Shared Workspace: Vorteile, Nachteile, Kosten

Shared Workspace: Worin liegen die Vorteile gegenüber dem eigenen Büro?

Büros sind längst nicht mehr voll ausgelastet. Nach Angaben des Statistischen Bundesamts arbeiten mittlerweile 23,5 % aller Erwerbstätigen zumindest gelegentlich im Homeoffice, also fast doppelt so viele wie vor der Pandemie (2019: 12,8 %). Shared Workspaces sind eine pragmatische Antwort auf diese veränderte Arbeitsrealität. Das Konzept ist einfach: Mehrere Nutzer teilen sich Arbeitsräume und die dazugehörige Infrastruktur. In diesem Artikel erfährst du, was ein Shared Workspace ist, welche verschiedenen Formen es gibt und wie sie sich von anderen Arbeitsplatzkonzepten unterscheiden.

Was ist ein Shared Workspace?

Ein Shared Workspace ist eine Arbeitsfläche, die von mehreren Nutzern und Unternehmen geteilt wird, entweder gleichzeitig oder zeitversetzt. Im Unterschied zu klassischen Büros, bei denen ein Unternehmen alleiniger Mieter einer abgeschlossenen Fläche ist, können hier Plätze, Räume oder ganze Zonen abwechselnd nach Bedarf genutzt werden. Die Nutzer teilen sich dabei die Infrastruktur: WLAN, Drucker, Meetingräume, Küche und oft auch Services wie Empfang oder Reinigung.

‍Die Nutzerstruktur ist vielfältig: Selbstständige, kleine Unternehmen, Projektteams oder Mitarbeiter größerer Organisationen, die temporär einen festen Arbeitsort benötigen. Auch Teams, die sich nur an bestimmten Tagen physisch treffen, nutzen Shared Workspaces zur punktuellen Organisation, ohne dauerhaft Flächen vorhalten zu müssen.

Abgrenzung: Shared Workspace vs. Coworking vs. eigenes Büro

Der Begriff "Shared Workspace" wird oft fälschlich mit Coworking gleichgesetzt. Tatsächlich gibt es klare Unterschiede:

‍Coworking setzt auf eine offene, netzwerkorientierte Arbeitskultur. Der Austausch zwischen verschiedenen Branchen und Personen steht im Vordergrund. Coworking Spaces sind meist offen gestaltet, bieten Events und fördern bewusst die Community-Bildung. Feste Arbeitsplätze gibt es selten.

‍Shared Workspaces sind funktionaler gedacht: Arbeitsplätze mit Struktur, die buchbar, teilbar und skalierbar sind, aber ohne den expliziten Community-Fokus. Hier geht es primär um die kosteneffiziente, gemeinsame Nutzung von Büroinfrastruktur, nicht um Networking.

Eigene Büros bieten maximale Kontrolle und Privatsphäre, erfordern aber langfristige Mietverträge und hohe Fixkosten. Laut CBRE Deutschland betragen die durchschnittlichen Mietkosten für Büroflächen in deutschen A-Städten mindestens 15-25 Euro pro Quadratmeter monatlich – zuzüglich Nebenkosten, Einrichtung und Verwaltungsaufwand.

Shared Workspace

• Flexibilität: Hoch (tages- bzw. monatsweise buchbar)
• Community-Fokus: Gering
• Planbarkeit: Mittel
• Kosten: 200 – 600 €/Platz/Monat
• Ausstattung: Vollständig inklusive

Coworking

• Flexibilität: Sehr hoch (stundenweise buchbar)
• Community-Fokus: Hoch
• Planbarkeit: Gering
• Kosten: 20 – 50 €/Tag
• Ausstattung: Vollständig inklusive

Eigenes Büro

• Flexibilität: Niedrig (meist Jahresverträge)
• Community-Fokus: Keiner
• Planbarkeit: Hoch
• Kosten: 800 – 1500 €/Platz/Monat
• Ausstattung: Muss selbst beschafft werden

Welche Arten von Shared Workspace gibt es?

