Leitfaden: So funktioniert Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung
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Guide: So funktioniert Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung
Eine aktuelle IAG-Studie mit knapp 2.000 Teilnehmern zeigt: 60 % der Beschäftigten sind zufrieden mit Desk Sharing. Fast die Hälfte der Befragten kam aus dem öffentlichen Dienst.
Aber Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung hat seine eigenen Spielregeln. Datenschutz, Mitbestimmung, Barrierefreiheit: Die rechtlichen Hürden sind höher als in der freien Wirtschaft.
In diesem Artikel erfährst du, was rechtlich zu beachten ist, wie andere Behörden es gemacht haben und welche konkreten Schritte zum Erfolg führen. Keine Theorie, sondern praxiserprobte Erfahrungen.
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Was ist Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung?
Desk Sharing bedeutet: Mehrere Mitarbeiter teilen sich dieselben Arbeitsplätze. Statt dass jeder einen festen Schreibtisch hat, bucht man sich je nach Bedarf einen freien Platz. In der öffentlichen Verwaltung ist das besonders relevant, da viele Kollegen inzwischen im Homeoffice arbeiten und viele Arbeitsplätze leer stehen.
Mitarbeiter buchen über eine Software ihren Arbeitsplatz für den gewünschten Tag. Am Morgen setzen sie sich an den reservierten Platz, arbeiten wie gewohnt und räumen abends auf. Auf dem Platz bleibt nichts zurück; typischerweise werden Schließfächer zur Verfügung gestellt. Der Platz steht am nächsten Tag anderen zur Verfügung.
Für Behörden besonders interessant: Viele Verwaltungen haben durch Homeoffice-Regelungen und flexible Arbeitszeiten eine Büroauslastung von nur 60 bis 70 %. Desk Sharing nutzt diese freien Kapazitäten optimal und spart Mietkosten. Gleichzeitig entstehen neue Begegnungsmöglichkeiten zwischen Abteilungen, die sonst wenig Kontakt haben.
Der Unterschied zu festen Plätzen: Statt 100 Mitarbeiter mit 100 Arbeitsplätzen arbeitest du mit 70 bis 85 Plätzen. Die gesparte Fläche kann für andere Zwecke genutzt werden, zum Beispiel für attraktive Pausenzonen oder Bereiche für die Zusammenarbeit, was insgesamt die Attraktivität des Arbeitsplatzes erhöht. Eine weitere Möglichkeit ist, die gemietete Fläche zu reduzieren und somit Kosten zu sparen.
Die rechtlichen Grundlagen für Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung
Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung ist grundsätzlich erlaubt. Das bestätigt auch die neueste Rechtsprechung des LAG Baden-Württemberg. Aber du musst das Personalratsvertretungsrecht, den Datenschutz und DSGVO, die Barrierefreiheit und den Arbeitsschutz beachten.
Personalvertretungsrecht: Nach § 80 Abs. 1 Nr. 4 BPersVG hat der Personalrat bei der Arbeitsplatzgestaltung mitzubestimmen. Das bedeutet: Du brauchst ihn von Anfang an mit im Boot. Nr. 21 desselben Paragrafen erfasst auch technische Einrichtungen wie Buchungssysteme.
Die praktische Konsequenz: Binde den Personalrat bereits in der Planungsphase ein. Nachträgliche Mitbestimmungsverfahren sind kompliziert und kosten Zeit.
Datenschutz: Die DSGVO gilt für Behörden besonders streng. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO legitimiert zwar die Datenverarbeitung für öffentliche Aufgaben, aber du musst das Prinzip der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO beachten. Erfasse nur Name/Personalnummer, Buchungszeit und Arbeitsplatz-ID. Die Erfassung der Tätigkeitsinhalte oder Leistungsbewertungen ist hingegen tabu.
Barrierefreiheit: § 12a BGG verpflichtet dich zu WCAG 2.1 AA-konformen Buchungssystemen. Das heißt: Screenreader-Kompatibilität, ausreichende Farbkontraste und Tastaturbedienbarkeit.
Arbeitsschutz: § 5 ArbSchG fordert eine spezifische Gefährdungsbeurteilung für wechselnde Arbeitsplätze. Psychische Belastungen durch Arbeitsplatzwechsel müssen dabei explizit berücksichtigt werden.
Erstelle eine strukturierte Dienstvereinbarung, die alle Aspekte regelt, von der Arbeitsplatzausstattung über das Buchungsverfahren bis hin zu Datenschutz und Barrierefreiheit.
Beispiele für Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung
Stadtverwaltung Metzingen: 400 Mitarbeiter, drei Standorte, eine Software. Die baden-württembergische Stadt führte im August 2022 Desk Sharing ein. IT-Leiter Jörg Stritzelberger berichtet von schneller Akzeptanz nach kurzer Eingewöhnung. Besonders geschätzt werden Features, die die Anwesenheit anderer Kollegen auf dem Büroplan markieren und die Filterung der Arbeitsplätze nach deren Merkmalen.
