Die beste Arbeitsplatzmanagement-Software für dein Unternehmen

Wie wähle ich die beste Software für Arbeitsplatzmanagement aus?

Die beste Software für Arbeitsplatzmanagement deckt vielfältige Anforderungen ab. Welche Funktionen für dich wichtig sind, hängt von deinem genauen Vorhaben ab. Folgende Kriterien können dir bei der Auswahl helfen:

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• Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen: Wenn Schreibtische, Meetingräume oder Zonen nach Bedarf genutzt werden sollen.
• Grundrisse und Übersicht: Wenn digitale Karten oder Kalenderansichten den Überblick über verfügbare Flächen erleichtern.
• Automatisierung und Check-in: Um gebuchte, aber ungenutzte Plätze automatisch freizugeben und Anwesenheiten zuverlässig zu erfassen.
• Analysen und Auslastung: Um die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen zu messen, stark und kaum genutzte Ressourcen zu erkennen und Flächenplanung daran weiterzuentwickeln.
• Integrationen: Wenn Microsoft 365, Outlook, Google Kalender, Slack oder MS Teams in bestehende Arbeitsabläufe eingebunden werden sollen.
• Datenschutz und Hosting: Wenn Datenverarbeitung nach DSGVO erfolgen muss.‍
• Identitäts- und Zugriffssysteme: Empfehlenswert, wenn SSO, SCIM oder API-Anbindungen eine sichere und einheitliche Verwaltung der Nutzer ermöglichen sollen.

Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: Oktober 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. 

Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen.

Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern.

Die 5 besten Softwares für Arbeitsplatzmanagement 

#1 PULT

PULT ist eine Plattform aus Deutschland, die Meetingräume, Arbeitsplätze, Zonen und Parkplätze in einer einzigen Arbeitsplatzmanagement-Software verwaltet. Hinzu kommen ein Besuchermanagement, Büroauswertung mit Statistiken und besondere Features wie der automatische Check-in per WLAN-Verbindung in PULT Presence.

Die Software lässt sich in Microsoft Outlook, Microsoft 365, Google Kalender, MS Teams und Slack integrieren. Gebuchte, aber ungenutzte Räume und Plätze werden automatisch wieder freigegeben. Ergänzend bietet PULT Auswertungen zur tatsächlichen Nutzung und dem Buchungsverhalten, wodurch sich Räume, Flächen und Arbeitsplätze besser planen lassen.

• Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Digitale Buchung von Schreibtischen, Meetingräumen und Zonen mit Kalender- oder Grundrissansicht.
• Hybrid Planner: Übersichtliche Wochenplanung, in der Teams Anwesenheiten koordinieren und Bürotage gemeinsam festlegen können.
• Besucher-Management: Verwaltung von Gästen und externen Terminen, inklusive digitalem Check-in und automatischer Benachrichtigung des Gastgebers.
• PULT Presence: Automatischer Check-in über WLAN, um die tatsächliche Anwesenheit im Büro zu erfassen.
• Office Insights: Auswertungen zur Flächennutzung, Auslastung und Buchungshäufigkeit als Grundlage für die weitere Büroplanung.
• Integrationen: Verbindung mit Microsoft Teams, Outlook, Google Workspace, Slack, Personio und gängigen SSO-Systemen (Microsoft, Google, Okta).
• Sicherheit & Hosting: Entwicklung und Hosting in Deutschland, DSGVO-konforme Datenverarbeitung und ISO-27001-zertifizierte Infrastruktur. [Ist das alles korrekt?]

Preise von PULT:

Die Preise von PULT beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.

Zur Arbeitsplatzmanagement-Software PULT

#2 Flexopus

Flexopus ist eine Software für Arbeitsplatz- und Raumbuchung, die alle Kernfunktionen des Arbeitsplatzmanagements in einer Plattform vereint. Das System ist in Deutschland entwickelt und gehostet und erfüllt damit die Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit.

• Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen: Mitarbeiter reservieren über digitale Grundrisse freie Plätze, Besprechungsräume oder Stellflächen. Die Buchung erfolgt per Web-App, MS Teams oder App.
• Besuchermanagement: Gäste können vorab registriert werden, inklusive E-Mail-Einladung und QR-Code-Check-in am Empfang.
• Catering- und Ressourcenplanung: Räume lassen sich mit zusätzlichen Services wie Catering oder Ausstattung (z. B. Beamer, Technik) verknüpfen.
• Raum- und Arbeitsplatz-Displays: Flexopus bietet eigene Hardwarelösungen zur Anzeige von Buchungsstatus und Check-ins direkt vor Ort.
• Analysen & Auslastung: Dashboards zeigen Auslastung, Buchungshäufigkeit und No-Shows. Unternehmen erkennen, welche Flächen tatsächlich genutzt werden und wo Optimierungspotenzial besteht.
• Integrationen: Verbindung mit Microsoft Teams, Outlook, Google Kalender sowie eine REST-API für individuelle Anbindungen.
• Datenschutz & Hosting: Betrieb auf deutschen Servern (Hetzner, Nürnberg/Falkenstein), ISO 27001-zertifiziert. Flexopus stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Informationen zu Subprozessoren bereit.

Preise von Flexopus:
Flexopus berechnet die Preise nach Ressourcen, also der Anzahl der Arbeitsplätze, Räume usw. Die Software kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Im Starter-Plan kostet jede Ressource ab 1,59 € im Monat, im Business-Plan mit mehr Funktionen dann ab 2,99 € pro Monat.

