Besuchermanagementsystem: Was es ist und wie es funktioniert

Was ist Envoy? Ein kurzer Überblick

Envoy ist eine Workplace-Plattform, deren ursprünglicher Schwerpunkt auf Visitor Management und Empfang lag. Später wurde das Angebot unter der Produktlinie Envoy Workplace um Desk Booking, Room Booking und Parkplatzbuchung erweitert. Die ursprünglichen Lösungen für Besucher- und Liefermanagement gehören weiterhin zum Portfolio.

Die wichtigsten Funktionen von Envoy

Der Besucher-Check-in von Envoy läuft über iPad-Kiosks in Verbindung mit unterstützten Brother-Druckern für Besucherausweise. Die Plattform unterstützt das Scannen von Ausweisen, digitale NDAs, Gesundheitsabfragen und Liefermanagement. Außerdem gibt es Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Okta und verschiedenen Zutrittssystemen.

Preise für Envoy

Bei neuen Verträgen rechnet Envoy nicht mehr pro aktivem Nutzer ab. Die Preisgestaltung erfolgt stattdessen nach Standort und Workplace-Modul. Die Produkte Visitors, Response, Reservations, Screens und Deliveries werden separat lizenziert und abgerechnet. Für Envoy Visitors gelten folgende Preise:

Was macht eine gute Alternative zu Envoy aus?

Wesentliche Auswahlkriterien

Eine echte Envoy-Alternative sollte mehrere Aufgaben im Office Management abdecken. Achte darauf, ob Desk Booking, Room Booking und Visitor Management über einen gemeinsamen Zugang verwaltet werden können. Auch transparente Preise und Integrationen mit den Kalender- und Kommunikationstools deines Teams sind relevant. Sobald ihr mehrere Büros betreibt, wird außerdem die Preislogik für zusätzliche Standorte wichtig.

Kurze Checkliste: Darauf solltest du achten

7 Envoy-Alternativen für Desk Booking, Visitor Management und mehr im Jahr 2026

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#2 deskbird

Herkunft und Konzept: deskbird ist eine Workplace App für hybride Arbeitsplanung. Mitarbeitende können Bürotage planen sowie Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze über eine Oberfläche buchen.

Technologie: SaaS-Plattform mit Web-, Mobile-, Slack- und Microsoft-Teams-Apps. Die Tarife Business, Professional und Enterprise umfassen eine unbegrenzte Anzahl an Arbeitsplätzen, Nutzern, Admins, Standorten und Parkplätzen. Abgerechnet wird nach aktiven Nutzern.

Zielgruppe: Nach Angaben des Anbieters wird deskbird von Hybrid-Unternehmen unterschiedlicher Größe genutzt, von kleinen Teams bis hin zu globalen Konzernen.

Stärken

Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: deskbird):

Zusätzliche Kosten können beispielsweise entstehen für:

#3 Robin (Robin Powered)

Herkunft und Konzept: Robin ist eine Workplace-Management-Plattform für die Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen, Parkplätzen und Schließfachern. Hinzu kommen Space Management, Meeting Management und Visitor Management. Die Plattform richtet sich vor allem an größere Organisationen.

Technologie: Robin synchronisiert sich nativ mit Microsoft Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, Slack, Microsoft Entra und Okta. Nach Angaben des Anbieters können für kleinere Unternehmen mit einem einzelnen Anwendungsfall spezialisierte Einzellösungen besser geeignet sein.

Zielgruppe: Laut Anbieter eignet sich Robin für Organisationen mit mehr als 150 hybriden Mitarbeitenden, die ein Büro nutzen. Der Schwerpunkt liegt auf Unternehmen mit mehreren Etagen, Büros oder Gebäuden.

Stärken

Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Robin): Robin veröffentlicht keine Preise pro Nutzer oder Ressource. Laut Anbieter werden die Preise individuell pro Organisation kalkuliert und können über den Vertrieb angefragt werden. Alle Abonnements werden jährlich abgerechnet. Displays für Besprechungsräume und weitere Hardware können zusätzliche Kosten verursachen.

#4 Skedda

Herkunft und Konzept: Skedda ist eine Buchungsplattform für Arbeitsplätze, Räume und andere reservierbare Flächen. Im Mittelpunkt stehen eine konfigurierbare Rule Engine und ein Organization Hub, über den mehrere Büros in einem Dashboard verwaltet werden können.

Technologie: Die Preisgestaltung richtet sich nach buchbaren Flächen und nicht nach Nutzern. Skedda bietet native Apps für Microsoft Teams und Slack, Mobile Apps für iOS und Android sowie SSO über SAML 2.0.

