Praktische Guides für alle, die moderne Büros managen. Von Flächenoptimierung über Automatisierung bis hin zu hybridem Arbeiten.
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Besucherverwaltung
Besuchermanagementsystem: Was es ist und wie es funktioniert
Ein Besuchermanagementsystem ersetzt die Papierliste am Empfang durch einen digitalen Prozess für Check-in und Besuchererfassung. Es dokumentiert, wer sich vor Ort befindet, benachrichtigt den zuständigen Host und speichert Besuche in einem durchsuchbaren Protokoll für Sicherheits- und Compliance-Prozesse. Gerade in wachsenden Büros lässt sich damit eine Lücke schließen, die bei manuellen Empfangsprozessen schnell entsteht.
Ein Besuchermanagementsystem digitalisiert den Gäste-Check-in. Voranmeldung, Badge-Druck, Host-Benachrichtigungen und ein durchsuchbares Besucherprotokoll ersetzen manuelle Papierlisten.
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Besuchermanagement-Software reduziert manuelle Arbeit an der Rezeption und schafft gleichzeitig nachvollziehbare Daten für Sicherheitsprüfungen und Compliance-Prozesse.
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Ein eigenständiges Besuchermanagementsystem bildet den Check-in ab. Desk Booking, Room Booking und weitere Office-Daten liegen jedoch häufig in separaten Tools. Dadurch fehlt eine gemeinsame Übersicht über die Anwesenheit im Büro.
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PULT verbindet Visitor Management mit Anwesenheitsdaten, Desk und Room Booking sowie Emergency-Response-Prozessen in einer Plattform. Sicherheitsteams können Mitarbeitende und Besucher dadurch in einer gemeinsamen Übersicht betrachten.
Was ist ein Besuchermanagementsystem?
Ein Besuchermanagementsystem ist eine Software, die den manuellen Anmeldeprozess für Gäste digital abbildet und nachvollziehbar dokumentiert. Das System erfasst Besucherdaten sowie Ankunft und Abreise und informiert die Person, die der Gast besuchen möchte. Eine Papierliste an der Rezeption ist dafür nicht erforderlich. Unternehmen setzen solche Systeme vor allem für Sicherheit, die Umsetzung von Datenschutzanforderungen wie der DSGVO und einen professionelleren Check-in-Prozess ein.
Eigenständige Check-in-Tools kümmern sich ausschließlich um den Empfang. Plattformbasiertes Visitor Management wie bei PULT verbindet Besucherdaten zusätzlich mit dem übrigen Anwesenheits- und Office Management. Sicherheitsteams können dadurch Besucher und Mitarbeitende in einer gemeinsamen Umgebung betrachten.
Was leistet ein Besuchermanagementsystem?
Ein Besuchermanagementsystem bildet den gesamten Besucherprozess digital ab, von der Voranmeldung bis zum Check-out. Es erfasst die Daten eines Gastes, informiert den zuständigen Host, kann einen Besucherausweis ausstellen und speichert Besuche in einem durchsuchbaren Protokoll. Die Besuchermanagement-Software führt diesen Vorgang auf einem Tablet, einem Kiosk oder einem Mobiltelefon durch.
Kernfunktionen eines modernen Besuchermanagementsystems
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Voranmeldung und Einladungen: Hosts schicken Besuchern vor dem Termin einen Link mit Informationen zum Besuch, zur Anfahrt, zu Parkplätzen oder zum Gebäudezugang.
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Self-Service-Check-in: Gäste bestätigen am Kiosk oder Tablet ihren Namen, den Host und den Besuchsgrund. Der Vorgang kann in weniger als einer Minute abgeschlossen werden.
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Optionale ID- und Watchlist-Prüfung: Je nach Plattform und Konfiguration kann das System Identitätsdokumente prüfen oder Namen mit Sicherheits- beziehungsweise Sperrlisten abgleichen, bevor ein Badge ausgestellt wird.
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Badge-Druck und QR-Codes: Gäste können einen sichtbaren digitalen oder gedruckten Besucherausweis erhalten, der zeitlich auf den jeweiligen Besuch begrenzt ist.
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Host-Benachrichtigungen: Die besuchte Person erhält sofort eine Nachricht per E-Mail, Slack oder Teams. Je nach Konfiguration können Name und Foto des Gastes enthalten sein.
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Unterzeichnung von Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA) und Verträgen: Rechtliche Dokumente können beim Check-in digital unterschrieben und anschließend für Compliance-Zwecke gespeichert werden.
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Besucherprotokolle und Auswertungen: Jeder Besuch erhält einen Zeitstempel und kann gesucht oder exportiert werden. Dadurch lassen sich auch wiederkehrende Abläufe am Empfang auswerten.
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Besucherliste für den Notfall: Bei einer Evakuierung kann eine aktuelle Besucherliste abgerufen werden. Sie zeigt, welche Gäste laut System noch als im Gebäude befindlich erfasst sind.
Besuchermanagement-Software vs. Papierliste
Kriterium
Papierliste
Besuchermanagement-Software
Datenqualität
Unleserliche Einträge, fehlende Angaben
Strukturierte Pflichtfelder
Sicherheitsprüfung
Keine
Watchlist- und ID-Prüfung möglich
Notfall-Anwesenheitskontrolle
Manuelles Prüfen anhand der Liste
Sofort abrufbare und exportierbare Liste
Compliance-Dokumentation
Schwer durchsuchbar und manuell zu löschen
Durchsuchbare Datensätze mit Aufbewahrungsregeln
Wie läuft ein Besuch von der Einladung bis zum Check-out ab?
Ein typischer Besuch umfasst sechs Schritte: Der Host verschickt eine Einladung. Der Gast registriert sich vorab und bestätigt bei der Ankunft seine Daten. Anschließend kann ein Badge ausgestellt werden. Der Host wird benachrichtigt und beim Verlassen des Gebäudes wird der Check-out dokumentiert oder automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt durchgeführt.
1
Voranmeldung: Der Host plant den Besuch und verschickt einen Link mit Ankunftsinformationen, Hinweisen zum Parken und Angaben zum Gebäudezugang.
2
Ankunft und Check-in: Der Gast bestätigt seine Daten an einem Kiosk, auf einem Tablet oder über das eigene Smartphone. Der Vorgang dauert üblicherweise weniger als eine Minute.
3
Optionale Identitäts- und Watchlist-Überprüfung: Je nach Plattform und Konfiguration können vor dem Gebäudezugang zusätzliche ID- oder Sicherheitsprüfungen durchgeführt werden.
4
Badge-Ausgabe: Ein gedruckter oder digitaler Besucherausweis identifiziert den Gast im Gebäude und kann auf den jeweiligen Besuchstag begrenzt werden.
5
Host-Benachrichtigung: Die besuchte Person erhält sofort eine Nachricht mit dem Namen und bei entsprechender Konfiguration dem Foto des Gastes.
6
Check-out und Protokollierung: Der Gast checkt beim Verlassen aus. Alternativ kann das System einen Besuch zu einem definierten Zeitpunkt automatisch schließen und den Datensatz damit aktuell halten.
Welche Vorteile bietet ein Besuchermanagementsystem für das Büro?
Ein zentraler Vorteil ist ein vollständiges und durchsuchbares Protokoll darüber, wer zu welchem Zeitpunkt vor Ort erfasst war. Eine Papierliste oder mündliche Anmeldung kann diese Informationen nur eingeschränkt bereitstellen.
Vorteile in Sicherheit und Compliance
Je nach Plattform und Konfiguration kann ein Besuchermanagementsystem Gäste mit einer Watchlist abgleichen, bevor sie Zugang zu den Büroflächen erhalten. Besuche können mit Zeitstempel für spätere Sicherheits- und Compliance-Prüfungen gespeichert werden. Besucherdaten gelten unter der DSGVO als personenbezogene Daten. Unternehmen benötigen daher eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung, eine angemessene Aufbewahrungsfrist beziehungsweise Kriterien für deren Festlegung sowie Schutzmaßnahmen gegen unbefugten Zugriff. Ein digitales System kann solche Vorgaben direkt im Check-in-Prozess unterstützen und manuelle Schritte reduzieren.
