Flex Desk einfach erklärt, mit Vorteilen & Umsetzung

Flex Desk einfach erklärt und umgesetzt

Wenn Kollegen etliche Tage im Homeoffice verbringen und im Büro viele Schreibtische permanent leer stehen, sieht das nicht nur trostlos aus, sondern wirft auch die Frage nach der Wirtschaftlichkeit auf. In diesem Artikel erfährst du, was Flex Desk ist und mit welchen Vorteilen es diesen Tendenzen entgegenwirkt.

Was ist ein Flex Desk?

Ein Flex Desk ist ein Arbeitsplatz ohne feste Zuordnung, den du dir täglich nach Bedarf buchst oder spontan belegst, sobald du ins Büro kommst. Im Arbeitsalltag heißt das

• Kein permanent zugewiesener Schreibtisch: Jeder Arbeitstag kann an einem neuen Platz stattfinden. Je nachdem, welcher gerade am besten passt bzw. frei ist.
• Buchung per App oder spontanes Suchen: Du findest morgens einen freien Platz, entweder mit einer vorher erfolgten Reservierung oder einfach durch Ankommen und Wählen.

Flex Desking bezeichnet demnach das Arbeitsplatzmodell ohne feste Zuweisung. Dieser Ansatz passt perfekt zu sogenannten hybriden Arbeitsmodellen, also einer Arbeitszeitgestaltung, innerhalb der du an manchen Tagen im Büro und an anderen im Homeoffice bist.

Vorteile von Flex Desk

Ein laufendes Flex-Desk-Modell spart Fläche und verändert, wie du dein Büro nutzt. Hier sind die wichtigsten Vorteile für dein Unternehmen:

1. Weniger Kosten oder mehr Flexibilität

Wenn nicht mehr jeder einen eigenen Schreibtisch braucht, kannst du die Anzahl der Arbeitsplätze reduzieren. Somit kannst du Teile der gemieteten Flächen abstoßen oder in ein kleineres Objekt umziehen. Das senkt insgesamt die Miete, Reinigung und Energiekosten. 

Bleibst du in der (großen) Fläche, werden Bereiche für eine andere Nutzung frei. Was bisher mit fest zugewiesenen Schreibtischen belegt war, kann nun zu Ruhezonen, Projektflächen oder Meetingräumen umgestaltet werden.

2. Bessere Auslastung der Büroräume und Wachstum

Statt dass Arbeitsplätze leer stehen, weil viele Mitarbeiter im Homeoffice sind, werden (weniger) Schreibtische nach Bedarf genutzt. Sollte dein Team jedoch stark wachsen, kannst du mit dem Flex Desk Konzept für eine hohe Auslastung sorgen und stellst sicher, dass jeder Mitarbeiter verlässlich einen Schreibtisch vorfindet. Grundlage dafür ist eine Desk Booking Software.

3. Höhere Flexibilität bei Veränderungen

Wächst dein Team oder schrumpft es, vielleicht periodisch oder mit der Saison? Ziehst du um? Mit einem flexiblen Arbeitsplatzkonzept (Flex Desk) musst du nicht jedes Mal umbauen. Du passt einfach die Buchungskapazitäten in der Software an und kannst somit genau steuern, welche Flächen und Plätze freigegeben sind, welche gesperrt oder zu einer anderweitig genutzten Zone deklariert.

5. Neue Impulse für die Zusammenarbeit

Durch wechselnde Sitznachbarn entstehen Gespräche, die im klassischen Einzelbüro oder Abteilungsbüro nie passieren würden. Das fördert Austausch, Vernetzung und manchmal auch neue Ideen.

6. Freiere und glücklichere Mitarbeiter

Mit einem Flex Desk Konzept können deine Mitarbeiter sich den Platz aussuchen, der zur Aufgabe oder der Stimmung passt. Über die Buchungssoftware kann man sich einen ruhigen Arbeitsplatz für konzentriertes Arbeiten aussuchen, oder an anderen Tagen mitten im Team sitzen und sich Input holen. In dieser Hinsicht kommen auch Introvertierte sowie Extrovertierte (sowie Mischformen) besser an einen geeigneten Arbeitsplatz.

So gehst du mit Vorbehalten über Flex Desk um

Die Wegnahme der gewohnten Arbeitsplätze kann bei der Belegschaft erstmal Frust auslösen. Hier ist es wichtig, dass du gemeinsam mit deinem Team sprichst und klar die Vorteile erklärst. Typische Problemstellungen sind:

• Verlust von Vertrautheit: Ohne festen Platz fehlt manchen der persönliche Bezug. Keine Pflanzen, keine Fotos, kein "Mein Schreibtisch". Das kann unpersönlich wirken. Wichtig: Ausgleich schaffen, z. B. über Teamzonen, persönliche Schließfächer, Teambuilding, hohe Qualität und Ausstattung der Büroflächen.
• Stress durch tägliche Platzsuche: Wenn kein gutes Buchungssystem existiert oder immer wieder zu wenig (gute) Plätze frei sind, wird der Start in den Bürotag frustrierend. Bleiben diese Probleme unbeantwortet, treibt man die Mitarbeiter eher ins Homeoffice, anstatt sie ins Büro zu ziehen. Hier helfen klare Buchungsregeln und eine verlässliche Software.
• Hygiene und Clean-Desk-Pflicht: Geteilte Plätze bedeuten: Am Ende des Tages muss aufgeräumt und sauber gemacht werden. Das klappt nur, wenn alle mitziehen und wenn Reinigung und Ausstattung darauf ausgelegt sind.
• Eingeschränkte Zugehörigkeit: Wer sich ständig neu orientieren muss, verliert schneller das Gefühl von Teamzugehörigkeit. Das kannst du auffangen, indem du bestimmte Tage oder Zonen für Teamarbeit reservierst.
• Technische Hürden: Funktioniert das WLAN überall? Gibt es ausreichend Stromanschlüsse? Was ist mit Monitoren oder Dockingstations?

