Flex Office: Einfach erklärt, Vorteile, Steuerung

Flex Office: Das Wichtigste in Kürze

• Im Flex Office wird auf persönlich zugewiesene Schreibtische verzichtet. Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Zonen werden gemeinsam genutzt und je nach Tätigkeit gebucht oder spontan belegt.
• Ziel des Flex Office Konzepts ist es, für verschiedene Aufgaben den jeweils bestmöglich dafür geeigneten Arbeitsplatz zu bieten. 
• Ein Flex Office funktioniert am besten mit einer Buchungssoftware, über die alle Mitarbeiter die Büroressourcen fair buchen können.

Was ist Flex Office?

Der Begriff Flex Office bezeichnet ein Büro- oder Arbeitsplatzkonzept, das verschiedenartig genutzt werden kann. Prägend dafür ist, dass sich das Angebot an Einzelarbeitsplätzen, Räumen, Raumtrennern und Medientechnik an der Arbeitsweise der Nutzer orientiert. Ziel ist, mit dem Angebot des Flex Office der Arbeitsweise der Menschen gerecht zu werden.

Die Hauptbedeutung ist das interne Flex Office: Mitarbeiter haben keinen persönlich zugewiesenen Schreibtisch mehr, wählen stattdessen ihren Arbeitsplatz je nach Tätigkeit. Dieses Prinzip wird auch als Desk Sharing oder Activity-Based Working bezeichnet.

Was sind die Vorteile eines Flex Office?

Die Vorteile lassen sich in vier Bereiche gliedern: Flächeneffizienz und Kosten, Workplace Experience und Produktivität, Nachhaltigkeit sowie Handlungsspielraum für fortlaufende Änderungen und Anpassungen.

Das interne Flex-Office-Konzept passt die Nutzung der Einzelarbeitsplätze, Besprechungsräume und Teamzonen im Büro an die tatsächliche Nachfrage der Belegschaft an.

Anstatt jedem Mitarbeiter dauerhaft einen festen Schreibtisch bereitzuhalten, werden Arbeitsplätze, Räume und Zonen so geplant, dass sie der jeweiligen Arbeitsweise, also Konzentration, Zusammenarbeit oder Kommunikation, entsprechen.

Flächeneffizienz und Kostensenkung

Der größte Hebel des Flex-Office-Konzepts liegt in der gezielten Umverteilung der Büroressourcen.

Anstatt jedem Mitarbeiter dauerhaft einen eigenen Schreibtisch bereitzuhalten, kannst du die Zahl der Einzelarbeitsplätze reduzieren und stattdessen Flächen schaffen, die der tatsächlichen Nutzung besser entsprechen:

• Zonen für Teamarbeit
• Zusätzliche Besprechungsräume
• Bereiche für den körperlichen und mentalen Ausgleich, etwa Ruheräume oder Sporträume.

Die Grundlage dafür ist die tatsächliche Nachfrage: Viele Firmen stellen fest, dass ihre Einzelarbeitsplätze im klassischen Büro mitunter zur Hälfte leer bleiben. Laut dem JLL Global Occupancy Planning Benchmark 2025 liegt die durchschnittliche Auslastung weltweit bei nur rund 54 Prozent.

Die Nutzung und faire Verteilung der geschaffenen Büroressourcen steuerst du über eine Buchungssoftware. Mitarbeiter können damit benötigte Arbeitsplätze, Räume oder Zonen verbindlich im Voraus reservieren.

Mit der in PULT integrierten Büroauswertung erhältst du zudem präzise Belegungsdaten. Du siehst, welche Raumtypen stark nachgefragt und welche kaum genutzt werden. Wenig genutzte Bereiche können reduziert und die frei werdenden Flächen für stark gefragte Zonen eingesetzt werden.

Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität

Ein Flex-Office steigert die Zufriedenheit, weil deine Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz selbstbestimmt und anhand ihrer tagesaktuellen Aufgabe wählen können. Anstatt also den ganzen Tag an demselben Tisch zu sitzen, entscheiden sie situativ:

• für stille und konzentrierte Arbeit in Ruhezonen,
• für Teamarbeit in offen gestalteten Zonen für die Zusammenarbeit,
• oder für Kunden- und Projektbesprechungen in akustisch abgeschirmten Zonen oder Meetingräumen.

Laut dem Gensler Workplace Survey 2025 und dem Leesman Index 2025 bewerten Beschäftigte, die in Büros dieser Art arbeiten, ihre Produktivität 8 bis 12 Prozent höher als in statischen Büroformen.

Die Studien zeigen auch: Wichtig ist die Passung zwischen Tätigkeit und Arbeitsplatztyp. Wer für konzentrierte Arbeiten Rückzugsräume findet und für Teamarbeit geeignet ausgestattete Räume und Zonen hat, empfindet das Büro als leistungsfördernd und motivierend.

Nachhaltigkeit und ESG-Konformität

Eine Untersuchung der Instant Group 2024 zeigt, dass ein Arbeitsplatz in einem Flex-Office-System bis zu 40 Prozent weniger CO₂-Emissionen verursacht als ein dauerhaft belegter Platz in einem traditionellen Büro.

Für Unternehmen mit ESG-Zielen, zum Beispiel Scope-3-Reduktion, liefert das Flex Office damit einen direkten Beitrag zur ökologischen Berichterstattung und Zertifizierungsfähigkeit.

Marktanalysen von JLL und CBRE belegen, dass ESG-konforme und flächeneffiziente Konzepte inzwischen zu den wichtigsten Auswahlkriterien in der Büroplanung zählen.

