Was ist Hot Desking? Die Definition im Überblick

Hot Desking ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeiter keinen fest zugewiesenen Schreibtisch haben. Stattdessen nutzen sie täglich wechselnd einen anderen freien Arbeitsplatz.

Der Name erklärt sich einfach: Wird ein Arbeitsplatz von mehreren Personen hintereinander genutzt, bleibt er "warm" oder "heiß" (hot).

Typische Hot Desking-Szenarien:

• Außendienst-Teams: Vertriebsmitarbeiter sind häufig unterwegs und benötigen nur gelegentlich einen Büroarbeitsplatz
• Hybride Teams: Mitarbeiter arbeiten 2-3 Tage im Homeoffice und kommen nur zeitweise ins Büro
• Projektbasierte Arbeit: Teams, die je nach Projekt unterschiedliche Arbeitsformen benötigen

Die Vorteile von Hot Desking

• Kosteneinsparungen: Weniger benötigte Arbeitsplätze bedeuten kleinere Büroflächen und geringere Mietkosten. Das ist der Fall, wenn eine neue Bürofläche mit Hot Desking Konzept geplant wird.
• Optimierte Büronutzung: Statt leerer Schreibtische entstehen Räume und Zonen für die Zusammenarbeit, Rückzugsbereiche oder moderne Pausenzonen. Das ist der Fall, wenn vorhandene, große Flächen auf Hot Desking umgestellt werden.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Wechselnde Sitzplätze durchbrechen Abteilungsgrenzen. Mitarbeiter kommen mit Kollegen aus anderen Bereichen ins Gespräch.
• Attraktivität als Arbeitgeber: Hot Desking ist ein Zeichen für ein modernes, durchdachtes Bürokonzept. Die Umstellung geht meist mit einer kompletten Aufwertung der Büroausstattung einher: hochwertige, ergonomische Möbel, moderne Technik, professionell gestaltete Ruhezonen, einladende Pausenbereiche und gut ausgestattete Küche für gemeinsame Kaffeepausen. Für Fachkräfte signalisiert dies, dass das Unternehmen in das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter investiert und eine zeitgemäße Arbeitskultur bietet.

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Herausforderungen und mögliche Nachteile des Hot Desking

Der Verlust der Arbeitsplatz-Identität ist für Mitarbeiter die größte Problemstellung beim Wechsel zu Hot Desking. Viele Mitarbeiter schätzen "ihren" Schreibtisch mit persönlichen Gegenständen, Fotos und individueller Einrichtung. Dieser emotionale Aspekt sollte nicht unterschätzt werden.

• Organisatorischer Aufwand: Hot Desking erfordert klare Regeln und eine Buchungssoftware. Ohne eine gute Organisation wird es eher chaotisch und birgt Streitpotenzial.
• Technische Herausforderungen: Alle Arbeitsplätze müssen identisch ausgestattet und für verschiedene Nutzer anpassbar sein. Das erfordert Investitionen in höhenverstellbare Möbel und vielfach gleichwertige IT-Ausstattung.
• Hygiene und Sauberkeit: Geteilte Arbeitsplätze müssen regelmäßig gereinigt werden. Auch die Mitarbeiter müssen nun verstärkt auf Sauberkeit achten und den Arbeitsplatz so verlassen, dass er praktisch sofort von einem Kollegen weiter benutzt werden könnte.

Aus organisatorischer Sicht ist der Datenschutz und Arbeitsplatz-Organisation beim Hot Desking eine neue Herausforderung: Geteilte Arbeitsplätze erfordern eine "Clean Desk Policy", das bedeutet, dass am Ende jedes Arbeitstages alle Dokumente, Notizen und persönlichen Gegenstände weggeräumt werden müssen.

Dabei geht es nicht in erster Linie um Sauberkeit, sondern um Datenschutz: Vertrauliche Informationen dürfen nicht für den nächsten Nutzer des Arbeitsplatzes zugänglich sein. Computer müssen gesperrt, Laptops weggeschlossen werden.

Passt Hot Desking zu unserem Unternehmen?

Bevor Sie sich für oder gegen Hot Desking entscheiden, sollten Sie ehrlich prüfen, ob es zu Ihrer Unternehmensrealität passt.

Merkmale dafür, dass Hot Desking gut passt:

• Hoher Homeoffice-Anteil: Mehr als 40 % Ihrer Mitarbeiter arbeiten regelmäßig remote
• Flexible Arbeitszeiten: Die Mitarbeiter im Team haben unterschiedliche Anwesenheitszeiten
• Projektbasierte Arbeit: Teams arbeiten in wechselnden Konstellationen
• Wachstum geplant: Sie erwarten Personalzuwachs, aber wollen nicht sofort mehr Bürofläche anmieten
• Aufgeschlossene Kultur: Ihr Team ist generell offen für Veränderungen

Merkmale dafür, dass Hot Desking nicht passt:

• Dokumentenlastige Arbeit: Mitarbeiter benötigen täglich Zugriff auf physische Akten
• Spezielle Ausstattung: Arbeitsplätze mit sehr spezifischer technischer Ausrüstung, zum Beispiel für Videoschnitt, Grafikdesign, CAD-Arbeitsplätze, technische Ausstattung wie Messsysteme, Analysegeräte usw.
• Feste Teams: Abteilungen, die den ganzen Tag eng zusammenarbeiten müssen
• Widerstand im Team: Die Mitarbeiter sind in Bezug auf die tägliche Arbeitsweise und Abläufe sehr konservativ eingestellt.

Umsetzung: Schritt für Schritt zum Hot Desking

Hot Desking erfolgreich einzuführen erfordert eine durchdachte Herangehensweise in sechs Kernbereichen: Team-Einbindung mit Mitarbeiterbefragung und Pilotgruppe, technische Vorbereitung mit einheitlicher IT-Ausstattung und Buchungssystem, Raumgestaltung mit verschiedenen Arbeitszonen und Aufbewahrungslösungen, klare Regelwerke für Datenschutz und Arbeitsplatznutzung, einen kontrollierten Testlauf mit einer Abteilung sowie die schrittweise Ausweitung auf das gesamte Unternehmen. 

1. Team einbeziehen und überzeugen

Mitarbeiterbefragung durchführen

Bevor Sie Entscheidungen treffen, fragen Sie Ihr Team: Welche Bedenken gibt es? Was sind die Erwartungen? Wo sehen Mitarbeiter Vorteile oder Probleme? Welche Strukturen (Schließfächer, Kaffeeküchen, Ruhebereiche, Pausenzonen) wünschen sie sich?

