Desk Sharing und persönliche Gegenstände: Das Wichtigste in Kürze

• Beim Desk Sharing müssen persönliche Gegenstände am Ende jedes Arbeitstages vom Schreibtisch verschwinden, weil per Clean Desk Policy der Tisch für die nächste Person frei werden muss.
• Der Arbeitgeber darf eine Clean Desk Policy als Weisung anordnen, persönliche Gegenstände im Sinne des allgemeinen Persönlichkeitsrechts aber nicht pauschal verbieten, und der Betriebsrat hat nach § 87 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht.
• Die drei etablierten Aufbewahrungslösungen sind abschließbare Schließfächer für Privates, mobile Rollcontainer als Desk Sharing Organizer für Arbeitsmittel sowie tägliche Personalisierung mit anschließendem Verstauen.
• PULT ist eine All-in-One-Software für Office Management, mit der Unternehmen Schreibtische, Schließfächer, Parkplätze und Catering zentral in einer Anwendung buchen und verwalten.

Was darf beim Desk Sharing zu persönlichen Gegenständen vorgeschrieben werden?

Beim Desk Sharing darf der Arbeitgeber per Weisung verlangen, dass Mitarbeiter den Schreibtisch täglich räumen, alle Unterlagen wegschließen und persönliche Gegenstände in zugewiesenen Fächern lagern. Nicht vorschreiben darf er, welche legalen Privatgegenstände grundsätzlich erlaubt sind. Persönlichkeitsrechte und Mitbestimmung des Betriebsrats setzen klare Grenzen.

Welche Regelungen zu persönlichen Gegenständen sind rechtlich zulässig?

Die Clean Desk Policy ist arbeitsrechtlich eine Direktion gemäß § 106 GewO. Der Arbeitgeber regelt Ordnung und Hygiene im Büro, weil das Gemeinschaftsgut Schreibtisch beim Desk Sharing mehreren Mitarbeitern zur Verfügung steht.

Erlaubt sind Vorgaben zum Wegräumen von Unterlagen, Notizen mit personenbezogenen Daten und sicherheitsrelevanten Informationen. Artikel 32 DSGVO verlangt das ohnehin. Wenn jemand aus deinem Team Bewerbungen, Verträge oder Gesundheitsdaten offen liegen lässt, verstößt diese Person gegen die Pflicht zur technisch-organisatorischen Sicherheit.

Nicht zulässig ist ein pauschales Verbot persönlicher Gegenstände während der Arbeitszeit. Foto, Pflanze und Tasse fallen unter das allgemeine Persönlichkeitsrecht. Die Spielregeln gehören deshalb in eine Desk Sharing Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat.

Wann muss der Betriebsrat zustimmen?

Der Betriebsrat muss beim Desk Sharing immer zustimmen, weil § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG eine zwingende Mitbestimmung bei Ordnung des Betriebs und Verhalten der Arbeitnehmer vorsieht. Clean Desk Policy, Buchungsregeln und Schließfachverteilung zählen dazu.

Ohne Betriebsvereinbarung lässt sich die Clean Desk Policy nicht durchsetzen, einseitige Anweisungen sind anfechtbar und scheitern oft am Einigungsstellenverfahren.

Beziehe den Betriebsrat deshalb in der Konzeptphase ein, bevor Möbel bestellt werden. Eine weitsichtige Beteiligung führt eher zu pragmatisch anwendbaren Regelungen, gerade wenn du Desk Sharing einführen willst.

Welche Aufbewahrungsmöglichkeiten funktionieren für persönliche Gegenstände beim Desk Sharing?

Drei Aufbewahrungslösungen haben sich für persönliche Gegenstände beim Desk Sharing bewährt. Abschließbare Schließfächer für Privates, mobile Rollcontainer als Desk Sharing Organizer für Arbeitsmittel und tägliche Personalisierung des Arbeitsplatzes mit anschließendem Wegräumen in den Rucksack oder die Tasche.

Wie schaffe ich einen echten Ausgleich für den Verlust des eigenen Schreibtisches bei Desk Sharing?

Den Verlust des eigenen Schreibtisches gleichst du am wirkungsvollsten durch Angebote aus, die den Komfort des eigenen Tisches ersetzen oder übertreffen. Eine hochwertige und gut ausgestattete Büroküche, ein Lounge-Bereich mit hoher Aufenthaltsqualität und kostenlose Benefits wie Snacks und Getränke verlagern den Wert vom persönlichen Quadratmeter zu einer positiven Workplace Experience.

