Einblicke in den Betrieb am Arbeitsplatz

Kategorie: Desk Booking

PULT

PULT ist eine App zur Arbeitsplatz- und Raum­buchung. Mitarbeiter können über einen digitalen Büroplan verfügbare Arbeitsplätze, Räume und Zonen auswählen und verbindlich für sich reservieren. Zusätzlich lässt sich nachvollziehen, wer an welchem Tag im Büro arbeitet, was die Koordination im Team erleichtert.

Die Buchung kann über den Browser, Smartphone, Tablet, Laptop sowie über Integrationen wie Slack oder Microsoft Teams erfolgen.

Die Software bietet neben der Buchung auch Funktionen für Büro- und Flächenmanagement, etwa Auswertungen zur Nutzung einzelner Räume und Zonen oder zur allgemeinen Büroauslastung.

• Arbeitsplatzbuchung in Großraumbüros und Desk Sharing Modellen
• Übersicht über Anwesenheiten im Büro
• Planung und Optimierung der Flächennutzung

Kategorie: Kommunikation & Meetings

Slack

Slack ist eine App für die Kommunikation im Team und dient in vielen Unternehmen als Alternative oder Ergänzung zu E-Mails. Das Tool organisiert Kommunikation in Kanälen, die themen-, projekt- oder abteilungsbezogen angelegt werden können. Zusätzlich stehen Direktnachrichten, Gruppen-Chats und integrierte Audio- und Video-Huddles zur Verfügung.

Ein wichtiger Vorteil von Slack ist die große Anzahl an Integrationen. Dienste wie Google Workspace, Microsoft 365, Projektmanagement-Tools oder CRMs lassen sich direkt anbinden, sodass Informationen und Benachrichtigungen an einem Ort zusammenlaufen. Dateien können innerhalb von Kanälen geteilt und kommentiert werden, wodurch Diskussionen und Kontext transparent bleiben.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine Plattform für interne Kommunikation und Zusammenarbeit, die sich als App installieren lässt. Sie bietet Chat, Video- und Audiokonferenzen, Dateifreigaben sowie gemeinsame Dokumentbearbeitung innerhalb von Microsoft 365. 

Über Kanäle und Teamräume lassen sich Gespräche, Dateien und Workflows thematisch ordnen. Meetings können mit Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Aufzeichnungen und eingebundenen Microsoft-Whiteboards durchgeführt werden. Die enge Verzahnung mit Outlook, SharePoint und OneDrive ermöglicht es, Termine, E-Mails und Dateien direkt aus Teams heraus zu nutzen.

Kategorie: Aufgaben- & Projektmanagement

Asana

Asana ist eine Work- und Projektmanagement-Plattform als App, mit der Aufgaben, Projekte und Arbeitsabläufe geplant und nachverfolgt werden können. Teams legen Projekte an, beschreiben Aufgaben, weisen Verantwortliche zu und hinterlegen Fälligkeiten. Die Arbeit lässt sich in unterschiedlichen Ansichten darstellen, etwa als Liste, Board (Kanban), Timeline oder Kalender. 

Asana positioniert sich als zentrale Stelle für Statusübersichten und Zielverfolgung. Ergänzend bietet der Dienst Funktionen für Automatisierungen, Berichte und, in neueren Versionen, KI-gestützte Unterstützung bei Workflows und Auswertungen.

ClickUp

ClickUp ist eine Work-Management-Plattform, mit der Aufgaben, Projekte und Prozesse in einer Oberfläche organisiert werden. Die App kombiniert Aufgabenlisten, Kanban-Boards, Gantt-Ansichten, Kalender, einfache Dokumente und (je nach Plan) Zeit- und Zielverfolgung. Aufgaben können Verantwortlichen, Fälligkeiten, Prioritäten und benutzerdefinierten Feldern zugeordnet werden.

ClickUp wird typischerweise eingesetzt für die Planung und Steuerung von Projekten in Teams, zur Abbildung wiederkehrender Geschäftsprozesse in Boards und Listen sowie als maßgebliche Übersicht über Aufgaben, Status und Zuständigkeiten.

monday.com

monday.com ist eine App, in der Teams Aufgaben, Projekte und Workflows in Tabellen- und Board-Ansichten strukturieren. Datenpunkte werden in Zeilen und Spalten gepflegt und können in unterschiedliche Ansichten (Timeline, Kalender, Kanban, Diagramme) überführt werden. Automatisierungen und Integrationen helfen, Benachrichtigungen, Statusänderungen oder Übergaben zwischen Systemen zu standardisieren.

monday.com wird genutzt für Projekt-, Kampagnen- und Aufgabenplanung in Teams, für den Aufbau von Pipelines in Sales, Recruiting und Content sowie für Workflows mit einfachen Automatisierungen.

Todoist

Todoist ist eine Aufgabenlisten-App für persönliche und teambezogene Organisation. Aufgaben lassen sich in Projekten gruppieren, mit Fälligkeiten, wiederkehrenden Terminen, Prioritäten und Labels versehen. Filter- und Suchfunktionen unterstützen dabei, Aufgaben nach Kontext, Datum oder Wichtigkeit zu sortieren.

Mit Todoist erledigst du persönliche Aufgabenorganisation im Büro und unterwegs, erstellst einfache To-do-Listen für kleinere Teams oder Projekte und kannst wiederkehrende Aufgaben und Routinen abbilden.

Airtable

Airtable kombiniert das Bedienkonzept einer Tabellenkalkulation mit einer Datenbankfunktione. Nutzer verwalten Informationen in Tabellen, die über Relationen miteinander verknüpft werden können. Zu den Daten lassen sich unterschiedliche Ansichten wie Grid, Kanban, Kalender, Gantt oder Formulare anlegen; einfache Automatisierungen und Integrationen binden Airtable in andere Tools ein.

In Airtable funktioniert die Verwaltung von Projekten, Content-Plänen, Assets oder Kontakten, der Aufbau individueller kleiner Datenbanken ohne eigene Entwicklung sowie Reporting und Übersichten über Prozesse auf Basis einheitlicher Daten.