Workshops und Informationsveranstaltungen

Erklären Sie transparent, warum Hot Desking eingeführt werden soll. Zeigen Sie konkrete Vorteile auf, nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter (moderne Ausstattung, flexible Arbeitsumgebung).

Pilotgruppe identifizieren

Starten Sie mit einer aufgeschlossenen Abteilung oder freiwilligen Teilnehmern, die als Multiplikatoren fungieren können.

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2. Technik und Infrastruktur für das Hot Desking planen

IT-Infrastruktur bewerten

• Sind alle Arbeitsplätze technisch gleichwertig ausgestattet?
• Funktioniert das WLAN überall zuverlässig?
• Können sich Mitarbeiter problemlos an jedem PC anmelden?

Buchungssystem auswählen

Wichtige Kriterien: Benutzung von jedem Gerät (PC, Laptop, Smartphone, Terminal), Anbindung an bestehende Systeme (Kalender), Raumbuchung, Büroauswertung und Statistiken (DSGVO-konform).

Möbel und Ausstattung standardisieren

Alle Arbeitsplätze müssen identisch ausgestattet sein: höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle, Beleuchtung.

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3. Räume und Zonen für Hot Desking neu gestalten

Zonierung planen

• Ruhebereiche für konzentriertes Arbeiten
• Zonen für die Teamarbeit mit rollbaren Tischen und Trennwänden
• Pausenbereiche und Küchen aufwerten
• Telefonbereiche für Gespräche

Aufbewahrungslösungen schaffen

Schließfächer, mobile Rollcontainer oder abschließbare Schränke für persönliche Gegenstände und Dokumente und Privates.

4. Regeln und Richtlinien für das Hot Desking entwickeln

Clean Desk Policy definieren

Klare Regeln für den Umgang mit Dokumenten und digitalen Geräten am Ende des Arbeitstages (Datenschutz).

Buchungsrichtlinien festlegen

• Wie weit im Voraus kann gebucht werden?
• Gibt es Mindest- oder Höchstbuchungszeiten?
• Was passiert bei No-Shows?

Verhaltenskodex erstellen

Regeln für Lautstärke, Telefonate, Essen am Arbeitsplatz und den respektvollen Umgang mit den geteilten Ressourcen.

5. Testlauf für das Hot Desking starten

Mit einer Abteilung beginnen

Führen Sie Hot Desking zunächst in einem begrenzten Bereich ein, um Erfahrungen zu sammeln und Kinderkrankheiten zu beheben.

Feedback systematisch sammeln

Regelmäßige Gespräche mit den Testteilnehmern: Was funktioniert gut? Wo gibt es Probleme? Was sollte angepasst werden?

Anpassungen vornehmen

Seien Sie bereit, Regeln zu ändern oder technische Lösungen anzupassen, wenn sich Probleme zeigen.

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6. Hot Desking Schritt-für-Schritt ausweiten

Sukzessive Einführung

Erweitern Sie Hot Desking nach dem erfolgreichen Testlauf auf weitere Abteilungen. So können Sie aus den Erfahrungen lernen und jede Erweiterung optimieren.

Kontinuierliches Monitoring

Auch nach der vollständigen Einführung: Sammeln Sie regelmäßig Feedback und passen Sie das System an veränderte Bedürfnisse an.

Erfolg messbar machen

Verfolgen Sie Kennzahlen wie Arbeitsplatzauslastung, Mitarbeiterzufriedenheit und Kosteneinsparungen, um den Erfolg zu dokumentieren.

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Die häufigsten Fehler bei der Einführung von Hot Desking

• Das Team erfährt es aus der Gerüchteküche: Wenn Mitarbeiter von der Hot-Desking-Einführung erst durch Flurfunk erfahren, ist der Widerstand vorprogrammiert und es bauen sich Ängste und Vorbehalte auf, die später nur sehr schwer wieder zu lösen sind. Sprechen Sie offen über die Beweggründe: Kostenersparnis, Flexibilität oder Wachstumspläne. Menschen akzeptieren Veränderungen eher, wenn sie den Sinn dahinter verstehen.
• Von null auf hundert: Eine komplette Büroumstellung auf einmal überfordert alle Beteiligten. Wer direkt das ganze Unternehmen im laufenden Betrieb umstellt, riskiert Chaos und frustrierte Mitarbeiter. Beginnen Sie mit einer Abteilung, sammeln Sie Erfahrungen und bessern Sie nach, bevor Sie weitermachen.
• Arbeitsplätze erster und zweiter Klasse: Nichts sorgt schneller für schlechte Stimmung als unterschiedlich ausgestattete Arbeitsplätze. Wenn ein Schreibtisch zwei Monitore hat und der andere nur einen, werden sich Mitarbeiter jeden Morgen um die besseren Plätze streiten. Investieren Sie in einheitliche Ausstattung, das zahlt sich langfristig aus
• Fehlende Regeln: Ohne klare Spielregeln wird Hot Desking chaotisch ablaufen. Legen Sie fest, wie Arbeitsplätze gebucht werden, was mit Dokumenten passiert und wie sich Mitarbeiter verhalten sollen. Diese Regeln müssen alle kennen und einhalten, vom Praktikanten bis zum Geschäftsführer.

Hot Desking mit Buchungssoftware erfolgreich umsetzen

Hot Desking steht und fällt mit der richtigen Umsetzung. Viele typische Probleme, also Konflikte um beliebte Arbeitsplätze, unbemerkt unbeliebte Schreibtische oder Streits um Meetingräume, lassen sich durch die richtige Software von vornherein vermeiden.

Der Einsatz einer geeigneten Hot Desking Software löst diese Probleme und sorgt dafür, dass Arbeitsplätze fair und zuverlässig gebucht werden können. Mit PULT stellt jeder Mitarbeiter sicher, nach der Fahrt zur Arbeit auch tatsächlich den gewünschten Platz frei vorzufinden. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Schreibtischbuchung mit Lageplan, vom Smartphone, Laptop, PC
• Filtern nach Ausstattung und Buchung neben dem Lieblingskollegen
• Raumreservierung für Meetings, Workshops oder Fokusarbeit
• Besuchermanagement inkl. Check-in und Anwesenheitsübersicht
• Team-Find-Funktion, um zu sehen, wer wann im Büro ist
• Datengestützte Auswertungen zur Nutzung von Flächen und Arbeitsplätzen
• Integration in bestehende Tools wie Microsoft Teams oder Slack

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Guide: So funktioniert Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung

Eine aktuelle IAG-Studie mit knapp 2.000 Teilnehmern zeigt: 60 % der Beschäftigten sind zufrieden mit Desk Sharing. Fast die Hälfte der Befragten kam aus dem öffentlichen Dienst.  

