Isolde Van der Knaap

Arbeitsplatz-Buchungssysteme bündeln in der Regel die Buchung von Schreibtischen, Meetingräumen, Zonen und weiteren Büroressourcen in einer Software. Viele Anbieter ermöglichen zudem die Anbindung an Kalender- und Chatsoftware.

Der häufige Wechsel zwischen Homeoffice und Büro verlangt dir mehr Organisation ab, um Arbeitsplätze und Räume gerecht zu verteilen. Dabei helfen Tools für hybrides Arbeiten. Die Systeme bieten Funktionen zur Buchung von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen, zeigen Belegungen in Echtzeit und halten Datenschutzrichtlinien ein.

Die Zukunft der Arbeit wird Unternehmen, Beschäftigung und Zusammenarbeit in den kommenden Jahrzehnten verändern. KI-Durchbrüche, demografischer Wandel, Klimawandel und wirtschaftliche Transformation werden zwischen 2030 und 2050 ihre größte Wirkung entfalten.

Hybrid Work hat sich als stabiles Arbeitsmodell etabliert. Daten aus Deutschland, Europa, den USA sowie internationalen Vergleichsstudien zeigen ein konsistentes Bild: Die meisten wissensintensiven Branchen arbeiten in Hybridmodellen mit zwei bis drei Präsenztagen pro Woche.

Deutschland hat seine Treibhausgasemissionen bis 2024 bereits um rund 48 % gegenüber 1990 gesenkt und strebt Klimaneutralität bis 2045 an. Insbesondere Gebäude, Verkehr und Teile der Wirtschaft bergen aber noch Potenzial, das sich bis zur nachhaltigen Gestaltung von Arbeitsplätzen zieht.

Unter Desk Sharing werden Büroarbeitsplätze gemeinsam durch mehrere Beschäftigte genutzt: je nach Anwesenheit und Aufgabe. Damit dieses Modell für alle fair und zuverlässig funktioniert, benötigt ihr verbindliche Strukturen.

24 Büro Tools für Desk Booking, Kommunikation, Projektmanagement, Dokumentation, Office-Suiten, Dateiverwaltung, Terminplanung, Zeiterfassung, E-Signaturen, Automatisierung, Sicherheit und Buchhaltung.

Software für Arbeitsplatzmanagement bündelt Buchung, Planung und Analyse in einer Plattform. Neben der Reservierung von Einzelarbeitsplätzen und Meetingräumen erfolgt darin die Analyse der Auslastung der vorhandenen Büroressourcen. Viele Anbieter ermöglichen zudem die Anbindung an Kalender- und Chatsoftware.

Desk Sharing Software ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen und sorgt für eine einfache und bequeme Organisation von Büros. Die Systeme bieten Funktionen zur Buchung von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen, zeigen Belegungen in Echtzeit und halten Datenschutzrichtlinien ein.

PULT Presence erkennt, sobald ein Mitarbeiter im Unternehmen ankommt. Das System kommt ohne Sensoren aus und funktioniert über das WLAN, das bereits in deinem Büro aktiv ist. Nutze echte Anwesenheitsdaten anstatt fehlerhafter Buchungen.

Arbeitsplatzmanagement sorgt dafür, dass deine Büroflächen wirklich sinnvoll genutzt werden. Der Artikel zeigt, wie Firmen Belegung, Buchung und Analyse strukturiert steuern, von der Einführung bis zum laufenden Betrieb. Mit praxisnahen Schritten und klaren Kennzahlen für moderne, hybride Arbeitsumgebungen.

Arbeit 4.0 beschreibt den Wandel der Arbeitswelt durch Digitalisierung, Automatisierung und neue Organisationsformen. Technik verändert, wo, wie und wann gearbeitet wird, vom vernetzten Büro bis zum mobilen Arbeitsplatz.

Flexible Arbeitsplätze verändern, wie Büros genutzt werden: weg von leerstehenden Schreibtischen, hin zu Plätzen und Räumen, die der Arbeitsweise deines Teams gerecht werden.

Im Flex Office werden Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Zonen von allen gemeinsam genutzt und je nach Aufgabe gebucht. Das Konzept spart Fläche für Einzelarbeitsplätze und macht diese frei für andere Verwendungen. Es passt das Büro an die tatsächliche Arbeitsweise deiner Mitarbeiter an.

In Deutschland nutzt laut ifo-Institut jedes vierte Unternehmen seine Büroflächen zu wenig. Parallel dazu pendelt sich die durchschnittliche Büroauslastung in Europa bei rund 60 Prozent ein.

Der Arbeitsplatz der Zukunft ist hybrid, stark vernetzt und auf Gesundheit sowie Nachhaltigkeit ausgerichtet. Neue Studien zeigen, wie sich Raum, Technologie und Arbeitskultur verändern und welche Anforderungen Unternehmen künftig erfüllen müssen, um zukunftssicher zu sein.