Was sind die Nachteile eines Flex Office?

Ein ​​Flex Office bringt einige Herausforderungen mit sich: fehlende persönliche Bindung, eine erhöhte Geräuschkulisse, besonderer organisatorischer Aufwand und Fragen des Datenschutzes.

Diese Punkte sind jedoch einfach lösbar, indem du deine Mitarbeiter in den Ideenprozess auf dem Weg zum Flex Office einbindest, ihre Arbeitsweise einbeziehst und schließlich mit einer ausgewählten Büroausstattung, hochwertigen Angeboten und der richtigen Software für belastbare Strukturen sorgst.

Verlust der persönlichen Bindung an den Arbeitsplatz

Wenn feste Schreibtische wegfallen, kann das Gefühl entstehen, keinen eigenen Platz mehr zu haben. Dieses Empfinden ist nachvollziehbar, lässt sich aber abfedern, indem du Ersatz für persönliche Bindung schaffst:

• Spinde oder abschließbare Rollcontainer bieten Platz für persönliche Gegenstände. 
• Tägliche Personalisierung: Mitarbeiter können für die Dauer ihres Arbeitstages eigene Habseligkeiten am Arbeitsplatz aufstellen. 
• Attraktive Gemeinschaftsbereiche wie Lounges, Teambereiche oder Ruhezonen schaffen neue Orte der Identifikation.

Geräuschkulisse und Konzentration

Offen gestaltete Bereiche oder häufig wechselnde Arbeitsplätze können zu mehr Geräuschbelastung und Bewegung im Raum führen. Das beeinträchtigt vor allem Tätigkeiten, die hohe Konzentration erfordern.

Abhilfe schaffst du durch eine klare räumliche Gliederung und akustisch wirksame Ausstattung:

• Ruhige Zonen für konzentrierte Arbeit, getrennt von Team- und Kommunikationsflächen.
• Telefonboxen oder kleine Meetingräume als Rückzugsorte für Gespräche und Videokonferenzen.
• Schallabsorbierende Materialien, Pflanzen und textile Raumtrenner senken die Geräuschbelastung spürbar.

Ergänze diese baulichen Maßnahmen um einfache Verhaltensregeln: Gespräche oder Telefonate sollten in dafür vorgesehenen Bereichen stattfinden. So bleibt das Büro trotz wechselnder Nutzung ein Ort, an dem konzentriertes Arbeiten gut möglich ist.

Organisation und Verfügbarkeit

Bei der täglichen Arbeit in einem Flex Office befürchten Angestellte mitunter, nicht sicher auf einen freien Arbeitsplatz zugreifen zu können. Sie scheuen sich vor Konflikten um Plätze und Räume.

Mit der Buchungssoftware PULT können deine Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder Teamzonen verbindlich im Voraus reservieren. Das sorgt für Fairness und Planbarkeit, besonders in größeren Teams oder an Tagen mit hoher Anwesenheit.

Zusätzlich helfen automatische Check-ins und No-Show-Regeln, ungenutzte Plätze wieder freizugeben.

Datenschutz und Mitbestimmung

Systeme zur Buchung oder Nutzungsauswertung erfassen zwangsläufig Daten. Wichtig ist, dass diese auf das Notwendige beschränkt und rechtskonform verarbeitet werden.

In Deutschland gilt:

• Nach § 26 BDSG dürfen Beschäftigtendaten nur verarbeitet werden, wenn sie für die Organisation des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind.
• Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, sobald technische Systeme Verhalten erfassen können.

In PULT werden Nutzungsdaten ausschließlich aggregiert und anonymisiert ausgewertet.

Rückschlüsse auf einzelne Personen sind ausgeschlossen. Somit arbeitest du DSGVO-konform und kannst die Einführung problemlos mit dem Betriebsrat abstimmen.

Dein Flex Office steuern mit PULT

Das Konzept des Flex Office lebt davon, dass Arbeitsplätze und Räume bewusst und zielgerichtet genutzt werden. Damit das gelingt, müssen Mitarbeiter wissen, welche Plätze und Flächen ihnen wann zur Verfügung stehen. Eine Arbeitsplatzbuchung bildet dafür die verbindliche Grundlage.

Ein solches Buchungssystem zeigt, welche Plätze, Besprechungsräume oder Projektzonen frei sind. Deine Angestellten können ihren Arbeitstag planen und sehen, wann Kolleginnen und Kollegen im Büro sind und wo diese sitzen werden.

Mit PULT erhältst du ein realistisches Bild der tatsächlichen Nutzung: Wann ist das Büro ausgelastet, welche Bereiche bleiben zeitweise leer, welche Räume und Zonen werden stark nachgefragt? Diese Daten sind deine Basis dafür, die Angebote deines Flex Office nachzujustieren und deine Flächenplanung zu verfeinern.

• PULT Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Schreibtische, Besprechungsräume, Projektzonen und Parkflächen verbindlich reservieren, direkt über Desktop oder App.
• PULT Presence: Automatische Anwesenheitserfassung über das Unternehmens-WLAN, um reale Nutzung und Buchungsdaten abzugleichen.
• Wochenplaner: Überblick, wer wann im Büro ist, und einfache Abstimmung gemeinsamer Teamtage.
• Office Insights: Auslastung und Anwesenheit in Echtzeit auswerten, um Reinigungszyklen, Energieverbrauch und Raumaufteilung zu steuern.

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