Arbeitssicherheit im Büro: Gesetzliche Pflichten, Ergonomie und Prävention
Arbeitssicherheit im Büro dient der Gesunderhaltung der Mitarbeiter und der rechtlichen Absicherung des Arbeitgebers. In modernen Hybrid-Büros stellt die Sicherheit aber neue Anforderungen an die Organisation von Desk Sharing und mobilem Arbeiten.
Arbeitssicherheit im Büro: Das Wichtigste in Kürze
- Rechtlicher Rahmen der Arbeitssicherheit im Büro: Basis sind das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und die DGUV Information 215-410.
- Gefährdungsbeurteilung im Büro: Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitsplatz die Risiken (physisch und psychisch) ermitteln und dokumentieren.
- Ergonomie: Tische, Stühle und Monitore müssen anpassbar sein, um Skelett- und Muskelerkrankungen vorzubeugen.
- Personal: Je nach Betriebsgröße sind Sicherheitsbeauftragte, Ersthelfer und Brandschutzhelfer in vorgeschriebener Anzahl zu benennen.
- Sicherheitsunterweisungen: Mindestens einmal jährlich müssen alle Mitarbeiter über die Gefahren und Schutzmaßnahmen am Arbeitsplatz belehrt werden.
Welche gesetzlichen Vorschriften gelten für die Arbeitssicherheit im Büro?
Die Arbeitssicherheit im Büro wird maßgeblich durch das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) geregelt, welche durch die DGUV Information 215-410 konkretisiert werden.
Diese Vorschriften verpflichten Arbeitgeber dazu, Gefährdungen systematisch zu beurteilen, technische Standards für Bildschirmarbeitsplätze einzuhalten und durch regelmäßige Unterweisungen sowie die Bereitstellung von Ersthelfern die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten.
- Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Es bildet das Fundament und verpflichtet den Arbeitgeber in § 5 dazu, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Ziel ist es, die Arbeit so zu gestalten, dass Gefährdungen für das Leben sowie die physische und psychische Gesundheit vermieden werden.
- Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): Sie definiert Mindestanforderungen für den Betrieb von Arbeitsstätten. Dies umfasst Aspekte wie Raumtemperatur, Belüftung, Beleuchtung sowie die Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen.
- DGUV Information 215-410 (ehemals BGI 650): Dieser Leitfaden der Berufsgenossenschaften ist der wichtigste Praxisstandard für Büros. Er enthält detaillierte Vorgaben zur Ergonomie, zu Stellflächen und zur sicherheitstechnischen Gestaltung von Arbeitsmitteln.
- Bildschirmarbeitsverordnung (jetzt Teil der ArbStättV): Sie stellt spezifische Anforderungen an die Beschaffenheit von Monitoren, Tastaturen und die Software-Ergonomie, um Fehlbelastungen der Augen und des Bewegungsapparats vorzubeugen.
Verantwortung und Umsetzung der Arbeitssicherheit im Büro
Verantwortlich für die Einhaltung und Umsetzung aller Maßnahmen ist allein der Arbeitgeber. Zur Unterstützung ist er ab dem ersten Mitarbeiter verpflichtet, eine sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung (nach ASIG und DGUV Vorschrift 2) nachzuweisen.
Fachkräfte für Arbeitssicherheit (Sifa) und Betriebsärzte sind beratend tätig, aber wie das Freihalten von Verkehrswegen oder die korrekte Einstellung der Büromöbel erfolgt, liegt in der Zuständigkeit der jeweiligen Führungskräfte oder des Office Managements.
Wie wird eine Gefährdungsbeurteilung für Büroarbeitsplätze erstellt?
Die Gefährdungsbeurteilung ist das verlangte Mittel, um Risiken für die Gesundheit der Mitarbeiter zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Gemäß § 5 Arbeitsschutzgesetz ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, diese Beurteilung für alle Arbeitsplätze durchzuführen, zu dokumentieren und regelmäßig zu aktualisieren.
- Arbeitsbereiche festlegen: Einteilung des Büros in sinnvolle Einheiten, zum Beispiel Einzelbüros, Open Space, Besprechungsräume.
- Gefährdungen ermitteln: Erfassung aller physischen und psychischen Belastungen.
- Gefährdungen beurteilen: Bewertung des Risikos (Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere eines möglichen Schadens).
- Schutzmaßnahmen festlegen: Auswahl geeigneter Maßnahmen nach dem TOP-Prinzip (Technisch vor Organisatorisch vor Personell).
- Maßnahmen umsetzen: Realisierung der geplanten Verbesserungen.
