{{quote1}}
Die Herausforderung
Die PAWLIK Group ist ein internationales Beratungsunternehmen in den Bereichen Personalentwicklung, HR-Beratung und Prozessdigitalisierung. Wie viele Unternehmen musste PAWLIK fast über Nacht auf hybrides Arbeiten umstellen, als Corona kam. Mit Mitarbeitenden verteilt auf Remote, Home Office und 15 internationale Standorte wurde das Management physischer Büroflächen zum echten operativen Problem.
Vor PULT haben PAWLIK-Mitarbeitende Outlook genutzt, um Arbeitsplätze für ihre Bürotage zu buchen. Theoretisch funktionierte das. Praktisch hat es zwei wiederkehrende Probleme produziert: Entweder haben mehrere Personen denselben Tisch gebucht, ohne es zu sehen, oder Mitarbeitende sind ohne Buchung erschienen. Beide Fälle endeten gleich: Jemand stand im Büro und fand keinen Platz zum Arbeiten.
Für ein Beratungsunternehmen war das Problem schärfer als für ein typisches Hybrid-Team. PAWLIK-Consultants reisen ständig zwischen Standorten. Ein Consultant, der von einem Büro ins andere kommt, braucht einen Arbeitsplatz, manchmal einen Meetingraum, manchmal einen Parkplatz. Ohne ein System, das alle drei Ressourcen handhabt, wurde jeder Besuch zur Koordinationsaufgabe. Josefine von der Ohe, als Head of Office Management, war diejenige, die eine echte Lösung finden sollte.
Warum PULT?
Die Entscheidung kam auf Passung an. Nachdem PAWLIK auf einem Outlook-basierten Workaround lief, der Überbuchungen zur Regel statt zur Ausnahme machte, brauchte das Unternehmen ein echtes Tool. Die Anforderung war klar: Es musste drei Dinge gleichzeitig können. Desk Booking über verteilte Büros, Meetingraum-Management für Kundenarbeit und Ressourcen-Koordination für reisende Consultants. Die meisten Office-Management-Tools können eines davon gut. Nur wenige können alle drei, ohne das Team in getrennte Workflows zu zwingen.
PULT deckte den vollen Umfang ab. Die MS-Teams-Integration bedeutete, dass Mitarbeitende buchen konnten, ohne das Tool zu verlassen, in dem sie ohnehin täglich arbeiten. Die Personio-Integration hielt die Mitarbeiter-Datenebene sauber, sodass Änderungen in der Teamzusammensetzung sich automatisch im Buchungssystem widerspiegelten.
PULT im Einsatz
Mit PULT ersetzte PAWLIK das Outlook-basierte Buchen durch ein einheitliches Self-Service-System. Mitarbeitende buchen ihren Arbeitsplatz, Meetingraum oder Parkplatz direkt über MS Teams. Die Buchung ist für alle sichtbar, was das Doppelbuchungs-Problem direkt an der Quelle eliminiert. Consultants, die zwischen PAWLIK-Büros wechseln, sehen vorab, was an jedem Standort verfügbar ist, statt vor Ort improvisieren zu müssen.
Die Personio-Synchronisation übernimmt das Backend. Wenn jemand startet, geht oder die Rolle wechselt, spiegelt PULT das ohne manuelle Updates wider. Bei 500+ Arbeitsplätzen über 15 Standorte ist dieser automatische Datenfluss der Unterschied zwischen einem Admin-Tool, das skaliert, und einem, das unter seinem eigenen Gewicht zusammenbricht.
Die Ergebnisse
Stehen Sie vor ähnlichen Herausforderungen?
Entdecken Sie, wie PULT internationalen Teams hilft, mehr Struktur, Transparenz und Ruhe in ihren Office-Alltag zu bringen.