Auch während eines Notfalls ist eine vollständige Besuchererfassung relevant. OSHA-Leitlinien sehen vor, dass Besucher nach einer Evakuierung berücksichtigt werden. Viele Unternehmen greifen dafür auf die Anmeldeliste zurück. Fehlt eine Person in dieser Liste, kann sich die Klärung verzögern. Gerade bei einer echten Evakuierung ist eine aktuelle Anwesenheitsübersicht deshalb besonders wichtig.
PULT Presence und Visitor Management liefern Daten zu Mitarbeitenden und Besuchern für eine gemeinsame Anwesenheitsübersicht. Facility Teams können dadurch im Notfall schneller prüfen, wer als vor Ort erfasst ist, ohne zuerst Papierlisten durchsuchen zu müssen.
Vorteile für Empfang und Besuchererlebnis
Automatisierter Check-in reduziert die Zeit, die dein Team für handschriftliche Anmeldungen, manuelle Badge-Erstellung und Telefonanrufe zur Besucherankündigung benötigt. Mitarbeitende am Empfang können sich dadurch stärker um Gäste und andere Aufgaben kümmern. Besucher kommen schneller durch den Anmeldeprozess. Ein klar organisierter Check-in verbessert außerdem den ersten Eindruck beim Betreten des Büros. Bei Kunden-, Bewerber- oder Investorenterminen wird der Empfang damit Teil eines professionellen Besuchserlebnisses.
Wie wählst du die richtige Visitor-Management-Lösung aus?
Die passende Lösung hängt weniger von der reinen Anzahl der Funktionen ab als davon, wie gut sie zu eurem Sicherheitssetup, der Bürogröße und der bestehenden Tool-Landschaft passt. Ein System für ein kleines Startup-Büro stellt andere Anforderungen als eine Lösung für einen Campus mit 500 Mitarbeitenden, mehreren Gebäuden und einem eigenen Sicherheitsteam.
Kriterium
Was ist zu prüfen?
Funktionsumfang
Voranmeldung, Überprüfung der Beobachtungsliste, Ausdrucken von Ausweisen, Berichterstellung
Integrationen
Kalender-, Personal- und Kommunikationstools, die Ihr Team bereits nutzt
Sicherheit und Compliance
Kontrollen zur Datenaufbewahrung, Prüfprotokolle, DSGVO-konformer Umgang mit Daten
Skalierbarkeit
Preisgestaltung und Einrichtung an mehreren Standorten
Preis
Preismodelle nach Standort vs. nach Nutzer
Benutzerfreundlichkeit
Die Einrichtungszeit des Kiosks und wie schnell das Personal den Umgang mit dem System erlernen kann
Reicht eine eigenständige Visitor-Management-Plattform für ein modernes Büro aus?
Eine eigenständige Visitor-Management-Plattform löst die Abläufe am Empfang. Viele Büros verwalten Desk Booking, Room Booking und Parkplätze jedoch weiterhin über separate Systeme. Werden diese Prozesse in einer Plattform verbunden, erhalten Security- und Facility-Teams eine gemeinsame aktuelle Übersicht über Mitarbeitende und Besucher vor Ort.
Besonders wichtig wird diese Verbindung bei Sicherheitsvorfällen oder Veränderungen der Büroflächen. Facility Teams brauchen dann einen aktuellen Überblick über die Anwesenheit und keine vier verschiedenen Logins. PULT verbindet Visitor Management mit Desk Booking Software, Room Booking und Anwesenheitsdaten. Ein gemeinsames Dashboard zeigt die erfassten Mitarbeitenden und Besucher vor Ort. Für Office Manager, die eine breitere Arbeitsplatzmanagement-Software prüfen, ist diese Verbindung relevant, weil Besucherdaten im Kontext der gesamten Büroanwesenheit deutlich mehr Nutzen bieten.
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Nutze den Besucher-Check-in für mehr Sicherheit
Ein Besuchermanagementsystem macht aus einem schwer nachvollziehbaren manuellen Empfangsprozess einen kontrollierten digitalen Zugang. Du erhältst ein durchsuchbares Protokoll darüber, wer wann eingecheckt hat. Besonders wertvoll werden diese Daten, wenn das Visitor Management mit anderen Office-Prozessen wie Desk Booking und Echtzeit-Anwesenheit verbunden ist. Dadurch entsteht eine aktuelle Übersicht der erfassten Personen vor Ort.
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Visitor Check-in, Desk Booking, Room Booking und Anwesenheitsdaten laufen in einer Plattform und können über einen gemeinsamen Zugang verwaltet werden.
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Eine Echtzeitübersicht zeigt Mitarbeitende und Besucher vor Ort und unterstützt damit eine schnellere Anwesenheitskontrolle im Notfall.
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Jeder Besuch wird in einem durchsuchbaren Protokoll erfasst. Die Daten können für Sicherheits- und Compliance-Prüfungen genutzt werden.
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Microsoft Teams und Slack können für Host-Benachrichtigungen genutzt werden. Personio und HiBob verbinden Mitarbeiterdaten über integrierte Schnittstellen.
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Alternativen
Die beste Besuchermanagement-Software für dein Unternehmen
Eine moderne Besuchermanagement-Software ersetzt klassische Papierlisten am Empfang. Sie unterstützt die digitale Anmeldung, Check-in-Prozesse, den Ausweisdruck und die automatische Benachrichtigung des Gastgebers. Viele Lösungen bieten zudem Auswertungen zum Bürogeschehen sowie die Möglichkeit, Meetingräume oder Parkplätze für Besucher zu buchen.
Wie wähle ich die beste Software für Raumbuchung aus?
Die beste Besuchermanagement-Software kann viele Funktionen bieten. Welche davon für dich entscheidend sind, hängt von deinem Anwendungsfall ab. Wenn dir bestimmte Aspekte wichtig sind, solltest du beim Vergleich darauf achten:
Vorregistrierung: Praktisch, wenn Gäste schon vorab erfasst werden sollen, sodass Name, Firma oder Besuchsgrund am Empfang vorliegt.
Check-in und Check-out: Hilfreich, wenn du den Anmeldeprozess digital beschleunigen möchtest, z. B. per Tablet, QR-Code oder Einladungslink.
Besucherausweise: Relevant, wenn du Ausweise mit Fotos oder Zusatzdaten benötigst.
Benachrichtigung des Gastgebers: Sinnvoll, wenn Verantwortliche sofort informiert werden sollen: per E-Mail, SMS oder über Collaboration-Tools.
Dokumente und Unterschriften: Interessant, falls NDAs oder Sicherheitsrichtlinien direkt am Check-in unterschrieben werden sollen.
Integrationen: Nützlich, wenn die Lösung sich mit Kalendern, Zutrittskontrollen oder Kommunikationstools verbinden soll.
Datenschutz und DSGVO: Wichtig, falls du Wert auf Datenhaltung in europäischen Rechenzentren und verschlüsselte Übertragung legst.
Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: September 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden.
Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen.
Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern.
Die 5 besten Besuchermanagement-Softwares
#1 PULT
PULT ist eine Plattform aus Deutschland, die Besuchermanagement mit Desk Booking, Raumbuchung und Büroauswertung kombiniert. Damit lässt sich der Empfang deiner Gäste digital abbilden und mit der Benachrichtigung deiner Angestellten und Buchung von Meetingräumen verbinden.
Check-in und Check-out direkt über ein Tablet oder iPad am Empfang
Automatischer Ausweisdruck mit allen relevanten Gastinformationen
Benachrichtigung des Gastgebers in Echtzeit über MS Teams oder Slack
Digitale Unterschriften für NDAs oder Dokumente direkt am Terminal
Kontaktverfolgung mit Audit-Trail zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
White-Labeling: Anpassung des Check-in-Flows an Corporate Design, inkl. Logo und Farben
Native iPad-App, die vollständig anpassbar ist
Kombination mit Desk- und Raumbuchung: Arbeitsplätze oder Besprechungsräume können für Besucher im Voraus reserviert werden
Insights: Berichte zum Besucheraufkommen und Übersicht, welcher Mitarbeiter Gäste empfängt, kommen demnächst hinzu
Preise von PULT:
Der Preis von PULT und das Besuchermanagement beginnt bei 99 € im Monat pro Standort. Die Desk Sharing Funktionen sowie das Buchen von Räumen und Parkplätzen beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.