- Wirksamkeit prüfen: Kontrolle, ob die Maßnahmen das Risiko tatsächlich gesenkt haben.
- Dokumentieren und fortschreiben: Rechtssichere Dokumentation der Ergebnisse und Anpassung bei Veränderungen (z. B. neue Büromöbel oder Software).
Berücksichtigung psychischer Belastungen im Büro
Seit 2013 schreibt das Arbeitsschutzgesetz explizit vor, dass auch die psychische Gefährdungsbeurteilung Teil des Prozesses sein muss. Im Büro stehen hier Faktoren wie Arbeitsverdichtung, ständige Erreichbarkeit, fehlende Erholungsphasen oder unzureichende Arbeitsorganisation im Mittelpunkt der Betrachtung. Ziel ist die Prävention von stressbedingten Erkrankungen und Burnout.
Besonderheit: Gefährdungsbeurteilung bei hybrider Arbeit (Büro/Homeoffice)
Durch den Wechsel zwischen Büro und Homeoffice muss die Beurteilung über die Zeit im Büro hinausgehen. Der Arbeitgeber muss auch Gefährdungen für das Arbeiten zuhause und von unterwegs betrachten. Da er im privaten Raum seiner Mitarbeiter kein direktes Kontrollrecht hat, erfolgt dies über Selbstauskunftsbögen und Unterweisungen zur ergonomischen Gestaltung des Heimarbeitsplatzes.
Welche ergonomischen Anforderungen müssen Büroarbeitsplätze erfüllen?
Die Ergonomie am Arbeitsplatz zielt darauf ab, die Arbeitsbedingungen an die körperlichen Eigenschaften des Menschen anzupassen. Übergeordnet sollen Fehlbelastungen und chronischen Erkrankungen des Bewegungsapparats vorgebeugt werden.
Die DGUV Information 215-410 sowie die Normen DIN EN 527-1 (Schreibtische) und DIN EN 1335 (Bürostühle) definieren hierfür exakte Mindestanforderungen.
Der ergonomische Bürostuhl
Ein geeigneter Stuhl muss dynamisches Sitzen ermöglichen und individuell einstellbar sein:
- Sitzhöhe: Die Oberschenkel sollten leicht abfallen, die Füße vollflächig auf dem Boden stehen (Winkel im Knie ca. 90° oder etwas mehr).
- Rückenlehne: Sie muss eine Lordosenstütze besitzen, die die natürliche Krümmung der Wirbelsäule im Lendenbereich unterstützt.
- Dynamik: Die Lehne sollte beweglich sein (Synchronmechanik), um den Wechsel zwischen Vor- und Zurücklehnen zu fördern.
Der Arbeitstisch im Büro
Der Schreibtisch muss ausreichend Platz für die Arbeitsmittel sowie die richtige Arbeitshöhe bieten:
- Maße: Die Standardfläche beträgt 160 x 80 cm. Eine Tiefe von mindestens 80 cm ist notwendig, um den Sehabstand zum Monitor einzuhalten.
- Höhe: Bei festen Tischen liegt das Standardmaß bei 74 cm (± 2 cm). Ideal sind jedoch höhenverstellbare Sitz-Steh-Tische (Wechsel zwischen 65 cm und 125 cm), um die Herz-Kreislauf-Belastung zu senken.
- Oberfläche: Sie muss reflexionsarm und matt sein, um Blendungen durch Lichtquellen zu vermeiden.
Monitor und Eingabegeräte für das Büro
Die Platzierung der Technik wirkt sich auf die Belastung von Nacken und Augen aus:
- Sehabstand: Je nach Monitorgröße sollte dieser zwischen 50 cm und 70 cm liegen.
- Blickwinkel: Die oberste Zeile auf dem Bildschirm sollte sich deutlich unterhalb der Augenhöhe befinden, sodass der Blick leicht nach unten geneigt ist.
- Anordnung: Der Monitor muss frontal vor dem Nutzer stehen (keine verdrehte Körperhaltung). Tastatur und Maus sollten so platziert sein, dass die Unterarme entspannt auf dem Tisch aufliegen können.
Licht, Lärm und Klima im Büro
- Beleuchtung: Für Büroarbeit ist eine Beleuchtungsstärke von mindestens 500 Lux vorgeschrieben. Tageslicht ist zu bevorzugen, wobei Blendungen durch Jalousien vermieden werden müssen.
- Lärm: Der Schalldruckpegel sollte bei überwiegend geistigen Tätigkeiten 55 dB(A) nicht überschreiten.
- Raumklima: Die empfohlene Raumtemperatur liegt zwischen 20 °C und 22 °C. Die relative Luftfeuchtigkeit sollte zwischen 40 % und 60 % betragen.
