Einblicke in den Betrieb am Arbeitsplatz

Desk Sharing im Arbeitsrecht

Das Wichtigste zu Desk Sharing im Arbeitsrecht in Kürze:

• Desk Sharing ist arbeitsrechtlich zulässig, jedoch nicht bedingungslos. Die Nutzung eines Arbeitsplatzes durch mehrere Personen ist erlaubt, solange Arbeitsschutz, Datenschutz und Mitbestimmungsrechte gewahrt bleiben.
• Mitbestimmung durch den Betriebsrat: Der Betriebsrat muss bei der Einführung und Nutzung von Buchungssystemen, Clean-Desk-Policies und Arbeitsplatzverteilung nach § 87 Abs. 1 BetrVG beteiligt werden.
• Arbeitsschutz gilt uneingeschränkt, auch bei wechselnden Arbeitsplätzen. Jeder geteilte Arbeitsplatz muss ergonomisch gestaltet, hygienisch gepflegt und individuell anpassbar sein. Eine Gefährdungsbeurteilung ist verpflichtend.

Durch Desk-Booking-Systeme dürfen nur notwendige Daten verarbeitet werden. Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter sind unzulässig.

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Ist Desk Sharing im Arbeitsrecht erlaubt?

Ja, Desk Sharing ist grundsätzlich zulässig. Arbeitgeber dürfen im Rahmen ihres Direktionsrechts (§ 106 Gewerbeordnung) festlegen, wie die Arbeit organisiert wird. Dazu gehört auch die Gestaltung der Arbeitsplätze.

Dieses Weisungsrecht findet jedoch dort seine Grenzen, wo das Arbeitsschutzrecht, der Datenschutz oder Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats eingreifen.

Wichtig ist, dass Desk Sharing keine unzumutbaren Nachteile für die Beschäftigten mit sich bringt:

• Die Arbeitsplätze müssen gleichwertig ausgestattet sein.
• Die Verfügbarkeit muss gewährleistet bleiben.
• Persönliche Rechte wie der Schutz der Gesundheit oder der Privatsphäre dürfen nicht beeinträchtigt werden.

Rein wirtschaftliche Gründe, etwa das Einsparen von Büroflächen, reichen nicht aus, um Maßnahmen umzusetzen, die gegen andere Schutzrechte verstoßen. Die arbeitsrechtliche Zulässigkeit hängt daher immer von der konkreten Ausgestaltung und den begleitenden Regelungen ab.

Mitbestimmungspflicht des Betriebsrats beim Desk Sharing

Die Einführung von Desk Sharing unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 BetrVG. Relevante Mitbestimmungstatbestände sind insbesondere:

Nr. 1: Ordnung des Betriebs und Verhalten der Mitarbeiter
Wenn durch Desk Sharing das Verhalten im Betrieb geregelt wird, zum Beispiel durch eine Clean-Desk-Policy, feste Buchungsregeln oder Zonenkonzepte, ist der Betriebsrat zu beteiligen.

Nr. 6: Technische Einrichtungen zur Überwachung
Wird ein digitales Buchungssystem eingesetzt, das Rückschlüsse auf Verhalten, Anwesenheit oder Leistung von Mitarbeitern zumindest zulässt, ist dies nur unter Beachtung der DSGVO zulässig und unterliegt zudem der Mitbestimmungspflicht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Je nach Ausgestaltung kann auch § 90 BetrVG (Unterrichtungsrechte) greifen, wenn die Veränderung der Arbeitsplätze eine Umgestaltung der Arbeitsumgebung darstellt. Dies gilt vor allem dann, wenn bauliche Veränderungen, Möblierung oder Raumkonzepte betroffen sind.

In der Rechtsprechung ist anerkannt, dass Desk-Sharing-Modelle mit struktureller oder disziplinierender Wirkung (z. B. Clean Desk, reduzierte Präsenzplätze, Besucherkontrolle über Buchungssysteme) mitbestimmungspflichtig sind.

Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg (2024) hat in einem aktuellen Fall entschieden, dass selbst die Ausgestaltung freier Arbeitsplatzwahl mit ergänzenden Nutzungsregeln nicht einseitig durch den Arbeitgeber erfolgen darf. (Aktenzeichen 21 TaBV 7/24)

Datenschutz beim Desk Sharing

Beim Einsatz von Buchungssystemen, Zugangskontrollen oder Anwesenheitssensoren im Zusammenhang mit Desk Sharing fallen personenbezogene Daten an. Dazu zählen Angaben zu Arbeitszeit, Anwesenheit, Arbeitsplatznutzung oder Buchungshistorie. Diese Daten unterliegen den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt.

In der Regel stützt sich die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Arbeitgebers), etwa zur Organisation der Arbeitsplatzbelegung. 

Dabei gilt der Grundsatz der Datenminimierung: Es dürfen nur so viele Informationen erhoben werden, wie für den Zweck notwendig sind. Eine pauschale Erfassung von Bewegungs- oder Verhaltensdaten ist nicht zulässig.

Zudem ist der Arbeitgeber verpflichtet, Mitarbeiter nach Art. 13 DSGVO transparent über Zweck, Umfang und Speicherdauer der Datenverarbeitung zu informieren. Wenn ein Betriebsrat besteht, ist dieser bei der Auswahl und Einführung entsprechender Systeme nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beteiligen.

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Arbeitsschutz beim Desk Sharing

Bei geteilten Arbeitsplätzen gelten die gleichen Anforderungen des Arbeitsschutzes wie an festgelegten Einzelarbeitsplätzen. Die maßgebliche Grundlage ist die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV).

Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitsplätze so einzurichten, dass Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten gewährleistet sind, unabhängig davon, ob ein Arbeitsplatz fest oder abwechselnd genutzt wird.

Die Anforderungen ergeben sich aus:

• § 3a ArbStättV: Gestaltung der Arbeitsstätte entsprechend ergonomischer Grundsätze
• § 4 ArbStättV: regelmäßige Reinigung und hygienische Bedingungen
• Arbeitsstättenregel ASR A1.2, die u. a. Anforderungen an Flächenbedarf und Möblierung formuliert.

Jeder gebuchte Arbeitsplatz muss ergonomisch einstellbar sein (z. B. höhenverstellbarer Stuhl, korrekt positionierbarer Bildschirm), eine ausreichende Beleuchtung bieten und regelmäßig gereinigt werden, insbesondere bei häufigem Nutzerwechsel. Die Ausstattung muss in jedem Fall den Anforderungen des jeweiligen Tätigkeitsprofils entsprechen.

Zudem wird auch bei Desk Sharing eine Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG verlangt. Dabei sind die Risiken wechselnder Arbeitsplätze, etwa fehlende Anpassungsmöglichkeiten oder unklare Zuständigkeiten für Wartung und Reinigung, zu berücksichtigen und zu dokumentieren.

Typische Herausforderungen des Arbeitsrechts beim Desk Sharing

Desk Sharing bringt organisatorische Veränderungen und Konfliktpotenziale im Arbeitsalltag mit sich. Diese kannst du vermeiden, wenn du technische, rechtliche und kulturelle Rahmenbedingungen von Beginn an mitdenkst.

1. Überbuchung und Mangel an Arbeitsplätzen
Wenn die Anzahl der verfügbaren Arbeitsplätze nicht zuverlässig zur tatsächlichen Nachfrage passt, entsteht Unzufriedenheit. Das kannst du durch ein Buchungssystem verhindern, das die Auslastung sichtbar macht und dich somit die Kapazitäten anhand des echten Bedarfs planen lässt.

Tipp: Den vollen Überblick über die Auslastung und Spitzenzeiten erhältst du in den Office Insights von PULT.