Envoy ist ein US-Anbieter mit einem eigenen Modul Envoy Visitors, das international im Einsatz ist und seit 2024 auch EU-Datenstandorte anbietet.
Check-in über iPad-Kiosk oder QR-Code
Automatischer Ausweisdruck mit Foto und Gastinformationen
Host-Benachrichtigung per E-Mail, SMS oder Push
Digitale Unterschriften für NDAs oder Sicherheitsrichtlinien
Vorabregistrierung von Gästen mit Einladungen
ID-Scan und Watchlist-Abgleich für sicherheitskritische Bereiche
Integrationen mit Slack, Teams, Google Workspace und Zutrittssystemen
Envoy bietet ein Data Processing Addendum (DPA) und erfüllt die Vorgaben der General Data Protection Regulation (GDPR). Seit Oktober 2024 können Daten in Rechenzentren innerhalb der EU verarbeitet werden. Zusätzlich werden Standardvertragsklauseln (SCC) bei Datentransfers genutzt.
Preise von Envoy:
Free Plan mit Basisfunktionen
Standard: 109 USD pro Standort und Monat (bei jährlicher Abrechnung)
Premium: 329 USD pro Standort und Monat (bei jährlicher Abrechnung)
Die Preise für Enterprise gibt es auf Nachfrage
#3 SwipedOn
SwipedOn stammt aus Neuseeland und bietet eine cloudbasierte Besuchermanagement-Software mit Vorabregistrierung der Besucher, Check-in per Tablet, Ausweisdruck und Host-Benachrichtigungen.
Vorabregistrierung von Gästen über Einladungen
Check-in und Check-out über Tablet
Automatischer Ausweisdruck mit Foto und Besucherdaten
Host-Benachrichtigung per E-Mail oder Push
Digitale Unterschriften für NDAs oder Vereinbarungen
Reporting zu Besucherzahlen und Trends
Mehrsprachige Benutzeroberfläche für internationale Gäste
SwipedOn weist eine eigene GDPR-Richtlinie aus. Daten werden in Rechenzentren verarbeitet, die auf AWS betrieben werden. Sitz des Unternehmens ist Neuseeland, das von der EU einen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO hat. Zusätzlich werden Standardvertragsklauseln (SCC) verwendet, wenn Daten außerhalb des EWR verarbeitet werden.
Preise von SwipedOn:
Die Preise von SwipedOn beginnen bei 29 Euro pro Standort und Monat für das Paket Standard. Mit den höheren Tarifen kommen Remote working, Management von Paketen, Priority Support und weitere hinzu. Premium kostet 69 Euro und Enterprise 99 Euro pro Standort und Monat.
#4 Lobbytrack
Lobbytrack wird in den USA entwickelt und international eingesetzt. Die Software bildet zentrale Schritte im Besuchermanagement digital ab, inklusive Vorregistrierung, Self-Check-in und Ausweisdruck.
Vorregistrierung und Einladungen von Gästen
Self-Check-in per Tablet oder QR-Code
Check-out für vollständige Anwesenheitslisten
Automatischer Ausweisdruck mit Vorlagen
Fotoerfassung beim Anmeldevorgang
Host-Benachrichtigungen, zum Beispiel per E-Mail
Mehrstufige Anmeldeflows
Besuchsprotokolle und Berichte
Besuchsvereinbarungen/Unterschriften (in höheren Plänen)
Lobbytrack tritt als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO auf und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Privacy Policy beschreibt den Umgang mit personenbezogenen Daten nach europäischen Vorgaben.
Preise von Lobbytrack:
Die Preise von Lobbytrack beginnen mit einer kostenlosen Version für bis zu 100 Besucher pro Monat. Das Paket Basic kostet 50 US-Dollar pro Standort und Monat, Professional 100 US-Dollar pro Standort und Monat. Die Preise für Enterprise werden auf Anfrage kalkuliert.
#5 Interflex
Interflex ist ein deutscher Anbieter für Zutritts- und Sicherheitssysteme, der auch ein eigenes Modul für Besuchermanagement bereitstellt. Die Software wird mitunter in Kombination mit Zutrittskontrollsystemen eingesetzt und eignet sich für Unternehmen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen.
Vorregistrierung und Einladung von Besuchern
Selbstregistrierung am Empfangsterminal
Check-in und Check-out mit automatischer Protokollierung
Ausgabe von Besucherausweisen mit zeitlich begrenzten Zutrittsrechten
Fotoerfassung und Identitätsprüfung
Digitale Bestätigung von Sicherheitsrichtlinien oder Unterweisungen
Blacklists und Begleitpflicht-Regeln für sicherheitskritische Bereiche
Integration in Zutrittskontrolle und Zeiterfassungssysteme
Interflex hebt die DSGVO-konforme Verwaltung personenbezogener Daten hervor. Die Software IF-6040 wird regelmäßig nach OWASP- und BSI-Standards geprüft und ist sowohl On-Premises als auch als Cloud-Service (Interflex Managed Services) verfügbar.
Preise von Interflex:
Die Preise von Interflex sind nicht öffentlich einsehbar und werden projektbasiert kalkuliert. Der Funktionsumfang richtet sich nach den eingesetzten Modulen und der gewählten Betriebsart (On-Premises oder Cloud).
Welche Features machen PULT zu einer beliebten Besuchermanagement-Software?
PULT verbindet das Besuchermanagement mit der Buchung von Meetingräumen und Arbeitsplätzen sowie der Büroauswertung. Die Funktion Insights wird demnächst veröffentlicht. Darin erhältst du Auswertungen zum Besucheraufkommen und Einblicke, welcher Mitarbeiter wo Besucher empfängt.
Arbeitsplätze für Gäste reservieren: Besuchern kann im Voraus ein Schreibtisch zugewiesen werden. So ist sichergestellt, dass Partner, Bewerber und andere Tagesgäste einen Platz im Büro nutzen können.
Meetingräume direkt mitbuchen: Gastgeber weisen Besuchern einen Termin sowie einen passenden Raum zu.
Catering-Optionen: Für längere Meetings, Workshops oder Veranstaltungen lassen sich Snacks, Getränke sowie ein vollständiges Catering im gleichen System buchen.
Echtzeit-Benachrichtigung für Gastgeber: Sobald ein Besucher eincheckt, erhält der Gastgeber automatisch eine Nachricht über Slack, Microsoft Teams oder E-Mail und kann seinen Gast sofort empfangen.
Mit PULT verwaltest du auch Einzelarbeitsplätze, Zonen und Parkplätze. Der Check-in deiner Mitarbeiter erfolgt mit PULT Presence automatisch: Sobald sich Laptop oder Smartphone deiner Angestellten mit dem Unternehmens-WLAN verbindet, wird die Anwesenheit erkannt. Somit weiß auch der Empfang, ob der Gastgeber bei Eintreffen des Gastes bereits im Haus ist.
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Büro Einblicke
Beste Software zur Büroauswertung 2026 im Vergleich
Mit dem gestiegenen Anteil an Homeoffice bleiben viele Büroflächen ungenutzt. Unternehmen achten deshalb verstärkt auf das Verhältnis von genutztem Raum zu den laufenden Kosten. Büroauswertungs-Software liefert hierzu detaillierte Daten, die eine bessere Planung und Anpassung der Flächennutzung ermöglichen.
Wie wähle ich die beste Software zur Büroauswertung aus?
Die beste Software zur Büroauswertung kann viele Datenquellen zusammenführen und visualisieren. Welche Kriterien du heranziehst, hängt von deinen Zielen ab. Achte zum Beispiel auf:
Integrationen & Datenquellen: Wichtig, wenn du Buchungs- und Kalenderdaten (z. B. Outlook, Google) einbeziehen möchtest.
Darstellung der Flächen: Hilfreich, falls dir digitale Grundrisse Transparenz über Belegung und freie Plätze geben sollen.
Mechanismen gegen ungenutzte Buchungen: Relevant, wenn du Leerstände vermeiden möchtest: z. B. durch Check-in-Funktionen oder automatische Freigaben.
