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Die Herausforderung
Wer in Vevos Größenordnung arbeitet, für den ist das Office Teil der Wertschöpfung. Das Unternehmen hat sich als das weltweit führende Musikvideo-Netzwerk etabliert und liefert jeden Monat mehr als 22 Milliarden Views und 1,5 Milliarden gesehene Stunden Musikvideo aus einem Katalog von über einer Million Videos, mit dem größten Netzwerk an Musikkanälen auf YouTube. Dahinter stehen Büros in New York, Los Angeles, Chicago, London und Sydney sowie eigene Content-Studios in Brooklyn und im LA Arts District. Vevo arbeitet hybrid mit einer Drei-Tage-Office-Regelung; allein am Hauptsitz in New York arbeiten rund 200 Mitarbeitende. Die gesamte globale Infrastruktur wird von einem schlanken IT-Team von drei Personen betreut, geführt von Stephen Bruno, SVP of IT Strategy and Operations.
Während Vevo weiter in gemeinschaftliche Büroflächen über die gesamte globale Präsenz hinweg investierte, brauchte das Unternehmen einen verlässlicheren Weg, um zu verstehen, wie diese Flächen genutzt werden. Die vorhandenen Zugangsdaten erzählten nur einen Teil der Geschichte: Die Badge-Aktivität am Hauptsitz konnte unvollständig sein, wenn Mitarbeitende in Gruppen eintraten, während kleinere Büros und Studios unterschiedliche Zugangssysteme nutzten, die ein einheitliches Reporting erschwerten. „Vorher hatten wir nur ein unvollständiges Bild", erinnert sich Stephen. Schon ein grundlegendes Bild der Anwesenheit aufzubauen, bedeutete oft, lokale Teams anzufragen und sich auf Schätzungen zu verlassen statt auf einheitliche, zentrale Daten.
Der einzige strukturierte Prozess, der existierte, Kartendaten manuell in ein Spreadsheet für die Geschäftsführung zu überführen, deckte nur das New Yorker HQ ab und verschlang mehrere Stunden IT-Zeit pro Monat. Und Stephen war diesen Weg schon einmal gegangen. Ein netzwerkbasiertes Presence-Feature eines etablierten US-Anbieters erwies sich als fehleranfällig, mit schwer erreichbarem Support. Ein weiterer Anbieter, den er evaluierte, hatte in diesem Bereich kein echtes Produkt. Vevo brauchte präzise, netzwerkbasierte Anwesenheitsdaten an allen Standorten, ohne zusätzliche Hardware und ohne zusätzliches Personal.
Warum PULT
Stephen stieß auf PULT, während er nach Tools für Office-Anwesenheit und Flächennutzung recherchierte, unter anderem mithilfe von ChatGPT. Nachdem er die Website und die Funktionen von PULT geprüft hatte, meldete er sich, um mehr zu erfahren. Aus den ersten Gesprächen mit Gründer Julius und dem Engineering-Team stachen drei Dinge heraus, die PULT zur klaren Wahl für Vevo machten.
PULT im Einsatz
Heute läuft PULT Presence an allen sieben Vevo-Standorten, Büros wie Studios. Die Anwesenheit wird passiv über das bestehende Meraki-Netzwerk und Jamf-verwaltete Geräte erkannt, ohne Sensoren, ohne Badges, ohne neue Hardware zum Ausrollen oder Warten. Für Geräte außerhalb des Standard-MDM-Workflows entwickelte das PULT-Engineering-Team gemeinsam mit Vevo einen freigegebenen alternativen Ansatz, der dabei half, die Anwesenheitsdaten über die gesamte Bürolandschaft hinweg vollständig und einheitlich zu halten.
Die BambooHR-Integration macht die Daten nicht nur präzise, sondern fair. Urlaubs- und Krankheitstage fließen direkt in die Anwesenheits-Durchschnitte ein, sodass genehmigte Abwesenheiten korrekt berücksichtigt werden und Mitarbeitende im Reporting zur Drei-Tage-Regelung nicht falsch dargestellt werden. Remote Weeks stehen als Nächstes auf Vevos Roadmap. Alles landet in einem einzigen Dashboard, auf das die Führungsebene direkt zugreifen kann, um Anwesenheitstrends für ihre Teams einzusehen, statt Anfragen über die IT zu leiten.
Das Setup selbst war fast unspektakulär, im besten Sinne. Es dauerte wenige Stunden, dann liefen bereits die Daten. Der laufende Aufwand ist nahezu null, etwa einmal im Monat ein kurzer Abgleich, damit die Geräte nach einem Hardware-Tausch sauber zugeordnet bleiben.
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Die Ergebnisse
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Bereit für ähnliche Ergebnisse?
Neugierig, wie das bei Ihnen aussähe? Vevo hat seine gesamte globale Infrastruktur in den Blick bekommen, ohne neue Hardware, ohne zusätzlichen operativen Aufwand und ohne manuelles Reporting. Wenn Sie sich dieselbe Klarheit über die Office-Anwesenheit wünschen, zeigen wir Ihnen gern, wie PULT Presence zu Ihrem Setup passt.