Universitätsklinikum Heidelberg: Hier zeigt sich, wie schrittweise Expansion des Desk Sharing in der Institution funktioniert. Das Klinikum startete mit Pilotbereichen und weitete Desk Sharing kontinuierlich aus, basierend auf den optimierten Erfahrungen aus bereits umgesetzten Bereichen.
Universität Hamburg: Seit März 2024 läuft hier ein rechtskräftiger Pilotbetrieb mit einer klaren Dienstvereinbarung. Das Konzept integriert mobiles Arbeiten mit einheitlicher Arbeitsplatzausstattung und klaren Regeln für persönliche Gegenstände.
Der dokumentierte Mehrwert: besserer Beschäftigtenaustausch, Zeit- und Ressourcenersparnisse, optimale Arbeitsplatzauslastung. Messbare Kosteneinsparungen durch Flächenreduzierung um 20 bis 40 %, bei typischen Mieten von 50 bis 150 € pro m²/Monat bedeutet das erhebliche Budgetentlastungen.
Die Sharing-Quoten bewegen sich zwischen 0,67 bis 0,83 Arbeitsplätzen pro Mitarbeiter, wobei Sicherheitspuffer für Spitzenzeiten eingeplant werden.
Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung auf Desk Sharing vorbereiten
Jüngere Kollegen (Generation Z, Millennials) zeigen in der Regel eine hohe Akzeptanz für flexible Arbeitsmodelle. Bei älteren Kollegen (Babyboomer, Generation X) stößt du häufiger auf Widerstand: Nicht aus Sturheit, sondern aus berechtigten Sicherheitsbedürfnissen und Präferenz für bewährte Strukturen.
Hauptwiderstandsfaktoren: Datenschutz-Bedenken (21 % laut Bitkom/DStGB-Studie), traditionelle Verwaltungskultur mit hierarchischen Entscheidungswegen, praktische Sorgen wie Zeitaufwand für die Arbeitsplatzsuche und rechtliche Unsicherheiten.
Bewährte Strategien: Führe informative Workshops durch, die Bewusstsein schaffen. Kommuniziere konkrete Work-Life-Balance-Verbesserungen, nicht hingegen abstrakte Effizienzgewinne. Biete systematische Schulungen für alle Altersgruppen an, aber mit unterschiedlichen Schwerpunkten.
Kulturelle Besonderheiten der Verwaltung: Hierarchische Entscheidungswege verlängern die Implementierung, aber sie bieten auch Stabilität. Rechtliche Rahmenbedingungen schaffen höhere Compliance-Anforderungen, sorgen aber für Rechtssicherheit. Die höhere intrinsische Motivation durch gesellschaftlichen Nutzen und geringere Fluktuation ermöglichen nachhaltige Planung.
Kommunikation: Nutze mehrere Kanäle (Intranet, Newsletter, persönliche Gespräche). Sei transparent, zeige Vor- und Nachteile offen auf. Plane interaktive Elemente wie Q&A-Sessions und Feedbackschleifen. Skeptiker überzeugst du mit konkreten Vorteilen und Sicherheitsgarantien. Befürworter bindest du ein, indem du ihnen Gestaltungsmöglichkeiten gibst. Ignoriere die "schweigende Mitte" nicht, denn sie entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg.
Technische Umsetzung von Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung
Die Desk Sharing Software ist ein wichtiger Teil der technischen Umsetzung, hinzu kommen DSGVO-Konformität, Barrierefreiheit und IT-Sicherheit nach BSI-Standards.
DSGVO-Konformität: Deutsche Server, EU-Datenschutz-konformität , Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Achte auf ISO27001-Zertifizierungen der Anbieter.
IT-Sicherheit: Multi-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen und TLS 1.3-Verschlüsselung.
Clean Desk Policy: Arbeitsplatz-Reset nach jeder Nutzung, sichere Verwahrung vertraulicher Dokumente in abschließbaren Rollcontainern, automatische Bildschirmsperre bei Nichtbenutzung.
Hardware-Mindestausstattung: Standardisierte Docking-Stationen für Laptops, Dual-Monitor-Sets, höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Eingabegeräte.
Dein Weg zum erfolgreichen Desk Sharing
Die 60%ige Zufriedenheitsrate bei implementierten Lösungen zeigt das Potenzial, parallel dazu verdeutlicht die 47,6%ige Präferenz für feste Arbeitsplätze: Das Change Management ist der Kern der Umgestaltung.
Die Erfolgsfaktoren: Frühzeitige Personalvertretungseinbindung nach § 66 BPersVG, DSGVO-konforme Technologie und Software mit deutschen Serverstandorten, generationenspezifische Kommunikation und schrittweise Pilotprojekt-Implementierung.
