Flexible Arbeitsplätze: Grundlagen, Vorteile und Umsetzung

Flexible Arbeitsplätze: Das Wichtigste in Kürze

• Flexible Arbeitsplätze ersetzen persönlich zugewiesene Schreibtische durch gemeinsam genutzte Plätze und Flächen, die je nach Aufgabe gebucht oder spontan genutzt werden.
• Das Konzept der flexiblen Arbeitsplätze funktioniert zuverlässig, wenn Regeln, Ausstattung und Datenschutz geregelt und für alle nachvollziehbar sind.
• Mit Buchungssoftware lassen sich Nutzung, Reinigung und Energiebedarf effizienter gestalten als zuvor.
• Unternehmen müssen Gefährdungsbeurteilung, Datenschutz (DSGVO) und Mitbestimmung (§ 87 BetrVG) an die flexible Nutzung der Arbeitsplätze anpassen.
• Die Buchungs- und Auswertungssoftware PULT unterstützt bei Organisation, Anpassung und Steuerung.

Was sind flexible Arbeitsplätze?

Als flexible Arbeitsplätze werden Büro- oder Arbeitskonzepte bezeichnet, bei denen den Beschäftigten keine persönlichen Schreibtische zugewiesen sind. Stattdessen buchen und nutzen sie je nach Aufgabe oder Anwesenheit einen verfügbaren Platz. 

Dieses Modell ist Bestandteil zeitgemäßer Hybrid- und New-Work-Strukturen, die Präsenzarbeit, Homeoffice und die Arbeit an dritten Arbeitsorten kombinieren.

Der Fokus bei diesem Modell liegt darauf, die vorhandenen Büroflächen bestmöglich dem wahren Bedarf der Angestellten anzupassen. Durch den mitunter hohen Homeoffice-Anteil werden die Arbeitsplätze im Büro weniger beansprucht und daher reduziert. Dadurch wird Raum gewonnen für Flächen für die Zusammenarbeit im Team, Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten und moderne Pausenbereiche sowie Angebote für Ausgleich und Erholung.

Insgesamt werden Büros mit flexiblen Arbeitsplätzen den aktuellen und zukünftig vorhergesagten Ansprüchen an moderne Bürokonzepte gerecht.

Wie sind flexible Arbeitsplätze aufgebaut und ausgestattet?

• Nicht-personalisierte Arbeitsplätze: keine dauerhafte Zuordnung zu einer Person.
• Vorab-Buchung: Verwaltung über Buchungssoftware (PULT)
• Standardisierte Ausstattung: identische technische und ergonomische Konfiguration.
• Zonen- oder aktivitätsbasierte Struktur: Räume und Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten (Konzentration, Zusammenarbeit, Austausch, Rückzug).
• Begleitende Regeln und Policies: Clean-Desk-Policy, Buchungsrichtlinien, Datenschutzvorgaben.
• Software & Technologie: Desk-Booking-Systeme, Sensorik, Raumbelegungserfassung, SSO-Integration.

Welche Vorteile und Nachteile haben flexible Arbeitsplätze?

Flexible Arbeitsplätze machen das Büro anpassungsfähiger: Flächen werden zielgerichteter genutzt und Räume vielseitiger einsetzbar. Gleichzeitig erfordert das Konzept Regeln und eine gute Ausstattung, damit die vielen Vorteile des Konzepts ausgespielt werden können.

