Das ist Hot Desking: Idee, Vorteile und Umsetzung im Unternehmen

Was ist Hot Desking? Die Definition im Überblick

Hot Desking ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeiter keinen fest zugewiesenen Schreibtisch haben. Stattdessen nutzen sie täglich wechselnd einen anderen freien Arbeitsplatz.

Der Name erklärt sich einfach: Wird ein Arbeitsplatz von mehreren Personen hintereinander genutzt, bleibt er "warm" oder "heiß" (hot).

Typische Hot Desking-Szenarien:

• Außendienst-Teams: Vertriebsmitarbeiter sind häufig unterwegs und benötigen nur gelegentlich einen Büroarbeitsplatz
• Hybride Teams: Mitarbeiter arbeiten 2-3 Tage im Homeoffice und kommen nur zeitweise ins Büro
• Projektbasierte Arbeit: Teams, die je nach Projekt unterschiedliche Arbeitsformen benötigen

Die Vorteile von Hot Desking

• Kosteneinsparungen: Weniger benötigte Arbeitsplätze bedeuten kleinere Büroflächen und geringere Mietkosten. Das ist der Fall, wenn eine neue Bürofläche mit Hot Desking Konzept geplant wird.
• Optimierte Büronutzung: Statt leerer Schreibtische entstehen Räume und Zonen für die Zusammenarbeit, Rückzugsbereiche oder moderne Pausenzonen. Das ist der Fall, wenn vorhandene, große Flächen auf Hot Desking umgestellt werden.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Wechselnde Sitzplätze durchbrechen Abteilungsgrenzen. Mitarbeiter kommen mit Kollegen aus anderen Bereichen ins Gespräch.
• Attraktivität als Arbeitgeber: Hot Desking ist ein Zeichen für ein modernes, durchdachtes Bürokonzept. Die Umstellung geht meist mit einer kompletten Aufwertung der Büroausstattung einher: hochwertige, ergonomische Möbel, moderne Technik, professionell gestaltete Ruhezonen, einladende Pausenbereiche und gut ausgestattete Küche für gemeinsame Kaffeepausen. Für Fachkräfte signalisiert dies, dass das Unternehmen in das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter investiert und eine zeitgemäße Arbeitskultur bietet.

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Herausforderungen und mögliche Nachteile des Hot Desking

Der Verlust der Arbeitsplatz-Identität ist für Mitarbeiter die größte Problemstellung beim Wechsel zu Hot Desking. Viele Mitarbeiter schätzen "ihren" Schreibtisch mit persönlichen Gegenständen, Fotos und individueller Einrichtung. Dieser emotionale Aspekt sollte nicht unterschätzt werden.

• Organisatorischer Aufwand: Hot Desking erfordert klare Regeln und eine Buchungssoftware. Ohne eine gute Organisation wird es eher chaotisch und birgt Streitpotenzial.
• Technische Herausforderungen: Alle Arbeitsplätze müssen identisch ausgestattet und für verschiedene Nutzer anpassbar sein. Das erfordert Investitionen in höhenverstellbare Möbel und vielfach gleichwertige IT-Ausstattung.
• Hygiene und Sauberkeit: Geteilte Arbeitsplätze müssen regelmäßig gereinigt werden. Auch die Mitarbeiter müssen nun verstärkt auf Sauberkeit achten und den Arbeitsplatz so verlassen, dass er praktisch sofort von einem Kollegen weiter benutzt werden könnte.

Aus organisatorischer Sicht ist der Datenschutz und Arbeitsplatz-Organisation beim Hot Desking eine neue Herausforderung: Geteilte Arbeitsplätze erfordern eine "Clean Desk Policy", das bedeutet, dass am Ende jedes Arbeitstages alle Dokumente, Notizen und persönlichen Gegenstände weggeräumt werden müssen.

Dabei geht es nicht in erster Linie um Sauberkeit, sondern um Datenschutz: Vertrauliche Informationen dürfen nicht für den nächsten Nutzer des Arbeitsplatzes zugänglich sein. Computer müssen gesperrt, Laptops weggeschlossen werden.

Passt Hot Desking zu unserem Unternehmen?

Bevor Sie sich für oder gegen Hot Desking entscheiden, sollten Sie ehrlich prüfen, ob es zu Ihrer Unternehmensrealität passt.