Kategorie: Wissen, Dokumentation & Zusammenarbeit

Notion

Notion ist eine Arbeitsumgebung, die Notizen, Dokumente, Wikis, Datenbanken und Aufgabenverwaltung in einer App kombiniert. Das Tool wird genutzt, um Wissen zu dokumentieren, interne Wikis aufzubauen und Projekte mit dazugehörigen Informationen an einem Ort zu verwalten. 

In Notion werden Inhalte auf Seiten organisiert, die sich frei strukturieren lassen (Text, Tabellen, Checklisten, Relationen, Datenbankansichten). Dadurch können Teams Projektpläne, Meeting-Notizen, Wissensdatenbanken und Dashboards in einer Oberfläche abbilden.

Kategorie: Produktivitäts-Suiten & Office

Google Workspace

Google Workspace ist eine Suite cloudbasierter Produktivitäts- und Zusammenarbeitstools. Sie umfasst u. a. Gmail, Google Kalender, Drive, Docs, Tabellen, Präsentationen, Meet und Chat, die als Apps installiert werden können. Ziel ist es, E-Mail, Dateien, Kommunikation und Zusammenarbeit vollständig im Browser abzubilden. 

Dokumente werden in Google Drive gespeichert und können gleichzeitig von mehreren Nutzern bearbeitet werden. Über Google Meet sind Video- und Audiokonferenzen möglich, Google Kalender dient zur Terminplanung und Gmail als E-Mail-Tool.

Kategorie: Workshops, visuelle Kollaboration & Design

Miro

Miro ist ein Online-Whiteboard für visuelle Zusammenarbeit als App. Auf einem digitalen, frei zoombaren Board können Nutzer Notizzettel, Texte, Formen, Linien und andere Elemente platzieren und strukturieren. Das Tool eignet sich für Brainstormings, Workshops, Prozessvisualisierungen und Planungen in verteilten Teams. 

Miro stellt viele Vorlagen zur Verfügung, etwa für Flowcharts, Customer Journey Maps, Retrospektiven oder Roadmaps. Inhalte können in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden, inklusive Kommentaren und Präsentationsmodus. 

Figma

Figma ist eine Design- und Prototyping-App, die hauptsächlich im Browser (Web-App) genutzt wird. Teams erstellen Benutzeroberflächen, Layouts und Prototypen und können in Echtzeit gemeinsam an Dateien arbeiten. Kommentare, Versionsverläufe und Komponentenbibliotheken ermöglichen die konsistente Gestaltung und Abstimmung zwischen Design, Produktmanagement und Entwicklung.

Mit Figma kannst du Benutzeroberflächen für Web- und Mobile-Anwendungen entwerfen, klickbare Prototypen für Tests und Abstimmungen erstellen sowie Designs mit wiederverwendbaren Komponenten pflegen.

Canva

Canva ist eine App, mit der Grafiken, Präsentationen, Social-Media-Posts und einfache Dokumente auf Basis von Vorlagen erstellt werden. Inhalte werden per Drag-and-drop in einem Editor zusammengestellt, der Schriften, Formen, Stock-Fotos, Videos und andere Elemente bereitstellt. Die Bedienung ist auf Nicht-Designer ausgerichtet und ermöglicht schnelle Ergebnisse und Exporte.

Mit Canva kannst du Präsentationen, Flyern und einfache Marketingmaterialien sowie Inhalte für Social Media, interne Kommunikation oder Schulungsunterlagen erstellen. Du kannst alle Designs an das eigene Corporate Design (Logo, Farben, Schriften) anpassen.

Kategorie: Dateien, Speicher & Dokumente

Dropbox

Dropbox ist ein Cloud-Speicherdienst, der Dateien online speichert, synchronisiert und freigibt. Nutzer legen Dateien in einem lokalen Dropbox-Ordner ab; dieser wird mit der Cloud synchronisiert, sodass Inhalte auf verschiedenen Geräten und per Weboberfläche verfügbar sind. Für Teams gibt es zusätzliche Verwaltungsfunktionen, etwa zur Rechtevergabe und zur Strukturierung von Teamordnern. 

Ein Schwerpunkt liegt auf der Dateifreigabe: Dateien und Ordner können über Links geteilt werden. Je nach Plan lassen sich unter anderem Passwortschutz, Ablaufdaten und Beschränkung der Download-Möglichkeiten für Freigabelinks nutzen.

Adobe Acrobat

Adobe Acrobat umfasst Anwendungen und Dienste zur Anzeige, Bearbeitung und Verwaltung von PDF-Dokumenten. Nutzer können PDFs erstellen, kommentieren, Inhalte bearbeiten, Dokumente in andere Formate (z. B. Word, Excel, PowerPoint) konvertieren und Formulare ausfüllen. In Verbindung mit der mobilen Scan-App lassen sich Papierdokumente mit dem Smartphone erfassen und direkt als PDF weiterverarbeiten.

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Adobe Acrobat bietet die Verarbeitung und Kommentierung von Verträgen, Angeboten und Unterlagen, das Zusammenführen, Aufteilen und Konvertieren von PDF-Dokumenten sowie die Digitalisierung von Papierbelegen und Formularen.

Kategorie: Terminfindung & Zeiterfassung

Calendly

Calendly ist eine Web-App zur automatisierten Terminplanung. Statt Termine per E-Mail abzustimmen, erstellt der Nutzer einen persönlichen Buchungslink, über den andere einen freien Slot im Kalender auswählen können. Calendly gleicht die Verfügbarkeit mit den angebundenen Kalendern (z. B. Google Kalender, Outlook) ab und vermeidet so Doppelbuchungen. 

Der Nutzer legt fest, wann er grundsätzlich verfügbar ist (z. B. Wochentage, Uhrzeiten, Pufferzeiten) und definiert verschiedene Event-Typen wie etwa ein 30-minütiges Erstgespräch oder ein 60-minütiges internes Meeting. Für bestätigte Termine werden automatisch Kalendereinträge erstellt; gängige Videokonferenzlösungen wie Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams lassen sich direkt integrieren, sodass für jedes Meeting ein eigener Konferenzlink erzeugt wird.

