Flex Desk einfach erklärt und umgesetzt

Wenn Kollegen etliche Tage im Homeoffice verbringen und im Büro viele Schreibtische permanent leer stehen, sieht das nicht nur trostlos aus, sondern wirft auch die Frage nach der Wirtschaftlichkeit auf. In diesem Artikel erfährst du, was Flex Desk ist und mit welchen Vorteilen es diesen Tendenzen entgegenwirkt.

Was ist ein Flex Desk?

Ein Flex Desk ist ein Arbeitsplatz ohne feste Zuordnung, den du dir täglich nach Bedarf buchst oder spontan belegst, sobald du ins Büro kommst. Im Arbeitsalltag heißt das

• Kein permanent zugewiesener Schreibtisch: Jeder Arbeitstag kann an einem neuen Platz stattfinden. Je nachdem, welcher gerade am besten passt bzw. frei ist.
• Buchung per App oder spontanes Suchen: Du findest morgens einen freien Platz, entweder mit einer vorher erfolgten Reservierung oder einfach durch Ankommen und Wählen.

Flex Desking bezeichnet demnach das Arbeitsplatzmodell ohne feste Zuweisung. Dieser Ansatz passt perfekt zu sogenannten hybriden Arbeitsmodellen, also einer Arbeitszeitgestaltung, innerhalb der du an manchen Tagen im Büro und an anderen im Homeoffice bist.

Vorteile von Flex Desk

Ein laufendes Flex-Desk-Modell spart Fläche und verändert, wie du dein Büro nutzt. Hier sind die wichtigsten Vorteile für dein Unternehmen:

1. Weniger Kosten oder mehr Flexibilität

Wenn nicht mehr jeder einen eigenen Schreibtisch braucht, kannst du die Anzahl der Arbeitsplätze reduzieren. Somit kannst du Teile der gemieteten Flächen abstoßen oder in ein kleineres Objekt umziehen. Das senkt insgesamt die Miete, Reinigung und Energiekosten. 

Bleibst du in der (großen) Fläche, werden Bereiche für eine andere Nutzung frei. Was bisher mit fest zugewiesenen Schreibtischen belegt war, kann nun zu Ruhezonen, Projektflächen oder Meetingräumen umgestaltet werden.

2. Bessere Auslastung der Büroräume und Wachstum

Statt dass Arbeitsplätze leer stehen, weil viele Mitarbeiter im Homeoffice sind, werden (weniger) Schreibtische nach Bedarf genutzt. Sollte dein Team jedoch stark wachsen, kannst du mit dem Flex Desk Konzept für eine hohe Auslastung sorgen und stellst sicher, dass jeder Mitarbeiter verlässlich einen Schreibtisch vorfindet. Grundlage dafür ist eine Desk Booking Software.

3. Höhere Flexibilität bei Veränderungen

Wächst dein Team oder schrumpft es, vielleicht periodisch oder mit der Saison? Ziehst du um? Mit einem flexiblen Arbeitsplatzkonzept (Flex Desk) musst du nicht jedes Mal umbauen. Du passt einfach die Buchungskapazitäten in der Software an und kannst somit genau steuern, welche Flächen und Plätze freigegeben sind, welche gesperrt oder zu einer anderweitig genutzten Zone deklariert.

5. Neue Impulse für die Zusammenarbeit

Durch wechselnde Sitznachbarn entstehen Gespräche, die im klassischen Einzelbüro oder Abteilungsbüro nie passieren würden. Das fördert Austausch, Vernetzung und manchmal auch neue Ideen.

6. Freiere und glücklichere Mitarbeiter

Mit einem Flex Desk Konzept können deine Mitarbeiter sich den Platz aussuchen, der zur Aufgabe oder der Stimmung passt. Über die Buchungssoftware kann man sich einen ruhigen Arbeitsplatz für konzentriertes Arbeiten aussuchen, oder an anderen Tagen mitten im Team sitzen und sich Input holen. In dieser Hinsicht kommen auch Introvertierte sowie Extrovertierte (sowie Mischformen) besser an einen geeigneten Arbeitsplatz.

So gehst du mit Vorbehalten über Flex Desk um

Die Wegnahme der gewohnten Arbeitsplätze kann bei der Belegschaft erstmal Frust auslösen. Hier ist es wichtig, dass du gemeinsam mit deinem Team sprichst und klar die Vorteile erklärst. Typische Problemstellungen sind:

• Verlust von Vertrautheit: Ohne festen Platz fehlt manchen der persönliche Bezug. Keine Pflanzen, keine Fotos, kein "Mein Schreibtisch". Das kann unpersönlich wirken. Wichtig: Ausgleich schaffen, z. B. über Teamzonen, persönliche Schließfächer, Teambuilding, hohe Qualität und Ausstattung der Büroflächen.
• Stress durch tägliche Platzsuche: Wenn kein gutes Buchungssystem existiert oder immer wieder zu wenig (gute) Plätze frei sind, wird der Start in den Bürotag frustrierend. Bleiben diese Probleme unbeantwortet, treibt man die Mitarbeiter eher ins Homeoffice, anstatt sie ins Büro zu ziehen. Hier helfen klare Buchungsregeln und eine verlässliche Software.
• Hygiene und Clean-Desk-Pflicht: Geteilte Plätze bedeuten: Am Ende des Tages muss aufgeräumt und sauber gemacht werden. Das klappt nur, wenn alle mitziehen und wenn Reinigung und Ausstattung darauf ausgelegt sind.
• Eingeschränkte Zugehörigkeit: Wer sich ständig neu orientieren muss, verliert schneller das Gefühl von Teamzugehörigkeit. Das kannst du auffangen, indem du bestimmte Tage oder Zonen für Teamarbeit reservierst.
• Technische Hürden: Funktioniert das WLAN überall? Gibt es ausreichend Stromanschlüsse? Was ist mit Monitoren oder Dockingstations?

Wie setzt man Flex Desk erfolgreich um?

Ein Flex-Desk-Modell funktioniert nur, wenn du es gut aufsetzt: technisch, organisatorisch und kulturell. Hier die wichtigsten Stellschrauben:

1. Klare Regeln (Policy)
Jeder muss wissen, wie das System funktioniert: Buchungsfristen, Arbeitszeiten, Clean-Desk-Regeln, Verhalten im Shared Space. Eine kurze, verständliche Flex-Desk-Policy hilft dabei enorm. Jeder kann sich darauf berufen.

2. Gutes Buchungssystem
Ohne Software geht es nicht. Ein gutes Tool zeigt dir in Echtzeit, welche Plätze frei sind, lässt sich leicht bedienen und integriert sich idealerweise in bestehende Kalender (Outlook, Google, etc.).

3. Ausstattung und Infrastruktur
Funktionierendes WLAN überall, ausreichend Steckdosen, verschieden nutzbare Arbeitszonen, Rückzugsorte, Teambereiche: All das brauchst du neben den Schreibtischen, denn die Technik und die Raumgestaltung müssen zur gewonnenen Flexibilität passen.

4. Transparenz durch Daten
Behalte im Blick, wie dein Büro genutzt wird. Die Bookingsoftware PULT gibt dir Einblick in die Auslastung und Peak-Zeiten. Mithilfe der Auswertung findest du beliebte und weniger beliebte Bereiche und kannst die Flächennutzung nach und nach feinjustieren.