‍2. Fehlende Planungssicherheit für Mitarbeiter
Deine Mitarbeiter müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Fahrt zur Arbeit nicht umsonst war, weil dort kein Platz frei ist. Eine verbindliche Regelung zur Buchung und Nutzung, zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung oder Teamrichtlinie, schafft hier Sicherheit. Lass dann dein Team in der Desk Booking Software PULT verbindlich seineAusgestaltung freier Arbeitsplatzwahl Plätze buchen.

‍3. Persönliche Gegenstände und Aufbewahrung
In einem Büro mit Clean-Desk-Prinzip stellt sich die Frage, wo persönliche Materialien wie Tastatur, Unterlagen oder private Gegenstände aufbewahrt werden können. Spinde, persönliche Rollcontainer und eigene IT-Ausstattung (z. B. Laptop mit Docking-Station, Headset) sind praxistauglich und bewährt.

‍4. Mangelnde Rückzugsorte
Die Stressbelastung steigt, wenn alle Arbeiten im gemeinschaftlich genutzten Großraumbüro stattfinden müssen. Bei Desk Sharing muss sichergestellt werden, dass Mitarbeiter Zugang zu ruhigen Bereichen für konzentriertes Arbeiten sowie vertrauliche Gespräche und Telefonate haben.

Wann ist Desk Sharing mit dem Arbeitsschutz vereinbar?

Ob Desk Sharing arbeitsrechtlich zulässig ist, hängt wesentlich davon ab, ob die Anforderungen des Arbeitsschutzes eingehalten werden können. Die Arbeitsstättenverordnung (§ 3a, § 4 ArbStättV) verlangt unter anderem ergonomische Arbeitsplätze, regelmäßige Reinigung, ausreichende Beleuchtung sowie eine individuelle Anpassbarkeit der Ausstattung. Diese Standards müssen auch bei wechselnder Nutzung erfüllt bleiben.

‍Für dich bedeutet das:

Desk Sharing ist nur dort sinnvoll und rechtlich belastbar, wo Arbeitsplätze standardisiert, vollständig ausgestattet und risikofrei nutzbar sind, unabhängig davon, wer sie nutzt.

Wann sind Desk Sharing und Arbeitsschutz gut vereinbar?

• Wenn die Tätigkeit überwiegend digital, ortsunabhängig und körperlich wenig belastend ist, lassen sich ergonomische Standards durch gleichwertige, normgerechte Ausstattung an allen Arbeitsplätzen sicherstellen.
• Wenn alle Arbeitsplätze über identische Bildschirme, Eingabegeräte und ergonomische Stühle verfügen, können wechselnde Nutzer ohne Gesundheitsrisiko arbeiten. Vorausgesetzt, individuelle Anpassungen (z. B. Tischhöhe, Bildschirmabstand) sind möglich.
• Wenn ruhige Einzelarbeitsplätze, Meetingräume und Rückzugsorte geplant und bereitgestellt werden, lassen sich auch psychische Belastungen durch Reizüberflutung oder ständige Umorientierung mindern.

Wann sind Desk Sharing und Arbeitsschutz schlecht vereinbar?

• Für Beschäftigte mit orthopädischen Stühlen, besonderen Bildschirmlesegeräten oder sonstiger angepasster Technik ist Desk Sharing nicht gut geeignet. Sie benötigen fest eingerichtete Arbeitsplätze. Diese Anforderungen lassen sich mit wechselnden Arbeitsplätzen kaum vereinbaren, ohne gegen § 3a ArbStättV oder § 5 ArbSchG zu verstoßen.
• Wer ausschließlich in offenen Desk-Sharing-Zonen arbeitet, ohne Zugang zu stillen Räumen oder Rückzugsbereichen, ist erhöhten psychischen Belastungen ausgesetzt. Das kann die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers verletzen.
• Arbeitsplätze, die täglich von wechselnden Personen genutzt werden, müssen regelmäßig gereinigt und technisch geprüft werden. Wenn hier keine klaren Prozesse hinterlegt sind, besteht ein erhöhtes Risiko für Hygiene- und Sicherheitsmängel.

Desk Sharing kann also nur dort sicher betrieben werden, wo alle Anforderungen des Arbeitsschutzes kontrollierbar und nachhaltig erfüllt werden. Die Entscheidung für oder gegen ein Desk-Sharing-Modell sollte deshalb immer Teil der Gefährdungsbeurteilung sein und nicht allein auf Flächeneffizienz oder Kostengründen beruhen.

Abschluss: Desk Sharing und Arbeitsrecht in deinem Unternehmen vereinbaren

Desk Sharing verändert die Anforderungen an Planung, Führung und die rechtliche Sorgfalt in Bezug auf die Arbeitsplätze. Wenn du die Arbeitsplätze in deinem Unternehmen wechselnd vergibst, greifst du unmittelbar in die Arbeitsorganisation ein und musst dich an den Vorgaben des Arbeitsrechts orientieren.

Rechtliche Risiken entstehen nicht durch Desk Sharing selbst, sondern durch eine Umsetzung ohne klare Struktur. Ergonomisch unzureichende Ausstattung, fehlende Rückzugsräume und unklare Buchungsregeln führen dazu, dass Arbeitsschutz, Mitbestimmung und Datenschutz verletzt werden, oft unbeabsichtigt.

‍Mit PULT schaffst du die Grundlage dafür, dass du Desk Sharing rechtsgültig und teamgerecht organisierst.

• Arbeitsplatzbuchung nach ergonomischen Kriterien mithilfe der Filterfunktion (höhenverstellbare Tische, mehrere Monitore und weitere)
• Zonenplanung mit Rückzugsmöglichkeiten
• Automatisierte Dokumentation der Auslastung, etwa für Gefährdungsbeurteilungen oder Betriebsvereinbarungen.
• Keine Rückschlüsse auf das Arbeits- und Buchungsverhalten einzelner Mitarbeiter

Die Office Insights zeigen dir, wie das Büro tatsächlich genutzt wird und helfen dir somit bei der Planung.

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Vor- und Nachteile von Desk Sharing 

Was sind Vorteile von Desk Sharing?

Desk Sharing kann dir dabei helfen, die Arbeitsplätze in deinem Büro besser zu organisieren, teils zu reduzieren und somit die vorhandenen Flächen bewusster zu nutzen als bisher. Das bringt deinem Team und dir Flächen, die besser auf eure Arbeitsweise angepasst sind und insgesamt moderner wirken.

Weniger Schreibtische, mehr Freiraum für Mitarbeiter

Arbeiten deine Mitarbeiter zeitweise im Homeoffice, stehen im Büro Schreibtische leer. Die Anzahl der Tische kannst du demnach reduzieren und dein Team teilt sich die vorhandenen Arbeitsplätze.

Durch diesen Schritt werden Flächen frei, die du deinem Team für andere Zwecke zur Verfügung stellen kannst. Du kannst ruhige Zonen für konzentriertes Arbeiten einrichten oder Bereiche mit Rolltischen und beweglichen Trennwänden, die Arbeitsgruppen für ihre Projekte umgestalten können.

👉 Laut Fraunhofer IAO ist bis zu 30 % weniger Bürofläche für Schreibtische möglich, wenn Arbeitsplätze intelligent verteilt werden.

Du passt das Büro an das tatsächliche Verhalten an

Die Anwesenheit schwankt heute deutlich mehr als früher. In vielen Teams sind Mitarbeiter an zwei bis drei Tagen pro Woche im Büro und das verteilt auf unterschiedliche Wochentage. 