Mitarbeiter, die ihre private Kaffeemaschine oder Wasserkocher im Zuge des Desk Sharing opfern mussten, akzeptieren das besser, wenn die neue Küche besser ausgestattet und das Büro richtig gestaltet ist. Hochwertige Kaffeestationen, ausreichend Kühlmöglichkeiten und ein wechselndes Snack-Angebot erleichtern den Umstieg.

Da durch Desk Sharing der Platzbedarf für Einzelarbeitsplätze sinkt, schafft dies Raum für diese Aufwertungen. Unternehmen reduzieren ihre Schreibtischfläche typischerweise um 30 bis 45 Prozent und investieren die freien Quadratmeter unter anderem in Lounges und Pausenzonen. Das Ziel kann ein Clubhouse-Gefühl sein, das die richtige Desk Sharing Ausstattung am Arbeitsplatz maßgeblich prägt.

In 4 Schritten zum gekonnten Umgang mit Desk Sharing und persönlichen Gegenständen

Die praktische Umsetzung gelingt in vier aufeinander aufbauenden Schritten. Infrastruktur zuerst, dann rechtliche Abstimmung, danach interne Kommunikation und am Schluss das Buchungssystem.

• Schritt 1: Aufbewahrungsinfrastruktur bereits vor der Umstellung bereitstellen. Schließfächer, mobile Rollcontainer als Desk Sharing Organizer und Küchenausstattung sollten bereitstehen.
• Schritt 2: Regeln mit dem Betriebsrat in einer Betriebsvereinbarung fixieren. Die Vereinbarung regelt Clean Desk Policy, Buchungsfenster, Schließfachverteilung und Verfahren bei Verstößen.
• Schritt 3: Mitarbeiter aktiv informieren, was sie gewinnen. Teile deinem Team mit, welche ausgleichenden Vorteile an die Stelle des festen Tisches treten.‍
• Schritt 4: Buchungssystem einführen, das Schreibtische, Schließfächer und Ressourcen zusammenführt.

So bietest du Desk Sharing und alle Büroangebote in einer Software an

Wenn du Schließfächer, Rollcontainer, Küchen und Erholungszonen bereitstellst, fällt deiner Belegschaft der Umstieg auf Desk Sharing leichter. Am wichtigsten ist die gelebte Fairness bei der Verteilung aller neuen Büroressourcen: Jeder Angestellte muss und möchte sich darauf verlassen können, dass der gebuchte Tisch bei Ankunft tatsächlich frei ist. Gleiches gilt für Meetingräume und gebuchte Zonen. Diese Fairness erreichst du mit PULT.

• Planungssicherheit vor der Fahrt ins Büro: Schreibtische, Räume, Zonen und Parkplätze lassen sich verbindlich reservieren, sodass keine Konflikte entstehen.
• Automatisches No-Show-Management: PULT Presence erkennt über das Büro-WLAN, ob eine Buchung tatsächlich wahrgenommen wird. Wer nach der Karenzzeit nicht erscheint, gibt den Platz automatisch frei, Geisterbuchungen und Blockieren auf Vorrat gehören damit der Vergangenheit an.
• Buchungsregeln festlegen: Du legst Regeln fest für Zonenzugriffe, Buchungsprioritäten und maximale Vorausbuchungszeiträume, sodass kein Team Kapazitäten dauerhaft für sich beansprucht.‍
• Büropläne in Echtzeit: Der digitale Grundriss zeigt an, wer wo gebucht hat und wo sitzt. So fällt es leicht, neben den Teamkollegen zu sitzen.

{{onpage-cta}}

Fest zugewiesene Schreibtische sind heutzutage ein unnötiger Kostenfaktor. Mit Desk Hoteling können Arbeitsplätze tageweise gebucht werden, ähnlich wie ein Hotelzimmer. 

International ist das seit Jahren Standard, in Deutschland bringt es allerdings besondere Anforderungen mit sich. Mitbestimmung, Arbeitsschutz und Datenschutz entscheiden darüber, ob die Einführung rechtssicher gelingt oder später zur Stolperfalle wird. Dieser Artikel erklärt das Konzept, ordnet es rechtlich ein und zeigt, worauf es bei der Umsetzung ankommt.