#3 deskbird

deskbird ist ein Anbieter aus der Schweiz, der sich auf Buchungssoftware für hybride Arbeitsplätze spezialisiert hat. Neben der Raumbuchung umfasst die Plattform auch Parkplatzreservierungen und Teamplanung.

• Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen: Schreibtische, Zonen und Meetingräume können direkt über eine Kalender- oder Grundrissansicht reserviert werden. Buchungen lassen sich in Echtzeit einsehen und anpassen.
• Hybride Wochenplanung: Teams planen Anwesenheiten im Büro gemeinsam, sehen, wer an welchen Tagen vor Ort ist, und koordinieren Bürotage effizient.
• Automatische Freigabe bei No-Shows: Nicht genutzte Buchungen werden nach Ablauf einer definierten Zeit automatisch storniert, um Arbeitsplätze wieder verfügbar zu machen.
• Besuchermanagement: Gäste können vorab registriert und beim Eintreffen über digitale Check-ins verwaltet werden.
• Analysen und Auslastung: Dashboards zeigen Belegungsraten, Auslastungstrends und Buchungsverhalten. Die Daten helfen, Flächennutzung zu optimieren und den Bürobedarf zu planen.
• Integrationen: Verknüpfung mit Microsoft Teams, Outlook, Slack und Google Kalender. Die Plattform bietet zusätzlich API-, SCIM- und SAML-Schnittstellen für größere Organisationen.
• Datenschutz und Hosting: DSGVO-konform. Datenverarbeitung in der Google Cloud Region Frankfurt (Deutschland). ISO 27001-zertifiziert. Persönliche Buchungsdaten können automatisch anonymisiert werden (standardmäßig nach sechs Monaten).

Das Hosting erfolgt in europäischen Rechenzentren, unter anderem in Frankfurt am Main. deskbird ist DSGVO-konform und erfüllt auch die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG).

Preise von deskbird:

deskbird bietet eine Lizenzierung pro Nutzer. Der Einstieg liegt bei 2,80 € pro Nutzer und Monat im Paket Starter, das Business-Paket bei 3,80 € pro Nutzer und Monat, wobei sich die Preise mit steigender Nutzerzahl senken. Für größere Unternehmen sind individuelle Enterprise-Pläne verfügbar.

#4 desk.ly

desk.ly ist eine deutsche Software für Arbeitsplatzmanagement, die Unternehmen bei der Organisation ihrer Büroflächen unterstützt. Die Anwendung ist auf einfache Bedienung, Übersichtlichkeit und eine sichere Datenverarbeitung in Deutschland ausgelegt.

• Buchung von Arbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen: Nutzer reservieren Plätze und Räume über digitale Grundrisse oder Kalenderansichten. Buchungen lassen sich direkt im Browser oder per App vornehmen.
• Kiosk- und Anwesenheitsmodus: Über ein Terminal oder Tablets, Laptops und Smartphones können Mitarbeiter ihre Anwesenheit im Büro erfassen oder spontan verfügbare Plätze buchen.
• Team-Übersichten: Kollegen sehen, wer an welchen Tagen im Büro arbeitet, und können sich gezielt nebeneinander einplanen.
• Analysen und Auslastung: Dashboards zeigen, wie häufig Arbeitsplätze und Räume gebucht werden. Die Auswertungen helfen, Büroflächen effizienter zu planen und Engpässe zu vermeiden.
• Integrationen: Anbindung an Microsoft Teams, Outlook und Google Workspace. Unterstützung für Single Sign-on (SSO) und SCIM in höheren Lizenzstufen.‍
• Datenschutz und Hosting: Betrieb ausschließlich in deutschen Rechenzentren (AWS Frankfurt), ISO 27001-zertifiziert, vollständig DSGVO-konform. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) kann direkt angefordert werden.

Preise von desk.ly:
Corporate-Tarif ab 1,65 € pro Nutzer und Monat, Enterprise-Tarif ab 2,20 € pro Nutzer und Monat. Eine kostenlose Version für kleine Teams bis 15 Nutzer steht ebenfalls zur Verfügung.

#5 Yoffix

Yoffix ist eine Software für Arbeitsplatzmanagement mit Fokus auf Unternehmen, die Microsoft 365 oder Outlook als Arbeitsumgebung nutzen. Die Software unterstützt die Buchung von Ressourcen und das Management hybrider Arbeitsmodelle.

• Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen: Mitarbeiter reservieren Schreibtische, Besprechungsräume oder Stellplätze direkt über digitale Grundrisse oder Kalenderansichten.
• Ressourcen- und Besuchermanagement: Verwaltung gemeinsamer Büroressourcen wie Monitore, Technik oder Parkflächen. Besucher können registriert und über QR-Codes eingecheckt werden.
• Hybrid-Planung: Wochen- und Teamübersichten zeigen, wer im Büro arbeitet. So lassen sich Anwesenheiten koordinieren und die Bürobelegung planen.
• Analysen und Auslastung: Dashboards liefern Kennzahlen zu Buchungshäufigkeit, Belegung und Raumnutzung. Unternehmen können daraus Optimierungen für die Flächenplanung ableiten.
• Integrationen: Tiefe Einbindung in Microsoft Teams und Outlook, zusätzlich Anbindung an Slack sowie HR-Systeme wie Personio oder SAP SuccessFactors.
• Datenschutz und Hosting: Betrieb in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform und ISO 27001-zertifiziert.

Preise von Yoffix:
Ab 1,50 € pro Nutzer und Monat für die Arbeitsplatzbuchung, 10 € pro Raum und Monat für Raummanagement, 80 € pro Monat für das Besuchermanagement. Weitere Funktionen je mit Aufpreis pro Monat und/oder Ressource verfügbar.

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