Zielgruppe: Laut Anbieter eignet sich Skedda für Organisationen unterschiedlicher Größe. Dazu gehören Unternehmen, Hochschulen und Coworking Spaces sowie Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen.

Stärken

Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Skedda):

Für alle Tarife ist ein Administrators Add-on für 99 US-Dollar pro Monat erhältlich.

#5 Archie

Herkunft und Konzept: Archie ist eine modulare Workspace-Plattform. Desk Booking, Room Booking, Visitor Management und Coworking Software werden als separat bepreiste Produkte angeboten.

Technologie: Für die Plattform ist keine proprietäre Hardware erforderlich. Bestehende Tablets und Displays können genutzt werden. Archie bietet native Integrationen mit Microsoft 365 und Slack sowie mit Zutrittssystemen wie Kisi und Brivo.

Zielgruppe: Laut Anbieter wird Archie von mehr als 1.000 Organisationen genutzt. Das Spektrum reicht von kleinen und mittleren Unternehmen im Starter-Tarif bis zu großen Unternehmen mit mehreren Standorten in Pro und Enterprise.

Stärken

Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Archie):

Displays für Besprechungsräume und weitere Hardware können zusätzliche Kosten verursachen.

#6 YAROOMS

Herkunft und Konzept: YAROOMS ist eine Workplace-Management-Plattform, die hybride Arbeitsplanung, Desk und Room Booking sowie Visitor Management in einem System kombiniert. Für große Organisationen gibt es einen eigenen Enterprise-Tarif.

Technologie: Die Plattform bietet interaktive Büropläne, den AI Assistant Yarvis, eine Microsoft-Teams-Integration und Single Sign-On im Business-Tarif. Enterprise ergänzt API-Zugriff und individuelle Cloud-Deployments über Azure, AWS oder On-Premises.

Zielgruppe: Laut Anbieter richtet sich der Starter-Tarif an kleinere Büros, Business an wachsende Unternehmen und Enterprise an große Teams mit mehreren Standorten und mehr als 1.000 Nutzern.

Stärken

Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: YAROOMS):

#7 Joan

Herkunft und Konzept: Joan ist eine Workplace-Plattform für Room Booking, Visitor Management, Desk und Parking Booking, Digital Signage und Analytics. Die Preise richten sich nach der tatsächlichen Nutzung und nicht danach, welche Funktionen grundsätzlich freigeschaltet sind.

Technologie: Die Plattform kombiniert ein Basisabonnement mit zusätzlichen Preisen pro Nutzer und Gerät. Darin werden sowohl die Joan App als auch registrierte Displays und Tablets berücksichtigt.

Zielgruppe: Laut Anbieter wird Joan von Organisationen aus Technologie, Bildung und Hospitality eingesetzt. Die Kunden reichen von kleinen Büros bis zu globalen Unternehmen.

Stärken

Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Joan): Die Tarife starten bei €49 pro Monat als Basisabonnement mit einer enthaltenen Anzahl an Nutzern und Geräten.

Für größere Setups sind individuelle Angebote verfügbar.

So findest du die passende Envoy-Alternative

Wenn du die Auswahl bereits anhand von Funktionen und Preisen eingegrenzt hast, helfen drei weitere Faktoren dabei zu beurteilen, wie gut eine Plattform mit eurem Office Management mitwachsen kann.

Skalierbarkeit und Unterstützung mehrerer Standorte

Wenn ihr mehr als ein Büro betreibt, solltest du prüfen, ob für jeden Standort eine feste zusätzliche Gebühr anfällt oder ob sich der Preis nach der Gesamtzahl der Nutzer oder buchbaren Ressourcen richtet. Diese Preislogik entscheidet darüber, wie stark ein zweiter oder dritter Standort die Gesamtkosten verändert.

Flexibilität und Integrationen

Dein Team arbeitet wahrscheinlich bereits in Microsoft Teams, Slack oder Google Workspace. Wenn Desk und Room Booking direkt in diesen Tools funktionieren, müssen Mitarbeitende keine zusätzliche Anwendung für jeden Bürotag öffnen. Das erleichtert die Nutzung im Arbeitsalltag.

Sicherheit und Datenschutz

Besucher- und Badge-Daten können personenbezogene Daten sein, wenn sie sich auf identifizierte oder identifizierbare Personen beziehen. Prüfe deshalb, wie lange Besucherprotokolle gespeichert werden, in welcher Region die Daten liegen und ob der Anbieter SSO für Admin-Zugänge unterstützt.

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Sammelpunkt: Das Wichtigste in Kürze

Was ist ein Sammelpunkt?