Toggl Track

Toggl Track ist eine App zur Zeiterfassung mit Schwerpunkt auf Projekten, Kunden und Tätigkeiten. Nutzer starten und stoppen Timer oder erfassen Zeiten manuell; die Einträge werden Projekten, Kunden, Tags oder Aufgaben zugeordnet. So lassen sich Arbeitszeiten detailliert auswerten, zum Beispiel für Abrechnungen, Budgetkontrolle oder interne Analysen.

Typische Funktionen sind Tages-, Wochen- und Projektübersichten, Berichte nach Kunde/Projekt/Aktivität sowie Exportmöglichkeiten (z. B. als CSV oder PDF).

Kategorie: Sicherheit & Passwörter

Bitwarden

Bitwarden ist eine Passwortmanager-App, die Anmeldedaten, sichere Notizen und andere vertrauliche Informationen verschlüsselt speichert. Nutzer legen Einträge (Login, Passwort, URL, Notiz) an und können diese in Sammlungen organisieren. Über Browser-Erweiterungen und Apps wird das automatische Ausfüllen von Login-Daten auf Websites und in Anwendungen unterstützt.

Bitwarden setzt auf ein Zero-Knowledge-Modell: Die Daten werden clientseitig verschlüsselt; der Anbieter hat aufgrund der Architektur keinen Zugriff auf die entschlüsselten Inhalte. Der Dienst ist als Cloud-Lösung verfügbar, kann aber in bestimmten Plänen auch selbst gehostet werden. Für Teams und Unternehmen existieren Organisationsfunktionen zur gemeinsamen Nutzung von Tresoren, Verwaltung von Zugriffsrechten und Richtlinien.

Kategorie: Asynchrone Kommunikation (Video)

Loom

Loom ist eine App zur asynchronen Videokommunikation. Nutzer können Bildschirm, Kamera und Mikrofon aufnehmen und das resultierende Video per Link teilen. Dadurch lassen sich Status-Updates, Erklärvideos oder Feedback geben, ohne ein Live-Meeting ansetzen zu müssen.

Aufnahmen können mit Kommentaren und Reaktionen versehen werden; Zuschauer sehen das Video im Browser, ohne Dateien herunterladen zu müssen. Loom eignet sich insbesondere für Produktdemos, Walkthroughs von Dokumenten oder Prozessen und zur Erläuterung komplexer Themen, bei denen ein reiner Text schwer verständlich wäre.

Kategorie: Ausgaben & Spesenmanagement

Pleo

Pleo ist eine App für Firmenausgaben, die physische und virtuelle Firmenkarten mit einer Ausgaben- und Belegerfassung per Smartphone-App kombiniert. Mitarbeiter bezahlen mit Pleo-Karten und fotografieren direkt im Anschluss den Beleg; die Transaktion wird der Ausgabe zugeordnet und kann mit Kategorien, Projekten oder Notizen versehen werden. Für die Buchhaltung stehen Übersichten, Exporte und Schnittstellen zu gängiger Buchhaltungssoftware zur Verfügung.

Pleo bietet die Verwaltung von Spesen und laufenden Ausgaben durch Mitarbeiter, eine Vereinfachung der Belegsammlung und Vorbereitung der Buchhaltung sowie eine Übersicht über Kosten nach Kostenstellen, Projekten oder Teams.

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Büroraum gestalten: Das Wichtigste in Kürze

• Arbeitsplatz am Tageslicht ausrichten: Schreibtisch seitlich zum Fenster stellen, Blendung vermeiden.
• Ergonomie: Höhenverstellbarer Tisch, anpassbarer Stuhl, Monitor auf Augenhöhe, kurze Wege zu Tastatur und Maus.
• Raum in Zonen gliedern: Bereiche für konzentrierte Arbeit, Austausch, Rückzug und Stauraum klar trennen.
• Akustik: Teppiche, Stellwände, Akustikpaneele und Pflanzen einsetzen, laute Tätigkeiten in Rückzugsräume verlagern.
• Licht: Grundbeleuchtung plus Arbeitsplatzleuchte für gleichmäßige Helligkeit und ermüdungsfreies Arbeiten.
• Stauraum: Tägliches griffbereit lagern, seltenes in geschlossene Schränke, klare Kategorien und feste Kabelwege.

Schritt 1: Beschreibe, was dein Büro können soll

Sammle alle Tätigkeiten, Geräte, Platzbedarf sowie dein Budget für die Gestaltung des Büroraums. Das funktioniert für ein Einzelbüro ebenso wie für ein Büro für dein Team oder ein Großraumbüro.

• Tätigkeiten: Wie viel Zeit verbringst du am Bildschirm? Wie oft hast du Videocalls oder Telefonate? Finden Abstimmungen persönlich statt?
• Arbeitsmittel und Unterlagen: Welche Geräte nutzt du täglich? Welche Unterlagen brauchst du? Werden Skizzen oder Illustrationen erstellt?
• Platzbedarf: Was muss im Raum neben deinem Schreibtisch unterkommen? Werden Schränke oder Besucherplätze gebraucht?
• Rahmenbedingungen: Wie hoch ist dein Budget für die Gestaltung des Büroraums? Wirst du die Umgestaltung in einem Schritt durchführen oder aufteilen?

Schritt 2: Grundriss und Layout planen

Beginne mit dem Schreibtisch und richte ihn seitlich zum Fenster aus. So nutzt du das Tageslicht ohne Spiegelungen am Monitor. Vermeide Positionen direkt vor Heizkörpern, Türen oder Durchgängen, da diese für Zugluft und Unruhe sorgen. Für sehr viel Ruhe sorgst du, wenn du dein Büro nach Feng Shui einrichtest.

• Funktionszonen festlegen: Teile den Raum in den Arbeitsplatz, wenn nötig einen Bereich für Kommunikation (zum Beispiel mit Kundenbesuch) und Stauraum.
• Wegeverlauf: Kann der Stuhl frei rollen? Sind Türen, Fenster und Schränke ohne Hindernisse erreichbar? Bleibt der Weg zum Arbeitsplatz frei?

Tipp: In Großraumbüros solltest du die Zonierung sehr genau planen. Zonen mit Einzelarbeitsplätzen für konzentriertes Arbeiten sollten abseits von Teamflächen oder Telefonbereichen platziert werden. Platzsparend und dennoch ansprechend kannst du das über Desk Sharing organisieren.