Recht & Gesundheit innerhalb des Flex Desk Konzept

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen bleiben auch bei abwechselnd genutzten Arbeitsplätzen gültig. Hier ein Überblick, was du als Unternehmen im Blick haben solltest:

1. Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)

Die Grundregel: Jeder Arbeitsplatz, also auch ein Flex Desk, muss ergonomisch und sicher sein. Das heißt:

• Gute Beleuchtung, Belüftung, Temperatur
• Ausreichend Platz zum Arbeiten
• Bildschirmarbeitsplätze mit passenden Stühlen und Tischen

2. Datenschutz

Wenn Mitarbeiter ihre Plätze über ein Buchungstool reservieren, entstehen personenbezogene Daten. Achte darauf:

• Nur Daten erheben, die wirklich nötig sind (z. B. Name, Buchungszeit)
• DSGVO-konforme Speicherung und klare Löschfristen
• Transparent kommunizieren, wer welche Daten sehen kann

3. Betriebsrat und Mitbestimmung

Bei größeren Unternehmen ist der Betriebsrat einzubeziehen, vor allem bei:

• Einführung von Buchungssystemen
• Clean-Desk-Richtlinien
• Umbauten oder Änderungen an der Raumstruktur

4. Gesundheit und Hygiene

Ein geteiltes Umfeld muss auch hygienisch nutzbar sein. Das bedeutet:

• Reinigung nach klaren Plänen (z. B. täglich nach Nutzung)
• Ausstattung mit Desinfektionsmittel, Papierhandtüchern etc.
• Mitarbeiter müssen wissen: Ich verlasse den Platz so, wie ich ihn gern vorfinden würde.

In PULT kannst du ebenfalls:‍

• Ohne Klick einchecken: Dank WiFi Desk Booking werden deine Mitarbeiter automatisch eingecheckt. 
• Die Buchung synchronisieren: mit Slack, Teams sowie dem Outlook- und Google Kalender. Termine und der Arbeitsort werden automatisch angezeigt.

In der Buchungssoftware PULT siehst du den Grundriss des Büros auf dem Computer, Smartphone und Tablet. Dort werden in Echtzeit die freien Plätze angezeigt, samt deren technischer Ausstattung (höhenverstellbarer Tisch, zwei Monitore usw.).

Der Büroplan zeigt mithilfe von Portraits an, wo Kollegen sitzen. So ist es einfach, einen Platz direkt daneben zu buchen. Die Buchung erfolgt mit einem Klick und der Platz ist für den gewählten Zeitraum für dich persönlich reserviert.

In PULT kannst du ebenfalls:‍

• Ohne Klick einchecken: Dank WiFi Desk Booking werden deine Mitarbeiter automatisch eingecheckt. 
• Die Buchung synchronisieren: mit Slack, Teams sowie dem Outlook- und Google Kalender. Termine und der Arbeitsort werden automatisch angezeigt.
• Buchungsrichtlinien festlegen: Gewähre den Zugriff auf einzelne Tische oder Zimmer nur bestimmten Personen oder Teams. Das geht sogar tagesaktuell.
• Meetingräume, Zonen und Parkplätze buchen.
• Büroauswertung: Welche Plätze, Räume, Zonen und Etagen werden gern gebucht? Wie hoch ist die Auslastung? Wie sieht es zu Spitzenzeiten aus?

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Flex Desk – Häufige Fragen und Antworten

Shared Workspace: Worin liegen die Vorteile gegenüber dem eigenen Büro?

Büros sind längst nicht mehr voll ausgelastet. Nach Angaben des Statistischen Bundesamts arbeiten mittlerweile 23,5 % aller Erwerbstätigen zumindest gelegentlich im Homeoffice, also fast doppelt so viele wie vor der Pandemie (2019: 12,8 %). Shared Workspaces sind eine pragmatische Antwort auf diese veränderte Arbeitsrealität. Das Konzept ist einfach: Mehrere Nutzer teilen sich Arbeitsräume und die dazugehörige Infrastruktur. In diesem Artikel erfährst du, was ein Shared Workspace ist, welche verschiedenen Formen es gibt und wie sie sich von anderen Arbeitsplatzkonzepten unterscheiden.

Was ist ein Shared Workspace?

Ein Shared Workspace ist eine Arbeitsfläche, die von mehreren Nutzern und Unternehmen geteilt wird, entweder gleichzeitig oder zeitversetzt. Im Unterschied zu klassischen Büros, bei denen ein Unternehmen alleiniger Mieter einer abgeschlossenen Fläche ist, können hier Plätze, Räume oder ganze Zonen abwechselnd nach Bedarf genutzt werden. Die Nutzer teilen sich dabei die Infrastruktur: WLAN, Drucker, Meetingräume, Küche und oft auch Services wie Empfang oder Reinigung.

‍Die Nutzerstruktur ist vielfältig: Selbstständige, kleine Unternehmen, Projektteams oder Mitarbeiter größerer Organisationen, die temporär einen festen Arbeitsort benötigen. Auch Teams, die sich nur an bestimmten Tagen physisch treffen, nutzen Shared Workspaces zur punktuellen Organisation, ohne dauerhaft Flächen vorhalten zu müssen.

Abgrenzung: Shared Workspace vs. Coworking vs. eigenes Büro

Der Begriff "Shared Workspace" wird oft fälschlich mit Coworking gleichgesetzt. Tatsächlich gibt es klare Unterschiede:

‍Coworking setzt auf eine offene, netzwerkorientierte Arbeitskultur. Der Austausch zwischen verschiedenen Branchen und Personen steht im Vordergrund. Coworking Spaces sind meist offen gestaltet, bieten Events und fördern bewusst die Community-Bildung. Feste Arbeitsplätze gibt es selten.

‍Shared Workspaces sind funktionaler gedacht: Arbeitsplätze mit Struktur, die buchbar, teilbar und skalierbar sind, aber ohne den expliziten Community-Fokus. Hier geht es primär um die kosteneffiziente, gemeinsame Nutzung von Büroinfrastruktur, nicht um Networking.

Eigene Büros bieten maximale Kontrolle und Privatsphäre, erfordern aber langfristige Mietverträge und hohe Fixkosten. Laut CBRE Deutschland betragen die durchschnittlichen Mietkosten für Büroflächen in deutschen A-Städten mindestens 15-25 Euro pro Quadratmeter monatlich – zuzüglich Nebenkosten, Einrichtung und Verwaltungsaufwand.

Shared Workspace

• Flexibilität: Hoch (tages- bzw. monatsweise buchbar)
• Community-Fokus: Gering
• Planbarkeit: Mittel
• Kosten: 200 – 600 €/Platz/Monat
• Ausstattung: Vollständig inklusive

Coworking

• Flexibilität: Sehr hoch (stundenweise buchbar)
• Community-Fokus: Hoch
• Planbarkeit: Gering
• Kosten: 20 – 50 €/Tag
• Ausstattung: Vollständig inklusive

Eigenes Büro

• Flexibilität: Niedrig (meist Jahresverträge)
• Community-Fokus: Keiner
• Planbarkeit: Hoch
• Kosten: 800 – 1500 €/Platz/Monat
• Ausstattung: Muss selbst beschafft werden

Welche Arten von Shared Workspace gibt es?