Ein Sammelpunkt ist ein vorab festgelegter Ort außerhalb eines Gebäudes, an dem sich Personen nach einem Evakuierungsalarm versammeln. Sein Zweck endet nicht damit, Menschen aus dem Gebäude zu führen. Ein zentraler Sammelort gibt Sicherheitsverantwortlichen die Möglichkeit, die anwesenden Personen zu erfassen, den Status der Evakuierung zu prüfen und zu erkennen, wer möglicherweise noch fehlt.

Muster Point, Assembly Point und Muster Station: Was bedeuten die Begriffe?

Die englischen Begriffe „Muster Point" und „Assembly Point" beschreiben im Allgemeinen denselben Zweck. „Muster Station" ist ein verwandter Begriff, der vor allem im maritimen und Offshore-Bereich verwendet wird. Bei Büros und Lagergebäuden an Land werden in den USA typischerweise „Muster Point" oder „Assembly Point" verwendet.

Im maritimen Bereich ist „Muster Station" gebräuchlich, unter anderem im Zusammenhang mit den SOLAS-Vorgaben für Sammelstationen und Übungen. Bei Büros und anderen Arbeitsstätten an Land funktioniert der grundlegende Ablauf ähnlich. Es braucht einen definierten Ort und einen Prozess, mit dem sich feststellen lässt, ob alle Personen das Gebäude verlassen haben.

Wo sollte ein Sammelpunkt liegen?

Ein guter Sammelpunkt liegt weit genug vom Gebäude entfernt, damit Personen vor Rauch, Trümmern und möglichen Gebäudeschäden geschützt sind. Gleichzeitig sollte er innerhalb weniger Minuten erreichbar bleiben. Neben der Entfernung entscheiden mehrere praktische Kriterien darüber, ob ein Standort im Ernstfall funktioniert.

Wenn euer Evakuierungsplan über die Wahl des Sammelpunkts hinaus überarbeitet werden soll, findest du in unserem Leitfaden zum Brandschutz im Büro weitere Informationen zu Alarmsystemen und Übungsplänen.

Wie richtet und kennzeichnet man einen Sammelpunkt im Büro?

Für einen funktionierenden Sammelpunkt braucht es drei Dinge: eine eindeutige Beschilderung, klar zugewiesene Verantwortung für die Anwesenheitskontrolle und ausreichend Platz für alle Personen, die sich im Gebäude aufhalten können. In großen Gebäuden, Büros mit mehreren Etagen oder Standorten mit mehreren Mietparteien können mehrere Sammelpunkte sinnvoll sein, wenn sonst Engpässe entstehen.

Wie führt man am Sammelpunkt eine Anwesenheitskontrolle durch?

Sobald die Personen den Sammelpunkt erreicht haben, beginnt die verantwortliche Person mit der Anwesenheitskontrolle. Dabei werden die Namen mit einer vorhandenen Liste abgeglichen und das Ergebnis anschließend an die Einsatzleitung gemeldet. Die größere Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass diese Liste tatsächlich alle Personen enthält, die sich vorher im Gebäude befanden. Dazu gehören auch Menschen, die nicht auf einer regulären Mitarbeiterliste stehen.

Besucher und Auftragnehmer berücksichtigen

Mitarbeitende lassen sich häufig über reguläre Listen erfassen. Bei Besuchern und externen Auftragnehmern ist das schwieriger. Auch ein Gast, der sich eine Stunde zuvor angemeldet hat, oder ein externer Dienstleister im dritten Stock muss nach einer Evakuierung berücksichtigt werden. Wenn das Besucherprotokoll nicht mit dem Notfallprozess verbunden ist, wissen Sicherheitsverantwortliche möglicherweise nicht, wie viele Personen tatsächlich fehlen.

Manuelle Anwesenheitskontrolle vs. Echtzeit-Präsenzdaten

Eine Anwesenheitskontrolle auf Papier kann in einem mittelgroßen Büro wertvolle Zeit kosten. Zudem enthält sie nur Personen, die zuvor auf der Liste erfasst wurden. PULT Presence nutzt Daten aus dem Büronetzwerk, um anzuzeigen, welche Mitarbeitenden vor Ort erfasst sind. Besucher- und Auftragnehmerdaten können die Anwesenheitsübersicht im Notfall ergänzen.

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Sorge an jedem Sammelpunkt für eine schnelle und verlässliche Anwesenheitskontrolle

Ein Sammelpunkt funktioniert nur, wenn alle wissen, wo er liegt und jemand feststellen kann, wer dort angekommen ist. Abstand, Beschilderung und eine klar verantwortliche Person lösen den organisatorischen Teil. Für die eigentliche Anwesenheitskontrolle braucht es eine Liste, die möglichst vollständig abbildet, wer an diesem Tag vor Ort war. Dazu gehören Mitarbeitende, Besucher und Auftragnehmer. Genau hier entstehen bei manuellen Prozessen häufig Lücken.