Büro Layout-Varianten

Diese Grundformen kannst du an die Raumgröße anpassen:

• Wandarbeitsplatz: Geeignet für kleine Räume. Der Schreibtisch steht an einer Wand und spart somit Fläche.
• Fensterseitiger Arbeitsplatz: Optimal für gutes Licht. Der Tisch steht parallel zum Fenster und schafft eine ruhige Blickrichtung.
• Insel- oder Mittelplatz: Sinnvoll bei größeren Räumen oder Teamnutzung. Der Tisch steht frei im Raum und ermöglicht flexible Erweiterungen.

Schritt 3: Ergonomie umsetzen

Für ein Büro, das praktisch nur durch dich selbst genutzt wird, kannst du Tisch und Stuhl ideal auf deine Körpergröße und bevorzugte Sitzposition einstellen. In Großraumbüros sollte jeder Arbeitsplatz gleichwertig ausgestattet sein, sodass sich auch wechselnde Nutzer einrichten können.

• Sitzhöhe und Tischhöhe einstellen: Stell die Sitzhöhe so ein, dass deine Füße voll auf dem Boden stehen und deine Beine einen offenen Winkel bilden. Passe die Tischhöhe oder deine Sitzhöhe so an, dass deine Unterarme waagrecht aufliegen können, ohne dass sich die Schultern anheben.
• Rückenlehne und Armlehnen nutzen: Lehne dich vollständig an die Rückenlehne an. Stell die Armlehnen so ein, dass sie deine Unterarme stützen und gleichzeitig die Schultern entlasten.
• Monitor auf Augenhöhe bringen: Der obere Bildschirmrand sollte etwa auf Augenhöhe liegen. Der Abstand entspricht ungefähr einer Armlänge. Nutzt du einen Laptop, kombiniere ihn mit externer Tastatur, Maus und einer Erhöhung.
• Tastatur und Maus nah am Körper platzieren: Beide Eingabegeräte sollten direkt vor dir liegen, damit die Arme dicht am Körper bleiben und du keine seitliche Ausweichhaltung einnimmst.
• Positionen wechseln: Wechsle regelmäßig zwischen Sitzen, Stehen und kurzen Bewegungsphasen. Schon kleine Unterbrechungen entlasten Rücken und Nacken.

Ergonomie im Großraumbüro: Gleichwertige Ausstattung für alle

In Großraumbüros sollten alle Arbeitsplätze gleich aufgebaut sein:

• höhenverstellbare Schreibtische
• anpassbare Bürostühle
• Monitorarme oder stabile Monitorständer
• Dockingstationen oder universelle Adapter
• identische Peripherie (Tastatur, Maus, Headset-Ablage)

Das ermöglicht ergonomisches Arbeiten für alle und verhindert große Qualitätsunterschiede zwischen einzelnen Plätzen.

Wenn jeder Arbeitsplatz technisch identisch ausgestattet ist, können wechselnde Nutzer ihn schnell einrichten, ohne suchen oder umstecken zu müssen. Das ermöglicht ein aktives Desk Sharing und sorgt dafür, dass jeder Arbeitsplatz direkt nutzbar ist.

Schritt 4: Lichtkonzept planen

Das Licht wirkt sehr direkt auf das menschliche Wohlempfinden und kann die Konzentrationsfähigkeit positiv beeinflussen.

• Tageslicht: Stell den Schreibtisch seitlich zum Fenster. So vermeidest du Blendung auf dem Bildschirm und nutzt dennoch die natürliche Helligkeit. Achte darauf, dass direktes Sonnenlicht nicht auf die Arbeitsfläche fällt. Bei Bedarf helfen leichte Vorhänge oder ein verstellbarer Sonnenschutz.
• Grundbeleuchtung für den Raum: Eine gleichmäßige Deckenbeleuchtung verhindert harte Schatten und sorgt dafür, dass sich die Augen weniger anstrengen müssen. Sie sollte den gesamten Raum ausleuchten, ohne zu blenden.
• Arbeitsplatzleuchte: Nutze eine verstellbare Tischlampe. Positioniere sie so, dass sie nicht auf den Monitor strahlt und deine Schreib- oder Lesefläche klar erkennbar bleibt. Für Rechtshänder ist die Lampe links sinnvoll, für Linkshänder rechts.
• Lichtfarbe und Helligkeit: Für Bildschirmarbeit eignet sich neutralweißes Licht. Es unterstützt eine gleichmäßige Wahrnehmung ohne starke Farbverzerrungen. Achte darauf, dass die Helligkeit an Tageslicht und Aufgaben angepasst werden kann.
• Schatten und Reflexionen: Nutze matte Oberflächen, um Spiegelungen zu reduzieren. Prüfe, ob sich Fenster, Lampen oder helle Flächen im Monitor spiegeln. Kleine Drehungen des Schreibtisches oder des Bildschirms reichen oft aus, um Störungen auszuschließen.
• Videocalls: Für klare Darstellung im Videobild sollte dein Gesicht von vorne leicht ausgeleuchtet sein. Seitliches Licht sorgt für natürlichere Konturen als direktes Licht von oben.
• Lichtquellen kombinieren: Nutze Grundlicht, Arbeitsplatzlicht und optional ein drittes Licht für Regale oder eine Wand. Durch die Kombination wirkt der Raum weniger flach und sorgt für bessere Orientierung und Konzentration.

Schritt 5: Farben, Materialien und Stil auswählen

Helle Wandfarben wie Weiß, Off-White oder helles Grau sorgen für ein klares und ruhiges Büro. Sie reflektieren Licht gut und sorgen für eine gleichmäßige Beleuchtung. Alle weiteren Farben und die Materialwahl wirken sich auf das Wohlbefinden im Büro aus.

• Akzentfarben: Nutze ausgewählte Akzente, um Orientierung zu schaffen oder bestimmte Zonen hervorzuheben. Eine einzelne Wand, ein Möbelstück oder kleinere Elemente reichen aus. Zu viele farbige Flächen erzeugen eher Unruhe.
• Materialien nach Nutzung auswählen: Arbeitsflächen sollten robust und pflegeleicht sein. Matte Tischplatten vermeiden Reflexionen. Stühle und häufig berührte Elemente sollten widerstandsfähig sein und sich problemlos reinigen lassen.
• Textilien für bessere Akustik und Atmosphäre: Teppiche, Vorhänge oder strukturierte Stoffe nehmen Schall auf und verbessern die Raumakustik. Gleichzeitig bringen sie eine angenehme Haptik in den Raum.

