Einblicke in den Betrieb am Arbeitsplatz

Workplace Experience: Das Wichtigste in Kürze

• Workplace Experience beschreibt das Gesamterlebnis, das Mitarbeiter in ihrer Arbeitsumgebung haben: bestehend aus Räumen, Technik, Services und Kultur.
• Eine gute Workplace Experience entsteht, wenn Angestellte eine positive Kultur erleben und Büroflächen, digitale Systeme und organisatorische Abläufe gut ineinandergreifen.
• Hybrides Arbeiten verändert die Anforderungen an den Arbeitsplatz: Weniger feste Schreibtische, mehr Zonen für Teamarbeit, Ruhe und Pausen.
• Die Qualität der Workplace Experience lässt sich durch Mitarbeiterfeedback, Auslastungsdaten, Anwesenheitsmessungen und externe Bewertungen erfassen.
• Mit PULT kannst du Workplace Experience sichtbar machen, Trends bei der Nutzung erkennen und dein Büro gezielt verbessern.

Was bedeutet „Workplace Experience“?

Workplace Experience beschreibt das Gesamterlebnis von Mitarbeitern an ihrem Arbeitsplatz und der zugehörigen Umgebung. Dazu gehören drei eng miteinander verbundene Bereiche: die Räume, in denen sie arbeiten, die Technik, die sie nutzen, und die Kultur, die sie vorfinden und mitprägen.

Warum ist die Workplace Experience wichtig?

Eine positive und gesteuerte Workplace Experience ist wichtig, weil der Wechsel zwischen Homeoffice und Büro (hybrides Arbeiten), der Wettbewerb um Fachkräfte und steigende Erwartungen an den Arbeitsplatz neue Anforderungen schaffen.

Du musst deine Räume, die eingesetzte Technik und die Organisation so gestalten, dass sie mit den neuen Arbeitsformen Schritt halten. Nur so bleibt dein Büro ein Ort, den Menschen gerne nutzen und an dem sie produktiv arbeiten können.

Hybrides Arbeiten verändert die Büroflächen

Weil viele Mitarbeiter regelmäßig im Homeoffice arbeiten, stehen fest zugewiesene Schreibtische häufiger leer. Parallel dazu wünschen sich Mitarbeiter Räume für Austausch, Projektarbeit oder ruhige Zonen zum konzentrierten Arbeiten.

Um diese Vielfalt im Büro anbieten zu können, musst du Flächen umwidmen. Eine reduzierte Anzahl von Einzelarbeitsplätzen schafft Raum für Zonen, die tatsächlich gebraucht und gewünscht werden.

Damit die verbleibenden Schreibtische fair verteilt und genutzt werden können, brauchst du ein Buchungssystem, mit dem Mitarbeiter Arbeitsplätze und Räume im Voraus reservieren können.

Tipp: Die Arbeitsplatzbuchung in PULT ermöglicht deinen Angestellten, fair auf alle Arbeitsplätze, Räume, Zonen und Parkflächen zuzugreifen und diese verbindlich buchen zu können.

Der Arbeitsplatz entscheidet über die Arbeitgeberattraktivität

Im Wettbewerb um Fachkräfte spielt die Gestaltung des Arbeitsplatzes eine wichtige Rolle. Bewerber achten darauf, ob ein Büro moderne Zonen für Teamarbeit, Rückzugsmöglichkeiten, eine gute technische Ausstattung und Services bietet, die den Arbeitsalltag angenehm gestalten und sich sowohl von ihrer ehemaligen Firma als auch vom Homeoffice unterscheiden.

Wenn deine Büroflächen ein Angebot schaffen, das denen von Wettbewerbern und der Arbeit zu Hause überlegen ist, erhöhst du deine Chancen, neue Mitarbeiter zu gewinnen und bestehende zu halten.

Abläufe für die Arbeitsfähigkeit

Jede Unterbrechung im Büroalltag wirkt sich spürbar auf deine Angestellten aus. Solche Unterbrechungen können sein:

• Ein technisch gestörter Videocall mit einem Kunden
• Doppelt belegte Meetingräume
• Zu laute Großraumbüros ohne akustische Dämpfer 
• Fehlende Möglichkeiten zur körperlichen Entspannung 

Störungen dieser Art summieren sich und wirken sich negativ auf die Konzentrationsfähigkeit deiner Angestellten aus. Mit einer durchdachten Workplace Experience hingegen stellst du sicher, dass Räume und Technik zuverlässig funktionieren und der persönliche Workflow nicht unnötig ins Stocken gerät.

Die Workplace Experience stärkt die Bindung

Ein Büro, das abwechslungsreiche Arbeitsmöglichkeiten bietet, wirkt unmittelbar auf die Zufriedenheit. Wenn Mitarbeiter spüren, dass ihre Bedürfnisse nach Ruhe, Austausch und Komfort berücksichtigt werden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie im Unternehmen bleiben. Eine positive Workplace Experience trägt so direkt zur Senkung der Fluktuation bei.

Was beeinflusst die Workplace Experience?

Workplace Experience umfasst drei Bereiche: Räume, Technik und Kultur. Erst wenn du alle drei zusammen betrachtest, entsteht ein Arbeitsumfeld, das den Alltag wirklich verbessert.

Räume und Flächenaufteilung für eine positive Workplace Experience

Weil viele Mitarbeiter regelmäßig von zu Hause arbeiten, können Einzelarbeitsplätze reduziert werden. Wandle einen Teil dieser Flächen in Bereiche um, die stärker nachgefragt sind: Zonen für Projektarbeit, Besprechungen, ruhiges Arbeiten oder auch Pausen.

Studien zeigen, dass gerade diese Raumvielfalt bedeutend dafür ist, ob Menschen gerne ins Büro kommen. Der Kerngedanke ist, deinen Mitarbeitern mit der Raumaufteilung und -ausstattung Vorteile anzubieten, die sie zu Hause nicht haben. 

Mit einem Buchungssystem stellst du sicher, dass die verbliebenen Arbeitsplätze, Räume und Zonen planbar verfügbar sind.

Technik für eine gute Workplace Experience

Die digitale Ausstattung ist ein fester Bestandteil der Workplace Experience. Hardware und Software sollten deinem Team ein möglichst freies Arbeiten ermöglichen und niemals zum Flaschenhals der Produktivität werden.

Dazu gehören ein leistungsfähiges WLAN, Videokonferenzsysteme, große und teils mehrere Monitore pro Arbeitsplatz, Dockingstationen bzw. Monitoradapter für Laptops und Software für Kommunikation und Planung.