Shared Workspace ist kein einheitliches Konzept, sondern ein Sammelbegriff für vier Hauptformen: Coworking-Style Bereiche (offene Arbeitsflächen ohne feste Plätze), Business Center (geschlossene Büroräume mit geteilten Services), Office Sharing (Bürogemeinschaften durch Untervermietung) und Hybrid-Lösungen (Mischformen). Die verschiedenen Modelle richten sich an unterschiedliche Zielgruppen und Bedürfnisse.

Coworking-Style Bereiche

Offene Arbeitsbereiche, in denen verschiedene Personen und Unternehmen nebeneinander arbeiten, ohne feste Platzzuweisung. Die Atmosphäre ist informell und Austausch erwünscht, aber nicht zwingend. Neben Arbeitsplätzen gibt es meist Gemeinschaftsräume, Telefonkabinen und manchmal Events.
‍Typische Nutzer: Selbstständige, Start-ups, hauptsächlich mobil arbeitende Teams, Einzelpersonen mit Bedarf an professioneller Infrastruktur.

Business Center

Geschlossene Büroräume von sehr unterschiedlicher Größe, die sich mehrere Firmen oder Teams teilen. Die Räume sind klar abgegrenzt, Besprechungszimmer, Empfang oder Küche werden gemeinsam genutzt. Oft mit zusätzlichen Services wie Postempfang, Telefonservice oder Sekretariatsdiensten.
‍Geeignet für: etablierte Unternehmen, die Repräsentanz benötigen, Teams mit Vertraulichkeitsanforderungen, Beratungsunternehmen.

Office Sharing

Klassische Bürogemeinschaften, bei denen ein Hauptmieter freie Flächen an andere Unternehmen untervermietet. Entstehen oft, wenn Firmen nach Verkleinerung, Fusionen oder erhöhtem Homeoffice-Anteil Platz übrig haben. Die Kostenaufteilung erfolgt meist über einfache Nebenkostenumlage.
‍Besonders verbreitet in Großstädten, wo Büroflächen knapp und daher teuer sind.

Hybrid-Ansätze

Mischformen, die Elemente verschiedener Modelle kombinieren. Beispielsweise Business Center mit optionalen Coworking-Bereichen oder Office-Sharing-Gemeinschaften mit Zusatzflächen für wachsende Teams. Diese Modelle entstehen oft organisch, wenn Anbieter und Vermieter auf die Kundenbedürfnisse reagieren.

Die Grenzen verschwimmen jedoch zunehmend, da Anbieter ihre Konzepte an die lokale Nachfrage anpassen.

Vorteile und Nachteile der Shared Workspace

 Shared Workspaces kosten weniger als eigene Büros, brauchen aber einen Aufschlag für die Flexibilität. Bei kurzer Nutzung (unter 2 Jahren) oder schwankenden Teamgrößen sind sie meist günstiger. Wer jedoch langfristig und konstant dieselbe Fläche braucht, fährt mit einem eigenen Mietvertrag besser.

Kosten eines Shared Workspace

Shared Workspaces reduzieren die Bürokosten erheblich. Büromietpreise in deutschen Großstädten liegen bei 24-29 Euro pro Quadratmeter monatlich: Berlin mit 29 Euro/m², gefolgt von München mit 24,70 Euro/m² und Frankfurt (24,30 Euro/m²). Bei durchschnittlich 10-15 Quadratmetern pro Arbeitsplatz entstehen Grundmietkosten von 240 bis 435 Euro monatlich, zuzüglich Nebenkosten, Einrichtung und Verwaltung. Shared Workspaces bieten demgegenüber oft eine günstigere Komplettlösung ohne zusätzliche Investitionen.