Desk Hoteling: Das Wichtigste in Kürze

• Desk Hoteling ist ein Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeitende ihren Schreibtisch im Voraus reservieren.
• In Deutschland greift bei der Einführung das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 BetrVG.
• Auch wenn sich mehrere Personen einen Schreibtisch teilen, ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass jeder Platz ergonomisch passt, genügend Bewegungsraum bietet und keine Gesundheitsrisiken entstehen.
• Buchungssoftware muss DSGVO-konform eingesetzt werden. Datensparsamkeit und der Verzicht auf Leistungskontrolle sind hier wichtig.

Was ist Desk Hoteling?

Desk Hoteling bezeichnet ein flexibles Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende ihren Schreibtisch für einen bestimmten Tag oder Zeitraum im Voraus reservieren. Statt eines fest zugewiesenen Platzes gibt es einen gemeinsamen Pool an Arbeitsplätzen, aus dem jede und jeder nach Bedarf wählt.

Das Thema wird immer relevanter. Laut ifo Institut arbeiten rund 24,5 % der Beschäftigten in Deutschland zumindest teilweise von zu Hause. Gleichzeitig prognostiziert das ifo Institut in seiner Studie „Homeoffice und die Zukunft der Büros“ einen strukturellen Rückgang der Büroflächennachfrage um rund 12 % bis 2030. Unternehmen reagieren darauf, indem sie Flächen verkleinern und auf Desk Sharing umstellen.

Mitarbeitende sehen in der Desk Booking Software in Echtzeit, welche Plätze frei sind, buchen mit wenigen Klicks und wissen schon vor der Anfahrt, wo sie sitzen und welche Kolleginnen und Kollegen in der Nähe sind.

Desk Hoteling, Hot Desking und Desk Sharing: Wo liegt der Unterschied?

Die drei Begriffe Desk Hoteling, Hot Desking und Desk Sharing werden häufig synonym verwendet, bezeichnen aber unterschiedliche Modelle mit jeweils eigenen Konsequenzen für das Unternehmen:

• Hot Desking: First-come-first-serve-Prinzip. Mitarbeitende suchen sich vor Ort spontan einen freien Platz. Wer zu spät kommt, geht leer aus.
• Desk Sharing: Ein Arbeitsplatz wird nach einem festen Schlüssel von mehreren Personen geteilt, häufig im Verhältnis 3:2 oder 2:1. Die konkrete Vergabe erfolgt mal mit, mal ohne Software.
• Desk Hoteling: Mitarbeitende reservieren ihren Platz im Voraus über eine Software. Das sorgt für Planbarkeit und Struktur wie bei einem klassischen Büro, bietet aber auch die Flächeneffizienz geteilter Arbeitsplätze.

Desk Hoteling ist also die Variante, die sich für hybride Teams in größeren Unternehmen am besten eignet. Niemand kommt ins Büro und steht am Ende ohne Platz da. Das Risiko des „Desk Hunting“ ist damit ausgeschlossen.

Welche Vorteile hat Desk Hoteling?

Es bringt konkrete Vorteile auf mehreren Ebenen:

• Flächeneffizienz: Büroflächen werden nach tatsächlichem Bedarf belegt, nicht nach dem Höchststand einer Vollbelegung, die es ohnehin nur selten gibt.
• Transparenz: Mitarbeitende sehen, ob ein Platz frei ist und wer aus dem Team vor Ort sein wird.
• Planbarkeit für Office-Teams: Reinigung, Catering und Empfang lassen sich auf die tatsächliche Belegung abstimmen statt auf Annahmen.
• Datenbasis für Entscheidungen: Buchungsmuster zeigen, welche Zonen gefragt sind und wo Flächen reduziert werden können.
• Weniger Stress im Alltag: Das morgendliche Suchen nach einem Platz entfällt, Teams finden sich gezielt zusammen.

Rechtliche Voraussetzungen für Desk Hoteling in Deutschland

Es ist in Deutschland grundsätzlich zulässig, Desk Hoteling einzuführen. Dennoch gibt es rechtliche Rahmenbedingungen. Wer hier sauber arbeitet, vermeidet teure Nachbesserungen und Rechtsstreitigkeiten.

Mitbestimmung: Hat der Betriebsrat mitzureden?