Shared Workspace ist kein einheitliches Konzept, sondern ein Sammelbegriff für vier Hauptformen: Coworking-Style Bereiche (offene Arbeitsflächen ohne feste Plätze), Business Center (geschlossene Büroräume mit geteilten Services), Office Sharing (Bürogemeinschaften durch Untervermietung) und Hybrid-Lösungen (Mischformen). Die verschiedenen Modelle richten sich an unterschiedliche Zielgruppen und Bedürfnisse.

Coworking-Style Bereiche

Offene Arbeitsbereiche, in denen verschiedene Personen und Unternehmen nebeneinander arbeiten, ohne feste Platzzuweisung. Die Atmosphäre ist informell und Austausch erwünscht, aber nicht zwingend. Neben Arbeitsplätzen gibt es meist Gemeinschaftsräume, Telefonkabinen und manchmal Events.
‍Typische Nutzer: Selbstständige, Start-ups, hauptsächlich mobil arbeitende Teams, Einzelpersonen mit Bedarf an professioneller Infrastruktur.

Business Center

Geschlossene Büroräume von sehr unterschiedlicher Größe, die sich mehrere Firmen oder Teams teilen. Die Räume sind klar abgegrenzt, Besprechungszimmer, Empfang oder Küche werden gemeinsam genutzt. Oft mit zusätzlichen Services wie Postempfang, Telefonservice oder Sekretariatsdiensten.
‍Geeignet für: etablierte Unternehmen, die Repräsentanz benötigen, Teams mit Vertraulichkeitsanforderungen, Beratungsunternehmen.

Office Sharing

Klassische Bürogemeinschaften, bei denen ein Hauptmieter freie Flächen an andere Unternehmen untervermietet. Entstehen oft, wenn Firmen nach Verkleinerung, Fusionen oder erhöhtem Homeoffice-Anteil Platz übrig haben. Die Kostenaufteilung erfolgt meist über einfache Nebenkostenumlage.
‍Besonders verbreitet in Großstädten, wo Büroflächen knapp und daher teuer sind.

Hybrid-Ansätze

Mischformen, die Elemente verschiedener Modelle kombinieren. Beispielsweise Business Center mit optionalen Coworking-Bereichen oder Office-Sharing-Gemeinschaften mit Zusatzflächen für wachsende Teams. Diese Modelle entstehen oft organisch, wenn Anbieter und Vermieter auf die Kundenbedürfnisse reagieren.

Die Grenzen verschwimmen jedoch zunehmend, da Anbieter ihre Konzepte an die lokale Nachfrage anpassen.

Vorteile und Nachteile der Shared Workspace

 Shared Workspaces kosten weniger als eigene Büros, brauchen aber einen Aufschlag für die Flexibilität. Bei kurzer Nutzung (unter 2 Jahren) oder schwankenden Teamgrößen sind sie meist günstiger. Wer jedoch langfristig und konstant dieselbe Fläche braucht, fährt mit einem eigenen Mietvertrag besser.

Kosten eines Shared Workspace

Shared Workspaces reduzieren die Bürokosten erheblich. Büromietpreise in deutschen Großstädten liegen bei 24-29 Euro pro Quadratmeter monatlich: Berlin mit 29 Euro/m², gefolgt von München mit 24,70 Euro/m² und Frankfurt (24,30 Euro/m²). Bei durchschnittlich 10-15 Quadratmetern pro Arbeitsplatz entstehen Grundmietkosten von 240 bis 435 Euro monatlich, zuzüglich Nebenkosten, Einrichtung und Verwaltung. Shared Workspaces bieten demgegenüber oft eine günstigere Komplettlösung ohne zusätzliche Investitionen.

‍Der Nachteil eines Shared Workspace: Die höhere Flexibilität kostet einen Aufschlag. Shared Workspace-Anbieter kalkulieren Leerstand, Service und Gewinnmarge ein. Bei langfristiger, konstanter Nutzung kann das eigene Büro günstiger werden.

Spagat zwischen Flexibilität und Planbarkeit eines Shared Workspace

Shared Workspaces ermöglichen eine schnelle Anpassung bei schwankenden Teamgrößen oder Projektphasen. Teams können bei Bedarf zusätzliche Plätze buchen oder bei ruhigeren Phasen reduzieren. Besonders für projektbasiert arbeitenden Unternehmen oder Start-ups mit unvorhersehbarem Wachstum ist das ein deutlicher Vorteil.

‍Parallel dazu entstehen Unsicherheiten: Beliebte Plätze oder Räume sind nicht immer verfügbar. In stark nachgefragten Lagen berichten Nutzer von Buchungsproblemen, besonders montags und nach Ferien. Einige Anbieter lösen das über Wartelisten oder Premium-Mitgliedschaften mit garantierten Plätzen.

‍Tipp: In der Booking Software PULT können die Nutzer des Shared Workspace ihren Arbeitsplatz verbindlich im Voraus buchen, direkt vom Smartphone aus.

Ablenkung und Produktivität in einem Shared Workspace

Offene Shared Workspaces können die Konzentration beeinträchtigen. Telefonkonferenzen, Gespräche anderer Nutzer und wechselnde Arbeitsplätze können störend wirken. Nutzer berichten von häufigeren Unterbrechungen als in eigenen Büros.

Andererseits berichten viele Nutzer von erhöhter Motivation durch die professionelle Arbeitsatmosphäre, im Vergleich zum Homeoffice oder zum immergleichen Büro.

Organisation und Verwaltung von Shared Workspaces

Die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen bringt verwaltungstechnische Herausforderungen mit sich, die bei eigenen Büros nicht existieren. Die Anbieter müssen Buchungen koordinieren, Auslastung überwachen und Konflikte zwischen Nutzern vermeiden.

Ohne systematische Organisation entstehen schnell Probleme: Doppelbuchungen, unklare Verfügbarkeiten und Streitigkeiten um begehrte Plätze.

Eine Umfrage des Bundesverbands Coworking Spaces Deutschland von 2023 zeigte, dass 34 % der Nutzer bereits Situationen erlebt haben, in denen gebuchte Arbeitsplätze bereits besetzt oder Besprechungsräume doppelt vergeben waren. Besonders in stark nachgefragten Lagen führt das zu Planungsunsicherheit und schlichtweg Frust.

Die meisten professionellen Anbieter setzen daher auf digitale Buchungssysteme. Diese Software ermöglicht Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfung, verhindert Doppelbelegungen und schafft Klarheit über die tatsächlich freien Kapazitäten. Nutzer können vorab prüfen und verbindlich reservieren, Anbieter erhalten detaillierte Auslastungsdaten für die Optimierung ihrer Flächen.

Moderne Buchungs- und Management-Tools wie die Software PULT integrieren Desk Booking, Raumverwaltung und Besuchermanagement in einer einheitlichen Plattform. PULT läuft komplett im Browser und funktioniert dadurch auf jedem Gerät, vom Smartphone über Laptop bis zum Desktop-PC.