Kennzahlen & Auswertungen: Interessant, falls du Trends, Auslastungsquoten oder No-Show-Raten für deine Planung nutzen willst.
Datenschutz & Hosting: Wichtig, wenn die Software DSGVO-konform arbeitet und Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeitende ausgeschlossen sind.
Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: September 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen. Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern.
Die 7 besten Softwares für Büroauswertung
#1 PULT
PULT ist Büroauswertungssoftware aus Deutschland, die Büroauswertung, Raumbuchung und Desk-Sharing in einer Plattform verbindet. Neben der Verwaltung von Arbeitsplätzen, Räumen und Zonen stellt PULT eine detaillierte Auswertung dieser Ressourcen bereit, die sowohl auf Buchungs- als auch auf tatsächlichen Anwesenheitsdaten basiert.
Auslastungsberichte für Räume, Arbeitsplätze, Zonen und ganze Etagen
No-Show-Quoten und automatische Freigabe nicht genutzter Buchungen
Trendanalyse nach Wochentagen, Uhrzeiten und Teams
Visualisierung im Grundriss zur schnellen Erfassung freier oder überlasteter Bereiche
Exporte und API für den Anschluss an BI-Systeme
Rollenbasierter Zugriff, um Management und HR mit passenden Reports zu versorgen
PULT ist DSGVO-konform und betreibt Server in Deutschland. Daten werden verschlüsselt gespeichert und verarbeitet. Die Software lässt keine Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Angestellter zu, was die Software datenschutzrechtlich unbedenklich macht.
Preise von PULT:
Die Preise von PULT: beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.
Robin ist eine US-amerikanische Workplace-Plattform, die neben Raumbuchung und Desk-Sharing Workplace Analytics anbietet. Im Zentrum stehen Auswertungen zur Flächennutzung und zu den Belegungszahlen der Räume und Schreibtische über mehrere Standorte.
Dashboards für Raum- und Arbeitsplatznutzung mit Trendanalysen
No-Show-Erkennung und automatische Freigabe gebuchter, aber nicht belegter Räume
Portfoliovergleiche zwischen Gebäuden und Standorten
Sensorintegration für Echtzeit-Belegungsdaten
Reports zu durchschnittlicher und maximaler Auslastung, Belegungsmustern und Raumgrößen-Relation
Robin stellt ein Data Processing Addendum (DPA) für Kunden aus der EU zur Verfügung und verweist in seiner Privacy Policy auf die Anforderungen der General Data Protection Regulation (GDPR). Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in den USA, betrieben durch AWS.
Preise von Robin:
Die Preise werden nicht öffentlich auf der Website gezeigt.
Tipp: Wenn du in deinem Unternehmen keine Sensoren verbauen möchtest, kannst du dennoch exakte Daten zur Anwesenheit erhalten: PULT Presence erkennt die Anwesenheit deiner Mitarbeiter, sobald sich ihr Smartphone oder Laptop mit dem Unternehmens-WLAN verbindet. Das klappt auch mit deinem vorhandenen WLAN-Netz.
#3 Eptura Engage
Eptura bündelt mehrere Softwareangebote für Arbeitsplatz- und Flächenmanagement, darunter Condeco unter anderem für die Buchung von Räumen und Archibus als Software für Büroauswertung. Die Plattform ist auf große Unternehmen und Behörden ausgelegt.
Reports und Dashboards zur Nutzung von Räumen, Desks, Parkplätzen und weiteren Flächen
Sensoranbindung für Echtzeit-Daten zu Belegung und Auslastung
Workflows und Genehmigungen für Nutzungsrechte und Reservierungen
Vergleiche zwischen Gebäuden und Standorten
Integration in Office 365 für Reporting und Planungsprozesse
Eptura bietet ein Data Processing Addendum (DPA), das ausdrücklich auf die General Data Protection Regulation (GDPR) Bezug nimmt. Für Datenübermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kommen Standardvertragsklauseln (SCC) zur Anwendung. Konkrete Cloud-Regionen oder Serverstandorte nennt der Anbieter öffentlich nicht.
Preise von Eptura Engage:
Eptura Engage gibt die Preise auf der Website nicht bekannt. Eine kostenlose Testversion oder Produktdemo zeigt die Website ebenfalls nicht.
#4 Spacewell
Spacewell ist ein belgischer Anbieter für Smart-Building- und Workplace-Software. Die Plattform verbindet Raumbuchung, IoT-Sensorik und Büroauswertung und richtet sich an Unternehmen, die Flächennutzung, Arbeitsumgebungen und Gebäudebetrieb einheitlich steuern wollen.
Auslastungsberichte für Arbeitsplätze, Räume, Zonen und ganze Standorte
Echtzeitdaten durch Anbindung von Sensoren (Belegung, Luftqualität, Klima)
Dashboards für Flächenplanung, Kosten pro Arbeitsplatz und Belegungstrends
Automatisierte Workflows zur Anpassung von Kapazitäten oder Services
Portfoliovergleiche mehrerer Gebäude oder Niederlassungen
Spacewell verarbeitet Daten ausschließlich in der Europäischen Union. Laut Anbieter bleiben sämtliche Kundendaten in EU-Rechenzentren. Die Systeme sind GDPR-konform und nach ISO 27001 zertifiziert.
Preise von Spacewell: Spacewell gibt keine öffentlich einsehbaren Preisinformationen für seine Software an.
#5 Metrikus
Metrikus ist ein britischer Anbieter, der sich auf die Verbindung von IoT-Sensorik, Nachhaltigkeitsdaten und Büroauswertung spezialisiert hat. Die Plattform sammelt Daten aus verschiedenen Quellen und stellt sie in Dashboards und Reports dar.
Auslastungsanalysen für Räume, Arbeitsplätze und Zonen
Sensorintegration für Belegung, Temperatur, CO₂ und Luftqualität
Dashboards mit KPIs zu Flächennutzung, Produktivität und ESG-Indikatoren
Berichte für Kosten pro Arbeitsplatz, Peak-Lasten und Trends
Integration von Nachhaltigkeitskennzahlen (z. B. Energieverbrauch, CO₂-Footprint)
Metrikus veröffentlicht eine GDPR-Policy und verpflichtet sich zu deren Einhaltung. Laut Privacy Policy können Daten auch außerhalb des EWR verarbeitet werden, dabei kommen Garantien wie Standardvertragsklauseln zum Einsatz. Konkrete Rechenzentrums-Regionen nennt der Anbieter öffentlich nicht.
Preise von Metrikus:
Die Preise werden individuell über den Vertrieb angeboten und sind auf der Website nicht einsehbar.
#6 XY Sense
XY Sense ist ein australischer Anbieter, der sich auf Echtzeit-Belegungsanalysen per Sensorik spezialisiert hat. Das System wird vor allem in großen Büros eingesetzt, um die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen zu erfassen.
Echtzeit-Auslastung von Arbeitsplätzen, Räumen und Zonen
Sensoren mit Privacy-by-Design, die nur Bewegungsmuster als X/Y-Koordinaten erfassen
Dashboards mit Heatmaps, Auslastungstrends und Kapazitätsanalysen
Benachrichtigungen bei Über- oder Unterbelegung
Exporte und API für Business-Intelligence-Systeme
Die Sensoren verarbeiten Daten direkt auf dem Gerät; Rohbilder oder personenbezogene Informationen verlassen den Sensor nie. In die Cloud werden ausschließlich anonymisierte Belegungsdaten übertragen. XY Sense ist GDPR- und CCPA-konform und nach ISO 27001 zertifiziert.
Preise von XY Sense:
Auch bei XY Sense muss zur Preisermittlung ein Angebot angefordert werden, da die Kosten stark vom Einsatzszenario (Größe der Fläche, Anzahl der Sensoren, gewünschte Funktionen) abhängen.
#7 Locatee
Locatee ist ein Schweizer Anbieter, der sich auf Workplace Analytics spezialisiert hat. Die Plattform nutzt vorhandene IT-Infrastrukturdaten, ergänzt durch Sensoren, und erstellt daraus Auswertungen zur Nutzung von Büroflächen.