Aber Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung hat seine eigenen Spielregeln. Datenschutz, Mitbestimmung, Barrierefreiheit: Die rechtlichen Hürden sind höher als in der freien Wirtschaft. 

In diesem Artikel erfährst du, was rechtlich zu beachten ist, wie andere Behörden es gemacht haben und welche konkreten Schritte zum Erfolg führen. Keine Theorie, sondern praxiserprobte Erfahrungen.

→ Direkt zur Desk Sharing Software für die öffentliche Verwaltung [Sprungmarke zur entsprechenden Überschrift]

Was ist Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung?

Desk Sharing bedeutet: Mehrere Mitarbeiter teilen sich dieselben Arbeitsplätze. Statt dass jeder einen festen Schreibtisch hat, bucht man sich je nach Bedarf einen freien Platz. In der öffentlichen Verwaltung ist das besonders relevant, da viele Kollegen inzwischen im Homeoffice arbeiten und viele Arbeitsplätze leer stehen.

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Mitarbeiter buchen über eine Software ihren Arbeitsplatz für den gewünschten Tag. Am Morgen setzen sie sich an den reservierten Platz, arbeiten wie gewohnt und räumen abends auf. Auf dem Platz bleibt nichts zurück; typischerweise werden Schließfächer zur Verfügung gestellt. Der Platz steht am nächsten Tag anderen zur Verfügung.

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Für Behörden besonders interessant: Viele Verwaltungen haben durch Homeoffice-Regelungen und flexible Arbeitszeiten eine Büroauslastung von nur 60 bis 70 %. Desk Sharing nutzt diese freien Kapazitäten optimal und spart Mietkosten. Gleichzeitig entstehen neue Begegnungsmöglichkeiten zwischen Abteilungen, die sonst wenig Kontakt haben.

Der Unterschied zu festen Plätzen: Statt 100 Mitarbeiter mit 100 Arbeitsplätzen arbeitest du mit 70 bis 85 Plätzen. Die gesparte Fläche kann für andere Zwecke genutzt werden, zum Beispiel für attraktive Pausenzonen oder Bereiche für die Zusammenarbeit, was insgesamt die Attraktivität des Arbeitsplatzes erhöht. Eine weitere Möglichkeit ist, die gemietete Fläche zu reduzieren und somit Kosten zu sparen.

Die rechtlichen Grundlagen für Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung

Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung ist grundsätzlich erlaubt. Das bestätigt auch die neueste Rechtsprechung des LAG Baden-Württemberg. Aber du musst das Personalratsvertretungsrecht, den Datenschutz und DSGVO, die Barrierefreiheit und den Arbeitsschutz beachten.

Personalvertretungsrecht: Nach § 80 Abs. 1 Nr. 4 BPersVG hat der Personalrat bei der Arbeitsplatzgestaltung mitzubestimmen. Das bedeutet: Du brauchst ihn von Anfang an mit im Boot. Nr. 21 desselben Paragrafen erfasst auch technische Einrichtungen wie Buchungssysteme.

Die praktische Konsequenz: Binde den Personalrat bereits in der Planungsphase ein. Nachträgliche Mitbestimmungsverfahren sind kompliziert und kosten Zeit.

Datenschutz: Die DSGVO gilt für Behörden besonders streng. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO legitimiert zwar die Datenverarbeitung für öffentliche Aufgaben, aber du musst das Prinzip der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO beachten. Erfasse nur Name/Personalnummer, Buchungszeit und Arbeitsplatz-ID. Die Erfassung der Tätigkeitsinhalte oder Leistungsbewertungen ist hingegen tabu.

‍Barrierefreiheit: § 12a BGG verpflichtet dich zu WCAG 2.1 AA-konformen Buchungssystemen. Das heißt: Screenreader-Kompatibilität, ausreichende Farbkontraste und Tastaturbedienbarkeit.

Arbeitsschutz: § 5 ArbSchG fordert eine spezifische Gefährdungsbeurteilung für wechselnde Arbeitsplätze. Psychische Belastungen durch Arbeitsplatzwechsel müssen dabei explizit berücksichtigt werden.

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Erstelle eine strukturierte Dienstvereinbarung, die alle Aspekte regelt, von der Arbeitsplatzausstattung über das Buchungsverfahren bis hin zu Datenschutz und Barrierefreiheit.

Beispiele für Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung

Stadtverwaltung Metzingen: 400 Mitarbeiter, drei Standorte, eine Software. Die baden-württembergische Stadt führte im August 2022 Desk Sharing ein. IT-Leiter Jörg Stritzelberger berichtet von schneller Akzeptanz nach kurzer Eingewöhnung. Besonders geschätzt werden Features, die die Anwesenheit anderer Kollegen auf dem Büroplan markieren und die Filterung der Arbeitsplätze nach deren Merkmalen.

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Universitätsklinikum Heidelberg: Hier zeigt sich, wie schrittweise Expansion des Desk Sharing in der Institution funktioniert. Das Klinikum startete mit Pilotbereichen und weitete Desk Sharing kontinuierlich aus, basierend auf den optimierten Erfahrungen aus bereits umgesetzten Bereichen.

Universität Hamburg: Seit März 2024 läuft hier ein rechtskräftiger Pilotbetrieb mit einer klaren Dienstvereinbarung. Das Konzept integriert mobiles Arbeiten mit einheitlicher Arbeitsplatzausstattung und klaren Regeln für persönliche Gegenstände.

Der dokumentierte Mehrwert: besserer Beschäftigtenaustausch, Zeit- und Ressourcenersparnisse, optimale Arbeitsplatzauslastung. Messbare Kosteneinsparungen durch Flächenreduzierung um 20 bis 40 %, bei typischen Mieten von 50 bis 150 € pro m²/Monat bedeutet das erhebliche Budgetentlastungen.

Die Sharing-Quoten bewegen sich zwischen 0,67 bis 0,83 Arbeitsplätzen pro Mitarbeiter, wobei Sicherheitspuffer für Spitzenzeiten eingeplant werden.

Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung auf Desk Sharing vorbereiten

Jüngere Kollegen (Generation Z, Millennials) zeigen in der Regel eine hohe Akzeptanz für flexible Arbeitsmodelle. Bei älteren Kollegen (Babyboomer, Generation X) stößt du häufiger auf Widerstand: Nicht aus Sturheit, sondern aus berechtigten Sicherheitsbedürfnissen und Präferenz für bewährte Strukturen.