Die Anbieter von Shared Workspaces erhalten detaillierte Nutzungsstatistiken und sehen in Echtzeit, welche Bereiche stark nachgefragt sind und wo noch Kapazitäten verfügbar sind. Diese Daten helfen bei Entscheidungen über Flächenerweiterung oder -umgestaltung. Nutzer profitieren von einer besonders einfachen Buchungserfahrung ohne Telefonate oder E-Mails: vom Einzelarbeitsplatz bis zum Konferenzraum alles in einer Anwendung.

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Shared Workspaces – Häufige Fragen und Antworten

Desk Sharing Erfahrungen von Unternehmen und Angestellten

Du überlegst, ob Desk Sharing für dein Unternehmen sinnvoll ist? Dann betrachte ehrlich, was passiert, wenn Mitarbeiter ihren festen Schreibtisch verlieren. Die größte deutschsprachige Studie zu diesem Thema bringt ernüchternde Zahlen ans Licht: Nur 25 % der Beschäftigten bevorzugen geteilte Arbeitsplätze, während die Hälfte lieber zu einem festen Schreibtisch zurückkehren würde.

Die DGUV-Untersuchung mit 1.996 Teilnehmern ist die erste wissenschaftlich fundierte Analyse zu psychischen Belastungsfaktoren beim Desk Sharing im deutschsprachigen Raum. Die Ergebnisse zeigen eine Spannweite zwischen dem, was Unternehmen sich erhoffen, und dem, was ihre Mitarbeiter tatsächlich erleben.

Parallel dazu sparen Unternehmen wie Siemens München nachweislich 550.000 Euro jährlich mit ihrem Desk-Sharing-Konzept. Zwischen diesen Extremen bewegt sich die Realität von Desk Sharing – komplex und stark abhängig davon, wie du es umsetzt.

Deskriptive Studien über Desk Sharing Erfahrungen

Die DGUV-Studie markiert einen Wendepunkt in der Desk-Sharing-Diskussion. Zum ersten Mal wurden psychische Belastungsfaktoren systematisch untersucht, und die Ergebnisse räumen mit manchen Mythen auf. 60 % der Beschäftigten sind zwar überwiegend zufrieden mit dem System, aber das bedeutet im Umkehrschluss auch, dass 40 % problematische Desk Sharing Erfahrungen gemacht haben.

Besonders interessant wird es bei den Produktivitätsdaten: 30 % berichten von negativen Auswirkungen auf ihre Leistungsfähigkeit. Der Hauptstörfaktor sind andere Personen, die ständig durch das Büro laufen. Ein Viertel der Befragten erlebt diese Ablenkung täglich.

‍Tipp: Am Ende des Artikels findest du Maßnahmen zur Vermeidung dieser und anderer Probleme beim Desk Sharing.

Die Gesundheitsbilanz zeigt ein ähnliches Muster: Während 60 % keine Veränderungen feststellen, leiden 25 % unter negativen Gesundheitsauswirkungen. Besonders problematisch: Ein Drittel stört es grundsätzlich, keinen eigenen festen Arbeitsplatz zu haben.

Noch dramatischer sind die Erkenntnisse aus Harvard. Forscher haben mittels Sensor-Technologie gemessen, was wirklich passiert, wenn Unternehmen auf Open Office-Konzepte umsteigen: Die direkte Kommunikation sinkt um bis zu 70 %, während der E-Mail-Verkehr kompensatorisch um 22 bis 50 % steigt. Das Gegenteil von dem, was sich Unternehmen erhoffen.

Desk Sharing Erfahrungen von Unternehmen

Siemens ICN München gilt als Referenzfall für eine gelungene Implementierung. Mit einer Desk-Sharing-Quote von 55:100, also 110 Arbeitsplätze für 200 Mitarbeiter, erzielt das Unternehmen Kosteneinsparungen von 550.000 Euro jährlich, mit prognostizierten 1,1 Millionen Euro nach fünf Jahren. Niederlassungsleiter Günter Dependahl betont dabei einen wichtigen Punkt: Die Schaffung einer ansprechenden Arbeitsumgebung als Gegenleistung sei entscheidend gewesen.

Die Krones AG wählte einen anderen Weg und nutzte die Corona-Pandemie für eine schrittweise Einführung. Durch die Umgestaltung der Büroflächen entstanden attraktive Arbeitsplätze und Rückzugsorte. Der Maschinenbauer integrierte Buchungssoftware mit "Favourite-Spot"-Funktionen, damit Mitarbeiter bevorzugte Arbeitsplätze reservieren können.

Aber es gibt auch die Schattenseite: Über 50 % der Beschäftigten hatten keine Mitbestimmungsmöglichkeit bei der Einführung. Die DGUV-Studie zeigt, dass dies zu deutlich schlechterer Zufriedenheit, Gesundheit und Leistung führt. In 30 % der Unternehmen sind Führungskräfte vom Desk Sharing ausgenommen: Ein Signal, das die Glaubwürdigkeit des Konzepts bei der Belegschaft untergräbt.

Desk Sharing Erfahrungen von Angestellten

Jenseits von Wünschen der HR-Abteilung und Unternehmensstudien zeigt sich ein anderes Bild, wenn du dir die authentischen Mitarbeiterstimmen anschaust. Die häufigsten Beschwerden der Mitarbeiter im laufenden Desk Sharing Betrieb sind Zeitverlust durch tägliche Platzsuche, der Verlust der persönlichen Arbeitsplatz-Identität und Stress bei der Arbeitsplatzsuche.

Die praktischen Probleme dominieren den Arbeitsalltag: "Der Aufwand, sich täglich erst einen freien Arbeitsplatz zu suchen, Technik anzuschließen und den Arbeitsplatz einzurichten, ist höher als bei einem festen Schreibtisch", berichten Mitarbeiter. 20 % benötigen täglich vier Minuten oder länger allein für die Platzsuche und -reservierung.

Territoriales Verhalten spielt eine größere Rolle als erwartet. Arbeitspsychologe Prof. Wilhelm Glaser von der Uni Tübingen erklärt: 

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43 % fühlen sich unter Druck gesetzt, einen guten Arbeitsplatz zu finden, während 44 % sich anonymer im Unternehmen fühlen.

Es gibt aber auch positive Desk Sharing Erfahrungen, besonders von jüngeren, digital-affinen Mitarbeitern: neue Kontakte, interdisziplinärer Austausch und Abwechslung im Arbeitsalltag.

Technische Umsetzung des Desk Sharing: Erfahrungen und versteckte Kosten

Die technische Implementierung erweist sich mitunter als kostspieliger und komplexer als ursprünglich kalkuliert. Für 100 vollausgestattete Arbeitsplätze entstehen Gesamtinvestitionskosten zwischen 145.000 und 310.000 Euro, wobei Buchungssoftware allein 2.400-6.000 Euro jährlich kostet.

Smart-Locker-Systeme für persönliche Gegenstände schlagen zusätzlich mit 30.000 bis 60.000 Euro für 100 Arbeitsplätze zu Buche. Die IT-Herausforderungen umfassen erhöhten Support-Aufwand durch wechselnde Nutzer, komplexe Software-Lizenzierung bei geteilten Arbeitsplätzen und hohe Anforderungen an die WLAN-Kapazität.

Die Hygiene-Standards erfordern eine tägliche Grundreinigung und wöchentliche Tiefenreinigung, was zusätzliche Betriebskosten von 8.000 bis 15.000 Euro jährlich verursacht. Diese Kosten werden bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung oft unterschätzt oder ganz vergessen.