Dashboards mit Kennzahlen zu Auslastung, Peak-Lasten und Flächeneffizienz
Portfolio-Vergleiche über Standorte, Gebäude und Etagen hinweg
Analyse von Teams und Abteilungen mit rollenbasierten Zugriffen
Trendanalyse für Arbeitsmuster und hybride Nutzung
Integration bestehender Systeme (z. B. WLAN, Zutrittskontrolle, Desk-Buchung)
API und Exporte für BI- und FM-Systeme
Locatee ist GDPR-konform. Personenbezogene Daten werden bereits auf Kundenseite anonymisiert, sodass in die Cloud ausschließlich anonymisierte Nutzungsdaten übertragen werden. Rechenzentren sind nach ISO 27001 zertifiziert.
Preise von Locatee:
Locatee wird als jährliches Abonnement angeboten, dessen Kosten sich nach Fläche (Quadratmeter bzw. Quadratfuß) richten. Konkretes ist nicht angegeben.
Was macht PULT zu einer beliebten Software für Büroauswertung?
In der PULT Büroauswertung erhältst du Buchungsdaten und Werte für die tatsächliche Belegung von Arbeitsplätzen, Räumen, Zonen und Parkplätzen.
Mit PULT Presence wird die tatsächliche Anwesenheit deiner Mitarbeiter erfasst, sobald sich ihr Laptop oder Smartphone mit dem Unternehmens-WLAN verbindet. Der Check-in erfolgt auf diese Weise automatisch und völlig unabhängig von Sensorik. Dein WLAN reicht dafür.
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Meeting Räume
Die beste Raumbuchungssoftware für dein Unternehmen
Software für Raumbuchungen stellt in der Regel vielfältige Funktionen bereit: Neben der Reservierung von Besprechungsräumen können je nach Anbieter auch Catering, Einzelarbeitsplätze oder Parkplätze verwaltet werden. Relevante Kriterien sind unter anderem der Umgang mit No-Shows sowie die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben (z. B. DSGVO).
Wie wähle ich die beste Software für Raumbuchung aus?
Die beste Software für Raumbuchung deckt unterschiedliche Anforderungen ab. Welche Funktionen für dich wichtig sind, hängt von deinem genauen Vorhaben ab. Folgende Kriterien können dir bei der Auswahl helfen:
Buchung von Räumen und Arbeitsplätzen: Nützlich, wenn du flexibel zwischen Meetingräumen, Einzelarbeitsplätzen oder Zonen wechseln möchtest.
Übersichtlichkeit: Vorteilhaft, wenn digitale Grundrisse oder Kalenderansichten den Überblick erleichtern sollen.
Check-in & Automatisierung: Relevant, falls du No-Shows reduzieren und ungenutzte Räume automatisch freigeben lassen willst.
Analysen & Auslastung: Hilfreich, wenn du die tatsächliche Nutzung von Flächen nachvollziehen und die Planung darauf ausrichten möchtest.
Integrationen: Sinnvoll, falls du Microsoft 365, Outlook, Google Kalender oder MS Teams direkt einbinden willst.
Datenschutz & Hosting: Wichtig, wenn dir DSGVO-Konformität und europäische Rechenzentren am Herzen liegen.
Sprache & Support: Empfehlenswert, wenn deutschsprachige Oberfläche und Support den Betrieb erleichtern sollen.
Die folgenden Angaben zu Funktionen, Preisen und Leistungen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter (Stand: September 2025). Sie dienen ausschließlich zur Orientierung. Änderungen durch die Anbieter sind jederzeit möglich; für Aktualität und Vollständigkeit kann keine Gewähr übernommen werden.
Dieser Beitrag enthält eine Vorstellung von PULT im Rahmen eines Marktüberblicks. Er basiert auf sorgfältiger Recherche, ist jedoch kein objektiver Testbericht, sondern eine redaktionell aufbereitete Gegenüberstellung mit teilweise werblichen Elementen.
Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber und werden nur zu Vergleichszwecken aufgeführt. PULT steht in keiner geschäftlichen Beziehung zu den genannten Anbietern.
Die 8 besten Softwares für Raumbuchung
#1 PULT
PULT ist eine Plattform aus Deutschland, die Meetingräume, Arbeitsplätze, Zonen und Parkplätze in einer einzigen Raumbuchungssoftware verwaltet. Hinzu kommen ein Besuchermanagement, Büroauswertung mit Statistiken und besondere Features wie der automatische Check-in per WLAN-Verbindung in PULT Presence.
Die Software lässt sich in Microsoft Outlook, Microsoft 365, Google Kalender, MS Teams und Slack integrieren. Gebuchte, aber ungenutzte Räume und Plätze werden automatisch wieder freigegeben. Ergänzend bietet PULT Auswertungen zur tatsächlichen Nutzung und dem Buchungsverhalten, wodurch sich Räume, Flächen und Arbeitsplätze besser planen lassen.
All-in-One-Software für Räume, Arbeitsplätze, Besucher, Parkplätze und Catering
Interaktive Grundrisse zur einfachen Buchung
Integration in Outlook, 365, Google Kalender, MS Teams und Slack
QR- oder WLAN-Check-in, automatische Freigabe bei No-Shows
Analysen zur Auslastung und Flächenplanung
DSGVO-konformes Hosting in Deutschland [Ist das korrekt?]
Preise von PULT:
Die Preise von PULT beginnen bei 1,90 € pro Nutzer und Monat. Weitere Pläne bieten erweiterte Funktionen wie API-Zugriff, Single Sign-On oder White-Label-Optionen. Eine kostenlose Demo sowie eine Produktvorführung sind verfügbar.
Skedda ist ein international eingesetztes System für Raum- und Arbeitsplatzbuchung mit Hauptsitz in Australien. Die Software ist cloudbasiert und darauf ausgelegt, Reservierungen übersichtlich darzustellen und durch Regeln zu steuern.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören interaktive Grundrisspläne, auf denen Arbeitsplätze oder Meetingräume direkt gebucht werden können. Administratoren können Regeln für Nutzung, Zeitfenster oder Quoten hinterlegen. Die Plattform bietet Kalendersynchronisation mit Outlook und Google, Single Sign-On über Microsoft oder Google sowie ein Modul für Besuchermanagement. Ein Statistikbereich liefert Einblicke in die Nutzung der Räume.
Interaktive Grundrisse für Räume und Arbeitsplätze
Buchungsregeln und Quoten
Zwei-Wege-Sync mit Outlook und Google Kalender
Single Sign-On (SAML, Microsoft, Google)
Besuchermanagement integriert
Analysen zur Raumauslastung
Mobile App für iOS und Android
In Bezug auf den Datenschutz verpflichtet sich Skedda zur DSGVO-Konformität. Gehostet wird auf Microsoft Azure, wobei EU-Regionen auswählbar sind.
Preise von Skedda:
Skedda wird pro Raum bzw. Ressource lizenziert, also nicht anhand der Anzahl der Nutzer. Die Preise beginnen bei 99 USD pro Monat für 15 Räume. Nutzeranzahl und Buchungen sind in allen Plänen unbegrenzt. Eine 30-tägige Testphase steht zur Verfügung.
#3 Robin
Robin ist eine US-amerikanische Workplace-Management-Plattform, die neben der Raumbuchung auch Besuchermanagement und Flächenauswertungen abdeckt. Das System richtet sich stark an größere Unternehmen, die hybride Arbeitsmodelle steuern und ihre Büroflächen planen möchten.
Zu den Funktionen gehören die Integration mit Outlook, Exchange und Google Kalender, Buchungen direkt in MS Teams oder Slack, sowie mobile Apps für iOS und Android. Die Software unterstützt No-Show-Handling: Räume, die nicht belegt werden, werden automatisch wieder freigegeben. Sensoren können zusätzlich die tatsächliche Nutzung erfassen.
Raumbuchung, Desk-Sharing und Besuchermanagement
Integration mit Outlook, Exchange, Google, MS Teams und Slack
Mobile Apps für iOS und Android
Automatisches Freigeben von nicht genutzten Räumen
Unterstützung für Raumdisplays und Servicebuchungen (z. B. Catering)
Analysen zu Nutzung, Auslastung und Flächenbedarf
API für individuelle Integrationen
Robin stellt ein Data Processing Addendum (DPA) für Kunden aus der EU zur Verfügung und verweist in seiner Privacy Policy auf die Anforderungen der General Data Protection Regulation (GDPR). Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in den USA, betrieben durch AWS.