Hauptwiderstandsfaktoren: Datenschutz-Bedenken (21 % laut Bitkom/DStGB-Studie), traditionelle Verwaltungskultur mit hierarchischen Entscheidungswegen, praktische Sorgen wie Zeitaufwand für die Arbeitsplatzsuche und rechtliche Unsicherheiten.

Bewährte Strategien: Führe informative Workshops durch, die Bewusstsein schaffen. Kommuniziere konkrete Work-Life-Balance-Verbesserungen, nicht hingegen abstrakte Effizienzgewinne. Biete systematische Schulungen für alle Altersgruppen an, aber mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

Kulturelle Besonderheiten der Verwaltung: Hierarchische Entscheidungswege verlängern die Implementierung, aber sie bieten auch Stabilität. Rechtliche Rahmenbedingungen schaffen höhere Compliance-Anforderungen, sorgen aber für Rechtssicherheit. Die höhere intrinsische Motivation durch gesellschaftlichen Nutzen und geringere Fluktuation ermöglichen nachhaltige Planung.

Kommunikation: Nutze mehrere Kanäle (Intranet, Newsletter, persönliche Gespräche). Sei transparent, zeige Vor- und Nachteile offen auf. Plane interaktive Elemente wie Q&A-Sessions und Feedbackschleifen. Skeptiker überzeugst du mit konkreten Vorteilen und Sicherheitsgarantien. Befürworter bindest du ein, indem du ihnen Gestaltungsmöglichkeiten gibst. Ignoriere die "schweigende Mitte" nicht, denn sie entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg.

Technische Umsetzung von Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung

Die Desk Sharing Software ist ein wichtiger Teil der technischen Umsetzung, hinzu kommen DSGVO-Konformität, Barrierefreiheit und IT-Sicherheit nach BSI-Standards.

DSGVO-Konformität: Deutsche Server, EU-Datenschutz-konformität , Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Achte auf ISO27001-Zertifizierungen der Anbieter.

IT-Sicherheit: Multi-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen und TLS 1.3-Verschlüsselung.

Clean Desk Policy: Arbeitsplatz-Reset nach jeder Nutzung, sichere Verwahrung vertraulicher Dokumente in abschließbaren Rollcontainern, automatische Bildschirmsperre bei Nichtbenutzung.

Hardware-Mindestausstattung: Standardisierte Docking-Stationen für Laptops, Dual-Monitor-Sets, höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Eingabegeräte.

Dein Weg zum erfolgreichen Desk Sharing

Die 60%ige Zufriedenheitsrate bei implementierten Lösungen zeigt das Potenzial, parallel dazu verdeutlicht die 47,6%ige Präferenz für feste Arbeitsplätze: Das Change Management ist der Kern der Umgestaltung.

Die Erfolgsfaktoren: Frühzeitige Personalvertretungseinbindung nach § 66 BPersVG, DSGVO-konforme Technologie und Software mit deutschen Serverstandorten, generationenspezifische Kommunikation und schrittweise Pilotprojekt-Implementierung.

Die Zahlen sprechen für sich: Kosteneinsparungen von 20 bis 40 % bei Büroflächen rechtfertigen Investitionen von 180.000 bis 250.000 € für 100 Mitarbeiter bei 2-3-jähriger Amortisation.

Deine nächsten Schritte:

1. Führe eine systematische Ist-Analyse mit Mitarbeiterbefragung durch
2. Hole den Personalrat von Anfang an ins Boot
3. Wähle DSGVO-zertifizierte Software mit deutschen Servern
4. Entwickle ein mehrstufiges Schulungskonzept für alle Altersgruppen
5. Starte mit einem Pilotbereich und evaluiere kontinuierlich

Desk Sharing Software für die öffentliche Verwaltung 

PULT ist eine Booking-Software für dein Desk-Sharing-Konzept. Es läuft browserbasiert und funktioniert damit auf jedem Gerät, also auf dem Smartphone, Laptop und PC. Der interaktive Büroplan bildet dein Büro originalgetreu ab, zeigt verfügbare Arbeitsplätze und lässt sich nach Ausstattung filtern. 

Automatisierung mit PULT Presence: Sobald sich Mitarbeiter mit dem Büro-WLAN verbinden, erfolgt der Check-in automatisch, ohne App-Nutzung, ohne manuelle Eingaben. Das macht die Lösung auch für skeptische Kollegen attraktiv, da sie keine Mehrarbeit haben.

Behördentauglich: PULT ist DSGVO-konform und erfüllt die strengen Compliance-Anforderungen öffentlicher Einrichtungen. Deutsche Server, ISO27001-Zertifizierung und rollenbasierte Zugriffskontrolle schaffen die nötige Rechtssicherheit. Auch die vorhandene WLAN-Infrastruktur kann beibehalten werden.

Praxisgerechte Features: Interactive Grundrisse zeigen nicht nur verfügbare Plätze, sondern auch, wo Kollegen sitzen. Das vereinfacht die Zusammenarbeit und nimmt die Anonymität aus dem Desk Sharing. Umfassende Analytics helfen dabei, die Büroflächen datenbasiert zu optimieren und den ROI zu dokumentieren.

Die starke Tendenz zu Remote Work und Homeoffice-Tagen führt dazu, dass viele Schreibtische in Büros leer bleiben. In Unternehmen entstehen dann Fragen: Wie lässt sich die Anzahl der ungenutzten Schreibtische reduzieren? Welche Anzahl müssen wir mindestens vorhalten, sodass trotzdem jeder einen Platz findet, sobald er doch ins Büro kommt? Und wie machen wir das planbar? In diesem Artikel erfährst du, was Desk Sharing bedeutet, welche Fragestellungen noch daran gekoppelt sind und welche Vorteile sich aus dem Konzept ziehen lassen.

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing, auch bekannt als Shared Desk oder Flex Desk, bedeutet, dass Mitarbeiter keine festen Schreibtische mehr haben. Stattdessen stehen ihnen flexibel nutzbare Arbeitsplätze zur Verfügung. Entweder setzt man sich irgendwo hin, oder es gibt ein Buchungssystem.

Durch die Möglichkeiten des Homeoffice und weiteren Remote-Work Arbeitsweisen bleiben in den Unternehmen mehr und mehr Schreibtische leer. Das Konzept des klassischen Büros mit seinen teils über Jahre fest zugewiesenen Schreibtischen wird hinterfragt. Studien und Erfahrungsberichte zeigen ebenfalls: Längst nicht alle Angestellten sind täglich im Büro. Durch Urlaube, Krankheitstage, Außendienst oder Homeoffice ergibt sich ein durchschnittlicher Präsenzwert, der häufig deutlich unter 70 % liegt, was bedeutet: Die Anzahl der Schreibtische im Unternehmen könnte deutlich reduziert werden.