Vorteile der flexiblen Arbeitsplätze

• Flächennutzung und Betriebskosten: Durch Buchungssysteme lässt sich genau nachvollziehen, welche Arbeitsplätze und Räume tatsächlich belegt sind und wie häufig sie genutzt werden. So können Reinigung, Beleuchtung, Heizung und Klimatisierung gezielt auf die Nutzung abgestimmt werden. 
• Raumgewinn für neue Nutzungsformen: Wenn nicht mehr für jede Person ein fester Platz vorgesehen ist, entsteht Freiraum für Bereiche, die den Beschäftigten unmittelbar zugutekommen, etwa Ruhezonen, Rückzugsräume, Flächen für Teamarbeit, Kreativräume oder Sport- und Pausenbereiche.
• Zonen für unterschiedliche Aufgaben: Mitarbeiter können je nach Tagesaufgabe den Ort wählen, der am besten zur Aufgabe passt, etwa eine ruhige Zone für konzentriertes Arbeiten oder offen gestaltete Bereiche für eine gemeinsame Projektarbeit.
• Datengrundlage für Planung & Optimierung: Die mit dem Buchungssystem PULT gewonnenen Nutzungsdaten geben Aufschluss darüber, wann und wie Flächen verwendet werden. Diese Informationen helfen dir, den wahren Bedarf der Mitarbeiter zu erkennen und entsprechende Flächen anzubieten.

Welche Nachteile haben flexible Arbeitsplätze?

Flexible Arbeitsplätze bringen einige Herausforderungen mit sich: fehlende persönliche Bindung, eine erhöhte Geräuschkulisse, besonderer organisatorischer Aufwand und Fragen des Datenschutzes.

Diese Punkte sind jedoch einfach lösbar, indem du deine Mitarbeiter in den Ideenprozess auf dem Weg zu den flexiblen Arbeitsplätzen einbindest, ihre Wünsche ernst nimmst und schließlich mit einer ausgewählten Büroausstattung, hochwertigen Angeboten und der richtigen Software für belastbare Strukturen sorgst.

1. Verlust persönlicher Bindung an den Arbeitsplatz

Wenn der eigene Schreibtisch wegfällt, kann ein Gefühl der Entfremdung entstehen. Das lässt sich auffangen, indem du dafür Ersatz schaffst: persönliche Spinde, abschließbare Rollcontainer oder Ablagefächer, in denen private Gegenstände sicher aufbewahrt werden können.

Auch eine Teilpersonalisierung, etwa das Aufstellen eigener Gegenstände für den Tag, trägt dazu bei, dass der Arbeitsplatz wieder persönlicher wirkt.

Zusätzlich kann die frei gewordene Fläche sinnvoll genutzt werden, um attraktive Gemeinschaftsbereiche zu gestalten: Lounges, Teambereiche oder Ruhezonen schaffen neue Orte der Identifikation.

2. Störungen und Konzentrationsprobleme

Offene oder häufig wechselnde Arbeitsplätze erhöhen die Geräuschkulisse. Abhilfe schaffen eine klare räumliche Gliederung und eine gute akustische Planung.

Ruhige Zonen oder schallgedämpfte Einzelplätze sollten von Team- und Kommunikationsflächen getrennt sein. Telefonboxen und kleine Besprechungsräume bieten Rückzugsorte für längere Gespräche oder Videokonferenzen.

Die Akustik lässt sich durch schallabsorbierende Materialien, Teppiche, Raumteiler oder große Pflanzen verbessern. Eine einfache, aber wirkungsvolle Ergänzung sind Verhaltensregeln, die laute Gespräche oder Meetings am Arbeitsplatz ausschließen.

3. Organisatorischer Mehraufwand

Bei der Einführung von flexiblen Arbeitsplätzen befürchten Angestellte mitunter, nicht sicher auf einen freien Arbeitsplatz zugreifen zu können. Sie scheuen sich vor Konflikten um Plätze und Räume.

Ein Buchungssystem schafft hierbei Abhilfe: Mit PULT bietest du deinen Teams eine Software, in der sie Schreibtische, Räume und Zonen vorab buchen und somit verbindlich reservieren können. Damit stellst du sicher, dass jeder fair auf die Angebote im Büro zugreifen kann.

Die Automatisierungen in PULT, wie der Zero-Klick-Check-in über das Unternehmens-WLAN oder eine von dir festgelegte No-Show-Regel, die ungenutzte Plätze nach kurzer Zeit wieder freigibt, reduzieren den Aufwand für dein Team weiter.

4. Datenschutz und Mitbestimmung

Systeme zur Platzbuchung oder Nutzungsauswertung erfassen personenbezogene Daten. Achte darauf, diese Daten nur auf das Notwendige zu begrenzen.