Preise von Robin:
Die Preise werden nicht öffentlich auf der Website gezeigt.
#4 Eptura Engage
Eptura Engage ist eine international eingesetzte Software für Raumbuchung und Arbeitsplatzverwaltung mit Schwerpunkt auf Enterprise-Anforderungen. Neben der Software bietet der Hersteller auch eigene Displays für Besprechungsräume, die direkt mit dem System verbunden sind.
Die Software unterstützt Raumbuchung, Desk-Sharing, Parkplatz- und Spindverwaltung. Buchungen lassen sich über Outlook-Add-ins oder direkt im Web- und Mobile-Interface vornehmen. Grundrisspläne zeigen verfügbare Plätze, während Regeln und Workflows die Nutzung steuern. Ergänzend stehen Analysen und Reports zur Auslastung bereit, und Services wie Catering oder technische Ausstattung können bei Bedarf mitgebucht werden.
Raumbuchung, Parkplatz- und Spindverwaltung
Integration in Outlook / Office 365
Digitale Türschilder (eigene Hardware)
Interaktive Grundrissansicht
Genehmigungs-Workflows und Buchungsregeln
Analysen und Berichte zur Auslastung
Service- und Cateringbuchung
Das Hosting erfolgt in der Microsoft Azure Cloud, mit Datenresidenz in der EU. Für deutsche Kunden werden Daten in europäischen Rechenzentren verarbeitet; Auftragsverarbeitungsverträge nach DSGVO sind verfügbar.
Preise von Eptura Engage:
Eptura Engage gibt die Preise auf der Website nicht bekannt. Eine kostenlose Testversion oder Produktdemo zeigt die Website ebenfalls nicht.
#5 YaRooms
YaRooms ist ein europäischer Anbieter aus Rumänien, der eine modulare Plattform für Raum- und Arbeitsplatzbuchung entwickelt. Das System ist auf hybride Arbeitsmodelle ausgerichtet und kombiniert klassische Reservierungsfunktionen mit Nachhaltigkeits-Features wie CO₂-Tracking.
Neben der Raum- und Desk-Buchung können auch Besucher verwaltet und digitale Türschilder genutzt werden. Buchungen erfolgen über Web, Mobile App oder direkt im Outlook- und Google-Kalender. Über Berichte und Dashboards lassen sich Auslastung und Nutzungsdaten nachvollziehen.
Raum- und Arbeitsplatzbuchung
Besucher- und Empfangsmanagement
Digitale Türschilder (Signage)
Hybrid Planner für Anwesenheitstage
Interaktive Standortkarten und Grundrisse
Reporting und CO₂-Tracking
Outlook- und Google-Integration
YaRooms ist DSGVO-konform und nach ISO 27001 und ISO 27701 zertifiziert. Kundendaten aus Europa werden in Azure-Rechenzentren in den Niederlanden verarbeitet.
Preise von YaRooms:
Die Preise beginnen bei 99 € pro Monat im Starter-Paket und für 10 Nutzer. Größere Pakete liegen bei 399 und 899 € pro Monat. Die Abrechnung erfolgt pauschal, unabhängig von der Nutzerzahl. Das Besuchermanagement kommt mit 99 € pro Monat und Objekt hinzu.
#6 deskbird
deskbird ist ein Anbieter aus der Schweiz, der sich auf Buchungslösungen für hybride Arbeitsplätze spezialisiert hat. Neben der Raumbuchung umfasst die Plattform auch Parkplatzreservierungen und Teamplanung.
Arbeitsplätze und Räume lassen sich über die Mobile App oder den Desktop buchen. Zusätzlich stehen Funktionen wie QR-Code-Check-in und ein Teamkalender zur Verfügung, der zeigt, wann Kolleginnen und Kollegen im Büro sind. Ein Analytics-Dashboard gibt Einblick in Anwesenheit und Auslastung.
Raumbuchung, Desk-Sharing und Parkplatzverwaltung
Mobile App für iOS und Android
QR-Code-Check-in
Teamkalender mit Anwesenheitsübersicht
Integrationen in Outlook, MS Teams, Slack und HR-Systeme (z. B. Personio, Workday)
Analysen zur Büroauslastung
Das Hosting erfolgt in europäischen Rechenzentren, unter anderem in Frankfurt am Main. deskbird ist DSGVO-konform und erfüllt auch die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (nDSG).
Preise von deskbird:
deskbird bietet eine Lizenzierung pro Nutzer. Der Einstieg liegt bei 2,80 € pro Nutzer und Monat im Paket Starter, das Business-Paket bei 3,80 € pro Nutzer und Monat, wobei sich die Preise mit steigender Nutzerzahl senken. Für größere Unternehmen sind individuelle Enterprise-Pläne verfügbar.
#7 Roomzilla
Roomzilla ist eine cloudbasierte Software für Raum- und Arbeitsplatzbuchung mit Fokus auf einfache Einführung und Bedienung. Das System wird international eingesetzt und wird unter anderem in Start-ups, Coworking Spaces und Bildungseinrichtungen genutzt.
Die Plattform erlaubt die Reservierung von Räumen, Desks und Ausstattung wie Beamer oder Whiteboards. Ein besonderes Merkmal ist die Tablet-App für Türdisplays, die den aktuellen Status eines Raums anzeigt. Nutzer können über QR-Codes einchecken; bleibt ein Check-in aus, wird die Buchung automatisch storniert. Grundrisse helfen bei der Orientierung, und eine Kalender-Synchronisation mit Google und Outlook 365 ist integriert.
Raum- und Arbeitsplatzbuchung
Verwaltung von Ausstattung, zum Beispiel von Beamern
Tablet-App für Türdisplays
QR-Code-Check-in und automatische Stornierung bei No-Shows
Interaktive Grundrisse
Reporting und Exportfunktionen
Integration mit Google Kalender und Outlook 365
In Bezug auf Datenschutz wirbt Roomzilla mit DSGVO-Konformität, allerdings ohne öffentliche Zertifizierungen. Gehostet wird in der Cloud, konkrete Rechenzentrumsstandorte nennt der Anbieter nicht.
Preise von Roomzilla:
Roomzilla bietet ein kostenloses Paket für bis zu drei Räume oder Desks. Darüber hinaus liegt der Standardtarif bei 10 USD pro Ressource und Monat (jährliche Abrechnung). Im Business-Tarif mit erweiterten Funktionen kostet ein Raum 17 USD pro Monat, ein Desk weitere 10 USD pro Monat.
#8 Microsoft Bookings
Microsoft Bookings ist Teil der Microsoft-365-Suite und wurde ursprünglich als Terminbuchungs-Tool entwickelt. Neben klassischen Services wie Beratung oder Schulungen kann es auch für die Reservation von Räumen und Ressourcen genutzt werden.
Das System erstellt eine öffentliche Buchungsseite, über die interne und externe Nutzer Termine oder Räume reservieren können. Bestätigungen und Erinnerungen erfolgen automatisch per E-Mail. Über die direkte Integration in Outlook und Microsoft Teams erscheinen Buchungen im Kalender der Beteiligten, und Teams-Meetings lassen sich automatisch hinzufügen.
Termin- und Ressourcenbuchung über eine Weboberfläche
Automatische Bestätigungen und Erinnerungen
Kalender-Integration mit Outlook und Teams
Verwaltung von Mitarbeitenden und Ressourcen in einem zentralen Kalender
Mobile und Desktop-Nutzung
Die Software läuft auf der Microsoft-365-Infrastruktur und erfüllt die DSGVO-Anforderungen. Für Kunden in Deutschland werden Daten in Rechenzentren in Frankfurt am Main und Berlin gespeichert. Microsoft verfügt über zahlreiche Sicherheitszertifizierungen (ISO 27001, SOC, C5).
Preise von Microsoft Bookings:
Microsoft Bookings ist in den meisten Microsoft-365-Business- und Enterprise-Lizenzen enthalten. Schon ab dem Paket Microsoft 365 Business Basic (5,60 € pro Nutzer/Monat) ist es verfügbar. Ein eigenständiger Preis wird nicht erhoben.