Eine wichtige und sinnvolle Steuerungsgröße bei der Planung ist die sogenannte Desk-Sharing-Quote. Sie beschreibt das Verhältnis von verfügbaren Schreibtischen zur Anzahl der Mitarbeiter. Eine Quote von z. B. 0,7 bedeutet: 10 Mitarbeiter teilen sich eine Anzahl von 7 Schreibtischen. Je niedriger die Quote, desto mehr Mitarbeiter teilen sich rechnerisch einen Arbeitsplatz.

Damit es dabei nicht zu Engpässen bei den Arbeitsplätzen kommt, sollte beim Desk Sharing nicht nur die schiere Effizienz im Vordergrund stehen. Begleitet wird das Konzept von Änderungen der Unternehmenskultur, einem fairen Miteinander, neu gedachter Büroausstattung und ebenso neuen Hilfsmitteln, wie einer Software zur Platzbuchung.

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Wie geht Desk Sharing?

Im Wesentlichen unterscheidet man beim Desk-Sharing-Konzept zwei grundlegende Ansätze:

• First Come, First Serve: Mitarbeiter, die früh ins Büro kommen, haben die freie Wahl unter den noch verfügbaren Arbeitsplätzen. Dieses Modell funktioniert besonders gut in kleinen Teams, in denen die Abstimmung persönlich und informell erfolgen kann.
• Platzzuweisung mittels Software: Besonders in größeren Unternehmen wird die Platzvergabe durch Apps oder Plattformen organisiert. In den Tools lassen sich verfügbare Arbeitsplätze einsehen, reservieren und dabei der Sitzplatz von Teammitgliedern berücksichtigen. Einige Systeme bieten zudem Raumpläne, Benachrichtigungen und Integrationen mit Kalender-Tools an.

Beide Ansätze bieten je nach Unternehmensgröße und Arbeitskultur unterschiedliche Vorzüge. Die Wahl des passenden Systems hängt davon ab, wie das Desk Sharing in der jeweiligen Organisation umgesetzt werden soll.

Erfolgreiches Desk Sharing hängt stark davon ab, wie gut die organisatorischen Abläufe, die Technik und die Unternehmenskultur zusammenspielen. Ohne klare Regeln, eine geeignete Kommunikation und unterstützende Tools wird die neu gewonnene Flexibilität schnell zum Chaosfaktor.

Die 4 Varianten des Desk Sharing

Neben den beiden genannten Ansätzen gibt es verschiedene Umsetzungsformen von Desk Sharing, die Unternehmen einsetzen können:

Hot Desking

Einfach umzusetzen, aber eher problematisch im Alltag: Mitarbeiter wählen täglich spontan einen freien Platz. Ohne Buchungssystem kann das zu einem permanenten Kampf um die besten Plätze führen. Dieses Modell basiert auf dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ und ist somit nicht wirklich fair. Geeignet ist das Hot Desking beispielsweise für Co-Working-Spaces.

Desk Sharing kombiniert mit Homeoffice

Gerade in hybriden Arbeitsmodellen bietet Desk Sharing viele Vorteile. Wenn Mitarbeiter regelmäßig im Homeoffice sind, reduziert sich der Bedarf an festen Arbeitsplätzen wie beschrieben deutlich. Im Unternehmen sinken Bedarf und Kosten der Hardware, frei gewordene Flächen können anderweitig genutzt werden – auch zugunsten der Mitarbeiter. Der gewonnene Platz kann für Ruhezonen, Orte der Zusammenarbeit usw. genutzt werden. Die Verbindlichkeit der Platzreservierung sorgt für ein faires Miteinander.

Zonenbasiertes Desk Sharing

Ein moderner Ansatz: Das Büro wird in Funktionszonen unterteilt, etwa für konzentriertes Arbeiten, kreative Zusammenarbeit, Telefonate oder Erholung. Mitarbeiter wählen den Platz, der zu ihrer Tagesaufgabe passt. Dieses Modell fördert die Eigenverantwortung und passt sich verschiedenen Arbeitsstilen an.

Hoteling samt Desk Booking

Insbesondere für mobile oder selten im Büro anwesende Mitarbeiter geeignet: Per Tool wird ein Arbeitsplatz im Voraus gebucht, vergleichbar mit einer Hotelreservierung. Besonders nützlich für Außendienstmitarbeiter oder Kollegen, die üblicherweise an anderen Standorten arbeiten.

Diese Varianten lassen sich mitunter nicht scharf voneinander abgrenzen und sind auch nicht absolut definiert. Jedes Unternehmen sollte alle Möglichkeiten kombinieren, die der Arbeitsweise des Teams zugutekommt.

Die Vorteile und Nachteile des Desk-Sharing-Konzepts

Desk Sharing bringt viele Chancen, den Arbeitsplatz auf ein modernes Niveau zu heben. Parallel dazu entstehen aber auch Schwierigkeiten.

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Vorteile des Desk Sharing

• Förderung von Kreativität und Zusammenarbeit: Der tägliche Platzwechsel fördert den Austausch zwischen Teams, ermöglicht spontane Gespräche und neue Perspektiven.
• Effizienter Raumeinsatz: Büroflächen lassen sich dynamisch an die tatsächliche Nutzung anpassen und eine neu gedachte Flächennutzung wird möglich.
• Mehr Autonomie: Mitarbeiter können Ort, Zeit und Umfeld ihrer Arbeit besser steuern, ohne dabei permanent einen Platz zu beanspruchen.
• Chancengleichheit: Jeder Mitarbeiter hat die gleichen Möglichkeiten bei der Platzwahl, unabhängig von Arbeitsweise, Position oder Funktion.
• Höhere Anpassungsfähigkeit: Das Unternehmen bleibt in der Raumgestaltung frei und kann sich leichter auf Wachstum, Umstrukturierung oder neu ermittelte Homeoffice-Quoten einstellen.
• Offeneres Betriebsklima: Führungskräfte und Mitarbeiter sitzen beieinander, was Vertrauen fördert und ein Miteinander auf Augenhöhe stärkt.
• Produktivität: Die Möglichkeit, je nach Aufgabe zwischen ruhigen oder kommunikativen Zonen zu wechseln, kommt der Arbeitsweise zugute.

