Büroauslastung ohne Sensoren messen und wieder steigern

Büroauslastung: Das Wichtigste in Kürze

• Durchschnittliche Auslastung: In Europa liegt die Büroauslastung derzeit bei rund 60 %, in Deutschland melden 26 % der Unternehmen zu geringe Nutzung ihrer Flächen.
• Nutzungsmuster: Die stärksten Präsenztage sind Dienstag und Mittwoch. Montag und Freitag sind deutlich schwächer belegt.
• Messung der Büroauslastung: Verlässliche Ergebnisse entstehen durch eine echte Anwesenheitserfassung. Buchungsdaten helfen, sind durch No-Shows aber fehleranfällig.
• Büroauslastung steigern: Eine bessere Büroauslastung entsteht durch attraktive Arbeitsumgebungen, gute Ausstattung und Angebote, die den Komfort des Homeoffice übertreffen.

Was ist die Büroauslastung?

Büroauslastung beschreibt den Anteil der tatsächlich genutzten Arbeitsplätze oder Flächen an der insgesamt verfügbaren Kapazität innerhalb eines bestimmten Zeitraums. 

Sie ist ein wichtiger Indikator für die Effizienz von Büroflächen, vergleichbar mit der Belegung eines Hotels oder der Auslastung einer Produktionslinie. Gemessen wird sie in Prozent, bezogen auf einen Zeitraum, zum Beispiel Woche oder Monat.

Die Büroauslastung ist eine wichtige Kernkennzahl für Arbeitsplatz-, Immobilien- und Facility-Management. Sie ermöglicht:

• Entscheidungen zur Flächenplanung
• Gezielte Steuerung von Reinigung und Energieeinsatz für Heizung, Kühlung, Lüftung.
• Optimierung des Arbeitsplatzangebots in Bezug auf die Anzahl von Teamzonen usw.

Berechnungsformel der Büroauslastung:

Büroauslastung (%) = (belegte Arbeitsplätze × Nutzungszeit) ÷ (verfügbare Arbeitsplätze × Gesamtzeit) × 100

Diese Formel kann auf Arbeitsplatz-, Raum-, Etagen- oder Gebäudeebene angewendet werden. Für eine korrekte Bewertung sollten Durchschnitts- und Spitzenwerte (Peak-Auslastung) separat betrachtet werden.

Wie hoch ist die Büroauslastung in den Unternehmen?

Die durchschnittliche Büroauslastung in Europa liegt derzeit bei rund 60 Prozent. Ein klar erkennbares Muster zeigt sich bei der Verteilung über die Wochentage:

• Dienstag und Mittwoch sind europaweit die stärksten Präsenztage mit rund 67 bis 68 Prozent Auslastung.
• Donnerstag folgt knapp dahinter mit etwa 65 Prozent.
• Montag und Freitag bleiben deutlich schwächer ausgeprägt.

Diese Mid-Week-Peaks gelten mittlerweile als typisches Hybrid-Muster und sind eine wichtige Größe für die Kapazitäts- und Serviceplanung in Firmen.

Büroauslastung in Deutschland

In Deutschland hat sich der Trend zu teilweise leer stehenden Büroflächen weiter verfestigt. Eine Unternehmensbefragung des ifo Instituts vom Mai 2025 zeigt:

• 26,3 Prozent der Firmen bewerten ihre Büroflächen als unterausgelastet.
• 10,3 Prozent haben ihre Flächen bereits reduziert.
• Weitere 12,5 Prozent planen eine Verkleinerung innerhalb der nächsten fünf Jahre.

Diese Ergebnisse spiegeln sich auch in Branchenberichten von AssCompact und IT-Daily wider und bestätigen den Trend zu einer Verkleinerung der Büroflächen in Deutschland.

Parallel zur stagnierenden Flächennachfrage ist in vielen europäischen Städten eine Erhöhung der Leerstandsquoten zu beobachten. Firmen konzentrieren ihre Mietflächen zunehmend auf hochwertige Standorte mit guter Anbindung und New-Work-tauglicher Ausstattung.