Welche Features machen PULT zu einer beliebten Raumbuchungssoftware?
PULT zeigt dir alle verfügbaren Besprechungsräume für deinen gewählten Zeitraum an. Wähle anhand von Bildern, Detailbeschreibungen, Anzahl der Sitzplätze sowie weiterer Ausstattung wie vorhandener Technik oder Komfortausstattung.
Mit intelligenten Filtern kannst du Besprechungsräume nach zeitlicher Verfügbarkeit, Kapazität und Ausstattung (wie Bildschirm oder Whiteboard) filtern.
Raumbuchungen werden direkt und automatisch mit deinem Kalender synchronisiert. Gleichzeitig werden die eingeladenen Kollegen benachrichtigt.
Füge der Raumbuchung Catering- und Serviceoptionen hinzu. So ist deine Veranstaltung direkt vollständig durchgeplant und du musst dich nicht gesondert darum kümmern.
Mit PULT verwaltest du auch Einzelarbeitsplätze, Zonen und Parkplätze. Der Check-in erfolgt mit PULT Presence automatisch: Sobald sich Laptop oder Smartphone deiner Angestellten mit dem Unternehmens-WLAN verbinden, wird die Anwesenheit erkannt. Andernfalls wird die Buchung automatisch wieder freigegeben und steht anderen zur Verfügung.
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Hybrides Arbeiten
Return to Office 2025: Zahlen, Studien & erfolgreiche Maßnahmen
Return to Office (RTO) bedeutet die Rückkehr ins Büro nach Phasen mit hohem Homeoffice-Anteil. In Deutschland liegt die durchschnittliche Anwesenheit aktuell bei 3,6 Tagen pro Woche, die Büroauslastung bei 72 Prozent. Homeoffice bleibt dabei auf stabilem Niveau: 24,5 Prozent der Beschäftigten arbeiten zumindest teilweise von zu Hause, im Schnitt 1,6 Tage pro Woche. Studien zeigen: Zwangsvorgaben für die Rückkehr ins Büro erhöhen die Fluktuation, senken die Zufriedenheit der Angestellten und wirken sich negativ auf deren Performance aus.
Beschäftigte in Deutschland verbringen durchschnittlich 3,6 Tage pro Woche im Büro, die Büroauslastung in den großen Städten liegt bei 72 Prozent.
24,5 Prozent der Beschäftigten arbeiten regelmäßig im Homeoffice, im Durchschnitt 1,6 Tage pro Woche.
Eine Return to Office Pflicht führt laut Studien zu sinkender Zufriedenheit und wirkt negativ auf die Produktivität.
Solltest du eine Return to Office Policy als Zwang einführen, riskierst du eine erhöhte Fluktuation, besonders bei Frauen, High-Performern und Millennials.
Die Attraktivität des Büros ist der größte Hebel dafür, dass Angestellte freiwillig ins Büro zurückkehren, um dessen Vorzüge wahrzunehmen.
Was bedeutet „Return to Office“ (RTO)?
Return to Office (RTO) beschreibt die Rückkehr ins Büro nach Phasen mit hohem Remote- oder Homeoffice-Anteil. Der Begriff hat sich vor allem in der Zeit nach der Covid-Pandemie etabliert. Return to Office kann seitens des Arbeitgebers freiwillig oder verpflichtend organisiert sein.
Abgrenzung: Return to Office vs. Office first vs. Hybrid Work
Homeoffice und Remote Work: Arbeit außerhalb des Büros, dauerhaft oder an bestimmten Tagen.
Hybrid Work: Kombination aus Büro- und Heimarbeit, oft mit festen Team-Regeln (z. B. zwei bis drei Tage Präsenz, Rest Homeoffice).
Office-first vs. Remote-first: Grundhaltung bezüglich des Arbeitsortes, entweder Büro als Hauptarbeitsort oder eben das Homeoffice.
Return to Office Policy: verbindliche Vorgabe des Arbeitgebers, zum Beispiel mindestens drei Tage pro Woche im Büro.
Anreizbasierter Return to Office: Angebot attraktiver Büroflächen, Teamtage, Zonen im Büro für die Zusammenarbeit im Team und Desk-Sharing, sodass die Büropräsenz als Mehrwert wahrgenommen wird.
Die Bedeutung von Return to Office
Der Return to Office Gedanke verfolgt das Ziel, die Zusammenarbeit, Zugehörigkeit, Unternehmenskultur und Innovationsfähigkeit im Büro zu stärken.
Solltest du Return to Office jedoch als Zwang ausrollen, riskierst du im gleichen Atemzug, dass Teile deiner Belegschaft unzufrieden werden oder sich neu orientieren.
Wenn du stattdessen hybride Arbeitsmodelle etablierst und dein Büro durch Desk-Sharing, Ruhezonen für stilles und konzentriertes Arbeiten, Meetingbereiche und Zonen für die Zusammenarbeit attraktiver machst, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass deine Angestellten freiwillig im Büro anwesend sind und dessen Vorteile genießen.
Aktuelle Zahlen zu Homeoffice und Büroanwesenheit für Deutschland
Die Rückkehr ins Büro hat sich letztes Jahr in Deutschland weiter verstärkt. Parallel dazu bleibt Homeoffice ein fester Bestandteil der Arbeit.
Beschäftigte in den sieben größten Städten verbringen durchschnittlich 3,6 Tage pro Woche im Büro. Damit liegt die Präsenz wieder fast auf Vor-Corona-Niveau.
Die Büroauslastung steigt tendenziell, zuletzt von 69 auf 72 Prozent. Vor der Pandemie waren es rund 79 Prozent.
Die Anzahl der Angestellten, die mindestens gelegentlich im Büro arbeiten, beträgt 89 Prozent, abhängig von Standort und Branche bewegt sie sich zwischen 86 und 93 Prozent.
Dienstag bis Donnerstag gelten als die stärksten Präsenztage. An Montagen und Freitagen wird am häufigsten von zu Hause gearbeitet.
24,5 Prozent der Beschäftigten arbeiten im Februar 2025 zumindest teilweise im Homeoffice. Im Durchschnitt ergibt das 1,6 Tage pro Woche.
Präsenz auswerten: PULT Presence
Mit PULT Presence erfolgt der Arbeitsplatz-Check-In automatisch, sobald Mitarbeiter ihr Gerät mit dem Unternehmens-WLAN verbinden.
✔ Nutzt bestehende Infrastruktur ✔ Echtzeit-Auslastung & transparente Anwesenheit ✔ Keine zusätzliche Hardware, keine Klicks, kein Aufwand ✔ Vollständig DSGVO-konform
Mehrere aktuelle Untersuchungen zeigen, dass eine erzwungene Rückkehr ins Büro die Produktivität nicht steigert. Stattdessen sinkt die Zufriedenheit und die Bindung an den Arbeitgeber wird schwächer.
Eine Studie der Universität Pittsburgh hat über 100 börsennotierte Firmen analysiert, die eine verpflichtende Rückkehr ins Büro eingeführt haben. Ergebnis: Keine messbaren Leistungsgewinne, aber ein Rückgang der Mitarbeiterzufriedenheit.
Eine weitere Untersuchung auf Basis von über drei Millionen LinkedIn-Profilen zeigt, dass nach der Einführung von Return to Office Policies die Fluktuation deutlich steigt. Besonders betroffen sind Frauen, High-Performer und jüngere Generationen.
Parallel dazu verlängert sich die Time-to-Hire (Zeit, bis eine Stelle besetzt wird). Die Quote erfolgreicher Einstellungen sinkt.
Studien aus den USA und Europa bestätigen: Die Motivation, freiwillig ins Büro zu kommen, hängt stark mit der Gestaltung des Arbeitsplatzes und mit klarer Kommunikation zusammen, nicht jedoch mit Zwang.
Solltest du eine verpflichtende Return to Office Policy einführen wollen, kannst du nicht erwarten, dass die Leistung steigt. Im Gegenteil: Du riskierst, dass wertvolle Teile deiner Belegschaft unzufrieden werden und/oder gehen.