Ebenso wichtig sind Sensoren und Software, die Auslastung, Luftqualität oder Temperatur messbar und sichtbar machen. Wenn du diese Technik konsequent einsetzt, stellst du sicher, dass Mitarbeiter Arbeitsplätze und Räume ohne Störungen und in hoher Qualität nutzen können.

Kultur und Services entlang der Workplace Experience

Workplace Experience bedeutet auch, wie sich die Arbeit im Büro anfühlt. Dazu zählt die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, die Gestaltung von Regeln und Abläufen, aber auch Angebote wie Teamevents.

Diese Elemente wirken darauf, ob dein Büro ein Ort ist, an dem Menschen gerne Zeit verbringen. Sie ergänzen Räume und Technik um die soziale und organisatorische Dimension.

Tipp: Ein aktives Desk Sharing Konzept kann in dieser Hinsicht positiv auf die Workplace Experience wirken. Unter Desk Sharing werden Abteilungsgrenzen aufgeweicht. Kollegen sitzen nebeneinander, die sonst nichts miteinander zu tun hätten. So entstehen Gespräche und ein unternehmensweiter Austausch. 

Wie kann ich eine gute Workplace Experience bieten?

Eine gute Workplace Experience entsteht durch eine bewusste Planung und die schrittweise Umsetzung in deinem Unternehmen.

1. Ausgangslage erheben: Starte mit einer Bestandsaufnahme zu den vorhandenen Flächen und deren Nutzung, zur vorhandenen Technik und dem Mobiliar sowie zu den Erwartungen der Mitarbeiter an das Unternehmen. Nutze dafür Belegungsdaten, Feedback-Umfragen und Gespräche.
2. Verantwortlichkeiten klären: Die Workplace Experience betrifft mehrere Bereiche: IT, HR und Facility Management. Lege fest, wer welche Aufgaben übernimmt und wie ihr Entscheidungen gemeinsam trefft.
3. Büroflächen anpassen: Reduziere ungenutzte Einzelarbeitsplätze und nutze die Fläche für Zonen, die tatsächlich nachgefragt sind: Teamräume, Ruhezonen, Pausenbereiche. Ergänze ein Buchungssystem, damit Arbeitsplätze und Räume jederzeit fair verteilt werden.
4. Technik prüfen: Sorge für stabile Konferenzsysteme, Dockingstationen an Arbeitsplätzen und Software, die die Abläufe erleichtert.
5. Services und Kultur einbinden: Snacks & Getränke, Kantinenangebot, Aufenthaltsbereiche, Sportangebote, Mitarbeiter-Events, gemeinsame Workations, Workshops, Weiterbildungen zur privaten finanziellen Absicherung oder gesunden Lebensweise, Aufstiegsmöglichkeiten, psychologische Gespräche, Jobräder usw.
6. Rückmeldungen einholen: Frage regelmäßig nach, wie die Workplace Experience wahrgenommen wird. Nutze kurze Umfragen bzw. digitale Feedback-Tools.
7. Kontinuierlich verbessern: Die Arbeit an der Workplace Experience ist nie abgeschlossen. Die Bedürfnisse ändern sich, Technik entwickelt sich weiter. Plane deshalb regelmäßige Anpassungen und überprüfe, ob und welche Maßnahmen greifen.

Tipp: In PULT kannst du die Büroauslastung messen, die Büroflächen schrittweise umplanen und optimieren sowie unkompliziert Umfragen unter den Mitarbeitern durchführen.

Wie messe ich die Qualität der Workplace Experience?

Die Qualität der Workplace Experience misst du, indem du mehrere Informationsquellen kombinierst. Dazu gehören Rückmeldungen deiner Mitarbeiter, objektive Daten zur Nutzung, die Funktionsfähigkeit deiner Systeme und externe Bewertungen.

Wahrnehmung der Mitarbeiter zur Workplace Experience

• Umfragen: Kurze Befragungen im Monats- oder Quartalsrhythmus geben dir ein aktuelles Stimmungsbild.
• In-Office-NPS: Eine einfache Skala („Wie wahrscheinlich würdest du das Büro als Arbeitsplatz weiterempfehlen?“) liefert dir einen vergleichbaren Wert, den du regelmäßig verfolgen kannst.
• Feedback- und Jahresgespräche: In persönlichen Gesprächen erhältst du tiefergehende Einblicke, die in standardisierten Umfragen eher nicht sichtbar werden.

Objektive Nutzungsdaten

• Auslastung von Flächen: Mit Buchungssystemen oder Sensorik erkennst du, ob Arbeitsplätze, Besprechungsräume oder Ruhezonen in dem Maß genutzt werden, wie du es geplant hast.
• Präsenzquoten: Sie zeigen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten dein Büro besonders stark genutzt wird.
• Verweildauer: Gibt Hinweise, ob Mitarbeiter das Büro nur für einzelne Termine nutzen oder längere Arbeitsphasen dort verbringen.

Tipp: Mit PULT Presence wird die Büroanwesenheit der Mitarbeiter automatisch erfasst, sobald sich ihr Laptop oder Smartphone mit deinem Unternehmens-WLAN verbindet. Im Gegensatz zu schlichten Buchungsdaten erhältst du somit echte Werte zur Anwesenheit.

Technische Funktionsfähigkeit

• Stabilität von Systemen: Ausfallraten bei Videokonferenzen, WLAN oder Software.
• Bearbeitungszeiten von Tickets: Wie schnell Probleme behoben werden.

Externe Bewertungen und Signale

• Bewertungsplattformen wie Kununu oder Glassdoor: Kommentare und Bewertungen zeigen dir, wie das Arbeitsumfeld von (ehemaligen) Angestellten wahrgenommen wird, mit Blick auf Faktoren wie Arbeitsplatzgestaltung, Ausstattung oder Atmosphäre.
• Fluktuations- und Bewerbungsraten: Eine steigende Kündigungsquote oder sinkende Bewerberzahlen sind ebenfalls Signale dafür, dass die Workplace Experience nicht im Gleichgewicht ist.

Daten im Zusammenhang auswerten

Die größte Aussagekraft zur Qualität der Workplace Experience entsteht, wenn du die verschiedenen Quellen zusammenführst. Wenn interne Umfragen eine Unzufriedenheit mit der Raumverfügbarkeit zeigen, die Belegungsdaten gleichzeitig hohe Auslastung belegen und auf Bewertungsplattformen Kritik an der Bürogestaltung auftaucht, weißt du, dass Handlungsbedarf besteht.