Nachteile des Desk Sharing

Wird Desk Sharing weniger gut etabliert, bleibt ohne klare Regeln oder wird nicht genügend durch die Führungskräfte und Software unterstützt, entstehen mitunter Nachteile:

• Unterschiedliche Bedürfnisse werden nicht immer erfüllt: Angestellte, die einen ruhigen und abgeschiedenen Arbeitsplatz benötigen, könnten durch das häufige Wechseln der Sitzplätze Schwierigkeiten haben, eine für sie passende Umgebung zu finden.
• Verlust von Vertrautheit: Der Wegfall eines persönlich eingerichteten Arbeitsplatzes kann das Zugehörigkeitsgefühl beeinträchtigen.
• Konkurrenz um Plätze: Beliebte Schreibtische oder Ruhezonen sind begrenzt, Konflikte sind möglich.
• Technischer Aufwand: Jeder Arbeitsplatz sollte vollständig und gleichwertig ausgestattet sein.
• Organisatorische Hürden: Die tägliche Suche nach einem freien Schreibtisch kann bei schlechten Strukturen zu Stress führen.
• Weniger Teamzusammenhalt: Wenn Kollegen nicht regelmäßig nebeneinandersitzen, kann das persönliche Miteinander leiden.
• Datenschutzrisiken: Ohne Clean Desk Policy droht ungewollter Einblick in sensible Informationen.
• Fehlender Raum für persönliche Gegenstände: Persönliche Arbeitsmaterialien und Gegenstände können nicht dauerhaft am Platz bleiben.

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Kein genannter Nachteil ist ein untrennbarer Teil des Desk Sharing. Stattdessen lassen sich alle Punkte durch gute Strukturen lösen. Mehr dazu findest du im Kapitel der Tipps für erfolgreiches Desk Sharing.

7 Tipps und Richtlinien für ein erfolgreiches Desk Sharing

• Mitarbeiter einbinden: Partizipation erhöht Akzeptanz und verringert stille Widerstände.
• Transparente Kommunikation: Ziele und Regeln offenlegen, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Klare Regeln: Clean Desk, Buchung, Verhalten in Zonen klar definieren.
• Zugängliche Buchungssysteme: Tools müssen intuitiv bedienbar sein und über alle Endgeräte funktionieren.
• Sauberkeit sicherstellen: Regelmäßige Reinigung, klare Zuständigkeiten, keine persönlichen Gegenstände am Platz zurücklassen.
• Stauraum bereitstellen: Schließfächer oder Rollcontainer ermöglichen sicheres Verstauen persönlicher Arbeitsmittel.
• Feedback integrieren: Desk Sharing ist kein starres System. Regelmäßige Evaluation und Anpassung erhalten und erhöhen die Wirksamkeit.

Neben der Einhaltung technischer Standards sollte auch die soziale Komponente nicht zu kurz kommen: Unternehmen sollten auf eine wertschätzende Arbeitsplatzkultur achten, in der gegenseitige Rücksichtnahme und Teamverantwortung selbstverständlich sind.

Die richtige Desk-Sharing-Ausstattung

Ein funktionierendes Desk-Sharing-Modell steht und fällt mit der richtigen Ausstattung. Wenn Arbeitsplätze nicht nur geteilt, sondern auch täglich neu genutzt werden, müssen sie so gestaltet sein, dass jeder Mitarbeiter sofort produktiv loslegen kann, und das ohne langes Suchen, Umstecken oder Improvisieren.

Damit das gelingt, braucht es:

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• Einheitliche Arbeitsplätze: Höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle, Monitore, Dockingstationen, leicht zugängliche Strom- und Netzwerkanschlüsse.
• Persönliche Peripherie: Jede Person nutzt eine eigene Maus, Tastatur und Headset, idealerweise verstaut in einer abschließbaren Box oder Schließfach.
• Sauberkeit & Hygiene: Stationen mit Desinfektionsmitteln und Reinigungstüchern, klare Regeln für das saubere Hinterlassen des Schreibtischs.
• Persönlicher Stauraum: Schließfächer oder mobile Rollcontainer für Taschen, Jacken, Helme, Wechselschuhe, Unterlagen, private Gegenstände.
• Ergonomiestandards: Monitor auf Augenhöhe, blendfreies Licht, Schulung zur ergonomischen Einrichtung des Arbeitsplatzes
• Rückzugs- und Pausenbereiche: Zonen für Ruhe, konzentriertes Arbeiten abseits der Shared Desks
• Kaffeeküchen: Gut ausgestattete Küchen für die Zubereitung von Getränken, dem Erwärmen des mitgebrachten Essens usw.

Wichtig ist, dass die Ausstattung das abdeckt, was zuvor an Schreibtischen oder in kleineren Büros stattfand. Sinnbildlich gesprochen werden Mitarbeiter nicht über den Verlust eines Wasserkochers klagen, wenn stattdessen eine voll ausgestattete Teeküche vorhanden sein wird.

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Perspektive: Desk Sharing auf lange Sicht

Desk Sharing funktioniert dann am besten und für alle gleich gut, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Organisatorische Voraussetzungen:

• Kulturwandel bewusst gestalten und durch Führungskräfte vorleben
• Pilotprojekte starten, bevor der flächendeckende Rollout erfolgt
• Einführende Schulung bzw. Informationsveranstaltungen durchführen
• Feedbackschleifen zur kontinuierlichen Verbesserung

Technische & räumliche Voraussetzungen:

• Zonen gestalten (Fokus, Team, Kommunikation, Pause)
• Einheitliche technische Ausstattung der Arbeitsplätze
• Stabiles WLAN und ortsunabhängiger Zugriff auf alle Arbeitsmittel
• Software zur Arbeitsplatz- und Raumbuchung

Der Einsatz einer geeigneten Desk Sharing Software löst Reservierungslisten an den Türen der Meetingräume ab und sorgt dafür, dass Arbeitsplätze fair und zuverlässig gebucht werden können. Mit PULT stellt jeder Mitarbeiter sicher, nach der Fahrt zur Arbeit auch tatsächlich den gewünschten Platz frei vorzufinden. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Schreibtischbuchung mit Lageplan, vom Smartphone, Laptop, PC
• Filtern nach Ausstattung und Buchung neben dem Lieblingskollegen
• Raumreservierung für Meetings, Workshops oder Fokusarbeit
• Besuchermanagement inkl. Check-in und Anwesenheitsübersicht
• Team-Find-Funktion, um zu sehen, wer wann im Büro ist
• Datengestützte Auswertungen zur Nutzung von Flächen und Arbeitsplätzen
• Integration in bestehende Tools wie Microsoft Teams oder Slack

Besuchermanagement richtig angehen und Aufwand gering halten

Montagmorgen, vor dem Empfangstresen stehen ein Handwerker mit Werkzeugkoffer und ein Bewerber, der nervös auf die Uhr schaut. Hinter dem Tresen blättert ein eingesprungener Mitarbeiter durch eine Papierliste und versucht am Telefon zu klären, was zu tun ist. Besuchermanagement sieht auch heute noch vielerorts so aus. In diesem Artikel erfährst du, wie Besuchermanagement richtig funktioniert, worin die Herausforderungen liegen und wie die richtige Software alles erleichtert.

