Desk Sharing Erfahrungen von Unternehmen und Angestellten

Du überlegst, ob Desk Sharing für dein Unternehmen sinnvoll ist? Dann betrachte ehrlich, was passiert, wenn Mitarbeiter ihren festen Schreibtisch verlieren. Die größte deutschsprachige Studie zu diesem Thema bringt ernüchternde Zahlen ans Licht: Nur 25 % der Beschäftigten bevorzugen geteilte Arbeitsplätze, während die Hälfte lieber zu einem festen Schreibtisch zurückkehren würde.

Die DGUV-Untersuchung mit 1.996 Teilnehmern ist die erste wissenschaftlich fundierte Analyse zu psychischen Belastungsfaktoren beim Desk Sharing im deutschsprachigen Raum. Die Ergebnisse zeigen eine Spannweite zwischen dem, was Unternehmen sich erhoffen, und dem, was ihre Mitarbeiter tatsächlich erleben.

Parallel dazu sparen Unternehmen wie Siemens München nachweislich 550.000 Euro jährlich mit ihrem Desk-Sharing-Konzept. Zwischen diesen Extremen bewegt sich die Realität von Desk Sharing – komplex und stark abhängig davon, wie du es umsetzt.

Deskriptive Studien über Desk Sharing Erfahrungen

Die DGUV-Studie markiert einen Wendepunkt in der Desk-Sharing-Diskussion. Zum ersten Mal wurden psychische Belastungsfaktoren systematisch untersucht, und die Ergebnisse räumen mit manchen Mythen auf. 60 % der Beschäftigten sind zwar überwiegend zufrieden mit dem System, aber das bedeutet im Umkehrschluss auch, dass 40 % problematische Desk Sharing Erfahrungen gemacht haben.

Besonders interessant wird es bei den Produktivitätsdaten: 30 % berichten von negativen Auswirkungen auf ihre Leistungsfähigkeit. Der Hauptstörfaktor sind andere Personen, die ständig durch das Büro laufen. Ein Viertel der Befragten erlebt diese Ablenkung täglich.

‍Tipp: Am Ende des Artikels findest du Maßnahmen zur Vermeidung dieser und anderer Probleme beim Desk Sharing.

Die Gesundheitsbilanz zeigt ein ähnliches Muster: Während 60 % keine Veränderungen feststellen, leiden 25 % unter negativen Gesundheitsauswirkungen. Besonders problematisch: Ein Drittel stört es grundsätzlich, keinen eigenen festen Arbeitsplatz zu haben.

Noch dramatischer sind die Erkenntnisse aus Harvard. Forscher haben mittels Sensor-Technologie gemessen, was wirklich passiert, wenn Unternehmen auf Open Office-Konzepte umsteigen: Die direkte Kommunikation sinkt um bis zu 70 %, während der E-Mail-Verkehr kompensatorisch um 22 bis 50 % steigt. Das Gegenteil von dem, was sich Unternehmen erhoffen.

Desk Sharing Erfahrungen von Unternehmen

Siemens ICN München gilt als Referenzfall für eine gelungene Implementierung. Mit einer Desk-Sharing-Quote von 55:100, also 110 Arbeitsplätze für 200 Mitarbeiter, erzielt das Unternehmen Kosteneinsparungen von 550.000 Euro jährlich, mit prognostizierten 1,1 Millionen Euro nach fünf Jahren. Niederlassungsleiter Günter Dependahl betont dabei einen wichtigen Punkt: Die Schaffung einer ansprechenden Arbeitsumgebung als Gegenleistung sei entscheidend gewesen.

Die Krones AG wählte einen anderen Weg und nutzte die Corona-Pandemie für eine schrittweise Einführung. Durch die Umgestaltung der Büroflächen entstanden attraktive Arbeitsplätze und Rückzugsorte. Der Maschinenbauer integrierte Buchungssoftware mit "Favourite-Spot"-Funktionen, damit Mitarbeiter bevorzugte Arbeitsplätze reservieren können.

Aber es gibt auch die Schattenseite: Über 50 % der Beschäftigten hatten keine Mitbestimmungsmöglichkeit bei der Einführung. Die DGUV-Studie zeigt, dass dies zu deutlich schlechterer Zufriedenheit, Gesundheit und Leistung führt. In 30 % der Unternehmen sind Führungskräfte vom Desk Sharing ausgenommen: Ein Signal, das die Glaubwürdigkeit des Konzepts bei der Belegschaft untergräbt.

Desk Sharing Erfahrungen von Angestellten

Jenseits von Wünschen der HR-Abteilung und Unternehmensstudien zeigt sich ein anderes Bild, wenn du dir die authentischen Mitarbeiterstimmen anschaust. Die häufigsten Beschwerden der Mitarbeiter im laufenden Desk Sharing Betrieb sind Zeitverlust durch tägliche Platzsuche, der Verlust der persönlichen Arbeitsplatz-Identität und Stress bei der Arbeitsplatzsuche.