Genauso kannst du prüfen, ob neue Maßnahmen wie zusätzliche Teamzonen oder verbesserte Technik sich in Feedback, Daten und Bewertungen positiv widerspiegeln.

Workplace Experience mit PULT messen und verbessern

Eine positive Workplace Experience entsteht für deine Angestellten durch das Zusammenspiel vieler Faktoren: Räume und Zonen, die verschiedene Arbeitsweisen ermöglichen. Technik, die zuverlässig funktioniert. Angebote und Services wie Gastronomie oder Aufenthaltsbereiche, die den Arbeitsalltag bereichern und die Annehmlichkeiten des Homeoffice überbieten. Und eine Kultur, die dafür sorgt, dass sich Menschen im Büro wohlfühlen. All diese Elemente greifen ineinander und bestimmen, wie der Arbeitsplatz erlebt wird.

Damit du diese Erfahrung nicht nur nach Bauchgefühl bewertest, sondern gezielt steuern kannst, brauchst du belastbare Daten, wie du sie in PULT erhältst:

• Office Insights: In PULT siehst du in Echtzeit, wie stark deine Büroflächen genutzt werden. Auf dieser Basis kannst du die Raumaufteilung schrittweise anpassen, Flächen neu zuordnen und über Umfragen direktes Feedback der Mitarbeiter einholen.
• PULT Presence: Neben den Buchungsdaten erhältst du mit Presence echte Anwesenheitswerte. Sobald sich Laptops oder Smartphones mit dem Unternehmens-WLAN verbinden, wird die Büroanwesenheit automatisch erfasst. So gewinnst du ein realistisches Bild, wie viele Mitarbeiter tatsächlich im Büro sind, unabhängig davon, ob sie zuvor eine Buchung vorgenommen haben.
• Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Deine Mitarbeiter können Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Zonen und Parkflächen zuverlässig reservieren. Auf diese Weise stellst du sicher, dass alle fair auf die vorhandenen Ressourcen zugreifen können und niemand vor belegten Plätzen steht.
• Desk Sharing aktiv gestalten: Abteilungsgrenzen werden durchlässiger, Kollegen aus verschiedenen Bereichen sitzen nebeneinander, und es entsteht Austausch, der im Alltag sonst nicht zustande käme.

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Arbeitsplatz-Sharing – Das Wichtigste in Kürz

• Arbeitsplatz-Sharing reduziert feste Einzelplätze und nutzt Büroflächen bedarfsorientiert für Fokus-, Team- und Meetingzonen.
• Das Teilen der Schreibtische senkt Betriebs- und Ausstattungskosten, skaliert mit Wachstum und fördert abteilungsübergreifenden Austausch.
• Erfolgsfaktoren von Desk Sharing sind standardisierte Ausstattung, verbindliche Buchungen mit No-Show-Regeln, Clean-Desk und ein 5–10 % Kapazitätspuffer auf Basis gemessener Auslastung.
• Die Umstellung auf flexible Modelle ist durch das Direktionsrecht (§ 106 GewO) gedeckt, erfordert Beteiligung des Betriebsrats sowie die Einhaltung von Arbeitsschutz, Ergonomie und DSGVO.

Was ist Arbeitsplatz-Sharing?

Unter Arbeitsplatz-Sharing, übergeordnet als Desk Sharing bezeichnet, versteht man die Nutzung derselben Büroarbeitsplätze durch mehrere Personen. Ein Arbeitsplatz ist dabei nicht mehr dauerhaft einer einzelnen Person zugeordnet, sondern wird nach Bedarf von wechselnden Mitarbeitern belegt.

Das Ziel des Arbeitsplatz-Sharing ist es, die Fläche für Einzelarbeitsplätze zu reduzieren. Da durch den mitunter hohen Homeoffice-Anteil viele Arbeitsplätze täglich ungenutzt sind, liegt es für Arbeitgeber nah, diese Plätze nicht mehr ungenutzt vorzuhalten, sondern das Angebot an Schreibtischen zu reduzieren. Die somit freigewordenen Flächen lassen sich dann anderen Zwecken zuführen.

• Sharing-Arbeitsplätze sind neutral gestaltet und nicht individuell eingerichtet.
• Mitarbeiter wählen oder buchen Arbeitsplätze abhängig von Bedarf und Präsenzzeit.
• Ordnung, Sauberkeit und Datenschutz werden über gemeinsame Regeln gesichert.

Abgrenzung von Arbeitsplatz-Sharing zu anderen Begriffen:

• Desk Sharing ist das übergeordnete Konzept; wird mit Arbeitsplatz-Sharing jedoch auch synonym verwendet
• Hot Desking: Das Pendant zu Desk Sharing im Sprachraum USA und UK
• Coworking: Nutzung von Arbeitsflächen als Dienstleistung durch unterschiedliche Unternehmen oder Selbstständige

Was sind die Vorteile von Arbeitsplatz-Sharing?

Das Arbeitsplatz-Sharing ermöglicht es, die Büroflächen wieder zweckmäßiger zu nutzen und Raum für neue Arbeitsweisen zu schaffen. Die zurückgewonnenen Flächen kannst du deinem Team zugutekommen lassen, in Form von modernen Pausenbereichen, Flächen für die gemeinsame Projektarbeit, Meetingräumen oder Telefonboxen. 

• Wenig genutzte Fläche wieder sinnvoll einsetzen: Wenn deine Angestellten nicht mehr täglich ins Büro kommen, bleiben viele Schreibtische leer. Mit Arbeitsplatz-Sharing kannst du diese Flächen anderweitig nutzen, etwa für Rückzugsräume, Projektarbeit oder Treffpunkte für kurze Besprechungen.
• Ausrichtung des Büros an der tatsächlichen Nutzung: Statt Arbeitsplätze für die Maximalbelegung vorzuhalten, planst du anhand realer Daten zur Büroanwesenheit. So vermeidest du dauerhaft leere Bereiche und setzt die vorhandene Bürofläche deutlich effizienter ein.
• Neue Kontakte zwischen den Abteilungen: Wenn deine Angestellten regelmäßig an wechselnden Tischen sitzen, begegnen sie häufiger Kollegen aus anderen Teams. Das schafft Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg und dient dem besseren Verständnis untereinander.
• Einfache Skalierbarkeit bei Veränderungen: Wächst dein Unternehmen oder entstehen kurzfristig Projektteams, musst du nicht sofort zusätzliche Flächen anmieten. Neue Mitarbeiter finden problemlos einen Platz in der bestehenden Struktur, da diese unter Arbeitsplatz-Sharing ohnehin auf wechselnde Mitarbeiter ausgerichtet ist.
• Reduzierte Nebenkosten: Weniger Arbeitsplätze bedeuten weniger Möbel, geringeren Reinigungsaufwand und eine schlankere technische Infrastruktur. Diese Entlastung macht sich direkt in den Betriebskosten bemerkbar.