Was ist Besuchermanag3ement?

Besuchermanagement bzw. Besucherverwaltung bezeichnet alle Maßnahmen, die mit dem Empfang, der Steuerung und der Nachverfolgung von Gästen verbunden sind. Damit sind Kunden, Bewerber, Partner, Dienstleister sowie mitunter Aushilfen oder Zeitarbeiter gemeint.

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Die Anforderungen an das Besuchermanagement sind vielfältig:

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• Sicherheit: Wer ist im Gebäude? Wer darf wohin? Wer ist im Notfall verantwortlich? Diese Fragen lassen sich nur beantworten, wenn Besucherdaten vollständig, aktuell und standortübergreifend verfügbar sind.
• Interne Abläufe: Wie läuft die Anmeldung ab, manuell oder digital? Wer informiert den jeweiligen Gastgeber?
• Datenschutz: Wie werden personenbezogene Daten erfasst, gespeichert und gelöscht? Hier geht es nicht nur um gesetzliche Vorgaben, sondern auch um das Vertrauen der Besucher.

• Nutzererlebnis: Wie fühlt sich der Gast empfangen? Zuvorkommend und durchorganisiert oder eher improvisiert? Der Empfang ist häufig der erste reale Kontakt mit einer Organisation und prägt den Eindruck.

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Ein durchdachtes Besuchermanagement schafft Struktur und trägt positiv zur Außenwirkung bei. Vor allem in größeren Unternehmen, Hotels oder Behörden wird es zu einer Aufgabe, die sich nicht mehr nur nebenbei erledigen lässt. Stattdessen steckt sehr viel Organisation dahinter.

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Typische Probleme beim Besuchermanagement

Das Besuchermanagement wird mitunter noch mit sehr viel händischer Arbeit betrieben. Gäste tragen sich auf Papierlisten ein, erhalten einen Ausweis aus der Schublade und werden vom Empfang zum Meetingraum geleitet. Dieser und ähnliche Abläufe bringen jedoch etliche Nachteile mit sich:

• Schlechte Übersicht: Wer sich wann im Gebäude aufhält oder es bereits wieder verlassen hat, ist oft nicht abschließend nachvollziehbar. Eine inkorrekte Besucherliste ist ein Problem bei Audits, Brandschutzbegehungen oder Evakuierungen, wenn im Ernstfall niemand sagen kann, wer sich gerade im Haus befindet.

• Fehleranfällig bei Besucheranmeldung: Handschriftliche Einträge sind teils unter Zeitdruck entstanden und schwer lesbar, unvollständig oder wurden vergessen. Das führt zu Rückfragen, Suchaufwand und Informationslücken.

• Unprofessioneller Eindruck: Nicht nur, aber vor allem bei Erstbesuchen kann ein improvisierter Empfang negativ auffallen, etwa wenn kein Ansprechpartner informiert wurde oder ein Namensschild fehlt.

• Hoher Aufwand: Empfangsteams müssen sich um Anmeldung, Ausweise, Wegbeschreibung und Benachrichtigung des Gastgebers kümmern, oft gleichzeitig und unter Zeitdruck. Bei höherem Gästeaufkommen ist das hin und wieder kaum zu bewältigen. Und wenn, dann nicht fehlerfrei.

Der klassische Empfang gerät unter Druck, wenn das Besucheraufkommen steigt oder neue Standorte, neue Arbeitsmodelle oder externe Dienstleister hinzukommen. Die Grenzen manueller Prozesse zeigen sich spätestens dann deutlich und werden zur spürbaren Belastung im Arbeitsalltag.

Sicherheit und Datenschutz beim Besuchermanagement

Sicherheit, Datenschutz und Nutzerfreundlichkeit sind oft schwer in Einklang zu bringen. Das liegt insbesondere an den hohen Ansprüchen, die daran gestellt werden. Der gesamte Ablauf soll für den Besucher möglichst komfortabel sein, parallel dazu aber seine Daten vollumfänglich schützen. Für das Unternehmen soll der Aufwand der Besucherverwaltung gering, die gezeigte Professionalität aber so hoch wie möglich sein.

• User Experience (UX): Der Empfang ist der erste Kontaktpunkt mit dem Unternehmen. Ein digitaler Check-in, klare Wegweisung und ein vorbereiteter Gastgeber sorgen für einen flüssigen Ablauf und vermeiden unnötige Wartezeiten oder Orientierungslosigkeit.
• Zutrittskontrolle: Gäste sollten nur dort Zutritt erhalten, wo sie autorisiert sind, etwa zum Besprechungsraum, nicht zum Serverraum. In vielen Unternehmen bedeutet das: temporäre Berechtigungen, digitale Türsysteme oder Freigaben über das Besuchersystem. Ohne ein solches System ist oft unklar, wer sich gerade wo aufhält.
• Allgemeiner Datenschutz: Besucher sehen die Daten der anderen; Daten werden nicht ordnungsgemäß gelöscht. Das kann immer Folgen haben, nicht nur in besonders geschützten Einrichtungen wie der Forschung oder Verwaltung.
• DSGVO-Konformität: Unternehmen müssen nachweisen können, welche Daten sie zu welchem Zweck erheben, wie lange sie gespeichert werden und wer Zugriff darauf hat. Ein digitales System kann hier helfen, Löschfristen automatisch einzuhalten und Auskunftspflichten strukturiert zu erfüllen.

Im Arbeitsalltag ist genau dieser Spagat oft die Herausforderung: Ein Prozess, der gleichzeitig sicher, rechtskonform und angenehm für den Besucher ist, ohne das Empfangsteam zu überlasten.