‍Der Nachteil eines Shared Workspace: Die höhere Flexibilität kostet einen Aufschlag. Shared Workspace-Anbieter kalkulieren Leerstand, Service und Gewinnmarge ein. Bei langfristiger, konstanter Nutzung kann das eigene Büro günstiger werden.

Spagat zwischen Flexibilität und Planbarkeit eines Shared Workspace

Shared Workspaces ermöglichen eine schnelle Anpassung bei schwankenden Teamgrößen oder Projektphasen. Teams können bei Bedarf zusätzliche Plätze buchen oder bei ruhigeren Phasen reduzieren. Besonders für projektbasiert arbeitenden Unternehmen oder Start-ups mit unvorhersehbarem Wachstum ist das ein deutlicher Vorteil.

‍Parallel dazu entstehen Unsicherheiten: Beliebte Plätze oder Räume sind nicht immer verfügbar. In stark nachgefragten Lagen berichten Nutzer von Buchungsproblemen, besonders montags und nach Ferien. Einige Anbieter lösen das über Wartelisten oder Premium-Mitgliedschaften mit garantierten Plätzen.

‍Tipp: In der Booking Software PULT können die Nutzer des Shared Workspace ihren Arbeitsplatz verbindlich im Voraus buchen, direkt vom Smartphone aus.

Ablenkung und Produktivität in einem Shared Workspace

Offene Shared Workspaces können die Konzentration beeinträchtigen. Telefonkonferenzen, Gespräche anderer Nutzer und wechselnde Arbeitsplätze können störend wirken. Nutzer berichten von häufigeren Unterbrechungen als in eigenen Büros.

Andererseits berichten viele Nutzer von erhöhter Motivation durch die professionelle Arbeitsatmosphäre, im Vergleich zum Homeoffice oder zum immergleichen Büro.

Organisation und Verwaltung von Shared Workspaces

Die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen bringt verwaltungstechnische Herausforderungen mit sich, die bei eigenen Büros nicht existieren. Die Anbieter müssen Buchungen koordinieren, Auslastung überwachen und Konflikte zwischen Nutzern vermeiden.

Ohne systematische Organisation entstehen schnell Probleme: Doppelbuchungen, unklare Verfügbarkeiten und Streitigkeiten um begehrte Plätze.

Eine Umfrage des Bundesverbands Coworking Spaces Deutschland von 2023 zeigte, dass 34 % der Nutzer bereits Situationen erlebt haben, in denen gebuchte Arbeitsplätze bereits besetzt oder Besprechungsräume doppelt vergeben waren. Besonders in stark nachgefragten Lagen führt das zu Planungsunsicherheit und schlichtweg Frust.

Die meisten professionellen Anbieter setzen daher auf digitale Buchungssysteme. Diese Software ermöglicht Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfung, verhindert Doppelbelegungen und schafft Klarheit über die tatsächlich freien Kapazitäten. Nutzer können vorab prüfen und verbindlich reservieren, Anbieter erhalten detaillierte Auslastungsdaten für die Optimierung ihrer Flächen.

Moderne Buchungs- und Management-Tools wie die Software PULT integrieren Desk Booking, Raumverwaltung und Besuchermanagement in einer einheitlichen Plattform. PULT läuft komplett im Browser und funktioniert dadurch auf jedem Gerät, vom Smartphone über Laptop bis zum Desktop-PC.

Die Anbieter von Shared Workspaces erhalten detaillierte Nutzungsstatistiken und sehen in Echtzeit, welche Bereiche stark nachgefragt sind und wo noch Kapazitäten verfügbar sind. Diese Daten helfen bei Entscheidungen über Flächenerweiterung oder -umgestaltung. Nutzer profitieren von einer besonders einfachen Buchungserfahrung ohne Telefonate oder E-Mails: vom Einzelarbeitsplatz bis zum Konferenzraum alles in einer Anwendung.

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Shared Workspaces – Häufige Fragen und Antworten