• Das quantitative Flächenvolumen sinkt, die qualitative Nachfrage steigt.
• Orientierungswerte für Planung und Bewertung

Auf Basis aktueller Daten lassen sich folgende Richtwerte ableiten:

• Durchschnittliche Büroauslastung: ca. 60 Prozent (europäischer Mittelwert).
• Zielkorridor für funktionierende Hybrid-Modelle: 60 bis 70 Prozent im Wochendurchschnitt, Peaks unter 90 Prozent in Kernzonen.
• Typisches Wochentagsprofil: Mid-Week-Peak Di/Mi/Do, niedrigere Nutzung Mo/Fr.

Wie messe ich die Büroauslastung?

Die Büroauslastung wird gemessen, indem reale Anwesenheitsdaten, Buchungsinformationen und Flächennutzungsanalysen kombiniert werden.

Je nach technischer Infrastruktur kommen zu diesem Zweck WLAN-Erkennung, Sensorik, Buchungssysteme oder Zutrittsdaten zum Einsatz. Wichtig ist, dass die Daten die tatsächliche Nutzung abbilden, nicht nur die Reservierungen.

Messung der tatsächlichen Anwesenheit

Die zuverlässigste Methode zur Messung der Büroauslastung ist der Weg über die tatsächliche Anwesenheit der Mitarbeiter im Büro. In klassischen Systemen müssen die Mitarbeiter täglich zuverlässig einchecken. Einfacher und zuverlässiger erfolgt die Messung über den automatischen Check-in per WLAN-Verbindung in PULT Presence.

Hierfür wird der Check-in automatisch durchgeführt, sobald sich Laptop oder Smartphone deiner Mitarbeiter mit dem vorhandenen Unternehmens-WLAN verbinden. Ein Eingriff der Mitarbeiter ist dafür nicht notwendig.

• WLAN-Erkennung: Endgeräte (Laptop oder Smartphone) verbinden sich automatisch mit dem Firmennetzwerk. Diese Verbindungen lassen sich anonymisiert zählen und zeigen, wie viele Personen gleichzeitig im Büro sind.
• Vorteil: Kein manueller Check-in notwendig, hohe Datenqualität, klare Abbildung der tatsächlichen Präsenz.
• Datenschutz: Die Erfassung erfolgt aggregiert und DSGVO-konform; individuelle Bewegungsprofile werden nicht erstellt.
• Messzeitraum: Zwei bis vier Wochen liefern in der Regel ausreichend Daten, um Durchschnitts- und Spitzenwerte sicher zu berechnen.

Diese Methode ist besonders geeignet, wenn reale Nutzungsmuster statt bloßer Buchungsstatistiken erfasst werden sollen.

Messung über Buchungsdaten

Die Büroauslastung lässt sich anhand der Buchungsaktivität bewerten. Hierbei wird gezählt, wie oft Arbeitsplätze oder Räume reserviert und genutzt werden. Das ist weniger genau als eine echte Anwesenheitserfassung.

• Einfach verfügbar bei Nutzung einer Buchungssoftware mit Büroauswertung
• Aussagekräftig für Nachfrage- und Planungstrends.

Grenzen:

• Buchungen spiegeln nur Nutzungsabsicht, nicht tatsächliche Anwesenheit.
• No-Shows (Reservierungen ohne Nutzung) verfälschen die Ergebnisse.

Tipp: Eine automatische Freigabe nicht genutzter Buchungen erhöht die Datenqualität deutlich. In PULT kannst du einstellen, nach welchem Zeitfenster eine nicht beanspruchte Buchung automatisch storniert wird.

Wie kann ich die Büroauslastung steigern?

Die Büroauslastung kannst du durch Attraktivität und eine positive Workplace Experience steigern und somit deine Angestellten zur Rückkehr ins Büro motivieren. Dein Team kommt dann gern ins Büro, wenn dieses etwas bietet, das das Homeoffice nicht leisten kann: Gemeinschaft, Komfort und attraktive Angebote für Ausgleich und modernes Arbeiten.

Was macht das Büro attraktiv?

