Wie Bolinda dafür sorgt, dass niemand umsonst ins Büro fährt

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Die Herausforderung

Bolinda ist vor rund zwei Jahren in ein neues, größeres Büro im Zentrum von Darmstadt gezogen, direkt am Bahnhof. Mit dem Umzug kam ein hybrides Modell: viel Homeoffice, flexible Arbeitszeiten, keine festen Anwesenheitsregeln. Wer kommt, nimmt sich einen Platz, nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst". Das funktioniert nur, wenn alle wissen, wer wann da ist. Vorher lief die Abstimmung manuell, über Excel-Listen und feste Teamtage mit wenig Rotation. Der blinde Fleck war der Überblick: Niemand sah auf einen Blick, wer diese Woche im Büro war und wer nicht.

Für das Office Management ist das im Alltag ein echtes Risiko. „Wenn man nicht weiß, wer kommt, ist die Organisation sehr schwierig", sagt Tanja Hahn. Im schlechtesten Fall reist jemand an und findet keinen Platz, und sagt sich beim nächsten Mal: dann bleibe ich lieber zu Hause. Genau diese Reibung wollte Bolinda beseitigen, mit einem verlässlichen Überblick darüber, wer da ist, und der Sicherheit, dass für jeden Platz ist.

Warum PULT

Für ein Team dieser Größe gab es kaum passende Lösungen, und eine Standardsoftware kam nicht infrage. „Wir wollten keine 0815-Lösung, sondern etwas, das wirklich zu uns passt", sagt Tanja Hahn. Entscheidend war der enge Austausch während der Einführung: PULT fragte regelmäßig nach, was angepasst werden musste, statt nur ein fertiges Tool zu liefern.

Die Entscheidung traf das Office Management um Angela Harris und Juliane Späth. Weil der CEO in Australien hohen Wert auf Datenschutz legt, wurde die DSGVO-Konformität geprüft, dazu kam der finanzielle Rahmen. Erst danach gab es das Go aus dem Headquarter.

PULT im Einsatz

Im Mittelpunkt steht Desk Booking. Die rund 33 Mitarbeitenden buchen ihre Arbeitsplätze selbst, dazu die fünf Parkplätze, die bei Bedarf auch für Handwerker oder Gäste aus dem Ausland reserviert werden. Im Buchungsplan sehen alle die Fotos der Kolleg:innen, das erleichtert besonders neuen Mitarbeitenden den Einstieg.

Feiertage sind im Kalender hinterlegt, und über die Personio-Integration werden Buchungen automatisch frei, wenn jemand krank ist oder in den Urlaub geht. „Wenn jemand krank oder im Urlaub ist, ist das mit Personio verknüpft und die Buchung wird automatisch wieder freigegeben", sagt Tanja Hahn. Wer regelmäßig kommt, legt Serienbuchungen und Lieblingsplätze an.

Genutzt wird PULT täglich: Die Auswertungen zeigen dem Office Management die Durchschnittsbelegung, beliebte und weniger beliebte Räume sowie die Spitzentage. Dienstag und Donnerstag sind am vollsten, freitags ist das Büro fast leer.

Die Ergebnisse

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