Wie Unternehmen ihren Arbeitsplatz nachhaltig gestalten können

Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz: Das Wichtigste in Kürze

• Nachhaltigkeit im Büro entsteht durch den sparsamen Einsatz von Energie und Materialien, gesunde Arbeitsbedingungen und eine Flächennutzung, die dem tatsächlichen Bedarf der Mitarbeiter entspricht.
• Sofort umsetzbare Maßnahmen wie Geräte ausschalten, doppelseitig drucken, Videokonferenzen statt Kurzfahrten senken den Verbrauch sofort.
• Gebäude verbrauchen den größten Anteil an Energie. Jede vermiedene Heiz-, Kühl- oder Beleuchtungsstunde senkt den Ressourcenbedarf.
• Ergonomische Arbeitsplätze, gute Luftqualität und bedarfsgerecht gestaltete Zonen verringern gesundheitliche Belastungen und verbessern die Arbeitsfähigkeit.
• Desk Sharing senkt den Ressourcenverbrauch, weil weniger ungenutzte Fläche betrieben werden muss und frei werdende Bereiche für benötigte Arbeitszonen genutzt werden können.
• Eine nachhaltige Flächenplanung benötigt verlässliche Nutzungsdaten, damit Arbeitsplätze und Räume in Anzahl und Art zum tatsächlichen Bedarf passen.

Aus welchen Aspekten setzt sich Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz zusammen?

Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz setzt sich aus drei Bereichen zusammen: dem verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen, gesundheitsförderlichen Arbeitsbedingungen und wirtschaftlich sinnvollen Prozessen.

Es geht also darum, Energie und Materialien sparsam einzusetzen, den Arbeitsalltag für den Menschen möglichst gesund zu gestalten und gleichzeitig zielführende Strukturen im Unternehmen zu schaffen.

Ökologische Dimension

Die ökologische Dimension der Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz umfasst alles, was den Ressourcenverbrauch im Büro beeinflusst:

• Strom für Beleuchtung und IT
• Heizung und Kühlung
• Papierbedarf
• Abfälle
• Mobilität auf dem Weg zur Arbeit.

Gebäude zählen in Deutschland zu den größten Energieverbrauchern und stehen für rund 35 bis 40 % des Endenergieverbrauchs. Jede Verbesserung, etwa effizientere Beleuchtung, weniger Papier oder geregelte Mobilität, wirkt sich direkt aus.

Soziale Dimension

Hier stehen die gesundheitlichen Auswirkungen des Arbeitsplatzes sowie des -umfeldes im Mittelpunkt. Viele Fehlzeiten entstehen durch Muskel-Skelett-Beschwerden und psychische Belastungen.

Ergonomische Möbel, ausreichend Bewegung, gute Luftqualität und ruhige Arbeitsbedingungen erhalten und verbessern die Leistungsfähigkeit. Nachhaltigkeit meint deshalb auch: den Arbeitsplatz so gestalten, dass er den Angestellten dauerhaft guttut.

Ökonomische Dimension

Dieser Aspekt bezieht sich auf die Wirtschaftlichkeit im Arbeitsalltag. Stromkosten, Materialverbrauch, Gerätelebensdauer oder die Nutzung von Büroflächen haben direkten Einfluss auf das Budget.

Parallel dazu fordern neue EU-Vorgaben wie die CSRD (Corporate sustainability reporting) eine umfassendere Nachhaltigkeitsberichterstattung. Maßnahmen, die Ressourcen im Unternehmen sparen und eindeutige Prozesse schaffen, helfen damit sowohl operativ als auch regulatorisch.

Wie lässt sich der Energie- und Ressourcenverbrauch im Büro senken?

Der Energie- und Ressourcenverbrauch im Büro entsteht hauptsächlich durch Heizung, Kühlung, Beleuchtung, IT-Geräte und Materialeinsatz. Mit einigen technischen Anpassungen und Regeln für Verhaltensweisen lassen sich diese Verbräuche deutlich senken.

Gebäudetechnik anpassen

• Heiz- und Kühltemperaturen anpassen: Wenn die Raumtemperatur im Winter um 1 °C gesenkt wird, sinkt der Heizenergiebedarf um etwa 6 %. Im Sommer führt eine um 1 °C höhere Kühltemperatur zu vergleichbaren Einsparungen.
• Lüftung richtig durchführen: Stoßlüften senkt die CO₂-Konzentration und vermeidet Wärme- bzw. Kälteverluste. Gekippte Fenster hingegen halten Räume dauerhaft offen und erhöhen den Energiebedarf deutlich.
• Beleuchtung optimieren: Der Austausch älterer Leuchtmittel gegen LEDs reduziert den Stromverbrauch spürbar. Bewegungsmelder vermeiden Licht in ungenutzten Räumen, und zonenweise Beleuchtung verhindert, dass ganze Etagen eingeschaltet werden, obwohl nur einzelne Bereiche genutzt werden.