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Hybride Arbeitsmodelle: Das Wichtigste in Kürze

Was ist hybride Arbeit?

Hybrides Arbeiten ist eine Arbeitsform, die Präsenztage im Büro mit Remote-Tagen verbindet. Je nach Unternehmensrichtlinie, Vereinbarung und gewähltem Modell entscheidet das Unternehmen oder die Mitarbeitenden, an welchen Tagen wo gearbeitet wird. Ein hybrides Modell betrifft damit auch die Planung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und gemeinsamen Präsenztagen im Team.

Hybrides Arbeiten vs. Remote Work vs. Vollzeit im Büro

Die drei Modelle liegen auf einem Spektrum. Hybrides Arbeiten verbindet Elemente aus Remote Work und klassischer Büroarbeit.

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Der Kerngedanke bleibt bei allen Definitionen gleich: Hybrides Arbeiten kombiniert Arbeitszeit im Büro mit Arbeitszeit an einem Remote-Arbeitsort.

Was sind die gängigsten hybriden Arbeitsmodelle?

Hybride Arbeitsmodelle werden häufig in vier Kategorien unterteilt: festes Hybridmodell, flexibles Hybridmodell, Office First und Remote First. Die Modelle unterscheiden sich vor allem darin, wer Präsenztage bestimmt und wie gut sich die Büroanwesenheit von Woche zu Woche planen lässt.

4 Beispiele für hybride Arbeitsmodelle aus der Praxis

Wie sieht ein hybrides Arbeitsumfeld in der Praxis aus?

Ein hybrides Arbeitsumfeld verbindet gemeinsam genutzte Büroflächen mit einer digitalen Ebene, die Verfügbarkeit und Anwesenheit sichtbar macht. Feste Schreibtische werden teilweise durch buchbare Arbeitsplätze ersetzt. Besprechungsräume müssen verlässlich verfügbar sein und das Büro wird stärker als gemeinsam genutzte Ressource geplant.

Die räumliche Gestaltung: Schreibtische, Räume und Gemeinschaftsbereiche

Ein hybrides Büro kombiniert häufig flexibel nutzbare Arbeitsplätze, buchbare Besprechungsräume und Ruhezonen für konzentrierte Arbeit. Teams, die an denselben Tagen ins Büro kommen, können gemeinsame Zonen nutzen. Gemeinschaftsflächen werden stärker an der tatsächlich erwarteten Anwesenheit ausgerichtet als am gesamten Headcount.

Die digitale Ebene: Buchung, Transparenz und Insights

Die räumliche Planung funktioniert besser mit einem System, das Buchung und Anwesenheit zusammenführt. Mitarbeitende können Arbeitsplätze und Räume vor ihrer Ankunft buchen. Office Manager sehen die tägliche Auslastung. Workplace Analytics zeigt zusätzlich, welche Bereiche tatsächlich genutzt werden und welche häufig leer bleiben. PULT verbindet Desk Booking, Room Booking und Visitor Management in einer Plattform und liefert damit eine belastbarere Datengrundlage als gemeinsam gepflegte Tabellen.

Welche Vorteile und Herausforderungen bietet hybrides Arbeiten?

Hybride Arbeitsmodelle bieten echte Flexibilität und bringen Koordinierungsprobleme mit sich, die sich von denen in vollständig ortsunabhängigen oder vollständig vor Ort tätigen Arbeitsmodellen unterscheiden.

Die Vorteile

Die Herausforderungen

Welche Fehler begehen Unternehmen bei der Einführung von hybriden Arbeitsmodellen?

Viele Probleme bei hybrider Arbeit entstehen durch vermeidbare Fehler während der Einführung. Gleichzeitig bringt jedes hybride Modell eigene Koordinationsaufgaben mit sich, die dauerhaft gesteuert werden müssen.

Häufige Fehler bei hybrider Arbeit

Wie führt man hybrides Arbeiten richtig ein?

Ein tragfähiges hybrides Arbeitsmodell braucht eine klare Richtlinie und Systeme, die Buchung und Anwesenheit im Arbeitsalltag zuverlässig abbilden.

Mach aus eurer Hybrid-Work-Richtlinie ein System, das im Alltag funktioniert

Ein hybrides Arbeitsmodell funktioniert dauerhaft, wenn Richtlinien, Desk und Room Booking sowie tatsächliche Nutzungsdaten zusammenspielen. Mitarbeitende behalten die gewünschte Flexibilität. Gleichzeitig lassen sich viele Koordinationsprobleme durch klare Prozesse reduzieren.

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