Wenn du Desk Sharing einführst, richtest du dein Büro an diesen echten Nutzungsmustern aus, statt an einer starren Vollbelegung. Das verhindert den Leerstand einzelner Plätze, ganzer Büros oder Sitzbereiche und sorgt dafür, dass du das Platzangebot und die Gestaltung besser planen kannst.

Der Austausch zwischen den Abteilungen verbessert sich

Wenn sich die Sitzplätze täglich neu verteilen, kommen Kollegen aus unterschiedlichen Teams miteinander ins Gespräch. Das verbessert den Austausch im Arbeitsalltag, gerade in Bereichen, wo Informationen nicht nur in Meetings weitergegeben werden, sondern auch zwischen Tür und Angel.

Über diese Gespräche erweitert sich der Blick jedes Einzelnen und das Verständnis für die Arbeit der anderen wächst.

Du kannst schneller auf Veränderungen reagieren

Wenn du neue Mitarbeiter einstellst oder die Teamstruktur sich ändert, muss nicht jedes Mal die gesamte Bürofläche angepasst werden und du bist nicht an eine starre Konfiguration gebunden. 

Bei Desk Sharing nutzt du die vorhandenen Arbeitsplätze so, dass auch bei Wachstum oder Umstrukturierung alles funktioniert. Neue Mitarbeiter fügen sich einfach in das laufende Geschehen ein. Für sie muss bei Arbeitsbeginn kein neuer Tisch samt Hardware eingerichtet werden.

Halte mit den Office Insights von PULT die Büroauslastung und Nutzung der Arbeitsplätze sowie Meetingräume im Blick. Mit den Zahlen vor Augen kannst du auf sich abzeichnende Änderungen reagieren.

Du reduzierst den Ressourcenverbrauch

Desk Sharing kann durch den reduzierten Platzbedarf maßgeblich dazu beitragen, dass du bei Wachstum deines Unternehmens nicht in ein größeres Objekt umziehen musst. Du bleibst in einer vergleichbar kleineren Fläche mit weniger Energiebedarf, weniger Reinigungsaufwand und weniger Ausstattung. 

Wenn gleichzeitig mehr Mitarbeiter remote oder hybrid arbeiten, sinkt auch der CO₂-Ausstoß durch tägliches Pendeln. Desk Sharing kann also helfen, betriebliche Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, ohne dabei die Leistung einzuschränken.

Was sind Nachteile von Desk Sharing?

Desk Sharing führt zu Problemen, wenn mehr Mitarbeiter gleichzeitig ins Büro kommen, als Plätze zur Verfügung stehen. Wenn es darüber hinaus keine verbindlichen Buchungsregeln gibt, führt das zu Missverständnissen. Zusätzlich steigen die Anforderungen an Reinigung und an die Abstimmung im Team.

Mangel an verfügbaren Arbeitsplätzen

Wenn mehr Mitarbeiter gleichzeitig ins Büro kommen, als Plätze verfügbar sind, müssen Arbeitsplätze improvisiert werden oder einige Mitarbeiter müssen das Büro wieder verlassen und ins Homeoffice oder Coworking-Spaces ausweichen.

Diese Situation kannst du vollständig vermeiden, wenn du die Auslastung regelmäßig überprüfst und ein verlässliches Buchungssystem einführst. Zur Überprüfung kannst du die Desk Sharing Quote als Maßzahl dafür nutzen, in welchem Verhältnis die Anzahl deiner Mitarbeiter zur Zahl der aktuell bereitgestellten Arbeitsplätze steht.

Keine persönliche Gestaltung des Arbeitsplatzes

Beim Desk Sharing entfällt der festgelegte Arbeitsplatz mit den dauerhaft platzierten persönlichen Gegenständen und eigenen Ablagen. Auch der Monitor, die Tischhöhe und der Bürostuhl sind bei Arbeitsbeginn noch auf den vorherigen Nutzer eingestellt.

Biete deinen Angestellten die Möglichkeit, private Gegenstände, Arbeitsmittel und Unterlagen sicher zu verstauen. Dafür bieten sich Spinde oder abschließbare Rollcontainer an. So entsteht die Möglichkeit, weiterhin die eigene Lieblingstasse zu nutzen und Familienbilder täglich auf dem Schreibtisch zu platzieren.

Achte bei der Neuanschaffung der Büroausstattung darauf, dass sich Monitore, Stühle und Tische sehr leicht verstellen lassen. Höhenverstellbare Schreibtische gibt es mit Schnellwahltasten, über die verschiedene Höhen abgerufen werden können.

Höherer organisatorischer Aufwand

Desk Sharing funktioniert nur, wenn der Ablauf klar geregelt ist. Dazu gehören Buchungssysteme, definierbare Zonen und Informationen darüber, welche Arbeitsplätze wann zur Verfügung stehen. Auch der Umgang mit kurzfristigen Änderungen oder nicht erschienenen Kollegen muss definiert sein.

Je größer dein Team ist, desto wichtiger sind verbindliche Desk Sharing Regeln, zum Beispiel in Form einer internen Richtlinie oder Betriebsvereinbarung.

Anforderungen an Hygiene und Ausstattung steigen

Wenn täglich eine andere Person denselben Arbeitsplatz nutzt, muss das Reinigungsintervall angepasst werden. Oberflächen, Tastaturen, Mäuse und Stühle sind häufiger zu säubern als bei festen Plätzen.

Auch die technische Ausstattung muss für wechselnde Nutzer geeignet sein. Höhenverstellbare Stühle, gut positionierbare Monitore und einheitliche Anschlüsse (Dockingstationen) sind nötig, damit jeder Arbeitsplatz sofort einsatzbereit ist, unabhängig davon, wer ihn nutzt.

Unregelmäßiger persönlicher Kontakt

Bei wechselnden Arbeitsplätzen kann es schwerer sein, bestimmte Kollegen anzutreffen oder auf persönlichem Wege Absprachen zu treffen. Wer im Büro niemanden findet, mit dem er zusammenarbeiten wollte oder müsste, verliert Zeit oder verschiebt anstehende Aufgaben. Besonders neue Mitarbeiter oder standortübergreifende Teams benötigen klare Informationen darüber, wer wann im Büro ist.

In PULT sehen deine Mitarbeiter, wo andere Kollegen arbeiten. Das macht es ihnen leichter, sich nebeneinander zu setzen. Einzelne Bereiche kannst du auch für bestimmte Gruppen oder Abteilungen reservieren.

Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile des Desk Sharing

Vorteile von Desk Sharing

• Unbelegte Schreibtische werden eingespart, wenn Mitarbeiter auch im Homeoffice arbeiten.
• Freigewordene Flächen lassen sich für Rückzugszonen oder Teambereiche umgestalten.
• Die Bürobelegung passt sich im Laufe der Zeit dem tatsächlichen Verhalten der Teams an.
• Teams durchmischen sich stärker; es entsteht mehr Austausch zwischen den Abteilungen.
• Die Arbeitsplatzanzahl lässt sich bei Veränderungen skalieren, ohne zusätzliche Fläche.
• Ressourcenverbrauch sinkt: Energie, Reinigung, Möblierung und Pendelverkehr.

Nachteile von Desk Sharing

• Engpässe können entstehen, wenn keine Buchungssoftware verwendet wird und mehr Mitarbeiter gleichzeitig ins Büro kommen, als Plätze verfügbar sind.
• Der Arbeitsplatz muss täglich auf die eigene Körpergröße eingestellt werden; für persönliche Gegenstände müssen Schließfächer angeschafft werden.
• Der organisatorische Aufwand steigt: Buchung, Kommunikation und Auslastung müssen gesteuert werden.
• Die Reinigung muss häufiger erfolgen, da Arbeitsplätze von unterschiedlichen Personen genutzt werden.
• Spontane Abstimmungen beschränken sich auf digitale Wege, wenn nicht klar ist, wer wann im Büro ist.