Die reine Entscheidung, Desk Hoteling einzuführen, ist laut Bundesarbeitsgericht und nachgeordneten Gerichten mitbestimmungsfrei. Der Arbeitgeber darf im Rahmen seines Direktionsrechts entscheiden, wie Arbeitsplätze organisiert werden. Mehrere Ausgestaltungsdetails sind aber mitbestimmungspflichtig nach § 87 BetrVG:

• Ordnung im Betrieb (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG): Clean-Desk-Regeln, Vorgaben zu persönlichen Gegenständen, überlagernde Flächennutzung (z. B. Arbeits- und Pausenzonen kombiniert).
• Technische Überwachungseinrichtungen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG): Sobald eine Buchungssoftware eingesetzt wird, die theoretisch Rückschlüsse auf Verhalten oder Leistung zulässt, ist der Betriebsrat zu beteiligen.
• Gesundheitsschutz (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG): Wenn wechselnde Nutzer an einem Tag denselben Schreibtisch belegen, entstehen neue Fragen: Wie oft wird gereinigt? Wie werden Lärmpegel im Großraum begrenzt? Bei solchen Regelungen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz hat der Betriebsrat mitzubestimmen.
• Betriebsänderung (§ 111 BetrVG): Wird Desk Hoteling mit einem Umbau oder einer Neugestaltung ganzer Bürobereiche verbunden, gilt das oft als Betriebsänderung. Der Betriebsrat hat dann ein weitergehendes Recht auf Information und Verhandlung, das über die reine Mitbestimmung nach § 87 BetrVG hinausgeht.

Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg hat das im August 2024 nochmals präzisiert (Beschluss vom 06.08.2024, Az. 21 TaBV 7/24): Weder Desk Sharing noch eine Clean-Desk-Policy sind als Gesamtkonzept zustimmungspflichtig, aber konkrete Regelungen dazu, was Mitarbeitende an Gegenständen mitbringen dürfen oder wie Flächen doppelt genutzt werden, sehr wohl.

Wer einen Betriebsrat im Haus hat, sollte ihn in der Praxis von Anfang an einbinden. Eine Betriebsvereinbarung ist der verlässlichste Weg, die Ausgestaltung rechtssicher zu regeln.

Arbeitsschutz: Was verlangt die Arbeitsstättenverordnung?

Auch bei geteilten Arbeitsplätzen gelten die Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung (§ 3a ArbStättV) und des Arbeitsschutzgesetzes (§ 5 ArbSchG) uneingeschränkt. Das bedeutet im Kern:

• Jeder Arbeitsplatz muss ergonomisch individuell einstellbar sein. Höhenverstellbare Tische und Stühle sind Pflicht, wenn unterschiedliche Personen am selben Platz arbeiten.
• Die Flächenanforderungen nach ASR A1.2 gelten weiterhin. Pro Arbeitsplatz werden in der Regel 8–10 m² kalkuliert.
• Eine Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG ist Pflicht und muss die Besonderheiten wechselnder Nutzung einbeziehen (Hygiene, psychische Belastung durch „Desk Hunting“, Lärm).
• Bildschirmarbeitsplätze (ASR A6) müssen die Mindestanforderungen an Bildschirm, Tastatur, Beleuchtung und Bewegungsraum erfüllen, unabhängig vom Nutzerwechsel.

In der Konsequenz funktioniert Desk Hoteling nur dort gut, wo Arbeitsplätze standardisiert und vollständig ausgestattet sind. Wer einzelne Plätze mit Monitoren und Dockingstations ausstattet und andere ohne, erzeugt Ungleichheit. Und das reduziert Akzeptanz sofort.

Datenschutz: DSGVO-konforme Buchungssoftware

Jede Desk-Hoteling-Lösung verarbeitet personenbezogene Daten. Wer bucht wann welchen Platz, wer ist wann im Büro? Damit greifen die Vorgaben der DSGVO, insbesondere aber der Grundsatz der Datensparsamkeit.

Konkret heißt das:

• Es dürfen nur Daten erhoben werden, die für den Buchungszweck zwingend erforderlich sind.
• Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ist unzulässig. Anwesenheitsdaten dürfen nicht dazu genutzt werden, einzelne Mitarbeitende zu bewerten.
• Auswertungen müssen anonymisiert auf Team- oder Zonenebene erfolgen.
• Mitarbeitende müssen wissen, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden.
• Bei WLAN-basierter Anwesenheitserkennung, wie sie etwa PULT Presence nutzt, muss sichergestellt sein, dass keine Bewegungsprofile entstehen.