Vier einfache Stilrichtungen:

• Skandinavisch: Helle Farben, naturbelassenes Holz, klare Formen. Gut für ruhige Arbeitsumgebungen.
• Modern-minimalistisch: Neutrale Farbtöne, glatte Oberflächen, wenig Dekoration. Reduziert visuelle Ablenkung.
• Natürlich/Biophilic: Holz, Pflanzen, gedeckte Grüntöne. Sorgt für ein ausgeglichenes Raumklima.
• Industrial: Metall, dunklere Töne, grobere Oberflächen. Funktioniert gut in größeren Räumen oder in Lofts.

Schritt 6: Stauraum und Ordnung planen

Deinen persönlichen Bedarf an Stauraum kannst du anhand deiner jetzigen Situation im Büro festmachen. Rechne nicht damit, wesentlich weniger zu brauchen, selbst wenn du dir vornimmst, vor der Neugestaltung auszumisten. Für Großraumbüros unter Desk Sharing gibt es viele Möglichkeiten, deinen Angestellten die tägliche Arbeit zu erleichtern.

• Stauraum nach Nutzung sortieren: Halte täglich benötigte Dinge in Reichweite. Unterlagen, die du selten brauchst, kommen in geschlossene Schränke.
• Offene und geschlossene Aufbewahrung kombinieren: Nutze offene Regale für schnellen Zugriff und geschlossene Fächer für Dinge, die dich visuell stören oder vertraulich bleiben müssen.
• Kabel aufräumen: Nutze Kabelkanäle oder Klettbänder. Das räumt den Arbeitsplatz sichtlich auf.

Stauraum im Großraumbüro und bei Desk Sharing

• Persönlichen Stauraum bereitstellen: Bei Desk Sharing entfällt der feste, persönliche Schreibtisch. Spinde, Schließfächer oder abschließbare Rollcontainer ersetzen diesen Platz. Sie dienen der sicheren Aufbewahrung von Arbeitsmitteln, vertraulichen Unterlagen und privaten Gegenständen.
• Clean Desk Policy: Am Tagesende den Arbeitsplatz aufgeräumt zu hinterlassen ist nötig und fair gegenüber den Kollegen, die den Platz danach nutzen. Abschließbare Fächer ermöglichen es, Dokumente und Datenträger sicher zu verstauen und damit Datenschutzanforderungen einzuhalten.
• Rüstzeiten verkürzen: Headsets, Mäuse, Tastaturen und persönliche Gegenstände wie die Lieblingstasse müssen nicht täglich mitgebracht werden. Mitarbeiter lagern diese Dinge in ihren Fächern und können sie am nächsten Arbeitstag leicht wieder nutzen.

Schritt 7: Akustik und Raumklima

Eine ruhige sowie gedämpfte Akustik zahlt auf die Konzentrationsfähigkeit ein und verbessert die Sprachverständlichkeit in Videocalls. Akustisch aktive Elemente lassen sich sowohl in deinem persönlichen als auch in einem Großraumbüro einsetzen

• Hall senken: Nutze Elemente, die Schall aufnehmen: Teppiche, Vorhänge, Polstermöbel oder Wandabsorber. Sie verringern den Nachhall und verbessern die Sprachverständlichkeit.
• Geräuschquellen identifizieren: Prüfe, welche Quellen im Raum stören: Drucker, Lüfter, Flur- oder Straßenlärm. Verteile laute Geräte in Nebenräume, wenn möglich.

Akustik im Großraumbüro und Desk Sharing

• Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten: Trenne konzentriertes Arbeiten, Austausch und Besprechungen räumlich. Ruhige Arbeitsplätze benötigen eine akustische Abschirmung. 
• Akustisch wirksame Ausstattung: Nutze Raumtrenner, Stellwände, textile Oberflächen, Deckensegel oder Akustikdecken zur Schallabsorption. Große Pflanzen oder begrünte Trennwände wirken ebenfalls dämpfend.
• Rückzugsräume bereitstellen: Telefonboxen und kleine Besprechungsräume verhindern, dass Gespräche und Videocalls die Kollegen stören. 

Bürogestaltung auf Desk Sharing ausrichten

Desk Sharing verlangt eine andere Bürostruktur als ein klassisches Großraumbüro, bietet aber erhebliche Vorteile für den Unternehmer und die Angestellten. Arbeitsplätze, die zuvor auf einzelne Personen festgelegt waren, entfallen. Stattdessen lässt sich die gesamte Bürofläche zugunsten der Angestellten neu gestalten.

• Ruhezonen für konzentrierte Arbeit: Einzelarbeitsplätze mit akustischer Abschirmung.
• Austausch- und Workshopzonen: offene Flächen, rollbare Tische und Möbel, die sich frei zusammenstellen lassen.
• Rückzugsräume: Telefonboxen und kleine Meetingräume für Gespräche und Videocalls.
• Pausenzonen: Lounges oder Küchenbereiche für Erholung und Austausch.

PULT ist deine Buchungssoftware für Schreibtische, Räume und Zonen. Biete deinen Angestellten mit PULT die Sicherheit und den Freiraum, jederzeit geeignete Flächen buchen zu können.

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Crossfunktionale Teams: Das Wichtigste in Kürze

• Crossfunktionale Teams bündeln mehrere Kompetenzen, um einen Ergebnisbereich vollständig und eigenständig bearbeiten zu können.
• Sie treffen Entscheidungen direkt im Team, was Geschwindigkeit und Qualität verbessert.
• Ein crossfunktionales Team lohnt sich, wenn ein klar abgegrenzter Ergebnisbereich, ausreichendes Arbeitsvolumen und echte Entscheidungshoheit vorhanden sind.
• Vorteile entstehen vor allem durch kürzere Entscheidungswege, höhere Verantwortlichkeit und bessere Abstimmung zwischen Fachperspektiven.
• Schwierigkeiten treten auf, wenn Rollen, Verantwortlichkeiten oder Entscheidungswege unklar sind oder wenn einzelne Spezialrollen zum Flaschenhals werden.