Mitarbeiter wollen und müssen wissen, welche Daten gespeichert werden, wofür sie genutzt werden und wie lange sie erhalten bleiben. Sonst entsteht ein Gefühl der Überwachung.

In PULT sind, trotz umfangreicher Auswertungsmöglichkeiten der Büronutzung, keine Rückschlüsse auf das Verhalten von Einzelpersonen möglich. Somit arbeitest du in PULT DSGVO-konform und kannst mit dem Betriebsrat sehr einfach eine Betriebsvereinbarung zu den flexiblen Arbeitsplätzen und der Buchungssoftware erstellen.

5. Gewohnheiten und Akzeptanz

Veränderungen erzeugen zunächst Unsicherheit. Wichtig ist daher, deine Beschäftigten am Prozess zu beteiligen, durch Workshops und Umfragen. Erarbeite mit ihnen gemeinsam, welche Angebote sie für ihre Arbeit brauchen und wünschen, wie sie Ausgleich finden und was das Büro zu einem attraktiven Ort werden lässt.

Auf diese Weise führst du eine faire Einwandbehebung durch. Hinzu kommt, dass du das Büro zu einem Ort werden lässt, der Angebote bereithält, die das Homeoffice nicht leisten kann.

Guide: Wie führe ich flexible Arbeitsplätze ein?

Für die Einführung von flexiblen Arbeitsplätzen ist der wichtigste Aspekt, die Meinungen und den Bedarf deiner Angestellten einzuholen. Dein Ziel sollte sein, ihnen insgesamt die Arbeitsplätze und weiteren Ressourcen wie Meetingräume, Ruhezonen und Angebote für Ausgleich zur Verfügung zu stellen, die ihnen für die Erledigung ihrer Arbeit zugutekommen.

1. Ziel festlegen: Überlege dir, was du mit flexiblen Arbeitsplätzen erreichen willst (mehr Bewegungsfreiheit, neue Flächen, besser ausgelastete Räume usw.). Halte das Ziel und das angepeilte Startdatum fest.
2. Rechtliche Grundlagen: Kläre gleich zu Beginn die rechtlichen Grundlagen nach ArbStättV, ASR, DSGVO und BetrVG.
3. st-Stand erheben: Zähle an vier Arbeitswochen, wie viele Plätze tatsächlich belegt sind. Beobachte, wann Büros überfüllt oder leer sind. Am einfachsten geht das mit PULT Presence.
4. Mitarbeiter und Betriebsrat einbinden: Sprich von Beginn an offen über Ziele, Regeln und Datenschutz. Nimm Vorbehalte ernst, nimm Wünsche zu benötigten Strukturen auf. Informiere darüber, welche Daten erfasst werden sollen und warum.
5. Bestimme die Arbeitsplatzquote: Berechne aus den Nutzungsdaten, wie viele Schreibtische ihr wirklich braucht. Plane einen Puffer für Stoßzeiten ein. Richtwert: etwa 70 bis 80 Arbeitsplätze je 100 Mitarbeiter.
6. Raumkonzept erstellen: Teile das Büro in verschiedene Zonen auf: ruhige Bereiche zum Konzentrieren, offene Flächen für Zusammenarbeit, Projekträume und Rückzugsorte, Pausenzonen, Lounges oder kleine Sportbereiche.
7. Einheitliche Ausstattung: Richte alle Arbeitsplätze gleichwertig ein, mit identischen Monitoren, Dockingstations, Tastaturen und verstellbaren Tischen.
8. Regeln festlegen: Definiere, wie gebucht wird, wie lange ein Platz reserviert bleibt und wann er wieder freigegeben wird (No-Show-Regel). Erstelle eine Clean-Desk-Policy mit einfachen Routinen für den Feierabend: kurz aufräumen, Unterlagen sichern, Platz frei machen.
9. Buchungssystem aufsetzen: Wähle eine Software für die Arbeitsplatzbuchung, die auf allen Geräten inklusive Smartphones funktioniert, den automatischen WLAN-Check-in bietet und dir Auswertungen zur Verfügung stellt.
10. Einführung und Schulung: Zeige in kurzen Schulungen, wie die Buchungs-App funktioniert, welche Zonen es gibt und welche Regeln für die flexiblen Arbeitsplätze gelten.
11. Fortlaufend feintunen: Nutze die Büroauswertung in PULT, um die Auslastung zu kontrollieren. Du siehst darin, welche Ressourcen wie stark nachgefragt werden und kannst anhand dieser Werte das Angebot im Büro weiter zugunsten deiner Angestellten anpassen.