Wo Desk Sharing an seine Grenzen stößt

Betriebsräte leisten mitunter rechtlichen Widerstand gegen Desk-Sharing-Implementierungen. Das LAG Düsseldorf und LAG Baden-Württemberg bestätigten Mitbestimmungsrechte bei der Einführung, besonders bei Regelungen zu persönlichen Gegenständen und Gesundheitsschutz.

Bestimmte Arbeitsplätze sind für Desk Sharing ungeeignet

• Videoschnittplätze mit hochleistungsfähigen Workstations
• Laborarbeitsplätze mit kalibrierten Messgeräten in der Pharma- oder Automobilindustrie
• CAD-Arbeitsplätze mit spezialisierten Grafiktabletts in der Konstruktion
• Arbeitsplätze mit Mehrmonitor-Setups für Finanzanalysen oder Trading
• Unternehmensbereiche mit vertraulichen Daten wie Patentabteilungen oder Personalbüros
• traditionelle Fertigungsindustrie
• Tätigkeiten mit strengen Hygienevorschriften wie Lebensmittelverarbeitung oder Reinräume

Gescheiterte Implementierungen von Desk Sharing resultieren typischerweise aus Widerstand der Belegschaft, technischen Problemen mit Buchungssystemen, ungelösten Hygieneproblemen und Produktivitätsverlusten, die Kosteneinsparungen übertreffen. Die Langzeitfolgen werden zunehmend sichtbar: chronischer Stress durch tägliche Ungewissheit, soziale Isolation trotz physischer Nähe und Identitätsverlust durch fehlende räumliche Verortung.

Positive Desk Sharing Erfahrungen: Das Konzept richtig implementieren

Erfolgreiche Implementierungen von Desk Sharing folgen immer wieder klaren Mustern: frühzeitige Mitarbeiterbeteiligung (nur 30 % erhalten diese aktuell), transparente Kommunikation und umfassende Change Management-Programme. Siemens' 8-monatiger Planungsprozess mit intensiver Kommunikation gilt als Best Practice.

Die Gleichbehandlung aller Hierarchieebenen ist an diesem Punkt erfolgskritisch. Siemens' Vorbildfunktion durch Management der zweiten Ebene schafft Glaubwürdigkeit bei der Belegschaft. Die technische Infrastruktur muss 99,5 % Uptime gewährleisten, und Buchungssysteme dürfen maximal drei Klicks zur Reservierung benötigen.

‍Tipp: PULT funktioniert sogar ganz ohne Klick. Hier findest du mehr zu PULT Presence.

Räumliche Qualität fungiert als wichtige "Gegenleistung" zu den Einsparungen, die das Unternehmen fährt: hochwertige, ergonomische Arbeitsplätze, verschiedene Zonen wie ruhige Konzentrationsbereiche mit Sichtschutz, offene Zonen für Zusammenarbeit mit Whiteboards und Präsentationstechnik sowie Lounge-Bereiche für Gespräche und ausreichende Rückzugsmöglichkeiten für konzentrierte Arbeit.

‍50 % der Beschäftigten haben aktuell geeignete Rückzugsmöglichkeiten, die jedoch signifikant mit höherer Zufriedenheit korrelieren.

Die optimale Desk-Sharing-Quote liegt bei 0,67 bis 0,83 – also 67 bis 83 Arbeitsplätze pro 100 Mitarbeiter. Diese Quote hängt von der Remote-Work-Quote und Reiseaktivität ab. Zu niedrige Quoten führen zu Stress durch Platzknappheit.

Wie du negative Desk Sharing Erfahrungen vermeidest

Die Studien zeigen klar, wo die problematischen Erfahrungen mit Desk Sharing liegen. Aus diesen Erkenntnissen lassen sich Maßnahmen ableiten, wie du eine bessere Desk Sharing Erfahrung in deinem Unternehmen schaffst:

‍Problem #1: 25 % erleben täglich Ablenkung, hauptsächlich durch vorbeilaufende Personen.
Lösung: Plane definierte Laufwege abseits der Arbeitsplätze und schaffe ruhige Zonen mit Sichtschutz für konzentrierte Arbeit. Die Wegführung lässt sich mit Raumtrennern und großen Pflanzen sehr bewusst steuern und somit die Mitarbeiter von Ablenkungen verschonen.

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‍Problem #2: 50 % der Mitarbeiter haben keine Mitbestimmung bei der Einführung.
Lösung: Führe den Planungsprozess mit regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen, Workshops und Pilotphasen durch. Siemens zeigt, dass eine intensive Kommunikation maßgeblich zum Erfolg beiträgt.

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Problem #3: 30 % der Unternehmen nehmen Führungskräfte vom Desk Sharing aus.
Lösung: Führe Desk Sharing hierarchieübergreifend ein. Das Management muss als Vorbild vorangehen, um die nötige Glaubwürdigkeit zu schaffen.

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Problem #4: 20 % benötigen täglich über vier Minuten für Platzsuche.
Lösung: Implementiere ein wirklich intuitives Buchungssystem mit maximal drei Klicks zur Reservierung mit Filtermöglichkeiten, sodass deine Mitarbeiter schnell den richtigen Platz finden können.

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Problem #5: 43 % fühlen sich unter Druck, einen guten Arbeitsplatz zu finden und/oder müssen sehr langfristig buchen.
Lösung: Halte die Desk-Sharing-Ratio bei 0,67-0,83 (67-83 Arbeitsplätze pro 100 Mitarbeiter) und plane Pufferkapazitäten ein.

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Problem #6: 44 % fühlen sich durch das Desk Sharing anonymer im Unternehmen.
Lösung: Schaffe bewusst Begegnungszonen wie Lounge-Bereiche und plane regelmäßige Team-Events, um den sozialen Zusammenhalt zu erhalten und zu fördern.

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Problem #7: 33 % stört es grundsätzlich, keinen festen Arbeitsplatz zu haben.
‍Lösung: Biete als "Gegenleistung" hochwertige, ergonomische Arbeitsplätze und verschiedene Arbeitszonen an. Investiere in die räumliche Qualität.

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Problem #8: Verlust persönlicher Arbeitsplatz-Identität.
Lösung: Stelle ausreichend Schließfächer oder mobile und abschließbare Rollcontainer zur Verfügung und erlaube begrenzte Personalisierung der Arbeitsplätze.

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Problem #9: 25 % leiden unter negativen Gesundheitsauswirkungen.
Lösung: Sorge für ergonomische Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Tischen, guter Beleuchtung und Lärmschutz. Plane ausreichend Rückzugsmöglichkeiten ein.

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Problem #10: Technische Probleme und erhöhter Support-Aufwand.
Lösung: Gewährleiste 99,5 % Uptime der IT-Infrastruktur, plane ausreichend WLAN-Kapazität und schulе IT-Support für die besonderen Anforderungen des Desk Sharing.

Mit Software für eine positive Desk Sharing Erfahrung sorgen

Viele der genannten Probleme lassen sich durch die richtige Software-Wahl vermeiden. PULT adressiert in der Desk Booking Software die Desk-Sharing-Herausforderungen: Die 0-Click-Buchung über WLAN eliminiert die tägliche Platzsuche – Mitarbeiter checken automatisch ein, sobald sich ihr Smartphone mit dem Büro-WLAN verbindet.