Die praktischen Probleme dominieren den Arbeitsalltag: "Der Aufwand, sich täglich erst einen freien Arbeitsplatz zu suchen, Technik anzuschließen und den Arbeitsplatz einzurichten, ist höher als bei einem festen Schreibtisch", berichten Mitarbeiter. 20 % benötigen täglich vier Minuten oder länger allein für die Platzsuche und -reservierung.

Territoriales Verhalten spielt eine größere Rolle als erwartet. Arbeitspsychologe Prof. Wilhelm Glaser von der Uni Tübingen erklärt: 

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43 % fühlen sich unter Druck gesetzt, einen guten Arbeitsplatz zu finden, während 44 % sich anonymer im Unternehmen fühlen.

Es gibt aber auch positive Desk Sharing Erfahrungen, besonders von jüngeren, digital-affinen Mitarbeitern: neue Kontakte, interdisziplinärer Austausch und Abwechslung im Arbeitsalltag.

Technische Umsetzung des Desk Sharing: Erfahrungen und versteckte Kosten

Die technische Implementierung erweist sich mitunter als kostspieliger und komplexer als ursprünglich kalkuliert. Für 100 vollausgestattete Arbeitsplätze entstehen Gesamtinvestitionskosten zwischen 145.000 und 310.000 Euro, wobei Buchungssoftware allein 2.400-6.000 Euro jährlich kostet.

Smart-Locker-Systeme für persönliche Gegenstände schlagen zusätzlich mit 30.000 bis 60.000 Euro für 100 Arbeitsplätze zu Buche. Die IT-Herausforderungen umfassen erhöhten Support-Aufwand durch wechselnde Nutzer, komplexe Software-Lizenzierung bei geteilten Arbeitsplätzen und hohe Anforderungen an die WLAN-Kapazität.

Die Hygiene-Standards erfordern eine tägliche Grundreinigung und wöchentliche Tiefenreinigung, was zusätzliche Betriebskosten von 8.000 bis 15.000 Euro jährlich verursacht. Diese Kosten werden bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung oft unterschätzt oder ganz vergessen.

Wo Desk Sharing an seine Grenzen stößt

Betriebsräte leisten mitunter rechtlichen Widerstand gegen Desk-Sharing-Implementierungen. Das LAG Düsseldorf und LAG Baden-Württemberg bestätigten Mitbestimmungsrechte bei der Einführung, besonders bei Regelungen zu persönlichen Gegenständen und Gesundheitsschutz.

Bestimmte Arbeitsplätze sind für Desk Sharing ungeeignet

• Videoschnittplätze mit hochleistungsfähigen Workstations
• Laborarbeitsplätze mit kalibrierten Messgeräten in der Pharma- oder Automobilindustrie
• CAD-Arbeitsplätze mit spezialisierten Grafiktabletts in der Konstruktion
• Arbeitsplätze mit Mehrmonitor-Setups für Finanzanalysen oder Trading
• Unternehmensbereiche mit vertraulichen Daten wie Patentabteilungen oder Personalbüros
• traditionelle Fertigungsindustrie
• Tätigkeiten mit strengen Hygienevorschriften wie Lebensmittelverarbeitung oder Reinräume

Gescheiterte Implementierungen von Desk Sharing resultieren typischerweise aus Widerstand der Belegschaft, technischen Problemen mit Buchungssystemen, ungelösten Hygieneproblemen und Produktivitätsverlusten, die Kosteneinsparungen übertreffen. Die Langzeitfolgen werden zunehmend sichtbar: chronischer Stress durch tägliche Ungewissheit, soziale Isolation trotz physischer Nähe und Identitätsverlust durch fehlende räumliche Verortung.

Positive Desk Sharing Erfahrungen: Das Konzept richtig implementieren

Erfolgreiche Implementierungen von Desk Sharing folgen immer wieder klaren Mustern: frühzeitige Mitarbeiterbeteiligung (nur 30 % erhalten diese aktuell), transparente Kommunikation und umfassende Change Management-Programme. Siemens' 8-monatiger Planungsprozess mit intensiver Kommunikation gilt als Best Practice.

Die Gleichbehandlung aller Hierarchieebenen ist an diesem Punkt erfolgskritisch. Siemens' Vorbildfunktion durch Management der zweiten Ebene schafft Glaubwürdigkeit bei der Belegschaft. Die technische Infrastruktur muss 99,5 % Uptime gewährleisten, und Buchungssysteme dürfen maximal drei Klicks zur Reservierung benötigen.

‍Tipp: PULT funktioniert sogar ganz ohne Klick. Hier findest du mehr zu PULT Presence.

Räumliche Qualität fungiert als wichtige "Gegenleistung" zu den Einsparungen, die das Unternehmen fährt: hochwertige, ergonomische Arbeitsplätze, verschiedene Zonen wie ruhige Konzentrationsbereiche mit Sichtschutz, offene Zonen für Zusammenarbeit mit Whiteboards und Präsentationstechnik sowie Lounge-Bereiche für Gespräche und ausreichende Rückzugsmöglichkeiten für konzentrierte Arbeit.

‍50 % der Beschäftigten haben aktuell geeignete Rückzugsmöglichkeiten, die jedoch signifikant mit höherer Zufriedenheit korrelieren.