Was ist ein crossfunktionales Team?

Crossfunktionale Teams sind Gruppen, in denen viele Fachkompetenzen so kombiniert werden, dass sie gemeinsam ein klar definiertes Ziel verantworten können (“end-to-end”). Das Team benötigt dafür alle wesentlichen Fähigkeiten, um Planen, Umsetzen, Testen und Ausliefern ohne externe Abhängigkeiten durchzuführen.

• Kompetenzbündelung: Das Team deckt alle Fähigkeiten ab, die zur Zielerreichung notwendig sind.
• Gemeinsame Verantwortung: Erfolg und Qualität liegen beim gesamten Team, nicht in einzelnen Funktionsbereichen.
• Wenig Abhängigkeiten: Übergaben an andere Abteilungen entfallen oder werden stark minimiert.
• Fokus auf Outcomes: Das Team arbeitet an einem abgegrenzten Ergebnisbereich mit messbarem Nutzen, nicht aber an isolierten Aufgaben.

Unterschied crossfunktional vs. funktional

Klassisch funktional organisierte Teams beinhalten Personen mit derselben Fachkompetenz in einer Abteilung, beispielsweise Entwicklung, Marketing oder Design. Die Arbeit an einem Produkt oder Projekt erfordert in diesem Modell mehrere Übergaben zwischen den Einheiten. Entscheidungen dauern länger, weil jede Fachabteilung eigene Prioritäten, Prozesse und Verantwortlichkeiten hat.

Crossfunktionale Teams lösen diese Struktur auf. Sie kombinieren die relevanten Rollen so, dass ein Ergebnisbereich vollständig im Team bearbeitet werden kann. Dadurch entfallen viele Abstimmungen über Abteilungsgrenzen hinweg. Entscheidungen werden dort getroffen, wo die Expertise vorhanden ist.

Wann lohnt sich der Aufbau eines crossfunktionalen Teams?

Der Aufbau oder Einsatz eines crossfunktionalen Teams lohnt sich für dein Unternehmen, wenn ein Bereich so eindeutig abgegrenzt ist, dass das Team ihn von Anfang bis Ende selbst bearbeiten kann.

Das funktioniert immer dann sehr zuverlässig, wenn genug Arbeit in diesem Bereich anfällt und in der Regel keine Entscheidungen von externen Stellen nötig sind. Unter diesen Bedingungen arbeitet ein crossfunktionales Team schneller, verursacht weniger Abstimmungen und übernimmt die Verantwortung für Ergebnisse.

Gute Voraussetzungen für ein crossfunktionales Team:

• Das Ergebnis ist sehr genau beschreibbar. Beispiele: ein Produktmodul, ein kompletter Bestellprozess oder die Ansprache einer Zielkundengruppe.
• Die Zielsetzung bleibt stabil. Es gibt einen belastbaren Rahmen für Entscheidungen und Planung.
• Es fällt dauerhaft Arbeit in diesem Bereich an. Das Team bleibt kontinuierlich ausgelastet.
• Alle Kernkompetenzen lassen sich ins Team holen. Dazu gehören je nach Bereich z. B. Entwicklung, UX, Datenanalyse oder Marketing.
• Das Team kann eigenständig priorisieren. Entscheidungen müssen nicht ständig von Führungskräften oder Gremien eingeholt werden.
• Abhängigkeiten zu anderen Teams sind überschaubar. Das Team kann die meisten Schritte selbst ausführen.

Aus diesen Voraussetzungen lassen sich sogleich die Vorteile eines crossfunktional arbeitenden Teams ableiten:

• Das Team verliert keine Zeit für Übergaben oder beim Warten auf Entscheidungen.
• Es kann die gesamte Bearbeitung intern abbilden.
• Die Arbeit und Abgabehorizonte sind sehr genau planbar.
• Das Team ist durch die Arbeitsweise sehr nah am Kunden, kann diesen also besser verstehen und bedienen.

Welche Schwierigkeiten treten in crossfunktionalen Teams häufig auf?

Crossfunktionale Teams lösen intern viele Abstimmungsprobleme, bringen jedoch eigene Schwierigkeiten mit. Die meisten davon entstehen, wenn Rollen, Entscheidungswege oder Verantwortlichkeiten (noch) nicht gut ausdefiniert sind. Ist das der Fall, verliert das Team womöglich Geschwindigkeit und gerät in wiederkehrende Konflikte.

• Ungeklärte Verantwortlichkeiten: Wenn nicht eindeutig geregelt ist, wer teamintern Entscheidungen trifft oder welche Rolle für welchen Bereich zuständig ist, entstehen Verzögerungen und widersprüchliche Erwartungen.
• Konflikte zwischen unterschiedlichen Fachperspektiven: Fachdisziplinen verfolgen mitunter unterschiedliche Ziele und legen andere Bewertungsmaßstäbe an. Das kann zu Diskussionen über Prioritäten und Vorgehensweisen führen.
• Spezialisten werden zum Flaschenhals: Einzelne Spezialisten, zum Beispiel für Daten, Infrastruktur oder rechtliche Themen, werden schnell zur Stelle, an der sich Aufgaben stauen.
• Unterschiedliche Arbeitsweisen innerhalb des Teams führen mitunter zu Mehraufwand und Missverständnissen.

Wie baue ich ein leistungsfähiges, crossfunktionales Team auf?

Für den Aufbau eines crossfunktionalen Teams solltest du das Ziel bzw. Ergebnis der Arbeitsgruppe sehr genau beschreiben, die nötigen Mitglieder anhand der Rollen und Kompetenzen zusammenstellen und anschließend Verantwortlichkeiten, Entscheidungswege und Arbeitsprozesse festlegen.

Schritt 1: Ergebnis/Ziel festlegen

Die Zielsetzung bildet die Grundlage des Teams und bestimmt, welche Aufgaben und Entscheidungen in seiner Verantwortung liegen.