Die Software integriert sich direkt in bestehende Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Outlook, sodass keine zusätzliche Software erlernt werden muss. Filterfunktionen für Ausstattung (Stehtische, Monitore, Dockingstationen) und die Anzeige von Kollegenstandorten fördern bewusste Arbeitsplatzwahl statt zufälliger Platzsuche.

Durch detaillierte Büroanalysen und Echtzeitdaten zur Bürobelegung kannst du als  Entscheider belegbare Kapazitätsentscheidungen treffen und die Desk-Sharing-Quote optimal justieren. Über 1000 Unternehmen nutzen PULT bereits erfolgreich – von Start-ups bis zu Konzernen wie Fielmann oder Urban Sports Club.

‍Tipp: Hier findest du die Erfahrungen unserer Kunden.

Desk Sharing Erfahrungen – Häufige Fragen und Antworten

Desk Sharing Quote

Du zahlst tausende Euro Miete pro Monat für Büroflächen, aber die Hälfte der Schreibtische steht jeden Tag leer, während dein Team gleichzeitig über zu wenig Meetingräume, fehlende Ruhezonen oder mangelnde Flächen für Teamarbeit klagt. Die Lösung liegt in der richtigen Berechnung der Desk Sharing Quote, einer simplen Kennzahl, die dir zeigt, wie du vorhandene Flächen intelligent umnutzen kannst. In diesem Artikel erfährst du, wie du diese Quote für deine Branche berechnest, welche Richtwerte andere Unternehmen nutzen und welche Erkenntnisse und Maßnahmen du daraus ableiten kannst.

Was ist die Desk Sharing Quote?

Die Desk Sharing Quote zeigt dir das Verhältnis zwischen verfügbaren Arbeitsplätzen und der Gesamtzahl deiner Mitarbeiter. 

‍Beispiel: Du hast 100 Mitarbeiter und 70 Arbeitsplätze. Deine Desk Sharing Quote beträgt 0,7.

Das bedeutet, auf jeden Arbeitsplatz kommen 1,43 Mitarbeiter, oder anders gesagt: Nicht alle können gleichzeitig im Büro sein.

‍So interpretierst du die Werte der Desk Sharing Quote:‍

• Desk Sharing Quote unter 1,0: Du hast weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter (echtes Desk Sharing)
• Desk Sharing Quote von 1,0: Traditionelles Modell, ein Arbeitsplatz pro Mitarbeiter
• Desk Sharing Quote über 1,0: Du hast mehr Arbeitsplätze als Mitarbeiter (Überangebot, ggf. bei zusätzlichen Co-Working-Betrieb oder Gast-Arbeitsplätzen)

Die Quote hilft dir bei drei wesentlichen Entscheidungen: Du erkennst, ob deine aktuelle Bürofläche optimal genutzt wird. Du kannst kalkulieren, wie viel Fläche du bei einer Expansion oder einem Umzug wirklich brauchst. Und du bekommst eine objektive Grundlage für Diskussionen mit der Geschäftsführung über Flächenkosten.

Unterschied: Desk Sharing Quote vs. Auslastungsquote

Verwechsle die Desk Sharing Quote nicht mit der Auslastungsquote, die misst, wie oft die vorhandenen Plätze tatsächlich genutzt werden. Die Desk Sharing Quote ist ein Planungswert, die Auslastungsquote ein Messwert.

Anwendung der Desk Sharing Quote

Die Desk Sharing Quote ist dein Kompass für:

• Flächenplanung und Kostenkontrolle: Mit der Quote berechnest du exakt, wie viel Bürofläche du bei einem Objektwechsel brauchst. Beispiel: Ein IT-Unternehmen mit 200 Mitarbeitern wechselt den Sitz und reduziert die Quote von 1,0 auf 0,7. Die neue Fläche kann demnach 30 % kleiner sein.
• Umnutzung der Flächen: Erkenne die Anzahl ungenutzter Arbeitsplätze und wandle diese Flächen in Meetingräume, Ruhezonen oder Kreativbereiche um. Statt 20 leerer Schreibtische kannst du einen zusätzlichen Besprechungsraum und eine Lounge für dein Team schaffen.
• Wachstumsplanung: Wenn dein Unternehmen wächst, musst du nicht automatisch proportional mehr Fläche anmieten. Mit einer Quote von 0,8 kannst du 25 % mehr Mitarbeiter aufnehmen, ohne umzuziehen. 
• Entscheidungsgrundlage: Die Quote ersetzt Bauchgefühl durch Fakten. Statt zu diskutieren, ob "zu wenig Platz" herrscht, schaust du auf konkrete Zahlen. Das hilft besonders bei Verhandlungen mit der Geschäftsführung, dem Betriebsrat oder bei der Budgetplanung.

Die Desk Sharing Quote berechnen

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Mit der Grundformel erhältst du eine Zahl, die zunächst die kalten Tatsachen zeigt. Für die Planung von Büroflächen oder Umstrukturierungen wird sie jedoch erweitert und zeigt dann die Anzahl der benötigten Arbeitsplätze.

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Schritt 1: Mitarbeiterzahl bestimmen

Zähle alle Mitarbeiter, die grundsätzlich einen Arbeitsplatz brauchen könnten. Dazu gehören Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter, aber auch Werkstudenten und externe Berater, die regelmäßig vor Ort arbeiten. Für Praktikanten kannst du einen pauschalen Wert wählen.

Schritt 2: Anwesenheitsmuster analysieren

Du musst herausfinden, wie oft deine Mitarbeiter tatsächlich im Büro sind. Tragbar ist eine solche Erhebung erst nach einem größeren Zeitraum, der zyklische Unterschiede ausgleicht. Das betrifft hauptsächlich Wochentageffekte und den Monatsrhythmus. Optimal ist, die Erfassung außerhalb der Urlaubszeit und abseits von möglichen Saisonspitzen durchzuführen. Grundsätzlich gilt: Je länger der Betrachtungszeitraum, desto belastbarer sind die Zahlen.

‍Typische Abwesenheitsgründe:‍

• Homeoffice (meist 2-3 Tage pro Woche)
• Urlaub (durchschnittlich 25-30 Tage pro Jahr)
• Krankheit (etwa 15 Tage pro Jahr)
• Geschäftsreisen und Kundentermine
• Fortbildungen und Konferenzen

‍Beispiel: Deine Mitarbeiter sind im Schnitt 60 % der Zeit im Büro. Bei 100 Mitarbeitern brauchst du also theoretisch 60 Arbeitsplätze.

Schritt 3: Sicherheitspuffer hinzufügen

Ohne Puffer kann es im Büro mitunter schnell eng werden. Empfohlen sind 10-15 % zusätzliche Plätze für:

• Teamtage oder sogenannte All-Hands-Meetings
• Schwankungen im Jahresverlauf
• Onboarding neuer Mitarbeiter

‍Aus unserem Beispiel: 100 Mitarbeiter mit 60 % Anwesenheit ergeben 60 theoretisch benötigte Arbeitsplätze. Mit 15 % Puffer kommst du auf 60 × 1,15 = 69 Arbeitsplätze. Deine Desk Sharing Quote beträgt dann 0,69.

