume und Kompetenzentwicklung anpassen, um produktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Welche sind die wichtigsten Entwicklungen der Zukunft der Arbeit?
Die wichtigsten Entwicklungen der Zukunft der Arbeit sind Digitalisierung und KI, demografischer Wandel, Klimawandel und ökologische Transformation, neue Arbeitsformen sowie ein Wertewandel hin zu mehr Flexibilität und Sinnorientierung.
Diese fünf Trends prägen zwischen 2030 und 2050 maßgeblich, wie Unternehmen organisiert sind, welche Tätigkeiten automatisiert werden, welche Kompetenzen an Bedeutung gewinnen und wie Arbeitsorte sowie Arbeitsmodelle gestaltet werden.
Digitalisierung, Automatisierung und Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz und mit ihr neu entstehende Systeme zählen zu den stärksten Einflussfaktoren der kommenden Jahrzehnte.
Relevante Entwicklungen:
Generative KI automatisiert Analyse-, Recherche- und Textaufgaben.
Robotik wird günstiger und zunehmend in kleineren Produktionen einsetzbar.
Plattformtechnologien standardisieren viele Arbeitsprozesse und ermöglichen verteilte Zusammenarbeit.
Auswirkungen:
Ein hoher Anteil der Tätigkeiten in Verwaltung, Customer Service, Finanzwesen, Produktion und Logistik kann bis 2035 automatisiert oder durch KI stark unterstützt werden.
Wissensarbeit verändert sich in Richtung überwachender, steuernder und interpretierender Rollen.
Neue Jobprofile entstehen an der Schnittstelle von Technologie, Daten und Organisation.
Demografischer Wandel und Fachkräftemangel
Deutschland und Europa stehen vor einem tiefgreifenden demografischen Umbruch.
Relevante Entwicklungen:
Der Anteil älterer Erwerbspersonen steigt deutlich; gleichzeitig geht die Zahl jüngerer Arbeitskräfte zurück.
Viele qualifizierte Berufsgruppen, zum Beispiel in IT, Gesundheitswesen, Technik, Pädagogik, sind bereits heute deutlich unterbesetzt.
Ab 2030 erreicht der Renteneintritt geburtenstarker Jahrgänge seinen Höhepunkt.
Auswirkungen:
Der Fachkräftemangel bleibt strukturell bestehen und verschärft sich in einigen Bereichen weiter.
Unternehmen müssen stärker auf Mitarbeiterbindung, Weiterbildung, Umschulung, Automatisierung und internationale Rekrutierung setzen.
Ältere Beschäftigte erhalten eine wichtigere Rolle in Organisationen, etwa durch Wissenssicherung und frei gestaltbare Arbeitsmodelle.
Klimawandel, Dekarbonisierung und Green Jobs
Die ökologische Transformation ist ein langfristiger Trend, der Wirtschaft und Arbeitsmärkte neu ausrichtet.
Relevante Entwicklungen:
Nationale und europäische Klimaziele führen zu veränderten Anforderungen an Unternehmen, insbesondere in Industrie, Energie, Mobilität und Bau.
Nachhaltigkeitsberichterstattung (ESG) wird verbindlicher und komplexer.
Erneuerbare Energien, Kreislaufwirtschaft und Ressourceneffizienz gewinnen an Bedeutung.
Auswirkungen:
Der Bedarf an „Green Skills“ steigt kontinuierlich.
Neue Berufsfelder entstehen, u. a. in Energieerzeugung, Dekarbonisierungstechnologien, Umweltmanagement und nachhaltigem Produktdesign.
Unternehmen müssen Prozesse, Produkte und Lieferketten neu ausrichten.
Neue Arbeitsformen: Hybrid, Remote und Plattformarbeit
Arbeitsort und Arbeitszeit werden freier wählbar und stärker digital.
Relevante Entwicklungen:
Hybride Arbeitsmodelle, also der Wechsel zwischen Homeoffice und Büro, sind in vielen Unternehmen und Behörden alltäglich.