Was sind die Nachteile von Arbeitsplatz-Sharing?

Nachteile beim Arbeitsplatz-Sharing entstehen durch fehlende Planung und mangelnde Akzeptanz in deinem Team: Fehlende Arbeitsplätze bei hoher Auslastung, Verlust des festen Arbeitsplatzes, zusätzlicher Aufwand beim Einrichten und hygienische Fragen. Mit einer guten Organisation lassen sich diese Punkte jedoch gut beherrschen.

Fehlende Arbeitsplätze bei hoher Auslastung

Wenn mehr Angestellte im Büro erscheinen als Arbeitsplätze vorhanden sind, sorgt das unweigerlich für Frust und Verzögerungen.

Lösung: Im Arbeitsplatz-Buchungssystem PULT reservieren sich deine Angestellten ihren Wunschplatz im Voraus. So ist bereits vor dem Arbeitsweg sichergestellt, dass beim Eintreffen dieser Platz zur Verfügung steht. Bei Nichterscheinen, sogenannten No-Shows, werden die Plätze nach einem von dir festgelegten Zeitraum wieder freigegeben.

Wegfall des festen Arbeitsplatzes

Viele Menschen identifizieren sich mit ihrem Schreibtisch. Ein eigener Platz vermittelt Beständigkeit und Kontrolle. Wenn dieser Anker fehlt, kann ein Gefühl von Entfremdung entstehen.

‍Lösung: Biete als Ergänzung zu den Shared Desks Spinde und Schließfächer an. Darin können persönliche Arbeitsmittel und private Gegenstände sicher verwahrt werden. Das anfängliche Verlustgefühl rückt zudem schnell in den Hintergrund, wenn die neuen Flächen tatsächlich den Mitarbeitern zugutekommen und deren Arbeitsalltag aufwertet.

Mehraufwand beim Start in den Arbeitstag

Ohne festen Arbeitsplatz beginnt der Tag mit dem Einrichten des Arbeitsplatzes: Tisch- und Sitzhöhe anpassen, Laptop mit Monitoren verbinden und Maus sowie Tastatur bereitlegen.

Lösung: Standardisiere die Ausstattung aller Arbeitsplätze. Gleiche Monitore, identische Dockingstations bzw. Monitoradapter und leicht verstellbare Möbel sorgen dafür, dass ein Arbeitsplatz in wenigen Handgriffen einsatzbereit ist. Verankere in deiner Clean Desk Policy, dass Arbeitsplätze nach der Nutzung wieder in den Grundzustand versetzt werden und so bereit für den nächsten sind.

Hygiene und Ordnung am Shared-Arbeitsplatz

Durch den häufigen Nutzerwechsel steigen die Anforderungen an Sauberkeit. Tastaturen, Tischoberflächen und Stühle sind stärker beansprucht.

Lösung: Verankere in deiner Clean-Desk-Policy Maßnahmen zur Reinigung. Müll, Speisereste oder Getränkeflecken können mit bereitgestellten Reinigungstüchern schnell entfernt werden. Ergänze dies durch eine regelmäßige professionelle Reinigung, die in den Turnus des Gebäudeservices aufgenommen wird.

Wie berechne ich die Anzahl der nötigen Shared-Arbeitsplätze?

Die wichtigste Kennzahl im Desksharing ist die sogenannte Desk-Sharing-Quote. Sie zeigt, wie viele Mitarbeiter sich rechnerisch einen Arbeitsplatz teilen.

Für die Desk-Sharing-Quote wird die Anzahl der Arbeitsplätze durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt.

Ein Wert von 1,0 bedeutet: Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Platz. Liegt die Quote beispielsweise bei 0,6, teilen sich durchschnittlich rund 1,7 Mitarbeiter einen Schreibtisch.

Zunächst solltest du ermitteln, wie viele Mitarbeiter tatsächlich gleichzeitig im Büro sind. Am zuverlässigsten gelingt das durch eine Beobachtung über zwei bis vier Wochen. Wichtig ist nicht der Durchschnitt, sondern die maximale gleichzeitige Anwesenheit.

Tipp: In PULT Presence erfasst du die Anwesenheit deiner Mitarbeiter, sobald sich ihr Laptop oder Smartphone mit dem Unternehmens-WLAN verbindet. Das geschieht automatisch, ohne Aufwand für deine Angestellten und klappt mit deinem bestehenden WLAN-Netzwerk.

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Aus der maximalen Anwesenheit ergibt sich die Anzahl der nötigen Arbeitsplätze. Beachte dabei Schwankungen in Urlaubszeiten oder durch Außendienstler, die sehr unplanmäßig im Büro arbeiten. Plane zunächst einen Puffer von 10 % ein und verfolge die Auslastung fortlaufend. Die Daten werden für dich automatisch in der Büroauswertung in PULT aufbereitet.

Auf diesem Weg erhältst du verlässliche Werte, anhand derer du deine Flächenplanung weiterentwickeln kannst. Ein Ziel kann sein, die Einzelarbeitsplätze so weit es geht zu reduzieren und zu beobachten, welche anderen Flächen stärker nachgefragt werden.

Wie ist Arbeitsplatz-Sharing in Deutschland rechtlich geregelt?

Für die rechtlichen Rahmenbedingungen des Arbeitsplatz-Sharing sind besonders wichtig: dein Direktionsrecht als Arbeitgeber, die Rolle des Betriebsrats, der Arbeitsschutz und die Einhaltung des Datenschutzes.

Direktionsrecht des Arbeitgebers beim Arbeitsplatz-Sharing

Nach § 106 Gewerbeordnung (GewO) darfst du als Arbeitgeber den Arbeitsort und die Ausgestaltung der Arbeitsplätze nach billigem Ermessen festlegen, solange im Arbeitsvertrag nichts anderes vereinbart ist. Ein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice besteht ebenfalls nicht.

Das bedeutet: Du kannst von festen Arbeitsplätzen auf Arbeitsplatz-Sharing umstellen, wenn betriebliche Gründe dafür sprechen, etwa veränderte Büroauslastung oder neue Arbeitsmodelle.

Einschränkungen ergeben sich aus deiner Fürsorgepflicht und dem Arbeitsschutz. Bei gesundheitlichen Besonderheiten, zum Beispiel spezielle ergonomische Anforderungen bei körperlichen Besonderheiten sind Ausnahmen für einzelne Mitarbeiter erforderlich.