Wenn du möchtest, dass Mitarbeiter öfter und gern ins Büro kommen, erreichst du das durch einen attraktiven Arbeitsplatz, der deine Mitarbeiter mit Angeboten lockt, die das Homeoffice nicht leisten kann.
Wie bekomme ich Mitarbeiter freiwillig zurück ins Office?
Der Return to Office Gedanke funktioniert am besten durch eine attraktive Gestaltung der Arbeitsbedingungen im Büro. Je höher die Aufenthaltsqualität, desto stärker der Anreiz, regelmäßig zurückzukommen. Dein Büro sollte Vorteile bieten, die deine Angestellten im Homeoffice nicht erleben.
1. Raumkonzepte und Zonierung
Multispace-Prinzip: Plane unterschiedlich ausgestaltete Zonen für konzentriertes Arbeiten, Zusammenarbeit, Austausch und Erholung.
Rückzugszonen: Akustisch abgeschirmte Arbeitsplätze mit Stellwänden, textilen Oberflächen und Pflanzen senken den Lärmpegel. In einem auf diese Weise beruhigten Büro können sich Menschen nachweislich besser und länger konzentrieren.
Teamzonen: Rollbare Möbel machen die Büroflächen und dafür eingerichtete Zonen wandelbar. Tische, Sitzgelegenheiten, Whiteboards und Trennwände lassen sich je nach Bedarf zusammenschieben, sodass diese Möbel zur jeweiligen Projektarbeit passen.
Telefonboxen und kleine Meetingräume: Diese Räume entlasten Großraumbüros akustisch und verhindern, dass Telefonate oder Videokonferenzen den Rest des Teams stören.
2. Akustik und Ruhe
Schallabsorber, Deckensegel und Stellwände reduzieren den Nachhall und Hintergrundgeräusche.
Begrünung mit Pflanzen oder begrünte Trennwände verbessern die Akustik, das Raumklima und die Atmosphäre.
Zonen für stilles Arbeiten solltest du klar getrennt halten von Bereichen für Austausch und Teamarbeit. Durch diese klare Zonierung fällt es auch deinen Angestellten leicht, für das jeweilige Vorhaben den richtigen Bereich aufzusuchen.
Tipp: In PULT kannst du das Büro in Zonen unterteilen und den jeweiligen Zweck festlegen.
3. Licht und Klima
Natürliches Tageslicht ist ein wichtiger Faktor für das persönliche Wohlbefinden der Menschen. Positioniere daher Arbeitsplätze nahe an Fenstern und nutze Glaswände, wenn Raumtrenner nötig sind, um das Licht tief in die Fläche zu ziehen.
Die künstliche Beleuchtung muss in Deutschland mindestens 500 Lux am Arbeitsplatz erreichen und dimmbar sein. Leuchten mit neutralweißem Spektrum, also von 4.000 bis 5.000 Kelvin, wirken positiv auf die Wachheit und die Konzentration.
Bedenke auch das Raumklima: Moderne Lüftungsanlagen, CO₂-Monitoring und eine Temperatur zwischen 21 und 23 Grad Celsius schaffen bessere Arbeitsbedingungen.
4. Entspannung und Pause
Lounges mit Sofas und Sesseln bieten deinen Angestellten körperliche Entspannung während des Arbeitsalltags. Sie sind eine gern gesehene und genutzte Alternative zum Bürostuhl, zumindest zeitweise, in Calls oder Pausen. Mit bereitgestellten Laptopständern können deine Mitarbeiter aber auch in den Sesseln konzentriert weiterarbeiten.
Eine gut ausgestattete Küche mit Kühlschrank, Mikrowellengerät, Wasserkocher, Kaffee, Tee und Wasserstationen wertet das Büro und die Pausenzeiten auf.
Snacks und Getränke sowie ein Kantinenangebot erhöhen die Aufenthaltsqualität und bieten einen Vorteil gegenüber dem Homeoffice, wo sich deine Angestellten um jede Mahlzeit selbst kümmern müssen.
Tipp: Der Obstkorb als angeblicher Benefit in Stellenausschreibungen ist längst zum negativ belegten Internet-Meme geworden.
Hingegen sind hochwertig und gemütlich ausgestattete Pausenbereiche, ein ständig verfügbares Getränke- und Snackangebot oder gar eine Kantine ein echter Wert. Diese Vorteile lassen sich gegenüber Bewerbern gut kommunizieren.
5. Technik für den Wechsel zwischen Homeoffice und Büro
Wenn du möchtest, dass Mitarbeiter dein Büro gern nutzen, dann solltest du es technisch so ausstatten, dass der Wechsel zwischen Homeoffice, Büro sowie Zonen und Besprechungsräumen problemlos funktioniert. Das sorgt auch dafür, dass deine Mitarbeiter sehr einfach zwischen den verschiedenen Zonen wechseln können.
Stauraum für persönliche Gegenstände: Spinde oder Schließfächer sind praktisch und komfortabel, wenn viele Mitarbeiter häufig zwischen Büro und Homeoffice wechseln. Darin lassen sich Jacken, Rucksäcke oder Fahrradhelme sicher verstauen.
In abschließbaren Fächern können persönliche Arbeitsutensilien wie Maus, Tastatur, Headset oder Noise-Cancelling-Kopfhörer gelagert werden. So müssen diese Dinge nicht jedes Mal transportiert werden.
Jeder Arbeitsplatz sollte mit Dockingstationen oder Monitoradaptern ausgestattet sein. Deine Angestellten können dann sehr leicht ihren Laptop mit den vorhandenen Monitoren verbinden und haben sofort ein großes Setup.
Meetingräume: Statte deine Besprechungsräume mit hochwertiger Konferenztechnik (Mikrofone, Kameras, große Displays) aus. Achte darauf, dass alle Teilnehmer – ob im Raum oder remote – gleichwertig eingebunden werden.
Sensorik und Monitoring: Mit Sensoren für Raumbelegung, Luftqualität und Temperatur gewinnst du wertvolle Daten. Du erkennst, wann Räume stark genutzt werden, ob die Luftqualität nachlässt oder ob die Temperatur angepasst werden muss. Diese Daten helfen dir bei der fortlaufenden Optimierung von Flächen, da du den tatsächlichen Bedarf ablesen und danach handeln kannst.
Desk Booking Software: Mit einer Buchungs-App können Mitarbeiter im Voraus Arbeitsplätze, Zonen und Besprechungsräume reservieren. Auf diese Weise stellst du sicher, dass deine Angestellten einen fair verteilten Zugriff auf die angebotenen räumlichen Ressourcen haben.
Return to Office mit Desk Booking erleichtern
Return to Office gelingt am besten, wenn Büroflächen so genutzt werden, dass sie echte Vorteile gegenüber der Arbeit im Homeoffice bieten. Durch Desk Sharing lassen sich bis zu 30 % der Bürofläche sparen, die vorher von fest zugewiesenen Einzelarbeitsplätzen belegt wurde.
Diese Fläche kannst du in Zonen für Zusammenarbeit, Projektarbeit und Pausen umwandeln. Erhebungen zeigen, dass gerade diese Bereiche stärker nachgefragt sind als klassische Einzelarbeitsplätze. So entsteht ein Büro, das attraktiv ist, Abwechslung bietet und die Anwesenheit lohnenswert macht.
Damit das im Arbeitsalltag funktioniert, brauchst du eine Plattform, die die Platzvergabe und Buchung einfach macht. Mit der Platzbuchung in PULT stellen deine Angestellten sicher, dass der Raum, die Zone oder der Schreibtisch zum richtigen Zeitpunkt frei und verfügbar ist.
Arbeitsplatzbuchung: Schreibtische per Klick reservieren, integriert in Slack und MS Teams.
Raumbuchung: Besprechungsräume ohne Konflikte nutzen, inklusive Ausstattung wie Whiteboards, Displays und Catering.
Wochenplaner: Überblick, wer wann im Büro ist. So legst du Teamtage sinnvoll fest.
Büroauswertung: Daten zur Auslastung, um die Büroauslastung auszulesen.
Parkplätze & Besuchermanagement: Stellplätze einfach reservieren und Gäste empfangen.
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