Remote Work bleibt stabil hoch, insbesondere in wissensintensiven Tätigkeiten.
Internationale Auftragnehmer werden leichter integrierbar.
Auswirkungen:
Organisationen müssen Zusammenarbeit, Kommunikation und Meeting-Strukturen neu denken.
Der Bedarf an digitaler Infrastruktur, zum Beispiel Software für Zusammenarbeit sowie Arbeitsplatzbuchung, steigt weiter.
Arbeitsverhältnisse werden vielfältiger: Festanstellung, Freelancing und projektbasierte Arbeit koexistieren.
Wertewandel: Sinn, Entscheidungsfreiraum und Work-Life-Integration
Veränderte Erwartungen an die Arbeit und die Arbeitszeit prägen die Art und Weise, wie Rekrutierung, Mitarbeiterbindung und Kultur organisiert werden.
Relevante Entwicklungen:
Jüngere Generationen erwarten mehr Autonomie, Entwicklungsmöglichkeiten und einen spürbaren gesellschaftlichen Beitrag des Arbeitgebers.
Der Wunsch nach Vereinbarkeit von Beruf, Familie und eigenen Projekten nimmt zu.
Psychische Gesundheit und Belastungssteuerung gewinnen an Bedeutung.
Auswirkungen:
Die Arbeitgeberattraktivität hängt stärker von Kultur, eigenem Entscheidungsfreiraum und Entwicklungsangeboten ab.
Führung wird stärker auf Vertrauen und Ergebnisse ausgerichtet.
Wie verändern sich Jobs und Skills in der Zukunft der Arbeit?
Jobs und die zugehörigen Fähigkeiten verändern sich in der Zukunft der Arbeit vor allem durch Automatisierung, KI-Unterstützung, neue Berufsfelder und den steigenden Bedarf an digitalen, sozialen und analytischen Kompetenzen.
Routinetätigkeiten werden reduziert und Tätigkeiten, die Kreativität, Problemlösung und menschliche Interaktion erfordern, gewinnen an Bedeutung.
Welche Tätigkeiten sind besonders stark von Automatisierung betroffen?
Geradlinige Tätigkeiten mit hohem Wiederholungsgrad sind am stärksten automatisierbar. Dazu zählen:
administrative Prozesse, zum Beispiel Datenerfassung, Terminverwaltung
standardisierte Analyse- und Reportingaufgaben
Teile der Kundenkommunikation, zum Beispiel Erstkontakt oder häufig auftretende Fragen
einfache Fertigungs-, Lager- und Prüfroutinen
Dokumentation und Formularbearbeitung
In vielen Bereichen werden diese Tätigkeiten nicht vollständig ersetzt, sondern durch KI-Systeme teilweise automatisiert. Mitarbeiter übernehmen dann überwachende, steuernde oder interpretierende Rollen.
Welche Kompetenzen werden besonders wichtig?
Die Zukunft der Arbeit erfordert eine Kombination aus digitalen, analytischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten. Besonders relevant sind:
Digitale Grundkompetenzen: Umgang mit KI, Datenkompetenz, digitale Kommunikation
Soziale und kommunikative Fähigkeiten: Zusammenarbeit, Konfliktlösung, Empathie
Anpassungsfähigkeit: Lernfähigkeit, Offenheit für Veränderung, Selbstorganisation
Kreativität: Entwicklung neuer Ansätze, Konzepte und Lösungen
Diese Kompetenzen gewinnen in nahezu allen Berufsfeldern an Bedeutung, unabhängig vom Qualifikationsniveau.
Wie können sich Beschäftigte auf die Zukunft der Arbeit vorbereiten?