Wie viele Ersthelfer und Sicherheitsbeauftragte brauche ich für das Büro?
Die Anzahl der zu benennenden Personen im Arbeitsschutz ist gesetzlich festgeschrieben und richtet sich nach der Anzahl der im Betrieb anwesenden Versicherten gemäß DGUV Vorschrift 1.
- Ersthelfer: In Büros mit bis zu 20 anwesenden Mitarbeitern muss ein Ersthelfer eingesetzt werden. Ab 21 Mitarbeitern müssen mindestens 5 % der Belegschaft als Ersthelfer ausgebildet sein.
- Sicherheitsbeauftragte (SiBe): Ab einer Betriebsgröße von 20 Beschäftigten ist die Bestellung mindestens eines Sicherheitsbeauftragten verpflichtend. Er unterstützt den Arbeitgeber ehrenamtlich bei der Unfallverhütung.
- Brandschutzhelfer: Hier gilt ebenfalls eine Quote von in der Regel 5 % der Beschäftigten. Hier findest du alle Details zur Ausbildung und Ausstattung für den Brandschutz im Büro.
Wichtig für die Planung: Der Arbeitgeber muss durch Urlaubs- und Krankheitsphasen sowie Hybrid-Work-Modelle sicherstellen, dass die erforderliche Anzahl an Helfern zu jeder Zeit physisch im Büro präsent ist.
Wie wird die Arbeitssicherheit im Büro bei Desk Sharing und Hybrid Work umgesetzt?
Die Einführung von Arbeitsmodellen wie Desk Sharing und Hybrid Work verändert die Anforderungen an den Arbeitsschutz grundlegend. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Schutzziele der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) auch bei täglichem Nutzerwechsel und im Homeoffice erreicht werden.
- Ergonomie: Da jeder Mitarbeiter andere körperliche Voraussetzungen mitbringt, müssen geteilte Arbeitsplätze (Shared Desks) verschiedentlich nutzbar und einfach anpassbar sein.
- Flächennutzung und Kapazitäten: In Open-Space-Konzepten besteht die Gefahr der Überbelegung, was die Lärmbelastung erhöht und Fluchtwegkonzepte untergraben kann.
- Psychische Belastung: Die Ungewissheit, morgens keinen adäquaten Arbeitsplatz zu finden („Desk Hunting“), erzeugt zusätzlichen Stress und mindert die Konzentration.
- Hygiene: Häufige Nutzerwechsel erfordern Hygieneregeln und angepasste Reinigungszyklen.
Wie hilft Buchungssoftware bei der Arbeitssicherheit und Gesundheit im Büro?
PULT ist unsere Software für Arbeitsplatz- und Raumbuchung sowie automatisierte Anwesenheitserkennung. Sie dient vielen Arbeitgebern als Plattform, um deren Fürsorgepflicht sicherzustellen. Die Software enthält Funktionen für Ergonomie, Notfallmanagement und Gesundheitsschutz:
- Equipment-Filter: Beschäftigte können gezielt nach Plätzen mit höhenverstellbaren Tischen (Sitz-Steh-Tischen), ergonomischen Stühlen oder speziellen Monitoren suchen.
- Feste Zuweisungen bei Bedarf: Für Mitarbeiter mit besonderen medizinischen bzw. körperlichen Anforderungen ermöglicht PULT die dauerhafte Reservierung fester Plätze als Ausnahme vom Desk Sharing.
- Emergency Export: Per Knopfdruck generieren Administratoren eine Liste aller tatsächlich anwesenden Personen. Dank WLAN-Erkennung (PULT Presence) werden auch „No-Shows“ oder spontane Besucher präzise erfasst.
- Kapazitätskontrolle: Die Software verhindert automatisch die Überbelegung von Zonen. So werden Brandschutzauflagen und Fluchtwegkapazitäten technisch mitgedacht.
- AI Health & Safety Agent: Unser KI-Agent unterstützt dabei, Arbeitsschutzvorschriften in Aufgaben umzuwandeln und Compliance-Dokumente für Audits mit realen Präsenzdaten vorauszufüllen.
- Lärm- und Akustikmanagement: Durch die klare Zonierung in Ruhe- und Teamzonen sowie die Buchbarkeit von Telefonboxen wird akustischer Stress reduziert.
- Psychische Entlastung: Die Garantie eines fest reservierten Platzes eliminiert den Stress der morgendlichen Suche und sorgt für einen ruhigen Start in den Arbeitstag.
Tipp: Mehr zur automatischen Anwesenheitserkennung per WLAN erfährst du bei PULT Presence.
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