Wie setzt man Flex Desk erfolgreich um?

Ein Flex-Desk-Modell funktioniert nur, wenn du es gut aufsetzt: technisch, organisatorisch und kulturell. Hier die wichtigsten Stellschrauben:

1. Klare Regeln (Policy)
Jeder muss wissen, wie das System funktioniert: Buchungsfristen, Arbeitszeiten, Clean-Desk-Regeln, Verhalten im Shared Space. Eine kurze, verständliche Flex-Desk-Policy hilft dabei enorm. Jeder kann sich darauf berufen.

2. Gutes Buchungssystem
Ohne Software geht es nicht. Ein gutes Tool zeigt dir in Echtzeit, welche Plätze frei sind, lässt sich leicht bedienen und integriert sich idealerweise in bestehende Kalender (Outlook, Google, etc.).

3. Ausstattung und Infrastruktur
Funktionierendes WLAN überall, ausreichend Steckdosen, verschieden nutzbare Arbeitszonen, Rückzugsorte, Teambereiche: All das brauchst du neben den Schreibtischen, denn die Technik und die Raumgestaltung müssen zur gewonnenen Flexibilität passen.

4. Transparenz durch Daten
Behalte im Blick, wie dein Büro genutzt wird. Die Bookingsoftware PULT gibt dir Einblick in die Auslastung und Peak-Zeiten. Mithilfe der Auswertung findest du beliebte und weniger beliebte Bereiche und kannst die Flächennutzung nach und nach feinjustieren.

Recht & Gesundheit innerhalb des Flex Desk Konzept

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen bleiben auch bei abwechselnd genutzten Arbeitsplätzen gültig. Hier ein Überblick, was du als Unternehmen im Blick haben solltest:

1. Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)

Die Grundregel: Jeder Arbeitsplatz, also auch ein Flex Desk, muss ergonomisch und sicher sein. Das heißt:

• Gute Beleuchtung, Belüftung, Temperatur
• Ausreichend Platz zum Arbeiten
• Bildschirmarbeitsplätze mit passenden Stühlen und Tischen

2. Datenschutz

Wenn Mitarbeiter ihre Plätze über ein Buchungstool reservieren, entstehen personenbezogene Daten. Achte darauf:

• Nur Daten erheben, die wirklich nötig sind (z. B. Name, Buchungszeit)
• DSGVO-konforme Speicherung und klare Löschfristen
• Transparent kommunizieren, wer welche Daten sehen kann

3. Betriebsrat und Mitbestimmung

Bei größeren Unternehmen ist der Betriebsrat einzubeziehen, vor allem bei:

• Einführung von Buchungssystemen
• Clean-Desk-Richtlinien
• Umbauten oder Änderungen an der Raumstruktur

4. Gesundheit und Hygiene

Ein geteiltes Umfeld muss auch hygienisch nutzbar sein. Das bedeutet:

• Reinigung nach klaren Plänen (z. B. täglich nach Nutzung)
• Ausstattung mit Desinfektionsmittel, Papierhandtüchern etc.
• Mitarbeiter müssen wissen: Ich verlasse den Platz so, wie ich ihn gern vorfinden würde.

In PULT kannst du ebenfalls:‍

• Ohne Klick einchecken: Dank WiFi Desk Booking werden deine Mitarbeiter automatisch eingecheckt. 
• Die Buchung synchronisieren: mit Slack, Teams sowie dem Outlook- und Google Kalender. Termine und der Arbeitsort werden automatisch angezeigt.

In der Buchungssoftware PULT siehst du den Grundriss des Büros auf dem Computer, Smartphone und Tablet. Dort werden in Echtzeit die freien Plätze angezeigt, samt deren technischer Ausstattung (höhenverstellbarer Tisch, zwei Monitore usw.).

Der Büroplan zeigt mithilfe von Portraits an, wo Kollegen sitzen. So ist es einfach, einen Platz direkt daneben zu buchen. Die Buchung erfolgt mit einem Klick und der Platz ist für den gewählten Zeitraum für dich persönlich reserviert.

In PULT kannst du ebenfalls:‍

• Ohne Klick einchecken: Dank WiFi Desk Booking werden deine Mitarbeiter automatisch eingecheckt. 
• Die Buchung synchronisieren: mit Slack, Teams sowie dem Outlook- und Google Kalender. Termine und der Arbeitsort werden automatisch angezeigt.
• Buchungsrichtlinien festlegen: Gewähre den Zugriff auf einzelne Tische oder Zimmer nur bestimmten Personen oder Teams. Das geht sogar tagesaktuell.
• Meetingräume, Zonen und Parkplätze buchen.
• Büroauswertung: Welche Plätze, Räume, Zonen und Etagen werden gern gebucht? Wie hoch ist die Auslastung? Wie sieht es zu Spitzenzeiten aus?

{{cta}}

Flex Desk – Häufige Fragen und Antworten