Rund ein Viertel der deutschen Unternehmen meldet eine zu geringe Auslastung ihrer Büroflächen. Ein intelligenter Arbeitsplatz macht sichtbar, wann und wie Räume tatsächlich genutzt werden und ermöglicht es, Energie, Reinigung und Ausstattung gezielt danach auszurichten.

Eine moderne Besuchermanagement-Software ersetzt klassische Papierlisten am Empfang. Sie unterstützt die digitale Anmeldung, Check-in-Prozesse, den Ausweisdruck und die automatische Benachrichtigung des Gastgebers. Viele Lösungen bieten zudem Auswertungen zum Bürogeschehen sowie die Möglichkeit, Meetingräume oder Parkplätze für Besucher zu buchen.

Mit dem gestiegenen Anteil an Homeoffice bleiben viele Büroflächen ungenutzt. Unternehmen achten deshalb verstärkt auf das Verhältnis von genutztem Raum zu den laufenden Kosten. Büroauswertungs-Software liefert hierzu detaillierte Daten, die eine bessere Planung und Anpassung der Flächennutzung ermöglichen.

Software für Raumbuchungen stellt in der Regel vielfältige Funktionen bereit: Neben der Reservierung von Besprechungsräumen können je nach Anbieter auch Catering, Einzelarbeitsplätze oder Parkplätze verwaltet werden. Relevante Kriterien sind unter anderem der Umgang mit No-Shows sowie die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben (z. B. DSGVO).

Eine Clean Desk Policy beschreibt verbindliche Regeln für den Umgang mit Arbeitsplätzen und Arbeitsmitteln. Sie legt u. a. fest, dass vertrauliche Informationen am Arbeitsplatz nicht offen zugänglich bleiben dürfen, weder in Papierform noch auf Bildschirmen.

Die Büroanwesenheit bleibt ein Balanceakt: Beschäftigte sind im Schnitt 3,6 Tage pro Woche im Büro, rund ein Viertel arbeitet regelmäßig im Homeoffice. Die Anwesenheit steigerst du, indem du das Büro attraktiver machst.

Return to Office (RTO) bedeutet die Rückkehr ins Büro nach Phasen mit hohem Homeoffice-Anteil. In Deutschland liegt die durchschnittliche Anwesenheit aktuell bei 3,6 Tagen pro Woche, die Büroauslastung bei 72 Prozent. Homeoffice bleibt dabei auf stabilem Niveau: 24,5 Prozent der Beschäftigten arbeiten zumindest teilweise von zu Hause, im Schnitt 1,6 Tage pro Woche. Studien zeigen: Zwangsvorgaben für die Rückkehr ins Büro erhöhen die Fluktuation, senken die Zufriedenheit der Angestellten und wirken sich negativ auf deren Performance aus.

Mitarbeiter erwarten, sich im Büro wohlzufühlen und produktiv arbeiten zu können, also eine positive Workplace Experience zu erfahren. Diese setzt sich vielfältig zusammen und lässt sich aus Sicht des Arbeitgebers aus mehreren Richtungen messen und verbessern.

Unternehmen wie Interpolis konnten durch den Agile Workplace die Flächen für Einzelarbeitsplätze um 45 Prozent reduzieren. Diese Flächen kommen nun dem Team zugute: Als Orte für Zusammenarbeit, Rückzugsmöglichkeiten, stilles und konzentriertes Arbeiten oder Ausgleich zur sonst fordernden Arbeit.

Bis zu 50 % der Büroflächen in Deutschland sind täglich ungenutzt, weil Mitarbeiter zu Hause arbeiten. Mit Arbeitsplatz-Sharing gibt es weniger ungenutzte Schreibtische und mehr Raum für das, was wirklich gebraucht wird.

Laut Studien bleiben durchschnittlich über 50 % der Büroflächen in Deutschland ungenutzt, weil ein großer Teil der Angestellten regelmäßig im Homeoffice arbeitet. Daher haben 93 % der Unternehmen bereits Maßnahmen zur Modernisierung getroffen und sind, wenn auch in kleinen Schritten, auf dem Weg zum Smart Office.

Hybrides Arbeiten ist die Kombination aus der Arbeit im Büro und der Arbeit von zu Hause oder einem anderen Ort aus. Dieses Modell hat sich etabliert: Laut Fraunhofer-Institut arbeiten 60 % der Beschäftigten in Deutschland hybrid.

Hybrides Arbeiten beschreibt ein Arbeitsmodell, bei dem die Arbeitszeit zwischen Büro und einem anderen Ort, meist dem Homeoffice, aufgeteilt wird. Die Kombination aus Präsenz- und Remote-Arbeit kann dabei ganz unterschiedlich ausgestaltet sein: mit festen Präsenztagen, frei wählbaren Arbeitstagen oder frei vereinbarten Teamregelungen.

Desk Sharing bedeutet, dass ein Arbeitsplatz nicht dauerhaft einer bestimmten Person zugewiesen ist, sondern von mehreren Kollegen zeitlich versetzt genutzt wird. Diese Praxis verändert die Arbeitsplatzorganisation und berührt verschiedene Bereiche des Arbeitsrechts.

