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Die Herausforderung
Wer in Vevos Größenordnung arbeitet, für den ist das Office Teil der Wertschöpfung. Das Unternehmen hat sich als das weltweit führende Musikvideo-Netzwerk etabliert und liefert jeden Monat mehr als 22 Milliarden Views und 1,5 Milliarden gesehene Stunden Musikvideo aus einem Katalog von über einer Million Videos, mit dem größten Netzwerk an Musikkanälen auf YouTube. Dahinter stehen Büros in New York, Los Angeles, Chicago, London und Sydney und eigene Content-Studios in Brooklyn und im LA Arts District. Vevo arbeitet hybrid mit einer Drei-Tage-Office-Regelung; allein am Hauptsitz in New York arbeiten rund 200 Mitarbeitende. Die gesamte globale Infrastruktur wird von einem bemerkenswert schlanken IT-Team von drei Personen betreut, geführt von Stephen Bruno, SVP IT Strategy and Operations.
Ein Unternehmen, das so ernsthaft in seine Büroflächen investiert, erwartet, dass die Teams sie nutzen. Lange Zeit konnte Vevo aber schlicht nicht sehen, ob das geschah. Die Kartenleser-Daten am Hauptsitz waren unzuverlässig, weil Mitarbeitende in Gruppen ankommen, einer die Karte zieht und alle durchgehen. Kleinere Büros hatten gar kein Reporting, und die Studios liefen klassisch über Schlüssel. „Vorher? Es war alles Raten", erinnert sich Stephen. Wer ein Bild der Anwesenheit wollte, musste an jedem Standort nachfragen und sich Schätzungen geben lassen.
Der einzige strukturierte Prozess, Kartendaten manuell in ein Spreadsheet für die Geschäftsführung zu überführen, deckte nur das New Yorker HQ ab und verschlang mehrere Stunden IT-Zeit pro Monat. Und Stephen war diesen Weg schon einmal gegangen. Ein netzwerkbasiertes Presence-Feature eines etablierten US-Anbieters erwies sich als fehleranfällig, mit schwer erreichbarem Support. Ein weiterer Anbieter hatte in diesem Bereich kein echtes Produkt. Vevo brauchte präzise, netzwerkbasierte Anwesenheitsdaten an allen Standorten, ohne zusätzliche Hardware und ohne zusätzliches Personal.
Warum PULT
Wie Stephen auf PULT gestoßen ist, sagt viel darüber, wie die besten IT-Entscheider heute Software evaluieren: Er hat ChatGPT gefragt. PULT tauchte auf, er schaute sich die Website an und meldete sich. Aus den ersten Gesprächen mit Gründer Julius und dem Engineering-Team haben drei Dinge PULT zur klaren, überzeugten Wahl gemacht.
Erstens die Unterstützung der wirklich relevanten Systeme ab Tag eins. Vevos drei zentrale Technologien, Meraki, Jamf und BambooHR, waren out of the box vollständig unterstützt, dazu Slack. Für ein Cloud-first-Unternehmen war das der Dealmaker, und kein Wettbewerber konnte das so sauber abbilden.
Zweitens der direkte Draht zu den Menschen, die das Produkt bauen. Die erste Version deckte rund 70% dessen ab, was Vevo brauchte, aber PULT gab eine konkrete Roadmap-Zusage, das Presence-Reporting auszubauen, und hat sie eingelöst. „Als ich die Produkt-Roadmap verstanden hatte, hatte ich keine großen Bedenken mehr", sagt Stephen.
Drittens Genauigkeit, die sich nicht austricksen lässt. Die netzwerkbasierte Erkennung erfasst Anwesenheit selbst an Studios ganz ohne Kartensystem, und anders als bei einem Badge, hinter dem eine ganze Gruppe durchläuft, sagt ein Laptop im Netzwerk die Wahrheit.
PULT im Einsatz
Heute läuft PULT Presence an allen sieben Vevo-Standorten, Büros wie Studios. Die Anwesenheit wird passiv über das bestehende Meraki-Netzwerk und Jamf-verwaltete Geräte erkannt, ohne Sensoren, ohne Badges, ohne neue Hardware zum Ausrollen oder Warten. Für den Teil der Belegschaft mit PCs ohne MDM-Anbindung baute das PULT-Engineering-Team eine eigene Lösung, die diese Geräte über die MAC-Adresse via Slack erfasst, sodass kein einziger Standort aus dem Bild fällt.
Die BambooHR-Integration macht die Daten nicht nur präzise, sondern fair. Urlaubs- und Krankheitstage fließen direkt in die Anwesenheits-Durchschnitte ein, sodass ein Mitarbeiter, der zwei Wochen abwesend war, nie fälschlich als non-compliant markiert wird, obwohl er die Drei-Tage-Regelung erfüllt hat. Remote Weeks stehen als Nächstes auf Vevos Roadmap. Alles landet in einem einzigen Dashboard, das Geschäftsführung und HR direkt öffnen und mit dem sie die Compliance ihrer Teams selbst steuern, statt jede Anfrage über die IT zu leiten.
Das Setup selbst war fast unspektakulär, im besten Sinne. Es dauerte wenige Stunden, dann liefen bereits die Daten. Der laufende Aufwand ist nahezu null, etwa einmal im Monat ein kurzer Abgleich, damit die Geräte nach einem Hardware-Tausch sauber zugeordnet bleiben.
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Die Ergebnisse
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Neugierig, wie das bei Ihnen aussähe?Vevo hat seine gesamte globale Infrastruktur mit einem Team von drei Personen in den Griff bekommen, ohne neue Hardware und ohne manuelles Reporting. Wenn Sie sich dieselbe Klarheit über die Office-Anwesenheit wünschen, zeigen wir Ihnen gern, wie PULT Presence zu Ihrem Setup passt.