Compliance-Checkliste vor der Einführung von Desk Hoteling

Bevor du ein Desk-Hoteling-Projekt startest, solltest du diese Punkte abhaken. Wer hier sauber vorgeht, vermeidet späteres Nachbessern.

• Betriebsrat frühzeitig einbinden: Kein Rollout ohne vorherige Abstimmung. Spätestens wenn eine Buchungssoftware im Spiel ist, führt an der Mitbestimmung kein Weg vorbei.
• Gefährdungsbeurteilung durchführen: Nach § 5 ArbSchG für die neuen Arbeitsplätze, inklusive psychischer Belastungen durch wechselnde Nutzung.
• Ergonomie-Standards festlegen: Höhenverstellbare Tische, anpassbare Stühle, Dockingstationen und Monitore müssen an jedem geteilten Platz verfügbar sein.
• Datenschutzkonzept erstellen: Welche Daten erhebt die Software, wie lange werden sie gespeichert, wer hat Zugriff? Diese Fragen gehören beantwortet, bevor Verträge unterschrieben werden.
• Hygienekonzept und Reinigungsintervalle definieren: Bei täglichem Nutzerwechsel müssen Oberflächen und Arbeitsausstattung häufiger gereinigt werden als bei festen Plätzen.
• Regeln schriftlich festhalten: Idealerweise stehen alle Regeln in einer Betriebsvereinbarung, mindestens aber in einer internen Richtlinie, die allen Beschäftigten bekannt ist.

Desk Hoteling: Weichenstellung für die Arbeitswelt von morgen

Die Zahlen des ifo Instituts lassen wenig Spielraum für Zweifel. Hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben, und Büroflächen werden weiter reduziert. Wer jetzt auf Desk Hoteling umstellt, schafft die Grundlage für eine Organisation, die mit der veränderten Arbeitswelt umgehen kann, ohne andauernd neu nachzusteuern.

Ob Desk Hoteling am Ende funktioniert, hängt weniger von der Software ab als vielmehr davon, wie sauber es eingeführt wurde. Wer von Anfang an mitdenkt, hat die schwerste Hürde bereits genommen. PULT übernimmt den Rest.

Was hat der Betriebsrat beim Desk Sharing zu sagen?

Wer Desk Sharing im Unternehmen einführen will, sieht sich schnell einer wichtigen Frage gegenüber: Muss der Betriebsrat beteiligt werden, und wenn ja, in welchem Umfang? Eine pauschale Antwort gibt es nicht

Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) kennt mehrere Mitbestimmungstatbestände, die je nach konkreter Ausgestaltung des Konzepts beim Desk Sharing greifen können. Wer die Regeln nicht kennt, riskiert einstweilige Verfügungen und erhebliche Projektverzögerungen.

Was der Betriebsrat beim Desk Sharing zu sagen hat: Das Wichtigste in Kürze

• Das Desk-Sharing-Konzept als solches ist mitbestimmungsfrei. Der Arbeitgeber darf es im Rahmen seines Direktionsrechts einführen. Die konkrete Ausgestaltung ist es fast nie.
• § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG greift, sobald Regelungen das Ordnungsverhalten der Mitarbeitenden betreffen.
• § 90 BetrVG verpflichtet den Arbeitgeber, den Betriebsrat bereits in der Planungsphase frühzeitig und umfassend zu informieren.
• Eine Betriebsvereinbarung ist beim Desk Sharing der rechtssicherste Weg.

Was regelt das Betriebsverfassungsgesetz bei Desk Sharing?

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber Desk Sharing anordnen. Die genaue Ausgestaltung ist aber fast immer mitbestimmungspflichtig. Das gilt vor allem dann, wenn Regeln zur Arbeitsplatznutzung, digitale Buchungstools, der Gesundheitsschutz oder Änderungen der Arbeitsumgebung betroffen sind.

Das BetrVG kennt mehrere Paragrafen, die bei Desk Sharing relevant sein können:

§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG – Ordnung im Betrieb: Die Trennlinie zwischen mitbestimmungspflichtigem Ordnungsverhalten und mitbestimmungsfreiem Arbeitsverhalten verläuft fließend. Regelungen, die unmittelbar die Arbeitsleistung abfordern (z.B. täglich einen freien Platz suchen), gelten als Arbeitsverhalten und sind mitbestimmungsfrei. Regelungen zum betrieblichen Zusammenleben, wie der Umgang mit persönlichen Gegenständen oder die Nutzung von Schließfächern, gelten als Ordnungsverhalten und sind mitbestimmungspflichtig.