Wann lohnt sich Desk Sharing?

Desk Sharing lohnt sich, wenn Mitarbeiter ohnehin hybrid arbeiten und keine spezialisierten Anforderungen an ihren Arbeitsplatz haben. Die tägliche Nutzung lässt sich dann mit weniger Schreibtischen organisieren, ohne dass die Produktivität darunter leidet.

Weniger oder nicht geeignet ist das Modell für Tätigkeiten, die eine feste und besondere Ausstattung erfordern oder vertrauliche Gespräche am Platz beinhalten. Auch in Teams mit hoher Büropräsenz stößt Desk Sharing an Grenzen.

Geeignet ist Desk Sharing, wenn …

• Mitarbeiter regelmäßig hybrid arbeiten: Wer nur zwei oder drei Tage pro Woche im Büro ist, benötigt keinen festen Arbeitsplatz. In solchen Teams bleibt die Belegung im Durchschnitt planbar.
• Arbeitsplätze standardisiert ausgestattet sind: Einheitliche Möbel, Monitore, Anschlüsse und technische Voraussetzungen sorgen dafür, dass jeder Arbeitsplatz für jeden direkt nutzbar ist, ohne Umrüsten oder technische Hürden.
• Aufgaben ortsunabhängig erledigt werden können: Wer mit Laptop und Headset arbeitet und keine speziellen Geräte oder Unterlagen braucht, kann problemlos an wechselnden Plätzen arbeiten.
• Kommunikation gut organisiert ist: Wenn im Team klar ist, wer wann im Büro ist, funktionieren Abstimmungen auch ohne festen Sitznachbarn.

Nicht geeignet ist Desk Sharing, wenn …

• Mitarbeiter besondere ergonomische oder medizinische Anforderungen haben. Wer auf spezielle Ausstattung angewiesen ist, etwa orthopädische Stühle oder individuelle Monitore für die Bildbearbeitung, sollte einen festen Platz behalten.
• Arbeiten hauptsächlich vertraulich stattfinden: Personalgespräche oder andere sehr persönliche Gespräche; Umgang mit Daten, die unter Verschluss bleiben müssen.

Wie lässt sich Desk Sharing erfolgreich umsetzen?

Desk Sharing ist ein Werkzeug, um dein Büro an die tatsächliche Nutzung und das Arbeitsverhalten deines Teams anzupassen. Wenn Mitarbeiter regelmäßig hybrid arbeiten, kannst du durch geteilte Arbeitsplätze Flächen sparen und diese auf anderem Wege deinem Team zugutekommen lassen.

Wichtig ist, dass du die Einführung strukturiert angehst:

Du brauchst klar geregelte Buchungsvorgänge, eine standardisierte Ausstattung für jeden Arbeitsplatz und eine Software, die dir zeigt, wie stark dein Büro im Laufe der Zeit genutzt wird.

Mit der Desk Booking Software PULT bucht dein Team Arbeitsplätze, Räume und Zonen mit einem Klick. Deine Mitarbeiter sehen direkt, welche Plätze verfügbar sind, können nach Ausstattung filtern und sehen, wo die Teamkollegen bereits sitzen.

Parallel dazu kannst du in den Office Insights Nutzungsdaten des Büros auswerten und sehen, welche Räume und Zonen besonders beliebt sind und welche du streichen oder umrüsten kannst.

Tipp: Hier findest du Inspirationen zu modernen Bürokonzepten und Hilfen zum Workplace Management.

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Desk Sharing: Regeln für die Einführung und die tägliche Zusammenarbeit

Das Wichtigste zu den Desk Sharing Regeln in Kürze:

• Desk Sharing erfordert klare Regeln für das Verhalten, die Organisation und die Technik.
• Die Akzeptanz der Desk Sharing Regeln und die Mitarbeit des Teams gelingen besser, je früher alle Kollegen einbezogen werden.
• Die Desk Sharing Regeln sollten schriftlich festgehalten, kommuniziert und leicht zugänglich sein (z. B. im Intranet).
• Mit PULT können Regeln für das Desk Sharing dank Buchungen der Schreibtische, automatischen Check-ins und die Analyse der Auslastung einfach umgesetzt werden.
• Am besten wirken die Regeln durch eine offene Feedbackkultur und das Weiterentwickeln der Vorgaben.

Welche Arten von Regeln braucht es beim Desk Sharing?

Beim Desk Sharing weicht der feste Schreibtisch einem System, bei dem Mitarbeiter täglich selbst entscheiden und buchen, wo sie arbeiten. Das verlangt ein gewisses Maß an Abstimmung und Regeln. 

Desk Sharing betrifft verschiedene Ebenen im Arbeitsalltag und jede davon bringt eigene Anforderungen mit. Entsprechend unterscheiden sich auch die Arten von Regeln:

• Verhaltensregeln (Etikette): Diese betreffen das unmittelbare Miteinander am Arbeitsplatz. Hier geht es um Respekt, Rücksichtnahme und ums Einhalten gemeinsamer Standards. Beispiele: keinen Müll und Essensreste hinterlassen, Lautstärke im Rahmen halten, persönliche Dinge am Tagesende wegräumen.
• Organisatorische Regeln: Wer kann wann wo arbeiten? Wie wird gebucht? Gibt es Einschränkungen? Diese Fragen brauchen Strukturen in Form von Richtlinien und internen FAQs, oder die Antworten sollten im Buchungssystem selbst hinterlegt sein. Auch Zuständigkeiten wie für technische Probleme, fallen in diesen Bereich.
• Technische Regeln: Geordnetes Desk Sharing läuft über Software: Buchungstools, Raumbelegungsanzeigen oder Kalenderintegration. Die Systeme selbst definieren Regeln dazu, wer Zugriff hat, wie weit im Voraus gebucht werden kann, ob ein Platz bei Nichterscheinen wieder freigegeben wird.
• Formelle vs. informelle Regeln: Einige Regeln werden nicht schriftlich festgehalten und entstehen über die Zeit, als gelebte Kultur oder durch Gewohnheiten im Team. Andere wiederum sollten dokumentiert werden, um Verbindlichkeit zu schaffen und dem Wohlbefinden aller zugute zu kommen.

Die 9 wichtigsten Regeln für Desk Sharing

Die folgenden Regeln sind als Aushang für dein Büro geeignet. Sie legen das grundsätzliche Verhalten für die Nutzung der Arbeitsplätze fest.

1. Reservierung nur über das Buchungssystem
‍Das Reservieren der Schreibtische, Räume und Zonen erfolgt ausschließlich über unser Buchungssystem. Die Buchung ist im Voraus möglich und das sogar Tage und Wochen vorher. Das Blockieren von Plätzen mit Taschen oder Jacken ist nicht erwünscht.

‍Tipp: Hier findest du mehr zum Schreibtisch-Buchungssystem PULT.

‍2. Arbeitsplatz so verlassen, wie du ihn vorfinden möchtest
‍Räume deinen Platz nach dem Arbeiten leer. Es verbleibt nur die feste Ausstattung auf dem Tisch. Entferne Essensreste, wische den Schreibtisch bei Bedarf ab und achte darauf, dass der nächste ohne Aufwand starten kann.

3. Persönliche Gegenstände täglich mitnehmen
‍Lass keine privaten Dinge dauerhaft zurück. Auch dann nicht, wenn du denselben Platz für den nächsten Tag bereits gebucht hast. Nutze zur Aufbewahrung unsere Spinde und Schließfächer. Mehr dazu unter Clean Desk.