Regeln für den Betrieb festlegen

• Energieeinstellungen für Arbeitsplätze: Terminals, Laptops und Monitore sollten nach festgelegten Zeitspannen automatisch in den Energiesparmodus wechseln und sich nach Arbeitsende ausschalten.
• Geräte reduzieren: Ein einzelner großer Multifunktionsdrucker benötigt weniger Energie als mehrere kleine Geräte in verschiedenen Büros.
• Zusatzgeräte prüfen: Mobile Heizlüfter, private Kühlschränke oder Tischventilatoren erhöhen den Verbrauch unverhältnismäßig stark. Unternehmen sollten definieren, welche Zusatzgeräte zulässig sind und welche nicht.

Verhalten im Büro anpassen

• Geräte vollständig abschalten: Computer, Monitore und Peripherie sollten am Ende des Arbeitstages ausgeschaltet werden. Hoher Standby-Verbrauch entsteht hauptsächlich durch Geräte, die über Nacht oder am Wochenende laufen.
• Türen geschlossen halten: Bei Heiz- oder Klimabetrieb steigt der Energiebedarf deutlich, wenn warme oder kalte Luft unkontrolliert entweicht. Geschlossene Türen reduzieren diesen Verlust.
• Arbeitsmaterialien sorgfältig nutzen: Büromaterial sollte nur entnommen werden, wenn es benötigt wird. Eine gemeinsame Materialstelle verhindert, dass an mehreren Orten Vorräte angelegt und später entsorgt werden müssen.

Ressourcenverbrauch senken

• Papierbedarf senken: Digitale Arbeitsabläufe ersetzen Ausdrucke. Wenn gedruckt wird, sollten doppelseitiger Druck und Schwarz-Weiß-Druck voreingestellt sein.
• Recyclingpapier einsetzen: Recyclingpapier mit Umweltzeichen spart gegenüber Frischfaserpapier bis zu 78 % Wasser und rund 68 % Energie bei der Herstellung.
• Verbrauchsmaterialien bündeln: Eine zentrale Lagerung vermeidet Doppelbestellungen und gibt einen Überblick über tatsächliche Verbräuche.

Wie richte ich mein Büro nachhaltig ein?

Eine nachhaltige Büroeinrichtung setzt auf drei Grundprinzipien: Materialien, die wenig Ressourcen verbrauchen und die Raumluft nicht belasten, Möbel, die viele Jahre genutzt und repariert werden können, und Arbeitsplätze, die körperliche Belastungen verringern. Darüber hinaus sollten Flächen so eingerichtet und genutzt werden, dass sie dem tatsächlichen Bedarf der Mitarbeiter gerecht werden.

Materialien auswählen, die Umwelt und Raumluft weniger belasten

Bei Möbeln und Ausstattungen beeinflusst die Materialwahl sowohl die Herstellungsbilanz als auch die Luftqualität am Arbeitsplatz.

• Holz mit FSC- oder PEFC-Nachweis: Damit ist klar, dass das Holz aus nachweislich verantwortungsvoller Forstwirtschaft stammt.
• Möbel mit geprüften Emissionen: Produkte mit Umweltzeichen wie dem Blauen Engel geben weniger flüchtige Stoffe an die Raumluft ab.‍
• Modulare Möbel: Einzelteile wie Tischplatten, Rollen oder Beschläge lassen sich austauschen, ohne das gesamte Möbelstück entsorgen zu müssen.

Möbel wählen, die lange genutzt werden können

Langlebige Möbel senken den Ressourcenverbrauch, weil Ersatzkäufe seltener notwendig sind.

• Stabile Konstruktionen: Robuste Tischgestelle, strapazierfähige Oberflächen und belastbare Mechaniken machen Reparaturen seltener.
• Ersatzteile: Gasfedern, Armlehnen oder Rollen sollten separat bestellbar sein.
• Refurbished-Möbel: Aufgearbeitete Möbel können gleiche Funktion bieten, aber mit deutlich geringerem Materialverbrauch.

Arbeitsplätze ergonomisch einrichten

Eine ergonomische Gestaltung verringert Rücken-, Nacken- und Schulterbeschwerden und reduziert damit häufige Ursachen für Fehlzeiten.