Betriebsrat beim Arbeitsplatz-Sharing einbeziehen

Wenn es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, musst du ihn über die Maßnahmen hinsichtlich des Arbeitsplatz-Sharing informieren und einbeziehen. Bei der Clean-Desk-Policy und der Datenverwendung innerhalb der Desk Booking Software hat er Mitbestimmungsrechte.

Tipp: Mit PULT arbeitest du DSGVO-konform, da trotz der Auswertungsmöglichkeiten keine Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter möglich sind.

Arbeitsschutz und Ergonomie beim Arbeitsplatz-Sharing 

Geteilte Arbeitsplätze müssen alle Anforderungen an Sicherheit und Gesundheit erfüllen. Maßgeblich sind die Arbeitsstättenverordnung und die Technischen Regeln (ASR). Diese musst du ebenso einhalten, wie du es von den bisherigen Einzelarbeitsplätzen gewohnt bist.

Hilfreich ist es, wenn du die neuen Shared-Arbeitsplätze zueinander identisch ausstattest. Das erleichtert dir einerseits den Nachweis der Einhaltung der Verordnungen und macht es deinen Angestellten andererseits leicht, täglich einen anderen Platz zu nutzen.

Datenschutz beim Arbeitsplatz-Sharing 

In einem Shared-Desk-Modell dürfen keine vertraulichen Unterlagen offen liegen bleiben. Lege deshalb eine Clean-Desk-Policy und Clear-Screen-Regel fest: Dokumente wegräumen, Bildschirm sperren, Unterlagen in abschließbaren Schränken oder Schließfächern verwahren. Mit der Nutzung von PULT stellst du bereits sicher, dass die DSGVO bei der Arbeitsplatzbuchung eingehalten wird.

Arbeitsplatz-Sharing mit PULT tragfähig machen

Arbeitsplatz-Sharing ist eine Antwort auf veränderte Arbeitsmuster deiner Mitarbeiter, steigende Betriebskosten und den Wunsch nach einer modernen Büroorganisation. 

• Büroflächen werden besser genutzt, statt leerzustehen.
• Mitarbeiter erhalten Räume und Zonen, die zu ihren aktuellen Aufgaben passen.
• Unternehmen gewinnen mehr Planungsspielraum, ohne dass zusätzliche Flächenkosten entstehen.

Damit das Arbeitsplatz-Sharing funktioniert, braucht es einige Regeln, eine gut durchdachte Ausstattung und vor allem ein System, das die Vergabe der Arbeitsplätze für deine Mitarbeiter fair organisiert.

• Arbeitsplatzbuchung in PULT: Schreibtische, Räume und Zonen verbindlich reservieren, direkt integriert in Slack und MS Teams.
• Wochenplaner: Überblick, wer wann im Büro ist, um Teamtage festzulegen.
• Büroauswertung: Verlässliche Daten zur Auslastung, mit denen du Planung und Desk-Sharing-Quote absichern kannst.
• Parkplätze & Besuchermanagement: Stellplätze und Gästebuchungen einfach organisieren.

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Das Wichtigste zum Smart Office in Kürze

• Ein Smart Office nutzt Sensoren, Steuerungen und Buchungssysteme, um Büroflächen bedarfsgerecht zu organisieren und den Mitarbeitern anzubieten.
• Zu den wichtigsten Raumkonzepten des Smart Office gehören Ruhezonen, Bereiche für Teamarbeit, Besprechungsräume, Telefonboxen sowie Pausen- und Sozialbereiche.
• Desk Sharing ermöglicht im Smart Office eine faire Verteilung von Arbeitsplätzen und senkt gleichzeitig die Zahl ungenutzter Schreibtische.
• Unternehmen gewinnen durch das Smart Office eine höhere Produktivität, geringere Flächenkosten und eine stärkere Attraktivität im Wettbewerb um Fachkräfte.
• Mitarbeiter gewinnen im Smart Office bessere Arbeitsbedingungen, mehr Wahlmöglichkeiten und gerechte Zugangsregeln für Arbeitsplätze und Räume.

Was ist ein Smart Office?

Ein Smart Office ist ein Büro, das mit seiner technischen Ausstattung und durchdachter Raumaufteilung so gestaltet ist, dass es den tatsächlichen Arbeitsweisen der Menschen gerecht wird. Ziel ist es, gezielt Technik und Software einzusetzen und einen Ort zu schaffen, der gleichermaßen positiv auf die Produktivität, die Gesundheit und die Zusammenarbeit einwirkt.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen:

• New Work legt den Schwerpunkt auf Werte, Sinn und neue Führungsformen.
• Modern Workplace meint oft den digitalen Arbeitsplatz mit Software und Cloud-Diensten.

Was sind wichtige Technologien im Smart Office?

Zu den wichtigsten Technologien im Smart Office gehören Sensoren zur Belegung und Raumqualität, automatische Steuerungen für Licht und Klima, Buchungssysteme für Arbeitsplätze, Räume und die Anwesenheit der Mitarbeiter.

Sensorik für Räume und Arbeitsplätze

Belegungssensoren erfassen, ob Schreibtische oder Besprechungsräume genutzt werden.

• Nutzen: Unternehmen erkennen, welche Flächen ausgelastet sind und welche ungenutzt bleiben.
• Umsetzung: Ständig unterbeanspruchte Arbeitsplätze können zu Ruhezonen oder Bereichen für Teamarbeit umgestaltet werden.

Umweltsensoren messen Temperatur, Luftfeuchtigkeit, CO₂-Gehalt und Geräuschpegel.

• Nutzen: Sie geben Hinweise, wenn die Luftqualität abnimmt oder die Lautstärke zu hoch wird.
• Umsetzung: Schlechte Akustik lässt sich durch schallabsorbierende Möbel, akustisch wirksame Trennwände oder große Pflanzen verbessern.

Steuerung von Licht, Klima und Luft

Automatische Systeme im Smart Office regeln Beleuchtung, Heizung und Lüftung abhängig von der Nutzung.

• Beispiel: Licht dimmt sich bei ausreichendem Tageslicht, die Lüftung startet bei erhöhtem CO₂-Gehalt, Heizung und Kühlung werden in ungenutzten Räumen reduziert.
• Ergebnis: gleichmäßige Bedingungen für konzentriertes Arbeiten in tatsächlich genutzten Räumlichkeiten und insgesamt geringerer Energieverbrauch.

