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Die Herausforderung
Als Unzer innerhalb weniger Jahre aus einer Vielzahl zugekaufter Unternehmen eine Gruppe formte, wuchs nicht nur das Geschäft, sondern auch die Komplexität im Hintergrund. Alexander Nuzinger, Manager Corporate Development, verantwortet bei Unzer die Internal Services und bekam den Auftrag, das Office-Management über alle Standorte auf ein einheitliches Niveau zu bringen: gleiche Ausstattung, konsolidierte Prozesse, eine gemeinsame Identifikation mit der Brand.
Beim Thema Arbeitsplätze hieß das Prinzip bis dahin: first come, first serve. Ein Buchungssystem gab es nicht, und solange genug Plätze da waren, funktionierte das auch. Das änderte sich schlagartig, als die Teams an den Standorten wuchsen. An den beliebten Office-Tagen zwischen Dienstag und Donnerstag wurde es eng und es entstanden erste Engpässe.
Für die Planung wurde deutlich: Eine Shared Desk Policy ohne Buchungssystem funktioniert nur, solange sie nicht gebraucht wird. Sobald ein Standort im Zeitalter der Hybrid-Arbeits-Regelung die Raumkapazitäten anpasst, muss der Arbeitgeber Transparenz schaffen, wer wann wo sitzt. Dazu kam eine zweite, langfristige Frage: Wie nutzt die Gruppe ihre Flächen eigentlich wirklich? Als Verantwortlicher für die Post-Covid-Real-Estate-Strategie brauchte Alexander belastbare Daten für Flächenplanung und anstehende Standortprojekte statt Bauchgefühl.
Warum PULT
Unzer hörte sich mehrere etablierte Anbieter an. Die Entscheidung fiel auf PULT, aus drei Gründen:
PULT im Einsatz
Heute laufen sieben der acht Unzer-Standorte über PULT, der achte in Dänemark folgt bis Ende September. 685 aktive Nutzer organisieren sich über 592 buchbare Desks, vom Berliner Standort bis zum neuen Office in Hamburg — das technische Setup: eine Sache von wenigen Wochen.
Mit Presence ging Unzer anschließend einen Schritt weiter. Die Anwesenheitserkennung erfüllt selbst die strengen Security-Anforderungen eines regulierten Payment-Unternehmens — für das Planungs- und Compliance-Team ein Beleg, wie eng PULT an den Bedürfnissen seiner Kunden entwickelt: „Es hat Spaß gemacht, mit PULT gemeinsam die Plattform an unsere komplexen Anforderungen anzupassen."
Die Einführung erfolgte DSGVO-konform und in enger Abstimmung mit Datenschutz. Die Presence-Flächen-Daten fließen in Weekly und Monthly Reports pro Standort und als Overall-Bild: Grundlage für Flächenplanung, die ökonomische Betrachtung von Fläche gegen Nutzung und den Sicherheitsaspekt — im Notfall ist klar, wer im Gebäude ist. Als nächster Baustein ist Visitor Management geplant, damit auch Gäste sauber dokumentiert sind, für Unzer eine regulatorische Auflage, die Unzer bisher in einer eigenen Lösung abgebildet hat.
Die Ergebnisse
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Entdecken Sie PULT
Entdecken Sie, wie PULT hybride Arbeit an mehreren Standorten planbar macht — vom Desk Booking bis zu verlässlichen Flächendaten.
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