• Höhenverstellbare Tische: Der Wechsel zwischen Sitzen und Stehen entlastet die Wirbelsäule.
• Anpassbare Stühle: Sitzhöhe, Sitztiefe, Rückenlehne und Armlehnen sollten einstellbar sein.
• Bildschirme richtig platzieren: Die obere Bildschirmkante sollte ungefähr auf Augenhöhe liegen; Blendungen durch Fenster oder Lampen sind zu vermeiden.

Flächen entsprechend dem tatsächlichen Bedarf einrichten

In vielen Unternehmen sorgt der gestiegene Anteil an Homeoffice-Zeiten dafür, dass Teile der Büroflächen zeitweise leer stehen und die Büroauslastung sinkt. Anstatt also dauerhaft persönlich zugewiesene Arbeitsplätze vorzuhalten, entsteht hier die Chance, das Nutzungskonzept der gesamten Fläche zu überdenken.

• Arbeitsplätze teilen: Wenn Mitarbeiter nicht täglich anwesend sind, reichen weniger Schreibtische für die Einzelarbeit aus.
• Zonen festlegen: Stille Bereiche für konzentriertes Arbeiten, Zonen für Austausch und Telefonate, Pausenbereiche und weitere für Sport und Ausgleich.
• Buchungssoftware nutzen: Damit wird nachvollziehbar, wann welche Büroressourcen genutzt werden. Heizung, Klima und Belüftung sowie Reinigung und Wartung können besser gesteuert werden.

Tipp: Mit einer Buchungssoftware reservieren sich deine Angestellten einen Schreibtisch, Meetingraum oder eine Zone für den Teamtag. So erhält jeder fairen Zugriff auf alle Ressourcen.

Raumklima und Licht verbessern

• Pflanzen einsetzen: Sie dämpfen Geräusche und verbessern die subjektiv wahrgenommene Luftqualität.
• CO₂-Werte überwachen: Ein einfaches Messgerät zeigt, wann gelüftet werden sollte.
• Beleuchtung gleichmäßig gestalten: Blendfreie, tageslichtnahe Beleuchtung entlastet die Augen und vermindert Ermüdung.

Wie können Mitarbeiter ihren Arbeitsweg und Geschäftsreisen nachhaltiger gestalten?

Nachhaltige Mobilität im Arbeitskontext bedeutet unnötige Wege zu vermeiden und unvermeidbare Wege mit Verkehrsmitteln zurückzulegen, die pro Kilometer weniger Emissionen verursachen. Der größte Einfluss entsteht durch die Wahl des Verkehrsmittels und die Frage, ob ein Termin überhaupt eine Fahrt erfordert.

Arbeitswege sinnvoll gestalten

Der tägliche Arbeitsweg ist in vielen Unternehmen der größte Emissionsfaktor im Bereich Mobilität. Der Unterschied zwischen Verkehrsmitteln ist erheblich.

• Fahrrad für kurze Strecken: Bei kurzen Wegen ist das Fahrrad innerstädtisch das schnellste Verkehrsmittel. Es verursacht keine direkten Emissionen und entlastet gleichzeitig den Verkehr.
• ÖPNV einsetzen, wenn möglich: Bus und Bahn verursachen deutlich weniger Emissionen pro Kilometer als das Auto. Für viele Mitarbeiter bietet sich ein Zuschuss zum Deutschlandticket an, da es den Umstieg erleichtert.
• Mitfahrgelegenheiten bilden: Wenn mehrere Kollegen aus derselben Region kommen, reduziert ein gemeinsames Auto die Zahl der täglichen Fahrten.

Dienstwege und Termine prüfen

• Digitale Abstimmungen: Wenn ein Termin keinen unmittelbar persönlichen Austausch erfordert, reicht eine Videokonferenz.
• Mehrere Terminziele bündeln: Bei Besuchen vor Ort sollte geprüft werden, ob sich weitere Kundengespräche oder Lieferantenbesuche am selben Tag durchführen lassen.
• Strecken kritisch bewerten: Kurze Dienstwege lassen sich zu Fuß oder mit dem Rad erledigen, sofern keine Materialien transportiert werden müssen.

Angebote des Unternehmens angleichen

Einige der genannten Mobilitätsmaßnahmen wirken erst, wenn das Unternehmen passende Rahmenbedingungen bereitstellt.

• Abstellmöglichkeiten für Fahrräder: Überdachte Stellplätze und Lademöglichkeiten für E-Bikes erleichtern den Umstieg.
• Umkleiden und Aufbewahrungsmöglichkeiten für den Helm, nasse Kleidung sowie Rucksack, Schuhe und Wechselkleidung.
• Dienstfahrräder und Jobrad-Modelle: Eine Option für Beschäftigte, die kein eigenes Fahrrad nutzen möchten oder weitere Strecken fahren.

Wie lässt sich die Ernährung im Büro umweltfreundlicher gestalten?