Buchungssysteme für Arbeitsplätze, Räume und Zonen

Mitarbeiter können Einzelarbeitsplätze, Besprechungsräume, Projektflächen, Ruhezonen oder Parkplätze im Voraus reservieren.

• Vorteil: Jeder hat die Möglichkeit, fair auf die vorhandenen Angebote zuzugreifen.‍
• Umsetzung: Reservierung per App oder Desktop, schneller Check-in mit QR-Code oder Chip, automatische Freigabe ungenutzter Plätze.

Tipp: In der PULT Arbeitsplatzbuchung und Raumbuchung reservieren deine Mitarbeiter ihre gewünschten Plätze im Voraus. Sobald sie anwesend sind und sich ihr Laptop oder Smartphone mit dem Unternehmens-WLAN verbindet, wird ihre Anwesenheit automatisch erfasst und das DSGVO-konform.

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Welche Raumkonzepte gehören in ein Smart Office?

Zu den wichtigen Raumkonzepten im Smart Office zählen Ruhezonen für stilles und konzentriertes Arbeiten, offene Bereiche für Teamarbeit, Besprechungsräume und Telefonboxen sowie Pausen- und Sozialbereiche. Sie ergänzen sich und ermöglichen es, dass jede Tätigkeit den passenden Ort findet.

Ruhezonen und Einzelarbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten

• Zweck: störungsfreies Arbeiten an Aufgaben, die die volle Aufmerksamkeit verlangen.
• Umsetzung: schallabsorbierende Materialien wie Teppiche, Akustikdecken, Raumtrenner, Polstermöbel; Regeln für Ruhe (keine Telefonate oder ausgedehnte Gespräche).
• Ergänzung: Pflanzen als natürliche Schallabsorber und visuelle Abgrenzung.

Bereiche für Teamarbeit

• Zweck: Austausch der Mitarbeiter, Projektarbeit, Workshops, Meetings mit Kunden.
• Umsetzung: offene Flächen mit rollbaren Tischen, Stühlen, Whiteboards, Raumtrennern, Präsentationstechnik.
• Position: räumlich entfernt von den Ruhezonen.

Besprechungsräume und Telefonboxen

• Zweck: vertrauliche Gespräche, Videocalls, konzentrierte Kleingruppenarbeit.
• Umsetzung: schallgeschützte Telefonboxen mit Stromversorgung für Laptops und regelbarer Beleuchtung; kleine Meetingräume, ausgestattet mit Displays, Kamera und guter Akustik.
• Vorteil: ermöglicht eine ungestörte Kommunikation trotz großer und offener Büroflächen.

Pausen- und Sozialbereiche

• Zweck: Erholung, informeller Austausch, Gemeinschaft.
• Umsetzung: Kaffeeküchen, Lounges mit Sofas, Spiel- oder Sportangebote.
• Ergänzung: Gestaltung mit warmen Materialien, stoffbezogenen Oberflächen und Polstermöbeln sowie Tageslicht, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.

Biophiles Design

• Zweck: Verbindung von Arbeit und Natur, Steigerung von Wohlbefinden und Konzentration.
• Umsetzung: Pflanzenwände, bepflanzte Raumteiler, Holzmaterialien, viel Tageslicht.
• Vorteil: natürliche Schalldämpfung und Verbesserung der Luftqualität.

Welche Vorteile hat ein Smart Office für Unternehmen?

Ein Smart Office bringt Unternehmen vor allem drei Vorteile: Die Produktivität steigt, da die Mitarbeiter insgesamt zufriedener sind, die Flächen werden besser genutzt und das Unternehmen wirkt attraktiver auf Bewerber und Mitarbeiter.

Produktivität steigern im Smart Office 

• Geringere Störungen durch passende Raumaufteilung und bessere Akustik.
• Weniger gesundheitliche Ausfälle, weil Licht, Luft und Ausstattung besser abgestimmt sind.
• Mehr Zusammenarbeit durch Zonen für Austausch und Projektarbeit.

Flächen und Kosten optimieren

• Arbeitsplätze werden nur dann bereitgestellt, wenn sie wirklich gebraucht werden.
• Leerstände sinken, die Betriebskosten verringern sich spürbar.
• Der Energieverbrauch reduziert sich durch bedarfsgerechte Steuerung von Licht, Heizung und Lüftung.

Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen

• Ein modernes und mitarbeiterzentriertes Smart Office signalisiert Wertschätzung und die Wahrnehmung der Wünsche der Mitarbeiter.
• Talente entscheiden sich eher für Arbeitgeber, die zeitgemäße Räume und Arbeitsmöglichkeiten anbieten.
• Nachhaltigkeitsaspekte (Energieeinsparung, bewusste Flächennutzung) verbessern das Unternehmensimage.

Welche Vorteile hat ein Smart Office für Mitarbeiter?

Für Mitarbeiter bedeutet das Smart Office besseres Arbeiten im Alltag, mehr Wahlmöglichkeiten und gerechtere Nutzung der Büroressourcen.

• Angenehme Arbeitsbedingungen mit frischer Luft, passendem Licht und ruhigen Zonen.
• Abwechslung zwischen Sitzen, Stehen und Bewegung.
• Weniger akustischer Stress.
• Mitarbeiter entscheiden selbst, ob sie konzentriert allein oder gemeinsam im Team arbeiten wollen.
• Ruhezonen, Projektflächen oder Sozialbereiche stehen je nach Aufgabe zur Verfügung.
• Desk Sharing ermöglicht, den Arbeitsplatz passend zur Tätigkeit zu wählen.
• Buchungssysteme stellen sicher, dass alle Mitarbeiter denselben Zugang zu Arbeitsplätzen, Räumen und Pausenbereichen haben.

Welche Rolle spielt Desk Sharing im Smart Office?

Ein Smart Office verbindet Sensorik, Steuerungen für Licht, Heizung und Lüftung und eine Raumaufteilung, die dem wirklichen Anspruch der Mitarbeiter gerecht wird. Damit diese neuen Bürostrukturen des Smart Office jedoch greifen können und fair verteilt werden, braucht es ein übergeordnetes Konzept: Desk Sharing.