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – Technische Überwachungseinrichtungen: Bestimmte Aspekte von Desk Sharing, wie die Nutzung von Buchungs- oder Belegungstools, fallen unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn damit eine Kontrolle der Leistung und des Verhaltens der Mitarbeitenden verbunden ist. Sobald ein Buchungstool Daten über Anwesenheitszeiten oder Nutzungsmuster erhebt, die auf Einzelpersonen rückführbar sind, greift das Mitbestimmungsrecht.

§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG – Gesundheitsschutz: Ergonomie-Anforderungen, Gefährdungsbeurteilungen und Hygieneregelungen für geteilte Arbeitsplätze können diesen Tatbestand erfüllen. Das LAG Baden-Württemberg lehnte ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG in einem konkreten Fall ab, da die Einführung von Desk Sharing allein nicht zu einer konkreten Gefährdung der Arbeitnehmer führe. Eine Gefährdungsbeurteilung müsse das erst feststellen.

§ 90 BetrVG – Informationspflicht: § 90 BetrVG verpflichtet den Arbeitgeber, den Betriebsrat frühzeitig und umfassend etwa über geplante Änderungen an Arbeitsplätzen, Arbeitsabläufen oder der Arbeitsumgebung zu informieren. Diese Informationspflicht greift bereits in der Planungsphase. Wer den Betriebsrat erst informiert, wenn die Umbaumaßnahmen bereits anlaufen, hat diesen Zeitpunkt verpasst.

§ 111 BetrVG – Betriebsänderung: Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts wird die Einführung von Desk Sharing in der Regel nicht als Betriebsänderung im Sinne von § 111 BetrVG gewertet. Anders sieht es aus, wenn Desk Sharing Teil einer größeren Umstrukturierung ist.

Was sagt die Rechtsprechung zur Mitbestimmung des Betriebsrates?

Die Rechtsprechung zum Thema Desk Sharing und Betriebsrat ist alles andere als einheitlich. Dasselbe Konzept wurde in der Vergangenheit von verschiedenen Gerichten gegensätzlich bewertet. Es komme demnach nicht auf das Konzept als Ganzes an, sondern auf die einzelnen Regelungen darin. Drei Entscheidungen zeigen, wo die Gerichte die Grenzlinien ziehen.

Arbeitsgericht Frankfurt/Main: Das Arbeitsgericht Frankfurt/Main gab dem Antrag eines Betriebsrats statt, der die Unterlassung der Einführung von Desk Sharing verlangte. Das Gericht sah mehrere Mitbestimmungstatbestände als berührt an. Die einseitige Einführung dieses Arbeitssystems durch den Arbeitgeber sei deshalb unzulässig gewesen. Der Betriebsrat konnte die weitere Umsetzung schließlich per einstweiliger Verfügung stoppen.

LAG Düsseldorf (Az. 3 TaBVGa 6/17): Das LAG Düsseldorf entschied in einem anderen Fall, dass der Betriebsrat kein Mitbestimmungsrecht hatte, weil das konkrete Konzept keine mitbestimmungspflichtigen Regelungen enthielt. Die Frage, wo genau die Trennlinie zwischen mitbestimmungsfreier Konkretisierung der Arbeitspflicht und mitbestimmtem Ordnungsverhalten liegt, ist dennoch auch nach dieser Entscheidung weitgehend ungeklärt. Eine grundlegende Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts fehlt bisher.

LAG Baden-Württemberg (Az. 21 TaBV 7/24, August 2024): Weder die Entscheidung, Desk Sharing einzuführen, noch eine begleitende Clean-Desk-Policy als solche unterliegen nach diesem Urteil der Mitbestimmung des Betriebsrats. Beides betreffe das mitbestimmungsfreie Arbeitsverhalten der Beschäftigten. Allerdings können Regelungen zum Umgang mit persönlichen Gegenständen das mitbestimmungspflichtige Ordnungsverhalten gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG betreffen. Auch die Regelung der Nutzung bestimmter Betriebsflächen zu Pausen- und Arbeitszwecken kann mitbestimmungspflichtig sein.