4. Nur besetzen, was du wirklich brauchst
‍Passe deine Buchung deiner Nutzung an und reserviere genau das, was du für deine Arbeit brauchst. Vermeide es jedoch, größere Tische oder Meetingräume allein zu nutzen. Andere könnten genau diese Flächen später brauchen. Nutze den Platz so effizient wie möglich.

5. Meetings nicht am Shared Desk führen
‍Telefonate, Videocalls und Besprechungen in Gruppen gehören, wenn möglich, in dafür vorgesehene Räume. Wenn du keine Ausweichmöglichkeit hast, nutze Kopfhörer bzw. halte dich kurz. Die offene Arbeitsfläche ist für konzentriertes Arbeiten gedacht.

6. Respektiere die Ruhe der anderen
‍Sprich nicht über mehrere Tische hinweg, vermeide laute Geräusche oder Dauertelefonate. Wenn du im Team etwas klären willst, wechsle den Ort oder sprich leise.

7. Hygiene geht alle an
‍Nutze unsere Hygiene-Stationen. Dort findest du Desinfektionsspray und Tücher. Wisch bei Bedarf den Tisch und die Armlehnen des Stuhls ab.

8. Bleib bei Krankheit zu Hause
‍Wenn du dich krank fühlst, arbeite im Homeoffice oder melde dich krank. Wir respektieren die Gesundheit der Kollegen und wollen Ansteckungen so weit wie möglich vermeiden

9. Regelverstöße fair ansprechen
‍Wenn dir auffällt, dass Kollegen die Regeln wiederholt ignorieren, sprich es an. Wenn das nicht möglich ist oder auf Ablehnung stößt, bring es ins Teammeeting mit, sprich uns an oder sende eine anonyme Nachricht an uns. 

Kommunikation der Einführung von Desk Sharing

Noch bevor du Desk Sharing einführst, sollte deinem Team klar sein, warum das Konzept eingeführt wird und welche Vorteile sich davon versprochen werden. Kommuniziere offen und sachlich, um die Erwartungen zu steuern und aufkommenden Unsicherheiten immer sofort zu begegnen.

Beziehe dein Team sehr früh in die Regeln für das neue Arbeitsmodell ein. Nutze dafür Fragerunden und gib Feedbackmöglichkeiten. Du solltest signalisieren, dass du Bedenken und Vorbehalte jederzeit sowohl entgegennimmst als auch ernst nimmst.

Rahmenbedingungen schaffen

• Wie viele Plätze stehen zur Verfügung?
• Gibt es Einschränkungen, wie zum Beispiel feste Teamzonen?
• Wird mit oder ohne Buchung gearbeitet?
• Gibt es Sonderregelungen für bestimmte Rollen oder an bestimmten Tagen?

Dokumentiere diese Punkte und mache sie intern zugänglich. Das geht im Intranet, Onboarding-Bereich oder als Aushang im Büro.

Zuständigkeiten benennen

Bestimme, wer das Buchungssystem betreut und wer angesprochen werden kann, wenn Regeln nicht eingehalten werden. Bestimme ebenfalls, wer für die Einhaltung der Regeln verantwortlich ist und diese Einhaltung entsprechend regelmäßig überprüfen soll.

Unausgesprochene Desk Sharing Regeln: Die Etikette 

Die zwischenmenschliche Etikette ergänzt die formalen Regeln um das, was im Arbeitsalltag oft stillschweigend erwartet wird: Rücksicht, Aufmerksamkeit und ein Gespür für die Situation. Beim Desk Sharing ist das besonders wichtig, weil persönliche Routinen und Arbeitsweisen auf gemeinsam genutzten Flächen stattfinden. Kleine Spannungen können den Arbeitsfluss stören.

Etikette meint dabei höfliches, funktionales Verhalten im geteilten Raum. Also Verhalten, das dem Desk Sharing Konzept und der Arbeitsweise der Kollegen gerecht wird.

Fragen statt Interpretieren
‍Wenn du einen Platz nutzen willst, der möglicherweise schon belegt aussieht, etwa durch eine Jacke oder ein Notebook, sprich die Person an, statt einfach Dinge beiseite zu schieben. Gerade in offenen Arbeitsbereichen ist Kommunikation oft die bessere Lösung als Interpretation.

Tipp: In PULT sind der Reservierungsstatus und die Nutzung aller Arbeitsplätze sofort ersichtlich. Mit einem Blick auf den Büroplan ist sofort klar, welcher Platz tatsächlich belegt oder frei ist.

Revierverhalten vermeiden
‍Schreibtischunterlagen, Lampen oder persönliche Kaffeetassen wirken fast wie ein Revieranspruch. Wenn Desk Sharing bei euch wirklich konsequent gedacht ist, dann gilt: Alle halten sich an die ausgehängten Regeln und verstauen persönliche Gegenstände zum Arbeitsende im Schließfach.

Rücksicht mit der Lautstärke
‍Du kannst und sollst nicht alle Geräusche vermeiden, aber du kannst Rücksicht nehmen. Höre Musik und Sprachnachrichten nur über Kopfhörer. Beschränke die Länge von Telefonaten oder weiche für längere Unterhaltungen in andere Zonen aus.

Geräte und Technik nicht umkonfigurieren
‍Nach deiner Arbeit sollte der Platz wieder in einem neutralen Zustand sein. Das betrifft zum Beispiel die Position des Monitors und des Stuhls.

‍Duft- und Geräuschquellen reduzieren
Intensives Parfüm, lautes Kaugummikauen oder das Öffnen von sehr geruchsintensivem Essen kann andere stören. Viele sind aber zu höflich, um das anzusprechen. Geh daher selbst sensibel damit um.

‍Respektiere stille Signale
Wenn jemand mit Noise-Cancelling-Kopfhörern sitzt, den Bildschirm deutlich zur Seite neigt, eine Kapuze trägt oder sich anderweitig sichtlich abschottet, ist das ein stilles, aber klares Signal. Diese Kollegen solltest du nur mit Themen ansprechen, die nicht warten können.

Desk Sharing Regeln für die Buchungssoftware

Buchungssysteme für Desk Sharing geben Regeln vor, die zwar nicht immer separat dokumentiert werden, aber den Büroalltag direkt beeinflussen. Sie bestimmen, wann ein Arbeitsplatz reserviert werden kann, wie lange eine Buchung gültig ist, was bei Nichterscheinen passiert und wer welche Rechte im System hat.

Wenn diese Regeln für die Desk Sharing Software Konsequenzen für die Mitarbeiter oder die Zusammenarbeit haben, solltest du diese deinem Team offenlegen.

‍Buchungspflicht und Fristen
In manchen Buchungssystemen musst du deinen Platz im Voraus buchen, in anderen kannst du spontan einchecken. Wichtig ist, dass alle wissen, ab wann gebucht werden darf, wie weit im Voraus Reservierungen möglich sind und ob bestimmte Tage oder Zeiten gesperrt sind. Auch Stornierungsfristen spielen eine Rolle: Wer zu spät absagt, blockiert vielleicht einen Platz, den andere hätten nutzen können.

‍Tipp: In PULT kannst du deinen Arbeitsplatz im Voraus buchen oder erst beim Betreten des Büros einchecken. Mit PULT Presence geht das sogar vollkommen automatisch.

‍No-Show-Regeln
Die automatische Freigabe ist eine nützliche Funktion in der Software: Wenn jemand seinen gebuchten Platz nicht innerhalb eines festgelegten Zeitfensters einnimmt, wird der Platz wieder für alle Kollegen freigegeben.

‍Rechte und Rollen
In einer guten Buchungssoftware können die Buchungsrechte unterschiedlich verteilt werden. Manche Nutzer dürfen dann ausschließlich für sich selbst reservieren, andere, wie etwa Teamleitungen oder Assistenzrollen, können auch für Kollegen Plätze buchen. Arbeitsbereiche oder Zonen können auch bestimmten Gruppen vorbehalten werden. Diese Rollen- und Zugriffsstrukturen solltest du deinem Team offen mitteilen.