Merkmale dafür, dass Hot Desking gut passt:

• Hoher Homeoffice-Anteil: Mehr als 40 % Ihrer Mitarbeiter arbeiten regelmäßig remote
• Flexible Arbeitszeiten: Die Mitarbeiter im Team haben unterschiedliche Anwesenheitszeiten
• Projektbasierte Arbeit: Teams arbeiten in wechselnden Konstellationen
• Wachstum geplant: Sie erwarten Personalzuwachs, aber wollen nicht sofort mehr Bürofläche anmieten
• Aufgeschlossene Kultur: Ihr Team ist generell offen für Veränderungen

Merkmale dafür, dass Hot Desking nicht passt:

• Dokumentenlastige Arbeit: Mitarbeiter benötigen täglich Zugriff auf physische Akten
• Spezielle Ausstattung: Arbeitsplätze mit sehr spezifischer technischer Ausrüstung, zum Beispiel für Videoschnitt, Grafikdesign, CAD-Arbeitsplätze, technische Ausstattung wie Messsysteme, Analysegeräte usw.
• Feste Teams: Abteilungen, die den ganzen Tag eng zusammenarbeiten müssen
• Widerstand im Team: Die Mitarbeiter sind in Bezug auf die tägliche Arbeitsweise und Abläufe sehr konservativ eingestellt.

Umsetzung: Schritt für Schritt zum Hot Desking

Hot Desking erfolgreich einzuführen erfordert eine durchdachte Herangehensweise in sechs Kernbereichen: Team-Einbindung mit Mitarbeiterbefragung und Pilotgruppe, technische Vorbereitung mit einheitlicher IT-Ausstattung und Buchungssystem, Raumgestaltung mit verschiedenen Arbeitszonen und Aufbewahrungslösungen, klare Regelwerke für Datenschutz und Arbeitsplatznutzung, einen kontrollierten Testlauf mit einer Abteilung sowie die schrittweise Ausweitung auf das gesamte Unternehmen. 

1. Team einbeziehen und überzeugen

Mitarbeiterbefragung durchführen

Bevor Sie Entscheidungen treffen, fragen Sie Ihr Team: Welche Bedenken gibt es? Was sind die Erwartungen? Wo sehen Mitarbeiter Vorteile oder Probleme? Welche Strukturen (Schließfächer, Kaffeeküchen, Ruhebereiche, Pausenzonen) wünschen sie sich?

Workshops und Informationsveranstaltungen

Erklären Sie transparent, warum Hot Desking eingeführt werden soll. Zeigen Sie konkrete Vorteile auf, nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter (moderne Ausstattung, flexible Arbeitsumgebung).

Pilotgruppe identifizieren

Starten Sie mit einer aufgeschlossenen Abteilung oder freiwilligen Teilnehmern, die als Multiplikatoren fungieren können.

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2. Technik und Infrastruktur für das Hot Desking planen

IT-Infrastruktur bewerten

• Sind alle Arbeitsplätze technisch gleichwertig ausgestattet?
• Funktioniert das WLAN überall zuverlässig?
• Können sich Mitarbeiter problemlos an jedem PC anmelden?

Buchungssystem auswählen

Wichtige Kriterien: Benutzung von jedem Gerät (PC, Laptop, Smartphone, Terminal), Anbindung an bestehende Systeme (Kalender), Raumbuchung, Büroauswertung und Statistiken (DSGVO-konform).

Möbel und Ausstattung standardisieren

Alle Arbeitsplätze müssen identisch ausgestattet sein: höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle, Beleuchtung.

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3. Räume und Zonen für Hot Desking neu gestalten

Zonierung planen

• Ruhebereiche für konzentriertes Arbeiten
• Zonen für die Teamarbeit mit rollbaren Tischen und Trennwänden
• Pausenbereiche und Küchen aufwerten
• Telefonbereiche für Gespräche

Aufbewahrungslösungen schaffen

Schließfächer, mobile Rollcontainer oder abschließbare Schränke für persönliche Gegenstände und Dokumente und Privates.

4. Regeln und Richtlinien für das Hot Desking entwickeln

Clean Desk Policy definieren

Klare Regeln für den Umgang mit Dokumenten und digitalen Geräten am Ende des Arbeitstages (Datenschutz).

Buchungsrichtlinien festlegen

• Wie weit im Voraus kann gebucht werden?
• Gibt es Mindest- oder Höchstbuchungszeiten?
• Was passiert bei No-Shows?