Ein Büro ist dann attraktiv, wenn es Raum für verschiedene Arbeitsweisen bietet und den menschlichen Ansprüchen nach Abwechslung und Ausgleich gerecht wird. Anstelle gleichförmiger Schreibtischreihen brauchen Unternehmen heute vielgestaltige Arbeitszonen:

• Multispace-Prinzip: Unterschiedliche Bereiche für Konzentration, Zusammenarbeit, Gespräche und Erholung. 
• Hohe Aufenthaltsqualität: Bequeme Lounges, gut ausgestattete Küchen, Snacks, Getränke und Rückzugsorte steigern das Wohlbefinden und verlängern die Verweildauer im Büro.
• Stärkung der Zusammenarbeit: Das Büro dient als sozialer Raum. Teamtage werden abgehalten und das Angebot der frei gestaltbaren Teamzonen wahrgenommen.
• Ruhezonen: Trotz offener Flächen braucht es akustisch geschützte Rückzugsorte. Viele Mitarbeiter schätzen am Homeoffice vor allem die Ruhe. Das Büro sollte diesen Vorteil ebenfalls bieten.

Angebote für eine hochwertige Workplace Experience

Eine überzeugende Workplace Experience entsteht aus der gegenseitigen Ergänzung von Räumen, Technik und Kultur.

A. Räume und Zonen

• Zonierung und Vielfalt: Zueinander getrennte Bereiche für konzentriertes Arbeiten, für Teamarbeit sowie Pausen und mentalen Ausgleich.
• Akustische Qualität: Textile und akustisch wirksame Oberflächen, große und üppige Pflanzen sowie Raumteiler reduzieren Lärm.
• Teamflächen: Rollbare und frei kombinierbare Möbel, Whiteboards und Stellwände schaffen wandelbare Projektzonen.
• Telefonboxen & Huddle Rooms: Kleine, schallgeschützte Räume, in denen ungehindert telefoniert werden kann, ohne andere Kollegen zu stören.
• Biophiles Design: Tageslicht, Grünpflanzen und natürliche Materialien verbessern das Wohlbefinden messbar.

B. Technik und Ausstattung

• Ergonomische, standardisierte Arbeitsplätze: Jeder Platz sollte gleichwertig ausgestattet sein, mit Monitor, Dockingstation und verstellbarem Tisch.
• Zuverlässige Meetingtechnik: mit sehr guter Audio- und Videoqualität.
• Persönlicher Stauraum: Spinde, Schließfächer, Rollcontainer
• Platzbuchungssystem: Faire Arbeitsplatz- und Raumreservierung

C. Services und Kultur

• Gastronomie und Verpflegung: Ein gutes Tee-, Kaffee- und Getränkeangebot, gesunde und proteinreiche Snacks, Kantinenangebot
• Pausen- und Bewegungsflächen: Lounges, Sport- bzw. Fitnesszonen mit Dusche
• Sauberkeit und Hygiene: Saubere, gepflegte Flächen sind Ausdruck von Wertschätzung.

Messungen als erster Schritt zu mehr Büroauslastung

Die Möglichkeit, einzelne Arbeitstage im Homeoffice zu verbringen, ist für Angestellte inzwischen zum Standard geworden. Zumindest gilt das für Berufe, in denen das auch tatsächlich möglich ist. Hingegen ist die Büroauslastung für dich als Unternehmer oder Verantwortlicher ebenfalls ein wertvolles Gut, das auch direkt im finanziellen Zusammenhang steht.

Die Rückkehr ins Büro und somit eine möglichst hohe Büroauslastung gelingt am besten durch positive Motivation. Zwang führt eher zu Abwanderung. Als geeigneter Motivator gelten alle Maßnahmen, die dein Büro attraktiver werden lassen. Biete deinen Angestellten etwas, was ihr Zuhause nicht leisten kann.

Um Flächen für Lounges, Teambereiche, Ruhebereiche oder gar Sporträume freizumachen, wirst du die vorhandenen Flächen umplanen und Einzelarbeitsplätze reduzieren müssen. Das erste Glied in dieser Kette ist daher die Messung der aktuellen Büroauslastung. Und diese gelingt am besten mit den Office Insights von PULT.

Wichtig: Sobald wieder mehr Kollegen ins Büro zurückkehren, verschieben sich selbstverständlich auch die Buchungs- und Anwesenheitszahlen. Halte daher in PULT den Trend im Auge, was über die Office Insights sehr leicht möglich ist.

Durch die Beobachtung des Buchungsverhaltens kannst du das Angebot von Einzelarbeitsplätzen nachjustieren. Auf diesem Weg sorgst du dafür, dass alle Angestellten jederzeit verlässlich einen freien Platz buchen können.

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