• Sehr genaue Formulierung des Verantwortungsbereichs, zum Beispiel „Erstellung und Optimierung des Checkout-Prozesses“
• Scharfe Abgrenzung zu anderen Teams, um keine Überschneidungen entstehen zu lassen
• Messbare Ziele setzen, die Orientierung für Planung und Priorisierung bieten

Schritt 2: Rollen und Kompetenzen bestimmen

Ein crossfunktionales Team muss alle Kompetenzen abdecken, die zur eigenständigen Bearbeitung der Zielsetzung erforderlich sind.

• Bestimmung der Kernrollen, wie zum Beispiel Produktmanagement, Entwicklung, UX, Datenanalyse oder Marketing
• Zuordnung von Verantwortlichkeiten je Rolle, damit Zuständigkeiten eindeutig sind
• Festlegung, wie auch Rollen mit eher geringem Projektanteil und Zeitbedarf eingebunden werden können.

Schritt 3: Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege klären

• Festlegung, welche Entscheidungen das Team selbst trifft und welche außerhalb liegen
• Offengelegter Rahmen für Priorisierung und Zielsetzung
• Verbindliche Formulierung von Qualitätsstandards und Abnahmekriterien

Schritt 4: Arbeitsweise und Prozesse vereinbaren

• Gemeinsamer Arbeitsfluss wie Kanban oder Scrum mit definierten Schritten, agiles Arbeiten
• Regelmäßige Abstimmungen wie Planning, Review und Retrospektive
• Einheitliche Dokumentationsstandards, damit Informationen dauerhaft zugänglich sind

Schritt 5: Beteiligte und Mitwirkende managen

Ein crossfunktionales Team benötigt Vereinbarungen dazu, wie es mit anderen Bereichen zusammenarbeitet.

• Überblick über alle Mitwirkenden und ihre Anforderungen
• Fertig aufgestellter Prozess, wie Aufgaben ins Team gelangen, zum Beispiel über Intake-Formulare oder ein Priorisierungsmeeting
• Abgesprochenes Format für Statusberichte und Erwartungsmanagement

Wie führe ich ein crossfunktionales Team?

Sorge als Führungskraft eines crossfunktionalen Teams dafür, dass du deinem Team einen Arbeitsfluss bietest, in dem möglichst alle Entscheidungen auf sehr kurzen Wegen getroffen werden können. 

Zu Beginn sollten verbindliche Grundregeln festgelegt werden, die den Arbeitsalltag strukturieren. Dazu gehören:

• Abstimmungswege für fachliche und organisatorische Fragen
• Erwartungen an Dokumentation und Kommunikation
• Umgang mit Konflikten und Entscheidungsdifferenzen
• Regeln zu Zeiten konzentrierter Arbeit und Erreichbarkeit

Anschließend ist es deine Aufgabe, für ein positives Miteinander zu sorgen und ein Arbeitsklima zu schaffen, das die Stärken eines crossfunktionalen Teams nutzt:

• Sprecht Widersprüche sofort an, argumentiert fachlich und objektiv und schiebt Entscheidungen nicht auf.
• Stimmt euch regelmäßig, aber kurz ab. Nutzt dafür Boards, die den Bearbeitungsstand darlegen.
• Legt fest, wie ihr synchrone und asynchrone Kommunikation handhabt und wie schnell mit Rückmeldungen zu rechnen ist.
• Gib jedem Teammitglied Entscheidungsspielraum und besprecht Entscheidungen in Reviews.

Wie stelle ich mehreren crossfunktionalen Teams geeignete Räume zur Verfügung?

Als Arbeitgeber stehst du vor der Aufgabe, mehreren crossfunktional arbeitenden Teams geeignete Arbeitsbedingungen bereitzustellen, ohne für jedes Team dauerhaft eigene Flächen vorzuhalten.

Da viele Beschäftigte im Marketing, Entwicklung, Produkt oder Beratung regelmäßig remote arbeiten, sind klassische, fest zugewiesene Teamräume kaum noch wirtschaftlich. Die tatsächliche Auslastung wäre gering, die Kosten dagegen hoch.

Ein geeigneter Ansatz ist die Umstellung auf Desk Sharing und buchbare Teamzonen. Dabei werden Arbeitsplätze, Räume und Teamflächen über ein Buchungssystem genutzt, anstatt sie dauerhaft zu vergeben. Deine Teams reservieren genau dann Flächen, wenn sie in Person zusammenarbeiten wollen, etwa für Planungen, Reviews, Workshops oder die Abstimmung von Ergebnissen.

Die Vorteile von buchbaren Teamzonen, Räumen und Einzelarbeitsplätzen: 

• Geringere Leerstände: Fest zugewiesene Schreibtische bleiben in hybriden Arbeitsmodellen oft ungenutzt. Buchbare Arbeitsplätze vermeiden diese Leerlaufzeiten.
• Selbst bei Wachstum müssen keine neuen Büroräume angemietet werden, da sich deine Teams die vorhandenen Möglichkeiten leicht teilen können.
• Deine Teams können Flächen passend zur jeweiligen Aufgabe auswählen, zum Beispiel für konzentrierte Einzelarbeit, Gruppendiskussionen, Workshops oder hybride Meetings
• Über die Buchungssoftware können deine Teams sicherstellen, dass die benötigten Zonen und Räume verfügbar sind, sobald sie vor Ort arbeiten.
• Räume und Zonen können schnell an unterschiedliche Teamgrößen und Aufgaben angepasst werden, was mit zuvor festgelegten Flächen nicht möglich war.

PULT ist deine Buchungssoftware für Schreibtische, Räume und Zonen. Biete deinen crossfunktionalen Teams mit PULT die Sicherheit und den Freiraum, jederzeit geeignete Flächen buchen zu können.

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Agiles Arbeiten: Das Wichtigste in Kürze

• Agiles Arbeiten bedeutet, Aufgaben in kleinen, überprüfbaren Schritten umzusetzen und weitere Entscheidungen regelmäßig anhand aktueller Zwischenergebnisse zu korrigieren.
• Kern des agilen Arbeitens: kurze Zyklen, festgelegte Prioritäten, offengelegte Arbeitsabläufe und konsequentes Feedback.
• Scrum und Kanban sind die wichtigsten Methoden des agilen Arbeitens.
• Agiles Arbeiten lohnt sich besonders, wenn die Anforderungen erst im Prozess konkret werden, Feedback verfügbar ist und das Team eigenständig Entscheidungen treffen kann und soll.