Beschäftigte sollten ihre persönliche Kompetenzentwicklung planen. Wichtige Schritte sind:
Bestandsaufnahme eigener Fähigkeiten und Abgleich mit zukünftigen Anforderungen
Aufbau von KI- und Datenkompetenzen, unabhängig von der Branche
Upskilling oder Reskilling über Microlearning, Zertifikate oder berufsbegleitende Weiterbildung
Aktive Pflege des beruflichen Netzwerks (intern und extern)
Stärkung von Selbstmanagement und Resilienz, um Veränderungen zu bewältigen
Wie wirkt sich die Zukunft der Arbeit auf Unternehmen, Behörden und Führung aus?
Die Zukunft der Arbeit wirkt sich auf Unternehmen vor allem durch Veränderungen der Technologie, Fachkräftemangel, ökologische Anforderungen und neue Arbeitsformen aus.
Wie verändern sich Organisationsstrukturen?
Organisationsstrukturen von Unternehmen und Behörden werden beweglicher und insgesamt funktionsübergreifender. Typische Entwicklungen:
Weniger bzw. flache Hierarchie, mehr Verantwortung in Teams
Projektorientierte Arbeitsweisen gewinnen an Bedeutung
Stabile digitale Systeme für Kommunikation, Abstimmung und Dokumentation
Buchungs- und Arbeitsplatzsysteme für hybride Büromodelle
Technisch gut ausgestattete Besprechungsräume, die ortsunabhängige Teilnahme ermöglichen
Datensicherheit und Zugriffsregeln, insbesondere bei KI-Anwendungen
Eine Arbeitsplatzgestaltung, die sowohl ruhige und konzentrierte Arbeit als auch Zusammenarbeit und Teamtage ermöglicht
Wie verändern sich Arbeitsort und Arbeitsplatz in der Zukunft der Arbeit?
Arbeitsort und -platz verändern sich grundlegend, weil Arbeit weniger an einen festen Platz oder ein starres Zeitraster gebunden ist. Tätigkeiten werden dort ausgeführt, wo sie am besten erledigt werden können, und zu Zeiten, die sowohl zu betrieblichen Abläufen als auch zur persönlichen Planung passen.
Unternehmen kombinieren Büro, Homeoffice und weitere Arbeitsorte zu einem Gesamtsystem, in dem Anwesenheit, Ausstattung und Zusammenarbeit nach der Arbeitsweise der Mitarbeiter ausgerichtet werden.
Übergang vom festen Arbeitsplatz zu freien Konzepten
Der klassische, personenbezogene Arbeitsplatz verliert an Bedeutung. Stattdessen nutzen Unternehmen Modelle, die die tatsächliche Anwesenheit und den Bedarf der Mitarbeiter besser abbilden:
Mehrere Arbeitsorte ergänzen das Büro: Homeoffice, Coworking-Spaces und mobile Arbeitsplätze.
Nicht mehr alle Mitarbeiter sind täglich vor Ort; Anwesenheit richtet sich nach Aufgaben, Meetings und Abstimmungsbedarf.
Die Bürofläche wird so geplant, dass weniger Einzelarbeitsplätze vorhanden und stattdessen Zonen für stilles Arbeiten, Zusammenarbeit oder Ausgleich und Sport verfügbar sind.
Stille Zonen für konzentrierte Einzelarbeit
Projekt- und Teamflächen für gemeinsame Aufgaben
Rückzugsräume für Telefonate oder vertrauliche Gespräche
Besprechungsräume für Abstimmungen
Erholungs- und Pausenbereiche zur Regeneration
Der Treiber dieser Veränderung ist die Etablierung hybrider Arbeit. Laut ifo-Institut arbeiteten bereits Anfang 2025 rund 25 Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland zumindest zeitweise von zu Hause. Unternehmen passen deshalb ihre Flächen an, weil durchschnittlich etwa ein Viertel der Arbeitsplätze regelmäßig ungenutzt bleibt.
Unter diesen Vorzeichen macht Desk Sharing das Büro tauglich für das sogenannte Activity-Based Working. Deine Mitarbeiter entscheiden selbst, welcher Ort, Raum oder Zone am besten zur tagesaktuellen Aufgabe passt.
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