Die optimale Desk-Sharing-Quote liegt bei 0,67 bis 0,83 – also 67 bis 83 Arbeitsplätze pro 100 Mitarbeiter. Diese Quote hängt von der Remote-Work-Quote und Reiseaktivität ab. Zu niedrige Quoten führen zu Stress durch Platzknappheit.

Wie du negative Desk Sharing Erfahrungen vermeidest

Die Studien zeigen klar, wo die problematischen Erfahrungen mit Desk Sharing liegen. Aus diesen Erkenntnissen lassen sich Maßnahmen ableiten, wie du eine bessere Desk Sharing Erfahrung in deinem Unternehmen schaffst:

‍Problem #1: 25 % erleben täglich Ablenkung, hauptsächlich durch vorbeilaufende Personen.
Lösung: Plane definierte Laufwege abseits der Arbeitsplätze und schaffe ruhige Zonen mit Sichtschutz für konzentrierte Arbeit. Die Wegführung lässt sich mit Raumtrennern und großen Pflanzen sehr bewusst steuern und somit die Mitarbeiter von Ablenkungen verschonen.

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‍Problem #2: 50 % der Mitarbeiter haben keine Mitbestimmung bei der Einführung.
Lösung: Führe den Planungsprozess mit regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen, Workshops und Pilotphasen durch. Siemens zeigt, dass eine intensive Kommunikation maßgeblich zum Erfolg beiträgt.

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Problem #3: 30 % der Unternehmen nehmen Führungskräfte vom Desk Sharing aus.
Lösung: Führe Desk Sharing hierarchieübergreifend ein. Das Management muss als Vorbild vorangehen, um die nötige Glaubwürdigkeit zu schaffen.

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Problem #4: 20 % benötigen täglich über vier Minuten für Platzsuche.
Lösung: Implementiere ein wirklich intuitives Buchungssystem mit maximal drei Klicks zur Reservierung mit Filtermöglichkeiten, sodass deine Mitarbeiter schnell den richtigen Platz finden können.

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Problem #5: 43 % fühlen sich unter Druck, einen guten Arbeitsplatz zu finden und/oder müssen sehr langfristig buchen.
Lösung: Halte die Desk-Sharing-Ratio bei 0,67-0,83 (67-83 Arbeitsplätze pro 100 Mitarbeiter) und plane Pufferkapazitäten ein.

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Problem #6: 44 % fühlen sich durch das Desk Sharing anonymer im Unternehmen.
Lösung: Schaffe bewusst Begegnungszonen wie Lounge-Bereiche und plane regelmäßige Team-Events, um den sozialen Zusammenhalt zu erhalten und zu fördern.

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Problem #7: 33 % stört es grundsätzlich, keinen festen Arbeitsplatz zu haben.
‍Lösung: Biete als "Gegenleistung" hochwertige, ergonomische Arbeitsplätze und verschiedene Arbeitszonen an. Investiere in die räumliche Qualität.

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Problem #8: Verlust persönlicher Arbeitsplatz-Identität.
Lösung: Stelle ausreichend Schließfächer oder mobile und abschließbare Rollcontainer zur Verfügung und erlaube begrenzte Personalisierung der Arbeitsplätze.

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Problem #9: 25 % leiden unter negativen Gesundheitsauswirkungen.
Lösung: Sorge für ergonomische Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Tischen, guter Beleuchtung und Lärmschutz. Plane ausreichend Rückzugsmöglichkeiten ein.

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Problem #10: Technische Probleme und erhöhter Support-Aufwand.
Lösung: Gewährleiste 99,5 % Uptime der IT-Infrastruktur, plane ausreichend WLAN-Kapazität und schulе IT-Support für die besonderen Anforderungen des Desk Sharing.

Mit Software für eine positive Desk Sharing Erfahrung sorgen

Viele der genannten Probleme lassen sich durch die richtige Software-Wahl vermeiden. PULT adressiert in der Desk Booking Software die Desk-Sharing-Herausforderungen: Die 0-Click-Buchung über WLAN eliminiert die tägliche Platzsuche – Mitarbeiter checken automatisch ein, sobald sich ihr Smartphone mit dem Büro-WLAN verbindet.

Die Software integriert sich direkt in bestehende Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Outlook, sodass keine zusätzliche Software erlernt werden muss. Filterfunktionen für Ausstattung (Stehtische, Monitore, Dockingstationen) und die Anzeige von Kollegenstandorten fördern bewusste Arbeitsplatzwahl statt zufälliger Platzsuche.

Durch detaillierte Büroanalysen und Echtzeitdaten zur Bürobelegung kannst du als  Entscheider belegbare Kapazitätsentscheidungen treffen und die Desk-Sharing-Quote optimal justieren. Über 1000 Unternehmen nutzen PULT bereits erfolgreich – von Start-ups bis zu Konzernen wie Fielmann oder Urban Sports Club.

‍Tipp: Hier findest du die Erfahrungen unserer Kunden.

Desk Sharing Erfahrungen – Häufige Fragen und Antworten