Eine nachhaltige Ernährung im Büro entsteht durch die Auswahl der Lebensmittel, den Umgang mit Verpackungen und die Organisation der Gemeinschaftsverpflegung. Der größte Einfluss ergibt sich aus der Entscheidung, welche Mahlzeiten im Büro angeboten oder mitgebracht werden.

Vorteile einer gemeinschaftlichen Verpflegung

Eine Gemeinschaftsverpflegung über eine Kantine ermöglicht eine kostengünstige Ernährung, die jeder Einzelne für sich genommen nicht leisten kann.

Geringere Lebensmittelabfälle:

• Caterer und Kantinen können Portionsgrößen planen, weil sie Anzahlen und Essgewohnheiten kennen.
• Überproduktionen lassen sich reduzieren; Reste können weiter verteilt werden.
• Abfall entsteht nicht an vielen einzelnen Arbeitsplätzen, sondern an einem Ort, an dem er kontrolliert und verringert werden kann.

Mehr Einfluss auf die Zusammensetzung der Gerichte:

• Unternehmen können den Anteil pflanzlicher Gerichte erhöhen oder vegetarische Optionen zum Standard machen.
• Lieferanten lassen sich bewusst auswählen (regional, saisonal, zertifiziert).
• Die Qualität der Zutaten kann einheitlich festgelegt werden.

Weniger Verpackungen:

• Gemeinschaftsverpflegung vermeidet zahlreiche Einzelverpackungen, die bei mitgebrachten To-go-Gerichten typischerweise anfallen.
• Große Behälter und Mehrweg-Boxen ersetzen Einwegmaterial.
• Getränke können über Wasserspender oder Karaffen bereitgestellt werden.

Niedrigere Kosten pro Portion:

• Großgebinde sind günstiger als viele Einzelportionen.
• Pflanzliche Gerichte sind im Durchschnitt preiswerter als fleischbasierte Mahlzeiten.
• Geringere Abfallmengen senken die Entsorgungskosten.

Verbesserte Ernährung im Arbeitsalltag:

• Durchdachte Speisepläne wirken sich positiv auf eine ausgewogene Ernährung aus.
• Feste Essenszeiten und ein gemeinsamer Ort für die Mahlzeiten stärken das Gemeinschaftsgefühl und den Erholungswert der Pause.
• Mitarbeiter müssen weniger spontan einkaufen, was meist zu weniger nachhaltigen Entscheidungen führt.

Wie sieht eine nachhaltige Flächennutzung im Büro aus?

Ein wesentlicher Teil des Nachhaltigkeitsgedankens entsteht durch die Frage, wie viel Bürofläche tatsächlich benötigt wird. Jede Fläche muss geheizt, gekühlt, beleuchtet und gereinigt werden, unabhängig davon, ob sie genutzt wird oder leer steht.

In vielen Unternehmen führt die hybride Arbeit dazu, dass ein großer Teil der Schreibtische an mehreren Tagen pro Woche unbesetzt bleibt. Damit entstehen Leerstände, die direkt zu unnötigem Ressourcenverbrauch führen.

Desk Sharing reduziert die ungenutzte Fläche:

Wenn Mitarbeiter nicht täglich im Büro sind, braucht es weniger feste Einzelarbeitsplätze. Beim Desk Sharing wird die Zahl der Tische an der tatsächlichen Anwesenheit ausgerichtet. Dadurch sinkt die Menge an dauerhaft vorgehaltener, aber nicht genutzter Fläche.

Der Vorteil liegt in weniger Verbrauch pro Quadratmeter:

• weniger Heiz- und Kühllast
• weniger Strombedarf für Licht
• geringerer Reinigungsaufwand
• weniger Möbel und Geräte, die bereitgestellt werden müssen

Die Fläche, die durch den Wegfall ungenutzter Arbeitsplätze entsteht, wird umgewidmet. Du kannst daraus Räume und Zonen schaffen, die der Arbeitsweise deiner Angestellten tatsächlich gerecht werden.

• Zonen für konzentriertes Arbeiten mit akustischer Abschirmung
• Bereiche für Austausch und Teamarbeit, die frei angepasst werden können
• Telefonboxen und Rückzugsräume, die in offenen Büros häufig fehlen
• Sozial- und Pausenbereiche, die den Aufenthalt im Büro aufwerten
• Sportbereiche und Angebote für mentalen Ausgleich und Spiel

Diese Räume und Zonen lassen sich in der Booking Software PULT anlegen und buchen. Deine Mitarbeiter entscheiden selbst, welcher Ort, Raum oder Zone am besten zur tagesaktuellen Aufgabe passt.

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