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Welche Arten von Besuchermanagementsystemen gibt es?

a) Besuchermanagement der alten Schule

Das traditionelle, aber sehr veraltete Besuchermanagement plädiert für Stift und Papier. Im Prinzip kann man damit Informationen einholen und sich einen Überblick verschaffen, allerdings unter einer Bedingung: Der Besucher hat seinen richtigen Namen angegeben und hat eine einigermaßen lesbare Handschrift. Abgesehen davon nimmt das Ausfüllen eines Papierformulars Zeit in Anspruch und führt somit zu Wartezeiten an der Rezeption.

b) Software vor Ort

Eine Softwarelösung, die auf den PCs am Empfang installiert ist, erleichtert die Arbeit gegenüber der Besucherverwaltung per Stift und Papier. Typische Probleme sind dabei jedoch die fehlende Synchronisation der Daten, Termine und weiteren Eintragungen und die Abgegrenztheit der Software. Der Teamkalender und interne Anwesenheitsübersichten sind nicht damit verbunden. Technisch kommen die manuellen Updates der lokalen Software als Aufgabe hinzu.

c) Cloud-basiertes Managementsystem

Cloudsoftware ist immer aktuell und die Daten unternehmensweit synchron. Somit können sich die Kollegen am Empfang darauf verlassen, mit den richtigen Informationen zu arbeiten. Ein weiterer großer Vorteil eines cloudbasierten Besuchermanagementsystems ist die Möglichkeit der Integration mit anderen Plattformen. So lassen sich Kalender und die Raumbuchung anbinden.

Beispiele für Besuchermanagement und Best Practices

Der jeweils wichtigste Anspruch an das Besuchermanagement unterscheidet sich mitunter zwischen verschiedenen Unternehmen, Einrichtungen und Organisationen.

Unternehmen mit hohem Besucheraufkommen

Mehrere Gäste gleichzeitig, Meetings in verschiedenen Gebäuden, externe Dienstleister im Haus: Hier hat sich der Einsatz von digitalen Check-in-Systemen bewährt, die eine schnelle Besucheranmeldung ermöglichen, häufig auch in mehreren Sprachen und ohne direkte Betreuung durch die Mitarbeiter. Der Gastgeber wird automatisch informiert und der Besucher erhält per Badge oder QR-Code Zugriff auf zuvor definierte Bereiche. Das reduziert Wartezeiten am Empfang.

Öffentliche Einrichtungen und Behörden

Hier stehen Datenschutz und Nachvollziehbarkeit im Vordergrund. Besuchszeiten, Ansprechpartner und Räume müssen genau dokumentiert sein. Digitale Besucherlisten helfen an dieser Stelle, diese Anforderungen verlässlich umzusetzen.

Shared Offices und Coworking-Spaces

Wechselnde Nutzer, unterschiedliche Unternehmen, hoher Grad an Flexibilität: Ein zentrales Besuchermanagement schafft hier Transparenz, wer wann welche Gäste empfängt – und ermöglicht die einfache Integration mit Raum- und Zutrittsmanagement. Gerade bei täglich wechselnden Teams ist das entscheidend für Sicherheit und Übersicht.

Besuchermanagement bei Desk Sharing und flexibler Arbeitsweise

Hybride Arbeitsmodelle, wechselnde Belegung, Shared Desks: Die Art, wie wir arbeiten, verändert sich und mit ihr die Anforderungen an Besuchermanagement. Sobald das Bürokonzept nicht mehr nur klassisch funktioniert, braucht es Strukturen, die:

• auch ohne feste Empfangsbesetzung funktionieren,
• spontane Besuche abbilden können,
• mit Raum- und Arbeitsplatzbuchung gekoppelt sind,
• Besucherdaten zentral verwalten – standortübergreifend und in Echtzeit.

Selbst geschaffene Strukturen können diesen Ansprüchen selten gerecht werden. Zuverlässiger und dabei deutlich einfacher arbeitet eine zugeschnittene Software.

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Software für das Besuchermanagement

Im Softwarebereich gibt es sehr viele Einzellösungen, die nur jeweils einen Teilbereich der Gesamtproblematik adressieren. Beim Versuch, Software dieser Art in Eigenregie zu einem funktionierenden System zu verbinden, wirst du in der Regel schnell an Grenzen stoßen. Achte bei der Auswahl daher darauf, dass die Software möglichst alle deine Ansprüche abdeckt. Beispiele für wichtige Softwarefunktionen im Besuchermanagement:

• Voranmeldung und Einladungsversand: Besucher können bereits vorab registriert werden und erhalten automatisch eine Einladung mit allen relevanten Informationen, inklusive QR-Code oder Link für den Check-in. Das entlastet den Empfang und sorgt für gut vorbereitete Gäste.
• Self Check-in vor Ort: Über ein Tablet oder Terminal können sich Besucher selbstständig anmelden. Dabei lassen sich je nach Bedarf Informationen wie Name, Unternehmen, Besuchsgrund oder Unterweisungserklärungen erfassen.
• Automatischer Ausweisdruck: Nach dem Check-in lässt sich direkt ein Besucherausweis mit Namen, Firma oder Foto erzeugen. Das sorgt für klare Identifikation im Gebäude und unterstützt Sicherheitskonzepte visuell.
• Benachrichtigung an den Gastgeber: Sobald ein Gast eintrifft, wird der zuständige Ansprechpartner automatisch informiert: per E-Mail, Messaging-System oder im Kalender.
• Übersicht über alle Gäste: Empfang, Sicherheitsdienst oder Facility Management können jederzeit einsehen, wer sich im Haus befindet, wo er sich aufhält und zu welchem Zweck. Das ist nicht nur bei Evakuierungen relevant, sondern auch für Datenschutz und Compliance.
• DSGVO-konformes Datenhandling: Besucherdaten lassen sich zeitgesteuert löschen oder archivieren, Zugriffe protokollieren und Anfragen beantworten.
• Integration mit bestehenden Systemen: Sinnvoll ist, wenn sich das Besuchermanagement mit anderen Elementen des Arbeitsalltags verknüpfen lässt, etwa mit Raum- oder Arbeitsplatzbuchung, Zutrittssystemen oder Kalenderdiensten.

In PULT findest du alle Funktionen für das Besuchermanagement in einem System: von der Voranmeldung mit QR-Code über den Self-Check-in am Empfang bis hin zum automatischen Ausweisdruck. Der richtige Mitarbeiter wird sofort informiert, die Besuchsdaten sind DSGVO-konform dokumentiert und Sicherheitsverantwortliche sehen jederzeit, wer sich im Gebäude aufhält.

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Was PULT dabei besonders macht: Das Besuchermanagement ist direkt mit den Funktionen der Arbeits- und Parkplatzbuchung verbunden. Somit hat dein Team alles an einem Ort und muss nicht zwischen verschiedener Software wechseln. Das gilt auch für die genutzten Kalender: Buchungen können direkt aus Outlook oder dem Google Kalender vorgenommen werden. Neu ist der 0-Klick Check-In per Wifi, mit dem sich deine Angestellten nicht mehr aktiv einloggen müssen und du trotzdem sehen kannst, wer angemeldet ist.