Desk Sharing verteilt Arbeitsplätze nach Bedarf, macht wenig genutzte Flächen sichtbar und nutzbar und sorgt dafür, dass Mitarbeiter den passenden Platz für die jeweilige Aufgabe bekommen. Damit das Konzept aufgeht, kannst du eine Buchungssoftware einsetzen:

• Buchungssystem PULT aufsetzen: Reservierung von Einzelarbeitsplätzen, Besprechungsräumen, Projektflächen, Ruhezonen und Parkplätzen per App oder Desktop; automatischer Check-in per WLAN-Verbindung mit PULT Presence; automatische Freigabe bei Nichterscheinen (No-Show-Regel).
• Faire Regeln hinterlegen: maximaler Vorausbuchungszeitraum, keine Dauerreservierung desselben Tisches, Kontingente für stark gefragte Bereiche und Teamtage, an denen zusammenhängende Plätze gebucht werden können.
• Ausstattung standardisieren: An jedem Tisch Monitor, Dockingstation, Tastatur, Maus; persönliche Dinge in Schließfächern; Clean-Desk-Policy.

Reinigung und Pflege organisieren: Tagesreinigung der Einzelarbeitsplätze durch Mitarbeiter, Desinfektionstücher bereitstellen, regelmäßige Unterhaltsreinigung.

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Das Wichtigste zur Büroanwesenheit in Kürze

• Beschäftigte in Deutschland sind durchschnittlich 3,6 Tage pro Woche im Büro, die Büroauslastung liegt bei rund 72 Prozent.
• Präsenzpflichten steigern die Produktivität nicht, sondern senken die Zufriedenheit und erhöhen die Fluktuation.
• Arbeitgeber dürfen Büroanwesenheit messen, wenn sie den Zweck offenlegen, Daten sparsam erheben und den Betriebsrat einbeziehen.
• Mit Anwesenheitsdaten lassen sich Einzelarbeitsplätze reduzieren und Flächen für Zusammenarbeit, Pausen und Teamzonen schaffen.

Wie hoch ist die Büroanwesenheit in Deutschland?

Beschäftigte in Deutschland sind im Schnitt 3,6 Tage pro Woche im Büro. Der Anteil an Homeoffice liegt stabil bei rund 25 Prozent. Die durchschnittliche Büroauslastung über alle Arbeitstage hinweg ist fast so hoch wie vor der Pandemie.

• Dienstag und Mittwoch sind die stärksten Präsenztage, an denen rund zwei Drittel der Arbeitsplätze belegt sind.
• Freitag und Montag werden dagegen noch immer häufiger für Homeoffice genutzt.
• Zwischen Städten gibt es Unterschiede: In einigen Regionen liegt die Auslastung bei über 65 Prozent. Bei anderen Standorten sind es knapp 50 Prozent.
• Die reine Büropräsenz steigt seit 2023 wieder leicht an, Homeoffice bleibt auf stabilem Niveau.

Der Wechsel zwischen dem Büro und Homeoffice, auch hybrides Arbeiten genannt, ist demnach sehr weit verbreitet und als neue Norm zu bezeichnen. Zumindest gilt das für Berufe, in denen Homeoffice auch tatsächlich möglich ist.

Warum sind Statistiken zur Büroanwesenheit widersprüchlich?
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Einzelne Erhebungen zur Büroanwesenheit geben teils widersprüchliche Zahlen her:
   - „Die Auslastung in Großstädten liegt bei 72 %.“
    -„An den stärksten Präsenztagen sind zwei Drittel (67 %) der Arbeitsplätze belegt.“

Rein rechnerisch kann das nicht stimmen: Ein Durchschnittswert (72%) darf nicht höher liegen als der Spitzenwert (67 %).

Solche Abweichungen entstehen, weil die Messmethode nicht klar ist:
    - Zählen die Statistiken nur die gebuchten Arbeitsplätze (Desk-Buchungen, Meetingraum-Reservierungen)
   - Oder geht es um die tatsächlich anwesenden Personen vor Ort?

Nur wenn die tatsächliche Anwesenheit gemessen wird, lassen sich realistische und verlässliche Auslastungszahlen für dein Büro und deine Standorte erheben. PULT Presence erfasst die Anwesenheit deiner Mitarbeiter, sobald sich eines ihrer Geräte mit dem Unternehmens-WLAN verbindet. So entstehen echte Zahlen, ganz ohne Aufwand.

Wie messe ich die Büroanwesenheit?

Die Büroanwesenheit misst du über drei Kennzahlen: Auslastung der Arbeitsplätze, durchschnittliche Anwesenheitstage pro Mitarbeiter und die Peak-Day-Rate. Ergänzend liefern No-Show-Quoten bei Buchungen wertvolle Hinweise, wie verlässlich dein Büro tatsächlich genutzt wird.

• Die Auslastung zeigt dir, wie viele Arbeitsplätze im Verhältnis zu den verfügbaren Plätzen tatsächlich besetzt sind.
• Anwesenheitstage pro Kopf machen sichtbar, ob deine Angestellten eher zwei, drei oder gar vier bis fünf Tage pro Woche im Büro sind.
• Die Peak-Day-Rate verrät dir, wie stark die Auslastung an Spitzentagen ausfällt.
• No-Shows sagen aus, dass Mitarbeiter Plätze oder Räume buchen, sie dann aber nicht nutzen.

Du kannst die Büroanwesenheit analog erfassen, indem du Zählungen durchführst und eigene Excel-Listen führst. Das liefert dir erste Anhaltspunkte, ist aber sehr zeitaufwendig.

Eine Stufe weiter gehen klassische Buchungssysteme. Sie zeigen dir, welche Arbeitsplätze oder Räume reserviert wurden. Der Haken: Eine Buchung bedeutet nicht automatisch, dass der Platz auch wirklich genutzt wurde und No-Shows verfälschen das Bild. 

Die zuverlässigste Variante dafür, die wahre Büroanwesenheit zu messen, ist PULT Presence. Hiermit werden sowohl die Buchungen als auch die tatsächliche Anwesenheit im Büro erfasst. Die Erfassung erfolgt, sobald sich Laptops, Tablets oder Smartphones der Mitarbeiter mit dem Unternehmens-WLAN verbinden. Das funktioniert auch über deine bereits vorhandene WLAN-Infrastruktur.

Tipp: Mit der Büroauswertung in PULT kannst du genau nachvollziehen, wie dein Büro tatsächlich genutzt wird. Du erfasst in PULT die tatsächliche Anwesenheit, Buchungen, No-Shows und Spitzentage in einem System.

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Darf der Arbeitgeber die Büroanwesenheit messen?

Ja, Arbeitgeber dürfen die Büroanwesenheit messen, wenn es für die Organisation der Arbeit erforderlich ist, etwa zur Flächenplanung, Sicherheit oder Teamkoordination. Dabei gilt, dass Beschäftigte über die Messung informiert werden müssen, der Betriebsrat einzubeziehen ist und die Erhebung nicht über das notwendige Maß hinausgehen darf.