Die Zahlen sprechen für sich: Kosteneinsparungen von 20 bis 40 % bei Büroflächen rechtfertigen Investitionen von 180.000 bis 250.000 € für 100 Mitarbeiter bei 2-3-jähriger Amortisation.
Deine nächsten Schritte:
- Führe eine systematische Ist-Analyse mit Mitarbeiterbefragung durch
- Hole den Personalrat von Anfang an ins Boot
- Wähle DSGVO-zertifizierte Software mit deutschen Servern
- Entwickle ein mehrstufiges Schulungskonzept für alle Altersgruppen
- Starte mit einem Pilotbereich und evaluiere kontinuierlich
Desk Sharing Software für die öffentliche Verwaltung
PULT ist eine Booking-Software für dein Desk-Sharing-Konzept. Es läuft browserbasiert und funktioniert damit auf jedem Gerät, also auf dem Smartphone, Laptop und PC. Der interaktive Büroplan bildet dein Büro originalgetreu ab, zeigt verfügbare Arbeitsplätze und lässt sich nach Ausstattung filtern.
Automatisierung mit PULT Presence: Sobald sich Mitarbeiter mit dem Büro-WLAN verbinden, erfolgt der Check-in automatisch, ohne App-Nutzung, ohne manuelle Eingaben. Das macht die Lösung auch für skeptische Kollegen attraktiv, da sie keine Mehrarbeit haben.
Behördentauglich: PULT ist DSGVO-konform und erfüllt die strengen Compliance-Anforderungen öffentlicher Einrichtungen. Deutsche Server, ISO27001-Zertifizierung und rollenbasierte Zugriffskontrolle schaffen die nötige Rechtssicherheit. Auch die vorhandene WLAN-Infrastruktur kann beibehalten werden.
Praxisgerechte Features: Interactive Grundrisse zeigen nicht nur verfügbare Plätze, sondern auch, wo Kollegen sitzen. Das vereinfacht die Zusammenarbeit und nimmt die Anonymität aus dem Desk Sharing. Umfassende Analytics helfen dabei, die Büroflächen datenbasiert zu optimieren und den ROI zu dokumentieren.
Desk Sharing öffentliche Verwaltung – Häufige Fragen und Antworten
Ist Desksharing im öffentlichen Sektor rechtlich zulässig?
Ja, im Prinzip. Sie müssen jedoch die Mitbestimmungsrechte des Personalrates beachten und eine Dienstvereinbarung abschließen. Darüber hinaus gelten die üblichen Arbeitsschutzvorschriften: Jeder Arbeitsplatz muss ergonomisch verstellbar und sicher sein.
Wie viel kostet Desksharing die öffentliche Verwaltung?
Die Anfangsinvestition für Technologie und Konvertierung liegt in der Regel zwischen 500 und 1.500 GBP pro Workstation. Langfristig sparen Sie jedoch erheblich an Miete und Bürofläche. Viele Behörden erwarten nach zwei bis drei Jahren eine Kapitalrendite.
Wie organisiere ich meine persönlichen Sachen, wenn ich einen Schreibtisch teile?
Jeder Mitarbeiter erhält ein abschließbares Schließfach oder eine mobile Box für seine Sachen. Persönliche Gegenstände dürfen nicht dauerhaft an Ihrem Arbeitsplatz zurückgelassen werden. Am Ende des Tages müssen Sie Ihren Schreibtisch vollständig räumen. Dies wird als „Clean Desk Policy“ bezeichnet.
Wie viele Arbeitsplätze benötige ich für Desksharing?
Als Faustregel gilt eine Zahl von 0,7 bis 0,8 Arbeitsplätzen pro Mitarbeiter. Das bedeutet, dass Sie für zehn Personen sieben bis acht Arbeitsplätze benötigen. Die genaue Anzahl hängt davon ab, wie oft Ihre Kollegen tatsächlich im Büro sind.
How can I successfully introduce desk sharing?
Beginnen Sie mit einer Pilotgruppe und holen Sie den Personalrat frühzeitig mit ins Boot. Klare Regeln, eine gute technische Ausstattung und eine ehrliche Kommunikation über die Vor- und Nachteile sind wichtig. Zwingen Sie niemanden zur Teilnahme; freiwillige Teilnahme funktioniert in der Pilotphase besser.
Welche Probleme treten beim Desksharing auf?
Manche Mitarbeiter fühlen sich obdachlos ohne festen Platz. Spontane Gespräche sind schwieriger, wenn Kollegen schwer zu finden sind. Technologie kann auch nervig sein, wenn das Buchungssystem nicht funktioniert oder die Bildschirmhöhe ständig angepasst werden muss.
Funktioniert Desksharing in jeder Abteilung?
Nein, es macht nicht überall Sinn. Mitarbeiter mit speziellen Geräten oder Dateien, die schnell verfügbar sein müssen, benötigen häufig feste Arbeitsplätze. Teams, die viel zusammenarbeiten, profitieren manchmal auch mehr von festen Arbeitsräumen.
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