‍Integration in Kalender und Kommunikation
PULT ist mit Outlook, Google Calendar oder MS Teams verknüpfbar. Damit werden Desk-Buchungen direkt im Kalender angezeigt oder können über einen Klick angepasst werden.

‍Datenschutz und Tracking
Die Buchungssoftware PULT erlaubt Auswertungen der Büronutzung und Auslastung und zeigt dauerhaft ausgebuchte und sehr selten genutzte Arbeitsplätze. Aus diesen Daten darf sich jedoch kein Rückschluss auf das Buchungsverhalten und die Anwesenheit einzelner Mitarbeiter ziehen lassen, um DSGVO-konform zu bleiben.

Desk Sharing Regeln schriftlich festhalten: Vorlage für dein Unternehmen

Wenn du Desk Sharing in deinem Unternehmen einführst, solltest du die wichtigsten Regeln schriftlich festhalten. Das gibt deinem Team die nötige Orientierung und hilft dabei, das System im Alltag verlässlich zu nutzen.

Festgehalten werden sollten vor allem Regeln zur Buchung, Nutzung, Rücksichtnahme im Alltag, Technik, Check-ins und Ausnahmen, also alle Punkte, bei denen es im Arbeitsalltag zu Missverständnissen kommen kann. Je nach Organisation kannst du die Regeln als kurze Übersicht im Intranet, als Aushang oder als Teil einer internen Desk Sharing Policy gestalten.

Regelbereich: Inhalt

Buchung:
Arbeitsplätze müssen vorab über PULT gebucht werden. Kurzfristige Änderungen sind möglich, solange Plätze verfügbar sind.

Nutzung:
Arbeitsplätze sind nach der Nutzung vollständig zu räumen. Persönliche Gegenstände dürfen nicht dauerhaft zurückgelassen werden.

Verhalten:
Gespräche in normaler Lautstärke, keine Telefonate ohne Headset. Rücksicht auf konzentriert arbeitende Kollegen.

Technik:
Monitore, Dockingstationen und Zubehör dürfen mitgenutzt, aber nicht dauerhaft umgestellt werden.

Check-in:
Der Arbeitsplatz gilt als belegt, wenn der Check-in erfolgt ist. Nicht genutzte Reservierungen werden nach 20 Minuten freigegeben.

Abwesenheit:
Bei Krankheit, Urlaub oder Remote-Tagen sollte die Buchung rechtzeitig storniert werden.

Support:
Für technische Fragen oder Buchungsprobleme ist [Name oder Funktion] Ansprechpartner. Rückmeldungen zur Nutzung sind willkommen.

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Welche typischen Probleme lassen sich durch Desk Sharing Regeln beheben?

Klare Desk Sharing Regeln verhindern die typischen Probleme, die beim Desk Sharing immer wieder auftreten: blockierte Plätze, störende Unruhe an den Arbeitsplätzen oder Missverständnisse bei der Buchung.

Wenn du häufige Probleme früh erkennst und gezielt adressierst, schaffst du die Voraussetzungen dafür, dass Desk Sharing im Arbeitsalltag funktioniert. Die folgenden Beispiele zeigen, welche Situationen besonders oft für Unzufriedenheit sorgen und wie du mit einfachen Regelungen gegensteuern kannst.

Problem 1: Plätze werden besetzt gehalten, ohne dass jemand da ist
‍Lösung 1: Führe verbindliche Buchungen mit klaren Check-in-Zeiten ein. Nutzt ihr ein System mit automatischer Freigabe bei Nichterscheinen (z. B. nach 20 Minuten), dann weise explizit darauf hin. So werden blockierte, aber unbelegte Plätze vermieden.

Problem 2: Persönliche Gegenstände bleiben dauerhaft am Arbeitsplatz
‍Lösung 2: Definiere, dass alle Arbeitsplätze am Ende des Tages geräumt werden müssen und stelle parallel dazu persönliche Aufbewahrungsmöglichkeiten zur Verfügung (Spinde, Boxen).

‍Problem 3: Unruhe durch Telefonate oder Gespräche
‍Lösung 3: Halte fest, dass Shared Desks vorrangig für ruhiges Arbeiten gedacht sind. Für längere Telefonate oder Abstimmungen sollten Rückzugsräume oder andere Zonen angeboten und genutzt werden.

‍Problem 4: Frust über nicht auffindbare Arbeitsplätze
‍Lösung 4: Kläre, wie viele Plätze verfügbar sind und wie gebucht werden kann. Nutze die Echtzeit-Anzeige in PULT und definiere Zuständigkeiten bei Fragen oder Problemen.

Problem 5: Ungleichbehandlung oder informelle Sonderregeln
‍Lösung 5: Sorge dafür, dass wirklich alle Regeln auch für alle gleich gelten, unabhängig von Position oder Teamzugehörigkeit. Wenn es Ausnahmen gibt, zum Beispiel für Grafiker oder Videocutter mit bestimmten Hardwareansprüchen, dann dokumentiere sie nachvollziehbar.

Wie setze ich die Desk Sharing Regeln durch?

Desk-Sharing-Regeln lassen sich am besten durch Vorleben, eine offene Kommunikation in beide Richtungen und nachvollziehbare Abläufe für das gesamte Team verankern. Wenn dein Team versteht, warum bestimmte Regeln gelten und diese im Alltag praktisch anwendbar sind, entsteht Verbindlichkeit ganz ohne ständige Überwachung.

• Orientierung: Gib deinem Team die klare Orientierung dazu, was erwartet wird, welche Regeln gelten und welches Verhalten erwünscht ist.
• Verstöße ansprechen: Sprich sofort an, wenn sich jemand nicht an die Regeln hält. Bleibe direkt und sachlich. Erkläre das Verhalten und weise auf die geltenden Regeln hin.
• Feedback und Weiterentwicklung: Die Regeln müssen zum gelebten Alltag passen. Hole daher regelmäßig Rückmeldungen aus dem Team ein und passe die Regeln dort an, wo sich etwas als unpraktisch oder missverständlich herausstellt.
• Verantwortung verteilen: Wenn Desk Sharing in größeren Teams oder mehreren Standorten organisiert wird, benenne feste Ansprechpersonen. Diese können Fragen klären, auf Regelverstöße hinweisen oder Rückmeldungen sammeln.

Einhalten der Desk Sharing Regeln mit PULT

PULT ist eine Desk Booking Software, die dir direkt dabei hilft, deine Desk Sharing Regeln umzusetzen. Dein Team und du bucht über die Software eure Schreibtische, Meetingräume und Zonen. Parallel dazu verfügst du über diese Funktionen:

Buchungsrechte & Einschränkungen definieren
‍Mit PULT kannst du genau festlegen, wer was buchen darf: Du kannst bestimmte Schreibtische oder Bereiche wie zum Beispiel Teamzonen nur für bestimmte Nutzer oder Teams freigeben. Dies kann tageweise erfolgen und für durch dich festgelegte Abteilungen oder Rollen gelten.

Buchungsdauer & Vorausbuchung
‍PULT erlaubt, Buchungszeiträume im Vorfeld zu definieren, zum Beispiel wie weit im Voraus reserviert werden darf. Ebenso lassen sich Ressourcen (Plätze, Räume, Zonen) für einen Zeitraum sperren, zum Beispiel wenn eine Renovierung oder Reinigungsarbeiten anstehen.