Rechenbeispiele aus der Praxis:

IT-Startup mit 50 Mitarbeitern:
Anwesenheit: 60 % (3 Tage Homeoffice pro Woche)
Benötigte Plätze: 50 × 0,6 = 30
Mit 15 % Puffer: 30 × 1,15 = 35 Arbeitsplätze
Desk Sharing Quote: 0,70

‍Beratungsunternehmen mit 100 Mitarbeitern:
‍Anwesenheit: 40 % (viel Kundeneinsatz)
Benötigte Plätze: 100 × 0,4 = 40
Mit 10 % Puffer: 40 × 1,1 = 44 Arbeitsplätze
Desk Sharing Quote: 0,44

‍Finanzdienstleister mit 80 Mitarbeitern:
‍Anwesenheit: 85 % (wenig Homeoffice)
Benötigte Plätze: 80 × 0,85 = 68
Mit 10 % Puffer: 68 × 1,1 = 75 Arbeitsplätze
Desk Sharing Quote: 0,94

Desk Sharing Quote nach Branche

In jeder Branche sind Arbeitsweisen, die An- und Abwesenheiten und somit der Platzbedarf unterschiedlich. Danach richtet sich die jeweils optimale Desk Sharing Quote.

Desk Sharing Quote für IT & Tech-Unternehmen

Empfohlene Quote: 0,6 - 0,8

Tech-Unternehmen sind Vorreiter beim flexiblen Arbeiten. Entwickler arbeiten oft konzentriert von zu Hause, kommen aber für Sprints und Pair Programming ins Büro.

Ein Software-Unternehmen mit 120 Entwicklern kommt mit einer Quote von 0,65 aus, die Mitarbeiter sind durchschnittlich nur 2,5 Tage pro Woche vor Ort.

Desk Sharing Quote für Finanzdienstleistungen

Empfohlene Quote: 0,8 - 0,9

Banken und Versicherungen bewegen sich vorsichtiger. Compliance-Anforderungen, vertrauliche Kundendaten und eine traditionellere Arbeitskultur halten die Homeoffice-Quote niedriger.

‍Beispiel: Eine Regionalbank startet mit Quote 0,85 und konnte sie nach einem Jahr auf 0,78 senken.

‍Besonderheiten: Bestimmte Arbeitsplätze brauchen spezielle IT-Sicherheit. Kundenberatung findet meist vor Ort statt. Regulatorische Prüfungen erfordern manchmal kurzfristig alle Mitarbeiter im Büro.

Desk Sharing Quote für Beratung & Professional Services

Empfohlene Quote: 0,4 - 0,7

Unternehmensberater arbeiten hauptsächlich beim Kunden.

Beispiel: Eine internationale Beratung hat 200 Consultants, aber nur 90 Arbeitsplätze und somit eine Desk Sharing Quote von 0,45. Das funktioniert, weil 70 % der Zeit beim Kunden verbracht wird.

‍Besonderheiten: Extreme Schwankungen je nach Projektlage. In der Urlaubszeit kann das Büro komplett leer sein, vor Proposal-Deadlines ist jeder Platz belegt. Nur ein Buchungssystem kann hier dafür sorgen, dass nach der Fahrt ins Büro auch tatsächlich ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Desk Sharing Quote für Marketing & Kreativagenturen

Empfohlene Quote: 0,6 - 0,8

Kreative brauchen Inspiration durch andere, arbeiten aber auch gern und konzentriert allein. Dieser Wechsel macht die Branche aus. Eine Digitalagentur mit 60 Mitarbeitern fährt eine Quote von 0,7. Das bietet genug Platz für spontane Brainstormings, aber auch Flexibilität für Homeoffice.

‍Besonderheiten: Kreativräume und Präsentationsflächen sind zusätzlich nötig. Kundentermine finden oft im eigenen Büro statt. Die Anwesenheit von Freelancern und Projektmitarbeitern schwankt stark.

Guide: Desk Sharing Quote auf die gesamte Firma anwenden

Phase 1: Analyse und Datensammlung

Starte mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme:

Zähle alle verfügbaren Arbeitsplätze, aber nur die, die wirklich nutzbar sind. Dokumentiere auch die Ausstattung: Welche Plätze haben zwei Monitore, welche nur einen Laptop-Anschluss?

Miss die Anwesenheit über mindestens einen Monat. Nutze dafür eine einfache Excel-Tabelle oder dein Zeiterfassungssystem. Falls ihr Zugangskarten habt, liefern die oft präzise Daten. Wichtig: Deine Erhebungen dürfen später keine Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter zulassen.

Befrage deine Mitarbeiter zu ihren Arbeitsgewohnheiten. Wie oft arbeiten sie von zu Hause? Wie viele Kundentermine haben sie pro Woche? Welche Präferenzen haben sie für Arbeitsplätze? Eine anonyme Online-Umfrage mit 5-6 Fragen genügt.

Phase 2: Quote berechnen und Szenarien entwickeln

Jetzt rechnest du mit deinen erhobenen Daten anhand der Formeln. Diese Richtwerte helfen dabei:

• Konservativ (Quote 0,9): Minimales Risiko, wenig Einsparung. Gut für den Einstieg.
• Moderat (Quote 0,7): Ausgewogenes Verhältnis zwischen Effizienz und Komfort. Für viele Unternehmen der richtige Startpunkt.
• Sehr progressiv (Quote 0,5): Maximale Effizienz, aber höheres Risiko von zu hoher Nachfrage auf zu wenig Plätze. Nur für Unternehmen mit sehr flexiblen Arbeitsmodellen.

Rechne für jedes Szenario die Kosteneinsparung aus, wenn du in ein neues und entsprechend kleineres Objekt ziehen würdest. Berücksichtige nicht nur die Miete, sondern auch Nebenkosten, Reinigung und IT-Ausstattung.

Phase 3: Change Management vorbereiten

Desk Sharing funktioniert nur mit den Menschen, nicht gegen sie. Investiere Zeit in die Vorbereitung:

Informiere den Betriebsrat gleich zu Beginn. In vielen Unternehmen ist Desk Sharing mitbestimmungspflichtig. Ehrlichkeit von Anfang an vermeidet späteren Ärger.

Identifiziere Befürworter im Team. In jeder Abteilung gibt es Mitarbeiter, die offen für Neues sind. Mache sie zu Botschaftern des angestrebten Wandels.

Phase 4: Pilotprojekt durchführen

Starte klein. Wähle eine Abteilung oder Etage, die dem Konzept aufgeschlossen gegenübersteht. IT- oder Marketing-Teams eignen sich oft gut. Definiere messbare Ziele: Auslastung der Arbeitsplätze, Mitarbeiterzufriedenheit, aufgetretene Probleme. Führe wöchentliche Feedback-Runden durch.

Sorge für die technische Basis: Alle Arbeitsplätze brauchen eine identische Ausstattung. Laptop-Docking-Stations, höhenverstellbare Monitore, ergonomische Tastaturen. Ein Buchungssystem für Arbeitsplätze wird bei mehr als 20 Mitarbeitern benötigt.

Phase 5: Roll-out und Optimierung (8-12 Wochen)

Wenn das Pilotobjekt erfolgreich war, weitest du das System schrittweise aus. Nimm dir für jede neue Abteilung 2 bis 3 Wochen Zeit.