Für die Praxis bedeutet das, dass nicht das Konzept als Ganzes, sondern jede einzelne Regelung darin auf Mitbestimmungspflicht geprüft werden muss. Wer pauschalisiert, liegt fast immer falsch.

Was muss in der Betriebsvereinbarung zum Desk Sharing stehen?

Eine Betriebsvereinbarung ist in der Praxis der zuverlässigste Weg, um das Projekt rechtssicher umzusetzen. Das gilt ganz unabhängig davon, ob im Einzelfall ein echtes Mitbestimmungsrecht besteht oder nicht.

Damit Desk Sharing und Arbeitsrecht vereinbar werden, muss eine rechtssichere Betriebsvereinbarung diese Kernpunkte regeln:

1. Geltungsbereich: Welche Standorte, Abteilungen und Beschäftigtengruppen fallen unter die Vereinbarung? Gilt sie standortübergreifend, ist in der Regel der Gesamtbetriebsrat zuständig.
2. Buchungsregeln: Wie wird ein Arbeitsplatz reserviert? Per App, Terminal oder spontan? Welche Vorlaufzeiten gelten, welche Stornierungsfristen?
3. Clean-Desk-Policy: Welche persönlichen Gegenstände dürfen mitgebracht werden, wie werden sie aufbewahrt, wer stellt Schließfächer oder Rollcontainer bereit?
4. Datenschutz und Buchungssystem: Digitale Buchungssysteme können unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG fallen, wenn sie Daten über Buchungszeiten, Anwesenheitsdauer oder individuelle Nutzungsmuster erfassen. Die Vereinbarung muss festlegen, welche Daten erhoben werden, wie lange diese gespeichert werden und wer darauf zugriffsberechtigt ist. Tools wie PULT umgehen diese Streitfrage von vornherein: Auswertungen erfolgen ausschließlich aggregiert auf Teamebene, ohne Rückschlüsse auf Einzelpersonen und erfüllen damit die Anforderungen, die Betriebsräte bei § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG typischerweise stellen.
5. Ergonomie und Gesundheitsschutz: Vorgaben zur Ausstattung geteilter Plätze (Bildschirm, Tastatur, Stuhl), zur Reinigung und zu besonderen Bedürfnissen einzelner Beschäftigter.
6. Sonderregelungen: Schwangere, Mitarbeitende mit Behinderung oder bestimmten Tätigkeitsprofilen können Anspruch auf einen festen Platz und besondere Desk-Sharing-Regeln haben.‍
7. Kontrollmechanismen: Wie werden Buchungsdaten ausgewertet? Nur aggregiert auf Teamebene oder auch auf Einzelpersonenebene? Letzteres ist in der Regel mitbestimmungspflichtig und datenschutzrechtlich heikel.

Wie wird der Betriebsrat in Desk Sharing am besten eingebunden?

Immer wieder begehen Führungskräfte den Fehler, dass sie den Betriebsrat erst über die Einführung von Desk Sharing informieren, wenn die Entscheidung bereits gefallen ist. Das ist taktisch unklug und verletzt in vielen Fällen § 90 BetrVG.

Sobald intern die Idee entsteht, Desk Sharing einzuführen, beginnt die Informationspflicht. Der Betriebsrat erhält Planungsunterlagen, Flächenkonzepte und Zeitpläne. Im nächsten Schritt wird das Konzept gemeinsam auf mitbestimmungspflichtige Regelungen geprüft: Welche Bereiche berühren § 87 Abs. 1 Nr. 1, 6 oder 7 BetrVG? Diese Prüfung verhindert, dass einzelne Regelungen später zum Stolperstein werden.

Sind mitbestimmungspflichtige Bereiche identifiziert, beginnen die formellen Verhandlungen über eine Betriebsvereinbarung. Können sich Arbeitgeber und Betriebsrat nicht einigen, entscheidet die Einigungsstelle. Dieses Verfahren kann Projekte um Monate verzögern. Nach Abschluss der Vereinbarung beginnt die Umsetzung. Eine Evaluationsklausel legt zudem fest, wann und wie die Betriebsparteien das Konzept gemeinsam überprüfen und bei Bedarf anpassen.

Wer frühzeitig transparent kommuniziert und eine saubere Betriebsvereinbarung abschließt, hat die meisten Konflikte bereits vermieden, bevor sie entstehen. Für das Buchungssystem gilt dasselbe Prinzip.

{{hint-box}}