Klare Regeln für das Team
Das Dashboard zeigt deinen Kollegen an, welche Regeln gelten: Wer buchen darf, welche Plätze gesperrt sind und nach welcher Zeit Freigaben erfolgen.

Automatischer Check-in & No‑Show‑Regel
Die automatische Check‑in-Funktion über dein bestehendes WLAN mittels PULT Presence sorgt dafür, dass gebuchte Plätze automatisch belegt oder nach definiertem Zeitraum wieder freigegeben werden, falls Nutzer nicht erscheinen.

Feedback & Nutzungsauswertung
Mit den PULT Office Insights kannst du die Nutzung deines Büros analysieren, sortiert nach Team, Bereich und Zeitfenster. Dort besteht auch die Möglichkeit, Feedback aus dem Team zu sammeln, um die Regelwirkung oder Zufriedenheit mit dem Desk-Sharing abzufragen.

Tipp: Hier findest du mehr zur Büroauswertung in PULT und hier zur Schreibtischbuchung.

Workplace Management verstehen und richtig umsetzen

Arbeitsplätze verändern sich durch neue Erwartungen an die Zusammenarbeit, Leistungsfähigkeit und die Arbeitskultur. Damit Büros, Räume und Strukturen diesen Anforderungen gerecht werden, braucht es ein durchdachtes Workplace Management. In diesem Artikel erfährst du, worauf es beim Workplace Management ankommt, welche Herausforderungen typischerweise auftreten und wie du passende Lösungen entwickeln kannst.

Was ist Workplace Management?

Das Workplace Management (auf Deutsch auch „Arbeitsplatzmanagement“) beschreibt das Konzept der Organisation und Gestaltung von Arbeitsplätzen, sodass Mitarbeiter zufrieden und effizient arbeiten können.

Das Workplace Management beschäftigt sich mit der Planung, Organisation und Optimierung von Arbeitsplätzen. Es geht dabei aber ebenso um die Abläufe auf täglicher Basis als auch um die Kommunikation und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Wozu dient das Workplace Management?

Ein aktives Workplace Management dient dazu, Arbeitsplätze und Büros so zu gestalten und zu organisieren, dass die Mitarbeiter dort tatsächlich effizient, langfristig gesund und täglich motiviert arbeiten können. Es verfolgt somit das Ziel, die allgemeine Arbeitsqualität, Zusammenarbeit und Ressourcennutzung zu verbessern, und das sowohl auf individueller Ebene als auch im gesamten Unternehmen. Dabei werden Räume, Technik und Organisation systematisch aufeinander abgestimmt.

Wie verbessert Workplace Management die Produktivität?

Das Workplace Management soll Strukturen schaffen, die positiv auf den Arbeitsfluss einwirken:

• klar geregelte Zuständigkeiten
• gut abgestimmte Flächenplanung
• eine funktionierende technische Infrastruktur

Dadurch sinken im Arbeitsalltag der Leerlauf, Doppelarbeit und Konzentrationsunterbrechungen.

Wie trägt Workplace Management zur Mitarbeiterzufriedenheit bei?

Ein gut organisiertes Arbeitsumfeld berücksichtigt menschliche Bedürfnisse wie Rückzugsräume, bequeme Möbel oder familientaugliche Arbeitsmodelle. Wer sich wohlfühlt, arbeitet insgesamt motivierter und bleibt dem Unternehmen eher treu. Workplace Management ermöglicht es, unterschiedliche Anforderungen, etwa aus verschiedenen Generationen oder Arbeitsstilen, unter einem Dach zu vereinen.

Welche Rolle spielt Workplace Management bei der Flächennutzung und Kostenkontrolle?

Durch die zielbewusste Planung, etwa bei der Nutzung von Desk Sharing oder der Umnutzung von Flächen, lässt sich der Platzbedarf anpassen, ohne Einbußen im Arbeitskomfort hinnehmen zu müssen. Besonders bei hybriden Arbeitsmodellen hilft Workplace Management dabei, Leerstände an den Arbeitsplätzen zu vermeiden und somit die vorhandenen Ressourcen effizient einzusetzen.

Was sind die Grundlagen eines funktionierenden Workplace Managements?

Ein funktionierendes Workplace Management basiert immer auf einem klaren Verständnis dafür, wie Menschen tatsächlich arbeiten und was sie dafür brauchen. Es geht darum, Räume, Abläufe und Ausstattung so zu organisieren, dass der Arbeitsalltag gut funktioniert. Dazu gehört auch, regelmäßig zu schauen, ob etwas angepasst werden muss, etwa weil sich das Team verändert oder neue Arbeitsformen dazukommen.

Warum ist eine klare Planung der Flächen und Arbeitsplätze so wichtig?

Eine gute Planung sorgt dafür, dass der vorhandene Platz sinnvoll genutzt wird und niemand suchen oder improvisieren muss. Es hilft auch, Tage mit hoher Auslastung vorherzusehen und diese Spitzenauslastung entweder zu senken oder gekonnt damit umzugehen.

Tipp: Viele Unternehmen setzen für die Büroauswertung PULT Office Insights ein. Darin siehst du die Büroauslastung über die Zeit und kannst somit das Platzangebot gekonnt steuern. So finden deine Angestellten auch zu Spitzenzeiten verlässlich einen freien Arbeitsplatz.

Welche Rolle spielt die technische Ausstattung im Workplace Management?

Die passende Technik und verlässliche Software sorgen dafür, dass dein Team reibungslos arbeiten und zusammenarbeiten kann. Zur Ausstattung gehören ein funktionierendes und stabiles WLAN, passende Software, Lade- und Präsentationsmöglichkeiten, aber auch Basics wie funktionierende Monitore und Headsets.

Wie setzt man Workplace Management richtig um?

Ein aktives Workplace Management wird vor allem dann gebraucht und eingesetzt, wenn ein Neubau des Arbeitsplatzes geplant oder durchgeführt ist, wenn eine bessere Raumnutzung gewünscht wird oder ein Wechsel ins hybride Arbeiten ansteht. Auch ohne diese Punkte sollte regelmäßig überprüft werden, wie man Arbeitsplätze weiter verbessern kann.

Vorgehen bei Neubau, Umzug oder kompletter Neuplanung

• Bedarfsanalyse: Wer arbeitet wie und wo? Zeiten, Arbeitsorte, Tagesabläufe, Rolle im Team, genutzte Technik, Räume usw.
• Personas oder Nutzungsszenarien erstellen: Typische Arbeitsweisen und -abläufe sichtbar machen und prüfen, ob sich alle Kollegen in diesen Personas wiederfinden.
• Flächen- und Nutzungskonzepte entwerfen: Zonen (Ruhezone, Zone für Zusammenarbeit, Pausenbereiche, …), Raumtypen, Belegung und Freigabe für einzelne Mitarbeiter oder bestimmte Teams.

Tipp: In PULT kannst du Meetingräume, Arbeitsplätze oder Zonen für bestimmte Mitarbeiter und Teams freigeben oder sperren. So kannst du die Nutzung gezielt steuern und denjenigen Kollegen die Nutzung ermöglichen, die sie wirklich brauchen.

Vorgehen bei der Optimierung bestehender Bürostrukturen

• Ist-Zustand erfassen: z. B. mit Belegungsdaten, Nutzungsbeobachtungen oder kurzen Interviews
• Schmerzpunkte identifizieren: Wo bleiben Arbeitsabläufe häufig stecken? Welche Räume fehlen oder sind ungenügend ausgestattet? Fehlt bestimmte Technik?
• Ergebnisse kommunizieren: Was hat die Auswertung ergeben? Welche Schritte sind nun geplant? Welche Rückmeldung gibt es zu dieser Planung?
• Gezielt Maßnahmen umsetzen: Umnutzung von Räumen, bessere Ausstattung, klare Nutzungsregeln, Buchungsmöglichkeiten bieten.