Wofür steht agiles Arbeiten?

Anstelle einer großen Gesamtplanung setzt agiles Arbeiten auf kurze Arbeitsetappen, die ständig überprüft werden. Durch diese Iteration entsteht ein Arbeitsrhythmus, der Rückmeldungen permanent einfließen lassen kann.

• Kurze Zyklen: Arbeit wird in überschaubare Schritte geteilt.
• Feedback: Ständig werden Zwischenergebnisse sichtbar und Rückmeldungen können einfließen.
• Fortlaufende Verbesserung: Teams passen ihr Vorgehen und die Prioritäten regelmäßig an.
• Offenheit: Aufgaben, Fortschritte und Hindernisse werden offen dargestellt.

Wie läuft agiles Arbeiten ab?

Die Arbeit wird fortlaufend priorisiert, offen dargestellt und anhand aktuell vorliegender Informationen angepasst. Dadurch entsteht ein Vorgehen, das insgesamt zielgerichtet ist, aber auf dem Weg sehr viel Spielraum für Anpassungen lässt.

• 1. Ziel oder Problem klären: Zu Beginn steht ein umrissenes Ziel oder ein Problem, das gelöst werden soll. Zum Beispiel die Programmierung einer App.
• 2. Arbeitspakete priorisieren: Die nötigen Aufgaben werden gesammelt, bewertet und nach Wichtigkeit sortiert.
• 3. Kurze Arbeitsetappen planen: Das Team legt fest, welche Aufgaben im nächsten Zyklus (z. B. Sprint oder Woche) umgesetzt werden.
• 4. Umsetzung in kleinen Schritten: Die Arbeitspakete werden abgearbeitet. Abhängigkeiten und Hindernisse werden früh sichtbar.
• 5. Ergebnisse prüfen und Feedback einholen: Ergebnisse werden regelmäßig vorgestellt, geprüft und mit Nutzern oder dem Auftraggeber abgeglichen.
• 6. Vorgehen anpassen (Retrospektive): Das Team reflektiert, was gut funktioniert hat, was nicht, und passt die Arbeitsweise an.

Welche Routinen sind typisch für agiles Arbeiten?

• Daily Stand-up: Kurzes Tagesmeeting (rund 15 Minuten), um Prioritäten festzulegen und aktuell vorliegende Hindernisse zu besprechen.
• Planungssitzungen: Hier wird entschieden, welche Aufgaben im kommenden Zyklus umgesetzt werden.
• Review, Demo: Das Team zeigt (Zwischen-) Ergebnisse und erhält sofort Feedback.
• Retrospektive: Meeting zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsweisen und Zusammenarbeit.

Welche Methoden werden für agiles Arbeiten verwendet?

Die bekanntesten Methoden für agiles Arbeiten sind Scrum und Kanban. Sie unterscheiden sich im Aufbau, verfolgen aber das gleiche Ziel: Sie legen offen, wie geplant wird, wie Arbeitsergebnisse sichtbar werden und wie Feedback in die nächsten Schritte einfließt.

Scrum

Scrum organisiert Arbeit in festen Iterationen (Sprints) mit einer Rollenverteilung, Ereignissen und Ergebnissen. Ein Sprint dauert ein bis vier Wochen und endet immer mit einem überprüfbaren Resultat.

Kernelemente von Scrum:

• Feste Zyklen: Arbeit wird in Sprints geplant und abgeschlossen.
• Rollen: Product Owner (Priorisierung), Scrum Master (Prozess), Developers (Umsetzung).
• Offenlegung: Backlogs, Ziele und Fortschritt werden sichtbar gehalten.
• Feedback: Nach jedem Sprint wird das Ergebnis überprüft und das Vorgehen angepasst.

Scrum eignet sich vor allem, wenn die Anforderungen dynamisch, also anfangs noch nicht festlegbar sind und regelmäßig überprüft werden müssen.

Kanban

Kanban optimiert den Arbeitsfluss ohne feste Iterationen. Arbeit wird visuell auf einem Board dargestellt und durch festgelegte Prozessschritte geleitet.

Kernelemente von Kanban:

• Visualisierung: Aufgaben sind jederzeit sichtbar.
• WIP-Limits: Die Menge paralleler Arbeit wird aktiv begrenzt.
• Flow-Messung: Durchsatz, Durchlaufzeit und Engpässe werden kontinuierlich beobachtet.
• Schrittweise Anpassung: Verbesserungen erfolgen jederzeit, nicht nur am Ende eines Zyklus.

Kanban eignet sich besonders für Bereiche mit kontinuierlicher Arbeit, z. B. Support, Betrieb, Marketing oder HR.

Welche Voraussetzungen sind für agiles Arbeiten nötig?

Teams, die agil arbeiten, orientieren sich an der jeweils aktuellen Zielsetzung, benötigen Entscheidungsfreiheit, offengelegte Arbeitsabläufe und ein Teamgefühl, in dem offenes Feedback möglich ist. 

• Ziele und Prioritäten: Teams benötigen ein gemeinsames Verständnis davon, woran gearbeitet wird und warum. Die Prioritäten müssen eindeutig sein und regelmäßig überprüft werden.
• Entscheidungsspielraum: Die Agilität setzt voraus, dass das Team innerhalb definierter Grenzen selbst entscheiden kann.
• Sichtbarkeit von Arbeit und Fortschritt: Aufgaben, Status und aktuelle vorhandene Engpässe sollten jederzeit nachvollziehbar sein.
• Cross-funktionale Fähigkeiten: Das Team sollte möglichst viele benötigte Kompetenzen selbst abdecken.
• Psychologische Sicherheit: Teammitglieder müssen Probleme offen ansprechen können, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Nur dann werden Probleme, Fehler oder Hindernisse ehrlich offengelegt und können beseitigt werden.
• Stakeholder-Einbindung: Feedback von Kunden, Nutzern oder Fachbereichen muss verfügbar sein und tatsächlich Einfluss auf Entscheidungen haben.

Beispiele für agiles Arbeiten

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