Rechtlich stützt sich die Messung auf das Direktionsrecht des Arbeitgebers und auf § 26 BDSG in Verbindung mit der DSGVO. Es gibt keinen Anspruch auf Heimarbeit (Homeoffice), deshalb darf grundsätzlich festgehalten werden, wer anwesend ist.

• Zulässig sind einfache Verfahren: Anwesenheit „ja/nein“, belegte vs. freie Plätze, gebuchte vs. genutzte Räume. Auch aggregierte Auswertungen auf Team- oder Standortebene sind unproblematisch, solange die Daten anonymisiert werden.
• Unzulässig ist, einzelne Mitarbeiter im Detail zu tracken, zum Beispiel über Standortdaten, Bewegungsprofile oder Videoüberwachung. Solche Verfahren greifen tief in die Privatsphäre ein und sind unverhältnismäßig.
• Ein Zweckwechsel ist unzulässig: Aus reinen Anwesenheitsdaten darfst du nicht heimlich Leistungsbewertungen ableiten oder Disziplinarmaßnahmen begründen.

Zustimmung des Betriebsrats zur Messung der Büroanwesenheit

Sobald Systeme eingeführt werden, die das Verhalten oder die Leistung der Belegschaft überwachen könnten, ist der Betriebsrat mitbestimmungspflichtig. Lege daher in einer Betriebsvereinbarung fest, welche Daten erhoben werden, wie lange sie gespeichert bleiben, wer Zugriff hat und wofür sie genutzt werden dürfen.

Damit Anwesenheitserfassung akzeptiert wird, musst du deine Mitarbeiter offen informieren:

• Welchen Zweck hat die Messung?
• Welche Daten werden erfasst?
• Wer kann sie sehen?
• Wie lange werden sie gespeichert?

Tipp: Die Büroauswertung in PULT ist DSGVO-konform. Die Software arbeitet nach dem Prinzip der Datensparsamkeit und lässt keine Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter zu.

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Wozu lassen sich Daten zur Büroanwesenheit nutzen?

Die Daten zur Büroanwesenheit dienen dir dazu, die vorhandenen Büroflächen in einer Weise zu nutzen, die vorher nicht möglich war. Die Auslastungszahlen ermöglichen, deinen Angestellten die Räumlichkeiten und Zonen anzubieten, die sie tatsächlich nachfragen.

• Weniger feste Arbeitsplätze: Wenn du erkennst, dass viele Einzelarbeitsplätze regelmäßig leer bleiben, kannst du die Anzahl reduzieren. Ein Desk-Sharing-Konzept macht es möglich, dass weniger Tische reichen, ohne dass jemand leer ausgeht. Die frei werdende Fläche kannst du anderen Zwecken zuführen.
• Räume schaffen, die nachgefragt sind: Besprechungsräume und Teamzonen sind stärker nachgefragt als klassische Einzelplätze. Mit den gewonnenen Quadratmetern richtest du Meetingräume, Projektflächen oder Kreativzonen ein, die deinen Mitarbeitern einen echten Mehrwert bieten.
• Attraktive Pausen- und Entspannungsmöglichkeiten: Lounges, Teeküchen oder sogar Sportbereiche machen das Büro zu einem Ort, an dem man gern Zeit verbringt. Diese Flächen sind im Homeoffice kaum zu ersetzen und genau das motiviert zur freiwilligen Anwesenheit im Büro.
• Arbeitgeberattraktivität steigern: Ein modernes, gut ausgestattetes Büro ist auch ein Argument im Recruiting. Bewerber achten zunehmend darauf, ob sie einen Arbeitsplatz vorfinden, der Austausch, Wohlbefinden und Entspannung bietet.

Tipp: Die Rückkehr der Angestellten aus dem Homeoffice ins Büro ist das Ziel vieler Arbeitgeber. Mit positiven Maßnahmen gelingt auch dir der Return to Office.

Wie wirkt sich ein Zwang zur Büroanwesenheit aus?

Ein Zwang zur Büroanwesenheit führt laut aktuellen Studien nicht zu mehr Leistung, sondern senkt die Zufriedenheit und kann mitunter die Fluktuation erhöhen. Besonders betroffen sind jüngere Generationen.

• Keine Produktivitätssteigerung: Analysen von Unternehmen mit verpflichtenden Return-to-Office-Policies belegen: Leistung steigt nicht, teilweise sinkt sie sogar.
• Sinkende Zufriedenheit: Beschäftigte fühlen sich bevormundet, was sich negativ auf Motivation und Bindung ans Unternehmen auswirkt.
• Höhere Fluktuation: Viele kündigen oder orientieren sich neu, wenn sie durch starre Präsenzpflichten an Flexibilität verlieren.
• Ungleich betroffen: Studien zeigen, dass besonders Frauen, leistungsstarke Mitarbeiter und Millennials häufiger kündigen, wenn Bürozwang eingeführt wird.

Messungen als erster Schritt zu mehr Büroanwesenheit

Die Möglichkeit, einzelne Arbeitstage im Homeoffice zu verbringen, ist für Angestellte inzwischen zum Standard geworden. Zumindest gilt das für Berufe, in denen das auch tatsächlich möglich ist. Die Anwesenheit im Büro ist jedoch ebenfalls ein wertvolles Gut, das sich Arbeitgeber berechtigterweise zurückwünschen.

Die Rückkehr ins Büro und somit eine erhöhte Büroanwesenheit gelingt am besten durch positive Motivation. Zwang führt eher zu Abwanderung. Als geeigneter Motivator gelten alle Maßnahmen, die dein Büro attraktiver werden lassen. Biete deinen Angestellten etwas, was ihr Zuhause nicht leisten kann.

Um Flächen für Lounges, Teambereiche, Ruhebereiche oder gar Sporträume freizumachen, wirst du die vorhandenen Flächen umplanen und Einzelarbeitsplätze reduzieren müssen. Das erste Glied in dieser Kette ist daher die Messung der aktuellen Büroauslastung. Und diese gelingt am besten mit den Office Insights von PULT.

Wichtig: Sobald wieder mehr Kollegen ins Büro zurückkehren, verschieben sich selbstverständlich auch die Buchungs- und Anwesenheitszahlen. Halte daher in PULT den Trend im Auge, was über die Office Insights sehr leicht möglich ist.

Durch die Beobachtung des Buchungsverhaltens kannst du das Angebot von Einzelarbeitsplätzen nachjustieren. Auf diesem Weg sorgst du dafür, dass alle Angestellten jederzeit verlässlich einen freien Platz buchen können.

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