Vorgehen bei der Einführung oder Weiterentwicklung hybrider Arbeitsmodelle (Home Office, mobiles Arbeiten)

• Arbeitsmuster analysieren: Wann sind wie viele Kollegen im Büro?
• Rückschlüsse ziehen: Wie viele Arbeitsplätze werden tatsächlich gebraucht?
• Zonen- und Buchungskonzepte entwickeln: Desk Sharing, Bereiche für stilles und konzentriertes Arbeiten, Zonen für die Zusammenarbeit, Pausenbereiche, Meetingräume, Gästebereiche.
• Technische Grundlagen schaffen: Flächendeckendes WLAN, gleich ausgestattete Arbeitsplätze mit Monitoren und Dockingstationen, Zugriff auf Systeme auch von zu Hause aus, persönliche Geräte wie Maus, Tastatur und Headset.

Welche Probleme entstehen, wenn kein gutes oder aktives Workplace Management besteht?

Wenn sich niemand wirklich um die Gestaltung und Organisation der Arbeitsplätze kümmert, läuft im Alltag vieles nicht so, wie es wünschenswert wäre: Mitunter wissen Mitarbeiter nicht, wo sie arbeiten sollen (trifft auf unorganisierte Sharing-Modelle zu), es fehlen passende Räume, und technische Ausstattung ist nicht immer da, wo sie gebraucht wird. Das sind Betriebsbremsen und auf Dauer leidet darunter die Stimmung im Team sowie die Qualität der Arbeit.

Wie wirkt sich fehlendes Arbeitsplatzmanagement auf die Zusammenarbeit aus?

Ohne ein funktionierendes Arbeitsplatzmanagement wissen Kollegen nicht immer voneinander, wer wo arbeitet und wie bestimmte Prozesse ablaufen bzw. welchen Stand sie aktuell haben. Das erschwert die Abstimmung im Team und die Meetings dauern durch viele Rückfragen und Details länger.

Was bedeutet mangelndes Workplace Management für das Wohlbefinden der Mitarbeiter?

Ungeeignete Möbel, permanent schlechte Luft oder fehlende Rückzugsräume sowie Konzentrationszonen können zu körperlichen Beschwerden, Stress und Konzentrationsproblemen führen. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Bedürfnisse ignoriert werden, sinkt nachvollziehbar die Motivation. Eine schlechte Arbeitsplatzgestaltung wirkt sich direkt auf die Stimmung und das Engagement aus.

Welche wirtschaftlichen Nachteile entstehen für Unternehmen ohne aktives Workplace Management?

Spürbar unorganisierte Unternehmen kämpfen mit einer unwirtschaftlichen Raumnutzung, hoher Fluktuation oder steigenden Krankheitsquoten. Parallel dazu kann ein auf diese Weise unattraktiver Arbeitsplatz die Arbeitgebermarke schwächen, denn gut qualifizierte Fachkräfte entscheiden sich im Zweifel für moderne und besser organisierte Unternehmen. Fehlende Planung macht Unternehmen auch weniger anpassungsfähig, etwa bei Wachstum oder Krisen.

Wie beziehe ich meine Mitarbeiter in das Workplace Management ein?

Am besten, indem du sie regelmäßig einlädst, ihre Erfahrungen und Ideen einzubringen. Menschen wissen selbst am besten, was im Arbeitsalltag gut läuft und wo es hakt. Wenn sie merken, dass ihre Rückmeldungen ernst genommen werden, steigt die Identifikation mit dem Unternehmen und schrittweise die Qualität des Arbeitsplatzes.

Welche Formate eignen sich für den Austausch mit den Mitarbeitern?

Das können einfache Dinge sein wie kurze Umfragen, Feedback-Runden nach Teamsitzungen oder gezielte Workshops zu bestimmten Themen, etwa zur Gestaltung neuer Räume. Viele gut aufgestellte Unternehmen nutzen auch Software, mittels der Mitarbeiter Vorschläge einreichen oder Änderungen bewerten können.

Tipp: Nutze das Tool Personal Insights in PULT, um mittels schneller Umfragen aussagekräftiges Feedback zum Wohlbefinden und den Wünschen deiner Mitarbeiter zu erhalten.

Wie gehe ich mit sehr unterschiedlichen Bedürfnissen im Team um?

Die Arbeitsstile und Erwartungen der einzelnen Mitarbeiter können stark auseinandergehen, etwa zwischen introvertierten Einzelarbeitern und stark kommunikativen Extrovertierten, oder zwischen Kollegen, die das Home Office bevorzugen und denen, die lieber vor Ort sind. Deshalb lohnt es sich, bewusst verschiedene Perspektiven einzuholen und zu schauen, wo Kompromisse möglich sind.

Was braucht es, damit Mitarbeiter sich wirklich einbringen wollen?

Feedback darf nicht nur gesammelt, sondern auch sichtbar umgesetzt werden. Wer Ideen teilt, möchte später auch sehen, dass daraus etwas entstanden ist oder die Idee zumindest wahrgenommen und erwogen wurde. Kommuniziere daher: Welche Wünsche und Ideen sind eingegangen? Was wird geändert? Was ist (noch) nicht machbar und warum? Wenn dieser Rückkanal funktioniert, steigt die Bereitschaft, sich beim nächsten Mal ebenfalls wieder zu beteiligen.

Was sind die Vorteile, die Mitarbeiter ins Workplace Management einzubeziehen?

Wenn Mitarbeiter mitreden können, entsteht ein besserer Arbeitsplatz und es erwächst ein Gefühl von Mitgestaltung und Verantwortung. Menschen fühlen sich ernst genommen und bringen sich aktiver ein. Das wirkt sich positiv auf die Qualität von Lösungen und Miteinander im Team aus.

Wenn deine Mitarbeiter merken, dass ihre eigene Meinung zählt, identifizieren sie sich stärker mit dem Arbeitsplatz. Das hilft dir dabei, gute Leute im Unternehmen zu halten.

Welche Vorteile bringt das für die Qualität der Arbeitsplatzgestaltung?

Mitarbeiter erleben den Arbeitsplatz täglich und sehr nah. Sie sehen Details, die Führungskräfte oder externe Planer übersehen. Ihre Rückmeldungen führen zu praxisnahen und realistischen Lösungen. Auf diese Weise entstehen Arbeitsplätze und Büros, die wirklich zum Team und eurer Arbeitsweise passen.

Software für das Workplace Management

Wenn du Arbeitsplätze gut organisieren willst, musst du mit verschiedenen Standorten, Etagen, Kollegen im Home Office oder mobiler Arbeit und sich ständig entwickelnden Anforderungen umgehen können. Ohne Software stößt dieses Vorhaben schnell an Grenzen.

PULT hilft dir, das Arbeitsverhalten deiner Teams zu verstehen, ihre Stimmungslage und Wünsche zu erfassen und ihnen ein leicht verständliches Tool an die Hand zu geben, mit dem sie ihren Arbeitsplatz verbindlich buchen können.

• Erfassung der Anwesenheit und somit Büroauslastung. Mit PULT Presence sogar automatisch und ohne Zutun der Mitarbeiter.
• Auswertung der Büroauslastung nach Büros, Etagen, Standorten
• Schreibtischbuchung mit Lageplan, vom Smartphone, Laptop, PC
• Raumreservierung für Meetings, Workshops oder Fokusarbeit
• Team-Find-Funktion, um zu sehen, wer wann im Büro ist
• Einholen von Feedback und Mitarbeiterstimmung.
• Integration in bestehende Tools wie Microsoft Teams oder Slack

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