Desk Sharing hat sich etabliert, um der Remote-Arbeit Rechnung zu tragen und freigewordene Flächen den Angestellten zugutekommen zu lassen. Dabei bringt das Desk Sharing Vor- und Nachteile mit sich.

Um die Vorteile eines Desk Sharing Konzepts umzusetzen, braucht es Regeln: Für die Einführung des Desk Sharing im Unternehmen, für die technische Ausstattung und Leistungsfähigkeit und nicht zuletzt für die tägliche Zusammenarbeit.

Arbeitsplatzmanagement gestaltet Räume, Technik und Abläufe so, dass Mitarbeiter effizient arbeiten und motiviert bleiben. Das steigert Zufriedenheit, Produktivität und Zusammenarbeit.

Mobiles Arbeiten bietet Flexibilität und steigert Produktivität sowie Work Life Balance. Teams können mit der passenden Ausstattung zuhause, im Café oder im Ausland arbeiten.

Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt für einen klareren Kopf, bessere Konzentration und sicherere Daten. Mit einfachen Routinen und cleverer Aufbewahrung steigern Sie die Produktivität und ermöglichen müheloses Desk-Sharing. Entdecken Sie die Vorteile in unserem Ratgeber!

Zukunftssichere Büros: Datengesteuertes Design, nachhaltige Materialien und Neuroarchitektur schaffen Räume, die Wohlbefinden und Produktivität steigern.

Intelligentere Büros: Flex Desks senken die Kosten, fördern die Zusammenarbeit und geben Teams die Freiheit, täglich ihren perfekten Platz zu wählen.

Gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche bieten flexible, kostengünstige Alternativen zu herkömmlichen Büros - perfekt für moderne, dynamische Teams und Freiberufler.

Desk Sharing birgt Chancen und Risiken – Studien zeigen, wie richtige Umsetzung zu Produktivität, Zufriedenheit und Kosteneinsparung führen kann.

Berechne Deine Desk-Sharing-Quote – mit Formel, kostenlosem Rechner, Branchen-Benchmarks, möglichen Kosteneinsparungen und Fallstricken, die Du vermeiden solltest.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche rechtlichen Überlegungen berücksichtigt werden müssen, wie andere Behörden mit diesem Problem umgegangen sind und welche konkreten Schritte zum Erfolg führen. Keine Theorie, nur erprobte Erfahrung.

Die Bürokosten steigen, aber die Hälfte der Arbeitsplätze steht leer. Die Mitarbeiter wechseln zwischen Homeoffice und Büro und im Unternehmen kommt die Frage auf, ob sich der ungenutzte Platz nicht besser nutzen ließe. Hot Desking verspricht eine Lösung: Arbeitsplätze teilen, statt leer stehen lassen. In diesem Artikel erfährst du, was Hot Desking ist, ob es für dein Unternehmen funktioniert und wie du typische Einführungsfehler vermeidest.

Hybrides Arbeiten klingt nach mehr Freiheit, bringt aber auch neue Herausforderungen für Teams, Führung und Organisation mit sich. Dieser Artikel zeigt, was hinter dem Konzept wirklich steckt, welche Regeln und Software du brauchst und wie Unternehmen hybride Arbeit erfolgreich umsetzen.

Desk Sharing richtig umgesetzt: weniger Leerstand, besser genutzte Fläche. Immer mehr Büros sind durch Homeoffice und Remote Work unterbelegt und Desk Sharing bietet eine smarte Lösung dazu. Doch was steckt hinter dem Konzept? Wie lässt sich der Wandel zur flexiblen Arbeitsplatznutzung sinnvoll gestalten, ohne Chaos zu riskieren? In diesem Beitrag erfährst du, wie Desk Sharing funktioniert, welche Modelle es gibt, welche Vor- und Nachteile damit verbunden sind und wie Unternehmen den Wechsel erfolgreich meistern.

Wartezeiten, Papierlisten, ein besetztes Telefon beim Kollegen, der eigentlich Bescheid wissen müsste. Ein professionelles Besuchermanagement löst Probleme dieser Art. In diesem Artikel erfährst du, worauf es ankommt – von Sicherheitsanforderungen über DSGVO bis hin zu digitalen Check-ins und wie sich diese Prozesse mit wenig Aufwand alltagstauglich gestalten lassen.3

Desk Booking ist mehr als ein digitales Reservierungstool: Es verändert, wie Büros genutzt werden. Dieser Artikel zeigt, wie Unternehmen den Übergang von festen zu flexiblen Arbeitsplätzen erfolgreich gestalten: Welche Voraussetzungen braucht es? Welche Fehler sollte man vermeiden? Und wie gewinnt man die Mitarbeiter für das neue Modell?

Wenn trotz gebuchter Tische das Büro leer bleibt, ist es höchste Zeit, etwas zu ändern. Hier erfährst du, wie für die Platzbuchung niemand im Team auch nur einen Klick ausführen muss.