Verhaltenskodex erstellen

Regeln für Lautstärke, Telefonate, Essen am Arbeitsplatz und den respektvollen Umgang mit den geteilten Ressourcen.

5. Testlauf für das Hot Desking starten

Mit einer Abteilung beginnen

Führen Sie Hot Desking zunächst in einem begrenzten Bereich ein, um Erfahrungen zu sammeln und Kinderkrankheiten zu beheben.

Feedback systematisch sammeln

Regelmäßige Gespräche mit den Testteilnehmern: Was funktioniert gut? Wo gibt es Probleme? Was sollte angepasst werden?

Anpassungen vornehmen

Seien Sie bereit, Regeln zu ändern oder technische Lösungen anzupassen, wenn sich Probleme zeigen.

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6. Hot Desking Schritt-für-Schritt ausweiten

Sukzessive Einführung

Erweitern Sie Hot Desking nach dem erfolgreichen Testlauf auf weitere Abteilungen. So können Sie aus den Erfahrungen lernen und jede Erweiterung optimieren.

Kontinuierliches Monitoring

Auch nach der vollständigen Einführung: Sammeln Sie regelmäßig Feedback und passen Sie das System an veränderte Bedürfnisse an.

Erfolg messbar machen

Verfolgen Sie Kennzahlen wie Arbeitsplatzauslastung, Mitarbeiterzufriedenheit und Kosteneinsparungen, um den Erfolg zu dokumentieren.

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Die häufigsten Fehler bei der Einführung von Hot Desking

• Das Team erfährt es aus der Gerüchteküche: Wenn Mitarbeiter von der Hot-Desking-Einführung erst durch Flurfunk erfahren, ist der Widerstand vorprogrammiert und es bauen sich Ängste und Vorbehalte auf, die später nur sehr schwer wieder zu lösen sind. Sprechen Sie offen über die Beweggründe: Kostenersparnis, Flexibilität oder Wachstumspläne. Menschen akzeptieren Veränderungen eher, wenn sie den Sinn dahinter verstehen.
• Von null auf hundert: Eine komplette Büroumstellung auf einmal überfordert alle Beteiligten. Wer direkt das ganze Unternehmen im laufenden Betrieb umstellt, riskiert Chaos und frustrierte Mitarbeiter. Beginnen Sie mit einer Abteilung, sammeln Sie Erfahrungen und bessern Sie nach, bevor Sie weitermachen.
• Arbeitsplätze erster und zweiter Klasse: Nichts sorgt schneller für schlechte Stimmung als unterschiedlich ausgestattete Arbeitsplätze. Wenn ein Schreibtisch zwei Monitore hat und der andere nur einen, werden sich Mitarbeiter jeden Morgen um die besseren Plätze streiten. Investieren Sie in einheitliche Ausstattung, das zahlt sich langfristig aus
• Fehlende Regeln: Ohne klare Spielregeln wird Hot Desking chaotisch ablaufen. Legen Sie fest, wie Arbeitsplätze gebucht werden, was mit Dokumenten passiert und wie sich Mitarbeiter verhalten sollen. Diese Regeln müssen alle kennen und einhalten, vom Praktikanten bis zum Geschäftsführer.

Hot Desking mit Buchungssoftware erfolgreich umsetzen

Hot Desking steht und fällt mit der richtigen Umsetzung. Viele typische Probleme, also Konflikte um beliebte Arbeitsplätze, unbemerkt unbeliebte Schreibtische oder Streits um Meetingräume, lassen sich durch die richtige Software von vornherein vermeiden.

Der Einsatz einer geeigneten Hot Desking Software löst diese Probleme und sorgt dafür, dass Arbeitsplätze fair und zuverlässig gebucht werden können. Mit PULT stellt jeder Mitarbeiter sicher, nach der Fahrt zur Arbeit auch tatsächlich den gewünschten Platz frei vorzufinden. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Schreibtischbuchung mit Lageplan, vom Smartphone, Laptop, PC
• Filtern nach Ausstattung und Buchung neben dem Lieblingskollegen
• Raumreservierung für Meetings, Workshops oder Fokusarbeit
• Besuchermanagement inkl. Check-in und Anwesenheitsübersicht
• Team-Find-Funktion, um zu sehen, wer wann im Büro ist
• Datengestützte Auswertungen zur Nutzung von Flächen und Arbeitsplätzen
• Integration in bestehende Tools wie Microsoft Teams oder Slack

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Hot Desking – Häufige Fragen und Antworten