Optimiere kontinuierlich anhand der Daten. Welche Arbeitsplätze werden nie gebucht und warum? Wo entstehen hingegen regelmäßig Engpässe? Welche Teams brauchen mehr räumliche Nähe als gedacht?

Passe die Quote nach drei Monaten das erste Mal an. Die Anfangsphase zeigt oft, dass du konservativer oder mutiger planen kannst als ursprünglich gedacht.

Häufige Fehler im Umgang mit der Desk Sharing Quote

Die sechs häufigsten Fehler im Umgang mit der Desk Sharing Quote sind zu aggressive Quoten, die räumliche Trennung von Teams, unterschiedliche IT-Ausstattung, fehlende Kommunikation, statische Quoten ohne Anpassung und ignorierte rechtliche Aspekte.

Fehler 1: Zu aggressive Quote von Anfang an

Du denkst: "Wenn 0,7 gut ist, sind 0,5 noch besser." Das Ergebnis: Mitarbeiter, die zu weit im Voraus reservieren müssen, um einen Arbeitsplatz zu bekommen. Das Vertrauen in die Arbeitsplatzverfügbarkeit nimmt ab und insgesamt werden sich weniger Mitarbeiter für die Arbeit vor Ort entscheiden. Dies löst das Problem der Knappheit, treibt die Mitarbeiter aber unnötig ins Homeoffice und führt zu einem Gefühl des Nicht-willkommen-Seins.

‍Die Lösung: Starte konservativ bei 0,8 und reduziere schrittweise. Lieber sechs Monate lang etwas zu viel Platz als zwei Wochen Überbelegung.

Fehler 2: Teams werden räumlich auseinandergerissen

Desk Sharing bedeutet nicht, dass alle Mitarbeiter kreuz und quer sitzen müssen. Wenn das Marketing-Team über drei Etagen verteilt ist, leidet die Zusammenarbeit.

‍Die Lösung: Definiere Team-Bereiche. Reserviere für jede Abteilung einen festen Bereich mit 70-80 % der theoretisch benötigten Plätze. So können Teams zusammensitzen, ohne dass jeder einen festen Platz braucht. Plane zusätzlich regelmäßige Team-Tage, an denen alle vor Ort sind.

Fehler 3: Unzureichende technische Vorbereitung

Wenn Mitarbeiter am gebuchten Arbeitsplatz nicht die richtige Ausstattung vorfinden, sind sie mitunter zurecht genervt und können nicht mit der Arbeit beginnen.

‍Die Lösung: Standardisiere rigoros die Ausstattung. Jeder Arbeitsplatz braucht identische Technik: gleiche Monitore, gleiche Tastaturen, gleiche Docking-Stations. Investiere in eine vernünftige Cloud-Infrastruktur. Mitarbeiter müssen von jedem Platz auf alle benötigten Systeme zugreifen können.

Fehler 4: Fehlende Kommunikation und Change Management

Du verkündest das neue System per E-Mail und wunderst dich über Widerstand. Mitarbeiter haben Angst, ihren gewohnten Platz zu verlieren, verstehen die Vorteile nicht oder fühlen sich übergangen.

‍Die Lösung: Kommuniziere früh, offen und kontinuierlich. Erkläre nicht nur das "Was", sondern vor allem das "Warum". Führe Workshops durch, beantworte Fragen, sammle Feedback.

Fehler 5: Statische Quote ohne Monitoring

Du berechnest einmal eine Quote und lässt sie drei Jahre unverändert. Inzwischen arbeiten alle mehr im Homeoffice, aber du hast immer noch zu viele Arbeitsplätze.

‍Die Lösung: Überprüfe die Quote quartalsweise. Schaue auf die Auslastungsdaten, befrage Mitarbeiter, analysiere Buchungsmuster.

Fehler 6: Vernachlässigung rechtlicher Aspekte

Du ignorierst Betriebsvereinbarungen, vergisst den Betriebsrat oder übersieht die Arbeitsstättenverordnung. Das kann das ganze Projekt zum Stillstand bringen.

‍Die Lösung: Informiere den Betriebsrat von Anfang an und beziehe ihn in die Planung ein. Prüfe bestehende Betriebsvereinbarungen auf Regelungen zu festen Arbeitsplätzen. Stelle sicher, dass alle ergonomischen und sicherheitstechnischen Standards eingehalten werden. Das gilt insbesondere für die Arbeitsstättenverordnung.

Software für die Umsetzung der Desk Sharing Quote

Für Desk Sharing brauchst du drei Funktionen: Die Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit deiner Mitarbeiter im Büro. Nach der Einführung des Desk Sharing die Buchung der Arbeitsplätze und ab dann ein kontinuierliches Monitoring des Buchungsverhaltens. In der Desk Booking Software PULT deckst du alle drei Bereiche mit einem Tool ab.

Automatische Anwesenheitserkennung für die Planungsphase

PULT Presence erkennt und erfasst die Anwesenheit deiner Mitarbeiter selbstständig: Sobald sich das Smartphone oder Laptop eines Mitarbeiters mit dem Unternehmens-WLAN verbindet, wird er als anwesend erfasst. Anstatt also auf Eintragungen in Anwesenheitslisten zu vertrauen oder eine Liste händisch zu führen, übernimmt die Software die Messung.

Da dies ohne das Zutun der Mitarbeiter erfolgt und nicht vergessen werden kann, sind die Daten vollkommen aussagekräftig. Zero-Klick in PULT funktioniert mit deiner bestehenden WLAN-Infrastruktur, ganz gleich ob HPE Aruba, Cisco, Ubiquiti oder ein anderes System.

Nach zwei bis vier Wochen automatischer Erfassung kennst du die exakte Auslastung und kannst deine Quote verlässlich berechnen.

Arbeitsplatzbuchung ohne Umgewöhnung

PULT integriert sich direkt in Slack, Teams und Outlook. Mitarbeiter buchen ihren Arbeitsplatz mit einem Klick aus den Tools, die sie ohnehin täglich nutzen. Keine zusätzliche App, keine neuen Passwörter.

Der Buchungsplan ist ein Abbild deines Büros und zeigt alle verfügbaren Plätze mit ihrer Ausstattung, zum Beispiel Arbeitsplätze mit Stehpult, zwei Monitoren und direkt neben dem Lieblingskollegen. Filter helfen dabei, schnell den richtigen Platz zu finden.

Kontinuierliche Optimierung der Desk Sharing Quote

PULT Analytics zeigt dir die durchschnittliche Auslastung der Arbeitsplätze, Zonen und Räume pro Tag und Woche, beliebte und unbeliebte Arbeitsplätze und Buchungsverhalten verschiedener Teams.

Anhand der Buchungsdaten und Anwesenheitsdaten hast du jederzeit deine Desk Sharing Quote vor Augen. Bei permanenter Überkapazität kannst du entweder:

• schrittweise einzelne Arbeitsplätze zurückbauen und die freigewordenen Flächen deinem Team anderweitig zur Verfügung stellen (Ruhezonen, Sportbereich usw.), oder
• verstärkt an deiner Back to Office Strategie arbeiten, um die Mitarbeiter wieder vermehrt aus dem Homeoffice ins Büro zu bringen.

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Desk Sharing Quote – Häufige Fragen und Antworten