Welche Technik brauche ich für flexible Arbeitsplätze?

Damit flexible Arbeitsplätze im Arbeitsalltag funktionieren, braucht es eine verlässliche technische Grundlage. Diese wird gebildet aus der Buchungssoftware und der technischen Ausstattung der Arbeitsplätze und des Büros insgesamt.

Buchungssoftware und Arbeitsplatzverwaltung

Die Buchungssoftware zeigt an, welche Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder Zonen verfügbar sind, und ermöglicht Reservierungen im Voraus oder direkt vor Ort. Wichtige Eigenschaften und Funktionen sind:

• Geräteübergreifend einsetzbar: am Rechner, auf dem Smartphone oder an Terminals im Büro.
• Integration in Kalendersoftware wie Google Kalender oder Microsoft Outlook, damit Reservierungen mit Terminen synchron sind.
• Buchungsrechte: Einstellbar nach Personen, Abteilungen, Teams für Arbeitsplätze, Zonen und Räume.
• Datenschutz: Einhaltung der DSGVO ohne Erfassung von Bewegungs- oder Leistungsdaten.

Ein automatischer Check-in über das Unternehmens-WLAN vereinfacht die Nutzung. Nicht genutzte Plätze werden nach einer festgelegten Zeitspanne wieder freigegeben, damit sie anderen zur Verfügung stehen.

Ausstattung der Räume und Arbeitszonen

• durchgängiges WLAN in allen Räumen und Zonen
• Dockingstationen mit einheitlichen Anschlüssen
• Monitore und Stromanschlüsse an jedem Platz
• Videotechnik (Kamera, Lautsprecher, Bildschirm) in Besprechungs- und Projekträumen
• Optional Terminals, die den Büroplan und freie sowie belegte Plätze zeigen

Statte deine Mitarbeiter vorzugsweise mit Laptops aus. Damit wird der Wechsel zwischen den Arbeitsorten sehr einfach. Mit Dockingstationen, Monitoradaptern bzw. USB-C-Monitoren lässt sich zudem jeder Arbeitsplatz gleichwertig nutzen.

Welche rechtlichen Vorgaben gelten speziell bei flexiblen Arbeitsplätzen?

Bei flexiblen Arbeitsplätzen musst du die Gefährdungsbeurteilung auf wechselnde Nutzer anpassen, Regeln für Datenschutz und Buchungssysteme nach DSGVO festlegen und den Betriebsrat nach § 87 BetrVG beteiligen. Auch Ordnung, Aufbewahrung vertraulicher Unterlagen und faire Vergaberegeln gehören zur rechtskonformen Umsetzung.

Gefährdungsbeurteilung für wechselnde Nutzung

• Ergänze die Gefährdungsbeurteilung um wechselnde Nutzer, tageweise belegte Plätze und Zonen (Ruhe/Team/Telefon).
• Dokumentiere, wie jeder Platz schnell anpassbar ist, zum Beispiel zur Höhenverstellung, Bildschirm, Beleuchtung.
• Lege fest, wer nach Nutzungswechsel prüft und meldet, wenn etwas nicht funktioniert (Stuhl defekt, lockere Steckdosen etc.).

Buchungssoftware: Datenschutz inklusive DSGVO

• Erhebe nur notwendige Daten (Name, Zeitraum, Platz-ID); keine Leistungs-/Verhaltensdaten.
• Aufbewahrungszeiten zweckgebunden einhalten und begründen (z. B. Betrieb/Abrechnung/Reinigung).
• Transparenzpflichten erfüllen (Art. 13 DSGVO): Zweck, Datenarten, Empfänger, Fristen, Rechte.
• Bei Sensorik/Präsenzdaten prüfen: Ist eine DSFA (Datenschutz-Folgenabschätzung) nötig?
• Trennung von Buchung und Arbeitszeiterfassung sicherstellen (kein „Zeiterfassungs-Ersatz“ durch Buchungen).

Mitbestimmung nach BetrVG

• Einbindung des Betriebsrats, wenn Buchungssoftware, Sensorik, Check-in o. Ä. eingeführt wird (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
• Betriebsvereinbarung: Datenarten, Zwecke, Zugriffsrechte, Speicherfristen, Auswertungen, Sanktionen bei Verstößen, Rechte der Beschäftigten.

Gleichbehandlung, Ausnahmen und Zugänglichkeit

• Definiere faire Vergaberegeln, zum Beispiel Buchungsvorlauf, Stornofristen, Teamkontingente
• Ausnahmen dokumentieren: Beschäftigte mit medizinischen/ergonomischen Bedarfen können feste oder bevorzugt ausstattbare Plätze erhalten.
• Barrierefreiheit: für Arbeitsplätze und Wege, filterbare Merkmale in der Buchungssoftware, zum Beispiel höhenverstellbarer Tisch, rollstuhlgeeignet.

Brandschutz und Fluchtwege bei wechselnder Belegung

• Aktualisiere Belegungs- und Fluchtwegkonzepte für Zonen und temporär umgestellte Flächen (Projektbereiche, rollbare Möbel).
• Maximale Personenzahlen pro Zone festlegen und in der Buchungslogik einbeziehen.

Unterweisung & Nachweis

• Führe kurze Unterweisungen zur Nutzung der Buchungssoftware, Zonenregeln, Ergonomie-Einstellung und Clean-Desk durch.
• Dokumentiere Teilnahme und Inhalte; jährliche Auffrischung empfohlen.

Third-Party-Nutzung (Gäste, Dienstleister)

• Regeln für Gäste/Externe: Welche Daten werden erfasst, welche Zonen dürfen genutzt werden, Vertraulichkeit (NDA), IT-Zugänge und Begleitung.

Flexible Arbeitsplätze steuern mit PULT

Das Konzept der flexiblen Arbeitsplätze lebt davon, dass Arbeitsplätze und Räume zielgerichtet und sehr bewusst genutzt werden. Damit das gelingt, müssen Mitarbeiter wissen, welche Plätze und Flächen ihnen wann zur Verfügung stehen. Eine Arbeitsplatzbuchung bildet dafür die verbindliche Grundlage

Ein solches Buchungssystem zeigt, welche Plätze, Besprechungsräume oder Projektzonen frei sind. Deine Angestellten können ihren Arbeitstag planen und sehen, wann Kolleginnen und Kollegen im Büro sind und wo diese sitzen werden.

Mit PULT erhältst du ein realistisches Bild der tatsächlichen Nutzung: Wann ist das Büro ausgelastet, welche Bereiche bleiben zeitweise leer, welche Räume und Zonen werden stark nachgefragt? Diese Daten sind deine Basis dafür, die Zahl der flexiblen Arbeitsplätze nachzujustieren und deine Flächenplanung zu verfeinern.

• PULT Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Schreibtische, Besprechungsräume, Projektzonen und Parkflächen verbindlich reservieren, direkt über Desktop oder App.
• PULT Presence: Automatische Anwesenheitserfassung über das Unternehmens-WLAN, um reale Nutzung und Buchungsdaten abzugleichen.
• Wochenplaner: Überblick, wer wann im Büro ist, und einfache Abstimmung gemeinsamer Teamtage.‍
• Office Insights: Auslastung und Anwesenheit in Echtzeit auswerten, um Reinigungszyklen, Energieverbrauch und Raumaufteilung zu steuern.

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